Contextul plângerii

1. Reclamantul a solicitat acces public la un set de date care conține numele și detaliile societăților deținute în Sistemul de interconectare a registrelor comerțului (BRIS), care este administrat de Comisia Europeană. BRIS interconectează registrele comerțului din statele membre ale UE, în conformitate cu Directiva BRIS ^[1].

2. BRIS este compusă din:

1. registrele comerțului din statele membre ale UE;
2. Platforma centrală europeană ca bază de date electronică back-end și
3. Portalul european e-justiție, care oferă interfața pentru utilizatori a BRIS prin intermediul paginii „Găsește o societate”^[2].

3. În timp ce datele inițiale sunt stocate în registrele comerțului din statele membre ale UE, platforma centrală europeană indexează unele informații de bază privind societățile din registrele naționale pentru a permite motorului său de căutare să funcționeze. Această „Date privind entitățile juridice” centrală (LED) conține – pentru statele membre ale UE care participă – o copie indexată a unei liste limitate de date privind societățile [3].

4. Reclamantul a solicitat inițial accesul public la un set de date care conține toate denumirile și detaliile societăților păstrate în legătură cu platforma centrală europeană. Contestând respingerea inițială de către Comisie a cererii sale (prin depunerea unei „cereri de confirmare”), reclamantul a precizat că solicită acces public la setul de date LED.

5. Ca răspuns, Comisia a refuzat accesul la setul de date solicitat, susținând că nu deține niciun document care să corespundă descrierii furnizate de reclamant. Comisia a afirmat că setul de date solicitat nu se califică drept „document existent” în temeiul legislației UE privind accesul public la documente, astfel cum a fost interpretată de instanțele UE ^[4]. Acest lucru se datorează faptului că datele solicitate nu pot fi recuperate ca parte a funcționării normale a sistemului informatic BRIS, utilizând instrumente informatice obișnuite.

6. Dezamăgit de decizia și explicația Comisiei, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Ancheta

7. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la poziția Comisiei potrivit căreia aceasta nu deține niciun document care să corespundă descrierii furnizate în cererea de acces a reclamantului.

8. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul Comisiei. Ombudsmanul a solicitat reclamantului observații cu privire la răspuns, dar nu a primit niciuna.

Argumente prezentate Ombudsmanului

De către reclamant

9. Reclamantul a susținut că Comisia ar putea efectua o „depozitare de date”, pentru a extrage setul de date solicitat de pe platforma centrală europeană și pentru a oferi acces public la acesta. Potrivit reclamantului, acest lucru ar fi comparabil cu efectuarea unei copii de rezervă a datelor.

10. Reclamantul a susținut că nu ar fi necesare investiții substanțiale sau un volum substanțial de activități de programare pentru a efectua o astfel de „depozit de date”. De asemenea, aceasta nu ar necesita o modificare substanțială nici a organizării bazei de date electronice, nici a instrumentelor de căutare disponibile în prezent pentru extragerea datelor. Acest lucru se datorează faptului că astfel de fișiere de rezervă sunt create în mod regulat pentru sistemele IT, ca parte a întreținerii zilnice.

11. Reclamantul a afirmat că ocultarea unora dintre datele din setul de date rezultat, de exemplu din cauza necesității de a anonimiza datele, nu echivalează cu crearea unui nou document.

12. În plus, reclamantul a susținut că setul de date în cauză este un subset de date privind societățile identificate ca fiind un set de date cu valoare ridicată în anexa 1 la Directiva privind datele deschise ^[5]. Astfel, potrivit reclamantului, odată ce regulamentul de punere în aplicare în temeiul directivei respective va fi adoptat, datele solicitate vor fi puse la dispoziția publicului. Reclamantul a susținut că acest lucru a sprijinit cererea sa de acces public, deoarece, în viitor, conținutul acestui set de date va fi pus la dispoziția publicului.

de către Comisie

13. În răspunsul său scris adresat Ombudsmanului, Comisia a afirmat că, pentru a facilita căutările, platforma centrală de date a BRIS indexează unele informații de bază ale întreprinderilor extrase din registrele naționale ale întreprinderilor (LED central; a se vedea alineatul (3)). Aceste date nu sunt destinate să fie extrase. Extragerea acestora ar necesita dezvoltări informatice suplimentare ale sistemului informatic BRIS. Ar fi necesară redactarea unui nou program pentru a extrage datele indexate în masă și pentru a le furniza într-un format lizibil. Aceasta ar include necesitatea de a efectua programarea unor noi interogări în limbajul de interogare structurat (SQL). Acest lucru, la rândul său, ar expune cheile de cod tehnice interne care, în conformitate cu politicile Comisiei în materie de securitate a datelor, nu pot fi partajate cu publicul, deoarece ar putea fi utilizate pentru atacuri cibernetice și, în special, pentru injectarea de coduri SQL specifice.

14. Ca răspuns la sugestia reclamantului potrivit căreia ar putea primi o copie de rezervă a sistemului, prin efectuarea unei „depozite de date”, Comisia a observat că sistemele informatice nu își pot partaja copiile de rezervă fără a compromite în mod iremediabil securitatea sistemului în sine și a serviciului public pe care îl furnizează. În plus, o copie de rezervă a sistemului conține alte date (date cu caracter personal, date confidențiale și informații protejate) care nu pot fi divulgate publicului din motive de confidențialitate și securitate a datelor.

15. Comisia a observat, de asemenea, că informațiile solicitate de reclamant sunt deja puse la dispoziția publicului atât pe portalul european e-justiție, cât și în registrele naționale ale întreprinderilor. Prin urmare, reclamantul are deja acces la aceste date specifice ale societății, dar solicită Comisiei să agrege aceste date. În opinia Comisiei, faptul că aceste date sunt deja puse la dispoziția publicului îndeplinește pe deplin obiectivele de transparență și deschidere.

16. În ceea ce privește trimiterea reclamantului la Directiva privind datele deschise, Comisia a explicat în răspunsul său că această directivă stabilește norme care reglementează reutilizarea în scopuri comerciale și necomerciale a documentelor existente deținute de organismele naționale din sectorul public și de întreprinderile publice naționale din statele membre ale UE ^[6]. Aceasta a clarificat faptul că, deși informațiile deținute de registrele comerțului din statele membre ale UE intră în domeniul de aplicare al Directivei privind datele deschise, BRIS nu intră în domeniul de aplicare al acesteia. Prin urmare, Comisia consideră că Directiva privind datele deschise, inclusiv viitorul act de punere în aplicare, nu poate oferi nicio justificare pentru accesarea informațiilor dintr-un sistem al Comisiei.

Evaluarea Ombudsmanului

17. Obiectivul legislației UE privind accesul public la documente este „de a asigura un acces cât mai larg posibil la documente”.[7] Orice excepție de la dreptul fundamental de acces public trebuie interpretată și aplicată în mod restrictiv. Dreptul de acces public se aplică documentelor aflate în posesia unei instituții a UE, adică documentelor întocmite sau primite de aceasta, în toate domeniile de activitate ale Uniunii.

18. Un document înseamnă „orice conținut, indiferent de suport (scris pe hârtie sau stocat în format electronic sau sub formă de înregistrare sonoră, vizuală sau audio-vizuală)” [8] și, prin urmare, include, în principiu, documentele create prin extragerea de informații din bazele de date electronice. Cu toate acestea, dreptul de acces public se aplică numai în ceea ce privește documentele existente și nu există nicio obligație pentru instituție de a crea un nou document pe baza informațiilor sau a altor documente aflate în posesia sa [9].

19. În ceea ce privește bazele de date electronice, Curtea de Justiție a constatat că informațiile extrase pot constitui un document existent în cazul în care pot fi extrase utilizând instrumente de căutare normale sau de rutină și în cazul în care nu există nicio cerință de investiții substanțiale din partea instituției pentru a extrage aceste informații. Aceasta a afirmat că stabilirea a ceea ce este un document existent trebuie să se facă pe baza unui criteriu adaptat la particularitățile tehnice ale bazelor de date respective, în conformitate cu obiectivul legislației UE privind accesul public la documente pentru a asigura un acces cât mai larg posibil [10].

20. Prin urmare, este necesar să se evalueze de la caz la caz dacă setul de date solicitat poate fi considerat un document existent în temeiul legislației UE privind accesul public la documente, pe baza naturii bazei de date în sine, a amplorii oricărei investiții necesare pentru extragere și a principiului conform căruia divulgarea ar trebui să fie acordată în cea mai mare măsură posibilă [11].

21. În acest caz, Comisia a susținut că setul de date solicitat nu se califică drept document existent în conformitate cu legislația UE [12], deoarece nu a putut fi recuperat ca parte a funcționării normale a sistemului informatic BRIS și prin utilizarea instrumentelor informatice obișnuite. În schimb, extragerea setului de date tehnice ar necesita o programare suplimentară. În consecință, Comisia a refuzat accesul deoarece nu deține niciun document care să corespundă descrierii furnizate de reclamant.

22. Reclamantul a susținut că setul de date solicitat ar putea fi extras din BRIS prin intermediul unei „depozite de date”. Potrivit reclamantului, acest lucru nu ar necesita o investiție substanțială de resurse sau o cantitate de programare, deoarece acest proces de extracție este similar cu realizarea unei copii de siguranță.

23. Ombudsmanul înțelege că setul de date tehnice în acest caz provine dintr-o singură bază de date, și anume platforma centrală europeană.[13] Cu toate acestea, Comisia a afirmat că setul de date este stocat în „mai multe structuri complexe de date”. De asemenea, a menționat că platforma centrală europeană nu a fost concepută pentru a extrage informații din aceasta. Prin urmare, Ombudsmanul acceptă ca fiind rezonabil argumentul Comisiei potrivit căruia ar fi necesare dezvoltări informatice suplimentare, inclusiv scrierea de noi programe pentru extragerea datelor indexate în masă și furnizarea acestora într-un format lizibil pentru reclamant. Comisia subliniază, de asemenea, că setul de date solicitat există numai pentru a sprijini funcționarea tehnică a BRIS și nu este accesibil funcționarilor Comisiei, cu excepția celor care furnizează asistență informatică, deci în afara operațiunilor normale (inclusiv a funcțiilor de căutare) ale platformei.

24. Având în vedere particularitățile bazei de date în cauză și contrar afirmației reclamantului, ar fi necesare investiții substanțiale din partea Comisiei pentru a extrage setul de date tehnice de pe platformă și a-l prezenta reclamantului într-un format lizibil. În plus, Comisia a explicat că, indiferent dacă informațiile pot fi extrase în acest mod, divulgarea lor ar putea pune în pericol integritatea și securitatea bazei de date în sine și ar putea ridica probleme de confidențialitate și de siguranță publică. În aceste condiții, argumentele Comisiei par rezonabile.

25. Este regretabil faptul că Comisia nu a furnizat reclamantului aceste explicații suplimentare în ceea ce privește siguranța publică în decizia sa de confirmare și doar ulterior în răspunsul său adresat Ombudsmanului.

26. În ceea ce privește trimiterea reclamantului la Directiva privind datele deschise, Comisia are dreptate să afirme că Directiva privind datele deschise se aplică numai datelor deținute de organismele naționale din sectorul public și de întreprinderile publice naționale din statele membre ale UE și că aceasta nu se aplică sistemelor de interconectare la nivelul UE, cum ar fi BRIS.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie [14]:

Nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Rosita Hickey
Director de Anchete

Strasbourg, 28.2.2023

[1] Directiva 2012/17/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 iunie 2012 de modificare a Consiliului

Directiva 89/666/CEE și Directivele 2005/56/CE și 2009/101/CE ale Parlamentului European și ale

Consiliului în ceea ce privește interconectarea registrelor centrale, ale comerțului și ale societăților, codificate în prezent în

Directiva (UE) 2017/1132 privind dreptul codificat al societăților comerciale. A se vedea: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32012L0017.

[2] A se vedea: https://e-justice.europa.eu/489/EN/business_registers__search_for_a_company_in_the_eu. Portalul european e-justiție servește drept punct de acces electronic european (PEA).

[3] Numai pentru statele membre ale UE participante.

[4] A se vedea Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei. A se vedea: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049 și Hotărârea Curții din 11 ianuarie 2017, Rainer Typke/Comisia Europeană, C-491/15 P, EU:C:2017:5, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:62015CJ0491.

[5] Directiva (UE) 2019/1024 a Parlamentului European și a Consiliului din 20 iunie 2019 privind datele deschise și

reutilizarea informațiilor din sectorul public. A se vedea: https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2019/1024/oj.

[6] A se vedea articolul 1 alineatul (1) din directivă (link în nota de subsol 3).

[7] A se vedea considerentul (4) și articolul 1 litera (a) din Regulamentul 1049/2001, la care se face trimitere în nota de subsol 4.

[8] A se vedea articolul 3 litera (a) din Regulamentul 1049/2001, care este legat la nota de subsol 4.

[9] A se vedea punctul 25 din cauza Typke (C-491/15 P), care este legat în nota de subsol 4.

[10] Idem, punctul 35.

[11] Avocatul general în cauza Typke a furnizat o listă neexhaustivă de exemple a ceea ce ar putea implica o investiție substanțială în acest context, inclusiv situațiile în care:

• trebuie adăugate noi valori la baza de date existentă, cum ar fi câmpuri, indici sau identificatori noi;

• sunt necesare căutări și operațiuni complexe în baze de date încrucișate sau

ar fi necesare modificări substanțiale ale structurii înseși a unei baze de date, cum ar fi o nouă codificare sau indexare a bazei de date; a se vedea Concluziile avocatului general Bobek prezentate la 21 septembrie 2016. Rainer Typke/Comisia Europeană. A se vedea: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:62015CC0491.

[12] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, care este legat în nota de subsol 4.

[13] Cazul Typke, pe de altă parte, a vizat mai multe baze de date în care era necesar codul SQL pentru a extrage informațiile solicitate într-un document din mai multe surse neconectate.

[14] Această plângere a fost tratată în cadrul unui proces delegat, în conformitate cu Decizia Ombudsmanului European de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare.