Stimate domnule C.,
La 26 februarie 1999, ați înaintat Ombudsmanului o plângere împotriva Comisiei Europene în numele unei societăți, EC Advantage Ltd., privind presupusa întârziere a efectuării plăților în cadrul proiectului Esprit 22803.
La 12 martie 1999, am transmis plângerea președintelui Comisiei. La 18 martie 1999, dl Robert STURDY, deputat în Parlamentul European, mi-a scris despre cazul dumneavoastră. Am răspuns la 6 aprilie 1999, informându-l pe dl STURDY cu privire la acțiunile pe care le-am întreprins în legătură cu plângerea dumneavoastră. Comisia a transmis avizul său la 4 mai 1999. V-am transmis avizul Comisiei împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 29 iunie 1999. La 29 iulie 1999, am scris din nou Comisiei cu privire la plângerea dumneavoastră. La 13 septembrie 1999, Comisia a trimis un răspuns. La 20 septembrie 1999, mi-ați scris din nou despre plângerea dumneavoastră. La 26 octombrie 1999, v-am transmis răspunsul Comisiei din 13 septembrie 1999, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 11 noiembrie 1999.
Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.
Îmi cer scuze pentru perioada de timp necesară pentru soluționarea plângerii dumneavoastră.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante sunt următoarele:
Societatea ECA Ltd (denumită în continuare "ECA") este parteneră într-un proiect al celui de-al patrulea program-cadru privind schimburile comerciale internaționale (ICX), care a început la 15 martie 1997. Principalul contract este încheiat între Comisie (DG III - Industrie) și International Computers Limited („ICL”). Curtea de Conturi Europeană are un contract cu ICL pentru a desfășura activități în cadrul proiectului ICX.
Contractul prevede plata în avans de către Comisie a 50 % din suma datorată, cu plăți suplimentare o dată la șase luni, la acceptarea declarațiilor de cheltuieli prezentate. Potrivit reclamantului, plata inițială a fost primită, dar nicio altă plată nu a fost efectuată până la data plângerii, 26 februarie 1999.
Reclamantul a invocat o întârziere inutilă din partea Comisiei în efectuarea plăților către contractantul ICL, rezultatul fiind că plățile efectuate de ICL către CCE au fost, de asemenea, întârziate.

INQUIRY

Avizul Comisiei În
avizul său, Comisia a afirmat că serviciile sale au primit de la ICL primul set complet de declarații periodice de cheltuieli, care trebuiau prezentate în septembrie 1997, la 7 august 1998. Aceste declarații de cheltuieli au fost analizate ulterior și au fost necesare diverse corecții și clarificări.
Reclamantul a contactat serviciile Comisiei la 10 noiembrie 1998 și și-a exprimat îngrijorarea cu privire la posibilele întârzieri de plată. În aceeași zi, serviciile Comisiei au propus prin telefon ICL să consolideze costurile deja documentate și să nu aștepte ca toate declarațiile de cheltuieli să apară, pentru a ajuta CCE.
În ciuda atenționărilor urgente din partea serviciilor Comisiei prin telefon, la 23 și 27 noiembrie 1998, declarațiile de cheltuieli valabile au fost primite de la ICL abia la 10 decembrie 1998. Acest lucru a făcut imposibilă finalizarea procesării plății înainte de sfârșitul exercițiului bugetar 1998, chiar dacă dosarul a fost tratat cu prioritate.
În fiecare an, deschiderea de linii de credit pentru noul buget necesită o anumită perioadă de timp din cauza normelor financiare stricte aplicate bugetului comunitar. În mod normal, procesarea plăților ar fi trebuit să fie reluată până la sfârșitul lunii ianuarie 1999. Cu toate acestea, la începutul anului 1999, două elemente suplimentare au condus la o întârziere generală a executării plăților, care a afectat câteva sute de plăți:
Deschiderea bugetului pentru plăți a durat mai mult decât de obicei din cauza tranziției de la cel de-al patrulea la cel de-al cincilea program-cadru pentru cercetare și dezvoltare tehnologică, care a necesitat o nouă nomenclatură bugetară.
trecerea la un nou sistem informatic central de contabilitate a avut loc în același timp, ceea ce a dus la întârzieri suplimentare.
În săptămânile următoare, unitatea responsabilă de proiect a fost în contact permanent cu ICL. De asemenea, au fost menținute contacte cu CCE. Prioritatea plății a fost subliniată în mod repetat în comunicările interne din cadrul Comisiei.
În februarie 1999, mai multe departamente ale serviciilor Comisiei au fost de acord să prelucreze manual plățile pentru prima dintre declarațiile de cheltuieli, pentru a reduce la minimum riscul unor întârzieri suplimentare. Boala persoanelor care se ocupă de dosarul de plată a cauzat o întârziere suplimentară de câteva zile, dar la 19 februarie 1999 s-a primit pe plan intern confirmarea că plata va fi efectuată în termen de trei zile lucrătoare. Serviciile Comisiei au informat imediat ICL prin e-mail și telefon. Plata a fost efectuată la 24 februarie 1999. În temeiul acordurilor contractuale încheiate între ICL și ECA, transferul ulterior al plății de la ICL către ECA este responsabilitatea ICL.
Procesarea normală a plăților cu ajutorul sistemului informatic de contabilitate în cadrul Comisiei a fost reluată la 3 martie 1999. A doua și a treia plată către proiectul ICX au fost gestionate de acest sistem, iar plățile au fost efectuate la 24 martie 1999.
Întrucât Comisia a acceptat declarațiile parțiale de cheltuieli prezentate de ICL la 10 decembrie 1998, Comisia este responsabilă pentru întârzierile de plată pentru aceste declarații de cheltuieli care depășesc cele două luni prevăzute în contractul încheiat între ICL și Comisie (întârzieri de 2 săptămâni și, respectiv, 6 săptămâni). Aceste întârzieri au fost cauzate de dificultățile tehnice menționate mai sus.
Observațiile reclamantului
Observațiile reclamantului au evidențiat următoarele aspecte:
Este adevărat că CCE a avut un contract separat cu contractantul principal ICL, dar reclamantul a considerat că ICL a acționat în calitate de agenți ai Comisiei.
Curtea de Conturi Europeană nu a fost în măsură să primească plățile la timp, deoarece Comisia nu și-a îndeplinit în mod corespunzător sarcinile care îi reveneau în temeiul contractului principal. Comisia a recunoscut că au apărut întârzieri ca urmare a deschiderii noului buget și a tranziției acestuia către un nou sistem contabil.
Clauza din contractul principal care prevede că declarațiile de cheltuieli ale tuturor partenerilor de proiect trebuie să fie primite și aprobate înainte de efectuarea plății a cauzat întârzieri inutile ale plăților către partenerii care și-au prezentat declarațiile de cheltuieli individuale la timp.
Din aceste motive, reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să plătească CCE dobânzi și compensații.

ÎNTREBĂRI SUPLIMENTARE

Ombudsmanul
a transmis Comisiei observațiile reclamantului și i-a solicitat să răspundă la cererea de dobânzi și despăgubiri.
În răspunsul său, Comisia a subliniat următoarele aspecte:
(i) nu a existat nicio legătură contractuală între Comisie și CCE.
(ii) cea mai mare parte a întârzierilor în ceea ce privește depunerea și aprobarea declarațiilor de cheltuieli au fost responsabilitatea contractantului principal ICL.
(iii) numai contractantul principal, ICL, putea solicita dobânzi de la Comisie. Curtea de Conturi Europeană ar putea formula o cerere numai împotriva ICL, în cadrul relației lor contractuale.
Prin urmare, Comisia a negat orice răspundere față de CCE.
În observațiile privind răspunsul Comisiei, reclamantul și-a reiterat opinia potrivit căreia ICL a acționat ca agenți ai Comisiei și că clauza din contractul dintre ICL și Comisie care prevede că declarațiile de cheltuieli ale tuturor partenerilor de proiect trebuie să fie primite și aprobate înainte de efectuarea plății a cauzat întârzieri inutile ale plăților către partenerii care și-au prezentat declarațiile de cheltuieli individuale la timp.
Reclamantul a subliniat, de asemenea, că ECA nu a primit nicio plată în legătură cu participarea sa la un alt proiect, care a început în mai 1999. Această nouă problemă a fost în afara domeniului de aplicare al plângerii inițiale. Prin urmare, Ombudsmanul a informat reclamantul că nu a putut fi tratat în cursul prezentei anchete.

DECIZIA

1 Acuzația de întârziere a efectuării plăților
1.1 Reclamantul a invocat o întârziere inutilă din partea Comisiei în efectuarea plăților către ICL, contractantul în cadrul unui proiect din cel de al 4-lea cadru. Prin urmare, plățile efectuate de ICL către o societate parteneră de proiect CCE au fost, de asemenea, întârziate.
1.2 Comisia a explicat că cea mai mare parte a întârzierii a fost responsabilitatea contractantului principal ICL, care a depus declarațiile de cheltuieli cu întârziere. Cu toate acestea, Comisia a acceptat responsabilitatea pentru întârzierile la plată care depășesc cele două luni prevăzute în contractul încheiat între ICL și Comisie. Acestea s-au ridicat la 2 săptămâni pentru un set de declarații de cheltuieli și la 6 săptămâni pentru altul. Aceste întârzieri au fost cauzate de dificultăți tehnice, care au dus la întârzierea a sute de plăți.
1.3 Prin urmare, Comisia a recunoscut că a existat o întârziere nejustificată din partea sa și a explicat cauzele întârzierii. Aceste informații vor fi luate în considerare în ancheta din proprie inițiativă a Ombudsmanului privind întârzierea efectuării plăților de către Comisie (OI/5/99/IJH) și, prin urmare, nu pare necesară nicio anchetă suplimentară cu privire la acest aspect al prezentului caz.
1.4 Reclamantul a susținut, de asemenea, că o clauză standard din contractul principal, care prevede că declarațiile de cheltuieli ale tuturor partenerilor de proiect trebuie să fie primite și aprobate înainte de efectuarea plății, a cauzat întârzieri inutile ale plăților către partenerii care și-au prezentat declarațiile de cheltuieli individuale la timp.
1.5 Comisia a subliniat că, atunci când a luat cunoștință de problemele CCE, a contactat imediat ICL cu o propunere de consolidare a costurilor deja documentate și de a nu aștepta ca toate declarațiile de cheltuieli să apară.
1.6 Ombudsmanul nu are cunoștință de nicio normă sau principiu cu caracter obligatoriu care ar trebui să împiedice Comisia să includă o astfel de clauză standard în contractele sale. În plus, se pare că Comisia a fost pregătită să renunțe la dispoziția în cauză imediat ce a luat cunoștință de problemele reclamantului. Prin urmare, se pare că nu există un caz de administrare defectuoasă în legătură cu acest aspect al cazului. Cu toate acestea, Ombudsmanul va adresa Comisiei o nouă observație cu privire la clauza standard.
2 Cererea de dobânzi și compensații
2.1 În observații, reclamantul a susținut că Comisia ar trebui să plătească CCE dobânzi și compensații.
2.2 Ca răspuns, Comisia a reiterat faptul că cea mai mare parte a întârzierilor la plată țin de responsabilitatea contractantului principal ICL. În plus, aceasta a considerat că numai contractantul principal, ICL, putea formula o cerere de dobânzi împotriva Comisiei și că CCE putea formula o cerere numai împotriva ICL în cadrul relației lor contractuale.
2.3 Din observațiile reclamantului reiese că cererea sa de dobânzi și compensații se bazează pe opinia că ICL a acționat în calitate de agent în numele Comisiei. Reclamantul nu a furnizat dovezi în sprijinul acestui punct de vedere, care ridică potențiale probleme de răspundere contractuală și extracontractuală. În plus, Comisia pare să fi furnizat o expunere coerentă și rezonabilă a exonerării sale de răspundere. Prin urmare, ancheta Ombudsmanului nu a evidențiat nicio administrare defectuoasă în legătură cu acest aspect al plângerii. Această concluzie nu afectează însă dreptul reclamantului de a-și prezenta cererea în fața unei instanțe competente.
3 Concluzie
Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

ÎN ALTĂ RĂSPUNSURI

Contractul
dintre Comisie și contractantul principal în acest caz conținea o clauză standard conform căreia declarațiile de cheltuieli ale tuturor partenerilor de proiect trebuie primite și aprobate înainte ca Comisia să efectueze plata către contractantul principal. Ombudsmanul salută flexibilitatea de care a dat dovadă Comisia, care a fost pregătită să renunțe la dispoziția în cauză imediat ce a luat cunoștință de problemele reclamantului în acest caz. Cu toate acestea, la un nivel mai general, Comisia ar putea dori să analizeze dacă scopul legitim al clauzei în cauză ar putea fi atins într-un mod care este mai puțin probabil să genereze probleme de flux de numerar pentru întreprinderile mici și mijlocii.
Președintele Comisiei Europene va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.
Cu stimă
Jacob SÖDERMAN