Stimate domnule W.,

La 19 februarie 2014, ați depus, în numele asociației dumneavoastră (denumită în continuare „reclamantul”), o plângere la Ombudsmanul European împotriva Agenției Executive pentru Sănătate și Consumatori (denumită în continuare „EAHC” sau „agenția”) cu privire la un proiect.

În plângerea sa, reclamantul a prezentat următoarele afirmații și afirmații.

Acuzații

1. Deși s-a convenit asupra unei rectificări bugetare și a unei prelungiri a datei de încheiere a proiectului, EAHC nu a luat în considerare acest lucru la calcularea plății soldului final.

2. Agenția nu a furnizat explicații reclamantului în ceea ce privește reducerile sau respingerile costurilor per partener.

3. Agenția a pierdut sau a rătăcit în mod repetat documentele trimise de reclamant.

Revendicarea

EAHC ar trebui să calculeze plata soldului final pe baza modificărilor convenite.

Am deschis o anchetă cu privire la prezenta plângere și am solicitat agenției, la 2 aprilie 2014, clarificări cu privire la prima afirmație și la cererea conexă. De asemenea, am informat reclamantul și agenția că voi decide într-o etapă ulterioară cu privire la modul în care să procedez în ceea ce privește a doua și a treia afirmație, precum și afirmațiile respective.

Ulterior, la 3 aprilie 2014, reclamantul mi-a furnizat anumite explicații. Ulterior, agenția a furnizat clarificările solicitate prin scrisoarea din 30 aprilie 2014, în legătură cu care reclamantul a prezentat observații la 15 mai 2014.

În prezent, am evaluat toate elementele de probă de care dispunem și am ajuns la o concluzie în ceea ce privește prezenta critică. În cele ce urmează, voi aborda aspectele-cheie unul câte unul.

Cu privire la prima afirmație

(a) În ceea ce privește faptul că agenția a fost de acord cu anumite modificări și, ulterior, a refuzat să ia în considerare aceste modificări

Poziția agenției se bazează pe trei argumente principale: (i) a permis reclamantului să transfere credite noului său partener, în absența documentelor necesare, pentru a garanta punerea în aplicare corespunzătoare a proiectului, fără a implica însă că nu este necesară o modificare formală; (ii) în orice caz, e-mailul din 24 mai 2011 a vizat o singură modificare bugetară, în timp ce reclamantul a formulat mai multe cereri de modificare care necesitau, de asemenea, aprobare; și (iii) reclamantul nu a pus niciodată sub semnul întrebării necesitatea de a furniza documentele solicitate de agenție.

Poziția agenției cu privire la acest aspect al cazului este convingătoare, iar reclamantul nu a prezentat niciun argument de natură să îl conteste. În special, observația reclamantului ca răspuns la clarificările agenției potrivit cărora agenția a acceptat cererea reclamantului de modificare a bugetului nu este un argument de fond, ci o simplă declarație.

În plus, Ombudsmanul nu împărtășește uimirea reclamantului cu privire la motivele pentru care plata finală s-a bazat în continuare pe acordul de grant inițial, având în vedere că „toate activitățile au fost îndeplinite de parteneri”. În această privință, trebuie subliniat faptul că întrebarea subiacentă în cazul de față nu este dacă activitățile proiectului în cauză au fost puse în aplicare în mod corespunzător, ci dacă cererile de modificare formulate de reclamant au fost aprobate în mod corespunzător de agenție, în conformitate cu normele aplicabile. În acest sens, trebuie remarcat faptul că agenția a invitat în mod repetat reclamantul să furnizeze documentele lipsă. Prin urmare, nu se poate reproșa agenției că a săvârșit fapte ilicite în această privință.

În plus, reclamantul nu a abordat deloc argumentul agenției potrivit căruia e-mailul său din 24 mai 2011 „a aprobat”, dacă este cazul, doar una dintre mai multe cereri de modificare a bugetului și, de asemenea, nu a abordat aspectul că nu a pus niciodată sub semnul întrebării necesitatea de a furniza documentele relevante. În ceea ce privește acest ultim punct, trebuie observat că reclamantul a susținut în plângerea sa că a furnizat documentele necesare și că agenția le-a rătăcit sau le-a pierdut. Cu toate acestea, întrucât evaluarea acestui punct se încadrează în cea de a treia afirmație a reclamantului, aceasta este tratată în contextul respectiv. 

Având în vedere cele de mai sus, concluzionăm că Agenția a calculat în mod corect plata finală către reclamant pe baza acordului de grant inițial.

În consecință, considerăm că nu există suficiente motive care să justifice investigații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

(b) În ceea ce privește aspectul dacă costurile de subcontractare ale unui partener al reclamantului au fost afectate de modificările convenite de EAHC sau dacă acestea ar fi fost respinse în orice caz

În această privință, trebuie reamintit faptul că agenția a afirmat, în esență, pe de o parte, că subcontractarea între cobeneficiari contravine normelor aplicabile și, pe de altă parte, că nu a autorizat niciodată subcontractarea în cauză, după caz. Aceasta a susținut astfel că respingerea costurilor de subcontractare relevante nu era legată de nesemnarea modificării.

Consider că poziția agenției în ceea ce privește litera (b) este convingătoare, iar reclamantul nu a prezentat niciun argument de natură să o conteste.

Pe lângă faptul că nu prezintă niciun argument de fond care să conteste declarația agenției potrivit căreia subcontractarea între cobeneficiari este interzisă în conformitate cu normele aplicabile, observația reclamantului potrivit căreia toate activitățile au fost puse în aplicare de „divizii ale Universității din Cumbria care nu sunt implicate în proiect” nu schimbă faptul că diviziile care au desfășurat activitățile fac parte din noul partener al reclamantului și că, prin urmare, activitățile relevante au fost desfășurate de un cobeneficiar cu încălcarea normelor aplicabile. În plus, argumentul potrivit căruia partenerul reclamantului a organizat tabăra de vară cu bună-credință nu implică faptul că normele aplicabile în ceea ce privește eligibilitatea costurilor suportate nu se mai aplică.

În consecință, declarația reclamantului din 3 aprilie 2014 potrivit căreia, în cazul în care modificarea ar fi suportat costurile, ar fi fost prezentată astfel cum au fost suportate de partenerii respectivi, în conformitate cu normele aplicabile, nu este convingătoare.

Având în vedere cele de mai sus, considerăm că Agenția a respins în mod întemeiat costurile de subcontractare suportate de un partener al reclamantului.

În consecință, considerăm că nu există suficiente motive care să justifice investigații suplimentare și cu privire la acest aspect al plângerii.

În ceea ce privește a doua critică

Trebuie reamintit faptul că, la 1 iulie 2013, Agenția a transmis reclamantului (i) tabelul de stabilire a plății soldului, indicând diferitele etape care conduc la calcularea grantului final pentru acțiune și plata soldului rezultat, precum și (ii) fișele financiare ale participanților, indicând motivele respingerii costurilor pentru fiecare partener. Prin scrisorile din 14 octombrie 2013 și 17 ianuarie 2014, EAHC a reiterat, de asemenea, faptul că a informat în mod corespunzător reclamantul că respingerile costurilor erau legate de costurile de subcontractare ale unui partener.

Reclamantul a furnizat o copie a tuturor documentelor menționate mai sus. Conținutul tabelelor aferente oferă informații suficient de detaliate care permit înțelegerea motivelor pe care s-a bazat agenția în ceea ce privește reducerile sau respingerile costurilor per partener.

În consecință, concluzionăm că nu există suficiente motive care să justifice deschiderea unei anchete cu privire la această afirmație.

În ceea ce privește a treia critică

Se pare că reclamantul nu a ridicat această problemă înainte de scrisoarea sa din 7 august 2013, deși a schimbat în mod repetat corespondență cu agenția în legătură cu documente despre care se presupune că nu au ajuns la aceasta din urmă. După ce reclamantul a ridicat în mod explicit problema pierderii anumitor documente de către Agenție, aceasta din urmă, atât în scrisorile sale din 14 octombrie 2013, cât și în cele din 17 ianuarie 2014, i-a explicat reclamantului procedurile sale interne de înregistrare a documentelor și a remarcat că nu deține nicio înregistrare a documentelor pierdute care au fost găsite ulterior din cauza unei chitanțe de livrare, contrar celor susținute de reclamant. Reclamantul nu pare să fi abordat această problemă în plângerea sa.

În plus, având în vedere că, în trecut, agenția a contactat în mod repetat reclamantul, solicitându-i să prezinte documentele lipsă, nu există motive de îndoială cu privire la poziția EAHC în această privință.  Trebuie remarcat faptul că reclamantul a anexat la plângerea sa două confirmări de primire din 5 octombrie și 14 noiembrie 2012 și o confirmare de primire din 15 aprilie 2013. Cu toate acestea, deși trimiterea de chitanțe prin definiție nu confirmă primirea niciunui document și, prin urmare, sunt irelevante ca dovadă în cazul de față, confirmarea de primire din 15 aprilie 2013 dovedește doar că reclamantul a trimis agenției anumite documente după 19 octombrie 2012, data la care agenția l-a informat pe reclamant că va evalua raportul final în lumina acordului de grant inițial și, prin urmare, prea târziu pentru a fi luat în considerare.

În consecință, considerăm că nu există suficiente motive pentru a deschide o anchetă cu privire la acest aspect al plângerii.

Având în vedere cele de mai sus, am decis să închid cazul dumneavoastră cu constatarea că nu sunt justificate alte anchete în legătură cu acesta și am informat Agenția în consecință.

În cele din urmă, observ că mi-ați cerut sfaturi cu privire la modul de urmărire a acestei chestiuni în general. Deși nu sunt în măsură să răspund la această întrebare, doresc să vă informez cu privire la posibilitatea de a apela la un avocat pentru consiliere în ceea ce privește măsurile suplimentare care trebuie luate.

Cu stimă,

Emily O'Reilly