Strasbourg, 17 septembrie 2003

Stimate domnule B.,

La 29 mai 2002, ați depus o plângere la Ombudsmanul European împotriva Consiliului cu privire la lipsa și refuzul de a furniza informații.

La 1 iulie 2002, plângerea a fost transmisă Secretarului General al Consiliului. La 18 octombrie 2002, Consiliul a transmis avizul său. La 28 octombrie 2002, v-a fost transmis avizul Consiliului, cu invitația de a formula observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

La 27 martie 2003, Ombudsmanul a înaintat Consiliului un proiect de recomandare în cazul dumneavoastră și v-a informat cu privire la aceasta în aceeași zi. La 26 mai 2003, Consiliul a transmis avizul său detaliat cu privire la proiectul de recomandare. La 12 iunie 2003, v-am transmis avizul detaliat, invitându-vă să formulați observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

În mai 2002, un deputat danez în Parlamentul European a depus o plângere împotriva Consiliului privind o cerere de acces la documente, depusă la 3 decembrie 2001 în temeiul Regulamentului 1049/2001 (1). Reclamantul a solicitat Consiliului documente de șapte tipuri, dintre care trei au dat naștere plângerii adresate Ombudsmanului. Reclamantul le-a descris după cum urmează:

1 o listă completă a tuturor comitetelor și grupurilor de lucru din cadrul instituțiilor europene la care participă reprezentanți ai Consiliului și/sau ai statelor membre, inclusiv listele membrilor acestora;

2 liste cu persoanele care, în anul 2000, au primit cheltuieli de deplasare și/sau diurne din partea Consiliului sau a statelor membre pentru participarea la reuniunile instituțiilor europene;

3 o listă completă a tuturor reuniunilor Consiliului de Miniștri și ale grupurilor de lucru ale Consiliului privind transparența în cadrul Consiliului de Miniștri, împreună cu documente de lucru și rapoarte, pentru perioada în care a fost discutat proiectul de regulament 1049/2001 privind accesul public la documente.

La 17 ianuarie 2002, Consiliul a răspuns la cererea reclamantului. Acesta a început prin a afirma că Regulamentul 1049/2001 se aplică numai documentelor existente.

În ceea ce privește primul tip de document, Consiliul a informat reclamantul că poate găsi o listă a membrilor care participă la fiecare reuniune a Consiliului în comunicatele de presă publicate imediat după fiecare reuniune. De asemenea, Consiliul a trimis un document intitulat „Extras din repertoriul interinstituțional - cine este cine în Uniunea Europeană”. Acesta conține informații privind Consiliul însuși și cea mai recentă listă a comitetelor și grupurilor de lucru implicate în lucrările pregătitoare ale Consiliului.

În ceea ce privește al doilea tip de document, Consiliul a informat reclamantul că nu ține astfel de liste; că, de fapt, nu plătește diurne delegaților; și că rambursează cheltuielile de călătorie numai pe baza cheltuielilor reale și pe baza prezentării documentelor justificative.

În ceea ce privește al treilea tip de document, Consiliul a transmis următoarele:

- o listă a reuniunilor Consiliului și ale grupurilor sale de pregătire (în acest caz Coreper II și Grupul de lucru pentru informații) care au avut loc începând cu 28 ianuarie 2000, dată la care Comisia și-a prezentat propunerea de regulament privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei;

- toate documentele de lucru și rapoartele privind reuniunile Grupului de lucru pentru informații, ale Coreper II și ale Consiliului, care acoperă întreaga perioadă de negociere a Regulamentului 1049/2001, cu excepția următoarelor avize din partea Serviciului juridic al Consiliului:

documentul 7594/00 privind efectul, forma și domeniul de aplicare al actului;

- documentul 7184/01 privind tratarea documentelor sensibile;

- documentul 8002/01, care conține observații de redactare juridică.

Consiliul și-a motivat refuzul de a emite aceste avize juridice prin faptul că divulgarea lor ar submina protecția consultanței juridice interne a Consiliului, astfel cum se prevede la articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, și că, în absența oricăror motive specifice care să indice un interes public deosebit superior care să justifice divulgarea, Consiliul a concluzionat că, în ansamblu, interesul de a proteja consultanța juridică internă prevalează asupra interesului public care justifică divulgarea.

Consiliul a adăugat că, în afară de numărul documentului și de obiectul acestor avize juridice, excepția se aplică întregului conținut al acestora. Prin urmare, nu a fost posibil să se acorde un acces parțial în temeiul articolului 4 alineatul (6) din Regulamentul 1049/2001.

La 7 februarie 2002, reclamantul a depus o cerere de confirmare. În ceea ce privește listele comitetelor și grupurilor de lucru, acesta a arătat că informațiile care i-au fost transmise de Consiliu nu erau complete sau structurate astfel încât să permită identificarea tuturor comitetelor sau grupurilor de lucru și a membrilor acestora. Reclamantul și-a reiterat, de asemenea, cererea de întocmire a unor liste cu persoanele care, în anul 2000, au beneficiat de cheltuieli de deplasare și/sau diurne din partea Consiliului sau a statelor membre pentru a participa la reuniunile instituțiilor europene. În ceea ce privește cele trei avize juridice, reclamantul a solicitat motivele specifice pentru refuzul accesului.

Consiliul a răspuns la 8 aprilie 2002. Consiliul a reiterat faptul că listele comitetelor și grupurilor de lucru solicitate de reclamant nu există. Crearea unor astfel de liste ar fi imposibilă sau extrem de greoaie, cu atât mai mult cu cât componența comitetelor și a grupurilor de lucru se schimbă frecvent.

Nici listele solicitate ale beneficiarilor de certificate nu există. Consiliul a subliniat că normele privind buna gestiune financiară sunt respectate și că plata indemnizațiilor este supusă controlului Curții de Conturi.

În ceea ce privește cele trei avize juridice, Consiliul a reiterat faptul că articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 impune ca avizul Serviciului juridic al Consiliului să nu fie divulgat, cu excepția cazului în care, în ansamblu, instituția este convinsă că există un interes public superior care justifică divulgarea. Consiliul a afirmat că un interes public superior nu este dovedit de faptul că avizele juridice, precum în speță, se referă la pregătirea legislației. Consiliul și-a sprijinit poziția făcând trimitere la jurisprudența în temeiul fostelor norme privind accesul public la documente.

Pe baza celor de mai sus, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului, făcând următoarele acuzații împotriva Consiliului:

1. Este contrar bunei administrări faptul că Consiliul nu a stabilit o listă a tuturor comitetelor și grupurilor de lucru din instituțiile europene la care participă reprezentanți ai Consiliului și ai statelor membre. Lista ar trebui să includă numele membrilor acestor comitete și grupuri de lucru;
2. Este contrar bunei administrări faptul că Consiliul nu a stabilit sau identificat o listă a tuturor persoanelor care au primit indemnizații de deplasare și/sau diurne din partea Consiliului sau a statelor membre în anul 2000 pentru reuniuni în cadrul instituțiilor europene;
3. Consiliul a respins în mod eronat accesul la avizele juridice solicitate de reclamant. În special, Consiliul a încălcat normele privind accesul public la documente prin respingerea accesului la avizele juridice ca o chestiune de practică generală, în timp ce normele impun o evaluare individuală a fiecărei cereri.

INQUIRY

Avizul Consiliului

Avizul Consiliului a formulat, pe scurt, următoarele puncte:

Lista comitetelor și grupurilor de lucru

Regulamentul 1049/2001 se referă numai la documentele existente. În cazul în care instituția în cauză afirmă că nu există un document, există o prezumție că această afirmație este corectă (2). Această prezumție poate fi răsturnată prin elemente de probă pertinente și concordante, care, în speță, nu au fost prezentate.

Reclamantul nu prezintă niciun argument pentru care, din motive de bună administrare, Consiliul ar trebui să întocmească listele solicitate. De fapt, Consiliul păstrează o listă a propriilor grupuri de pregătire. Lista este disponibilă publicului pe internet și a fost trimisă reclamantului. Acesta este adecvat și suficient pentru scopurile administrative ale Consiliului și oferă publicului o imagine de ansamblu completă a tuturor comitetelor și grupurilor de lucru implicate în pregătirea lucrărilor Consiliului. Această listă, împreună cu registrul public al documentelor, permite cetățenilor să formuleze cereri specifice de documente prezentate comitetelor și grupurilor de lucru respective. Consiliul nu înțelege necesitatea de a ține liste cu alte comitete sau grupuri de lucru care nu au nicio legătură cu activitatea sa și la care participă reprezentanți ai statelor membre.

În ceea ce privește numele delegaților care participă la grupurile de pregătire ale Consiliului, componența grupurilor de lucru face obiectul unor modificări continue de la o reuniune la alta și, uneori, chiar în timpul unei reuniuni, întrucât statele membre sunt libere să trimită delegații pe care îi aleg. Păstrarea unor liste complete și actualizate ale tuturor participanților ar reprezenta, prin urmare, o sarcină administrativă considerabilă. Astfel de liste nu sunt necesare pentru scopurile interne ale Secretariatului General și nici nu s-a demonstrat că există un interes public semnificativ pentru obținerea acestor informații.

Lista beneficiarilor de certificate

Consiliul a reiterat declarațiile sale anterioare adresate reclamantului. Potrivit Consiliului, interesele financiare ale Comunității sunt protejate în mod corespunzător prin dispozițiile și organismele de control deja existente. Prin urmare, nu este necesar, în interesul unei bune administrări, să se păstreze listele solicitate de reclamant.

Accesul la opinii juridice

Consiliul a confirmat opinia pe care a exprimat-o ca răspuns la cererea de confirmare a reclamantului. Acest punct de vedere nu aduce atingere examinării individuale a fiecărui document, pentru a stabili dacă divulgarea este într-adevăr de natură să aducă atingere unuia dintre interesele protejate de excepțiile prevăzute, ținând seama în special de posibilitatea de a acorda un acces parțial. În urma reexaminării deciziei sale, Consiliul a decis să acorde acces la punctele 1-10 din documentul 7184/01 și la introducere, precum și la punctele 1 și 2 din documentul 7594/00.

În ceea ce privește celelalte părți ale documentelor, Consiliul a confirmat refuzul cuprins în răspunsul său la cererea de confirmare a reclamantului.

Avizul Consiliului a fost transmis reclamantului, cu invitația de a prezenta observații, dacă acesta dorește acest lucru. Nu s-au primit observații.

Proiectul de recomandare

Prin decizia din 27 martie 2003, Ombudsmanul a adresat Consiliului un proiect de recomandare privind a treia afirmație a reclamantului. Baza proiectului de recomandare, elaborat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, a fost următoarea:

1. Reclamantul susține că Consiliul a respins în mod eronat accesul la avizele Serviciului juridic al Consiliului. El susține că Consiliul a respins accesul la avizele juridice ca o chestiune de practică generală, în timp ce normele impun o evaluare individuală a fiecărei cereri.
2. Consiliul susține că articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001 impune ca avizul Serviciului juridic al Consiliului să nu fie divulgat, cu excepția cazului în care, în ansamblu, instituția este convinsă că există un interes public superior care justifică divulgarea. Ca răspuns la cererea reclamantului și la cererea de confirmare, Consiliul a considerat că excepția se aplică întregului conținut al celor trei avize juridice în cauză: documentele 7594/00, 7184/01 și 8002/01. În avizul său cu privire la prezentul motiv, Consiliul arată că poziția sa generală nu aduce atingere examinării individuale a fiecărui document și că, în urma reexaminării, Consiliul a decis să acorde un acces parțial la documentele 7594/00 și 7184/01.
3. Ombudsmanul ia act de faptul că refuzul accesului public la documentul 7594/00 face, de asemenea, obiectul unei alte plângeri adresate Ombudsmanului împotriva Consiliului: 1542/2000/(PB)(SM)IJH. În acest caz, Ombudsmanul a înaintat Consiliului un proiect de recomandare, urmat, la 12 decembrie 2002, de un raport special adresat Parlamentului European. Parlamentul European nu a adoptat încă o poziție cu privire la raportul special. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că nicio anchetă suplimentară nu este justificată în cadrul prezentei plângeri. Cu toate acestea, Ombudsmanul va informa Parlamentul European că Consiliul a fost de acord să acorde reclamantului în cazul de față acces parțial la documentul 7594/00.
4. În ceea ce privește celelalte două documente, Ombudsmanul reamintește că proiectul de recomandare și raportul special menționate mai sus se bazează pe opinia că ar trebui să se facă o distincție între diferitele tipuri de avize juridice. Opiniile exprimate în contextul unor posibile proceduri judiciare viitoare sunt similare unei comunicări între un avocat și un client. Prin urmare, acestea ar trebui, în mod normal, să fie exceptate de la divulgare în temeiul articolului 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001. În schimb, avizele privind proiectele legislative ar trebui, în mod normal, să devină accesibile publicului atunci când procesul legislativ ajunge la o concluzie. Acestea ar trebui să fie exceptate numai în cazul în care instituția poate demonstra, în conformitate cu articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001, că divulgarea ar submina grav procesul său decizional și că nu există un interes public superior care să justifice divulgarea.
5. Aplicând distincția de mai sus în cazul de față, se pare că documentele 7184/01 și 8002/01 sunt avize privind proiecte legislative și că procesul legislativ în cauză a ajuns la o concluzie. Prin urmare, Ombudsmanul a formulat un proiect de recomandare, similar celui formulat anterior în cauza 1542/2000/(PB)(SM)IJH, conform căruia Consiliul ar trebui să reexamineze cererea reclamantului și să acorde acces la documentele 7184/01 și 8002/01, cu excepția cazului în care se aplică una sau mai multe dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță din Regulamentul 1049/2001.

Avizul detaliat al Consiliului

Avizul detaliat al Consiliului a informat Ombudsmanul că întrebarea dacă și în ce condiții avizele Serviciului juridic al Consiliului referitoare la proiectele de acte legislative intră sub incidența excepțiilor prevăzute în Regulamentul 1049/2001 face în prezent obiectul procedurilor judiciare în fața Tribunalului de Primă Instanță (cauza T-84/03, Maurizio Turco/Consiliul ). Prin urmare, Consiliul s-a abținut de la formularea de observații cu privire la fondul proiectului de recomandare.

Avizul detaliat al Consiliului a fost transmis reclamantului, cu invitația de a prezenta observații, dacă acesta dorește acest lucru. Nu s-au primit observații.

DECIZIA

1 Lista comitetelor și grupurilor de lucru

1.1 Reclamantul susține că este contrar bunei administrări faptul că Consiliul nu a întocmit o listă a tuturor comitetelor și grupurilor de lucru din instituțiile europene la care participă reprezentanți ai Consiliului și ai statelor membre. Lista ar trebui să includă numele membrilor acestor comitete și grupuri de lucru.

1.2 Potrivit Consiliului, nu este necesar ca acesta să țină liste de comitete sau grupuri de lucru care nu au nimic de-a face cu activitatea sa. Consiliul păstrează o listă a propriilor sale grupuri de pregătire, care este adecvată scopurilor administrative ale Consiliului. Această listă oferă publicului o imagine de ansamblu completă a tuturor comitetelor și grupurilor de lucru implicate în pregătirea lucrărilor Consiliului și, împreună cu registrul public de documente, le permite cetățenilor să formuleze cereri specifice de documente. În ceea ce privește includerea numelor delegaților, Consiliul susține că menținerea unor liste complete și actualizate ar fi extrem de greoaie, deoarece componența grupurilor de lucru se schimbă frecvent. Astfel de liste nu sunt necesare pentru scopurile interne ale Secretariatului General și nici nu s-a demonstrat că există un interes public semnificativ pentru obținerea acestor informații.

1.3 Ombudsmanul reamintește principiul general al bunei administrări, conform căruia cetățenii ar trebui să primească informațiile pe care le solicită (3). Ombudsmanul ia act de faptul că Consiliul furnizează o parte din informațiile solicitate de reclamant sub forma unei liste accesibile publicului a propriilor grupuri de pregătire. În opinia Ombudsmanului, explicația Consiliului cu privire la motivul pentru care nu menține celelalte liste solicitate de reclamant pare rezonabilă. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al plângerii.

2 Listele beneficiarilor de certificate

2.1 Reclamantul susține că este contrar bunei administrări faptul că Consiliul nu a întocmit sau identificat o listă a tuturor persoanelor care au primit indemnizații de deplasare și/sau diurne din partea Consiliului sau a statelor membre în anul 2000 pentru reuniuni în cadrul instituțiilor europene.

2.2 Potrivit Consiliului, acesta nu plătește diurne delegaților și nu există liste de beneficiari ai indemnizațiilor. Consiliul susține că interesele financiare ale Comunității sunt protejate în mod adecvat prin dispozițiile și organismele de control deja existente și că, prin urmare, nu este necesar, în interesul unei bune administrări, să se păstreze listele solicitate de reclamant.

2.3 Ombudsmanul observă că plângerea se referă la indemnizațiile de deplasare și diurnele plătite fie de Consiliu, fie de statele membre. În ceea ce privește indemnizațiile de deplasare și diurnele plătite de statele membre, Ombudsmanul nu are cunoștință de nicio normă sau principiu care ar impune Consiliului să mențină liste cu beneficiarii unor astfel de indemnizații.

2.4 În ceea ce privește indemnizațiile de deplasare plătite de Consiliu, Ombudsmanul constată că Consiliul neagă existența unei liste de beneficiari. Ombudsmanul recunoaște că întocmirea unei astfel de liste și disponibilitatea sa publică ar putea promova o mai mare responsabilitate, permițând cetățenilor să efectueze o monitorizare reală și eficientă a exercitării competențelor cu care sunt învestite instituțiile comunitare, sporind astfel încrederea în administrație. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu are cunoștință de nicio normă sau principiu obligatoriu pentru Consiliu care ar putea justifica constatarea că nemenținerea unei astfel de liste constituie un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă în ceea ce privește acest aspect al plângerii.

3 Accesul la opinii juridice

3.1 Reclamantul susține că Consiliul a respins în mod eronat cererea sa de acces la avizele Serviciului juridic al Consiliului.

3.2 Din motivele explicate mai sus, Ombudsmanul a făcut un proiect de recomandare conform căruia Consiliul ar trebui să reexamineze cererea reclamantului și să acorde acces la documentele 7184/01 și 8002/01, cu excepția cazului în care se aplică una sau mai multe excepții, altele decât cele prevăzute la articolul 4 alineatul (2) a doua liniuță din Regulamentul 1049/2001.

3.3 Consiliul s-a abținut să comenteze pe fond proiectul de recomandare al Ombudsmanului, deoarece o cauză pendinte în fața Tribunalului de Primă Instanță (cauza T-84/03, Maurizio Turco/Consiliul) ridică aceeași problemă de interpretare a Regulamentului 1049/2001. Prin urmare, Ombudsmanul trebuie să analizeze dacă să prezinte un raport special Parlamentului European.

Ombudsmanul reamintește că Parlamentul European a fost deja informat cu privire la opiniile Ombudsmanului referitoare la aspectele vizate de raportul special prezentat la 12 decembrie 2002 în cazul 1542/2000/(PB)(SM)IJH. În plus, Ombudsmanul înțelege că, având în vedere procedurile judiciare în cauza T-84/03, Comisia pentru petiții a Parlamentului European a decis să nu elaboreze un raport cu privire la raportul special respectiv.

În acest context, Ombudsmanul consideră că nu ar fi oportun să se elaboreze un nou raport special și că, prin urmare, nu se justifică efectuarea unor anchete suplimentare în cazul de față.

4 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, nu pare să existe nicio administrare defectuoasă din partea Consiliului în ceea ce privește primele două afirmații ale reclamantului și nicio anchetă suplimentară nu pare să fie justificată în ceea ce privește a treia afirmație. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Secretarul general al Consiliului va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

(2) Cauza T-311/00, British American Tobacco/Comisia, hotărârea din 25 iunie 2002, punctul 35, și cauza T-123/99, JT's Corporation/Comisia, Rec. 2000, p. II-3269, punctul 58.

(3) A se vedea articolul 22 din Codul european al bunei conduite administrative, disponibil pe site-ul Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu.