Strasbourg, 17 decembrie 2007

Stimate domnule S.,

La 28 aprilie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European privind respingerea de către Comisie a cererii dumneavoastră de confirmare a accesului la documente, din data de 20 aprilie 2004.

La 25 iunie 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene.

La 15 decembrie 2004, am solicitat Comisiei să prezinte un aviz suplimentar referitor la o afirmație pe care o respinsesem inițial, întrucât căile de atac interne nu fuseseră epuizate.

Comisia a trimis primul său aviz la 6 decembrie 2004, pe care vi l-am transmis împreună cu invitația de a formula observații. Ați prezentat observațiile dumneavoastră la 15 decembrie 2004.

Comisia a prezentat a doua serie de observații la 23 februarie 2005. V-am transmis aceste observații cu invitația de a face observații. Ați trimis un e-mail ca răspuns la 26 februarie 2005.

La 22 iunie 2005, v-am contactat pentru a obține clarificări cu privire la o problemă ridicată în plângerea dumneavoastră. Ați răspuns la 6 iulie 2005.

La 12 mai 2006, am prezentat Comisiei o propunere de soluție amiabilă.

Comisia a răspuns la 1 august 2006 și v-am transmis răspunsul său pentru observații. La 8 august 2006, am adresat Comisiei o nouă solicitare de informații.

La 21 noiembrie 2006, m-ați informat cu privire la dorința dumneavoastră de a obține medierea diferitelor litigii pe care le-ați avut cu Comisia. La 2 februarie 2007, am răspuns la scrisoarea dumneavoastră, informându-vă că nu îmi pot asuma rolul de mediator ca atare.

La 7 martie și 8 aprilie 2007, mi-ați trimis observațiile dumneavoastră cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea mea de soluție amiabilă.

Din cauza unor circumstanțe speciale legate de plângerile dumneavoastră actuale și de alte plângeri pe care le-ați depus, ancheta a fost întreruptă pentru perioada 14 mai-6 septembrie 2007.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Aș dori să îmi cer scuze pentru întârzierile care au avut loc, din partea noastră, în tratarea plângerii dumneavoastră.

Plângerea

Reclamantul este un funcționar al Comisiei care, în cadrul unei plângeri în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor, a solicitat accesul la documentele Comisiei. Plângerea sa în temeiul articolului 90 alineatul (2) se referea la o decizie a Comisiei de a nu-l promova, care a implicat mai multe servicii ale Comisiei pentru care reclamantul lucrase.

Prima cerere de acces la documente a reclamantului a fost depusă inițial la 9 ianuarie 2004 la Direcția Generală Întreprinderi și Industrie („DG ENTR”), Direcția Generală Personal și Administrație („DG ADMIN”), Eurostat (Oficiul de Statistică al Uniunii Europene) și OPOCE (Oficiul de Publicații al Uniunii Europene).

Cererea reclamantului a fost formulată după cum urmează: „ca urmare a reclamației [și anume, plângere internă] R/432/03 pentru a permite un control juridic eficace, va trebui ca [serviciile relevante ale Comisiei] să înmâneze un set complet de documente privind toate documentele emise de Comisie și/sau de serviciile acesteia (în special cele pentru care lucram: DG ENTR, OPOCE și ESTAT [Eurostat]) în acest context (și anume, CDR [sistemul de evaluare a dezvoltării carierei] & Promovare) pentru avocatul meu, aș dori să vă rog să-mi furnizați 2 astfel de seturi complete de documente [...]”.

OPOCE a informat reclamantul că a transmis chestiunea DG ADMIN. Eurostat l-a informat pe reclamant că nu consideră că tratarea cererii sale ține de competența sa. La scurt timp după aceea, reclamantul a primit un e-mail din partea DG ADMIN, la 12 ianuarie 2004, care conținea o trimitere la intranetul Comisiei, precum și o solicitare ca reclamantul să clarifice la ce documente intenționa să se refere.

La 19 ianuarie 2004, reclamantul a informat DG ADMIN că era pe deplin conștient de faptul că diferitele site-uri intranet conțineau informații referitoare la sistemul de evaluare a evoluției carierei și la promovare. Cu toate acestea, el a remarcat că avocatul său nu a avut acces la aceste site-uri și că el însuși nu a găsit posibilitatea de a obține o imagine de ansamblu cuprinzătoare a conținutului site-urilor. Reclamantul a remarcat, de asemenea, că intranetul conținea doar cele mai recente versiuni și, prin urmare, nu toate cele care existau de la începutul anului 2003. Reclamantul a considerat că acesta din urmă era relevant pentru cazul său.

Prin urmare, reclamantul a solicitat DG ADMIN să îi furnizeze toate versiunile tuturor materialelor disponibile și pertinente care erau relevante pentru sistemul de evaluare a evoluției carierei și pentru promovare. Acesta a afirmat că presupune că toate materialele vor fi disponibile în limba germană.

DG ENTR și DG ADMIN au răspuns la 5 și, respectiv, 12 februarie 2004. Acestea au direcționat reclamantul către site-urile intranet ale Comisiei și au respins accesul la o serie de documente specifice.

DG ENTR a refuzat accesul la:

1. procesul-verbal al unei reuniuni a Comitetului pentru egalitate (CDE) privind plângerea internă a reclamantului în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor (R/432/03);
2. proiecte de documente referitoare la decizia directorului general în calitate de evaluator de apel („Berufungsbeurteilender”);
3. proiecte de documente referitoare la acordarea punctelor prioritare („Vergabeverfahren von Prioritätspunkten”).

DG ADMIN a refuzat accesul la:

1. o declarație din partea OPOCE referitoare la evaluarea reclamantului;
2. o declarație din partea DG ENTR referitoare la plângerea internă a reclamantului R/432/03;
3. un proiect de decizie privind plângerea internă a reclamantului menționată la punctul 2 de mai sus;
4. un aviz juridic al Serviciului juridic al Comisiei cu privire la proiectul de decizie menționat la punctul 3 de mai sus.

În scrisorile primite de la DG ENTR și DG ADMIN, reclamantul a fost informat că poate adresa o cerere de confirmare Secretarului General al Comisiei, în conformitate cu articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (1) ("Regulamentul 1049/2001").

La 21 februarie 2004, reclamantul a depus o cerere de confirmare la Secretarul General al Comisiei. Acesta a susținut că refuzul accesului la documentele specifice menționate mai sus este nejustificat și a criticat faptul că a fost direcționat către site-urile de intranet ale Comisiei. În ceea ce privește acesta din urmă, reclamantul a susținut, pe scurt, că site-urile de intranet constituie o sursă inadecvată de documente relevante, deoarece (i) calitatea site-urilor de intranet a fost slabă și utilizarea lor a durat foarte mult timp; (ii) versiunea specială a documentelor în cauză era fie dificil de accesat, fie imposibil de accesat; și (iii) nu toate documentele erau în limba germană. Reclamantul a afirmat că acest acces necorespunzător la documentele relevante a însemnat efectiv o lipsă de „egalitate a armelor” în litigiul său cu Comisia privind ocuparea forței de muncă, deoarece nu ar avea acces la aceleași informații relevante ca serviciile Comisiei. În plus, reclamantul a sugerat că Comisia nu și-a respectat obligația de solicitudine („Fürsorgepflicht”).

Prin scrisoarea din 20 aprilie 2004, Secretariatul General al Comisiei a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului. În răspunsul său, Comisia a abordat mai întâi afirmația reclamantului potrivit căreia nu și-a respectat obligația de solicitudine. Comisia l-a informat pe reclamant că cererea sa de confirmare a fost depusă în temeiul Regulamentului 1049/2001. Întrucât „obligația de a ține seama de interesele funcționarului” nu era relevantă pentru aplicarea regulamentului respectiv, Comisia a refuzat să abordeze această chestiune în răspunsul său și a recomandat reclamantului să utilizeze căile alternative de atac relevante.

Comisia a respins cererea de confirmare a reclamantului în temeiul Regulamentului 1049/2001 după cum urmează.

Documente disponibile pe intranet

Comunicările administrative referitoare la noul sistem de evaluare și de promovare au fost aduse la cunoștința tuturor funcționarilor. Directorul general al DG ADMIN a furnizat adresa de intranet relevantă. Prin urmare, acesta și-a îndeplinit obligația care îi revenea în temeiul articolului 10 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001 (2). În ceea ce privește limba documentului, Regulamentul nr. 1049/2001 nu conținea nicio dispoziție potrivit căreia instituția în cauză trebuie să furnizeze traduceri ale documentelor solicitate.

Versiuni mai vechi ale documentelor disponibile pe intranet

Documentele de pe intranet sunt actualizate frecvent. Ar fi imposibil din punct de vedere tehnic să se ofere acces la toate versiunile. DG ADMIN ar putea acorda acces la versiunile anterioare ale documentelor. Pentru a permite identificarea acestora, reclamantul ar putea depune o nouă cerere, specificând exact documentele pe care le dorea.

Documente specifice la care s-a refuzat accesul (3)

Accesul la documente a trebuit să fie refuzat deoarece se refereau la chestiuni legate de personal. Divulgarea ar implica o încălcare a articolului 4 alineatul (1) litera (b) privind protecția datelor cu caracter personal (4) (și anume, datele reclamantului însuși); articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf privind procesul decizional al Comisiei (5); și articolul 4 alineatul (2) privind consultanța juridică (6). Comisia a susținut, în special, că divulgarea ar afecta grav procesul decizional al Comisiei în materie de personal și ar priva autoritatea împuternicită să facă numiri de posibilitatea de a obține avize ale experților emise în deplină independență de către serviciul său juridic. În plus, divulgarea parțială, în conformitate cu articolul 4 alineatul (6) din Regulamentul 1049/2001(7), nu a putut fi efectuată, întrucât întregul conținut al documentelor viza pregătirea deciziilor în materie de personal. În plus, niciun „interes public superior” nu ar putea conduce la divulgare în conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din regulament.

În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul și-a reiterat opinia potrivit căreia răspunsul Comisiei la cererea sa de documente constituie o încălcare a obligației Comisiei de a avea în vedere interesele sale în calitate de funcționar. El a susținut, în special, că această obligație a fost încălcată deoarece nu toate documentele relevante erau în limba germană, limba sa maternă. Acesta a făcut referire la o decizie a Tribunalului de Primă Instanță în această privință (8).

În ceea ce privește documentele specifice la care Comisia a refuzat accesul, reclamantul a formulat două seturi de observații: (i) în ceea ce privește referirea Comisiei la protecția datelor, acesta a susținut că nu scopul dreptului la protecția datelor este ca el, reclamantul, să fie protejat împotriva divulgării datelor sale cu caracter personal către el însuși; (ii) în ceea ce privește trimiterea Comisiei la procesul său decizional și la consultanța juridică, reclamantul a remarcat că documentele în cauză se refereau la deliberări finalizate și că, prin urmare, aceste deliberări nu mai puteau fi influențate de divulgarea documentelor în cauză.

Reclamantul a făcut, pe scurt, următoarele afirmații:

1. Neacordarea de către Comisie a accesului la documentele solicitate a fost contrară Regulamentului 1049/2001.
2. A existat o întârziere nejustificată în prelucrarea cererii sale de confirmare.
3. Comisia nu și-a respectat „obligația de a respecta interesele funcționarului” („Fürsorgepflicht”).

Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să adopte o nouă decizie cu privire la cererea sa de acces și a solicitat o listă completă a tuturor documentelor la care Comisia ar fi de acord să îi acorde acces.

La 25 iunie 2004, Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la prima și la a doua acuzație, precum și cu privire la plângere. A treia afirmație era inadmisibilă în temeiul articolului 2 alineatul (8) din Statutul Ombudsmanului (9), întrucât nu părea să fi făcut obiectul unei plângeri interne.

La 12 decembrie 2004, reclamantul a informat Ombudsmanul că a epuizat căile de atac interne în ceea ce privește a treia afirmație conform căreia Comisia și-a încălcat obligația de solicitudine („Fürsorgepflicht”). Acesta a anexat o copie a deciziei Comisiei privind o reclamație pe care a formulat-o în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor (R/596/2004). În decizia sa, Comisia a concluzionat că plângerea reclamantului întemeiată pe articolul 90 alineatul (2) este inadmisibilă. Aceasta a considerat că litigiul privea numai dreptul de acces public la documente și că, prin urmare, nu privea normele referitoare la raportul specific dintre administrație și personalul său. Căile de atac relevante au fost, în opinia Comisiei, o plângere adresată fie Tribunalului de Primă Instanță, fie Ombudsmanului.

În scrisoarea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a solicitat Ombudsmanului să reexamineze cea de a treia afirmație.

La 15 decembrie 2004, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la afirmația reclamantului potrivit căreia refuzul Comisiei de a acorda acces la documente constituie, de asemenea, o încălcare a obligației sale de solicitudine.

INQUIRY

Avizul Comisiei

Comisia a prezentat pe scurt următoarele observații.

Contextul

Reclamantul a depus cererea de confirmare la 21 februarie 2004. E-mailul a fost înregistrat în unitatea administrativă responsabilă cu tratarea cererilor de confirmare la 2 martie 2004. Termenul de răspuns la cererea de confirmare a reclamantului a expirat la 23 martie 2004. Reclamantul a fost informat în aceeași zi că este necesară o prelungire a termenului pentru a trata cererea sa. Răspunsul a fost trimis la 20 aprilie 2004, și anume la șapte zile de la expirarea termenului prelungit. Această întârziere a fost explicată prin necesitatea consultării interservicii, precum și prin necesitatea de a traduce răspunsul pentru reclamant.

Plângerea
A - Documente generale disponibile pe intranetul Comisiei

Documentele administrative care explică noul sistem de evaluare a evoluției carierei și stabilesc procedurile de punere în aplicare a acestuia au fost publicate pe intranetul Comisiei și sunt disponibile tuturor membrilor personalului. Comisia a furnizat reclamantului adresele de pe intranet, de unde puteau fi obținute documentele. Acest lucru a fost în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 (10).

Site-urile intranet ale Comisiei conțineau toate documentele relevante referitoare atât la sistemul de evaluare a evoluției carierei, cât și la procedura de promovare și prezentau, de asemenea, normele anterioare aplicate exercițiului de tranziție la sistemul de evaluare a evoluției carierei. Acestea conțineau, de asemenea, informații detaliate suplimentare privind sistemul de evaluare a evoluției carierei, inclusiv ghidul administrativ privind evaluarea și promovarea.

Toate aceste documente au fost disponibile de la lansarea primului exercițiu de tranziție în 2003, în timp ce noile dispoziții generale de punere în aplicare privind procedurile de evaluare și promovare au fost postate pe intranetul Comisiei în martie 2004.

B - Documente disponibile pe intraneturile locale

Intraneturile atât ale Eurostat, cât și ale DG ENTR sunt accesibile tuturor membrilor personalului Comisiei. Au fost puse la dispoziția întregului personal al Comisiei următoarele informații specifice suplimentare: (i) vademecumul Eurostat privind standardele de performanță (perioada de referință 1 iulie 2001-31 decembrie 2002); (ii) vademecumul Eurostat privind standardele de performanță (perioada de referință 1 ianuarie 2003-31 decembrie 2003); (iii) "attribution des points de priorité - lignes directives 2003" și "attribution de points de priorité - lignes directrices 2004". Sursele acestor documente conțineau, de asemenea, mai multe informații tehnice și linkuri către paginile relevante ale Comisiei sau ale DG ADMIN. Intranetul DG ENTR a fost accesibil întregului personal al Comisiei [linkurile relevante au fost furnizate de Comisie]. Acesta conținea, de asemenea, un document privind criteriile de alocare a punctelor prioritare.

C - Disponibilitatea documentelor în limba germană

Toate versiunile diferite ale dispozițiilor generale de punere în aplicare au fost traduse în limba germană.

D - Versiuni "istorice" ale documentelor

Nu au fost arhivate versiuni mai vechi ale paginilor de intranet.

E - Documente specifice privind evaluarea evoluției carierei reclamantului

Reclamantul a utilizat toate căile de atac împotriva raportului inițial privind evoluția carierei și a avut acces la toate etapele procedurii de evaluare a evoluției carierei prin intermediul sistemului electronic de informare a personalului SYSPER2. Acest sistem a acordat fiecărui membru al personalului acces la datele sale individuale.

Singurul document care nu a fost accesibil prin intermediul SYSPER2 a fost consultarea serviciului anterior al reclamantului, OPOCE. Prin urmare, documentul pe suport de hârtie a fost copiat în dosarul său personal.

F - Documente referitoare la soluționarea reclamației în temeiul articolului 90 alineatul (2) din statut (R432/03)

Reclamantul a depus o plângere în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor la 31 iulie 2003. Autoritatea împuternicită să facă numiri a adoptat o decizie detaliată la 24 noiembrie 2003, pe care reclamantul a primit-o la 2 decembrie 2003.

G - Documente care nu au fost divulgate reclamantului

Comisia a făcut trimitere la documentele prezentate la pagina 2 din prezenta decizie, a reiterat motivele refuzului său, care au fost menționate în răspunsul său la cererea de confirmare a reclamantului, și a adăugat următoarele. În calitate de persoană vizată, reclamantul avea drept de acces la informațiile privind prelucrarea datelor sale cu caracter personal de către Comisie, în conformitate cu articolul 13 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (11). Aceasta a vizat în special „comunicarea în formă inteligibilă a datelor care fac obiectul prelucrării și a oricăror informații disponibile cu privire la sursa acestora”. Cu toate acestea, dreptul de acces la propriile date cu caracter personal nu a condus în mod necesar la un drept de acces la documente specifice care conțin date cu caracter personal, care ar putea intra sub incidența unor norme specifice de confidențialitate sau a unei excepții în temeiul Regulamentului 1049/2001.

H - Cu privire la pretinsa încălcare a obligației de solicitudine

„Datoria de solicitudine” reflectă raportul dintre administrație și agenții săi în materie de drepturi și obligații. În cazul de față, reclamantul a fost direcționat către site-urile de intranet relevante. Având în vedere cererea de informații foarte cuprinzătoare a reclamantului („toate materialele disponibile și relevante relevante pentru sistemul de evaluare a evoluției carierei și pentru promovare în toate versiunile”), răspunsul Comisiei (elaborat în temeiul Regulamentului 1049/2001) nu ar fi putut fi mai concret. Era rezonabil să se aștepte din partea funcționarilor ca aceștia să acceseze ei înșiși site-urile intranet ale Comisiei.

Observațiile reclamantului
Primul set de observații ale reclamantului

În observațiile sale cu privire la avizul Comisiei, reclamantul și-a menținut afirmațiile. El a făcut, pe scurt, următoarele comentarii.

În ceea ce privește afirmațiile sale, reclamantul a recunoscut că a avut acces la site-urile de intranet menționate de Comisie și că dispozițiile generale de punere în aplicare existau în limba germană. El a remarcat, de asemenea, că trimiterea Comisiei la documentele referitoare la DG ENTR și Eurostat a reprezentat un „progres clar” în comparație cu răspunsurile sale anterioare. Cu toate acestea, reclamantul a remarcat, de asemenea, că este bolnav și că boala sa l-a împiedicat să aibă acces deplin la toate documentele. De asemenea, acesta a susținut că serviciile Comisiei se aflau în posesia unui număr mult mai mare de documente relevante decât el însuși și că, prin urmare, poziția sa în ceea ce privește plângerea sa internă a fost în mod clar inegală.

În ceea ce privește afirmația sa privind întârzierea în tratarea de către Comisie a cererii sale de confirmare, reclamantul a afirmat că Comisia a încălcat Regulamentul 1049/2001 prin contabilizarea termenului de 15 zile de la data înregistrării, 2 martie 2004. Acesta a arătat că a transmis cererea sa de confirmare sâmbătă, 21 februarie 2004, și că, prin urmare, ar fi trebuit să se considere că aceasta a ajuns la Comisie în prima zi lucrătoare ulterioară, și anume 23 februarie 2004. Comisia a fost apoi obligată, în conformitate cu articolul 8 din regulament, să trateze cererea cu promptitudine și ar fi trebuit să o înregistreze în mod oficial cel târziu la 25 februarie 2004. Prin urmare, Comisia nu a înregistrat în mod oficial cererea decât la 2 martie 2004. În plus, acest lucru a însemnat că și comunicarea prin care Comisia a prelungit termenul a fost făcută prea târziu (la 23 martie 2004, adică după termenul de 15 zile prevăzut la articolul 8 din Regulamentul 1049/2001). Reclamantul a afirmat, de asemenea, că Comisia nu a furnizat motive valabile pentru prelungirea termenului.

În ceea ce privește documentele specifice la care reclamantului i s-a refuzat accesul, reclamantul a făcut trimitere la observațiile sale anterioare și la argumentele cuprinse în acestea.

Al doilea set de observații ale reclamantului

Având în vedere avizul Comisiei și observațiile reclamantului, Ombudsmanul a concluzionat că ar fi oportun ca reclamantul să fie invitat să prezinte observații specifice cu privire la opinia Comisiei potrivit căreia accesul la documentele care conțin propriile sale date nu ar putea fi divulgat. Prin urmare, la 22 iunie 2005, Ombudsmanul a invitat reclamantul să își prezinte observațiile, care au răspuns la 6 iulie 2005.

În răspunsul său, reclamantul a susținut, pe scurt, că Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 nu poate fi interpretat în sensul că divulgarea unui document în temeiul regulamentului respectiv a avut ca rezultat, în toate cazurile, accesul publicului la documentul în cauză.

În plus, reclamantul a afirmat că „[p]entru a fi util, acord prin prezenta, în calitatea mea de persoană autorizată pentru propriile mele date, consimțământul de a transmite și terților documentele vizate de [prezenta anchetă], în cazul în care numai acest lucru poate face posibilă divulgarea documentelor către mine însumi”.

Efortul ombudsmanului de a obține o soluție prietenoasă

După o analiză atentă a avizelor și observațiilor, Ombudsmanul nu a fost mulțumit de faptul că Comisia a răspuns în mod adecvat la prima și la a doua afirmație a reclamantului și la afirmațiile conexe. Prin urmare, pe baza unei analize motivate a aspectelor relevante, acesta a propus Comisiei o soluție amiabilă, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului (12). Mai precis, Ombudsmanul a sugerat Comisiei (1) că ar putea să își reconsidere refuzul de a acorda acces la documentele specifice în cauză și, prin urmare, să acorde acces la documentele respective, cu excepția cazului în care invocă, în temeiul Regulamentului 1049/2001, motive valabile și adecvate pentru a nu face acest lucru; și (2) a putut recunoaște că întârzierea sa în tratarea cererii de confirmare a reclamantului nu a fost justificată în mod corespunzător. Ombudsmanul a subliniat că, în conformitate cu articolul 6 din dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului (13), propunerea de soluție amiabilă nu se referă la a treia afirmație a reclamantului (presupusa nerespectare de către Comisie a „obligației de a respecta interesele funcționarului”), ci că evaluarea Ombudsmanului cu privire la această afirmație va fi prezentată în decizia finală de închidere a prezentei anchete.

La 1 august 2006, Comisia a trimis răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului. În ceea ce privește punctul 1 din propunerea Ombudsmanului, acesta a concluzionat că articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 se aplică tuturor documentelor specifice vizate de prezenta propunere. În ceea ce privește punctul 2 din propunere, acesta a recunoscut că nu a respectat pe deplin termenele relevante și a formulat observații cu privire la motivele nerespectării. În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei, reclamantul a indicat că nu este mulțumit de acest răspuns și și-a menținut afirmațiile.

DECIZIA

1 Afirmația potrivit căreia refuzul Comisiei de a acorda acces la documentele solicitate de reclamant a fost contrar Regulamentului 1049/2001

1.1 Afirmația reclamantului se referă, în esență, la două categorii de documente: (i) anumite documente specifice referitoare la plângerea internă depusă de reclamant în temeiul articolului 90 alineatul (2) (R/432/03)(14); și (ii) „toate documentele” cu caracter general emise de Comisie și/sau de serviciile sale în legătură cu noul sistem al Comisiei de evaluare a evoluției carierei.

1.2 În ceea ce privește a doua categorie de documente solicitate de reclamant, Ombudsmanul reamintește următoarele observații pe care le-a făcut în propunerea sa de soluție amiabilă. Cererea de documente relevantă a reclamantului a fost formulată în termeni generali, iar reclamantul a fost de fapt invitat, prin e-mailul trimis de DG ADMIN la 12 ianuarie 2004, să își clarifice cererea. Prin urmare, Comisia și-a respectat obligația care îi revenea în temeiul articolului 6 alineatul (2) punctul 15 din Regulamentul nr. 1049/2001. În plus, prin furnizarea de informații detaliate reclamantului pe site-urile sale de intranet, Comisia pare să își fi îndeplinit obligația de a acorda acces la documentele solicitate, în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) punctul 16 și cu articolul 12 alineatul (1) punctul 17 din Regulamentul 1049/2001. În plus, Regulamentul 1049/2001 nu obligă instituția în cauză să furnizeze traduceri ale documentelor sau să creeze liste de documente având în vedere conținutul unei anumite cereri de acces la documente. În ceea ce privește observația reclamantului potrivit căreia accesul său la documente prin intermediul diferitelor surse electronice menționate de Comisie a fost îngreunat din cauza bolii, nu este clar dacă reclamantul a contactat Comisia în mod corespunzător pentru a obține un răspuns oficial cu privire la această chestiune și nici nu a furnizat informații specifice în această privință în cursul prezentei anchete. Având în vedere cele de mai sus, răspunsul Comisiei la cererea reclamantului privind „toate documentele” cu caracter general emise de ea însăși și/sau de serviciile sale în legătură cu noul sistem al Comisiei de evaluare a evoluției carierei nu a implicat o încălcare a Regulamentului 1049/2001 și, prin urmare, nu s-a constatat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește acest aspect al cazului.

1.3 În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, reclamantul a afirmat că această propunere nu acoperă toate documentele la care dorește să aibă acces. Acesta a făcut referire la orientările pentru evaluările personalului din fiecare direcție generală (care nu erau toate disponibile pe site-urile web la care Comisia i-a făcut trimitere) și la toate versiunile care au existat vreodată ale grilelor de evaluare, în legătură cu care Comisia a făcut referire la dificultăți tehnice și a solicitat reclamantului informații mai precise. În mod similar, Ombudsmanul ia act de faptul că propunerea sa de soluție amiabilă nu a acoperit aceste documente din motivele indicate la punctul 1.2 de mai sus.

1.4 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că afirmația reclamantului cu privire la cererea sa de acces la toate documentele cu caracter general emise de Comisie și/sau de serviciile acesteia în legătură cu noul sistem al Comisiei de evaluare a evoluției carierei nu a fost justificată.

1.5 În ceea ce privește prima categorie de documente referitoare la afirmațiile reclamantului, Comisia a invocat excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (b), la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță și la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001.

Cu privire la excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001

1.6 Comisia a aplicat excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (1) litera (b), referitoare la protecția vieții private a unei persoane, pentru motivul că documentele în litigiu conțineau date cu caracter personal ale autorului plângerii. În propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul (a) a luat act de dispozițiile relevante din Regulamentul 45/2001, în special de cea de la articolul 5 litera (d) privind prelucrarea legală de către instituții a datelor cu caracter personal pe baza consimțământului neechivoc relevant al persoanei vizate; și (b) a informat Comisia cu privire la consimțământul reclamantului acordat în scrisoarea sa adresată Ombudsmanului din 6 iulie 2005. Ombudsmanul a afirmat că, în aceste circumstanțe, ar putea fi considerat un caz de administrare defectuoasă invocarea protecției datelor cu caracter personal ca motiv pentru refuzul de a acorda reclamantului acces la documentele solicitate care sunt reținute de Comisie.

În scrisoarea sa din 6 iulie 2005, menționată mai sus, reclamantul, un avocat, a explicat mai întâi de ce nu este de acord, în general, cu opinia menționată mai sus a Comisiei potrivit căreia protecția datelor cu caracter personal împiedică divulgarea, în temeiul Regulamentului 1049/2001, a documentelor care conțin datele cu caracter personal ale unui solicitant și a afirmat că:

„[î]n scopul de a fi de ajutor, acord prin prezenta, în calitatea mea de persoană vizată autorizată, consimțământul de a transmite, de asemenea, terților documentele aflate în litigiu, în cazul în care numai acest lucru poate face posibilă divulgarea documentelor către mine însumi.”

Comisia ,, în răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, a remarcat că o persoană vizată „poate consimți la prelucrare (în cazul de față la divulgare) în temeiul articolului 5 litera (d) din Regulamentul 45/2001”, dar că

„Comisia [...] consideră că nu s-a dat niciodată un astfel de consimțământ. Chiar dacă scrisoarea reclamantului din 6 iulie 2005 ar fi interpretată ca implicând consimțământul, acest lucru nu ar fi suficient, deoarece, în conformitate cu articolul 5 litera (d), datele cu caracter personal pot fi prelucrate numai dacă persoana vizată și-a dat consimțământul fără echivoc - în timp ce scrisoarea reclamantului nu menționează deloc Regulamentul 45/2001. În plus, scrisoarea nu identifică documentul căruia i se aplică argumentele reclamantului.”

1.7 Ombudsmanul consideră că interpretarea de către Comisie a declarației menționate mai sus a reclamantului nu este rezonabilă. În primul rând, ar fi trebuit să fie clar pentru Comisie că declarația reclamantului se referea în mod clar la documentele specifice la care Comisia îi refuzase accesul, în temeiul articolului 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul nr. 1049/2001. În ceea ce privește opinia Comisiei potrivit căreia declarația reclamantului menționată mai sus nu constituie un consimțământ „neechivoc”, deoarece nu face trimitere la Regulamentul 45/2001, Ombudsmanul observă că, pentru ca un consimțământ să fie lipsit de ambiguitate, în sensul articolului 5 litera (d) din Regulamentul 45/2001, nu este necesar ca acesta să fie însoțit de o trimitere la această dispoziție sau chiar la prezentul regulament. În plus, declarația reclamantului a fost suficient de clară, și-a exprimat în mod explicit consimțământul pentru comunicarea documentelor în cauză către persoane terțe și a fost dată tocmai ca răspuns la argumentul Comisiei potrivit căruia acordarea accesului public la aceste documente ar submina protecția vieții private a reclamantului, în special în conformitate cu Regulamentul 45/2001.

1.8 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că, indiferent dacă administrația poate aplica excepția de la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 în ceea ce privește documentele care conțin propriile date cu caracter personal ale solicitantului, invocarea în continuare de către Comisie a acestei excepții în cazul de față, chiar și după ce scrisoarea reclamantului din 6 iulie 2005 i-a fost comunicată, nu este legală. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Cu privire la excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță din Regulamentul 1049/2001

1.9 De asemenea, Comisia a făcut trimitere la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță în ceea ce privește proiectul de decizie privind plângerea reclamantului întemeiată pe articolul 90 alineatul (2) și avizul relevant al Serviciului său juridic. În temeiul acestei dispoziții, instituțiile refuză accesul la un document „în cazul în care divulgarea ar submina protecția procedurilor judiciare și a consultanței juridice”, cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea.

1.10 Este cert că examinarea necesară în vederea soluționării unei cereri de acces la documente trebuie să aibă un caracter specific. Astfel, pe de o parte, simplul fapt că un document privește un interes protejat de o excepție nu poate justifica aplicarea acesteia. O astfel de aplicare nu poate, în principiu, să fie justificată decât dacă instituția a apreciat în prealabil, pe de o parte, dacă accesul la document ar aduce atingere în mod concret și efectiv interesului protejat și, pe de altă parte, în împrejurările prevăzute la articolul 4 alineatele (2) și (3) din Regulamentul nr. 1049/2001, dacă nu exista un interes public superior care să justifice divulgarea. În plus, riscul unei atingeri aduse unui interes protejat trebuie să fie previzibil în mod rezonabil, iar nu pur ipotetic. În consecință, examinarea pe care instituția trebuie să o efectueze pentru a aplica o excepție trebuie efectuată în mod concret și trebuie să reiasă din motivarea deciziei(18). O apreciere a documentelor în funcție de categorii, iar nu pe baza informațiilor concrete conținute în aceste documente, este, în principiu, insuficientă, întrucât examinarea impusă unei instituții trebuie să îi permită acesteia să aprecieze în mod concret dacă o excepție invocată se aplică efectiv tuturor informațiilor conținute în documentele respective(19).

Având în vedere cele de mai sus, faptul că un document solicitat este un aviz juridic sau se referă la elemente ale unui aviz juridic nu poate justifica, în sine, aplicarea excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță (20).

În plus, excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 trebuie interpretate și aplicate în mod strict(21).

1.11 În speță, inițial, Comisia s-a limitat să afirme, în susținerea aplicării excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (2) al doilea paragraf, că "[d]izolarea avizului Serviciului juridic ar pune în pericol independența consultanței juridice acordate în materie de personal. Aceasta ar priva autoritatea împuternicită să facă numiri de posibilitatea de a obține avize ale experților emise în deplină independență de către Serviciul juridic”. În propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a acceptat că independența avizului Serviciului juridic al Comisiei poate constitui, în anumite cazuri, un interes care trebuie protejat (22). Cu toate acestea, Comisia nu a explicat modul în care, în circumstanțele cazului de față, divulgarea avizului juridic în cauză, care se referea la un proiect de decizie privind plângerea reclamantului întemeiată pe articolul 90 alineatul (2), ar pune în pericol independența acestui aviz. Având în vedere principiile menționate la punctul 1.10 de mai sus, Ombudsmanul a considerat, prin urmare, că explicația de mai sus a Comisiei este inadecvată.

1.12 În partea relevantă a răspunsului său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, Comisia a remarcat, în primul rând, că, în pofida faptului că motivarea cuprinsă în decizia contestată a fost exprimată în termeni generali, refuzul său de a acorda accesul s-a bazat pe o evaluare concretă a conținutului documentului în cauză. Pe baza acestei evaluări și după reexaminare, Comisia a susținut că documentul în cauză intră sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță din Regulamentul 1049/2001. Acesta conține avizul Serviciului Juridic cu privire la proiectul de decizie de respingere a plângerii reclamantului R/432/03. Comisia nu ar putea face referire mai în detaliu la conținut, deoarece acest lucru ar priva excepția de însuși scopul său. Divulgarea avizului juridic ar aduce atingere protecției consultanței juridice, astfel cum este definită în jurisprudența instanțelor comunitare: pentru a garanta că aceste avize sunt emise în deplină independență și obiectivitate, este esențial să se păstreze confidențialitatea acestora. Acest lucru este valabil în special într-un domeniu la fel de sensibil ca evaluarea anuală a funcționarilor în raportul lor privind evoluția carierei.

Comisia a observat, de asemenea, că, în cazurile legate de personal, membrii Serviciului său juridic sunt invitați să evalueze meritele concurente ale acuzațiilor adesea emoționale și sensibile formulate de și împotriva membrilor personalului și a ierarhiei instituționale a acestora. Serviciul juridic are rolul de a consilia autoritatea împuternicită să facă numiri, nu reclamantul, și, pentru a îndeplini acest rol în mod corespunzător, este esențial ca acesta să poată oferi consiliere în mod sincer, fără riscul ca membrii individuali ai Serviciului juridic să fie implicați într-un conflict direct și, eventual, personal cu un reclamant.

În ceea ce privește proiectul de decizie a autorității împuternicite să facă numiri, Comisia a afirmat că acest proiect, în comparație cu decizia finală, reflectă discuțiile și deliberările interne, inclusiv contribuțiile Serviciului juridic, care, astfel cum s-a explicat mai sus, necesită o dezbatere internă deschisă și liberă pentru a asigura calitatea deciziei la care s-a ajuns. Prin urmare, prezentul proiect intră, de asemenea, sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001.

În cele din urmă, Comisia a considerat că nu există un interes public superior care să justifice divulgarea.

În această privință, reclamantul a observat că abordarea Comisiei a presupus, în esență, că toate avizele juridice vor fi întotdeauna acoperite de excepțiile în cauză, ceea ce nu a fost intenția legiuitorului comunitar de a adopta Regulamentul 1049/2001. Reclamantul a considerat, de asemenea, că este nejustificat ca Comisia să nu fi acordat acces parțial la documentele în cauză.

1.13 Ombudsmanul observă că, în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, Comisia a încercat să remedieze deficiențele din motivarea refuzului contestat (a se vedea punctul 1.11 de mai sus) și să demonstreze, într-un mod convingător, că excepția privind "consultanța juridică" în ceea ce privește accesul era, într-adevăr, aplicabilă. Prin urmare, trebuie să se examineze dacă acest lucru a fost demonstrat în mod adecvat.

1.14 Cu titlu introductiv, se poate observa că legiuitorul comunitar nu a tratat documentele care conțin consultanță juridică, cum ar fi avizul Serviciului juridic al Comisiei în cauză, în același mod ca alte documente care conțin "avize pentru uz intern ca parte a deliberărilor" din cadrul unei instituții. În timp ce ultima categorie de documente este vizată de excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001, care acoperă atât procesele decizionale în curs, cât și pe cele finalizate, prima categorie este vizată în mod specific de excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță din prezentul regulament. În temeiul articolului 4 alineatul (3), accesul poate fi refuzat în cazul în care divulgarea ar submina grav procesul decizional al instituției, în timp ce, în temeiul articolului 4 alineatul (2) a doua liniuță, accesul poate fi refuzat în cazul în care divulgarea ar submina (pur și simplu, nu neapărat „grav”) protecția consultanței juridice. Această din urmă dispoziție implică faptul că documentele care conțin avize juridice emise în favoarea unei instituții pot beneficia de protecție(23). Această protecție nu este limitată în timp de Regulamentul 1049/2001. De asemenea, ținând seama de excepția de la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf, se pare că aceasta poate intra în vigoare chiar și după finalizarea procesului decizional relevant al instituției, ca în cazul de față.

1.15 În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, Comisia a remarcat că nu se poate referi mai detaliat la conținutul avizului Serviciului său juridic, deoarece acest lucru ar priva excepția invocată de însuși scopul său. În continuare, aceasta a prezentat următoarele argumente generale: (a) pentru a garanta că avizele juridice îi sunt transmise în deplină independență și obiectivitate, este esențial să se păstreze confidențialitatea acestora (24); (b) acest lucru este valabil în special într-un domeniu la fel de sensibil ca evaluarea anuală a funcționarilor în raportul lor privind evoluția carierei; (c) în cazurile legate de personal, Serviciul juridic are rolul de a consilia autoritatea împuternicită să facă numiri, nu funcționarul (funcționarii) care depune (depun) plângere împotriva administrației; (d) pentru a îndeplini acest rol în mod corespunzător, este esențial ca acesta să poată oferi consiliere în mod sincer, fără riscul ca membrii individuali ai Serviciului juridic să fie atrași într-un conflict direct și, eventual, personal cu un reclamant (25).

În ceea ce privește afirmațiile de mai sus ale Comisiei, Ombudsmanul reamintește că natura generală a motivării pe care se întemeiază un refuz al accesului, precum și concizia sau caracterul său formulat pot indica lipsa unei examinări concrete numai în cazul în care este posibil în mod obiectiv să se prezinte motivele care justifică refuzul accesului la fiecare document, fără a divulga conținutul documentului sau un aspect esențial al acestuia și, prin urmare, privând excepția de însuși scopul său (26).

1.16 Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a subliniat, în special, că, în cazurile privind personalul, Serviciul său juridic are rolul de a consilia autoritatea împuternicită să facă numiri, nu funcționarul care depune o plângere împotriva unei decizii luate de administrație. Ombudsmanul înțelege această declarație, coroborată cu declarațiile de la literele (a) și (b) de mai sus ale Comisiei, ca indicând faptul că avizele Serviciului său juridic referitoare la plângerile în temeiul articolului 90 alineatul (2) și la proiectele de decizii privind astfel de plângeri ar putea constitui un aviz util și favorabil pentru reclamanți, dacă le sunt comunicate. În plus, Comisia a făcut trimitere la cauza 84/03 Turco/Consiliul. În cauza respectivă, care privea refuzul accesului la avizul Serviciului juridic al Consiliului referitor la o propunere de directivă comunitară, Consiliul s-a întemeiat pe aceeași excepție invocată aici de Comisie și a susținut, în special, că divulgarea unei astfel de consultanțe juridice ar putea da naștere unor îndoieli persistente cu privire la legalitatea actului legislativ în cauză. Tribunalul a considerat că generalitatea raționamentului Consiliului era justificată de faptul că furnizarea de informații suplimentare ar priva excepția invocată de efectul său. În plus, acesta a acceptat argumentul sus-menționat prezentat de Consiliu și a confirmat refuzul contestat al acestuia.

1.17 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul acceptă că divulgarea unui aviz juridic precum cel în cauză, care aparent a discutat aspecte legate de plângerea reclamantului în temeiul articolului 90 alineatul (2) și de proiectul de decizie cu privire la acesta, ar putea conține elemente care subminează decizia finală relevantă a autorității împuternicite să facă numiri. În plus, administrația comunitară acționează, în acest context, în calitate de parte într-un litigiu de muncă, care poate conduce ulterior la o acțiune în fața instanțelor comunitare sau la o plângere adresată Ombudsmanului European. Prin urmare, administrația are un interes legitim și este îndreptățită să protejeze o astfel de consultanță juridică și să refuze divulgarea acesteia. În plus, având în vedere elementele care stau la baza acestei protecții, nu este necesar să se facă trimiteri speciale la conținutul avizului juridic solicitat, întrucât acest lucru ar priva excepția invocată de efectul său util. În plus, în cazul de față, reclamantul nu pare să fi prezentat argumente specifice și justificate în mod corespunzător în sensul existenței unui interes public superior care să justifice divulgarea (27).

1.18 Prin urmare, Ombudsmanul consideră că, în urma propunerii sale de soluție amiabilă și a răspunsului mai bine motivat al Comisiei la aceasta, refuzul acesteia din urmă de a acorda acces la avizul juridic în cauză nu mai pare să constituie un caz de administrare defectuoasă (28).

Excepție de la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf

1.19 Comisia s-a întemeiat pe excepția prevăzută la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001 pentru a refuza accesul la anumite documente referitoare la evaluarea reclamantului în calitate de funcționar al Comisiei și la evaluarea plângerii sale relevante întemeiate pe articolul 90 alineatul (2). Inițial, Comisia s-a limitat să afirme că divulgarea acestor documente „ar afecta grav procesul decizional al Comisiei în materie de personal”, fără a oferi motive specifice pentru această concluzie. În propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a considerat că Comisia nu a motivat în mod corespunzător aplicarea excepției de mai sus.

1.20 În partea relevantă a răspunsului său la propunerea Ombudsmanului, Comisia a formulat următoarele observații. Reclamantul a lucrat, pe parcursul perioadei de referință, mai întâi la OPOCE și ulterior la DG ENTR. Doi șefi de unitate din cadrul acestor servicii au evaluat reclamantul, iar anumite documente solicitate de acesta se referă la această procedură de evaluare. Ca și în cazul altor documente întocmite în cadrul unei plângeri privind procedura de evaluare a unui funcționar, contribuțiile serviciilor în cauză conțin informații sensibile care intră sub incidența obligației de păstrare a secretului profesional. Documentele în cauză, întocmite în cursul pregătirii deciziei finale a autorității împuternicite să facă numiri, conțin avizele serviciilor relevante în ceea ce privește evaluarea contestată. Schimbul liber și complet de opinii între serviciile implicate înainte de adoptarea deciziei finale este indispensabil și fundamental pentru procesul decizional al autorității împuternicite să facă numiri în acest domeniu. În cazul în care toate contribuțiile și deliberările primite în această etapă preliminară ar fi divulgate, autoritatea împuternicită să facă numiri ar fi privată de orice posibilitate internă de a discuta în mod liber, în scris, avantajele și dezavantajele unei decizii. Acest lucru ar submina grav procesul său decizional. Prin urmare, se aplică articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf.

În ceea ce privește proiectul de decizie a autorității împuternicite să facă numiri, Comisia a afirmat că acest proiect de răspuns, în comparație cu decizia finală, reflectă discuțiile și deliberările interne, inclusiv contribuțiile Serviciului juridic, care, astfel cum s-a explicat mai sus, necesită o dezbatere internă deschisă și liberă pentru a asigura calitatea deciziei la care s-a ajuns. Prin urmare, prezentul proiect intră, de asemenea, sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001.

În observațiile sale relevante, reclamantul nu a acceptat aceste explicații. Acesta a menționat că poziția Comisiei implică, în esență, faptul că toate avizele interne vor fi întotdeauna acoperite de excepțiile în cauză, ceea ce nu a fost intenția legiuitorului comunitar de a adopta Regulamentul 1049/2001. În ceea ce privește procesele decizionale, reclamantul a considerat că Comisia trebuie nu numai să argumenteze, ci și să demonstreze că procesul decizional ar fi grav subminat.

1.21 Ca o chestiune preliminară, Ombudsmanul recunoaște importanța interesului administrației comunitare de a-și proteja în mod adecvat procesul decizional în domeniul sensibil al evaluării funcționarilor săi. Impunerea unei obligații administrației de a aproba, într-un moment în care această procedură este încă în curs, cererile de acces la documentele întocmite pentru uz intern în scopul acestei proceduri ar putea provoca, de fapt, perturbări nejustificate ale procedurii de evaluare și, prin urmare, ar putea crea un risc considerabil de subminare gravă a interesului protejat menționat mai sus.

Cu toate acestea, situația se schimbă în mod semnificativ atunci când procedura de mai sus este finalizată și când a avut loc comunicarea rezultatelor și a deciziilor relevante. Riscul de întrerupere a procedurii nu mai există. În plus, funcționarii care contribuie la exercițiu prin exprimarea opiniilor cu privire la colegii lor aflați în curs de evaluare sunt prezumați a fi persoane oneste și integre, care îndeplinesc funcția administrativă relevantă în conformitate cu standarde profesionale înalte și cu un mare simț al responsabilității și al răspunderii. Nimic mai puțin nu se putea aștepta de la ei și nici nu se putea cere de la ei.

1.22 În speță, Comisia a refuzat accesul la anumite documente referitoare la evaluarea contestată a reclamantului și care conțineau avize relevante pentru uz intern. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu acceptă argumentul Comisiei potrivit căruia nedivulgarea a servit necesității de a proteja „schimbul liber și complet de opinii al serviciilor implicate” și „posibilitatea internă de a discuta în mod liber” aspecte legate de evaluarea reclamantului și „pro și contra unei decizii” cu privire la aceste aspecte. Admiterea unui astfel de argument ar conduce efectiv la concluzia că administrația poate, în general, să refuze divulgarea documentelor care conțin avize pentru uz intern, chiar și după adoptarea deciziei relevante, pentru motivul că divulgarea ar aduce atingere interesului său de a avea discuții și deliberări interne libere. În mod evident, această abordare nu poate fi conciliată cu principiul interpretării stricte a excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf; de fapt, aceasta ar echivala cu puțin mai puțin decât o licență extinsă pentru nedivulgarea unor astfel de documente, cu ignorarea evidentă a intenției legiuitorului comunitar care a adoptat Regulamentul 1049/2001.

În ceea ce privește proiectul de decizie privind plângerea reclamantului întemeiată pe articolul 90 alineatul (2), Comisia a justificat aplicarea excepției afirmând că acest proiect de răspuns, în comparație cu decizia finală, reflectă discuțiile și deliberările interne, care necesită o dezbatere internă deschisă și liberă. După cum s-a explicat mai sus, acest raționament nu este convingător.

1.23 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a furnizat motive valabile și adecvate care să justifice aplicarea în cazul anumitor documente a excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

1.24 Ombudsmanul reamintește că a făcut deja o propunere motivată de soluție amiabilă în acest caz. În plus, petiționarul observă că a tratat un număr considerabil de plângeri depuse de reclamant împotriva Comisiei. Aceste cauze demonstrează un litigiu mai general și mai intens între ele, în contextul căruia instituția și-a susținut cu fermitate și a insistat asupra pozițiilor sale (adesea principiale), chiar și în cazul în care Ombudsmanul, pe baza unei analize motivate, nu le-a considerat justificate. Ombudsmanul regretă, de asemenea, că intensitatea acestui litigiu dintre Comisie și reclamant și întreruperea comunicărilor pe care o implică au făcut imposibilă, din punct de vedere practic, găsirea unei soluții rezonabile cu privire la această plângere. Având în vedere cele de mai sus și ținând seama, de asemenea, de modul în care Comisia a tratat, în contextul prezentei anchete, interpretarea și aplicarea excepțiilor prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (b) și alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001, Ombudsmanul nu consideră oportun să continue examinarea cazului prin elaborarea unui proiect de recomandare privind cazurile de administrare defectuoasă identificate la punctele 1.8 și 1.23 din prezenta decizie. Prin urmare, Ombudsmanul va face o observație critică relevantă mai jos.

2 Afirmație privind întârzierea nejustificată în prelucrarea cererii de confirmare a reclamantului

2.1 În ceea ce privește această afirmație, Comisia a recunoscut, în avizul său, că a răspuns la cererea de confirmare la câteva zile după expirarea termenului prelungit. Comisia a explicat această întârziere făcând referire la necesitatea consultării interservicii, precum și la necesitatea de a traduce răspunsul adresat reclamantului.

În propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a remarcat că nu poate exclude faptul că circumstanțe speciale ar putea justifica nerespectarea termenului prevăzut la articolul 8 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2004. Or, în speță, Comisia s-a referit la împrejurări care păreau comune gestionării cererilor de acces public, și anume necesitatea consultării interservicii și a traducerii. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că Comisia nu a făcut referire la nicio circumstanță specială care ar putea justifica întârzierea în cauză. Prin urmare, este probabil ca această întârziere să constituie un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul a propus Comisiei să recunoască faptul că întârzierea sa în tratarea cererii de confirmare a reclamantului nu a fost justificată în mod corespunzător.

2.2 În răspunsul său la această parte a propunerii Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, Comisia a recunoscut că nu a respectat pe deplin termenele. În această privință, ea a explicat că tratarea cererii de confirmare a necesitat mult timp, din cauza domeniului său de aplicare și a legăturii sale cu o procedură administrativă. Personalul Secretariatului General care se ocupă de cerere a trebuit să consulte diferite alte departamente și să obțină informații detaliate de la acestea. Întârzierea în traducerea răspunsului a fost, de asemenea, mai mare decât se preconizase. Acesta a adăugat că observația Ombudsmanului potrivit căreia consultările interservicii și traducerile sunt comune este corectă. Cu toate acestea, în acest caz particular, a existat o acumulare de factori de întârziere. Chiar dacă aceste circumstanțe nu pot justifica nerespectarea termenelor, Comisia a considerat oportun să explice de ce a apărut o întârziere suplimentară.

În observațiile sale, reclamantul și-a menținut afirmația și a observat că Comisia nici măcar nu și-a cerut scuze pentru nerespectarea termenelor relevante.

2.3 Ombudsmanul ia notă de declarațiile Comisiei cu privire la dificultățile întâmpinate în tratarea cererii de confirmare a reclamantului în termenele stabilite în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. El înțelege, de asemenea, că, în esență, Comisia a acceptat concluzia sa relevantă în propunerea sa de soluție amiabilă și a admis că circumstanțe precum cele din cazul de față ar putea să nu justifice în mod adecvat nerespectarea acestor termene. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră că este justificat să urmărească în continuare acest aspect al cazului. Cu toate acestea, raportorul ar dori să încurajeze Comisia să ia măsurile organizatorice adecvate pentru a se asigura că cererile de confirmare de tipul celor în cauză primesc un răspuns în timp util. Prin urmare, Ombudsmanul va face o observație suplimentară relevantă mai jos (29).

3 Cu privire la pretinsa încălcare a "obligației de solicitudine"

3.1 Reclamantul a susținut că refuzul Comisiei de a acorda acces la documente a reprezentat, de asemenea, o încălcare a obligației sale de respectare a intereselor sale în calitate de funcționar.

3.2 Ombudsmanul observă că această obligație, astfel cum a fost interpretată de jurisprudență, se referă la "echilibru între drepturile și obligațiile reciproce stabilite prin Statutul funcționarilor în relația dintre autoritatea publică și funcționarii publici"(30). Prezenta cauză se referă la dreptul reclamantului de a avea acces la documente, astfel cum se prevede în Regulamentul 1049/2001, și nu în Statutul funcționarilor. Această obligație nu pare să impună administrației, în împrejurări precum cele din prezenta cauză, obligații suplimentare de acordare a accesului la documente. Astfel, Ombudsmanul concluzionează că nu a existat niciun caz de administrare defectuoasă care să corespundă afirmației de mai sus a reclamantului.

4 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarele observații critice:

Refuzul accesului la documente

1. Având în vedere constatările sale de la punctele 1.6-1.8 de mai sus, Ombudsmanul consideră că, indiferent dacă administrația poate aplica excepția de la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 în ceea ce privește documentele care conțin propriile date cu caracter personal ale solicitantului, în cazul de față, invocarea în continuare de către Comisie a acestei excepții, chiar și după comunicarea către aceasta a scrisorii reclamantului din 6 iulie 2005, care conținea, în esență, o declarație relevantă de consimțământ pentru divulgare, nu este legală. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.
2. Având în vedere constatările sale de la punctele 1.19-1.24 de mai sus, Ombudsmanul consideră că Comisia nu a furnizat motive valabile și adecvate care să justifice aplicarea, în cazul anumitor documente, a excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

ÎN AL DOILEA RÂND.

Ombudsmanul ia act de declarațiile Comisiei cu privire la dificultățile întâmpinate în tratarea cererii de confirmare a reclamantului în termenele stabilite în Regulamentul 1049/2001. În acest sens, Ombudsmanul ar dori să încurajeze Comisia să ia măsurile organizatorice adecvate pentru a se asigura că cererile de confirmare de tipul celor în cauză primesc un răspuns în timp util.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) JO 2001, L 145, p. 43.

(2) Articolul 10 alineatul (2), intitulat „Accesul în urma unei cereri”, prevede următoarele: „în cazul în care un document a fost deja divulgat de instituția în cauză și este ușor accesibil solicitantului, instituția își poate îndeplini obligația de a acorda acces la documente prin informarea solicitantului cu privire la modul de obținere a documentului solicitat”.

(3) A se vedea listele (1)-(3) și (1)-(4) de mai sus.

(4) Instituția refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar aduce atingere protecției: viața privată și integritatea persoanei, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal”.

(5) "Accesul la un document care conține avize destinate uzului intern ca parte a deliberărilor și consultărilor preliminare în cadrul instituției în cauză este refuzat chiar și după luarea deciziei, în cazul în care divulgarea documentului ar aduce gravă atingere procesului decizional al instituției, cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea."

(6) "Instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar aduce atingere protecției: (...) - proceduri judiciare și consultanță juridică.”

(7) "În cazul în care numai anumite părți ale documentului solicitat fac obiectul uneia dintre excepții, celelalte părți ale documentului se divulgă."

(8) Cauza T-118/99 Brighina/Comisia, RecFP, 2001, p. I-A-25 și II-97.

(9) "Ombudsmanul nu poate fi sesizat cu o plângere privind raporturile de muncă dintre instituțiile și organele comunitare, pe de o parte, și funcționarii și ceilalți agenți ai acestora, pe de altă parte, decât în cazul în care toate posibilitățile de depunere a cererilor și plângerilor administrative interne, în special procedurile menționate la articolul 90 alineatele (1) și (2) din Statutul funcționarilor, au fost epuizate de către persoana în cauză, iar termenele de răspuns din partea autorității astfel sesizate au expirat."

(10) Articolul 10 alineatul (2) - "Accesul în urma unei cereri" - prevede următoarele: „În cazul în care un document a fost deja divulgat de instituția în cauză și este ușor accesibil solicitantului, instituția își poate îndeplini obligația de a acorda acces la documente prin informarea solicitantului cu privire la modul de obținere a documentului solicitat.”

(11) JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 10, p. 3.

(12) Decizia 94/262 a Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale de exercitare a funcțiilor Ombudsmanului, JO 1994, L 113, p. 15.

(13) Adoptat la 8 iulie 2002 și modificat prin decizia Ombudsmanului din 5 aprilie 2004, disponibil la adresa http://www.euro-ombudsman.eu.int/lbasis/en/provis.htm.

(14) Aceste documente au fost următoarele: (1) procesul-verbal al unei reuniuni a Comitetului pentru egalitate (CDE) privind plângerea internă a reclamantului în temeiul articolului 90 alineatul (2) din Statutul funcționarilor (R/432/03); (2) proiecte de documente referitoare la decizia directorului general în calitate de evaluator de apel; (3) proiecte de documente referitoare la acordarea punctelor de prioritate; (4) o declarație din partea OPOCE referitoare la evaluarea reclamantului; (5) o declarație din partea DG ENTR referitoare la plângerea internă a reclamantului R/432/03; (6) un proiect de decizie privind plângerea internă a reclamantului menționată la punctul (5) de mai sus; (7) un aviz juridic al Serviciului juridic al Comisiei în legătură cu proiectul de decizie menționat la punctul (6) de mai sus.

(15) "În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția cere solicitantului să clarifice cererea și îl asistă în acest sens, de exemplu prin furnizarea de informații privind utilizarea registrelor publice de documente."

(16) "În cazul în care un document a fost deja divulgat de instituția în cauză și este ușor accesibil solicitantului, instituția își poate îndeplini obligația de a acorda acces la documente prin informarea solicitantului cu privire la modul de obținere a documentului solicitat."

(17) "În măsura posibilului, instituțiile pun documentele direct la dispoziția publicului, în format electronic sau prin intermediul unui registru, în conformitate cu normele instituției în cauză."

(18) A se vedea cauza T-36/04, API/Comisia, hotărârea din 12 septembrie 2007 [nepublicată încă în Recueil], punctul 54 (cauzele citate).

(19) A se vedea cauza T-36/04, op. cit., punctul 56.

(20) A se vedea cauza T-84/03, Turco/Consiliul, Rec., 2004, p. II-4061, punctul 71; Cauza T-93/04 Kallianos/Comisia, hotărârea din 17 mai 2006 [nepublicată încă în Recueil], punctul 91.

(21) A se vedea cauza T-36/04, API/Comisia, hotărârea din 12 septembrie 2007 [nepublicată încă în Recueil], punctul 54 (cauzele citate).

(22) A se vedea cauza T-84/03 Turco/Consiliul, citată anterior, punctul 79.

(23) A se vedea cauza T-84/03, Turco/Consiliul, Rec., 2004, p. II-4061, punctul 73.

(24) Comisia a făcut o trimitere relevantă la punctul 74 în cauza T-84/03, citată mai sus. Cu toate acestea, în această privință, Ombudsmanul observă că declarația generală a Comisiei nu reflectă acest lucru sau vreun pasaj din hotărârea menționată anterior. Această declarație implică faptul că excepția de la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță s-ar aplica în mod automat tuturor avizelor juridice transmise Comisiei. Cu toate acestea, nu se poate considera că această excepție acoperă în mod vădit și integral documentele din categoria menționată mai sus. Prin urmare, rezultatul urmărit de Comisie nu este conform cu normele menționate la punctul 1.10 din prezenta decizie.

(25) Acest argument nu poate justifica aplicarea excepției în cauză. Chiar presupunând că posibilitatea de mai sus este relevantă pentru protecția consultanței juridice, în sensul articolului 4 alineatul (2) a doua liniuță, riscul menționat de Comisie ar trebui să fie previzibil în mod rezonabil, iar nu pur ipotetic, și evaluat de instituție în mod concret, inclusiv problema dacă accesul parțial ar putea evita o astfel de problemă. Nu aceasta este situația în speță.

(26) A se vedea cauza T-36/04, API/Comisia, hotărârea din 12 septembrie 2007 [nepublicată încă în Recueil], punctul 67.

(27) A se vedea cauza T-84/03, Turco/Consiliul, Rec., 2004, p. II-4061, punctele 83-85.

(28) În această privință, Ombudsmanul nu exclude posibilitatea ca părți ale unui astfel de aviz juridic [de exemplu, o parte introductivă referitoare la obiectul plângerii în temeiul articolului 90 alineatul (2)] să fie divulgate fără a submina protecția acestuia. Se pare că, în speță, Comisia a examinat posibilitatea unei divulgări parțiale și a respins-o. Ținând seama de circumstanțele cazului și de observația sa de la punctul 1.24 de mai jos, Ombudsmanul nu consideră justificată continuarea anchetei prin inspectarea documentului în cauză, în vederea examinării caracterului rezonabil al evaluării Comisiei.

(29) În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei, reclamantul părea să încurajeze Ombudsmanul să efectueze o examinare mai generală a modului în care Comisia tratează cererile de acces depuse în temeiul Regulamentului 1049/2001. În cazul în care Ombudsmanul consideră că acest lucru este justificat, ținând seama, eventual, și de acțiunile întreprinse de Comisie ca urmare a observațiilor sale suplimentare de mai jos, acesta poate avea în vedere inițierea unei anchete relevante din proprie inițiativă în viitor.

(30) A se vedea, de exemplu, cauza 298/93 P, K/Curtea de Justiție, Rec., 1994, p. I-3009, punctul 38: „Îndatorirea administrației de a respecta bunăstarea funcționarilor […] reflectă echilibrul drepturilor și obligațiilor reciproce stabilit de statut în relația dintre autoritatea publică și funcționari. O consecință specială a acestui echilibru este că, atunci când autoritatea ia o decizie cu privire la situația unui funcționar, aceasta ar trebui să ia în considerare toți factorii care pot afecta decizia sa și că, procedând astfel, ar trebui să ia în considerare nu numai interesele serviciului, ci și pe cele ale persoanei în cauză.”