Vážený pán B.,
30. júna 1998 ste podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa vášho vylúčenia z výzvy na predkladanie žiadostí organizovanej Európskou komisiou (97/C 342 A/01). Komisia potom tvrdila, že ste do dokumentov nezahrnuli formulár optickej čítačky. Vo svojej prihláške ste však uviedli kópiu tohto optického formulára a uviedli ste, že úradu Komisie v Lisabone sa minuli originály, pretože vám ich nemohol poskytnúť včas.
Dňa 27. júla 1998 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 30. októbra 1998 a ja som Vám ho zaslal 23. novembra 1998 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Nedostal som od vás žiadnu odpoveď.
Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledok vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa boli relevantné tieto skutočnosti:
Sťažovateľ predložil Komisii žiadosť 12. decembra 1997 v rámci výzvy na predkladanie žiadostí 97/C 342 A/01 týkajúcej sa technickej pomoci tretím krajinám a v súvislosti s humanitárnou alebo potravinovou pomocou Európskeho spoločenstva. Dňa 14. mája 1998 príslušné útvary Komisie (GR I B) informovali sťažovateľa, že jeho žiadosť nebola ponechaná z dôvodu, že nepredložil originálny formulár optickej čítačky, ako sa požaduje.
Sťažovateľ tvrdil, že ako sa uvádza v liste pripojenom k jeho prihláške, mohol poskytnúť len kópiu formulára optickej čítačky, keďže Zastúpeniu Európskej komisie v Lisabone (Centro Europeu Jean Monnet) tieto formuláre vypršali a nebolo schopné poskytnúť sťažovateľovi originál v lehote na podávanie prihlášok.
Sťažovateľ tvrdil, že bol dvakrát na zastúpení Komisie v Lisabone, aby dostal fotokópie vyčerpaných originálov. Nemohol požiadať iný úrad o originály formulárov, keďže lehota na prijatie prihlášok uplynula 15. decembra 1997.

Požiadavku

Stanovisko Komisie Komisia
vo svojom stanovisku najprv vysvetlila, že pre výzvu na predkladanie žiadostí 97/C 342 A/01 bol zavedený nový systém výberu. Cieľom tohto postupu bolo vytvorenie rezervného zoznamu pre jednotlivých odborníkov na technickú pomoc tretím krajinám a v súvislosti s humanitárnou alebo potravinovou pomocou z Európskeho spoločenstva. Po výbere mien, ktoré sa majú zaradiť do rezervného zoznamu, Komisia zamýšľala, aby bol tento zoznam otvorený natrvalo a aby sa každých šesť mesiacov aktualizoval.
Prvá výzva na predkladanie žiadostí sa uskutočnila od 12. do 15. decembra 1997. Výzva bola uverejnená v úradnom vestníku (1), ktorý obsahoval text žiadosti vo forme optickej čítačky. Výberové konanie bolo rozdelené do dvoch fáz: najprv mali byť optické čítacie formuláre zakódované skenerom do databázy a potom museli byť prihlášky postúpené výberovým porotám. Použitie originálneho formulára optickej čítačky bolo preto nevyhnutnou podmienkou na zabezpečenie riadneho spracovania aplikácií. Podľa výzvy uverejnenej v úradnom vestníku by sa fotokópie optického čítacieho formulára nemali používať, pretože by sa mohol spracovať len originál. Vzhľadom na to, že skener nemohol prečítať formulár sťažovateľa, nebolo možné vybaviť jeho žiadosť a 14. mája 1998 mu bol zaslaný list o zamietnutí. Komisia uznala, že problém, s ktorým sa sťažovateľ stretol, bol spôsobený problémami s dodávkami v kancelárii zastúpenia Európskej komisie v Lisabone, a ospravedlnila sa za to.
Pokiaľ ide o distribúciu úradných vestníkov, Komisia zdôraznila, že kópie dokumentu boli distribuované na všetkých zastúpeniach a úradoch Komisie, ako aj na GR I B, ktoré uchovávalo 5 000 žiadostí. Komisia zdôraznila, že dátum 15. december 1997 bol konečným dátumom pre poštovú pečiatku prihlášok, a nie pre ich príchod do priestorov Komisie.
Keďže Komisia práve aktualizovala zoznam expertov, bola vyhlásená druhá výzva na predkladanie žiadostí od 30. júna 1998 do 31. júla 1998 (2). Týmto novým postupom by sa malo zabezpečiť, aby uchádzači, ktorí nemohli zaslať svoju prihlášku počas prvého kola, tak mohli urobiť. V prípade tohto postupu sa však Komisia rozhodla upustiť od používania formulára optickej čítačky a ponúkla možnosť aplikácie cez internet. Preto nevznikli žiadne ťažkosti, s ktorými sa stretol sťažovateľ.
Komisia poznamenala, že jej útvary začali vyberať odborníkov z rezervného zoznamu až po júli 1998. Doteraz bolo vybraných 30 osôb. Komisia zdôraznila, že zahrnutie názvov do zoznamu nedáva právo na uzavretie zmluvy o technickej pomoci s útvarmi Komisie.
Podľa Komisie pán B. zaslal 22. júla 1998 prihlášku na druhé výberové konanie. Jeho list bol zaregistrovaný v októbri 1998 v databáze a následne odovzdaný výberovej porote.
Pripomienky sťažovateľa Sťažovateľ
nezaslal ombudsmanovi žiadne pripomienky k tejto záležitosti.

ROZHODNUTIE

Na základe informácií poskytnutých sťažovateľom a pripomienok predložených Európskou komisiou dospel ombudsman k týmto záverom:
1. Odmietnutie posúdiť žiadosť sťažovateľa
1.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia ho nespravodlivo vylúčila z výzvy na predkladanie žiadostí z dôvodu, že v jeho liste nebol medzi dokumentmi uvedený originálny formulár na optickú čítačku, hoci úradu Komisie v Lisabone sa vyplnili originály a v stanovenej lehote nebolo možné získať viac kópií.
1.2. Komisia uznala túto nešťastnú situáciu a ospravedlnila sa za jej zlyhanie. Uviedla, že jej útvary upravili postup podávania žiadostí tak, aby v budúcnosti neboli potrebné žiadne optické čítačky a žiadatelia mohli na vyplnenie a postúpenie svojich žiadostí využívať nové a prístupnejšie technológie, ako je internet.
1.3. Ako ombudsman poukázal v podobných prípadoch, keď inštitúcia vyzýva na predkladanie žiadostí od tretích strán, je osvedčeným administratívnym postupom zabezpečiť, aby všetci potenciálni kandidáti mali podobné možnosti a boli schopní získať potrebné informácie, ako aj požadované formuláre vo svojom vlastnom jazyku. V prejednávanej sťažnosti to tak nebolo, keďže potenciálni žalobcovia, ktorí sa snažili získať žiadosť delegácie Komisie v Lisabone, tak nemohli urobiť.
1.4. Na základe vyhlásenia Komisie v jej stanovisku však inštitúcia zmenila typ formulárov a postup pre tento typ výzvy na predkladanie žiadostí, aby sa v budúcnosti predišlo podobným problémom.
2.
Záver Na základe vyšetrovaní európskej ombudsmanky týkajúcich sa tejto sťažnosti sa zdá, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Európskej komisie. Ombudsmanka sa preto rozhodla prípad uzavrieť.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie.
Váš úprimný
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Ú. v. ES C 342/A, 1997.

(2) Ú. v. ES 1998 203A.