Contextul plângerii

1. Reclamantul este o asociație germană înregistrată care a beneficiat de un „contract de grant pentru ajutor extern” („acordul de grant”) pentru un proiect intitulat „Locuințe populare durabile cu materiale ecologice în provincia Villa Clara/Cuba”. Oficiul de Cooperare EuropeAid a acordat grantul. Proiectul a durat de la 1 octombrie 2000 până la 30 septembrie 2005.

2. Prezenta plângere se referă la modul în care Comisia a tratat cererea reclamantului de plată a plății finale a proiectului după finalizarea acestuia.

3. La 22 ianuarie 2010, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

Obiectul anchetei

4. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a prezentat următoarele afirmații și cereri.

Acuzația

Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea reclamantului de plată a plății finale a proiectului, care datează din 17 iulie 2006. În special, Comisia (i) nu a plătit plata finală și nu a prezentat niciun motiv pentru a acționa în acest sens, deși i-au fost prezentate toate documentele relevante, și (ii) nu a răspuns în timp util la cererile relevante.

Revendicarea

Comisia ar trebui să trateze cererea reclamantului și să efectueze plata finală.

Ancheta

5. Plângerea a fost transmisă președintelui Comisiei pentru aviz. Avizul Comisiei a fost transmis reclamantului cu invitația de a formula observații, pe care acesta a transmis-o la 2 iulie 2010. Având în vedere aceste observații și avizul Comisiei, Ombudsmanul a concluzionat că sunt necesare anchete suplimentare. Astfel, într-o scrisoare din 24 noiembrie 2010, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să îi furnizeze informații suplimentare cu privire la afirmația și cererea reclamantului.

6. Răspunsul Comisiei a fost transmis reclamantului, împreună cu o invitație de a formula observații. La 12 aprilie 2011, reclamantul și-a transmis observațiile. La 13 mai 2011, reclamantul a trimis documente suplimentare în legătură cu cazul său.

7. După examinarea răspunsului Comisiei în contextul observațiilor reclamantului, Ombudsmanul a considerat că mai sunt necesare clarificări suplimentare. Prin scrisoarea din 19 septembrie 2011, acesta a solicitat, așadar, Comisiei să îi furnizeze informații suplimentare cu privire la plângere.

8. Comisia a trimis răspunsul său la 19 decembrie 2011. Răspunsul respectiv a fost transmis reclamantului, împreună cu o invitație de a formula observații. Ulterior, la 19 martie și 8 mai 2012, reclamantul a furnizat Ombudsmanului informații suplimentare cu privire la cazul său și, cu această ocazie, i-a transmis corespondența sa ulterioară cu Comisia.

9. Tot la 31 mai 2012, reclamantul a furnizat Ombudsmanului informații cu privire la evoluțiile ulterioare ale cazului său. Aceasta a subliniat de asemenea că Comisia nu răspunsese la o scrisoare pe care i-o trimisese la 7 mai 2012.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

Observații preliminare

10. Având în vedere legătura lor factuală, este convenabil să se ia în considerare afirmația și cererea reclamantului împreună.

A. În ceea ce privește afirmația și cererea reclamantului

Argumente prezentate Ombudsmanului

11. Reclamantul a susținut că Comisia nu a tratat în mod corespunzător cererea sa de plată a plății finale a proiectului, care datează din 17 iulie 2006. În special, Comisia (i) nu a plătit plata finală și nu a prezentat niciun motiv pentru a acționa în acest sens, deși i-au fost prezentate toate documentele relevante, și (ii) nu a răspuns în timp util la cererile relevante. Reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să trateze cererea sa și să efectueze plata finală.

12. În avizul său și atunci când a formulat observații cu privire la primul aspect al afirmației reclamantului, Comisia a afirmat că, în temeiul acordului de grant, era obligată să efectueze o plată în avans, patru plăți anuale intermediare și o plată finală către reclamant. Încă de la primirea cererii pentru cea de a patra plată intermediară, Comisia a reamintit reclamantului, în 2005, necesitatea de a-i prezenta toate informațiile referitoare atât la componentele tehnice, cât și la cele financiare ale raportului final care trebuie incluse în cererea de plată finală. Componenta tehnică se referea, printre altele, la informațiile privind impactul proiectului; componenta financiară în cauză, în special justificarea depășirilor liniilor bugetare și o listă completă a cheltuielilor. În ceea ce privește cheltuielile de depășire, Comisia a precizat că, deși acordul de grant permite un anumit grad de flexibilitate, sumele relevante trebuie încă să fie justificate și examinate înainte de efectuarea plății.

13. Comisia a subliniat că, la 11 aprilie 2006, reclamantul a trimis o primă cerere de plată finală în valoare de 14 767 EUR, însoțită de un raport de audit și de un raport financiar. La 2 mai 2006, Comisia a informat reclamantul că a suspendat plata finală până la primirea anumitor documente lipsă deja solicitate în februarie 2005. Comisia a afirmat că documentele lipsă ar fi necesare pentru verificarea cheltuielilor. Aceste documente au inclus, de exemplu, informații privind cursul de schimb utilizat de reclamant, resursele umane implicate și copii ale titlurilor anumitor transferuri către partenerii locali de proiect.

14. La 17 iulie 2006, reclamantul a depus o a doua cerere de plată finală în valoare de 18 276 EUR. Împreună cu această cerere, Comisia a anexat același raport financiar ca la prima sa cerere și a furnizat informații cu privire la transferurile către partenerii de proiect, la calcularea cursului de schimb, la prezentarea generală a resurselor umane, la licitațiile pentru echipamente și pentru audit, precum și la planificarea proiectului. Suma solicitată nu a fost confirmată de raportul de audit prezentat de reclamant.

15. La 12 decembrie 2006, Comisia și-a confirmat decizia de suspendare a plății până la furnizarea tuturor documentelor justificative privind cererea de plată revizuită, în valoare de 18 276 de euro. În plus, aceasta a solicitat și documentele lipsă deja identificate în scrisorile sale anterioare.

16. La 17 noiembrie 2007, reclamantul a prezentat documente suplimentare. În urma solicitării reclamantului în acest sens, Comisia a confirmat primirea la 24 aprilie 2008. În același timp, aceasta a informat reclamantul că documentele menționate în scrisorile sale anterioare încă lipsesc, făcând astfel imposibilă certificarea plății finale.

17. La 30 iunie 2008, reclamantul a prezentat cinci tabele Excel care enumeră cheltuielile pe activități. Acest lucru a condus la un schimb de e-mailuri între reclamant și delegațiile Comisiei în Cuba și Republica Dominicană, în cursul căruia delegația în Republica Dominicană l-a informat pe reclamant că va trebui efectuat un audit extern.

18. În acest context, Comisia a susținut că a solicitat în mod repetat documentele lipsă și le-a descris în detaliu. În continuare, aceasta a subliniat că, cu toate acestea, nu i-au fost furnizate încă rapoarte concludente care să acopere totalitatea cheltuielilor efectuate în temeiul acordului de grant. Prin urmare, aceasta a fost obligată să suspende plata finală. Având în vedere aceste circumstanțe, Comisia a informat reclamantul, în aprilie 2008, cu privire la decizia sa de a lansa un audit extern.

19. În ceea ce privește al doilea aspect al afirmației reclamantului, Comisia a susținut că a răspuns la toate scrisorile reclamantului, cu excepția uneia, într-un termen rezonabil. Aceasta a subliniat, de asemenea, că reclamantul a încălcat o normă contractuală care impune prezentarea de informații în termen de 30 de zile. În același timp, Comisia a recunoscut că nu a răspuns în timp util la scrisoarea reclamantului din 17 iulie 2006 și a remarcat că răspunsul său a fost din 12 decembrie 2006. Cu toate acestea, Comisia a confirmat, de asemenea, că nu a existat nicio modificare a statutului plății, având în vedere că reclamantul nu a dat curs încă cererii Comisiei de a prezenta documente suplimentare.

20. În ceea ce privește afirmația reclamantului, Comisia a susținut că plata unei plăți fără o justificare adecvată ar contraveni normelor financiare ale UE. Aceasta a subliniat că avea îndoieli legitime cu privire la anumite cheltuieli. Dacă reclamantul ar fi furnizat o justificare adecvată pentru aceste cheltuieli, Comisia ar fi plătit plata corespunzătoare costurilor respective. Cu toate acestea, în opinia Comisiei, cazul de față se referea mai mult la emiterea unui ordin de recuperare decât la plata plății finale. Acest lucru s-a datorat faptului că (i) suspendarea plății finale a fost exclusiv consecința comportamentului reclamantului, având în vedere că acesta din urmă nu a prezentat documente justificative relevante. Potrivit Comisiei, reclamantul nu era în măsură să solicite plata plății finale, având în vedere că avea cunoștință de faptul că nu prezentase documente justificative relevante. În plus, (ii) comportamentul reclamantului a dus la întârzieri și cheltuieli suplimentare. Comisia și-a anunțat deja intenția de a lansa un audit extern care să vizeze obținerea documentelor lipsă și verificarea discrepanțelor dintre rapoartele prezentate de reclamant. Prin urmare, Comisia ar trebui să plătească, cel puțin parțial, pentru un audit extern costisitor. În sfârșit, (iii) contribuția maximă a Comisiei a fost stabilită la 75 % din cheltuielile efective. Pe baza unei analize provizorii a informațiilor limitate disponibile, Comisia a considerat că ar trebui să emită un ordin de recuperare pentru plățile de prefinanțare excedentare efectuate către reclamant.

21. Împreună cu observațiile sale, reclamantul a prezentat trei CD-ROM-uri care conțin, printre altele, diverse descrieri ale proiectului, fotografii ale caselor construite și informații privind diverse premii primite pentru proiect. Reclamantul a afirmat că prezentarea evenimentelor de către Comisie a fost incorectă cu privire la o serie de aspecte și incompletă cu privire la altele.

22. Potrivit reclamantului, Comisia a dat impresia că reclamantul i-a prezentat un singur raport de audit, și anume, pentru perioada cuprinsă între 1 octombrie 2004 și 30 septembrie 2005. Cu toate acestea, de fapt, aceasta a prezentat Comisiei, de la începutul proiectului, împreună cu fiecare raport intermediar, rapoarte de audit elaborate de auditori locali, precum și de un auditor extern cu sediul în Germania. Acesta din urmă a auditat întregul proiect. Rapoartele intermediare au fost verificate și acceptate de Comisie, care a efectuat ulterior plăți intermediare relevante. Auditorul german a auditat, de asemenea, alte proiecte finanțate de Comisie derulate de reclamant, care nu au generat niciodată obiecții din partea Comisiei.

23. În ceea ce privește valoarea revizuită a plății finale solicitate, reclamantul a susținut că suma inițială (14 767 EUR) a trebuit ajustată la 18 276 EUR, astfel încât să reflecte costurile suportate după audit, cum ar fi costurile de audit după încheierea proiectului, costurile de transport și de personal.

24. Reclamantul a afirmat, de asemenea, că, în corespondența sa cu reclamantul, Comisia nu l-a informat cu privire la momentul în care va avea loc auditul extern. Având în vedere că Comisia nu a răspuns la e-mailurile reclamantului din 27 octombrie și 11 decembrie 2009, reclamantul a trebuit să presupună că nu va mai primi nicio informație relevantă. În ultimul său e-mail către reclamant din data de 20 august 2009, Comisia a anunțat că îl va informa pe reclamant până în septembrie 2009, dar ulterior nu au fost furnizate alte informații.

25. Reclamantul a declarat că a prezentat toate documentele necesare delegațiilor Comisiei atât în Cuba, cât și în Republica Dominicană. Reclamantul și-a exprimat regretul cu privire la faptul că nu toate chitanțele originale au putut fi trimise Comisiei, având în vedere că partenerului său local de proiect nu i s-a permis să le trimită în străinătate. Cu toate acestea, majoritatea chitanțelor ar putea fi depuse. Reclamantul a subliniat că în majoritatea statelor există interdicții privind trimiterea de chitanțe către alte țări și că acestea au fost acceptate de delegațiile UE. În plus, reclamantul a invitat delegația Comisiei în Cuba să viziteze proiectul și, dacă este necesar, să efectueze controale la fața locului. Cu toate acestea, delegația nu a făcut acest lucru. Reclamantul a susținut, de asemenea, că ușoare întârzieri în depunerea documentelor au rezultat din faptul că, după încheierea proiectului, nu mai avea nicio relație contractuală cu partenerul local de proiect care stabilise alte priorități în activitatea sa. În orice caz, reclamantul a făcut tot ce i-a stat în putință pentru a prezenta cu promptitudine documentele necesare delegațiilor și a cooperat pe deplin cu acestea.

26. În plus, reclamantul a subliniat că acordul de grant a permis o depășire a liniilor bugetare în anumite limite și a declarat că a raportat în mod corespunzător cu privire la depășiri în fiecare raport intermediar. Reclamantul a explicat motivele depășirilor și și-a exprimat dezamăgirea cu privire la respingerea de către Comisie a unei cereri suplimentare de utilizare a anumitor fonduri pentru repararea daunelor cauzate de un uragan.

27. Reclamantul a susținut, de asemenea, că grantul solicitat inițial de Comisie s-a ridicat la 358 344 EUR (74,9970 % din volumul proiectului). Aceasta a adăugat că această sumă nu a fost cheltuită integral, în pofida faptului că obiectivele proiectului au fost realizate. Grantul Comisiei la sfârșitul proiectului s-a ridicat la 339 927 EUR (321 651 EUR plus plata finală restantă de 18 276 EUR, reprezentând 72,9016 % din volumul proiectului). Prin urmare, reclamantul a suportat o parte mai mare din costuri decât se prevăzuse în calculul inițial, în timp ce Comisia a economisit, de fapt, o sumă de 18 417 EUR. Prin urmare, reclamantul a solicitat Ombudsmanului să aprobe afirmația sa.

28. Reclamantul a subliniat în cele din urmă succesul proiectului, care a fost distins printr-o serie de premii.

29. În prima sa cerere de informații suplimentare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (i) să prezinte observații cu privire la argumentul reclamantului potrivit căruia, având în vedere interdicția de a trimite chitanțe în străinătate, nu a fost în măsură să prezinte Comisiei toate documentele necesare. Acesta a solicitat Comisiei să explice dacă a luat în considerare acest aspect în evaluarea documentelor prezentate de reclamant. Ombudsmanul a declarat, de asemenea, că (ii) se pare că Comisia nu a răspuns la e-mailurile reclamantului din 27 octombrie și 11 decembrie 2009, în care acesta din urmă a întrebat cum evoluează chestiunea și a invitat Comisia să prezinte observații cu privire la acest aspect. În cele din urmă, Ombudsmanul (iii) a solicitat Comisiei să îl informeze cu privire la calendarul prevăzut pentru lansarea auditului extern menționat în corespondența sa cu reclamantul.

30. În răspunsul său, Comisia a subliniat disponibilitatea sa de a plăti costurile eligibile ale reclamantului, dar a afirmat, de asemenea, că este în întregime la latitudinea reclamantului să dovedească aceste costuri.

31. Ca răspuns la prima întrebare a Ombudsmanului, Comisia a susținut, în esență, că beneficiarul unui grant este obligat să furnizeze informații complete cu privire la punerea în aplicare a proiectului și să țină o contabilitate exactă și regulată. În ceea ce privește nivelul de documentație necesar în acest scop, Comisia a indicat o anumită marjă de apreciere de care dispunea, ceea ce însemna că, în multe cazuri, nu solicita beneficiarilor să prezinte chitanțele originale. În cazul reclamantului, cu excepția unui exemplu, Comisia nu a solicitat documente originale, iar reclamantul și-ar fi îndeplinit obligațiile contractuale prezentând copii ale chitanțelor. În ceea ce privește posibilitatea de a efectua controale la fața locului, Comisia a subliniat că beneficiarului îi revenea obligația de a-și respecta obligațiile contractuale, în timp ce controalele, contrare principiului bunei gestiuni financiare, ar fi implicat suportarea de către Comisie a unor costuri suplimentare. În plus, relațiile politice strânse cu Cuba nu au permis efectuarea de controale la fața locului, deoarece serviciile Comisiei nu au mai primit acces la proiectele cofinanțate care au fost considerate „ilegale” de către administrația cubaneză.

32. În ceea ce privește a doua întrebare a Ombudsmanului, Comisia a susținut că ultimul contact direct al Delegației în Republica Dominicană cu reclamantul a avut loc la 20 septembrie 2009. La o dată ulterioară, Comisia a informat reclamantul cu privire la situația actuală prin avizul pe care l-a prezentat Ombudsmanului la 3 iunie 2010. Comisia a recunoscut că ar fi trebuit să răspundă la e-mailurile reclamantului și și-a prezentat scuzele.

33. În ceea ce privește a treia întrebare a Ombudsmanului, Comisia a subliniat că situația costurilor prezentată de reclamant nu conținea nicio informație cu privire la cheltuielile efectuate în moneda locală. În plus, reclamantul a ignorat solicitarea Comisiei de a i se furniza informații privind procedurile de achiziții publice. Comisia a declarat că nu a acordat prioritate lansării unui audit din cauza volumului mare de muncă, a deficitului de personal și a intenției sale de a aștepta rezultatul anchetei Ombudsmanului, în cursul căreia spera să primească informații suplimentare. Cu toate acestea, după o revizuire a situației actuale, Comisia a decis să lase întreaga responsabilitate pentru justificarea costurilor eligibile în sarcina reclamantului și, prin urmare, să se abțină de la lansarea unui audit pe cont propriu. În schimb, aceasta ar emite o notificare de informare prealabilă cu privire la recuperarea sumelor pe care le-a plătit în plus și, în același timp, ar oferi reclamantului o șansă finală de a prezenta documente justificative privind costurile pe care le-a declarat. Comisia a declarat că va aștepta rezultatul anchetei Ombudsmanului înainte de a lansa acest proces.

34. În observațiile sale, reclamantul a reiterat faptul că a îndeplinit condițiile de rambursare prin prezentarea unor rapoarte de audit intermediare certificate, precum și a unei situații detaliate a costurilor care corespunde situației costurilor întocmite de un contabil autorizat. Această documentație justifica plata unei plăți finale de 14 797 EUR, majorată ulterior la 18 267 EUR, astfel încât să se țină seama de costurile apărute după încheierea proiectului. Nu a existat un certificat de audit pentru această diferență, având în vedere că efectuarea unui audit ar fi disproporționată în raport cu suma în cauză. Reclamantul a reiterat faptul că grantul nu a fost cheltuit integral, în ciuda faptului că obiectivele proiectului au fost realizate. În ceea ce privește „natura ilegală” a proiectului, reclamantul a subliniat că, în niciun moment, Comisia nu l-a informat cu privire la o astfel de evoluție. Comisia a acceptat toate rapoartele intermediare prezentate de reclamant și a plătit sumele corespunzătoare. Acest lucru a constituit o dovadă a legalității proiectului.

35. În ceea ce privește cheltuielile suportate în moneda locală, reclamantul a susținut că doar costurile suportate în USD au fost imputate proiectului, în timp ce cheltuielile în moneda locală au fost considerate o contribuție în natură din partea beneficiarilor locali ai proiectului. Prin urmare, aceste cheltuieli nu au făcut parte din situația costurilor, iar Comisia nu a solicitat până în prezent o listă relevantă. În ceea ce privește procedurile de achiziții publice, reclamantul a subliniat că, la 11 aprilie și la 17 iulie 2006, a trimis oferte comparative delegației Comisiei. Prin urmare, a fost incorect să se afirme că nu a furnizat informații relevante.

36. Împreună cu observațiile sale, reclamantul a anexat ceea ce a denumit toate veniturile care i-au fost trimise de partenerul său local de proiect, inclusiv rapoartele de audit ale auditorilor locali, care au fost auditate ulterior de auditorul reclamantului. De asemenea, reclamantul a prezentat din nou o copie a raportului final de audit întocmit de auditorul său. Reclamantul a subliniat că speră ca, pe baza documentelor prezentate, chestiunea plății finale să poată fi evaluată definitiv. Ulterior, reclamantul a prezentat documente suplimentare, în special chitanțe pe care le primise „din Cuba”. Aceasta a explicat că partenerul său local din Ecuador nu mai există și, prin urmare, nu a putut trimite alte documente.

37. În cea de a doua cerere de informații suplimentare, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (i) să analizeze documentele prezentate de reclamant, în vederea evaluării cererii acestuia din urmă de plată a plății finale a proiectului. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Comisiei (ii) să abordeze și, dacă este necesar, să ia în considerare, atunci când evaluează cererea reclamantului de plată a plății finale a proiectului, anumite clarificări pe care reclamantul le-a furnizat în ceea ce privește cheltuielile suportate în moneda locală și procedurile de achiziții publice.

38. Ca răspuns la prima întrebare a Ombudsmanului, Comisia și-a subliniat încă o dată disponibilitatea de a analiza raportul final și documentația prezentată de reclamant, pentru a stabili costurile eligibile și, după caz, pentru a efectua plata finală. Comisia a declarat că a transmis documentele primite în cursul anchetei Ombudsmanului Delegației din Republica Dominicană pentru analiză. După finalizarea acestei analize, Comisia va informa reclamantul și Ombudsmanul cu privire la rezultatul final.

39. Ca răspuns la a doua întrebare a Ombudsmanului, Comisia a mulțumit reclamantului pentru clarificările sale privind cheltuielile suportate în moneda locală și a declarat că le va lua în considerare în analiza cererii reclamantului de plată a plății finale a proiectului.

Evoluții ulterioare

40. Ulterior, reclamantul a furnizat Ombudsmanului copii ale corespondenței sale ulterioare cu delegația Comisiei. Din aceste documente reiese că, la 8 martie 2012, delegația și-a finalizat analiza cererii de plată a reclamantului „în lumina probelor pe care le-ați furnizat Ombudsmanului European”. Delegația a subliniat că lipsesc documente justificative complete pentru procedurile de achiziții referitoare la multe tranzacții, dar a afirmat, de asemenea, că a luat în considerare „dificultatea/imposibilitatea inerentă de a respecta pe deplin cerințele privind achizițiile publice în contextul cubanez”. Prin urmare, Comisia a considerat costurile relevante ca fiind eligibile. Cu toate acestea, anumite alte costuri au fost considerate neeligibile din cauza lipsei documentelor justificative și a presupusei existențe a unui conflict de interese. Delegația a invitat reclamantul să furnizeze explicații și/sau documente justificative și a afirmat că, în caz contrar, va deduce costurile neeligibile din valoarea totală a grantului și va efectua plata finală în valoare de 1 362,22 EUR.

41. În scrisoarea sa din 19 martie 2012, reclamantul a contestat poziția delegației de a considera anumite costuri ca fiind neeligibile, și-a motivat opinia și a prezentat documente suplimentare.

42. La 23 aprilie 2012, delegația a răspuns reclamantului și a explicat că, în pofida lipsei unor dovezi justificative complete în ceea ce privește anumite proceduri de achiziții publice, a decis să recunoască costurile aferente ca fiind eligibile (79 049,60 EUR). În ceea ce privește costurile pe care le-a considerat neeligibile, delegația a explicat că, după examinarea explicațiilor și a documentelor furnizate de reclamant, consideră în prezent că unele dintre aceste costuri sunt eligibile. În consecință, Comisia va efectua plata finală în valoare de 1 980,13 EUR.

43. Într-o scrisoare din 7 mai 2012, reclamantul și-a exprimat satisfacția cu privire la decizia delegației de a recunoaște costurile suplimentare ca fiind eligibile, dar nu a fost de acord cu neeligibilitatea costurilor rămase și și-a motivat opinia.

44. La 31 mai 2012, reclamantul a informat Ombudsmanul că delegația nu a răspuns la scrisoarea sa din 7 mai 2012. Reclamantul a declarat, de asemenea, că nu este sigur dacă delegația lucrează în continuare la cazul său, având în vedere că reclamantul a primit între timp o plată de 1 980,13 EUR în favoarea sa. Cu toate acestea, reclamantul a insistat asupra faptului că se așteaptă ca delegația să răspundă la scrisoarea sa din 7 mai 2012 și și-a reiterat opinia potrivit căreia plata finală ar trebui efectuată (integral).

Evaluarea Ombudsmanului

45. Ombudsmanul reamintește că afirmația reclamantului se referă la două aspecte diferite, și anume (i) decizia Comisiei de a nu plăti plata finală a proiectului și (ii) modul în care a tratat o parte din corespondența reclamantului.

46. În ceea ce privește primul aspect, Ombudsmanul observă că prezenta sa anchetă a contribuit la lansarea unui dialog între reclamant și Comisie în ceea ce privește plata plății finale a proiectului. Mai precis, în cursul anchetei, reclamantul a prezentat o serie de documente suplimentare cu privire la care Ombudsmanul a invitat Comisia să prezinte observații. După cum a subliniat în răspunsurile sale la solicitările de informații suplimentare ale Ombudsmanului, Comisia a evaluat și a luat în considerare aceste documente. În timp ce Comisia a afirmat în avizul său că prezenta cauză se referea mai degrabă la emiterea unui ordin de recuperare decât la plata plății finale a proiectului, Comisia și-a schimbat opinia în cursul anchetei. De fapt, din informațiile furnizate de reclamant reiese că, în prezent, Comisia a efectuat parțial plata finală a proiectului și și-a motivat decizia. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că ancheta sa a favorizat un anumit grad de convergență între poziția reclamantului și cea a Comisiei.

47. Este adevărat că valoarea exactă a plății finale a proiectului care trebuie efectuată către reclamant rămâne în litigiu între părți. Astfel, în scrisoarea sa adresată Comisiei la 7 mai 2012, reclamantul a invocat anumite argumente noi în sprijinul opiniei sale potrivit căreia Comisia ar trebui să considere costurile suplimentare ca fiind eligibile. În scrisoarea adresată Ombudsmanului la 31 mai 2012, reclamantul a afirmat că Comisia nu a răspuns la argumentele sale suplimentare, precizând în același timp că, în pofida faptului că a primit o plată efectuată în favoarea sa, se aștepta în continuare ca Comisia să adopte o poziție finală cu privire la argumentele sale, și anume argumentele reclamantului.

48. Ombudsmanul încearcă să soluționeze rapid cazurile și să ajungă la o concluzie preliminară în cadrul unei anchete privind o plângere în termen de un an de la deschiderea acesteia. În cazul de față, având în vedere, de asemenea, că reclamantul a prezentat documente voluminoase pe care Comisia a trebuit să le evalueze, nu s-a dovedit posibil să se ajungă la o concluzie preliminară în termen de un an. Această situație face cu atât mai rezonabilă, utilă și justificată separarea noilor probleme pe care reclamantul le-a ridicat în scrisoarea sa din 7 mai 2012 adresată Comisiei de prezenta anchetă. În consecință, Ombudsmanul consideră că scrisoarea din 31 mai 2012 pe care reclamantul i-a adresat-o constituie o nouă plângere și, în măsura în care este necesar, va deschide o nouă anchetă cu privire la aceasta.

49. În ceea ce privește al doilea aspect al afirmației reclamantului, Ombudsmanul consideră că, în cursul anchetei sale, Comisia a recunoscut că nu a gestionat în mod corespunzător anumite corespondențe trimise de reclamant și și-a cerut scuze pentru acest eșec.

50. Având în vedere considerațiile de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că nu există motive pentru anchete suplimentare.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul o încheie cu următoarele concluzii:

Nu există motive pentru investigații suplimentare cu privire la afirmațiile și pretențiile reclamantului.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 17 iulie 2012