Contextul plângerii

1. Plângerea se referă la finanțarea unui proiect desfășurat în cadrul programului Pro Eco UE-Asia. Acesta a fost prezentat în numele unui consiliu districtual din Regatul Unit care a participat la un proiect în cadrul programului.

2. Reclamantul susține că coordonatorul proiectului continuă să rețină plata de la Consiliul districtual și că acesta din urmă a solicitat și a primit în mod eronat bani de la UE pentru proiect.

Obiectul anchetei

3. În plângerea adresată Ombudsmanului European, reclamantul a susținut că Delegația UE în India nu a asigurat plata costurilor legitime declarate în cadrul proiectului UE-Asia Pro Eco.

4. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui 1) să se asigure că toți partenerii la proiect sunt plătiți, ceea ce include suma de 6 583,36 EUR către Consiliul districtual; și 2) să investigheze acțiunile coordonatorului de proiect, care se presupune că a solicitat și a primit finanțare la care nu avea dreptul.

Ancheta

5. Ombudsmanul a solicitat inițial Serviciului European de Acțiune Externă („SEAE”) să prezinte un aviz cu privire la plângere până la 31 iulie 2011. Termenul a fost prelungit ulterior până la 30 septembrie 2011. La 26 septembrie și la 4 octombrie 2011, SEAE și, respectiv, Comisia Europeană au informat Ombudsmanul că SEAE nu are competența de a trata prezenta plângere și că instituția competentă este Comisia. Comisia a declarat că este deja în curs de elaborare a avizului. Prin scrisoarea din 15 noiembrie 2011, Ombudsmanul a solicitat în mod oficial Comisiei să prezinte un aviz până la 30 noiembrie 2011. După ce a primit prelungiri ale termenului respectiv, Comisia și-a prezentat avizul la 22 martie 2012. Avizul a fost transmis reclamantului, care și-a prezentat observațiile la 27 aprilie 2012.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa neasigurare a plății și cererea conexă

Argumente prezentate Ombudsmanului

6. Potrivit reclamantului, în 2006, coordonatorul a plătit Consiliului districtual 10 000 EUR pentru proiect. Ulterior, nu au mai fost efectuate alte plăți, în pofida solicitării Consiliului districtual de a i se plăti suma totală de 16 583,36 EUR. Consiliul districtual a solicitat plata din partea Delegației UE în India (denumită în continuare „delegația”) și a coordonatorului, dar coordonatorul i-a comunicat că nu se vor mai efectua plăți „până la finalizarea tuturor deciziilor de către CE Europa”.

7. Reclamantul afirmă că delegația a informat apoi Consiliul districtual că nu tratează direct cu partenerii de proiect și că toate plățile trebuie efectuate prin intermediul coordonatorului. Reclamantul este preocupat de faptul că coordonatorul continuă să rețină plata de la Consiliul districtual.

8. Potrivit reclamantului, atât delegația, cât și coordonatorul au recunoscut că soldul de 6 583,36 EUR datorat încă Consiliului districtual constituie cheltuieli legitime. Cu toate acestea, potrivit reclamantului, delegația susține că a existat o plată excedentară de 24 361,16 EUR către coordonator în ceea ce privește consiliul districtual. În opinia reclamantului, această sumă corespunde „diferenței dintre lucrările pe care am prezentat dovezi că le-am livrat (dar pentru care nu am solicitat o recompensă financiară deoarece ... am considerat că diferența ar trebui să fie contribuția noastră la proiect) și valoarea cererii efective bazată din nou pe chitanțe și dovezi documentate”.

9. În avizul său prezentat Ombudsmanului, Comisia a explicat că contractul de finanțare pentru proiect a fost încheiat în 2005 între delegație și coordonatorul de proiect. Proiectul a fost cofinanțat de Comisie, care a acoperit 70 % din costurile eligibile totale estimate. În 2006, coordonatorul a plătit o sumă totală de 10 000 EUR Consiliului districtual, care a fost unul dintre partenerii săi în cadrul proiectului. Cu toate acestea, cererea de plată totală a Consiliului districtual din partea coordonatorului s-a ridicat la 16 538,36 EUR. În februarie 2009, Comisia a efectuat o plată finală către coordonator în ceea ce privește proiectul.

10. În continuare, Comisia a precizat că, mai târziu în cursul anului 2009, proiectul a fost auditat de Ernst & Young în cadrul planului anual de audit. Ernst & Young a prezentat Comisiei raportul său final de audit în iulie 2010. În urma unei analize aprofundate a raportului de audit și a dovezilor suplimentare furnizate de coordonator, Comisia a concluzionat că suma de 836,89 EUR pe care o plătise deja coordonatorului se referea la costuri neeligibile. Prin urmare, Comisia a trebuit să recupereze această sumă de la coordonator, care a fost de acord cu o astfel de recuperare printr-o scrisoare din 21 noiembrie 2011.

11. Potrivit Comisiei, Consiliul districtual a trimis un e-mail delegației în aprilie 2010, solicitând informații cu privire la auditul proiectului. În răspunsul său, Comisia a făcut referire la dispozițiile relevante din Ghidul practic privind procedurile de atribuire a contractelor pentru acțiunile externe ale CE. În noiembrie 2010, Consiliul districtual a trimis coordonatorului un e-mail prin care solicita rambursarea costurilor restante pe care le solicitase, și anume 6 538,36 euro. Consiliul districtual și-a prezentat din nou cererea coordonatorului în decembrie 2010 și ianuarie 2011. E-mailul trimis în decembrie a fost, de asemenea, transmis delegației spre informare.

12. Comisia a afirmat că, în octombrie 2011, delegația a trimis coordonatorului o scrisoare în care, în special având în vedere problemele persistente ridicate de Consiliul districtual, a reamintit coordonatorului „obligațiile [sale] față de partenerii [săi] și, în special, obligațiile [sale] de a le rambursa costurile eligibile integrale”. De asemenea, delegația a solicitat coordonatorului să furnizeze un tabel care să sintetizeze: (i) suma totală solicitată coordonatorului de către fiecare dintre partenerii săi; (ii) suma plătită de coordonator fiecăruia dintre partenerii săi; și (iii) o scurtă explicație a motivelor, dacă există, pentru diferențele dintre sumele solicitate și sumele plătite.

13. Comisia a afirmat, de asemenea, că, în noiembrie 2011, coordonatorul a trimis delegației o scrisoare prin care confirma că a plătit Consiliului districtual doar suma de 10 000 EUR. Având în vedere că răspunsul coordonatorului a fost considerat neclar și incomplet, delegația i-a trimis o altă scrisoare în ianuarie 2012, solicitându-i „să procedeze la transferul imediat către [Consiliul districtual] al sumei de 6 583,36 EUR, precum și să informeze delegația printr-o scrisoare cu o copie a transferului bancar”. În februarie 2012, coordonatorul a informat delegația cu privire la presupusele relații de lucru dificile cu Consiliul districtual pe tot parcursul proiectului, cu privire la propriile dificultăți financiare și cu privire la o procedură în curs în fața Ombudsmanului Regatului Unit pe care coordonatorul a inițiat-o împotriva Consiliului districtual.

14. După ce a oferit o imagine de ansamblu a contextului factual al cazului, Comisia a abordat afirmația reclamantului și prima afirmație după cum urmează. Acesta a susținut că nu există nicio dovadă că coordonatorul are datorii restante față de orice alt partener de proiect în afară de Consiliul districtual. În ceea ce privește cererea Consiliului districtual, Comisia a subliniat mai întâi că delegația a plătit coordonatorului toate costurile suportate de Consiliul districtual pentru proiect. În al doilea rând, Comisia a subliniat că nici ea, nici delegația nu au nicio relație contractuală cu consiliul districtual.

15. În continuare, Comisia a făcut trimitere la articolul 1.4 din Condițiile generale ale contractului de finanțare, care prevede că „[b]eneficiarul [coordonatorul] și Comisia sunt singurele părți la prezentul contract”. Prin urmare, astfel cum se prevede la articolul 1 alineatul (3) din condițiile generale, „autoritatea contractantă [Comisia] nu recunoaște nicio legătură contractuală între aceasta și partenerul (partenerii) sau subcontractanții beneficiarului”. În opinia Comisiei, acest lucru este confirmat și de articolul 3.2 din Condițiile generale, care prevede că beneficiarul este singura parte responsabilă față de terți, inclusiv, de exemplu, partenerul (partenerii) sau subcontractanții beneficiarului. Potrivit Comisiei, aceste principii decurg din principiile generale de drept potrivit cărora contractele pot produce efecte și, prin urmare, obligații numai între părțile contractante. Comisia nu se poate implica în litigiile contractuale apărute între un beneficiar și partenerii săi, precum cele apărute în speță, întrucât nu este parte la contractul încheiat între aceștia. O astfel de implicare ar afecta grav Comisia în îndeplinirea rolului său de supraveghere, punere în aplicare și gestionare a proiectelor de cooperare ale UE. În plus, în opinia Comisiei, o astfel de implicare nu ar fi în conformitate cu principiul conform căruia acțiunile sprijinite prin granturi sunt puse în aplicare sub responsabilitatea exclusivă a beneficiarilor.

16. Comisia a susținut că, având în vedere dispozițiile condițiilor generale, nu este în măsură să impună coordonatorului nicio acțiune cu privire la relația aparent complexă pe care a dezvoltat-o cu consiliul districtual, în special din cauza faptului că Comisia nu este parte la contractul dintre coordonator și consiliul districtual.

17. Cu toate acestea, Comisia a subliniat că, în pofida celor de mai sus, delegația a depus eforturi pentru a reaminti coordonatorului, în scrisorile din 4 octombrie 2011 și 23 ianuarie 2012, toate aspectele obligațiilor sale față de partenerii săi. Deși reclamantul a dorit ca Comisia să adopte o poziție mai fermă în această privință, Comisia este de părere că a utilizat toate pârghiile disponibile pentru a asista Consiliul districtual. Comisia a afirmat, de asemenea, că există în mod clar alte căi de atac la dispoziția Consiliului districtual pentru a obliga coordonatorul să respecte contractul.

18. În observațiile sale, reclamantul a afirmat că avizul Comisiei a dat impresia că pur și simplu a încercat să se exonereze de orice vină, explicită sau implicită, pentru a se asigura că partenerii sunt rambursați în mod corespunzător atunci când există dezacorduri clare cu coordonatorul. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că, în pofida faptului că a avut cunoștință de aceste dezacorduri, Comisia nu a depus niciun efort pentru a recupera de la coordonator suma de 6 583,36 EUR datorată Consiliului districtual.

Evaluarea Ombudsmanului

19. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia nu contestă faptul că Consiliul districtual are o creanță valabilă împotriva coordonatorului în valoare de 6 583,36 EUR și care decurge din proiectul finanțat de UE în cauză. Reclamantul nu pare să conteste afirmația Comisiei potrivit căreia această sumă este, după cunoștințele sale, singura datorie restantă pe care coordonatorul o are față de partenerii săi de proiect.

20. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a îndemnat coordonatorul să plătească Consiliului districtual suma restantă. Prin urmare, Ombudsmanul constată că Comisia a adoptat o poziție clară în favoarea Consiliului districtual, pe care l-a comunicat direct coordonatorului.

21. Reclamantul pare să considere că Comisia ar fi trebuit să avertizeze coordonatorul că va recupera suma în cauză de la acesta pentru a-l obliga să plătească Consiliului districtual. În acest sens, Ombudsmanul observă că, în conformitate cu articolul 18 din Condițiile generale, beneficiarul trebuie să ramburseze orice sumă plătită în plus față de suma finală datorată. În conformitate cu articolul 17 alineatul (1) din Condițiile generale, valoarea finală a finanțării care urmează să fie primită din fondurile UE se stabilește pe baza cheltuielilor eligibile. În cazul de față, suma restantă datorată Consiliului districtual se bazează pe cheltuielile eligibile. Aceste cheltuieli eligibile au fost calculate pe baza facturilor transmise Comisiei de coordonator, inclusiv a facturilor emise de consiliul districtual, precum și a documentelor justificative.

22. În cazul în care coordonatorul consideră că nu ar trebui să achite factura Consiliului districtual, deoarece nu datorează nimic Consiliului districtual, factura acestuia din urmă pe care coordonatorul a trimis-o Comisiei în scopul solicitării cheltuielilor eligibile nu mai poate fi considerată o factură valabilă. În astfel de circumstanțe, Comisia ar trebui să emită un ordin de recuperare împotriva coordonatorului pentru suma relevantă.

23. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că ar fi, cu siguranță, în interesul Consiliului districtual ca Comisia să ofere coordonatorului și Consiliului districtual orice ocazie de a-și soluționa divergențele, pentru a se asigura că coordonatorul va plăti Consiliului districtual. În cazul în care Comisia ar proceda imediat la recuperarea sumelor considerate a fi fost plătite în mod necuvenit coordonatorului, nu ar mai exista nicio posibilitate ca acesta din urmă să plătească Consiliului districtual. Trebuie subliniat că, chiar dacă Comisia ar trebui să recupereze sumele considerate a fi fost plătite în mod necuvenit coordonatorului, Comisia nu ar fi abilitată din punct de vedere juridic să plătească aceeași sumă direct Consiliului districtual, întrucât nu are niciun contract cu Consiliul districtual. Prin urmare, ar fi oportun ca Comisia să informeze coordonatorul că ar trebui să ia toate măsurile necesare pentru a-și soluționa divergențele cu Consiliul districtual. În cazul în care coordonatorul nu poate face acest lucru, acesta ar trebui să ramburseze Comisiei sumele restante datorate Consiliului districtual și solicitate de coordonator drept costuri suportate de Consiliul districtual. Comisia ar trebui să continue să monitorizeze îndeaproape evoluțiile din acest caz, pentru a stabili dacă încercările de soluționare a litigiului dintre coordonator și Consiliul districtual au eșuat. Într-un astfel de caz, și anume în cazul în care coordonatorul nu efectuează nicio plată către Consiliul districtual, Comisia ar trebui să emită un ordin de recuperare împotriva coordonatorului.

24. Pe baza celor de mai sus, Ombudsmanul consideră rezonabilă poziția Comisiei potrivit căreia, pentru moment, a utilizat toate pârghiile de care dispune pentru a asista Consiliul districtual. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei cu privire la acest aspect al plângerii. În ceea ce privește necesitatea ca Comisia să monitorizeze îndeaproape evoluția litigiului dintre coordonator și consiliul districtual și să emită un ordin de recuperare în cazul în care circumstanțele impun acest lucru, Ombudsmanul va face o observație suplimentară.

B. Susținerea faptului că coordonatorul ar trebui să fie investigat pentru solicitarea unei finanțări excesive

Argumente prezentate Ombudsmanului

25. În avizul său, Comisia a subliniat că o analiză aprofundată a auditului proiectului, împreună cu dovezile suplimentare furnizate de coordonator, a arătat că suma de 836,89 EUR, pe care Comisia o plătise deja coordonatorului, corespunde unor costuri neeligibile și ar trebui recuperată. Comisia a subliniat că suma care trebuie recuperată nu include niciunul dintre costurile suportate de consiliul districtual și solicitate coordonatorului. Potrivit Comisiei, în afară de suma de mai sus, o analiză aprofundată suplimentară a raportului de audit nu a indicat că coordonatorul a primit finanțare la care nu avea dreptul.

26. În observațiile sale, reclamantul a susținut că, ascunzându-se pur și simplu în spatele faptului că singura sa relație contractuală este cu coordonatorul, Comisia se distanțează de faptul că, permițând beneficiarului să facă ce dorește, expune granturile UE la abuzuri și la cereri de plată excesive. Reclamantul a susținut că în cazul de față au fost efectuate plăți nelegitime și că Comisia nu deține controlul asupra bugetului său.

27. Potrivit reclamantului, coordonatorul a solicitat în plus Comisiei suma de 62 055,40 EUR. Acest lucru a fost prezentat într-o scrisoare a Comisiei adresată coordonatorului la 18 octombrie 2010. Reclamantul înțelege că Comisia a depus eforturi semnificative, dar aparent inutile, pentru a recupera această sumă. Reclamantul a susținut că suma suprasolicitată includea o parte din cheltuielile legitime ale Consiliului districtual, o parte pe care coordonatorul a solicitat-o Comisiei și a primit-o, dar pe care Consiliul districtual nu a solicitat-o niciodată coordonatorului. Potrivit reclamantului, Consiliul districtual a solicitat 16 583,26 EUR de la coordonator, din care a primit doar 10 000 EUR. Cu toate acestea, coordonatorul a solicitat și a primit de la Comisie suma de 40 944,52 EUR cu titlu de cheltuieli ale Consiliului districtual. Această sumă corespundea cheltuielilor reale legitime ale Consiliului districtual, deși Consiliul districtual nu a solicitat niciodată suma integrală de la coordonator. În opinia reclamantului, având în vedere că Comisia a recuperat doar 836,89 EUR de la coordonator, acesta din urmă a primit o plată excedentară de 23 524,27 EUR (40 944,52 EUR - 16 583,36 EUR - 836,89 EUR). Potrivit reclamantului, avizul Comisiei arată că aceasta nu este în măsură să gestioneze coordonatorii care comit erori.

Evaluarea Ombudsmanului

28. În primul rând, Ombudsmanul observă că a doua afirmație este complet separată de prima afirmație și de afirmația referitoare la această afirmație. În concluzie, problema unei eventuale recuperări a sumei de 6 583,36 EUR de la coordonator, în cazul în care acesta nu plătește Consiliului districtual, nu face obiectul prezentei cereri.

29. Reclamantul susține că Comisia îi permite coordonatorului să facă ce dorește, că nu deține controlul asupra bugetului său și că permite utilizarea abuzivă a granturilor UE prin cereri de plată excesive. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a comandat un audit. În urma unei analize aprofundate a raportului de audit și a probelor suplimentare obținute de la coordonator, Comisia a ajuns la concluzia că suma de 836,89 EUR pe care a plătit-o coordonatorului corespundea unor costuri neeligibile și ar trebui recuperată. Ombudsmanului nu i s-au furnizat argumente sau dovezi care să pună sub semnul întrebării explicația Comisiei cu privire la modul în care a ajuns la concluzia că doar 836,89 EUR constituiau costuri neeligibile.

30. Pe baza celor de mai sus și ținând seama în mod corespunzător de eventuala necesitate suplimentară de a emite un ordin de recuperare împotriva coordonatorului, în cazul în care acesta nu plătește Consiliului districtual, Ombudsmanul constată că Comisia a luat măsurile adecvate pentru a se asigura că proiectul a fost finanțat în conformitate cu normele aplicabile. Prin urmare, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei cu privire la acest aspect al plângerii.

C. Concluzie

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Nu a existat nici un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Observații suplimentare

Comisia ar trebui să informeze coordonatorul că ar trebui să ia toate măsurile necesare pentru a-și soluționa divergențele cu Consiliul districtual. Comisia ar trebui să continue să monitorizeze îndeaproape evoluțiile din acest caz, pentru a stabili dacă încercările de soluționare a litigiului dintre coordonator și Consiliul districtual au eșuat. Într-un astfel de caz, și anume în cazul în care coordonatorul nu efectuează nicio plată către Consiliul districtual, Comisia ar trebui să emită un ordin de recuperare împotriva coordonatorului.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 18 decembrie 2012.