Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European ^[1]

În martie 2016, reclamantul a solicitat Comisiei să facă public procesul-verbal al unei reuniuni a Comisiei în cadrul căreia comisarii au discutat despre „declarațiile” Comisiei legate de acordul din februarie 2016 încheiat între UE și Regatul Unit în perioada premergătoare „referendumului privind Brexitul” din iunie 2016. Comisia a refuzat să publice procesul-verbal. În mai 2016, reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia. Comisia a prelungit apoi termenul de 15 zile lucrătoare pentru răspuns cu 15 zile lucrătoare. În iunie 2016, Comisia a informat reclamantul că, din cauza consultărilor interne, nu a fost în măsură să răspundă în noul termen. Acesta și-a cerut scuze pentru întârzierea suplimentară. Întrucât nu a primit încă niciun răspuns, reclamantul a adresat, la 10 august 2016, o plângere Ombudsmanului cu privire la lipsa unui răspuns.

Ombudsmanul a deschis o anchetă. La 28 octombrie 2016, Comisia l-a informat pe reclamant că nu îi va acorda acces la procesele-verbale, deoarece acest lucru ar submina grav procesele sale decizionale.

Întrucât scopul acestei anchete specifice a Ombudsmanului a fost de a obține un răspuns din partea Comisiei la cererea de acces public, Ombudsmanul a concluzionat că, în prezent, Comisia a soluționat problema lipsei unui răspuns. Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat că lipsa unui răspuns în termenele prevăzute constituie un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, raportoarea adresează Comisiei recomandările corespunzătoare.

Contextul plângerii

1. La 18-19 februarie 2016, Consiliul European a convenit asupra unui set de „înțelegeri”, care vor intra în vigoare după ce Regatul Unit va informa Consiliul că Regatul Unit a decis să rămână membru al Uniunii Europene. Acest set de „acorduri” includea patru „declarații” ale Comisiei Europene:

o declarație a Comisiei privind un mecanism de punere în aplicare a subsidiarității și un mecanism de punere în aplicare a reducerii sarcinii;

o declarație a Comisiei Europene privind indexarea prestațiilor pentru copii exportate într-un alt stat membru decât cel în care își are reședința lucrătorul;

o declarație a Comisiei privind un mecanism de salvgardare;

o declarație a Comisiei privind aspecte legate de abuzul de drept la libera circulație a persoanelor.

Declarațiile au fost făcute publice de Consiliu la 19 februarie 2016 [2].

2. La 3 martie 2016, reclamantul, cetățean britanic specializat în afaceri europene, a solicitat Comisiei să facă publice „[m]inutele reuniunii colegiului Comisiei în cadrul căreia au fost adoptate cele patru declarații anexate la concluzia Consiliului European din 18-19 februarie (anexa 4-7) sau un document echivalent”.

3. La 20 aprilie 2016, Comisia a refuzat accesul pentru motivul că, în opinia sa, documentele priveau un proces decizional în curs, care ar fi grav afectat dacă procesele-verbale ar fi făcute publice.

4. La 17 mai 2016, reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască refuzul de a divulga documentele. La 8 iunie 2016, Comisia a informat reclamantul că trebuie să prelungească termenul de 15 zile lucrătoare pentru a-i răspunde cu încă 15 zile lucrătoare, și anume până la 29 iunie 2016. La 28 iunie 2016, Comisia a informat din nou reclamantul că nu a fost în măsură să ia o decizie cu privire la cererea de reexaminare, deoarece consultările sale interne erau încă în curs de desfășurare. Acesta și-a cerut scuze pentru întârzierea suplimentară. Reclamantul a trimis o scrisoare de atenționare și a primit scuze suplimentare la 5 august 2016.

5. Între timp, la 23 iunie 2016, electoratul Regatului Unit a votat prin referendum că Regatul Unit ar trebui să părăsească UE. La 16 octombrie 2016, guvernul Regatului Unit a anunțat că, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 50 din Tratatul privind Uniunea Europeană, Regatul Unit va notifica Consiliului European, până la sfârșitul lunii martie 2017, intenția sa de a se retrage din Uniunea Europeană. Această notificare ar declanșa un proces de negociere de doi ani. Comisia Europeană ar reprezenta Uniunea Europeană în acest proces de negociere.

Ancheta

6. La 10 august 2016, reclamantul a depus o plângere la Ombudsman, făcând următoarele afirmații și revendicări:

Afirmație:

Comisia nu a răspuns la cererea de reexaminare a reclamantului din 17 mai 2016 în termenul prevăzut la articolul 8 din Regulamentul 1049/2001.

Revendicarea:

Comisia ar trebui fie să acorde acces la documentele solicitate, fie să își motiveze refuzul total sau parțial.

7. La 30 septembrie 2016, Ombudsmanul a deschis o anchetă, subliniind că Comisia a prelungit deja de două ori, la 8 și 28 iunie 2016, termenul de răspuns la cererea de reexaminare a reclamantului. La 31 octombrie 2016, Comisia a informat Ombudsmanul că, în aceeași zi, a transmis reclamantului decizia sa privind cererea de reexaminare (adoptată la 28 octombrie 2016). În această decizie, accesul publicului la procesele-verbale în cauză a fost refuzat pentru motivul că acest lucru ar aduce o atingere gravă procesului decizional al Comisiei și principiului colegialității.

Presupusa lipsă de răspuns la cererea de reexaminare

Argumente prezentate Ombudsmanului

8. Reclamantul a susținut că, în momentul în care a depus o plângere la Ombudsman, a așteptat 12 săptămâni pentru un răspuns, ceea ce reprezintă mai mult decât dublul termenului maxim. La 28 iunie 2016, Comisia și-a cerut scuze pentru întârziere. Acesta și-a cerut din nou scuze la 5 august 2016.

Evaluarea Ombudsmanului care a condus la o recomandare

9. La 31 octombrie 2016, Comisia a transmis reclamantului decizia sa privind cererea de reexaminare. Prin urmare, Comisia a soluționat partea din afirmația reclamantului care se referă la lipsa unui răspuns.

10. În ceea ce privește afirmația reclamantului potrivit căreia Comisia ar trebui să acorde acces la documentele solicitate sau să furnizeze motive pentru a nu face acest lucru, Comisia a răspuns în prezent reclamantului și a furnizat un motiv pentru a nu acorda acces la documente. Prin urmare, cererea reclamantului a fost, de asemenea, tratată.[3]

11. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a răspuns la cererea de reexaminare a reclamantului la patru luni după termenul maxim de răspuns la o cerere de reexaminare [4].

12. Perioada de timp necesară pentru a trata o anumită cerere de acces public la documente depinde de o serie de factori, inclusiv de numărul de documente solicitate, de lungimea și de complexitatea acestora și, mai presus de toate, de complexitatea și de sensibilitatea problemelor care pot apărea în legătură cu excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001. Ombudsmanul a afirmat că, în cazul în care o instituție se confruntă cu o nevoie obiectivă de o perioadă prelungită de timp pentru a prelucra o cerere, ar fi în conformitate cu principiile bunei administrări dacă instituția ar explica unui solicitant motivele pentru care apare această nevoie și, de asemenea, ar oferi solicitantului o indicație cu privire la timpul necesar pentru prelucrarea cererii [5]. Un solicitant are nevoie de astfel de informații pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la aspectul dacă este în interesul său să își exercite diferitele opțiuni, inclusiv dacă să adreseze o plângere Ombudsmanului sau o cerere în fața instanțelor Uniunii.

13. În acest caz, Comisia nu a furnizat nicio explicație valabilă pentru întârzierea foarte mare în examinarea prezentei cereri. Comisia s-a limitat să afirme că trebuia să desfășoare consultări interne. Această afirmație, în sine, nu explică de ce a avut loc întârzierea prelungită și, cu siguranță, nu o justifică. Comisia nu a furnizat nicio informație cu privire la natura acestor consultări și la motivele pentru care acestea nu au putut fi desfășurate în termenele prevăzute. Întârzierea este cu atât mai surprinzătoare cu cât, în motivarea refuzului de a face publice procesele-verbale, Comisia se limitează să invoce protecția (în general) a procesului decizional al Comisiei (atunci când este vorba despre „procese-verbale speciale”) și principiul colegialității. Nu este clar de ce a durat atât de mult să ajungem la acest punct de vedere.

14.  În plus, Comisia nu a oferit reclamantului nicio indicație clară, în cea de a doua scrisoare din 28 iunie 2016, informându-l cu privire la întârziere, cu privire la momentul în care ar putea fi așteptat un răspuns. Acesta a cerut pur și simplu scuze reclamantului pentru întârzierea care a avut loc, fără a oferi nicio indicație cu privire la momentul în care trebuia să se aștepte un răspuns.

15. Aceasta constituie administrare defectuoasă. Pe baza acestei constatări, Ombudsmanul va adresa Comisiei recomandarea corespunzătoare.

16. Comisia are acum posibilitatea de a prezenta un aviz în legătură cu constatarea Ombudsmanului și cu recomandarea aferentă.

Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul a ajuns la următoarele concluzii:

Comisia a soluționat afirmația privind lipsa unui răspuns.

Comisia nu a furnizat niciun motiv valabil pentru care a amânat furnizarea unui răspuns reclamantului și nu a indicat reclamantului când i se va trimite un răspuns.

Recomandare

Comisia ar trebui să încerce întotdeauna să se asigure că respectă termenele stabilite în Regulamentul 1049/2001 pentru a răspunde cererilor de acces public la documente.

În cazul în care Comisia se confruntă cu o nevoie obiectivă de prelungire a perioadei de prelucrare a unei cereri, în conformitate cu principiile bunei administrări, aceasta ar trebui să explice solicitantului motivele pentru care apare această nevoie, să furnizeze solicitantului o indicație cu privire la timpul necesar pentru prelucrarea cererii și să informeze solicitantul cu privire la termenul pentru introducerea unei căi de atac în fața instanțelor UE.

Comisia și reclamantul vor fi informați cu privire la această recomandare.  În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, Comisia transmite un aviz detaliat până la 3 martie 2017. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea recomandării și o descriere a modului în care aceasta a fost pusă în aplicare.

Strasbourg, 02/12/2016

Emily O'Reilly

[1] Decizia Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (94/262/CECO, CE, Euratom), JO 1994 L 113, p. 15.

[2] A se vedea http://www.consilium.europa.eu/en/meetings/european-council/2016/02/18-19/

[3] Ombudsmanul subliniază că prezenta anchetă nu abordează problema dacă motivele invocate de Comisie pentru refuzul accesului sunt justificate.

[4] Termenul inițial de 15 zile lucrătoare pentru a răspunde la cererea de reexaminare din 17 mai 2016 a expirat la 8 iunie 2016. Comisia a prelungit termenul cu încă 15 zile lucrătoare, până la 29 iunie 2015. Au mai trecut patru luni până când Comisia a decis cu privire la cererea de reexaminare.

[5] A se vedea punctele 30 și 31 din decizia Ombudsmanului în cazul 1302/2009/TS http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/5539/html.bookmark.