Ombudsmanul European (OE) și personalul său primesc un număr semnificativ de invitații de a lua cuvântul la evenimente. Următoarele orientări sunt menite să asigure faptul că (a) luările de cuvânt sunt în conformitate cu strategia Ombudsmanului „Către 2019” și cu principiile de lucru și (b) biroul tratează și evaluează invitațiile într-un mod coerent.

Principii de bază:

• Comunicarea eficientă cu părțile interesate și cu cetățenii.
• Utilizați timpul Ombudsmanului și al personalului într-un mod cât mai eficient și mai productiv.
• Respectați normele și orientările etice relevante.
• Protejarea independenței, imparțialității și reputației Ombudsmanului.
• Lista elementelor de evaluare a invitațiilor:
• organizatorul se află în Registrul de transparență al UE sau este în curs de înregistrare, în cazul în care activitățile intră în domeniul de aplicare al registrului [cerință necesară [1]];
• organizația este transparentă în ceea ce privește finanțarea și calitatea sa de membru;
• normele care reglementează organizarea evenimentului [2];
• un posibil conflict de interese sau percepția unui conflict de interese (de exemplu: eveniment organizat de un reclamant, afilierea politică a organizatorului);
• posibila implicare a reprezentanților industriei tutunului;
• tematică, actualitate și valoare adăugată;
• posibilul efect multiplicator (organizații-umbrelă);
• componența comisiei (statutul altor vorbitori) și reprezentativitatea opiniilor;
• impunerea unor taxe de participare participanților la eveniment [3];
• existența sponsorilor;
• analiza cost-beneficiu, în special în cazul în care participarea implică costuri de misiune [4].

Sponsorizarea sau co-organizarea de evenimente

În principiu, Ombudsmanul nu coorganizează sau sponsorizează evenimente.

Cu toate acestea, OE poate organiza evenimente împreună cu ombudsmanii naționali în contextul Rețelei europene a ombudsmanilor. În mod excepțional, OE poate colabora, de asemenea, cu Parlamentul European sau cu rețelele academice pentru organizarea de evenimente care intră în sfera de competență a Ombudsmanului și care nu periclitează în niciun fel independența instituției.

Drepturile de autor și utilizarea logo-ului OE

Reproducerea este autorizată, cu condiția menționării sursei, cu excepția cazului în care se prevede altfel. În cazul în care trebuie obținută permisiunea prealabilă pentru reproducerea sau utilizarea informațiilor textuale și multimedia (sunet, imagini, software etc.), această permisiune anulează permisiunea generală menționată mai sus și indică în mod clar orice restricții privind utilizarea.

În ceea ce privește drepturile de autor, a se vedea: http://www.ombudsman.europa.eu/shortcuts/notice.faces#hl1

© Uniunea Europeană, 1995-2017

În ceea ce privește utilizarea corectă a logoului Ombudsmanului, a se vedea pagina noastră privind identitatea vizuală la adresa: http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/visualidentity.faces

Primirea și prelucrarea unei cereri/invitații de luare de cuvânt

• Cabinetul este responsabil de prelucrarea tuturor cererilor de luare de cuvânt adresate Ombudsmanului.
• Invitațiile către Ombudsman primite de servicii vor fi redirecționate către cabinet. După caz și în colaborare cu cabinetul, Unitatea pentru comunicare poate fi, de asemenea, implicată în tratarea cererilor de intervenție adresate Ombudsmanului.
• Cabinetul menține o listă de invitații acceptate, care include următoarele informații: organizator de evenimente, coorganizator, dată, loc, subiect, tip de contribuție, persoană de contact, reprezentare (și, în caz afirmativ, cine).
• În conformitate cu Codul de conduită pentru OE, evenimentele la care participă Ombudsmanul sunt anunțate, în cea mai mare măsură posibilă, pe site-ul OE. În mod similar, discursurile publice ale Ombudsmanului sunt puse la dispoziție pe site-ul OE, unde este disponibil un text.
• Toate reuniunile planificate ale Ombudsmanului, ale membrilor cabinetului său sau ale personalului său cu reprezentanți ai industriei tutunului (inclusiv avocați, consilieri, consultanți și lobbyiști care acționează în numele companiilor din sectorul tutunului) sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului, la fel ca și lista participanților la astfel de reuniuni și procesele-verbale întocmite după ce a avut loc o reuniune în conformitate cu articolul 5.3 din CCCT a ONU.
• Informațiile cu privire la toate evenimentele la care participă Ombudsmanul sunt păstrate de cabinet și sunt puse la dispoziție la cerere.

Măsurile luate de cabinet:

• verifică profilul invitatorului
• verificarea detaliilor evenimentului (obiect; amploarea și natura evenimentului; alți vorbitori invitați și confirmați; tipul de contribuție și termenele de prezentare a discursului/prezentării OE; componența audienței și lista participanților, dacă este posibil; locația/clădirea evenimentului; prezența fotografilor);
• verifică calendarul Ombudsmanului și, în cazul în care Ombudsmanul nu este disponibil, întreabă dacă un reprezentant ar putea fi, de asemenea, o opțiune acceptabilă;
• se consultă cu Secretarul General și cu colegii corespunzători, dacă este necesar;
• evaluează importanța evenimentului și compatibilitatea cu obiectivele strategice și/sau cu interesele mai actuale;
• evaluarea compatibilității cu principiile de acceptare (a se vedea lista de evaluare de mai sus);
• să sugereze participarea sau reprezentarea Ombudsmanului sau să sugereze respingerea invitației.

Răspuns pozitiv - Ombudsmanul participă

Pașii care trebuie urmați de cabinet:

• răspunsul;
• coordonează scrierea sau prezentarea discursurilor;
• să organizeze misiunea (dacă este cazul)^[5];
• să exploreze posibilitățile pentru alte reuniuni, în cazul în care este implicată o misiune;
• stabilește cine va însoți Ombudsmanul ^[6];
• să pregătească o notă de informare privind organizatorul/alți vorbitori;
• să anunțe evenimentul pe site și să adauge în calendarul intern al evenimentelor.

Răspuns pozitiv – Ombudsmanul este reprezentat de un membru al personalului

Măsuri care trebuie luate de cabinet și de membrul personalului:

• să se consulte cu Secretarul General cu privire la opțiunile posibile și, după caz, să identifice un reprezentant;
• informează organizatorul și solicită contactarea directă a reprezentantului Ombudsmanului pentru detalii practice;
• Reprezentantul Ombudsmanului se asigură că calendarul intern este actualizat ^[7];
• Reprezentantul Ombudsmanului se coordonează cu Secretarul General și cu cabinetul cu privire la conținutul/mesajul principal al contribuției sale;
• Reprezentantul Ombudsmanului transmite Secretarului General și cabinetului o scurtă notă (evaluare, sugestii suplimentare, crearea de rețele) în urma evenimentului.

Criterii pentru a decide cine va reprezenta Ombudsmanul [8]:

• expertiza și experiența profesională;
• vechimea în muncă;
• disponibilitatea;
• competențe lingvistice;
• volumul de muncă actual;
• locul de desfășurare a evenimentului (de exemplu, Bruxelles/Strasbourg/stat membru).

Refuzarea unei invitații

Pașii care trebuie urmați de cabinet:

• răspunsul;
• să exploreze alte modalități de a răspunde eventualelor întrebări pe care organizatorul le-ar putea avea sau de a se adresa publicului, dacă acest lucru prezintă interes pentru instituție (de exemplu, un mesaj video înregistrat).

Orientări pentru personal

Colegi care primesc invitații personale în calitate oficială [9]

Personalul OE este încurajat să solicite și să fie deschis invitațiilor de a lua cuvântul relevante pentru mandatul și strategia OE.

Atunci când se angajează să ia cuvântul în calitate oficială, personalul OE reprezintă oficiul. Acestea rămân obligate să respecte principiile confidențialității, loialității și imparțialității. Aceștia trebuie să acționeze cu profesionalism, respect și curtoazie și să evite orice conflict de interese. Înregistrarea organizatorului evenimentului în Registrul de transparență al UE (sau înregistrarea organizatorului evenimentului) este o condiție prealabilă pentru participare, în cazul în care organizatorul intră în domeniul de aplicare al registrului.

Înainte de a accepta sau de a respinge o invitație, colegii sunt invitați să o evalueze în raport cu celelalte criterii incluse în lista de verificare a evaluării de mai sus și să solicite aprobarea prealabilă.

Personalul OE nu ar trebui să accepte o taxă pentru a lua cuvântul. În plus, biroul nu plătește, în principiu, taxe de înregistrare atunci când un membru al personalului este invitat și participă la un eveniment în calitate de vorbitor, președinte sau vorbitor.

Măsuri care trebuie luate de reprezentantul OE:

• notifică managerul său și Secretarul General;
• să obțină acordul superiorului lor ierarhic direct și al secretarului general pentru participare (inclusiv al cabinetului, în cazul managerilor)[10];
• să solicite o misiune (dacă este cazul)[11]; nu este necesară nicio cerere de concediu, iar operatorul economic suportă costuri;
• actualizarea calendarului intern al evenimentelor;
• se consultă cu superiorul ierarhic direct, cu Secretarul General și cu cabinetul cu privire la conținutul/mesajul-cheie al prezentării sale;
• să transmită o scurtă notă Secretarului General și cabinetului (evaluare, sugestii suplimentare, crearea de rețele) în urma evenimentului.

Colegii care primesc invitații de a lua cuvântul în cadrul conferințelor/evenimentelor în nume propriu

Chiar dacă membrii personalului OE iau cuvântul la conferințe sau evenimente în nume propriu, aceștia continuă să respecte principiile confidențialității, loialității și imparțialității. Aceștia trebuie să acționeze în mod profesionist și să evite orice conflict de interese. În acest context, membrii personalului OE ar trebui să clarifice faptul că își exprimă propriile opinii, care nu obligă și nu aduc atingere în niciun fel opiniilor și poziției oficiale a Ombudsmanului European. Orice costuri legate de participarea la conferințe sau evenimente în calitate privată a membrilor personalului OE trebuie să fie suportate de persoana în cauză.

Orice listă a participării lor la astfel de evenimente nu ar trebui să enumere rolul lor profesional.

Pașii care trebuie urmați de colegi:

• să notifice managerii și secretarul general;
• să solicite autorizarea pentru activități externe (dacă este cazul);
• să solicite concediu (dacă este cazul).

Revizuire

Prezenta politică privind angajamentele de a lua cuvântul abrogă și înlocuiește politica anterioară privind angajamentele de a lua cuvântul, adoptată la 22.9.2015.  

Strasbourg, 10 mai 2017

Emily O'Reilly

[1] Acordul interinstituțional, Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, 22.7.2011. În cazul în care nu se poate stabili cu certitudine dacă activitățile organizației X intră în domeniul de aplicare al registrului de transparență, cabinetul solicită un răspuns scris secretariatului TR.

[2] Se remarcă faptul că identitatea, afilierea și contribuțiile Ombudsmanului sau ale personalului la evenimente nu sunt restricționate de normele Chatham, chiar dacă evenimentul la care participă este organizat în temeiul acestor norme.

[3] În caz afirmativ, sunt necesare informații suplimentare cu privire la valoarea taxei de participare și la beneficiar (beneficiari).

[4] Se va acorda prioritate evenimentelor organizate la Bruxelles și Strasbourg, invitațiile la evenimente din afara Europei (UE, SEE și țările candidate) vor fi acceptate numai dacă există un interes specific pentru instituția Ombudsmanului.

[5] Ombudsmanul nu acceptă nici onorarii/taxe pentru luările de cuvânt, nici rambursarea cheltuielilor de deplasare și de cazare (a se vedea Codul de conduită http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/ethics_and_conduct/home.faces).

[6] Colegul care însoțește Ombudsmanul colaborează cu cabinetul și cu managerii responsabili pentru pregătirea participării Ombudsmanului la eveniment (de exemplu, redactarea de discursuri, note de informare, schimb de informații practice etc.).

[7] Scopul acestui calendar este de a oferi informații cuprinzătoare cu privire la angajamentele Ombudsmanului și ale personalului în ceea ce privește luările de cuvânt. Calendarul este accesibil tuturor colegilor, iar cei care iau cuvântul în cadrul evenimentelor care reprezintă Ombudsmanul sunt responsabili de actualizarea acestuia.

[8] Nu în ordinea semnificației.

[9] Invitație de prezentare a activității OE; obiectul evenimentului referitor la activitatea OE.

[10] Dacă este necesar, biroul ar putea sugera un alt reprezentant al OE din partea celui care primește invitația.

[11] În cazul în care este necesară o misiune, acordul cabinetului/managerului ar trebui inclus în cererea de misiune.