Contextul plângerii

1. Plângerea se referă la refuzul Comisiei Europene de a acorda acces public la înregistrările audio, în care funcționarii publici ai statelor membre dezbat amendamente la o propunere a Comisiei de regulament privind cerințele de proiectare ecologică pentru afișajele electronice ^[1], precum și un e-mail conex.

2. Directiva privind proiectarea ecologică ^[2] stabilește norme coerente la nivelul UE pentru îmbunătățirea performanței de mediu a produselor consumatoare de energie. Directiva este pusă în aplicare prin regulamente specifice produselor, care sunt adoptate de Comisie ^[3] și se aplică direct în toate țările UE. Aceste regulamente sunt adoptate printr-o așa-numită „procedură de comitologie”^[4], în cadrul căreia un comitet compus din reprezentanți ai tuturor statelor membre ale UE trebuie să prezinte Comisiei un aviz formal cu privire la măsurile propuse.

3. Reclamantul, o organizație care reprezintă societăți chimice, a solicitat Comisiei, în martie 2019, să acorde acces public la documentele legate de procesul decizional care a condus la adoptarea Regulamentului Comisiei de stabilire a cerințelor în materie de proiectare ecologică aplicabile afișajelor electronice.

4. În aprilie 2019, Comisia a divulgat anumite documente. Cu toate acestea, documentele pe care le-a publicat nu conțineau informații privind identitatea statelor membre care au solicitat modificări la propunerea Comisiei privind utilizarea substanțelor ignifuge halogenate în produse ^[5].

5. În mai 2019, reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia. În special, acesta a întrebat dacă Comisia dispune de documente care să permită identificarea statelor membre care au solicitat modificări la propunerea Comisiei privind chestiunea agenților de ignifugare halogenați.

6. Comisia a răspuns în septembrie 2019. Acesta a identificat o serie de înregistrări audio ale reuniunilor Comitetului pentru proiectare ecologică (în cadrul cărora statele membre au discutat propunerea Comisiei) și un e-mail ^[6]. Aceasta a refuzat accesul la înregistrări și la e-mail pe baza necesității de a proteja viața privată și integritatea persoanelor care iau cuvântul în înregistrări ^[7], precum și pe baza necesității de a-și proteja procesul decizional ^[8].

7. Nemulțumit de refuzul Comisiei de a divulga documentele care conțin poziția și identitatea statelor membre, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în octombrie 2019.

Recomandarea Ombudsmanului

Recomandarea

8. În recomandarea sa ^[9], Ombudsmanul a afirmat că trebuie acordat cel mai larg acces public la documentele aflate în posesia instituțiilor UE care se referă la adoptarea de legi.^[10] Ea a considerat că înregistrările audio și e-mailurile în cauză, elaborate în contextul unei proceduri de comitologie, ar trebui considerate „documente legislative” în temeiul legislației UE privind accesul public la documente.^[11] Astfel de documente ar trebui să fie direct accesibile în cea mai mare măsură posibilă ^[12].

9. Ombudsmanul a constatat că excepțiile invocate de Comisie pentru a refuza accesul public, și anume protecția procesului decizional și a vieții private și a integrității reprezentanților statelor membre, nu erau întemeiate.

10. Ombudsmanul nu a fost de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia este „obligatoriu” să nu se divulge pozițiile statelor membre. Normele la care se referă Comisia sunt „regulamentele de procedură ale comitetelor”^[13], care sunt dispoziții administrative adoptate de Comisie pentru a organiza activitatea comitetelor. Aceste reguli nu sunt legi. Ombudsmanul a afirmat că legislația UE aplicabilă este Regulamentul privind procedura comitetelor ^[14], care nu implică nicio dispoziție care să interzică divulgarea pozițiilor statelor membre.

11. În plus, Ombudsmanul a afirmat că capacitatea cetățenilor de a-și exprima opiniile cu privire la legislația propusă face parte integrantă din drepturile lor democratice. Comisia nu a demonstrat că divulgarea ar prelungi sau ar complica buna desfășurare a procesului decizional în cauză. Chiar dacă a făcut-o, Ombudsmanul a considerat că acest lucru are ca rezultat transformarea procesului decizional într-unul mai democratic și mai legitim.

12. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că accesul public la documentele legate de procedurile comisiilor, în loc să submineze grav procesul decizional, ar îmbunătăți calitatea acestuia.

13. În plus, Ombudsmanul nu a fost de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia divulgarea înregistrărilor audio și a observațiilor din e-mail ar submina drepturile reprezentanților statelor membre în ceea ce privește protecția datelor lor cu caracter personal.  

14. În primul rând, în ceea ce privește observațiile formulate în e-mail, Ombudsmanul a susținut că acest lucru ar putea fi rezolvat prin ocultarea numelor sau a inițialelor persoanelor în cauză.

15. În al doilea rând, în ceea ce privește vocile auzite în înregistrările audio, Ombudsmanul a susținut că acestea nu erau opiniile personale ale funcționarilor publici, ci reflectau mai degrabă pozițiile statelor membre pe care le reprezentau. Dacă aceste poziții ar fi cuprinse într-o transcriere scrisă, acestea nu ar fi date cu caracter personal. Cu toate acestea, chiar dacă s-ar susține că aceste voci sunt date cu caracter personal, Ombudsmanul a afirmat că înregistrările ar trebui să fie divulgate în continuare, deoarece există o necesitate ca datele să fie transmise într-un scop specific de interes public, și anume necesitatea de a cunoaște pozițiile exprimate de statele membre în cadrul unui proces legislativ. În plus, nu au existat motive să se presupună că publicarea vocilor reprezentanților ar aduce atingere intereselor legitime ale acestora.^[15] Prin urmare, indiferent dacă vocile înregistrate sunt „date cu caracter personal”, Ombudsmanul a considerat că publicarea înregistrărilor ar fi legală în temeiul normelor UE privind protecția datelor.

16. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a constatat că refuzul Comisiei de a acorda acces public la înregistrările audio și la e-mail a fost un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, a formulat următoarea recomandare [în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European]:

Comisia ar trebui să acorde acces public la documentele solicitate, și anume la înregistrările audio relevante și la e-mail (cu numele sau inițialele ocultate).

Răspunsul Comisiei la recomandare

17. Comisia a respins recomandarea Ombudsmanului.

18. Comisia a reiterat faptul că „regulamentele de procedură privind comitologia” împiedică accesul public la înregistrările audio și la e-mailuri, în măsura în care acestea păstrează confidențialitatea pozițiilor individuale ale statelor membre. Divulgarea pozițiilor statelor membre înainte ca colegiul comisarilor să aibă posibilitatea de a se pronunța cu privire la proiectul de act de punere în aplicare ar submina grav influența Comisiei de a consulta reprezentanții statelor membre fără presiuni externe.

19. Comisia a subliniat, de asemenea, că numele și inițialele persoanelor, precum și datele lor de contact și denumirile posturilor conținute în e-mailul solicitat sunt „date cu caracter personal”^[16]. Același lucru este valabil și pentru vocile reprezentanților statelor membre și ale membrilor personalului Comisiei ^[17] înregistrate în înregistrările audio. Comisia a susținut că faptul că anumite părți ale intervențiilor au fost efectuate în numele autorităților statelor membre nu are nicio influență asupra acestei concluzii și nici transcrierea ipotetică a conținutului înregistrărilor audio în format scris.

20. Comisia a reiterat faptul că nici în cererea inițială, nici în cererea de confirmare reclamantul nu a stabilit necesitatea transferului datelor cu caracter personal. Chiar și în acest caz, Comisia a considerat că există motive pentru a presupune că există un risc real și neipotetic ca acordarea accesului public la documente să aducă atingere vieții private a reprezentanților și să îi supună unor contacte externe nesolicitate. Întrucât aceștia sunt bine cunoscuți de reprezentanții industriei, Comisia a susținut că divulgarea datelor lor cu caracter personal i-ar expune personal.

21. Având în vedere cele de mai sus, Comisia și-a confirmat opinia potrivit căreia accesul la înregistrările audio ale reuniunii comisiei și la e-mailul solicitat trebuie refuzat din motive legate de protecția vieții private și a integrității individului, precum și de protecția procesului decizional în curs.

Evaluarea Ombudsmanului în urma recomandării sale

22. Ombudsmanul este dezamăgit de răspunsul Comisiei la recomandarea sa.

23. Ombudsmanul își menține opinia potrivit căreia Comisia a refuzat în mod greșit divulgarea publică a înregistrărilor audio și a e-mailului care conține identitatea statelor membre care au solicitat modificări ale propunerii Comisiei privind utilizarea substanțelor ignifuge halogenate în produse.

24. Contrar celor susținute de Comisie, divulgarea ar fi legală în temeiul normelor UE privind protecția datelor și nu ar submina procesul decizional al Comisiei, din motivele prezentate în recomandarea Ombudsmanului.

25. Ombudsmanul dorește să sublinieze faptul că documentele solicitate se referă la cerințele de proiectare ecologică pentru afișajele electronice. Legislația privind proiectarea ecologică și etichetarea energetică vizează îmbunătățirea eficienței energetice și a durabilității produselor. Prin propunerea de norme la nivelul UE în acest domeniu, Comisia joacă un rol central în asigurarea aplicării coerente a normelor privind economiile de energie și consumul durabil.

26. Transparența pozițiilor statelor membre nu numai că le-ar permite cetățenilor să înțeleagă pe deplin eforturile (sau lipsa) statelor membre în acest domeniu, ci și să își controleze pozițiile în ceea ce privește măsurile de durabilitate. Înțelegerea pozițiilor diferitelor state membre este vitală într-un sistem democratic și le permite cetățenilor să își tragă la răspundere reprezentanții. Divulgarea pozițiilor statelor membre în cadrul comitetelor de comitologie ar contribui într-o oarecare măsură la combaterea „culturii de vină a Bruxelles-ului” și la consolidarea legitimității UE.

27. Comisia s-a angajat deja ^[18] să sporească transparența și responsabilitatea în cadrul procedurilor de comitologie în contextul unei anchete anterioare a Ombudsmanului. Acest angajament se reflectă, de asemenea, în propunerea Comisiei de modificare a Regulamentului privind procedura comitetelor ^[19], în special prin sugestia sa de a face publice voturile reprezentanților statelor membre în etapa Comitetului de apel.

28. În amendamentele sale recente la propunerea Comisiei ^[20], Parlamentul European a subliniat importanța transparenței procesului de reglementare delegată, propunând ca voturile statelor membre să fie publice nu numai în etapa căilor de atac, ci și „pe parcursul tuturor etapelor procedurilor de consultare și examinare”. În plus, Parlamentul a solicitat divulgarea unor informații mai detaliate privind voturile în domenii deosebit de sensibile ^[21], precum și o mai mare transparență cu privire la componența comisiilor, ordinile de zi ale reuniunilor și documentele și proiectele de texte discutate. Ombudsmanul salută aceste inițiative menite să sporească transparența procedurilor de comitologie.

29. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul a afirmat în repetate rânduri ^[22] că divulgarea pozițiilor statelor membre prezentate în cadrul discuțiilor din cadrul comitetului nu contravine Regulamentului privind procedura comitetelor în forma sa actuală. „Regulamentul de procedură al comitetului” pe care se bazează Comisia pentru a refuza accesul la pozițiile statelor membre este un act administrativ adoptat de Comisie pentru a organiza activitatea comitetelor. Aceste norme nu pot avea prioritate juridică față de un regulament. De exemplu, orice regulament de procedură trebuie să respecte normele UE privind accesul la documente. Prin urmare, Comisia nu se poate prevala de Regulamentul de procedură privind procedura comitetelor pentru a refuza accesul public la documente în cazul în care legislația primară sau secundară a UE impune divulgarea acestora. Ombudsmanul regretă faptul că Comisia nu a abordat acest aspect în cadrul prezentei anchete sau al anchetelor anterioare.

30. Ombudsmanul consideră că Comisia ar trebui să își respecte angajamentul de a spori transparența procesului de adoptare a actelor de punere în aplicare. Ea solicită Comisiei, încă o dată, să respecte obligațiile prevăzute în Tratatul privind Uniunea Europeană, în special principiile prevăzute la articolul 10, conform cărora fiecare cetățean are „dreptul de a participa la viața democratică a Uniunii”^[23], iar deciziile UE trebuie luate „în mod cât mai deschis și la un nivel cât mai apropiat posibil de cetățean”^[24].

31. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul își reafirmă concluzia potrivit căreia refuzul Comisiei de a acorda acces public la înregistrările audio și la e-mail a fost un caz de administrare defectuoasă.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie:

Ombudsmanul nu este mulțumit de răspunsul Comisiei Europene la recomandarea sa. Ombudsmanul reiterează faptul că Comisia ar trebui să acorde acces public la documentele solicitate, prezentând pozițiile statelor membre cu privire la propunerea Comisiei de regulament de punere în aplicare a Directivei privind proiectarea ecologică, în conformitate cu principiile stabilite în recomandarea sa și în prezenta decizie.

Reclamantul și Comisia Europeană vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly Ombudsmanul
European

Strasbourg, 9.2.2021

[1] Propunerea a intrat în vigoare la 1 octombrie 2019 sub forma Regulamentului 2019/2021 de stabilire a cerințelor în materie de proiectare ecologică aplicabile afișajelor electronice în temeiul Directivei 2009/125/CE a Parlamentului European și a Consiliului, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?qid=1576033291584&uri=CELEX:32019R2021.

[2] Directiva 2009/125/CE de instituire a unui cadru pentru stabilirea cerințelor în materie de proiectare ecologică aplicabile produselor cu impact energetic, disponibilă la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32009L0125.

[3] A se vedea: https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/qanda_19_5889.

[4] Pentru o scurtă prezentare generală a „comitologiei”, a se vedea: http://ec.europa.eu/transparency/regcomitology/index.cfm?do=implementing.home.

[5] Substanțele ignifuge sunt substanțe chimice care ar trebui să încetinească aprinderea și să prevină incendiile. Acestea sunt clasificate în general în substanțe ignifuge halogenate și nehalogenate. Bromul, clorul, fluorul și iodul sunt elementele din grupul chimic cunoscut sub numele de halogeni. Substanțele ignifuge halogenate acționează direct asupra flăcării, miezul focului.

[6] 1. Înregistrări audio ale reuniunii Comitetului de reglementare în temeiul Directivei 125/2009/CE din 19 decembrie 2018, referință CCAB_2C_2-11_EN_19122018_1000_cBwzNBxGSJ2.

2. Înregistrări audio ale reuniunii Comitetului de reglementare în temeiul Directivei 125/2009/CE din 19 decembrie 2018, referință CCAB_2C_2-11_EN_19122018_1430_UyhdcPdeiA2.

3. Înregistrări audio ale reuniunii Comitetului de reglementare în temeiul Directivei 125/2009/CE din 19 decembrie 2018, referință CCAB_2C_2-11_EN_19122018_1650_thjgTGaMIi2.

4. Observație preliminară cu privire la propunerile de regulamente privind sursele de lumină și dispozitivele de afișare din 13 decembrie 2018, referință Ares(2019)4090864.

[7] Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[8] Articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001.

[9] Recomandarea Ombudsmanului este disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/130710

[10] Considerentul 6 și articolul 12 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001.

[11] Articolul 12 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001.

[12] Considerentul 6 din Regulamentul 1049/2001.

[13] Comisia a făcut trimitere la articolul 10 alineatul (2) și la articolul 13 alineatul (2) din Regulamentul de procedură standard al comitetelor (2011/C 2016/06), disponibile la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A32011Q0712%2801%29.

[14] Regulamentul (UE) nr. 182/2011 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 februarie 2011 de stabilire a normelor și principiilor generale privind mecanismele de control de către statele membre al exercitării competențelor de executare de către Comisie, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX:32011R0182.

[15] Articolul 9 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 2018/1725.

[16] Astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (1) din Regulamentul 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[17] Personal care nu face parte din personalul de conducere de nivel superior al Comisiei.

[18] A se vedea răspunsul Comisiei în cazul 2142/2018/EWM, disponibil la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/121412.

[19] Propunerea Comisiei din 14 februarie 2017 de regulament de modificare a Regulamentului 182/2011 de stabilire a normelor și principiilor generale privind mecanismele de control de către statele membre al exercitării competențelor de executare de către Comisie, disponibilă la adresa: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/comm-2017-085_en.pdf. 

[20] Rezultatul lucrărilor Parlamentului European (Bruxelles, 14-18 decembrie 2020) privind propunerea Comisiei din 14 februarie 2017, disponibil la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CONSIL:ST_14314_2020_INIT&from=EN.

[21] Cum ar fi protecția consumatorilor, sănătatea sau siguranța oamenilor, a animalelor sau a plantelor sau protecția mediului.

[22] A se vedea, de exemplu, decizia în cauza 1275/2018/THH, disponibilă la adresa https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/113361 și decizia în cauza 2142/2018/EWM, disponibilă la adresa: https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/en/122313#_ftn13.

[23] Articolul 10 din Tratatul privind Uniunea Europeană (TUE).

[24] Articolul 1 și articolul 10 alineatul (3) din TUE.