Stimate domnule K.,

La 25 ianuarie 2005, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Comisiei Europene cu privire la întârzieri în ceea ce privește două plăți către consiliile locale săsești care au participat la programul de înfrățire între orașe al Uniunii Europene.

La 23 februarie 2005, am transmis plângerea dumneavoastră președintelui Comisiei Europene.

La 22 martie 2005, m-ați informat că cele două plăți în cauză au fost efectuate de Comisie.

Comisia și-a trimis avizul la 5 iulie 2005. V-am transmis-o la 6 iulie 2005, cu invitația de a formula observații.

La 7 iulie 2005, m-ați informat prin e-mail că nu doriți să faceți observații și mi-ați mulțumit pentru munca depusă. Într-o conversație telefonică din 19 septembrie 2005 cu consilierul juridic responsabil de cazul dumneavoastră, dl Peter Bonnor, ați confirmat că, în opinia dumneavoastră, plângerea dumneavoastră este soluționată.

Vă atragem atenția asupra faptului că, din motive legate de organizarea internă a volumului de muncă al biroului meu, plângerea dumneavoastră a fost transferată unui alt consilier juridic, dna Wiebke Pankauke, la 13 octombrie 2005.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamantul este șeful Europabüro der Sächsischen Kommunen (Biroul de legătură al consiliilor locale săsești din UE). El susține că există o problemă recurentă legată de întârzierea plăților în cadrul Programului de înfrățire între orașe al Uniunii Europene. El a dat două exemple concrete în acest sens:

(1) La 11 august 2004, consiliul local Mittweida din Saxonia a prezentat unității 2 a Direcției D din cadrul Direcției Generale Educație și Cultură a Comisiei documentele necesare pentru evaluarea finală a unui proiect de înfrățire (referință 04/1202).

(2) La 31 august 2004, Freundeskreis der Städte Königstein a prezentat unității 2 a Direcției D din cadrul Direcției Generale Educație și Cultură a Comisiei documentele necesare pentru evaluarea finală a unui alt proiect de înfrățire (referința 04/1552).

În ambele cazuri, reclamantul a raportat că nu s-a primit nicio plată din partea Comisiei la data depunerii plângerii. El afirmă că recunoaște că personalul unității responsabile a Comisiei este foarte motivat și angajat și că apreciază pe deplin faptul că, în prezent, Comisia își modernizează sistemul contabil. Cu toate acestea, el a subliniat că consiliile locale mai mici depind adesea de efectuarea la timp a plăților. El a adăugat că imaginea pozitivă a Uniunii Europene creată prin Programul de înfrățire între orașe a fost afectată de întârzierea plăților.

Reclamantul a raportat că a contactat unitatea 2 a Direcției D din cadrul Direcției Generale Educație și Cultură a Comisiei de mai multe ori, dar că nu i s-a oferit nicio informație cu privire la momentul în care vor fi efectuate plățile.

Afirmațiile și afirmațiile reclamantului au fost următoarele:

1. Comisia nu a efectuat plăți către beneficiari în cadrul proiectelor de înfrățire 04/1202 și 04/1552;
2. Comisia nu a efectuat în mod regulat plăți într-un termen rezonabil către beneficiarii sași în cadrul proiectelor de înfrățire;
3. Reclamantul a susținut că ar trebui să fie informat cu privire la momentul în care Comisia va plăti beneficiarii proiectelor de înfrățire 04/1202 și 04/1552; și
4. Reclamantul a susținut că ar trebui să fie informat cu privire la măsurile pe care Comisia le va lua pentru a preveni întârzierile excesive ale plăților în viitor.

INQUIRY

La 23 februarie 2005, Ombudsmanul a transmis plângerea Comisiei Europene.

La 22 martie 2005, reclamantul a informat Ombudsmanul că cele două plăți în cauză au fost efectuate de Comisie și că, într-unul dintre cazuri, șeful Unității de înfrățire a orașelor din cadrul Comisiei a telefonat persoanei responsabile din cadrul consiliului local și a explicat situația, ceea ce a fost foarte apreciat. Reclamantul a declarat că așteaptă acum cu nerăbdare răspunsul Comisiei cu privire la măsurile pe care le va lua pentru a preveni întârzierile în viitor.

În avizul său, Comisia a explicat că (a) o creștere substanțială a numărului de proiecte selectate de Comisie ca urmare a unei creșteri bugetare de peste 40 % pe o perioadă de patru ani; (b) cerințele noului Regulament financiar; și (c) punerea în aplicare a unui nou sistem contabil a avut consecințe negative asupra operațiunilor financiare din acest sector și, în unele cazuri, a făcut imposibilă respectarea termenelor. Având în vedere volumul mare de muncă, uneori a fost dificil să se indice data anticipată a plății atunci când beneficiarii au contactat Comisia. Cu toate acestea, beneficiarul Freundeskreis der Städte Königstein a fost informat la 20 decembrie 2004 că plata ar putea fi întârziată.

Comisia a declarat că a luat măsuri pentru a modifica situația și pentru a recupera întârzierile. Sectorul a fost aprovizionat temporar cu personal suplimentar. Au fost elaborate orientări pentru a permite solicitanților să respecte mai bine cerințele noului sistem contabil. În plus, Comisia lucra la posibilitățile de simplificare a procedurii de depunere a cererilor și la un site web pentru a îmbunătăți informațiile aflate la dispoziția solicitanților.

Comisia s-a referit, de asemenea, la înființarea Agenției Executive pentru Educație, Audiovizual și Cultură, care urma să preia administrarea operațională a programului de înfrățire între orașe la începutul anului 2006.

Comisia a concluzionat că aceste măsuri ar trebui să îmbunătățească în mod semnificativ situația. Aceasta a declarat că regretă întârzierea plăților sale și că a trimis deja o scrisoare de scuze reclamantului. Comisia a anexat prezenta scrisoare și dovada plăților.

După ce a primit avizul Comisiei și invitația Ombudsmanului de a formula observații, reclamantul a informat Ombudsmanul că nu dorește să formuleze observații și i-a mulțumit pentru activitatea sa. La 19 septembrie 2005, acesta a confirmat telefonic că apreciază că plângerea sa este soluționată.

DECIZIA

1.1 În plângerea sa adresată Ombudsmanului, depusă la 25 ianuarie 2005, reclamantul a susținut că Comisia nu a efectuat plăți către beneficiarii proiectelor de înfrățire a orașelor 04/1202 și 04/1552. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în mod regulat, Comisia nu a efectuat plăți într-un termen rezonabil către beneficiarii sași în cadrul proiectelor de înfrățire a orașelor.

Reclamantul a susținut că ar trebui să fie informat cu privire la momentul în care Comisia va efectua plățile către beneficiari și la măsurile pe care Comisia le va lua pentru a preveni întârzierile excesive ale plăților în viitor.

1.2 În avizul său, Comisia a explicat că (a) o creștere substanțială a numărului de proiecte selectate de Comisie ca urmare a unei creșteri bugetare de peste 40% pe o perioadă de patru ani; (b) cerințele noului Regulament financiar; și (c) punerea în aplicare a unui nou sistem contabil a avut consecințe negative asupra operațiunilor financiare din acest sector și a făcut imposibilă, în unele cazuri, respectarea termenelor. Având în vedere volumul mare de muncă, uneori a fost dificil să se indice data anticipată a plății atunci când beneficiarii au contactat Comisia.

Comisia a declarat că a luat măsuri pentru a modifica situația și pentru a recupera întârzierile. Sectorul a fost aprovizionat temporar cu personal suplimentar. Au fost elaborate orientări pentru a permite solicitanților să respecte mai bine cerințele noului sistem contabil. În plus, Comisia lucra la posibilitățile de simplificare a procedurii de depunere a cererilor și la un site web pentru a îmbunătăți informațiile aflate la dispoziția solicitanților.

Comisia s-a referit, de asemenea, la înființarea Agenției Executive pentru Educație, Audiovizual și Cultură, care urma să preia administrarea operațională a programului de înfrățire între orașe la începutul anului 2006.

Comisia a concluzionat că aceste măsuri ar trebui să îmbunătățească în mod semnificativ situația. Aceasta a declarat că regretă întârzierea plăților sale și că a trimis deja o scrisoare de scuze reclamantului.

1.3 La 7 iulie 2005, reclamantul a declarat prin e-mail că nu dorește să formuleze observații și a mulțumit Ombudsmanului pentru activitatea sa. La 19 septembrie 2005, acesta a informat Ombudsmanul că, în opinia sa, plângerea sa este soluționată.

Din avizul Comisiei și din observațiile reclamantului reiese că Comisia a luat măsuri pentru a soluționa problema și, prin urmare, l-a satisfăcut pe reclamant. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei Europene va fi informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS