Strasbourg, 30 noiembrie 2006

Stimate domnule Z.,

La 25 februarie 2006, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene, cu privire la politica programului de stagii în ceea ce privește rambursarea cheltuielilor legate de biletele de avion.

La 15 martie 2006, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia și-a trimis avizul la 22 mai 2006. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 19 iunie 2006.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante, pe scurt, sunt următoarele:

Reclamantul, care a fost stagiar la Direcția Generală Mediu a Comisiei Europene în perioada octombrie 2005-februarie 2006, a depus o plângere la Biroul pentru stagii la 8 octombrie 2005. În plângerea sa, acesta a susținut că politica aplicată în prezent de Programul de stagii al Comisiei este inechitabilă în ceea ce privește nerambursarea cheltuielilor suportate din cauza excedentului de bagaj.

Reclamantul a susținut că, întrucât normele prevăd rambursarea costului real al unui bilet de avion până la un anumit plafon (în funcție de distanța parcursă), s-ar putea întâmpla ca două persoane care călătoresc de la aceeași distanță pentru a începe un stagiu la Comisie să fie rambursate în mod diferit. Cu alte cuvinte, dacă o persoană alege să călătorească cu o companie aeriană tradițională, această persoană (și Comisia, după ce a rambursat această persoană) ar plăti probabil mai mult pentru biletul care permite 30 de kilograme de bagaje. Dacă o altă persoană alege o companie aeriană low-cost, prețul biletului ar fi mai mic, economisind astfel banii Comisiei în comparație cu prima persoană. Cu toate acestea, pasagerului companiei aeriene low-cost i s-ar permite să transporte doar până la 20 de kilograme de bagaje, ceea ce este probabil insuficient pentru o persoană care trebuie să rămână la locul de repartizare pentru o perioadă lungă de timp. În cazul în care, din cauza limitei inferioare utilizate de companiile aeriene low-cost, o persoană depășește restricția de greutate, aceasta ar trebui să plătească taxa pentru excedentul de bagaj, care nu este rambursată de Comisie. În același timp, persoanele care zboară cu companiile aeriene tradiționale ar avea o limită de greutate mai mare. Astfel, „taxa pentru excedentul de bagaj” a acestor persoane ar fi inclusă în prețul biletului și, prin urmare, ar fi rambursată de Comisie. Reclamantul a fost de părere că acest lucru este inechitabil. Prin urmare, reclamantul a solicitat ca politica actuală de rambursare să fie revizuită, astfel încât cheltuielile pentru excedentul de bagaj să fie, de asemenea, rambursate.

La 25 februarie 2006, întrucât nu a primit niciun răspuns la plângerea sa, reclamantul a adresat o plângere Ombudsmanului European. Reclamantul a susținut că:

(1) Politica Programului de stagii privind rambursarea cheltuielilor cu biletele de avion a fost inechitabilă.

(2) Comisia nu a răspuns plângerii sale din 8 octombrie 2005.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat, pe scurt, următoarele observații.

Politica actuală adoptată de Comisie în ceea ce privește cheltuielile de deplasare se bazează pe o indemnizație, și nu pe rambursarea costurilor suportate. Această indemnizație este proporțională cu distanța dintre locul de recrutare a stagiarului și locul de repartizare a acestuia, cu un plafon stabilit. Majoritatea stagiarilor obțin rambursarea integrală a costurilor lor. Există un sistem similar de rambursare a cheltuielilor de călătorie pentru funcționarii Comisiei.

Sistemul indemnizației de deplasare este explicat în mod clar pe site-ul dedicat stagiilor (1). În plus, stagiarii primesc, de asemenea, aceste informații împreună cu contractul lor, iar personalul Biroului pentru stagii ar putea fi, de asemenea, contactat cu întrebări suplimentare. Stagiarii cunosc cu mult timp înainte atât grantul pe care îl vor primi, cât și condițiile aferente ofertei de stagiu și acceptă aceste condiții prin semnarea contractelor. Astfel, având toate detaliile privind indemnizația de călătorie, stagiarii își pot calcula aproximativ indemnizația de călătorie și pot alege soluția care se potrivește cel mai bine nevoilor lor, de exemplu în ceea ce privește indemnizația pentru bagaje.

În ultima vreme, Comisia a majorat în mod semnificativ, în măsura în care constrângerile bugetare permit acest lucru, grantul plătit stagiarilor. Cu toate acestea, grantul de stagiu și indemnizațiile sunt menite să contribuie la promovarea accesului egal la un stagiu și nu să acopere toate cheltuielile suportate.

În ceea ce privește plângerea reclamantului, care ar fi fost trimisă la 8 octombrie 2005, nici Biroul pentru stagii, nici EAC INFO (serviciile de informare și comunicare ale Direcției Generale Educație și Cultură) nu au avut nicio urmă a acesteia. Din scrisoarea transmisă Comisiei de către Ombudsman la 15 martie 2006, nu era clar dacă reclamantul a trimis-o pe cale electronică sau prin poștă. Dacă ar fi fost trimisă prin poștă, ar fi putut fi pierdută, deoarece codul poștal menționat în scrisoare era incorect. Cu toate acestea, a fost surprinzător faptul că reclamantul nu și-a adresat plângerea direct Biroului pentru stagii în perioada în care era stagiar. În plus, întrucât nu a primit niciun răspuns la întrebarea sa, acesta ar fi putut verifica dacă aceasta a fost primită efectiv. În orice caz, răspunsul Comisiei ar fi fost același cu cel exprimat mai sus.

Comisia a concluzionat că nu intenționa, din motivele explicate, să își modifice politica privind indemnizația de călătorie pentru stagiari. Cu toate acestea, Comisia și-a exprimat regretul cu privire la faptul că nu a răspuns la plângerea reclamantului, dar a subliniat că nu există nicio dovadă a primirii scrisorii la care reclamantul a făcut referire.

Comisia a adăugat că, între timp, a lansat un studiu pentru a analiza structura prețului unui bilet de călătorie și transparența prețurilor. În urma rezultatelor acestui studiu, Comisia ar fi în măsură să prezinte o propunere care să permită pasagerilor să aibă o idee mai precisă cu privire la structura costurilor implicate, atunci când cumpără un bilet.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale din 19 iunie 2006, reclamantul și-a menținut plângerea și a formulat, pe scurt, următoarele puncte:

Reclamantul a afirmat că considerațiile Comisiei privind distincția dintre „rambursare” și „indemnizație” și privind plafonul stabilit pentru indemnizație nu au contribuit la clarificarea poziției sale în ceea ce privește echitatea politicii sale. Reclamantul a observat că declarația Comisiei potrivit căreia majoritatea stagiarilor obțin rambursarea integrală a cheltuielilor lor de deplasare a fost o recunoaștere clară a faptului că o serie de stagiari suportă cheltuieli peste plafonul stabilit. Nu era clar că această rambursare se referea numai la tarifele biletelor, nu și la taxele pentru excedentul de bagaj, ceea ce constituia, de fapt, obiectul plângerii. În plus, reclamantul a fost de părere că, deoarece stagiarii primesc o sumă egală cu prețul biletului, această sumă reprezintă o rambursare, deoarece depinde de costul biletului. Pe de altă parte, dacă ar fi o indemnizație, toți stagiarii ar primi aceeași sumă de bani. Aceasta ar fi o politică echitabilă, deoarece, pentru aceeași distanță parcursă, toți stagiarii ar avea dreptul la aceeași sumă.

Reclamantul a observat, de asemenea, că faptul că sistemul de indemnizații de călătorie este explicat pe site-ul web privind stagiile și este inclus în informațiile furnizate împreună cu contractele nu stabilește caracterul echitabil al politicii. Echitatea nu este stabilită nici de faptul că stagiarii își pot calcula indemnizația de deplasare și, prin urmare, o pot aranja în modul cel mai potrivit nevoilor lor. Reclamantul a adăugat că Comisia ar trebui să urmărească eradicarea politicilor inechitabile și a cazurilor de administrare defectuoasă. Reclamantul a adăugat că a depus plângerea la Ombudsman în speranța de a contribui la o posibilă îmbunătățire a politicii adoptate de Comisie și nu la soluționarea cazului său personal.

În ceea ce privește e-mailul său din 8 octombrie 2005, reclamantul a observat că nu putea preciza dacă e-mailul său a fost primit efectiv de Comisie. Cu toate acestea, el nu a primit niciun raport de eroare cu privire la netransmiterea e-mailului. Reclamantul a fost de părere că este posibil ca defectul de livrare să se fi produs din cauza unor erori tehnice ale unuia dintre serverele de e-mail implicate în tranzacție.

Reclamantul și-a încheiat observațiile afirmând că a considerat că este mai util să se concentreze asupra misiunii și atribuțiilor sale în perioada în care era stagiar și să adreseze plângeri Ombudsmanului cu privire la politica inechitabilă abia la sfârșitul stagiului său. Cu toate acestea, el a fost de părere că Comisia nu a abordat cauzele profunde ale caracterului abuziv menționate în plângerea sa.

DECIZIA

1 Cu privire la pretinsa politică neloială a programului de stagii în ceea ce privește rambursarea cheltuielilor cu biletele de avion

1.1 Reclamantul a susținut că politica aplicată în prezent de Programul de stagii al Comisiei în ceea ce privește rambursarea cheltuielilor cu biletele de avion este inechitabilă în ceea ce privește nerambursarea cheltuielilor legate de excedentul de bagaj. Potrivit reclamantului, s-ar putea întâmpla ca două persoane care călătoresc de la aceeași distanță pentru a începe un stagiu la Comisie să fie rambursate în mod diferit. Reclamantul a susținut că, în cazul în care o persoană alege să călătorească cu o companie aeriană tradițională, aceasta ar plăti probabil mai mult pentru biletul de avion care permite 30 de kilograme de bagaje, în timp ce, în cazul în care o altă persoană alege o companie aeriană low-cost, prețul biletului ar fi mai mic, economisind astfel banii Comisiei în comparație cu prima persoană. În acest caz, pasagerului companiei aeriene low-cost i s-ar permite să transporte numai până la 20 de kilograme de bagaje, ceea ce este probabil insuficient pentru o persoană care trebuie să rămână pentru o perioadă lungă la locul de repartizare. În cazul în care această persoană ar depăși restricția de greutate din cauza limitei inferioare utilizate de companiile aeriene low-cost, aceasta ar trebui să plătească o taxă pentru excedentul de bagaj, care nu este rambursată de Comisie. În același timp, persoanele care zboară cu companiile aeriene tradiționale ar avea o limită de greutate mai mare. Astfel, „taxa pentru excedentul de bagaj” a acestor persoane ar fi inclusă în prețul biletului și, prin urmare, ar fi rambursată de Comisie. Reclamantul a fost de părere că acest lucru este inechitabil.

1.2 În avizul său, Comisia a subliniat că politica actuală privind cheltuielile de deplasare se bazează pe o indemnizație, și nu pe rambursarea costurilor suportate. Comisia a explicat că această indemnizație este proporțională cu distanța dintre locul de recrutare a stagiarului și locul de repartizare a acestuia, cu un plafon stabilit. Comisia a subliniat că sistemul indemnizației de deplasare este explicat pe site-ul dedicat stagiilor (2) și că stagiarii primesc, de asemenea, aceste informații împreună cu contractul lor, astfel încât își pot calcula aproximativ indemnizația de deplasare. Având toate detaliile privind indemnizația de călătorie, stagiarii pot alege soluția care se potrivește cel mai bine nevoilor lor, inclusiv în ceea ce privește indemnizația de bagaj. Comisia a adăugat că, recent, a majorat în mod semnificativ, în măsura în care constrângerile bugetare au permis acest lucru, grantul plătit stagiarilor, dar a insistat asupra faptului că grantul de stagiu și indemnizațiile sunt destinate să contribuie la promovarea accesului egal la un stagiu și nu să acopere toate cheltuielile suportate.

1.3 Reclamantul a observat că considerațiile Comisiei cu privire la distincția dintre "rambursare" și "indemnizație" și cu privire la plafonul stabilit pentru indemnizație nu au contribuit la clarificarea poziției Comisiei în ceea ce privește corectitudinea politicii sale. Nu era clar nici că această rambursare se referea numai la tarifele biletelor, și nu la taxele pentru excedentul de bagaj, ceea ce constituia de fapt obiectul plângerii sale. El a fost de părere că, deoarece stagiarii primesc o sumă egală cu prețul biletului, această sumă reprezintă o rambursare, deoarece depinde de cât costă biletul. Pe de altă parte, dacă ar fi o indemnizație, toți stagiarii ar primi aceeași sumă de bani. Aceasta ar fi o politică echitabilă, deoarece, pentru aceeași distanță parcursă, toți stagiarii ar avea dreptul la aceeași sumă. Reclamantul a observat, de asemenea, că faptul că sistemul de indemnizații de călătorie a fost explicat pe site-ul web privind stagiile și a fost inclus în informațiile furnizate împreună cu contractele nu a stabilit corectitudinea politicii. Echitatea nu a fost stabilită nici prin faptul că stagiarii își pot calcula indemnizația de deplasare și, prin urmare, o pot aranja astfel încât să corespundă cel mai bine nevoilor lor.

1.4 Ombudsmanul ia act de faptul că normele aplicabile privind indemnizația de călătorie a stagiarilor la Comisie sunt cuprinse în Normele care reglementează sistemul oficial de stagii al Comisiei Europene (3). Punctul 6.4.1 (Indemnizația de deplasare) prevede că „stagiarii recrutați pot primi o indemnizație de deplasare, în funcție de disponibilitatea bugetară. Biroul pentru stagii stabilește metoda de calculare a acestei indemnizații de deplasare, modalitățile și procedura care trebuie urmată. Toate informațiile relevante sunt publicate pe site-ul internet.”(4) Ombudsmanul ia act, de asemenea, de faptul că site-ul internet menționat al Biroului pentru stagii oferă informații detaliate cu privire la condițiile de solicitare a indemnizației de călătorie. În special, se explică în mod clar că indemnizația de deplasare este calculată pe baza locului de recrutare și are un plafon de plată (și anume o sumă maximă). Acest plafon se bazează pe distanța dintre locul de recrutare (adresa permanentă declarată în formularul de candidatură) și Bruxelles. În cazul în care costurile suportate sunt mai mici decât plafonul stabilit, costurile reale suportate vor fi plătite stagiarului. În cazul în care costurile suportate sunt mai mari decât plafonul stabilit, stagiarului i se va plăti numai suma stabilită ca plafon. Există două metode de calculare a costurilor reale suportate: (i) costul efectiv total al călătoriei dus-întors (pe baza documentelor justificative); sau (ii) de două ori costul călătoriei unice (pe baza documentelor justificative sau în cazul în care nu a fost prezentat niciun bilet dus-întors împreună cu cererea de indemnizație). Ombudsmanul observă, de asemenea, că cheltuielile care nu sunt eligibile pentru indemnizația de deplasare sunt, de asemenea, enumerate în mod explicit pe site-ul web. Această listă conține, printre altele, taxele pentru excedentul de bagaj.

1.5 Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul consideră că indemnizația de deplasare este menită să îi ajute pe stagiari să își acopere costurile călătoriilor pentru a începe stagiul la Comisie, fără a acoperi neapărat toate costurile suportate de stagiari în acest context. Ombudsmanul constată, de asemenea, că indemnizația de deplasare este proporțională cu distanța dintre locul de recrutare a stagiarului și locul de repartizare a acestuia, sub rezerva anumitor plafoane, și că stagiarii sunt liberi să aleagă mijlocul de transport care li se potrivește cel mai bine, sub rezerva plafoanelor menționate. Prin urmare, stagiarii nu sunt obligați să utilizeze companiile aeriene low-cost mai degrabă decât alte companii aeriene. De asemenea, trebuie remarcat faptul că valoarea indemnizației de deplasare pe care Comisia este pregătită să o aloce nu pare a fi nesemnificativă ca atare.

1.6 În circumstanțele de mai sus, Ombudsmanul consideră că reclamantul nu și-a dovedit afirmația potrivit căreia programul de stagii al Comisiei privind rambursarea cheltuielilor cu biletele de avion ar trebui considerat inechitabil. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în această privință.

2 Presupusa lipsă de răspuns din partea Comisiei la plângerea reclamantului din 8 octombrie 2005

2.1 La 8 octombrie 2005, reclamantul a depus o plângere la Biroul pentru stagii și a susținut că politica aplicată în prezent de Programul de stagii al Comisiei este inechitabilă în ceea ce privește nerambursarea cheltuielilor pentru excedentul de bagaj. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut că, în mod eronat, Comisia nu a răspuns la plângerea sa.

2.2 În avizul său, Comisia a afirmat că nici Biroul pentru stagii, nici EAC INFO (serviciile de informare și comunicare ale Direcției Generale Educație și Cultură) nu aveau nicio urmă a plângerii reclamantului care ar fi fost trimisă la 8 octombrie 2005 și că nu era posibil să se stabilească dacă aceasta a fost trimisă electronic sau prin poștă obișnuită. În acest din urmă caz, ar fi putut fi pierdut, întrucât scrisoarea, care a fost transmisă Comisiei de către Ombudsman la 15 martie 2006, conținea un cod poștal incorect. Cu toate acestea, a fost surprinzător faptul că reclamantul nu și-a adresat plângerea direct Biroului pentru stagii în perioada în care era stagiar și că, întrucât nu a primit niciun răspuns, nu a verificat dacă aceasta a fost primită efectiv. Comisia și-a exprimat regretul pentru faptul că nu a răspuns la plângerea reclamantului, dar a subliniat că nu există nicio dovadă a primirii scrisorii la care reclamantul a făcut referire.

2.3 Reclamantul a observat că nu putea preciza dacă e-mailul său din 8 octombrie 2005 a fost primit efectiv de Comisie. Cu toate acestea, el nu a primit niciun raport de eroare cu privire la netransmiterea e-mailului. Acesta a fost de părere că este posibil ca defectul de livrare să se fi produs din cauza unor erori tehnice ale unuia dintre serverele de e-mail implicate în tranzacție.

2.4 Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul consideră că nu este posibil să se stabilească dacă plângerea reclamantului din 8 octombrie 2005 adresată Biroului pentru stagii a fost trimisă prin e-mail sau prin poștă. Reclamantul, care susține că și-a trimis mesajul prin e-mail, pare să accepte el însuși că lipsa unui răspuns din partea Comisiei s-a datorat probabil unor probleme tehnice. De asemenea, ar trebui remarcat faptul că, în avizul său din 22 mai 2006, Comisia a oferit un răspuns la problemele ridicate în plângerea reclamantului din 8 octombrie 2005. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nu există motive pentru investigații suplimentare cu privire la acest aspect al plângerii.

3 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Disponibil pe site-ul Comisiei (http://ec.europa.eu/stages/information/travel_en.htm#infotab3).

(2) Disponibil pe site-ul Comisiei (http://ec.europa.eu/stages/information/travel_en.htm#infotab3).

(3) Decizia Comisiei din 2.3.2005 - C(2005) 458.

(4) Ombudsmanul ia act de faptul că aceleași norme apar, la punctul 2.2 (Calificări), pe site-ul Biroului pentru stagii (http://ec.europa.eu/stages).