Stimate domnule S.,
La 30 aprilie 1999, v-am informat cu privire la o anchetă din proprie inițiativă privind accesul public la documentele deținute de patru organisme, inclusiv Europol. La 15 iulie 1999, Europol mi-a transmis avizul său. La 24 septembrie 1999, am solicitat informații suplimentare, iar dumneavoastră ați răspuns la 24 noiembrie 1999. La 13 decembrie 1999, Ombudsmanul a adresat Europol proiecte de recomandări. La 7 martie 2000 ați trimis o scrisoare, la care am răspuns la 27 martie 2000. La 16 iunie 2000, v-am scris din nou și ați răspuns la 6 iulie 2000.
Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetei din proprie inițiativă referitoare la Europol.

Motivele cererii

În conformitate cu articolul 195 CE, Ombudsmanul European poate efectua anchete din proprie inițiativă cu privire la posibile cazuri de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor și organismelor comunitare.
În iunie 1996, Ombudsmanul a inițiat o anchetă din proprie inițiativă (616/PUBAC/F/IJH) privind accesul public la documentele deținute de instituții și organisme comunitare, altele decât Consiliul și Comisia, care adoptaseră deja propriile norme, accesibile publicului, care reglementează accesul public la documentele lor (1).
Ancheta a fost încheiată prin Decizia Ombudsmanului din 20 decembrie 1996. Aceasta a considerat că neadoptarea și nepunerea la dispoziția publicului a unor norme privind accesul public la documente ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă. Decizia a inclus următoarele proiecte de recomandări:

1 Instituțiile și organismele ar trebui să adopte norme privind accesul public la documente în termen de trei luni;

2 Normele ar trebui să se aplice tuturor documentelor care nu fac deja obiectul dispozițiilor legale existente care permit accesul sau care necesită confidențialitate;

3 Normele ar trebui să fie ușor accesibile publicului.

Avizele
detaliate pe care instituțiile și organele le-au transmis Ombudsmanului în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului au arătat că aproape toate au adoptat deja norme care reglementează accesul public la documentele lor.
La 15 decembrie 1997, Ombudsmanul a prezentat un raport special Parlamentului European, care a adoptat o rezoluție prin care îl felicita pe Ombudsman pentru inițiativă și pentru raportul special și saluta acțiunea în favoarea transparenței (2).
Ombudsmanul a luat cunoștință de patru organisme, inclusiv Oficiul European de Poliție (Europol), care au fost înființate sau care au devenit operaționale după închiderea anchetei sale din proprie inițiativă 616/PUBAC/F/IJH (3). În aprilie 1999, a început o nouă anchetă din proprie inițiativă privind accesul public la documentele deținute de aceste organisme.

INQUIRY

Prin scrisoarea din 30 aprilie 1999, Ombudsmanul a informat Europol cu privire la ancheta din proprie inițiativă și la dispozițiile articolului 41 din TUE, astfel cum a fost modificat prin Tratatul de la Amsterdam, conform căruia articolul 195 este unul dintre articolele din Tratatul CE care se aplică dispozițiilor referitoare la domeniile menționate în titlul VI din TUE (cooperarea polițienească și judiciară în materie penală).
Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la situația Europol în ceea ce privește accesul public la documente; în special dacă Europol dispune de norme în această privință și, în caz afirmativ, dacă normele sunt ușor accesibile publicului.
Avizul Europol,
semnat de directorul Europol, a informat Ombudsmanul cu privire la normele generale privind confidențialitatea informațiilor prelucrate de Europol, stabilite de Consiliu (4), acționând în temeiul articolului 31 alineatul (1) din Convenția Europol (5), și cu privire la Manualul de securitate, prevăzut la articolul 6 din normele generale menționate anterior, care a fost adoptat de Consiliul de administrație al Europol la 28 ianuarie 1999.
Avizul s-a referit, de asemenea, la dispozițiile Convenției Europol care conferă persoanelor fizice dreptul de acces la datele care le privesc stocate de Europol (6) și la eforturile depuse de Europol pentru a informa publicul cu privire la activitățile sale prin intermediul site-ului său internet.
Avizul și-a exprimat disponibilitatea de a lua în considerare posibilitatea ca Europol să adopte norme generale privind accesul public în viitorul apropiat și de a pune aceste norme la dispoziția publicului. Directorul declară că, pentru a realiza acest lucru, va discuta chestiunea cu Președinția Consiliului în vederea aducerii acestei chestiuni în atenția Consiliului de administrație al Europol. Acesta s-a angajat să informeze Ombudsmanul cu privire la progresele înregistrate înainte de sfârșitul anului 1999.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

După ce a analizat cu atenție avizul Europol, Ombudsmanul a adresat o nouă scrisoare directorului său la 24 septembrie 1999, salutând atitudinea pozitivă a Europol față de adoptarea normelor privind accesul public la documente.
Ombudsmanul a subliniat că, pentru orice administrație europeană modernă, este important să existe încrederea și sprijinul cetățenilor. Pentru Europol, o astfel de încredere este cu atât mai importantă în îndeplinirea misiunii sale de a aduce o contribuție semnificativă la acțiunile Uniunii Europene de asigurare a respectării legii împotriva criminalității organizate, cu un accent deosebit pe organizațiile criminale implicate. Prin urmare, este esențial ca, încă de la începutul activității sale, Europol să respecte pe deplin principiile bunei conduite administrative.
Ombudsmanul a remarcat că însăși natura activității poliției implică în mod necesar gestionarea informațiilor și a documentelor care, în interesul cetățenilor, trebuie tratate în mod confidențial. Totuși, acest fapt nu ar trebui să împiedice Europol să adopte norme privind accesul public la documente, adaptate la propria sa situație, așa cum au făcut alte instituții și organisme.
Ombudsmanul a considerat, de asemenea, că termenul propus de Europol pentru adoptarea normelor este rezonabil, ținând seama de faptul că acesta și-a început oficial activitățile abia la 1 iulie 1999 (7). Prin urmare, acesta a solicitat Europol să furnizeze cât mai curând posibil informații suplimentare cu privire la progresele înregistrate în direcția adoptării normelor înainte de sfârșitul anului 1999.
La 24 noiembrie 1999, Europol a informat Ombudsmanul că Consiliul său de administrație a convenit că ar trebui stabilite norme privind accesul public la documente. Consiliul de administrație a solicitat Europol să pregătească propuneri pe baza normelor deja stabilite de alte instituții ale Uniunii Europene, în special de Consiliu. De asemenea, s-a convenit că ar trebui să se acorde o atenție deosebită asigurării compatibilității normelor Europol cu normele altor instituții cărora le pot fi trimise documente ale Europol.

PROIECT DE RECOMANDĂRI

După o analiză atentă, Ombudsmanul a adresat Europol următoarele proiecte de recomandări la 13 decembrie 1999:

1 Europol ar trebui să adopte norme privind accesul public la documente în termen de trei luni. Normele s-ar putea baza pe cele deja adoptate de Consiliu, inclusiv pe excepțiile cuprinse în acestea.

2 Normele ar trebui să se aplice tuturor documentelor care nu fac deja obiectul dispozițiilor legale existente care permit accesul sau care necesită confidențialitate;

3 Normele ar trebui să fie ușor accesibile publicului.

Europol a fost invitat să trimită un aviz detaliat în termen de trei luni, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului.
La 7 martie 2000, directorul Europol a adresat o scrisoare Ombudsmanului, reafirmând angajamentul de a asigura adoptarea unor norme adecvate pentru Europol privind accesul public la documente. El a afirmat că, în acest sens, a acceptat pe deplin proiectele de recomandări. Cu toate acestea, el a afirmat, de asemenea, că nu poate garanta adoptarea normelor în termen de trei luni, deoarece Consiliul de administrație nu a putut ajunge la un acord în cadrul reuniunii sale din 22 februarie 2000 cu privire la proiectul de norme pe care Europol i l-a prezentat, necesitând astfel o analiză suplimentară a chestiunii înainte de a se putea lua o decizie finală.
Ca răspuns, Ombudsmanul a solicitat avizul detaliat al Europol până la 31 mai 2000. La 16 iunie 2000 a fost trimisă o scrisoare de atenționare către Europol, stabilindu-se un nou termen de 31 iulie 2000 și menționându-se faptul că, în cazul în care nu se primește niciun răspuns sau se primește un răspuns nesatisfăcător, va fi necesar ca Ombudsmanul să prezinte Parlamentului European un raport special cu privire la această chestiune, în conformitate cu articolul 3 alineatul (7) din Statutul Ombudsmanului.

AVIZUL DETALIAT AL EUROPOLULUI

Într-un aviz detaliat trimis la 6 iulie 2000, directorul Europol a informat Ombudsmanul că Consiliul de administrație al Europol dorește să reia discuțiile pe tema accesului public la documentele Europol de îndată ce discuțiile privind propunerile recente ale Comisiei vor conduce la noi reglementări concrete pentru alte organisme europene.
Pentru a aborda această chestiune între timp, Consiliul de administrație l-a autorizat pe directorul Europol să trateze cererile de acces public la documentele Europol prin aplicarea prin analogie a Deciziei 93/731 a Consiliului.
De asemenea, directorul a informat Ombudsmanul că a instruit personalul său să trateze orice cerere de acces public la documentele Europol în conformitate cu decizia și să o publice pe site-ul web al Europol la adresa http://www.europol.europa.eu, pentru a permite publicului să ia act de această politică.

DECIZIA

1 Adoptarea normelor privind accesul public la documente
1.1 Ombudsmanul a informat Europol cu privire la proiectele sale de recomandări, formulate în cadrul unei anchete anterioare din proprie inițiativă desfășurate în temeiul articolului 195 CE, conform cărora instituțiile și organismele comunitare ar trebui să adopte norme privind accesul public la documente, în termen de trei luni. De asemenea, Ombudsmanul a informat Europol cu privire la dispozițiile articolului 41 din TUE, astfel cum a fost modificat prin Tratatul de la Amsterdam, conform căruia articolul 195 este unul dintre articolele din Tratatul CE care se aplică dispozițiilor referitoare la domeniile menționate în titlul VI din TUE (cooperarea polițienească și judiciară în materie penală).
1.2 Europol a informat Ombudsmanul cu privire la normele existente care reglementează confidențialitatea informațiilor prelucrate de Europol și drepturile de acces ale persoanelor fizice la datele care le privesc stocate de Europol. Europol a acceptat, de asemenea, principiul adoptării și al punerii la dispoziția publicului cu ușurință a normelor care reglementează accesul public la documente. Se pare că Consiliul de administrație al Europol s-a exprimat în favoarea adoptării unor norme bazate pe cele adoptate de alte instituții ale Uniunii Europene, în special de Consiliu.
2 Calendarul pentru adoptarea normelor
2.1 În avizul său din 15 iulie 1999, s-a constatat că Europol avea în vedere adoptarea normelor privind accesul public la documente înainte de sfârșitul anului 1999. Cu toate acestea, informațiile suplimentare furnizate de Europol la 24 noiembrie 1999 nu conțineau un calendar precis pentru adoptarea normelor.
2.2 Principiile bunei administrări impun ca deciziile să fie luate într-un termen rezonabil. Prin urmare, pentru a evita întârzierile inutile, a părut oportun să se stabilească un calendar precis pentru adoptarea normelor.
3 Proiectul de recomandări și avizul detaliat
3.1 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul European a adresat Europol următoarele proiecte de recomandări:

1 Europol ar trebui să adopte norme privind accesul public la documente în termen de trei luni. Normele s-ar putea baza pe cele deja adoptate de Consiliu, inclusiv pe excepțiile cuprinse în acestea.

2 Normele ar trebui să se aplice tuturor documentelor care nu fac deja obiectul dispozițiilor legale existente care permit accesul sau care necesită confidențialitate;

3 Normele ar trebui să fie ușor accesibile publicului.

3.2 În avizul său detaliat, Europol a informat Ombudsmanul că Consiliul său de administrație dorește să reia discuțiile pe tema accesului public la documentele Europol de îndată ce discuțiile privind propunerile recente ale Comisiei vor conduce la noi reglementări concrete pentru alte organisme europene. Ca măsură provizorie, Europol va trata cererile de acces public la documentele Europol prin aplicarea prin analogie a Regulamentului 93/731 al Consiliului. Publicul va fi informat cu privire la acest lucru prin publicarea pe site-ul internet al Europol, la adresa http://www.europol.europa.eu.
3.3 Ombudsmanul consideră că avizul detaliat al Europol arată că acesta a acceptat proiectele de recomandări și a luat măsuri satisfăcătoare pentru a le pune în aplicare. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.
Cu stimă,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Codul de conduită comun al Consiliului și al Comisiei (JO 1993, L 340/41); Decizia 93/731 a Consiliului din 20 decembrie 1993 privind accesul public la documentele Consiliului (JO L 340/43); Decizia 94/90 a Comisiei din 8 februarie 1994 privind accesul public la documentele Comisiei (JO L 46, p. 58).

(2) JO 1998, C 292/170; A4-0265/98.

(3) Celelalte organisme vizate de OI/1/99/IJH sunt: Oficiul Comunitar pentru Soiuri de Plante Agenția Europeană pentru Sănătate și Securitate în Muncă Banca Centrală Europeană.

(4) Actul Consiliului din 3 noiembrie 1998 de adoptare a normelor privind confidențialitatea informațiilor Europol, 1999 JO C 26/10.

(5) 1995 JO C 316/1.

(6) Convenția Europol, articolul 19.

(7) Comunicare privind inițierea activităților Europol, 1999 JO L 185/1.