Stimată doamnă M.,

La 25 februarie 2002, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la presupusa lipsă de transparență în procedura de selecție organizată de Parlamentul European în urma concursului general EUR/A/112.

La 14 martie 2002, am transmis plângerea Președintelui Parlamentului European. Parlamentul și-a transmis avizul la 3 iulie 2002. V-am transmis-o împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 26 august 2002.

La 29 ianuarie 2003, am decis că este necesar să efectuez anchete suplimentare și, prin urmare, am solicitat Parlamentului un al doilea aviz. Am primit cel de-al doilea aviz al Parlamentului la 3 martie 2003. Având în vedere conținutul avizului Parlamentului, Ombudsmanul consideră că dispune de toate elementele necesare pentru a lua o decizie în acest caz.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamantul a participat la concursul EUR/A/112 organizat de Parlamentul European pentru administratori de limbă portugheză. Aceasta i-a succedat și, prin urmare, în iunie 1998, numele său a fost înscris pe lista de rezervă.

În august 2001, reclamanta a fost contactată telefonic de către doamna B. de la unitatea portugheză a serviciilor tipografice ale Parlamentului și a fost invitată la un interviu. Invitația a fost confirmată de serviciile de recrutare ale Parlamentului, iar interviul a avut loc la 12 octombrie 2001, în clădirile Parlamentului din Bruxelles. Reclamantul a fost intervievat mai întâi de doamna B. și de domnul P. (al cărui post urma să fie înlocuit de candidatul selectat) și apoi de șeful de unitate.

La 8 noiembrie 2001, reclamantul a contactat-o telefonic pe doamna B., iar la 20 decembrie 2001, la 20 ianuarie 2002 și la 10 februarie 2002, prin e-mail, pentru a fi informată cu privire la rezultatul procedurii. Potrivit reclamantei, aceasta nu a primit informațiile solicitate. În ianuarie 2002, aceasta a vizitat site-ul internet al Parlamentului European și părea că domnul P. fusese deja înlocuit, deși nu era clar dacă noul funcționar fusese recrutat de pe lista de rezervă EUR/A/112.

Prin urmare, reclamanta a depus o plângere la Ombudsmanul European, în care a susținut: (i) întârzieri nejustificate și lipsa de transparență din partea Parlamentului în cadrul procedurii de selecție. După mai mult de patru luni de la interviul său din 12 octombrie 2001 și în ciuda mai multor contacte cu serviciile Parlamentului, ea nu a fost informată cu privire la rezultatul procedurii de selecție; (ii) Parlamentul nu a răspuns la scrisoarea sa din aprilie 2001 prin care solicita să se cunoască numărul de candidați înscriși pe lista de rezervă și poziția sa în cadrul acesteia.

INQUIRY

În avizul său cu privire la plângere, Parlamentul a formulat pe scurt următoarele observații:

În ceea ce privește presupusa lipsă de răspuns la o scrisoare trimisă de reclamant în aprilie 2001, Parlamentul a declarat că înțelege această scrisoare ca fiind răspunsul la solicitarea instituției adresată tuturor candidaților incluși pe lista de rezervă cu privire la dorința lor de a rămâne pe lista respectivă. A fost trecut cu vederea scurtul paragraf al reclamantei în care era întrebată cu privire la poziția sa pe listă. În plus, instituția a subliniat că, între timp, i-a fost trimisă o scrisoare prin care a fost informată cu privire la poziția sa pe lista de rezervă.

În ceea ce privește modul în care s-a desfășurat procedura de selecție, Parlamentul a subliniat că, în niciun caz, un candidat convocat la un interviu nu poate fi informat imediat și oficial cu privire la rezultat. Autoritatea împuternicită să facă numiri are posibilitatea de a modifica orice propunere făcută de serviciul în cauză până la momentul deciziei finale. Numai în acest moment candidații convocați la un interviu sunt informați cu privire la rezultate.

În cadrul procedurii de selecție în cauză, AIPN a semnat decizia relevantă la 9 aprilie 2002, după depunerea plângerii la Ombudsman. La 3 iunie 2002, reclamantului i-a fost trimis un răspuns oficial, prin care i s-a comunicat că autoritatea împuternicită să facă numiri a luat o decizie.

În observațiile sale cu privire la avizul Parlamentului, reclamanta și-a menținut, în esență, plângerea inițială privind întârzierile nejustificate și lipsa de transparență din partea Parlamentului în ceea ce privește procedura de selecție a concursului EUR/A/112.

Reclamantul a subliniat că nu a solicitat niciodată să fie informat cu privire la rezultatul procedurii de selecție „imediat și oficial”, astfel cum a subliniat Parlamentul. Ea a fost intervievată la 12 octombrie 2001 și a contactat serviciul Parlamentului pentru prima dată la 8 noiembrie 2001 prin telefon. Ulterior, ea a făcut alte încercări de a primi informațiile solicitate, dar nu i s-a dat niciun răspuns. Pe de altă parte, în scrisoarea sa din 3 iunie 2002, Parlamentul nu ar fi răspuns solicitărilor sale, întrucât nu ar fi făcut decât să confirme că aceasta se afla pe poziția a treia pe o listă de rezervă de patru persoane și că o decizie finală fusese luată la 9 aprilie 2002. Cu toate acestea, din informațiile conținute pe site-ul internet al Parlamentului a reieșit că postul domnului P. a fost ocupat cel puțin începând cu 22 ianuarie 2002. În opinia reclamantului, Parlamentul ar fi trebuit să își motiveze decizia din 9 aprilie 2002 și ar fi trebuit să explice dacă funcționarul care aparent l-a înlocuit pe domnul P. începând cu luna ianuarie 2002 a fost ales de pe lista de rezervă. Într-un astfel de caz, reclamantul a subliniat că Parlamentul ar fi trebuit să explice pe ce bază a fost recrutată această persoană, întrucât procedura de selecție părea să fie încă în desfășurare.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

După o analiză atentă a avizului Parlamentului și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare anchete suplimentare. La 29 ianuarie 2003, Ombudsmanul European a solicitat Parlamentului să abordeze în mod specific următoarele aspecte: (i) care a fost numit prin decizia din 9 aprilie 2002 și (ii) dacă numele acestei persoane figurase pe lista de rezervă.

Ca răspuns la întrebările Ombudsmanului, Parlamentul a subliniat că candidatul care a fost numit prin decizia din 9 aprilie 2002 era dl M., care figura pe lista de rezervă a concursului EUR/A/112 pe poziția a patra cu 157,01 puncte. Reclamantul s-a situat pe poziția a treia, cu 157,65 puncte. În conformitate cu normele, ambii candidați au fost invitați la un interviu. După ce a comparat calificările și meritele acestora, s-a decis numirea dlui M. Comisia de evaluare l-a considerat candidatul cel mai potrivit pe baza cunoștințelor sale de afaceri europene și engleză, precum și a reflecțiilor sale cu privire la contactele cu mass-media.

În plus, Parlamentul a formulat observații cu privire la perioada de timp necesară pentru a răspunde reclamantului. Administrația nu poate răspunde candidaților respinși până când autoritatea împuternicită să facă numiri nu ia o decizie finală. Acest tip de proces decizional necesită, în mod normal, mult timp, având în vedere procedura care trebuie urmată, și anume alegerea autorității împuternicite să facă numiri, scrisoarea de recrutare, răspunsul la prezenta scrisoare, examinarea medicală, procedura financiară și, în cele din urmă, semnarea autorității împuternicite să facă numiri.

În cele din urmă, în ceea ce privește timpul scurs între decizia oficială de numire și notificarea celorlalți candidați cu privire la faptul că nu au fost acceptați, administrația este conștientă de faptul că acest termen ar putea fi scurtat și revizuiește în prezent situația împreună cu serviciile responsabile.

DECIZIA

1.1 Reclamantul, care a fost înscris pe lista de rezervă a concursului EUR/A/112, a invocat întârzieri nejustificate și lipsa de transparență a Parlamentului în procedura de selecție. După mai mult de patru luni de la interviul său din 12 octombrie 2001 și în ciuda mai multor contacte cu serviciile Parlamentului, ea nu a fost informată cu privire la rezultatul procedurii de selecție.

1.2 În avizul său, Parlamentul a subliniat că, în niciun caz, un candidat convocat la un interviu nu poate fi informat imediat și oficial cu privire la rezultat. Autoritatea împuternicită să facă numiri are posibilitatea de a modifica orice propunere făcută de serviciul în cauză până la momentul deciziei finale. Numai în acest moment, candidații convocați la un interviu sunt informați cu privire la rezultate. În cadrul procedurii de selecție în cauză, AIPN a semnat decizia relevantă la 9 aprilie 2002, iar reclamantul a fost informat cu privire la aceasta la 3 iunie 2002.

1.3 În observațiile sale, reclamanta a subliniat că nu a solicitat niciodată să fie informată cu privire la rezultatul procedurii de selecție "imediat și oficial", astfel cum a subliniat Parlamentul. În pofida mai multor încercări începând cu 12 octombrie 2001, aceasta nu a primit informații relevante cu privire la rezultatul procedurii de selecție. În plus, aceasta a subliniat că, în scrisoarea sa din 3 iunie 2002, Parlamentul nu a răspuns solicitărilor sale, întrucât a confirmat doar că se afla pe poziția a treia pe o listă de rezervă de patru persoane și că o decizie finală fusese luată la 9 aprilie 2002. Cu toate acestea, din informațiile conținute pe site-ul internet al Parlamentului a reieșit că un post ocupat anterior de domnul P. a fost ocupat cel puțin începând cu 22 ianuarie 2002. În opinia reclamantului, Parlamentul ar fi trebuit să își motiveze decizia din 9 aprilie 2002 și ar fi trebuit să explice dacă funcționarul care aparent l-a înlocuit pe domnul P. începând din ianuarie 2002 a fost ales de pe lista de rezervă a concursului EUR/A/112.

1.4 În cel de-al doilea aviz, Parlamentul a informat Ombudsmanul că respectivul candidat, numit prin decizia din 9 aprilie 2002, figura pe lista de rezervă a concursului EUR/A/112 pe poziția a patra, cu 157,01 puncte, în timp ce reclamantul se afla pe poziția a treia, cu 157,65 puncte. În plus, Parlamentul a motivat numirea candidatului selecționat. Comisia de evaluare l-a considerat candidatul cel mai potrivit pe baza cunoștințelor sale de afaceri europene și engleză, precum și a reflecțiilor sale cu privire la contactele cu mass-media.

1.5 Ombudsmanul consideră că Parlamentul a furnizat în prezent informațiile solicitate de reclamant. Prin urmare, nicio anchetă suplimentară nu pare să fie justificată în ceea ce privește acest aspect al cauzei.

1.6 În ceea ce privește perioada de timp necesară pentru a răspunde reclamantului, Parlamentul a subliniat că administrația nu poate răspunde candidaților respinși până când autoritatea împuternicită să facă numiri nu ia o decizie finală. Acest tip de proces de luare a deciziilor durează, în mod normal, mult timp, având în vedere procedura care trebuie urmată.

În ceea ce privește timpul scurs între decizia oficială de numire, adoptată la 9 aprilie 2002, și notificarea candidaților respinși, efectuată la 3 iunie 2002, instituția a subliniat că administrația este conștientă de faptul că aceasta ar putea fi scurtată și că, în prezent, analizează situația împreună cu serviciile responsabile.

1.7 Ombudsmanul consideră că Parlamentul a oferit explicații rezonabile cu privire la durata procedurii de selecție. În plus, el ia act de faptul că serviciile administrative ale Parlamentului revizuiesc în prezent procedurile în cauză pentru a încerca să le scurteze.

1.8 Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul nu consideră necesar să investigheze în continuare acest aspect al cazului.

2.1 Reclamantul a susținut că Parlamentul nu a răspuns la scrisoarea sa din aprilie 2001, în care a solicitat să se cunoască numărul de candidați incluși pe lista de rezervă și poziția sa în cadrul acesteia.

2.2 Parlamentul a subliniat că a înțeles scrisoarea în cauză ca fiind răspunsul la solicitarea instituției adresată tuturor candidaților incluși pe lista de rezervă cu privire la dorința lor de a rămâne pe această listă. A fost trecut cu vederea scurtul paragraf al reclamantei în care era întrebată cu privire la poziția sa pe listă. În plus, instituția a subliniat că, între timp, reclamantului i-a fost trimisă o scrisoare prin care a fost informată cu privire la poziția sa pe lista de rezervă.

2.3 Principiile bunei administrări impun administrației să răspundă la întrebările cetățenilor într-un termen rezonabil. În cazul de față, se pare că Parlamentul nu a răspuns prompt la scrisoarea reclamantului din aprilie 2001. Instituția și-a justificat eșecul susținând că cererea reclamantului nu a fost obiectul principal al scrisorii și că cererea a fost făcută într-un "scurt paragraf" al acesteia, care a fost trecut cu vederea.

Ombudsmanul consideră că faptul că cererea reclamantului nu a fost obiectul principal al scrisorii sale din 9 aprilie 2002 nu poate fi argumentat de instituție ca justificare pentru a nu răspunde. Cu toate acestea, întrucât informațiile solicitate au fost în cele din urmă furnizate de instituție în cursul anchetei, Ombudsmanul nu consideră necesar să investigheze în continuare acest aspect al cazului.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Parlamentului European. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Parlamentului European va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

Jacob SÖDERMAN