Strasbourg, 10 decembrie 2007

Stimate domnule M.,

La 14 martie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la reducerea diurnelor plătite în contextul unui program de înfrățire finanțat de Comisia Europeană.

La 3 mai 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Comisia și-a trimis avizul la 8 iunie 2004. V-am transmis-o cu invitația de a face observații. În urma cererilor de prelungire a termenului de depunere a observațiilor, pe care le-am aprobat, ați prezentat observațiile dumneavoastră la 20 decembrie 2004.

La 17 mai 2005, am făcut cercetări suplimentare în cazul dumneavoastră și v-am informat în consecință. La 5 iulie 2005, Comisia mi-a trimis răspunsul său. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați transmis-o la 2 septembrie 2005.

La 19 octombrie 2005, am făcut cercetări suplimentare în cazul dumneavoastră și v-am informat în consecință. Comisia a trimis răspunsul său la 31 ianuarie 2006. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați transmis-o, în urma cererilor de prelungire a termenului inițial, la 24 aprilie 2006.

La 27 noiembrie 2006, am făcut o propunere de soluționare amiabilă a cazului dumneavoastră și v-am informat în consecință. La 8 martie 2007, Comisia a răspuns negativ la propunerea menționată. V-am transmis răspunsul Comisiei, invitându-vă să formulați observații. Inițial, ați solicitat o prelungire a termenului pentru prezentarea observațiilor dumneavoastră. Serviciile mele v-au contactat în acest sens. După expirarea termenului-limită relevant, ați transmis observațiile dumneavoastră la 15 noiembrie 2007.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Faptele, argumentele, afirmațiile și afirmațiile prezentate de reclamant au fost, pe scurt, următoarele:

În perioada 1 martie 2003-31 august 2004, reclamantul a lucrat în calitate de consilier pentru preaderare („PAA”) la Ministerul Mediului și Apelor din Sofia, Bulgaria, în contextul unui proiect de înfrățire instituțională al UE (BG2001/IB/EN/01 - intitulat „Punerea în aplicare a Directivei Seveso”). Convenția de înfrățire a fost semnată de autoritățile bulgare și austriece, acestea din urmă fiind angajatorul reclamantului, și aprobată de Comisia Europeană.

Convenția prevedea o indemnizație de ședere de 97,50 EUR pentru fiecare zi de repartizare a reclamantului. La 7 iulie 2003, Comisia a redus această indemnizație cu mai mult de o treime, ajungând la 62 de euro. A făcut acest lucru pentru a asigura "adaptarea". Cu toate acestea, orice astfel de adaptare a trebuit să corespundă unor schimbări reale ale costurilor de subzistență, care, în Bulgaria, sunt și erau în creștere constantă la momentul respectiv. Prin urmare, nu a existat nicio bază materială pentru reducere și, în consecință, Comisia a încălcat în mod semnificativ contractul în ceea ce privește Pactul de înfrățire, pe baza căruia reclamantul și-a preluat atribuțiile în Bulgaria.

Începând din iulie 2003, AAP staționate în Bulgaria au adresat o serie de plângeri scrise la diferite niveluri Direcției Generale Extindere a Comisiei („DG Extindere”). În urma discutării diferitelor soluții, Comisia a decis în cele din urmă, în decembrie 2003, să prevadă, în viitor, o indemnizație de subzistență stabilă pentru AAP pe durata misiunii lor și a introdus, pentru proiectele în curs, o procedură de plată a indemnizației de subzistență inițiale pentru perioada rămasă din proiect. Cu toate acestea, Comisia a refuzat să corecteze reducerea pentru perioada cuprinsă între 7 iulie și data deciziei sale de rectificare, invocând necesitatea de a evita "retroactivitatea" deciziei sale. Totuși, acest lucru nu este acceptabil, deoarece o acțiune corectivă ar trebui să revină întotdeauna la punctul de plecare al unei probleme.

Reclamantul a susținut că reducerea de către Comisie a diurnelor a fost nejustificată și a constituit o încălcare a contractului.

El a susținut că DG Extindere ar trebui să autorizeze instituția relevantă a statului membru să plătească AAP, pe întreaga durată a proiectului, indemnizația de ședere de 97,50 EUR pe zi, astfel cum este stabilită în bugetul inițial al Convenției de înfrățire semnate și aprobate. În cazul în care o astfel de autorizație nu a putut fi acordată înainte de încheierea proiectului, Comisia ar trebui să prevadă o procedură alternativă care să permită AAP să primească diferența dintre indemnizația de ședere primită și indemnizația de ședere stabilită în convenție.

Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la acuzațiile și revendicările de mai sus.

INQUIRY

Avizul Comisiei

În avizul său, Comisia a formulat următoarele observații:

Contextul

Înfrățirea instituțională este un instrument de cooperare administrativă pentru a ajuta țările în curs de aderare și țările candidate să își consolideze capacitatea administrativă și judiciară de a pune în aplicare legislația comunitară în calitate de viitoare state membre ale Uniunii Europene. Proiectele de înfrățire cuprind detașarea de experți pe termen lung din statele membre în țările în curs de aderare și în țările candidate. Acești experți pe termen lung sunt numiți consilieri de preaderare („APA”). Remunerația AAP include o indemnizație de ședere pentru fiecare zi de detașare, pe baza a 50 % din diurnele care sunt actualizate periodic de către Oficiul de Cooperare EuropeAid al Comisiei („EuropeAid”).

La 11 iulie 2003, DG Extindere a informat punctele naționale de contact pentru înfrățire din statele membre că o nouă ajustare periodică a diurnelor a fost publicată de EuropeAid la 7 iulie 2004 și că noua rată va fi aplicată, de la acea dată, în toate proiectele de înfrățire în curs, în conformitate cu normele din Manualul de înfrățire. Acesta din urmă prevede în secțiunea 5.6.2 că data la care se desfășoară activitățile de înfrățire determină rata diurnelor aplicabile, care poate varia, prin urmare, pe durata de viață a unui proiect de înfrățire.

În urma acestei ajustări, DG Extindere a primit plângeri din partea mai multor AAP, în special din partea AAP care își desfășoară activitatea în Bulgaria. AAP au subliniat reducerea substanțială a diurnelor publicate la 7 iulie 2003 în comparație cu ratele în vigoare înainte de această dată. DG Extindere a răspuns acestor plângeri, reamintind normele menționate mai sus. În același timp, Comisia a anunțat că va evalua sistemul actual în ceea ce privește, mai precis, indemnizația forfetară de ședere pentru AAP. Evaluarea a avut loc în toamna anului 2003.

La 16 decembrie 2003, EuropeAid a publicat noua listă periodică cu diurnele aplicabile. La 22 decembrie 2003, DG Extindere a informat punctele naționale de contact pentru înfrățire din statele membre cu privire la această nouă ajustare periodică, dar a anunțat în aceeași scrisoare rezultatul evaluării menționate mai sus privind indemnizația forfetară de subzistență pentru AAP în cadrul proiectelor de înfrățire. În această scrisoare, Comisia a recunoscut că angajamentul AAP era vital pentru succesul proiectelor de înfrățire și că acestea trebuiau să fie în măsură să încheie acorduri stabile pe întreaga perioadă a detașării lor. Prin urmare, Comisia a admis că, începând cu 1 ianuarie 2004, cuantumul indemnizației forfetare de subzistență pentru AAP nu ar mai face obiectul unor variații în timpul detașării înfrățirii, ci, dimpotrivă, ar fi definit la momentul semnării convenției de înfrățire pe întreaga durată a acesteia. În aceeași scrisoare, Comisia a admis, pe de altă parte, că, pentru proiectele de înfrățire reglementate de convenții semnate înainte de 1 ianuarie 2004, ajustarea rezervei de costuri estimate putea fi utilizată în mod excepțional pentru a atenua consecințele negative ale ajustărilor diurnelor din 7 iulie 2003 și din 15 decembrie 2003.

Un funcționar al Comisiei din cadrul DG Extindere s-a întâlnit cu AAP care lucrează în Bulgaria la 15 ianuarie 2004 pentru a prezenta și a discuta ajustarea menționată mai sus a normelor care reglementează indemnizația de ședere. În cursul reuniunii respective, niciuna dintre AAP prezente nu a formulat nicio plângere și s-a constatat că noul acord de stabilizare a indemnizației de ședere pentru AAP a fost bine primit.

Observațiile reclamantului

Reclamantul a prezentat observații la 27 iulie 2004 și a solicitat ulterior, în cereri separate, permisiunea de a prezenta observații suplimentare până la 15 octombrie 2004, 15 noiembrie 2004 și 20 decembrie 2004. El a declarat că încearcă să ajungă la o înțelegere cu Comisia. Permisiunile au fost acordate.

În observațiile sale, reclamantul a prezentat, pe scurt, următoarele informații și argumente:

La 8 ianuarie 2004, a intrat în vigoare actul adițional nr. 1 la Pactul de înfrățire instituțională. Acest act adițional, care a fost elaborat în conformitate cu instrucțiunile din scrisoarea Comisiei din 22 decembrie 2003, a reinstituit indemnizația de ședere contractuală inițială pentru perioada rămasă din proiect. Addendumul a fost pus în aplicare în mod corect de către administrația statului membru până la data de încheiere a proiectului (care, prin amendamentul nr. 2 la Pactul de înfrățire, a fost prelungit de la data inițială de încheiere, 31 august, până la 15 august 2004). În octombrie 2004, administrația statului membru a prezentat o factură auditată finală în care „diferența contractuală” corespunzătoare plângerii inițiale a reclamantului era inclusă ca element separat.

La sfârșitul lunii octombrie 2003, Unitatea centrală de finanțare și contractare („OPCP”) din cadrul Ministerului Finanțelor din Bulgaria (care este responsabilă de administrarea fondurilor UE pentru proiecte în cadrul sistemului descentralizat de punere în aplicare) l-a informat pe reclamant că va primi o indemnizație de subzistență mai mică pentru perioada de după 7 iulie 2003, când EuropeAid publicase noi diurne. Reclamantul a protestat în e-mailurile trimise atât OPCP, cât și Delegației Comisiei în Bulgaria (denumită în continuare „delegația”), afirmând că o astfel de reducere ar contrazice addendumul 1 semnat și aprobat la convenție. OPCP a confirmat că rata redusă a fost aplicată de comun acord cu delegația. Responsabilul cu sarcinile de înfrățire din cadrul delegației l-a sfătuit pe reclamant să contacteze coordonatorul de înfrățire de la sediul Comisiei. Reclamantul a contactat acest coordonator. Coordonatorul a confirmat interpretarea aplicată de OPCP și de delegație, afirmând că „sistemul precizat în scrisoarea din 22 decembrie 2003 [menționată mai sus] era destinat să ofere o scutire tranzitorie și condiționată pentru toți consilierii rezidenți în materie de înfrățire care lucrau în temeiul contractelor de înfrățire aprobate înainte de 1 ianuarie 2004 în țara beneficiară pentru care diurnele fuseseră reduse în perioada iulie-decembrie 2003. După cum știți, această schemă a fost condiționată de prezentarea unui amendament care să valorifice rezerva fără a pune în pericol activitățile esențiale ale proiectului. Înțeleg că ați solicitat acest sistem pentru perioada cuprinsă între ianuarie 2004 și iulie 2004, când diurna pentru Bulgaria a fost majorată din nou de la 123 EUR la 181 EUR. La momentul respectiv, delegația, care a trebuit să aprobe menținerea regimului de reduceri provizorii, a indicat că noul nivel al diurnei nu mai justifică menținerea regimului de reduceri și a indicat că, începând cu 7 iulie 2004, indemnizația de ședere pentru activitatea desfășurată de PAA în temeiul contractelor Twining notificate înainte de 1 ianuarie 2004 va fi ajustată la 90,50 EUR.”

Reclamantul l-a informat pe coordonatorul înfrățirii că, în opinia sa, modificarea Convenției se aplică pe întreaga durată rămasă a proiectului și nu depinde de alte modificări aduse de Comisie diurnelor. În răspunsul său, coordonatorul înfrățirii și-a menținut punctul de vedere cu privire la situația contractuală menționată mai sus.

În observațiile sale, reclamantul a afirmat, de asemenea, că diurna pentru Bulgaria acordată de Comisie propriilor funcționari este mult mai mare decât diurna pentru proiectul contractual de înfrățire instituțională.

În ceea ce privește cifrele și metodele efective aplicate în ceea ce privește reducerea indemnizației de ședere, reclamantul a subliniat că, întrucât costurile de subzistență în Bulgaria sunt în continuă creștere (cu rate anuale ale inflației de 5-10 %) și întrucât taxa bulgară este strâns legată de euro, AAP au dreptul să se aștepte fie la o creștere moderată, fie cel puțin la o indemnizație de subzistență stabilă în euro pe durata șederii lor în Bulgaria. Scăderea înregistrată de reclamant a fost, prin urmare, o încălcare a contractului impusă de Comisie. De fapt, Comisia însăși a fost cea care a creat problema atunci când a calculat ratele variabile ale diurnei în euro pentru țările europene prin conversia cifrelor anchetelor nesistematice în dolari americani, care pot produce cifre care nu au legătură cu costurile reale ale vieții în țările europene. Reclamantul a anexat o anexă care conținea informații detaliate cu privire la modul în care Comisia a calculat diurnele. Din aceasta a reieșit că Comisia a utilizat datele furnizate de Organizația Națiunilor Unite și că cifrele acesteia din urmă au fost exprimate în dolari americani. S-a arătat că fluctuațiile valutare au influențat în mod semnificativ reducerea drastică a ratelor diurnelor.

Reclamantul a declarat că pierderea sa s-a ridicat la aproape 7 000 EUR.

În cele din urmă, reclamantul a făcut diverse sugestii cu privire la modul în care Ombudsmanul ar putea proceda din punct de vedere tehnic pentru a soluționa cazul.

Alte întrebări (1)

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.

Anchetele suplimentare ale Ombudsmanului

La 17 mai 2005, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să răspundă la următoarele întrebări:

1. Au existat alte temeiuri juridice în afară de Manualul de înfrățire pentru ajustarea diurnelor?
2. Pe baza căror informații și calcule au avut loc ajustările?
3. Care a fost scopul ajustării diurnelor?

Comisia a primit copii ale observațiilor reclamantului, cu privire la care a fost invitată să prezinte observații.

Răspunsurile Comisiei
- răspunsul la întrebarea 1

(i) În cadrul proiectelor de înfrățire, DG Extindere respectă diurnele maxime generale aplicabile (și ajustările acestora) stabilite de EuropeAid pentru rambursarea misiunilor experților în țări terțe. Aceste diurne generale sunt ajustate periodic și publicate pe site-ul EuropeAid. Teza introductivă a tabelelor actualizate are următorul conținut: „În cadrul contractelor de ajutor extern și în cazul misiunilor care necesită o ședere peste noapte în afara bazei de operațiuni, ratele aplicabile diurnelor nu trebuie să depășească baremele aprobate de Comisia Europeană”.

(ii) Acest principiu general de aplicare este reflectat la articolul 14 alineatul (2) din condițiile generale definite pentru acordurile de grant, care prevede următoarele: „Orice rambursare forfetară nu trebuie să depășească baremele aprobate anual de Comisia Europeană”. Contractele de înfrățire pot fi definite ca acorduri de grant.

(iii) În conformitate cu această politică generală, secțiunea 5.6.2 din Manualul de înfrățire prevede următoarele:

„Experții din statele membre au dreptul la o indemnizație (diurnă) atunci când își desfășoară activitatea în cadrul CC. Acesta este destinat să acopere costurile de funcționare la hotel, alimentare și locale (transfer urban și aeroportuar). Se aplică rata actuală publicată de Oficiul European de Cooperare în Materie de Ajutor pe site-ul său web [referință] la momentul misiunii. Prin urmare, rata poate varia pe durata de viață a proiectului. Baza de calcul a [numărului] de diurne este numărul de nopți petrecute departe de baza de reședință (fără jumătate din diurne).

Personalul CC care călătorește într-un stat membru în cadrul unui proiect de înfrățire are dreptul la diurne în conformitate cu aceleași norme.

AAP primesc o indemnizație pentru fiecare zi de detașare, pe baza a 50 % din diurnele actuale. Indemnizația este adaptată în cazul în care există o modificare a ratelor diurnelor pe parcursul duratei de viață a proiectului.”

- răspuns la întrebarea 2

Pentru punerea în aplicare a proiectelor de înfrățire instituțională, ajustările periodice se efectuează ori de câte ori sunt ajustate diurnele definite de EuropeAid. Comisia poate furniza următoarele informații generale privind revizuirea diurnelor:

Diurnele se bazează pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care sunt stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice (ICSC). Datele ONU sunt derivate din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, care sunt susținute de o sumă suplimentară de 15 % pentru cheltuielile accesorii. Întrucât aceste rate ONU sunt exprimate în dolari americani, ratele maxime ale diurnei sunt rezultatul unei conversii în euro a acestor rate bazate pe dolarul american.

Fluctuațiile cursului de schimb între dolarul SUA și euro în perioada cuprinsă între revizuirea globală din iunie 2001 și revizuirea din iunie 2003 au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnelor, ceea ce, de fapt, a condus la ajustări abrupte pentru misiunile experților în unele dintre țările candidate la momentul respectiv.

- răspuns la întrebarea 3

Ajustările diurnelor sunt, în general, menite să țină pasul cu fluctuațiile costului vieții în țările în care se desfășoară acțiunile externe finanțate din bugetul comunitar. Acest lucru se reflectă în a doua teză a tezei introductive care însoțește lista diurnelor: „Diurnele acoperă toate cheltuielile de subzistență ale experților, inclusiv cazarea, mesele, cheltuielile de deplasare la fața locului (taxi și/sau transport public) și diverse cheltuieli”.

Observațiile reclamantului
- cu privire la răspunsul la întrebarea 1

Reclamantul a explicat, în primul rând, că Manualul de înfrățire nu este un document juridic. Este o compilație utilă de norme și proceduri administrative practice elaborate de serviciile Comisiei și concepute pentru a asigura o punere în aplicare suficient de uniformă a proiectelor de înfrățire. Comisia este singurul autor al Manualului de înfrățire, care nu este aprobat în mod oficial sau informal de către statele membre. În consecință, publicarea diurnelor pe site-ul internet al Comisiei este o acțiune administrativă unilaterală de aceeași natură și calitate juridică.

În ceea ce privește observația Comisiei potrivit căreia acordurile de înfrățire instituțională pot fi interpretate ca „acorduri de grant”, ar trebui remarcat faptul că înfrățirea instituțională a fost pusă în aplicare doar foarte recent cu contracte de tip „grant”. În aceste contracte, în funcție de modalitățile specifice, Comisia sau cel puțin unul dintre agenții săi este semnatar și, prin urmare, partener contractual oficial.

Documentul utilizat în cazul de față a fost un „Pact de înfrățire” încheiat între autoritățile administrative ale statelor membre ale UE și țara beneficiară. Comisia și agentul său financiar nu erau parteneri ai pactului.

Având în vedere cele de mai sus, legislația UE privind contractele de grant nu se aplică.

Din punct de vedere juridic, a fost un abuz clar de putere din partea Comisiei să impună autorităților contractante naționale și instituțiilor de punere în aplicare o încălcare formală a contractului lor bilateral.

- în ceea ce privește răspunsul la a doua întrebare

Comisia convertește în euro, la intervale semestriale, cursurile de schimb ale ONU bazate pe dolarul american. Acest lucru funcționează de obicei destul de bine pentru țările din zona dolarului american, dar produce uneori rezultate ciudate - de fapt, o loterie valutară semestrială - pentru țările europene apropiate de zona euro, unde prețurile nu urmează relațiile de schimb dolar-euro.

- în ceea ce privește răspunsul la întrebarea 3

Cererea financiară a reclamantului a inclus, în acest moment, activitatea desfășurată până la 15 octombrie 2004. Aceasta s-a ridicat la 7 572,50 EUR.

Anchete suplimentare (2)

După o analiză atentă a avizului Comisiei și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare investigații suplimentare.

Anchetele suplimentare ale Ombudsmanului

La 19 octombrie 2005, Ombudsmanul a efectuat următoarele anchete suplimentare:

(1) Acesta a solicitat Comisiei să furnizeze informații cu privire la natura convenției pentru proiectul în cauză, inclusiv informații privind rolurile și relația dintre părțile contractante și Comisie, în special în ceea ce privește plata diurnelor. În acest sens, Comisiei i s-a solicitat să furnizeze trimiteri la orice decizie sau legislație comunitară care reglementează în mod specific proiectele de înfrățire, precum și o copie a acordului pe care Comisia l-a aprobat în acest caz.

(2) El a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la afirmația suplimentară a reclamantului potrivit căreia utilizarea unui sistem al ONU bazat pe dolarul american pentru calcularea ratelor diurnei este nerezonabilă. În acest sens, Comisiei i s-a solicitat să prezinte informații cu privire la scopul sistemului de tarifare al ONU și să anexeze copii ale informațiilor scrise relevante ale ONU. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte informații cu privire la faptul dacă diurnele plătite propriilor funcționari ai Comisiei în Bulgaria au fost mai mari decât diurnele plătite în cadrul programului de înfrățire în cauză și, în caz afirmativ, pe baza căror date și calcule au fost efectuate aceste plăți.

(3) El a solicitat Comisiei să clarifice temeiul juridic pentru aplicarea de către aceasta a sistemului ratei ONU bazate pe dolarul american atunci când calculează ratele diurnelor în acest caz. În acest sens, Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la metoda specifică de calculare a diurnelor în cazul de față, precum și cu privire la datele specifice utilizate pentru calcularea ratelor pe baza cărora au fost stabilite diurnele plătite reclamantului. De asemenea, Comisia a fost invitată să prezinte dovezi cu privire la evoluția costului vieții în Bulgaria pentru perioada proiectului în cauză.

(4) Din observațiile reclamantului a reieșit că acesta a considerat că o ingerință ilicită din partea Comisiei a cauzat o reducere a diurnelor atunci când convenția pentru proiectul în cauză conținea o diurnă minimă fixă. Prin urmare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să prezinte un aviz cu privire la această afirmație suplimentară. Avizul Comisiei trebuia să conțină informații cu privire la orice bază pe care ajustarea de către Comisie a diurnelor ar putea determina o reducere a oricărei diurne minime stabilite în convenție.

Răspunsurile Comisiei
- răspunsul la partea 1 a scrisorii de anchetă suplimentare

Acordurile de înfrățire sunt acorduri contractuale între administrația unui stat membru și administrația unei țări candidate. Astfel de acorduri sunt încheiate în vederea informării acesteia din urmă cu privire la expertiza deținută de administrația statului membru, pentru a asigura alinierea corespunzătoare la acquis-ul comunitar în țara candidată. Ambele administrații sunt pe deplin responsabile pentru punerea în aplicare a pactului. Comisia furnizează fondurile prin intermediul memorandumului de finanțare cu țările candidate respective și stabilește normele procedurale prin intermediul Manualului de înfrățire (1). Acordurile de înfrățire au fost reglementate de dispozițiile Manualului de înfrățire din 2002.

În ceea ce privește diurnele, Comisia stabilește și actualizează diurnele aplicabile pentru toate „misiunile din cadrul contractelor de ajutor extern finanțate de CE care necesită o ședere peste noapte departe de baza operațiunilor”(2).

- răspunsul la partea a doua a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Comisia susține, în general, că legătura cu diurnele revizuite periodic ale diurnei acordate de Manualul de înfrățire consilierilor de preaderare pentru înfrățire nu a fost nerezonabilă, ci, dimpotrivă, logică și coerentă cu orientările și politicile standard ale Comisiei, deoarece:

(i) Diurnele sunt definite ca fiind valabile pentru toate misiunile de experți desfășurate în cadrul contractelor de asistență externă finanțate din fonduri comunitare. Întrucât contractele de înfrățire instituțională sunt contracte de grant (specifice) pentru asistență acordată țărilor candidate, a fost logic ca manualul de înfrățire instituțională să utilizeze aceste diurne ca punct de referință global pentru definirea și revizuirea periodică a indemnizației de ședere menționate mai sus.

(ii) Indemnizația de ședere acordată AAP este, la fel ca și diurna generală a Comisiei, menită să acopere cheltuielile de subzistență ale consilierilor de înfrățire pe termen lung, suportate în țara relevantă.

În ceea ce privește definirea și revizuirea periodică a ratelor generale ale diurnei, Comisia poate furniza următoarele informații suplimentare privind utilizarea sistemului de rate în dolari SUA/ONU. Diurnele Comisiei se bazează, într-adevăr, pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care sunt stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă la nivel de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice (ICSC) a ONU. Datele ONU sunt derivate din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, care sunt susținute de o sumă suplimentară de 15 % pentru cheltuielile accesorii. Întrucât aceste rate ale Organizației Națiunilor Unite sunt exprimate în dolari americani, ratele maxime ale diurnei Comisiei sunt rezultatul unei conversii în euro a acestor rate bazate pe dolarul american. Fluctuațiile cursului de schimb între dolarul SUA și euro în perioada cuprinsă între revizuirea din iunie 2001 și următoarea revizuire din iunie 2003 au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnelor. Intervalul foarte lung dintre această revizuire din 2001 și revizuirea publicată la 7 iulie 2003 a condus, de fapt, la ajustări abrupte pentru misiunile experților în unele dintre țările candidate de atunci.

În principal, combinația acestor doi factori - și anume fluctuațiile cursului de schimb și revizuirea globală întârziată - a afectat în mod substanțial ratele diurnelor Comisiei în unele dintre aceste țări.

De acum înainte, se efectuează o revizuire semestrială a diurnelor Comisiei, care sunt convertite în euro în conformitate cu cursurile de schimb InforEuro aplicabile la aceeași dată. Acest lucru ar trebui, în general, să reducă la minimum efectele negative ale revizuirii cursurilor de schimb în dolari americani, care, din păcate, a fost amânată între iunie 2001 și iunie 2003. Comisia nu poate fi trasă la răspundere pentru efectul negativ al cursurilor de schimb.

Indemnizațiile de misiune pentru funcționarii Comisiei sunt, pe de altă parte, stabilite în ghidul misiunii. Diurna CE aplicabilă funcționarilor aflați în misiune în țări terțe se calculează pe baza costurilor medii de cazare la hotel. La data faptelor vizate de prezentul motiv, tarifele erau cele aplicabile începând cu 24 ianuarie 2002. Aceste diurne se plătesc la prezentarea documentelor justificative sau pe bază de sumă forfetară. În acest din urmă caz, suma pentru cheltuielile de cazare la hotel este limitată la 30 % din valoarea maximă plătibilă pentru cheltuielile de cazare la hotel. Diurnele pentru țările din afara Uniunii Europene au fost revizuite pentru ultima dată în urma unei decizii a Comisiei din 24 ianuarie 2002. În ceea ce privește calculul, diurna a fost împărțită între o diurnă și un plafon de hotel. Diurna s-a bazat pe cifrele ONU, excluzând costurile de cazare la hotel. Plafonul pentru hoteluri s-a bazat pe cheltuielile rambursate de Comisie funcționarilor sau pe cifrele ONU pentru țările în care nu erau disponibile date.

- răspunsul la partea 3 a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Comisia subliniază că observațiile reclamantului cu privire la temeinicia sistemului de referință actual pentru definirea diurnelor și a temeiului juridic pentru sistemul ratei dolarului SUA/ONU al Comisiei nu sunt relevante pentru soluționarea problemelor concrete în cauză. Părțile semnatare ale acordului de înfrățire - și anume statul membru și țara candidată în cauză - au fost cele care au convenit să aplice sistemul de referință menționat pentru definirea diurnelor care urmează să fie atribuite AAP la semnarea contractului.

Comisia a observat, de asemenea, că niciuna dintre celelalte (peste 800) AAP nu a pus sub semnul întrebării soliditatea globală a acestui sistem de referință pentru a contesta indemnizațiile care le-au fost plătite.

- răspunsul la partea 4 a scrisorii de solicitare de informații suplimentare

Comisia nu a intervenit în mod ilicit în definirea diurnei consilierilor de preaderare pentru programele de înfrățire instituțională, deoarece s-a limitat la aplicarea diurnelor revizuite ale Comisiei (stabilite pentru toate misiunile de experți întreprinse în cadrul contractelor de asistență externă finanțate din fonduri comunitare) la contractele de înfrățire instituțională în curs. O astfel de revizuire a fost, la momentul respectiv, prevăzută în mod clar în Manualul privind înfrățirea instituțională (secțiunea 5.6.2). Această revizuire nu a putut fi ignorată de reclamant. În plus, Comisia contestă afirmația potrivit căreia această revizuire ar fi pus în pericol "diurna minimă fixă" a acestuia. În primul rând, diurna pe care Manualul de înfrățire instituțională o acordă tuturor consilierilor de preaderare pentru înfrățire instituțională este în mod clar legată de diurna menționată mai sus (valabilă pentru toate contractele de asistență externă ale Comisiei), care este definită ca o indemnizație maximă și nu ca o indemnizație minimă. În al doilea rând, diurna pentru consilierii de preaderare nu a fost cu siguranță concepută niciodată ca o indemnizație fixă, ci, în esență, ca o indemnizație variabilă, din cauza legăturii sale cu diurnele generale revizuite în mod regulat ale Comisiei. Această variabilitate inerentă a sistemului de diurnă al Comisiei implică faptul că reducerea diurnei consilierilor de preaderare pentru înfrățire nu a fost deloc rezultatul unei intervenții ilicite a Comisiei, ci ar trebui înțeleasă în mod clar ca fiind consecința normală a revizuirii periodice a diurnei. O astfel de ajustare periodică a implicat, într-adevăr, o posibilă reducere, pe care consilierii de preaderare pentru înfrățire instituțională trebuiau să o cunoască bine.

Observațiile reclamantului
- cu privire la răspunsul la partea 1 a scrisorii de anchetă suplimentare

Convenția de înfrățire în speță, semnată de administrațiile austriacă și bulgară, este un acord administrativ suveran între aceste administrații. Nici Comisia, nici vreunul dintre agenții săi nu sunt parteneri contractuali oficiali și nu pot solicita partenerilor contractuali să facă ceea ce nu este prevăzut în contract sau, în urma unei interpretări de bun simț a pactului, să facă în mod rezonabil.

Convenția semnată și toate anexele la aceasta nu menționează nicio modificare potențială a acestei rate pe parcursul punerii în aplicare a proiectului și nici nu fac vreo trimitere la manualul de înfrățire instituțională în sine. Prin urmare, Manualul de înfrățire nu face parte din acordul contractual.

După faza inițială a programului de înfrățire, Manualul de înfrățire a fost elaborat pe baza diferitelor ghiduri procedurale pentru a sprijini pregătirea și punerea în aplicare. Ca atare, aceasta a fost salutată de statele membre. Deși acesta din urmă nu a aprobat niciodată în mod oficial manualul, se poate presupune că Comisiei i s-a acordat un mandat informal tacit pentru a stabili astfel de orientări procedurale. Dar astfel de orientări se bazează în mod evident pe ipoteza că orice orientări compilate ar fi utile, rezonabile, bazate pe fapte și, mai presus de toate, doar procedurale; și nu că manualul ar interfera cu formularea și conținutul unui acord semnat.

„Condițiile generale” pentru contractele de subvenționare menționate de Comisie nu se aplică, deoarece convenția nu este un acord de subvenționare în temeiul noilor regulamente financiare ale CE.

- în ceea ce privește răspunsul la punctul 2 din scrisoarea suplimentară de anchetă

Personalul în cauză al Comisiei a aplicat în mod corect și clar normele adoptate chiar de Comisie. Cu toate acestea, prezenta cauză se referă la soliditatea sistemului de diurnă adoptat de Comisie. După cum sa menționat anterior, acest sistem creează o loterie valutară fără nici o legătură cu evoluțiile reale ale costurilor reale de trai. Un exemplu extrem de diurne CE divergente în țările cu costuri reale comparabile pentru misiunile de călătorie sunt România și Turcia. În România, diurna EuropeAid este stabilită la 354 EUR, această cifră bazându-se pe tariful special al ONU pentru hotelul Marriott din București. În Turcia, diurna EuropeAid este de 105 EUR. Rata pentru Turcia pare să fie încă legată de fostele probleme de schimb dintre lira turcească și dolarul american în momentul hiperinflației din Turcia.

Ca reacție la problemele și protestele de după "adaptarea" din iulie 2003, Comisia a decis să recalculeze diurnele la fiecare șase luni (în loc de intervalul de doi ani dintre 2001 și 2003). Intenția declarată a Comisiei a fost de a evita schimbări majore neașteptate în viitor, care s-au bazat pe ipoteza greșită că modificările diurnelor reflectă evoluțiile reale ale costurilor de subzistență, care ar fi mai treptate în cazul unor calcule mai frecvente. Dar repetarea exercițiului de conversie descris mai sus la fiecare șase luni în loc de o dată la doi ani nu îmbunătățește situația. Pur și simplu transformă loteria bienală per diem într-una semestrială și complică și mai mult administrarea proiectelor Twinning din cauza modificărilor frecvente ale diurnei. Prin urmare, această acțiune "corectivă" înrăutățește lucrurile în loc să le îmbunătățească, iar următoarea criză majoră a sistemului este asigurată atunci când cursurile de schimb dolar SUA/euro fluctuează din nou substanțial.

O opțiune mai rezonabilă ar fi introducerea unor diurne stabile pentru țările europene, fără nicio legătură cu sistemul bazat pe dolarul american. În practică, Comisia se îndreaptă în această direcție și a încetat deja să aplice recalcularea semestrială bazată pe dolarul american în statele membre ale UE.

Cea mai simplă soluție ar fi, în mod evident, stabilirea unui standard pe diurnă de 200-220 EUR pentru toate țările din afara UE în zonele PHARE, CARDS, TACIS și MEDA și creșterea moderată a acestuia la intervale fixe, în conformitate cu indicii prețurilor medii de consum.

În sfârșit, în ceea ce privește tarifele aplicate funcționarilor Comisiei, informațiile furnizate de Comisie arată că, în timp ce, la 7 iulie 2003, diurna pentru Bulgaria a fost redusă de la 197 de euro la 124 de euro, plafonul hotelier pentru un funcționar al Comisiei trimis în Bulgaria a rămas stabil la 205 euro, la care se adaugă o sumă suplimentară de 70 de euro pentru alte cheltuieli. Acesta este un caz clar de standarde duble.

- în ceea ce privește răspunsul la punctul 3 din scrisoarea suplimentară de anchetă

Observațiile Comisiei trebuie respinse. Prezenta plângere a apărut din cauza lipsei generale de soliditate a sistemului de diurnă, și nu din cauza comportamentului unor funcționari individuali ai Comisiei. Prin urmare, sistemul ca atare necesită atenție.

În plus, nu este surprinzător faptul că reclamantul (3) este singurul consilier în materie de înfrățire instituțională care abordează problema la un nivel mai general. În calitate de coordonator internațional al Agenției Federale de Mediu din Austria, reclamantul este responsabil, din 1998, pentru aproximativ 30 de proiecte de înfrățire implementate cu succes. În consecință, reclamantul poate pretinde că are cel puțin o experiență practică echivalentă în materie de înfrățire instituțională cu cea a oricărui funcționar al Comisiei și, de fapt, are un interes profesional mai general în ceea ce privește soliditatea generală a acordurilor administrative în acest domeniu.

Atât din motive politice, cât și practice, este de neconceput ca un stat membru de punere în aplicare să fi mandatat în mod intenționat și cu bună știință Comisia Europeană să introducă și să aplice pentru țările europene un sistem bazat pe dolarul american de modificare frecventă a indemnizațiilor de subzistență, fără o legătură identificabilă cu evoluțiile reale ale costurilor de subzistență și în funcție de cursul de schimb aplicabil al dolarului american.

- în ceea ce privește răspunsul la punctul 4 din scrisoarea suplimentară de anchetă

Reclamantul a fost de acord cu Comisia că orice „adaptare” a diurnei poate „constitui o posibilă reducere” ca o „consecință normală a revizuirii periodice a diurnei”. Cu toate acestea, acest lucru poate fi valabil numai dacă revizuirea este legată de o reducere demonstrabilă a costurilor reale de trai - ceea ce nu s-a întâmplat în cazul reducerii diurnelor din 7 iulie 2003, impusă partenerilor Convenției de către Comisie în mod unilateral și fără un temei juridic.

Încercarea ombudsmanului de a găsi o soluție prietenoasă

1. După o analiză atentă a avizelor și observațiilor, Ombudsmanul nu a fost mulțumit de răspunsul adecvat al Comisiei la afirmația reclamantului. Prin urmare, el a făcut următoarea propunere pentru o soluție amiabilă:

Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a oferi reclamantului o compensație rezonabilă pentru pierderea financiară pe care a suferit-o în urma deciziei Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea specificată în Pactul de înfrățire.

Prezenta propunere s-a bazat pe următoarele considerații:

2. Cazul se referă la finanțarea de către Comisie a unui proiect de înfrățire (BG2001/IB/EN/01) intitulat "Punerea în aplicare a Directivei Seveso". După cum a remarcat Comisia, câștigul este un instrument de cooperare administrativă menit să ajute țările în curs de aderare și țările candidate să își consolideze capacitatea administrativă și judiciară de a pune în aplicare legislația comunitară în calitate de viitoare state membre ale Uniunii Europene. Proiectele de înfrățire cuprind detașarea de experți pe termen lung din statele membre în țările în curs de aderare și în țările candidate. Un astfel de expert este numit consilier pentru preaderare (denumit în continuare „PAA”).

3. Proiectul în cauză a fost realizat pe baza unui „Convenție de înfrățire” încheiată între un stat membru (Austria) și Bulgaria și aprobată de Comisie. Articolul 7 din pact prevedea, printre altele, o diurnă (diurnă) de 97,50 EUR pentru fiecare zi de repartizare a reclamantului ca AAP la Sofia. Comisia s-a angajat să finanțeze proiectul, în conformitate cu bugetul detaliat prevăzut la articolul 7 din Convenție (a se vedea articolul 1 din anexa A la Convenție).

4. În iulie 2003, Comisia a procedat la o ajustare a diurnelor pentru AAP. În cazul reclamantului, această ajustare a dus la o reducere drastică a indemnizației sale de subzistență prevăzute în Convenție, întrucât valoarea acesteia a fost stabilită la 62 EUR, pentru perioada iulie-decembrie 2003. Reclamantul a susținut că această reducere a fost nejustificată și a constituit o încălcare a contractului. Această afirmație cuprinde, în esență, două aspecte: (i) Comisia ar trebui să efectueze plăți pentru diurnă pe baza diurnei definite în Convenție; (ii) metoda utilizată de Comisie pentru a calcula noua rată nu era rezonabilă.

5. În ceea ce privește prima parte a afirmației reclamantului, Ombudsmanul face următoarele observații, după ce a luat în considerare argumentele și informațiile prezentate de reclamant și de Comisie. Astfel cum a subliniat în mod corect reclamantul, Convenția de înfrățire nu a afirmat (în mod explicit) că rata diurnei în cauză ar putea fi modificată în cursul punerii în aplicare a proiectului. În plus, pactul nu a făcut referire la „Manualul de înfrățire” relevant (din 2002), care prevedea o astfel de posibilitate. Cu toate acestea, aceste elemente, luate separat sau împreună, nu implică în mod necesar ceea ce susține reclamantul. Este de necontestat faptul că diurnele au fost destinate să acopere cheltuielile de ședere ale reclamantului la Sofia (cum ar fi cazarea, mesele și cheltuielile de deplasare la fața locului), în timpul șederii sale de 18 luni (martie 2003-august 2004). Ca o chestiune de experiență, costurile de trai s-ar putea schimba (chiar considerabil) într-o astfel de perioadă de timp. În consecință, ajustarea diurnelor relevante pare să constituie o măsură rezonabilă și echitabilă din punct de vedere financiar. O astfel de adaptare nu a fost exclusă de Pact. În plus, acest lucru a fost prevăzut în mod explicit în "Manualul de înfrățire", care (după cum a recunoscut reclamantul) era cunoscut de guvernul austriac ca conținând cel puțin informații practice esențiale și orientări privind punerea în aplicare a pactului. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că decizia Comisiei de a nu efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza diurnei definite în Convenție nu a fost, în sine, nejustificată sau contrară obligației Comisiei de a finanța executarea Convenției, în conformitate cu bugetul acesteia.

6. În ceea ce privește a doua parte a afirmației reclamantului, Ombudsmanul face următoarele observații, după ce a luat în considerare argumentele și informațiile prezentate de reclamant și de Comisie. Diurnele în cauză erau destinate să acopere cheltuielile de subzistență ale reclamantului la Sofia. În această privință, Comisia a afirmat că ajustările diurnelor sunt, în general, menite să țină pasul cu fluctuațiile costului vieții în țările în care se desfășoară acțiunile externe finanțate din bugetul comunitar. Prin urmare, decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea definită în Convenție ar trebui să reflecte modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din Sofia. În contextul prezentei anchete, Comisia a declarat că diurnele sale s-au bazat pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care au fost stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice (ICSC) a ONU. Datele ONU au fost obținute din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, susținute de o sumă suplimentară de 15 % pentru cheltuielile accesorii. Diurnele Comisiei au fost rezultatul unei conversii a acestor rate în dolari americani în euro. Fluctuațiile cursului de schimb dintre dolarul american și euro în perioada cuprinsă între revizuirea din iunie 2001 și următoarea revizuire din iunie 2003 (pe baza căreia Comisia a luat decizia menționată anterior privind plățile pentru indemnizația de ședere a reclamantului în cauză) au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnei. În principal, combinația acestor doi factori - și anume fluctuațiile cursului de schimb și revizuirea globală întârziată - a afectat în mod substanțial ratele diurnelor Comisiei pentru anumite țări (4). În plus, Comisia, care s-a referit la „sistemul de diurnă al Comisiei”, nu și-a susținut argumentul potrivit căruia metoda de mai sus pe care a aplicat-o la revizuirea diurnelor în iunie 2003 a fost convenită de părțile semnatare ale acordului de înfrățire - și anume Austria și Bulgaria. Având în vedere cele de mai sus, se pare că decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne, definită de Comisie la un nivel semnificativ mai scăzut decât cel specificat în Pactul de înfrățire, nu a reflectat, în esență, modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență la Sofia, ci, în principal, fluctuațiile cursului de schimb între dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că decizia menționată mai sus ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă și a făcut propunerea de soluție amiabilă menționată mai sus.

Răspunsul Comisiei la propunerea de soluție amiabilă

Comisia a transmis următorul răspuns:

Context și analiza Ombudsmanului

În urma unei analize aprofundate atât a plângerii, cât și a argumentelor prezentate de Comisie și, respectiv, de reclamanți, Ombudsmanul a remarcat că (citând propunerea Ombudsmanului pentru o soluție amiabilă):

„1. „Decizia Comisiei de a nu efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza diurnei definite în convenție nu a fost, în sine, nejustificată sau contrară obligației Comisiei de a finanța executarea convenției, în conformitate cu bugetul acesteia.”

Dar el a indicat în același timp că:

2. „Decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne, definită de Comisie la un nivel semnificativ mai scăzut decât cel definit în contractul de înfrățire instituțională, nu a reflectat, în esență, modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din Sofia, ci, în principal, fluctuațiile cursului de schimb dintre dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003.”

Prin urmare, Ombudsmanul a recomandat o soluție amiabilă prin care Comisia să ofere reclamantului o compensație rezonabilă pentru pierderea financiară suferită în urma reducerii contestate a diurnei pentru Sofia, care a servit drept bază pentru reducerea indemnizației de ședere plătite reclamantului în perioada iulie-decembrie 2003.

Poziția Comisiei

În ceea ce privește prima parte a raționamentului final al Ombudsmanului, Comisia constată următoarele:

Comisia ia act de prima parte a raționamentului Ombudsmanului citat mai sus, prin care Ombudsmanul a recunoscut că plata ajustată de către Comisie a indemnizației de subzistență a reclamantului, efectuată cu referire la rata diurnei redefinite pentru Bulgaria, nu a fost în sine nejustificată.

A. Comisia subliniază încă o dată în acest sens că, la momentul proiectelor de înfrățire aflate în curs de examinare, anexa standard 2 la Memorandumul de finanțare cu țările beneficiare respective prevedea că „sumele alocate proiectelor de înfrățire vor acoperi costurile eligibile (astfel cum sunt stabilite în instrucțiunile DIS) pentru punerea în aplicare a planului de lucru convenit între statul membru și țara candidată. Costurile eligibile pot include costurile suportate de statul membru selectat în timpul pregătirii acordului de înfrățire instituțională în perioada cuprinsă între semnarea memorandumului de finanțare și notificarea finală a aprobării acordului de finanțare.”

Comisia adaugă că instrucțiunile DIS se refereau, într-adevăr, în general la Manualul de înfrățire instituțională. Acest lucru confirmă, de asemenea, obligația legală a Comisiei de a aplica Manualul de înfrățire din 2002 (inclusiv secțiunea 5.6.2 care prevede aplicarea diurnelor ajustate periodic ca bază a indemnizației de subzistență a reclamantului) Convenției de înfrățire BG 01 IB EN 01 - Punerea în aplicare a Directivei Seveso privind mediul.

B. Comisia confirmă că aplicarea sistemului de diurne legat de ONU era obligatorie la momentul plângerii și se află încă sub incidența prezentului regulament financiar pentru toate misiunile experților care au loc în temeiul contractelor de asistență externă (a se vedea, printre altele, articolul 181 din normele de aplicare).

În ceea ce privește a doua parte a raționamentului final al Ombudsmanului, Comisia constată următoarele:

Comisia observă că criticile Ombudsmanului se concentrează asupra faptului că plățile contestate efectuate pe baza diurnelor obligatorii menționate anterior nu au reflectat modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din Sofia, ci, în principal, au reflectat fluctuațiile cursului de schimb dintre dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003.

Comisia înțelege că această critică vizează mai degrabă instituirea generală a sistemului de diurnă legat de ONU reținut de Comisie pentru toate contractele sale de asistență externă decât o critică a aplicării concrete (și legale) a acestui sistem în cazul Pactului de înfrățire în cauză.

Cu toate acestea, Comisia susține că serviciile sale, contrar afirmațiilor reclamantului, au depus toate eforturile și au utilizat toate mijloacele disponibile din punct de vedere juridic în temeiul Manualului de înfrățire din 2002 pentru a atenua consecințele negative ale acestuia pentru consilierii rezidenți în materie de înfrățire (denumiți la momentul respectiv consilieri de preaderare):

A) De la sfârșitul lunii iulie 2003, Comisia s-a angajat în mod constant într-un dialog cu reclamanții pe această temă (a se vedea E. de mai jos).

B) Ca urmare a plângerilor formulate de mai mulți consilieri înainte de aderare (PAA) și de alte părți interesate de înfrățire, Comisia a investigat imediat chestiunea și a emis o primă scrisoare la 14 octombrie 2003, în care a explicat baza sistemului de diurnă la momentul respectiv și intenția sa de a evalua acest sistem, în special în ceea ce privește indemnizația de ședere pentru PAA (anexa 1 la prezentele observații).

C) În scrisoarea sa ulterioară din 22 decembrie 2003, Comisia a anunțat rezultatul evaluării menționate mai sus privind viitoarea indemnizație forfetară de subzistență pentru consilierii de preaderare în cadrul proiectelor de înfrățire instituțională.

Prin urmare, Comisia a acceptat că, începând cu 1 ianuarie 2004, valoarea indemnizației forfetare de subzistență pentru consilierii de preaderare nu va mai face obiectul unor variații pe durata detașării în cadrul programului de înfrățire instituțională, ci va fi definită la momentul semnării acordului de înfrățire instituțională și pe întreaga durată a acestuia.

În aceeași scrisoare, Comisia a acceptat, în plus, că, pentru cuptoarele de înfrățire instituțională semnate înainte de 1 ianuarie 2004 [așa cum a fost cazul Convenției de înfrățire instituțională în cauză], rezerva pentru ajustarea costurilor estimate, care se ridică la maximum 2,5 % din bugetul total al înfrățirii instituționale, ar putea fi mobilizată în mod excepțional pentru a atenua consecințele diurnelor mai mici stabilite la 7 iulie și 15 decembrie 2003. Astfel, AAP care lucrau cu acorduri semnate înainte de 1 ianuarie 2004 aveau dreptul, în mod excepțional și în anumite condiții precizate în scrisoarea anexată, să facă apel la rezerva Twinning pentru a compensa scăderea ratelor diurnelor pentru Bulgaria stabilite începând cu 7 iulie 2003.

Comisia observă că reclamantul recunoaște, într-adevăr, că a solicitat acest mecanism de atenuare în ianuarie 2004 și, în consecință, a obținut o plată suplimentară de 8 769 EUR. Comisia regretă faptul că reclamantul dorește să extindă mecanismul dincolo de limitele stabilite în scrisoarea menționată anterior din 22 decembrie 2003, solicitând o plată suplimentară și retroactivă care să acopere perioada anterioară datei de 22 decembrie 2003.

D) Un funcționar al Comisiei din cadrul DG Extindere a plecat în misiune la Sofia și s-a întâlnit cu AAP care lucrează în Bulgaria în cadrul unei reuniuni special organizate la 15 ianuarie 2004. Obiectivul acestei reuniuni a fost de a discuta ajustarea menționată mai sus a normelor care reglementează indemnizația de ședere. Oficialul a clarificat AAP care lucrează cu acorduri semnate înainte de 1 ianuarie 2004 că acestea ar putea, în mod excepțional, să facă apel la rezerva bugetară pentru înfrățire instituțională. În cursul reuniunii respective, nu a fost formulată nicio plângere prin intermediul actualelor AAP și s-a constatat că noul acord (inclusiv mecanismul excepțional de atenuare) de stabilizare a indemnizației de subzistență pentru AAP a fost bine primit. Trebuie remarcat faptul că numai unul dintre reclamanți a fost prezent la această reuniune.

E) Comisia reamintește că manualul de înfrățire din 2002 prevedea, în general, o taxă forfetară de compensare care era la dispoziția liderului de proiect de înfrățire al statelor membre pentru fiecare convenție de înfrățire, pentru a asigura punerea în aplicare flexibilă și eficientă a fiecărui proiect de înfrățire.

Secțiunea 5.8 din Manualul de înfrățire din 2002 prevedea, într-adevăr, următoarele: „Defalcarea costurilor (articolul 7 din formatul standard pentru pactele de înfrățire instituțională) nu poate include onorariile experților pentru activitatea desfășurată în afara CC [țării candidate], indiferent de natura acesteia (de exemplu, pregătirea sau monitorizarea misiunii, însoțirea vizitei de studiu, desfășurarea seminarului în statele membre, coordonarea, cheltuielile generale de gestionare logistică [conturi, organizare] și alte costuri conexe).

În locul acestuia și ca o contribuție globală la costurile care decurg din responsabilitatea pregătirii și punerii în aplicare a unui proiect de înfrățire instituțională, compensația pentru expertiza pe termen scurt și mediu de orice tip (inclusiv cea a liderului de proiect) furnizată în cadrul CC este majorată cu o rată forfetară de 150 %. Această sumă se adaugă la onorariile experților pentru fiecare activitate din cadrul CC. Organizația din statul membru responsabilă de proiectul de înfrățire poate dispune de acesta pentru orice costuri generate în statul membru în legătură cu proiectul și pentru costurile generale.”

După cum s-a menționat, această remunerație forfetară generală este înscrisă în buget în funcție de valoarea totală a onorariilor experților pentru toți experții pe termen scurt implicați în punerea în aplicare a fiecărei convenții de înfrățire instituțională. În cadrul fiecărui proiect de înfrățire instituțională, această compensație forfetară generală poate fi utilizată de liderul de proiect de înfrățire instituțională al statului membru pentru punerea în aplicare eficientă a proiectului de înfrățire instituțională, în măsura în care se garantează respectarea principiului bunei gestiuni financiare și a principiului non-profit, care se aplică în general granturilor.

În Convenția de înfrățire BG 01 IB EN 01, bugetul pentru această compensație forfetară generală s-a ridicat la 161 777 EUR dintr-un buget total de înfrățire de 700 000 EUR. Prin urmare, era pe deplin legal și chiar recomandabil ca șeful de proiect al acestui proiect concret de înfrățire să utilizeze o parte din această compensație forfetară pentru a atenua consecințele reducerii diurnei pentru Bulgaria asupra indemnizației de subzistență a AAP. Comisia reamintește, în acest sens, că reclamantul însuși estimează prejudiciul financiar la aproximativ 7 000 EUR. Această sumă ar putea fi plătită cu ușurință din compensația forfetară generală de 161 777 EUR menționată anterior.

Această posibilitate a fost deja menționată reclamantului la 5 august 2003 . Acesta a fost menționat din nou în scrisoarea Comisiei din 22 decembrie 2003 și a fost explicat în mod explicit în cursul reuniunii din Bulgaria din 15 ianuarie 2004.

Observații finale

1. Comisia observă că reclamantul a obținut o plată de 8 769 EUR din bugetul rezervei Twinning pentru a compensa scăderea diurnelor pentru Bulgaria stabilite începând cu 7 iulie 2003.

2. Comisia nu numai că a acționat în conformitate cu cadrul de reglementare aplicabil (și anume, Manualul de înfrățire din 2002 și celelalte norme care decurg din Regulamentul financiar) aplicând diurnele reduse pentru definirea taxei de subzistență a reclamantului ca AAP în perioada examinată (prima parte a raționamentului Ombudsmanului).

3. De asemenea, Comisia a acționat cu toată diligența și bunăvoința necesare pentru a da curs numeroaselor plângeri care decurg din reducerea diurnelor stabilite pentru Bulgaria în iulie 2003.

Prin urmare, este dificil pentru Comisie să accepte că modul său de acțiune, astfel cum s-a explicat mai sus, ar putea fi calificat drept un posibil caz de administrare defectuoasă, astfel cum se menționează în propunerea Ombudsmanului.

Comisia susține că acceptarea acordării unei compensații financiare suplimentare reclamantului ar submina, de fapt,

principiul egalității între toate părțile interesate de înfrățire și, în special, între toate AAP la momentul respectiv, deoarece majoritatea acestora nu au contestat aplicarea normală și preconizată la momentul respectiv a ratelor fluctuante ale diurnei pentru indemnizația lor de subzistență și nici măcar nu au solicitat mecanismul de ajutor temporar propus în scrisoarea Comisiei din 22 decembrie 2003; și

principiul transparenței, care este esențial pentru punerea corectă în aplicare a proiectelor de înfrățire instituțională care implică administrațiile statelor membre concurente, deoarece acordarea de compensații financiare în acest caz ar submina așteptările legitime în ceea ce privește aplicarea generală și chiar concretizată a cadrului de reglementare, astfel cum este prevăzut în Manualul de înfrățire instituțională și în celelalte norme aplicabile.

Prin urmare, Comisia susține cu regret că nu va propune acordarea de compensații financiare reclamantului.

Poziția Comisiei se aplică cazurilor 240/2004/PB și /2004/PB, întrucât reclamanții din aceste cazuri au solicitat și au primit, de asemenea, o compensație suplimentară de 4 218 EUR (cazul 240/2004/PB) și, respectiv, de 9 324 EUR (cazul 242/2004/PB), astfel cum se prevede în scrisoarea Comisiei din 22 decembrie 2003.

Observațiile reclamantului

La 22 aprilie 2007, reclamantul a solicitat Ombudsmanului o prelungire a termenului de depunere a observațiilor (care era 30 aprilie 2007). În cererea sa, reclamantul a formulat următoarele observații:

Reclamantul a afirmat că, în ceea ce privește aspectele pozitive, cazul a sporit cu siguranță gradul de conștientizare în rândul funcționarilor Comisiei „cu privire la lipsa solidității” actualului sistem de diurnă al CE, ceea ce cauzează probleme administrative ușor de evitat pentru administrațiile statelor membre implicate în punerea în aplicare a aproximativ 1 000 de proiecte de înfrățire finanțate de CE. El subliniază că Austria a luat inițiativa de a sesiza Comisia cu privire la această chestiune. El afirmă că „nevoile evidente de reformă” vor fi discutate cu Comisia în cadrul următoarei reuniuni ordinare, programată pentru iunie 2007.

Serviciile Ombudsmanului l-au contactat ulterior pe reclamant, informându-l în acel moment că este binevenit să își prezinte observațiile până la 15 octombrie 2007. La 15 noiembrie 2007, reclamantul a prezentat observații în care, în esență, a încurajat Ombudsmanul să încerce o nouă propunere de soluție amiabilă. Reclamantul a transmis, de asemenea, observațiile sale Comisiei.

DECIZIA

1 Afirmație potrivit căreia reducerea de către Comisie a diurnelor a fost nejustificată și afirmații relevante

1.1 Cazul se referă la finanțarea de către Comisie a unui proiect de înfrățire (BG2001/IB/EN/01) intitulat "Punerea în aplicare a Directivei Seveso". „T win” este un instrument de cooperare administrativă menit să ajute țările în curs de aderare și țările candidate să își consolideze capacitatea administrativă și judiciară de a pune în aplicare legislația comunitară în calitate de viitoare state membre ale Uniunii Europene. Proiectele de înfrățire cuprind detașarea de experți pe termen lung din statele membre în țările în curs de aderare și în țările candidate. Un astfel de expert este numit consilier pentru preaderare (denumit în continuare „PAA”).

Proiectul în cauză a fost realizat pe baza unui „Convenție de înfrățire” încheiată între un stat membru (Austria) și Bulgaria și aprobată de Comisie. Articolul 7 din pact prevedea, printre altele, o diurnă (diurnă) de 97,50 EUR pentru fiecare zi de repartizare a reclamantului ca AAP la Sofia. Comisia s-a angajat să finanțeze proiectul, în conformitate cu bugetul detaliat prevăzut la articolul 7 din Convenție (articolul 1 din anexa A la Convenție).

1.2 În iulie 2003, Comisia a procedat la o ajustare a diurnelor pentru AAP. În cazul reclamantului, această ajustare a dus la o reducere drastică a indemnizației sale de subzistență prevăzute în Convenție. Reclamantul a susținut că această reducere a fost nejustificată și a constituit o încălcare a contractului (5). Această afirmație cuprinde, în esență, două aspecte: (i) Comisia ar trebui să efectueze plăți pentru diurnă pe baza diurnei definite în Convenție; (ii) metoda utilizată de Comisie pentru a calcula noua rată nu era rezonabilă.

1.3 La 27 noiembrie 2006, Ombudsmanul a făcut o propunere, în temeiul articolului 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European, în vederea găsirii unei soluții amiabile la acest caz. Principalele constatări din propunerea Ombudsmanului au fost, pe scurt, următoarele.

1.4 În ceea ce privește prima parte a afirmației menționate mai sus a reclamantului, Ombudsmanul a constatat că decizia Comisiei de a nu efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza diurnei definite în Convenție nu a fost, în sine, nejustificată sau contrară obligației Comisiei de a finanța executarea Convenției, în conformitate cu bugetul acesteia.

1.5 Cu toate acestea, în ceea ce privește a doua parte a afirmației reclamantului, Ombudsmanul a făcut următoarele constatări, după ce a luat în considerare argumentele și informațiile prezentate de reclamant și de Comisie. Diurnele în cauză erau destinate să acopere cheltuielile de subzistență ale reclamantului la Sofia. În această privință, Comisia a afirmat că ajustările diurnelor urmăresc, în general, să țină pasul cu fluctuațiile costului vieții în țările în care se desfășoară acțiunile externe finanțate din bugetul comunitar. Prin urmare, decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea definită în Convenție ar trebui să reflecte modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din Sofia. În contextul prezentei anchete, Comisia a afirmat că diurnele sale s-au bazat pe ratele Organizației Națiunilor Unite, care au fost stabilite în conformitate cu misiunile anuale de anchetă la nivel de țară efectuate de Comisia Internațională a Funcției Publice (ICSC) a ONU. Datele ONU au fost obținute din anchetele privind prețurile hotelurilor comerciale bune și costurile meselor pentru țările terțe respective, susținute de o sumă suplimentară de 15 % pentru cheltuielile accesorii. Diurnele Comisiei au fost rezultatul unei conversii a acestor rate în dolari americani în euro. Fluctuațiile cursului de schimb dintre dolarul american și euro în perioada cuprinsă între revizuirea din iunie 2001 și următoarea revizuire din iunie 2003 (pe baza căreia Comisia a luat decizia menționată anterior privind plățile pentru indemnizația de ședere a reclamantului în cauză) au avut un impact substanțial asupra ratelor diurnei. În principal, combinația acestor doi factori - și anume fluctuațiile cursului de schimb și revizuirea globală întârziată - a afectat în mod substanțial ratele diurnelor Comisiei pentru anumite țări. În plus, Comisia, care s-a referit la „sistemul de diurnă al Comisiei”, nu și-a susținut argumentul potrivit căruia metoda de mai sus pe care a aplicat-o la revizuirea diurnelor în iunie 2003 a fost convenită de părțile semnatare ale acordului de înfrățire - și anume Austria și Bulgaria. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a constatat că decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne, definită de Comisie la un nivel semnificativ mai mic decât cel specificat în Pactul de înfrățire, nu reflectă, în esență, modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență la Sofia, ci, în principal, fluctuațiile cursului de schimb între dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că decizia menționată mai sus ar putea constitui un caz de administrare defectuoasă și a prezentat următoarea propunere de soluție amiabilă:

Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a oferi reclamantului o compensație rezonabilă pentru pierderea financiară pe care a suferit-o în urma deciziei Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea specificată în Pactul de înfrățire.

1.6 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, Comisia nu a prezentat argumente convingătoare, respingând constatările de mai sus. În esență, Comisia a susținut că, în temeiul Regulamentului financiar, aplicarea sistemului de diurne legat de ONU era obligatorie la momentul depunerii plângerii și se aplică în continuare tuturor misiunilor de experți care au loc în temeiul contractelor de asistență externă (Comisia a făcut trimitere, printre altele, la „articolul 181 din normele de aplicare”). În această privință, trebuie amintit, în primul rând, că Ombudsmanul a solicitat în mod expres Comisiei, în cadrul anchetelor sale suplimentare, „să clarifice temeiul juridic pentru aplicarea [sale] a sistemului ratei ONU bazate pe USD pentru calcularea ratelor diurnelor...”. În răspunsul său, Comisia nu a invocat niciun temei juridic specific și a considerat că problema temeiului juridic „nu este pertinentă pentru soluționarea problemelor concrete în cauză”. Răspunsul Comisiei la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă se referea la obligația legală de a aplica sistemul de mai sus, prevăzut în Regulamentul financiar. În sprijinul acestei poziții, Comisia nu a invocat nicio dispoziție specifică, cu excepția articolului 181 din normele de aplicare. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că articolul 181 alineatul (6) nu face o trimitere explicită sau implicită la niciun sistem ONU de diurne bazat pe USD. Prin urmare, Comisia nu și-a susținut argumentul de mai sus (7).

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că Comisia nu a furnizat justificări valabile și adecvate pentru decizia sa de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne definite de Comisie la un nivel semnificativ mai mic decât cel specificat în Pactul de înfrățire. Prin urmare, această decizie a constituit un caz de administrare defectuoasă.

1.7 Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să autorizeze instituția relevantă a statului membru să plătească AAP, pe întreaga durată a proiectului, indemnizația de ședere de 97,50 EUR pe zi, astfel cum a fost stabilită în bugetul inițial al Convenției de înfrățire semnate și aprobate. În cazul în care o astfel de autorizație nu a putut fi acordată înainte de încheierea proiectului, Comisia ar trebui să prevadă o procedură alternativă care să permită AAP să primească diferența dintre indemnizația de ședere primită și indemnizația de ședere stabilită în convenție.

1.8 În răspunsul său la propunerea Ombudsmanului privind o soluție amiabilă, și anume acordarea unei compensații rezonabile reclamantului, Comisia a prezentat acțiunile pe care le-a întreprins în urma stabilirii unor diurne mai mici în 2003, în vederea atenuării efectelor economice negative ale acestor rate asupra AAP și a evitării unor probleme similare în viitor. Aceasta a subliniat că, în acest context, reclamantul a obținut o plată suplimentară de 8 769 EUR, dar a dorit să extindă mecanismul de atenuare dincolo de limitele acestuia și să obțină sume suplimentare pentru perioada anterioară datei de 22 decembrie 2003. Aceasta a afirmat că nu poate accepta așa ceva, deoarece acordarea unei compensații financiare suplimentare reclamantului ar submina

1. principiul egalității între AAP, deoarece majoritatea acestora nu au contestat noile diurne și nici măcar nu au solicitat mecanismul temporar de ajutor instituit de Comisie;
2. principiul transparenței, întrucât acordarea de compensații financiare în cazul reclamantului ar submina așteptările legitime în ceea ce privește aplicarea generală și chiar a cadrului de reglementare, astfel cum se prevede în manualul de înfrățire instituțională și în celelalte norme aplicabile.

1.9 Ombudsmanul consideră că argumentele de mai sus ale Comisiei nu sunt convingătoare. În ceea ce privește argumentul referitor la principiul transparenței, este suficient să se constate că Comisia nu a demonstrat că aplicarea de către aceasta a sistemului ONU bazat pe USD pentru stabilirea diurnelor în cauză era prevăzută în Manualul de înfrățire și în cadrul juridic relevante. În ceea ce privește argumentul referitor la principiul egalității între AAP, este suficient să se constate că acest principiu nu poate fi considerat ca implicând faptul că administrația comunitară nu poate lua măsurile adecvate pentru a remedia un caz de administrare defectuoasă în modul în care a tratat un reclamant, deoarece alte persoane, care ar fi putut fi tratate în mod similar, nu au depus o plângere la administrație sau la Ombudsman. Este destul de evident că acceptarea unui astfel de argument ar conduce la rezultate nerezonabile în ceea ce privește îndeplinirea obligației administrației comunitare de a lua măsuri de remediere adecvate în ceea ce privește cazurile de administrare defectuoasă în activitățile sale.

1.10 Cu toate acestea, Ombudsmanul constată că reclamantul nu a avut o relație contractuală/de muncă cu Comunitatea, ci mai degrabă cu statul membru care a semnat Convenția de înfrățire în cauză, aprobată și de Comisie. Reclamantul nu a prezentat niciun argument specific, justificat în mod corespunzător, în sensul că acest stat membru nu i-ar putea plăti, fără permisiunea Comisiei sau altă acțiune, suma de bani pe care o solicită ca indemnizație de subzistență sau chiar că statul membru a prezentat Comisiei cereri de plată relevante, în temeiul Pactului de înfrățire. În acest sens, Comisia, în răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă a Ombudsmanului, a subliniat că, în conformitate cu Manualul de înfrățire instituțională, statul membru dispunea de o taxă forfetară de compensare care ar fi putut fi utilizată în scopul plății sumei solicitate de reclamant. Reclamantul nu a contestat acest lucru. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că legătura de cauzalitate dintre cazul de administrare defectuoasă identificat la punctul 1.5 din prezenta decizie și prejudiciul financiar suferit de reclamant, ca urmare a deciziei contestate a Comisiei, pare a fi prea atenuată pentru a atrage răspunderea extracontractuală a Comunității. De asemenea, ținând seama de faptul că Comisia nu a răspuns pozitiv la propunerea sa de soluție amiabilă de despăgubire, Ombudsmanul nu consideră că este justificat să urmărească în continuare afirmațiile reclamantului (8).

1.11 În cele din urmă, Ombudsmanul ia notă de declarația Comisiei, făcută în răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, potrivit căreia, începând cu 1 ianuarie 2004, valoarea indemnizației forfetare de subzistență pentru AAP nu mai face obiectul unor variații pe durata detașării în cadrul programului de înfrățire, ci este definită la momentul semnării acordului de înfrățire și pe întreaga durată a acestuia.

1.12 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul va închide cazul cu o observație critică.

2 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică:

Decizia Comisiei de a efectua plăți pentru indemnizația de subzistență a reclamantului în cauză (care acoperă perioada iulie-decembrie 2003) pe baza unei diurne semnificativ mai mici decât cea definită în convenție nu a reflectat, așa cum ar trebui, modificările corespunzătoare ale cheltuielilor de subzistență din Sofia, ci mai degrabă fluctuațiile cursului de schimb între dolarul american și euro în perioada iunie 2001-iunie 2003. Prin urmare, această decizie a constituit un caz de administrare defectuoasă.

Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

ÎN AL DOILEA RÂND.

Comisia a afirmat că, în temeiul prezentului regulament financiar, aplicarea sistemului ONU bazat pe USD de calculare a diurnelor era obligatorie la momentul depunerii plângerii și se aplică în continuare tuturor misiunilor de experți care au loc în temeiul contractelor de asistență externă. Cu toate acestea, Comisia nu și-a susținut argumentul de mai sus. În sprijinul poziției sale, Comisia nu a invocat nicio dispoziție specifică, cu excepția articolului 181 din normele de punere în aplicare menționate mai sus, care nu face o trimitere explicită sau implicită la niciun sistem ONU de diurne bazat pe USD. Prin urmare, Comisia este invitată să examineze mai îndeaproape această chestiune.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) În acest sens, răspunsul Comisiei conținea următoarea notă de subsol: „La momentul proiectelor de înfrățire aflate în curs de examinare, anexa standard 2 la Memorandumul de finanțare cu țările beneficiare respective prevedea că „Sumele alocate proiectelor de înfrățire vor acoperi costurile eligibile (astfel cum sunt stabilite în instrucțiunile DIS) pentru punerea în aplicare a planului de lucru convenit între statul membru și țara solicitantă. Costurile eligibile pot include costurile suportate de statul membru selectat în timpul pregătirii acordului de înfrățire instituțională în perioada cuprinsă între semnarea memorandumului de finanțare și notificarea finală a aprobării acordului de finanțare”.

(2) Diurnele actualizate sunt disponibile pe site-ul internet al Comisiei EuropeAid (http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm).

(3) Pentru a asigura consecvența în limba utilizată pentru rezumatul observațiilor reclamantului, se utilizează „reclamantul” în locul primei persoane („I”).

(4) Aparent, având în vedere aceste informații, Comisia nu a răspuns solicitărilor Ombudsmanului (i) privind datele specifice utilizate pentru a defini ratele pe baza cărora au fost calculate diurnele plătite pentru reclamant; sau (ii) pentru dovezi privind evoluția costului vieții în Bulgaria pe perioada proiectului în cauză.

(5) În cursul prezentei anchete, a devenit clar că nu a existat niciun contract, ca atare, între reclamant și Comisie, ci numai între reclamant și statul său membru. Prin urmare, această parte a afirmației reclamantului este înțeleasă doar astfel cum este prezentată și examinată aici.

(6) " Finanțare forfetară

(Articolul 117 din Regulamentul financiar)

1. În plus față de cazurile de burse și premii, actul de bază poate autoriza finanțarea forfetară pentru contribuții mai mici de 5 000 EUR sau utilizarea unor bareme de costuri unitare.

Pentru a asigura respectarea principiilor cofinanțării, nonprofitului și bunei gestiuni financiare, aceste sume forfetare și bareme sunt revizuite cel puțin o dată la doi ani de către ordonatorul de credite competent. Sumele se aprobă de către Comisie.

2. Acordul de grant poate autoriza acoperirea forfetară:

(a) din cheltuielile generale ale beneficiarului, până la maximum 7 % din totalul costurilor eligibile pentru acțiune, cu excepția cazului în care beneficiarul primește o subvenție de funcționare finanțată de la bugetul comunitar;

(b) anumitor cheltuieli de misiune pe baza unei diurne aprobate anual de către Comisie.

Plafonul prevăzut la primul paragraf litera (a) poate fi depășit printr-o decizie motivată a Comisiei.”

(7) Ombudsmanul va face o observație suplimentară relevantă mai jos.

(8) Acest lucru răspunde, de asemenea, sugestiilor reclamantului din observațiile sale din 15 noiembrie 2007, potrivit cărora Ombudsmanul ar putea încerca să găsească o nouă propunere de soluție amiabilă.