Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European ^[1]

Contextul plângerii

1. Reclamantul este o societate care a preluat o firmă (denumită în continuare „firma”) care a participat la un proiect finanțat de UE privind serviciile transfrontaliere de e-sănătate (denumit în continuare „proiectul”)^[2]. Prin urmare, reclamantul a preluat drepturile și obligațiile întreprinderii în cadrul proiectului.

2. În urma unui audit extern efectuat la sfârșitul proiectului, Comisia Europeană a concluzionat că aproape toate costurile cu personalul suportate de firmă în timpul proiectului erau neeligibile.

3. Reclamantul a contestat concluziile Comisiei. Aceasta a considerat că întreprinderea a respectat acordul de grant. Criticile auditorului cu privire la costurile cu personalul au rezultat mai degrabă din „Ghidul privind aspectele financiare legate de acordurile de grant pentru PSP TIC”(denumit în continuare „Ghidul”), care nu fusese niciodată adus la cunoștința firmei și care, prin urmare, nu ar fi trebuit să fie utilizat.

4. Comisia și-a menținut concluzia potrivit căreia, pe baza auditului, societatea nu a respectat acordul de grant. Ghidul nu a făcut decât să ajute partenerii consorțiului și auditorul să înțeleagă mai bine dispozițiile acordului de grant. Prin urmare, Comisia a emis reclamantului o notă de debit în valoare de 861 263 EUR, care acoperă costurile neeligibile pentru care întreprinderea a primit finanțare în cursul proiectului.

5. La 5 decembrie 2018, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul Comisiei la plângere și, ulterior, observațiile reclamantului cu privire la răspunsul Comisiei.

Ghidul și costurile cu personalul firmei

Argumente prezentate Ombudsmanului

7. Comisia a reiterat faptul că anumite costuri au fost considerate neeligibile, deoarece nu au respectat acordul de grant. Mai precis, a existat o problemă cu sistemul de înregistrare a timpului de lucru al firmei, iar costurile cu personalul declarate de firmă au inclus prime disproporționate față de costurile salariale (un membru al personalului, de exemplu, a solicitat o primă echivalentă cu de 14 ori salariul său anual brut).

8. Ghidul a fost utilizat pentru a interpreta dispozițiile acordului de grant. Acesta a fost publicat online pe site-ul web al Comisiei dedicat programelor de sprijin pentru politica în domeniul TIC ^[3] și a fost pus la dispoziție în „zilele de informare” și pe site-ul web dedicat celor care primesc astfel de granturi ^[4]. Prima versiune a ghidului datează din februarie 2008, când a început proiectul. Versiunea actuală, a cincea, a ghidului datează din 2013.

9. Reclamantul a susținut că, în ceea ce privește costurile cu personalul, întreprinderea a respectat acordul de grant. Auditorul a considerat costurile în cauză ca fiind neeligibile pe baza versiunilor succesive ale ghidului, care includea recomandări privind utilizarea fișelor de pontaj și a bonusurilor. Firma nu a fost niciodată informată cu privire la ghid, iar acordul de grant nu conținea nicio mențiune cu privire la acesta.

Evaluarea Ombudsmanului

Dispoziții ale acordului de grant privind costurile cu personalul

10. Acordul de grant a stabilit un set strict de cerințe pentru ca costurile să fie eligibile. Costurile trebuiau să fie rezonabile, verificabile în conturi și susținute de documente justificative adecvate ^[5]. Un partener de consorțiu putea solicita cheltuieli cu personalul numai atunci când acestea erau identificate în mod corespunzător ca atare în conformitate cu normele sale interne, corespundeau activității desfășurate efectiv și erau plătite în conformitate cu practicile considerate acceptabile de către Comisie ^[6]. Partenerii trebuiau să mențină conturile și documentația corespunzătoare pentru a justifica costurile și timpul petrecut pentru proiect ^[7].

Ghidul

11.  Ghidul conține interpretarea dată de Comisie dispozițiilor acordului de grant. Auditorul a utilizat cea mai recentă versiune a ghidului atunci când a evaluat costurile proiectului în temeiul acordului de grant. Potrivit auditorului, titularilor de granturi li s-a solicitat să urmeze ghidul ^[8].

12. În pofida importanței evidente a ghidului, acordul de grant nu conținea nicio mențiune cu privire la acesta. De asemenea, nu există dovezi care să demonstreze că partenerii de proiect au fost informați în mod corespunzător de către Comisie cu privire la ghid. Nu a fost ușor să se găsească informații cu privire la ghid pe site-ul web arhivat relevant.

13. Deși se poate concluziona că Comisia nu a comunicat în mod corespunzător ghidul partenerilor de proiect, Ombudsmanul este de părere că o constatare specifică a administrării defectuoase în acest sens nu este justificată în acest caz. Motivele acestei concluzii sunt prezentate la sfârșitul prezentei propuneri de soluție.

Sistemul de pontaj al firmei

14. În absența unor „fișe de pontaj individuale, semnate de angajați ca o reprezentare reală a timpului lucrat și autorizate”, auditorul „a considerat toate costurile cu personalul ... neeligibile” și a solicitat firmei să prezinte dovezi alternative privind timpul petrecut în cadrul proiectului. Cu toate acestea, societatea nu a furnizat aceste elemente ^{de probă [9].} Auditorul a furnizat apoi un „model de foaie de calcul” pe care reclamantul l-a putut completa ^[10]. Deși reclamantul a prezentat unele dovezi suplimentare care au condus la acceptarea unora dintre costuri, auditorul a refuzat foile de calcul returnate ^[11].

15. Prin urmare, elementele de probă disponibile au fost considerate insuficiente de către auditor pentru a verifica timpul declarat de firmă ca fiind cheltuit pentru proiect. Auditorul a recomandat utilizarea în schimb a fișelor de pontaj zilnice, semnate și datate în mod corespunzător ^[12].

16. Reclamantul a răspuns că nici acordul de grant, nici ghidul nu impuneau utilizarea fișelor de pontaj zilnice semnate (reclamantul a susținut că ghidul, despre care firma nu a fost informată, prevedea doar posibilitatea de a utiliza fișe de pontaj, ceea ce însemna că și alte sisteme de pontaj puteau fi acceptate)^[13]. În continuare, auditorul, făcând referire la acordul de grant ^[14], a răspuns că nu susține că fișele de pontaj semnate reprezintă o cerință a acordului de grant sau că acestea sunt singurele dovezi acceptabile pentru a considera costurile eligibile. Aceasta a recomandat utilizarea fișelor de pontaj ca bună practică „pentru a demonstra că persoanele înregistrează ele însele ora și certifică faptul că ora solicitată este o reprezentare reală a timpului lucrat”^[15].

17. Comisia a urmat recomandarea auditorului ^[16] și, în pofida argumentelor reclamantului potrivit cărora fișele de pontaj nu sunt nici măcar o practică standard ^[17] și că, în orice caz, auditorul ar fi trebuit să accepte foile de calcul întocmite de reclamant pe baza modelului auditorului ^[18], a confirmat opinia potrivit căreia aceste foi de calcul nu erau fiabile ^[19].

18. Toate cele de mai sus arată că firma ar fi putut avea o șansă de a-și revendica costurile cu un anumit grad de succes numai dacă, la momentul proiectului, personalul său utiliza zilnic fișe de pontaj semnate și datate. Totuși, acest lucru a fost recunoscut în mod suficient de auditor ca nefiind impus de acordul de grant, ci mai degrabă recomandat pur și simplu ca fiind cea mai bună practică.

19. Prin urmare, se poate concluziona că auditorul a impus întreprinderii un standard de probă în ceea ce privește costurile sale cu personalul, care a fost mult mai exigent decât cel prevăzut în normele aplicabile. Acest lucru ridică îndoieli serioase cu privire la măsura în care concluzia auditorului și a Comisiei a fost întemeiată, și anume că aceste costuri cu personalul erau neeligibile în temeiul acordului de grant. În mod logic, acest lucru are un impact și asupra cererii de rambursare a Comisiei.

20. În plus, trebuie remarcat faptul că auditorul însuși a fost cel care a furnizat reclamantului modelul de foaie de calcul. Prin urmare, ar fi fost cel puțin incoerent să se refuze foile de calcul returnate pentru motivul că acestea fuseseră întocmite după o perioadă semnificativă de timp de la evenimentele relevante și, prin urmare, nu erau fiabile.

21. Ombudsmanul a susținut în mod constant că, deși Comisia are datoria de a pune în aplicare acordurile de grant în vederea protejării intereselor financiare ale UE, , trebuie să examineze ceea ce este just în circumstanțele unui acord individual ^[20]. Principiile bunei administrări trebuie respectate în vederea reconcilierii dispozițiilor contractuale stricte cu necesitatea de a acționa într-un mod echitabil și proporțional în circumstanțele date.

22. Prin urmare, Ombudsmanul atrage atenția Comisiei asupra posibilității oferite de normele financiare aplicate de instituțiile UE de a renunța la cererile de rambursare în anumite cazuri ^[21]. Ea subliniază că costurile care au fost refuzate reprezintă aproape toate costurile cu personalul ale întreprinderii. Ea remarcă, de asemenea, faptul necontestat că realizările generale ale întreprinderii în cadrul proiectului au fost satisfăcătoare. Prin urmare, cererea de rambursare este, în opinia Ombudsmanului, nu numai inechitabilă pentru motivele expuse mai sus, ci și vădit disproporționată. Prin urmare, Ombudsmanul propune o soluție prin care Comisia să ia în considerare renunțarea la cererea sa de rambursare în ceea ce privește costurile cu personalul ale întreprinderii, care s-a bazat pe constatarea că sistemul de pontaj al întreprinderii nu a respectat acordul de grant.

Bonusurile firmei

23. Auditorul a observat că societatea a explicat în cursul auditului că nu dispune de norme interne specifice privind bonusurile și că a plătit bonusuri la discreția conducerii sale ^[22]. Atunci când reclamantul a declarat ulterior că societatea dispunea de astfel de norme ^[23], auditorul a răspuns că ar fi revizuit normele dacă acestea ar fi fost furnizate la momentul respectiv. Aceasta a considerat că primele întreprinderii erau nerezonabile, în orice caz ^[24].

24. Ombudsmanul consideră de înțeles faptul că Comisia a considerat că plata de 14 ori a unui salariu anual brut sub formă de prime era incompatibilă cu acordul de grant. Faptul că este posibil ca auditorul să fi considerat unele dintre costuri neeligibile nu demonstrează că acesta nu a examinat elementele de probă prezentate sau că Comisia nu a luat în considerare această examinare. Poziția Comisiei, potrivit căreia primele erau neeligibile deoarece nu respectau dispozițiile acordului de grant, este, așadar, rezonabilă.

25. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei cu privire la acest aspect al plângerii.

Cu privire la concluzia referitoare la necomunicarea corectă de către Comisie a ghidului

26. Faptul că auditorul a recunoscut că fișele de pontaj nu erau singurele mijloace acceptabile de justificare a costurilor și că dispozițiile acordului de grant erau suficiente pentru a considera bonusurile neeligibile face ca posibilitatea ca societatea să nu fi avut cunoștință de ghid la momentul relevant să fie, în cele din urmă, irelevantă. Prin urmare, Ombudsmanul nu va face o constatare de administrare defectuoasă cu privire la faptul că ghidul nu a fost comunicat în mod corespunzător de către Comisie, ci o sugestie de îmbunătățire.

Propunerea de soluție

Comisia ar trebui să ia în considerare renunțarea la cererea sa de rambursare în ceea ce privește costurile cu personalul ale întreprinderii, care s-a bazat pe constatarea că sistemul său de pontaj nu era conform cu acordul de grant.

Sugestie de îmbunătățire

Comisia ar trebui să facă trimitere la ghidul destinat titularilor de granturi chiar în acordul de grant, în care ar trebui, de asemenea, să clarifice faptul că ghidul poate fi actualizat.

Comisia este invitată să informeze Ombudsmanul, până la 30 septembrie 2020, cu privire la orice acțiune întreprinsă în legătură cu propunerea de soluție de mai sus și cu sugestia de îmbunătățire.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 14.5.2020

^[1] Decizia Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (94/262/CECO, CE, Euratom), JO 1994 L 113, p. 15.

[2] Proiectul „Servicii deschise inteligente – Inițiativa privind e-sănătatea deschisă pentru un proiect-pilot european la scară largă privind rezumatul pacienților și prescripția electronică” (Acordul de grant 224991), cofinanțat în cadrul Programului UE de sprijinire a politicii în domeniul TIC, care a făcut parte din Programul-cadru pentru competitivitate și inovare: https://www.esens.eu/node/361. Serviciile transfrontaliere de e-sănătate sunt „o infrastructură care asigură continuitatea îngrijirii cetățenilor europeni în timp ce călătoresc în străinătate în UE. Acest lucru le oferă țărilor UE posibilitatea de a face schimb de date privind sănătatea într-un mod sigur, eficient și interoperabil”: https://ec.europa.eu/health/ehealth/electronic_crossborder_healthservices_en

[3] Comisia a furnizat următorul link: http://ec.europa.eu/information_society/activities/ict_psp/index_en.htm

[4] Site-ul a fost destinat tuturor beneficiarilor de granturi din cadrul Programului de sprijin pentru politica în domeniul TIC, care a făcut parte din Programul-cadru pentru competitivitate și inovare.

[5] Articolul II.20 alineatul (1) din acordul de grant: „[-] să fie necesară pentru punerea în aplicare a proiectului; să fie suportate efectiv de beneficiar; să fie identificabile și verificabile, să fie înregistrate în conturile beneficiarului și să fie stabilite în conformitate cu standardele contabile aplicabile în țara în care este stabilit beneficiarul și cu practicile obișnuite de contabilitate analitică ale beneficiarului. Procedurile interne de contabilitate și audit ale beneficiarului trebuie să permită reconcilierea directă a costurilor și a veniturilor declarate pentru proiect cu situațiile financiare și documentele justificative corespunzătoare; să respecte cerințele legislației fiscale și sociale aplicabile; [și] - să fie rezonabile și justificate și să respecte cerințele bunei gestiuni financiare...”

[6] Articolul II.21 alineatul (1) și alineatul (2) litera (a) din acordul de grant: „costurile irect sunt acele costuri eligibile care pot fi atribuite direct proiectului și care sunt identificate de beneficiar ca atare, în conformitate cu principiile sale contabile și cu normele sale interne obișnuite [...] Numai costurile orelor lucrate efectiv de persoanele care desfășoară în mod direct activități în cadrul proiectului pot fi imputate acordului de grant. Aceste persoane trebuie:... să fie remunerate în conformitate cu practicile obișnuite ale beneficiarului, cu condiția ca acestea să fie considerate acceptabile de către Comisie...”

[7] Articolul II.23 din acordul de grant: „beneficiarul menține în mod regulat și în conformitate cu convențiile contabile uzuale ale statului în care este stabilit, conturile proiectului și documentația corespunzătoare pentru a susține și justifica în special costurile și timpul raportate în situațiile sale financiare... [A] ll timpul de lucru prevăzut în contract se înregistrează pe întreaga durată a proiectului..”

[8] Conform raportului final al auditorului: „[r] în ceea ce privește... Orientările financiare, menționăm că beneficiarii trebuie să urmeze cea mai recentă versiune disponibilă pe parcursul proiectului.”

[9] Conform raportului final al auditorului: „[a] luat act de faptul că beneficiarul nu dispunea de un sistem solid de înregistrare a timpului de lucru care să ne permită să verificăm orele declarate. Beneficiarul susține că membrii au notificat managerul de proiect cu privire la timpul lucrat, managerul de proiect menținând apoi o foaie de calcul principală a tuturor timpului lucrat de întregul personal. Prin urmare, nu sunt disponibile fișe de pontaj individuale, semnate de angajați ca o reprezentare reală a timpului lucrat și autorizate. Am considerat toate costurile cu personalul... neeligibile. Constatăm că am solicitat beneficiarului dovezi alternative suplimentare, inclusiv descrieri detaliate și dovezi ale activității desfășurate pentru a efectua proceduri alternative și pentru a obține o asigurare suplimentară cu privire la timpul solicitat. Acest lucru nu ne-a fost furnizat până la momentul redactării prezentului raport sau în timpul procedurii contradictorii cu beneficiarul.”

[10] Conform raportului final al auditorului: „[t]rebuie remarcat, de asemenea, că nu au fost furnizate alte dovezi justificative și că trebuie să existe o metodă adecvată pentru captarea și demonstrarea timpului solicitat, astfel încât, în cazul în care beneficiarul nu intenționează să utilizeze fișe de pontaj, acesta trebuie să dispună de un alt proces. Pentru a oferi asistență, am trimis un model de foaie de calcul care a solicitat în mod clar ca timpul să fie defalcat pe persoane, pe pachete de lucru și a inclus un spațiu pentru o trimitere la dovezi ale activității desfășurate...”

[11] Conform raportului final al auditorului: „[s]ubsecvent procedurii contradictorii inițiale, noii proprietari [...] au furnizat informații suplimentare [...] Dintr-o revizuire a procesului-verbal al reuniunii furnizate ... un număr de zile au fost acceptate acum. Cu toate acestea, deși [reclamantul] a furnizat foi de calcul care detaliau activitatea desfășurată de personal, acestea au fost compilate după o perioadă considerabilă de timp de la desfășurarea efectivă a activității și nu au fost furnizate dovezi justificative cu privire la activitatea desfășurată (cu excepția procesului-verbal al reuniunii menționat mai sus).”

[12] Conform raportului final al auditorului: „[a] recomandat ca fișele de pontaj să fie menținute zilnic pentru fiecare persoană, toate orele lucrate referindu-se la un anumit proiect sau la activități care nu sunt legate de proiect, totalizând numărul total de ore lucrate pe zi/săptămână. Aceste fișe de pontaj ar trebui apoi păstrate împreună cu toate celelalte documente ale proiectului. Fișele de pontaj ar trebui să fie semnate și datate de către persoanele care efectuează lucrările, în plus față de dovada revizuirii de către proiectul responsabil.”

[13] Potrivit observațiilor reclamantului, incluse în raportul final al auditorului: „[a]cordul de grant impune doar ca timpul și costurile înregistrate în situațiile financiare să fie susținute și justificate de documente relevante și ca timpul petrecut lucrând să fie înregistrat. Acordul de grant nu dispune o modalitate specifică de îndeplinire a acestor obligații și, în mod definitiv, nu impune beneficiarului să păstreze fișe de pontaj individuale, astfel cum a solicitat auditorul de la beneficiar. [T] Obligațiile beneficiarului în ceea ce privește proiectul sunt specificate numai în acordul de grant. Orientările financiare pot fi utilizate pentru a interpreta aceste obligații, dar nu le pot extinde. [T] Cerința auditorului nu se bazează nici măcar pe Orientările financiare. În conformitate cu articolul II.21 alineatul (2) din Orientările financiare din 2008 (și, în mod identic, și cu Orientările financiare din 2009), se prevede că „timpul de facturare trebuie înregistrat pe întreaga durată a proiectului prin orice mijloace rezonabile (de exemplu, fișe de pontaj). Angajații trebuie să-și înregistreze timpul zilnic, săptămânal sau lunar folosind un sistem pe suport de hârtie sau computerizat. [T]imesheets pot fi folosite pentru a înregistra orele de lucru. Dacă sunt păstrate, fișele de pontaj trebuie să îndeplinească cerințele de bază...” Cele de mai sus... prevăd în mod clar că fișele de pontaj nu reprezintă un formular obligatoriu pentru înregistrarea timpului petrecut lucrând la proiect, ci doar una dintre opțiunile care ar fi putut fi utilizate de beneficiar, însă beneficiarul nu a fost obligat să facă acest lucru... În plus, cerința auditorului depășește și mai mult cerințele prevăzute în Orientările financiare pentru cazul în care beneficiarul alege opțiunea de a menține fișele de pontaj în mod voluntar...: a) Auditorul solicită ca fișele de pontaj să fie semnate... chiar dacă o astfel de cerință nu este stipulată nici în acordul de grant, nici în Orientările financiare... b) Auditorul recomandă ca fișele de pontaj să fie menținute zilnic... chiar dacă Orientările financiare de la articolul II.21 alineatul (2) impun ca angajații să își înregistreze timpul zilnic, săptămânal sau lunar și... să fie menținute, de exemplu, zilnic, săptămânal, lunar, în conformitate cu practica obișnuită a beneficiarului... Abordarea auditorului... este în conflict direct cu acordul de grant și cu orientările financiare.”

[14] Conform raportului final al auditorului: „[a] verificat dacă, astfel cum se prevede la articolul II.21 alineatul (2), fișele de pontaj au fost înregistrate în mod corespunzător pe întreaga durată a proiectului și au fost certificate cel puțin lunar de către persoana responsabilă cu activitatea, în conformitate cu articolul II.23 din acordul de grant.”

[15] Acest lucru reiese și din raportul final al auditorului.

[16] În scrisoarea sa din 31 iulie 2017, Comisia a afirmat că: „se recomandă beneficiarului: să mențină zilnic fișe de pontaj pentru fiecare persoană, toate orele lucrate referindu-se la un anumit proiect sau la activități care nu sunt legate de proiect, totalizând numărul total de ore lucrate pe zi/săptămână. Aceste fișe de pontaj ar trebui apoi păstrate împreună cu toată documentația proiectului. Fișele de pontaj ar trebui să fie semnate și datate de către persoanele care efectuează lucrările, în plus față de dovada revizuirii de către proiectul responsabil...”

[17] „[T] sistemul declarat de auditorul fișelor de pontaj individuale, semnat de angajați și autorizat în mod oficial de un supraveghetor nu este doar atipic, ci și inexistent în viața de afaceri reală. De exemplu, nu există sisteme de înregistrare a timpului în afacerea de consultanță care funcționează astfel. Chiar și în advocacy, unde fișele de pontaj sunt dovezi pentru facturare și, de asemenea, o dovadă a timpului petrecut în această chestiune pentru procedurile judiciare, cabinetele de avocatură utilizează sisteme electronice simple de pontaj, în care nu se semnează și nu se efectuează verificări formalizate.”

[18] „[A]uditorul a refuzat să ia în considerare fișele de pontaj recompilate pentru singurul motiv că „au fost compilate o perioadă substanțială de timp după desfășurarea efectivă a activității și nu au fost furnizate dovezi justificative cu privire la activitatea finalizată”... Trimiterea la stabilirea fișelor de pontaj la o perioadă substanțială după proiect nu este corectă și nu poate fi opusă clientului nostru. Faptul că clientul nostru a fost doar în măsură să prezinte fișe de pontaj recompilate ulterior era deja evident atunci când auditorul a trimis fișa de pontaj eșantionată. În cazul în care auditorul nu a fost gata să ia în considerare eșantionul completat oricum, el nu ar fi trebuit să furnizeze clientului nostru cu eșantionul ... De asemenea, nu este adevărat că clientul nostru nu a oferit o legătură între munca depusă și livrabilele proiectului... [W] într-un termen stabilit de auditor, clientul nostru i-a furnizat acestuia versiunea finală a fișelor de pontaj recompilate... stabilind o alocare clară a orelor petrecute pentru sarcini precise...”

[19] Potrivit scrisorii Comisiei din 4 decembrie 2018: „Timpul a fost estimat. Prin urmare, nu există nicio asigurare rezonabilă că timpul înregistrat în fișele de pontaj este fiabil și reflectă timpul efectiv lucrat în cadrul proiectului. În plus, elaborarea și autorizarea fișelor de pontaj la mai mulți ani de la încheierea perioadelor ridică îndoieli cu privire la valabilitatea acestora.”

[20] A se vedea, de exemplu, punctul 13 din Decizia Ombudsmanului în cazul 1064/2015/JAP privind respingerea și recuperarea de către Comisia Europeană a costurilor declarate în temeiul unui acord de grant PC6: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/80591

[21] A se vedea articolul 101 din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Uniunii (disponibil aici https://ec.europa.eu/budget/library/biblio/publications/2018/financialregulation_en.pdf): „2. Ordonatorul de credite competent poate renunța la recuperarea totală sau parțială a unei creanțe constatate numai în următoarele cazuri:... (c) în cazul în care recuperarea este incompatibilă cu principiul proporționalității. În cazul în care intenționează să renunțe parțial sau să renunțe la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite competent se asigură că renunțarea este corectă și conformă cu principiile bunei gestiuni financiare și proporționalității. Decizia de renunțare la recuperare se motivează... 3. În cazul menționat la alineatul (2) primul paragraf litera (c), ordonatorul de credite competent acționează în conformitate cu procedurile prestabilite stabilite în cadrul instituției sale a Uniunii și aplică următoarele criterii care sunt obligatorii și aplicabile în toate circumstanțele: (a) faptele, având în vedere gravitatea neregulii care a condus la constatarea creanței (fraudă, recidivă, intenție, diligență, bună-credință, eroare vădită); (b) impactul pe care renunțarea la recuperare l-ar avea asupra funcționării Uniunii și a intereselor sale financiare (suma implicată, riscul de a stabili un precedent, subminarea autorității legii). 4. În funcție de circumstanțele cazului, ordonatorul de credite competent ia în considerare, după caz, următoarele criterii suplimentare: (a) orice denaturare a concurenței care ar fi cauzată de renunțarea la recuperare; (b) prejudiciul economic și social care ar fi cauzat în cazul recuperării integrale a datoriei... 6. Ordonatorul de credite competent poate anula integral sau parțial o creanță constatată. Anularea parțială a unei creanțe constatate nu implică renunțarea la creanța constatată rămasă a Uniunii. În cazul unei erori, ordonatorul de credite competent anulează total sau parțial creanța constatată și prezintă motivele corespunzătoare. Fiecare instituție a Uniunii stabilește, în regulamentul său intern, condițiile și procedura de delegare a competenței de anulare a unei creanțe constatate...”

[22] Conform raportului final al auditorului: „Beneficiarul a explicat că primele erau plătibile la discreția conducerii și că nu existau reglementări interne/obligații contractuale specifice...”

[23] Conform observațiilor reclamantului, incluse în raportul final al auditorului: primele au fost plătite angajaților în conformitate cu regulamentul intern al beneficiarului privind remunerarea angajaților... în funcție de rezultatele obținute; b) primele (cuantumul maxim) de conducere a salariaților s-au bazat pe acorduri de condiții individuale de remunerare, care au fost de obicei încheiate anual și pe contracte de muncă modificate... Toate documentele legate de ocuparea forței de muncă menționate mai sus au fost furnizate auditorului de către beneficiar, împreună cu descrierea scrisă a acestora, în noiembrie 2014. Auditorul a omis complet aceste documente și explicația beneficiarului în raportul său...”

[24] Conform raportului final al auditorului: „Auditorii care au efectuat lucrări la fața locului nu au primit modificările contractului sau regulamentele interne referitoare la prime... dacă acestea ar fi fost furnizate în cursul procedurii contradictorii, auditorii le-ar fi revizuit. În plus, am avea nevoie de dovezi care să arate că bonusurile sunt în conformitate cu condițiile de piață. În plus... primele... nu îndeplinesc criteriile generale de rezonabilitate pentru toate persoanele...”