Stimate domnule președinte,

Vă scriu dumneavoastră și, în același timp, altor instituții, organisme și agenții ale UE, pentru a vă solicita cooperarea cu privire la o chestiune importantă, dar care ar putea fi trecută cu vederea: înregistrarea mesajelor text și instantanee.

Administrația UE, ca orice altă administrație publică, utilizează din ce în ce mai mult mijloace moderne de comunicare electronică în activitatea sa de zi cu zi. Criza provocată de pandemia de COVID-19 și modalitățile conexe de telemuncă au sporit și mai mult utilizarea acestora.

Administrația UE ar trebui să depună toate eforturile pentru a reflecta realitatea comunicării moderne în normele și practicile sale de gestionare a documentelor. Deși nu este nici fezabil, nici de dorit ca membrii personalului să înregistreze toate mesajele text și instantanee trimise sau primite în calitatea lor profesională, administrația UE este obligată, în temeiul dreptului UE, să întocmească și să păstreze documentația referitoare la activitățile sale, în măsura posibilului și într-un mod nearbitrar și previzibil.^[1] Decizia de a înregistra o anumită informație în sistemul de gestionare a documentelor al administrației nu ar trebui, în conformitate cu dreptul UE, să depindă de suport – fie că este vorba de o scrisoare, de un e-mail, de un text sau de un mesaj instant – ci de conținutul acesteia ^[2].

În calitate de Ombudsman European, mă angajez să promovez cele mai înalte standarde administrative posibile în cadrul funcției publice a UE. Înregistrarea informațiilor îndeplinește funcția importantă de facilitare a schimbului de informații, de furnizare a dovezilor privind acțiunile întreprinse, de îndeplinire a obligațiilor legale ale instituțiilor și de păstrare a memoriei acestora. Aceasta este, de asemenea, o condiție prealabilă pentru ca administrația UE să își îndeplinească obligațiile în materie de transparență, în special prin facilitarea accesului public la documente și prin punerea în aplicare a principiului responsabilității acțiunilor publice.

Înregistrarea mesajelor text și instantanee și divulgarea acestora au făcut recent obiectul unor dezbateri în mai multe state membre ale UE [3]. ^Chestiunea mi-a fost adusă la cunoștință, de asemenea, în octombrie 2020 ^[4], când Consiliul European a declarat că nu deține niciun mesaj pe bază de telefon mobil trimis de președintele său de atunci șefilor de stat și de guvern în 2018, ca răspuns la o cerere de acces public.

Prin urmare, consider că este oportun să începem o discuție privind normele și practicile adecvate de păstrare a evidențelor, în ceea ce privește comunicarea electronică, cum ar fi textul și mesageria instantanee, la nivelul administrației UE.

Ca prim pas, aș dori să strâng informații cu privire la normele și practicile privind înregistrarea mesajelor text și instantanee în întreaga administrație a UE. În acest scop, v-aș fi recunoscător dacă Comisia ar putea răspunde la întrebările care figurează în anexa la prezenta scrisoare. Prin colectarea acestor informații, sper să pot identifica bunele practici care ar putea ghida administrația UE în abordarea acestei probleme importante în viitor.

V-aș fi recunoscător dacă ați primi răspunsul Comisiei la întrebările mele până la 15 noiembrie 2021. În cazul în care Comisia solicită informații sau clarificări suplimentare cu privire la această inițiativă, vă rugăm să contactați responsabilul cu anchetele, dna Tanja Ehnert.

Vă mulțumesc anticipat pentru cooperarea dumneavoastră cu privire la această chestiune importantă.

Cu stimă,

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 30.6.2021

anexă

1) Cu privire la normele aplicabile:

• Decizia Comisiei privind gestionarea înregistrărilor acoperă mesajele text și instantanee, trimise sau primite prin intermediul dispozitivelor profesionale și/sau personale?

• Decizia Comisiei privind gestionarea evidențelor stabilește criterii/principii pentru înregistrarea mesajelor text și instantanee?

• Decizia Comisiei privind gestionarea evidențelor stabilește modul în care membrii personalului ar trebui să înregistreze mesajele text și instantanee?

Vă rugăm să ne furnizați dispozițiile relevante ale deciziei dumneavoastră de gestionare a înregistrărilor.

2) Cu privire la punerea în aplicare a normelor aplicabile:

• Cum este pusă în aplicare decizia de gestionare a înregistrărilor în ceea ce privește mesajele text și instant? De exemplu, a emis Comisia orientări relevante pentru personal sau asigură formarea personalului în această privință?

• În practică, a înregistrat Comisia mesaje text și instantanee? Dacă da, ar putea Comisia să ofere exemple?

• A primit deja Comisia cereri de acces public la mesaje text și/sau instantanee, în temeiul Regulamentului 1049/2001, sau a identificat mesajele text și/sau instantanee ca intrând în domeniul de aplicare al unei cereri de acces la documente? Dacă da, ar putea Comisia să dea exemple?

• Atunci când primește cereri de acces public care vizează, în mod explicit sau implicit, mesaje text și/sau instantanee, cum caută Comisia „documentele” relevante? A instituit Comisia mecanisme (de exemplu, orientări sau instrucțiuni) pentru a ajuta personalul să caute astfel de „documente”?

Vă rugăm să ne furnizați documentele relevante.

Aceeași scrisoare a fost trimisă următoarelor instituții și agenții:

• Consiliului
• Parlamentul European
• Agenția Europeană pentru Produse Chimice
• Autoritatea Europeană pentru Siguranța Alimentară
• Agenția Europeană pentru Medicamente
• Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă
• Banca Centrală Europeană

[1] Hotărârea Tribunalului de Primă Instanță din 26 aprilie 2007 în cauza T-264/04, WWF European Policy Programme/Consiliul, punctul 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] În conformitate cu definiția „documentului” de la articolul 3 litera (a) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] De exemplu, în Țările de Jos (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 martie 2019), în Germania [Tribunalul Administrativ din Berlin (VG) 2 K 163/18, 26 august 2020] și în Irlanda (Irish Information Commissioner, numărul cauzei: 180450, 15 mai 2019).

[4] Decizie în cazul 1219/2020/MIG privind modul în care Consiliul European a tratat o cerere de acces public la mesajele pe bază de telefon mobil care se presupune că ar fi fost trimise de președintele său de atunci șefilor de stat și de guvern, 26 octombrie 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.