Contextul plângerii

1. Reclamantul (un ONG olandez) a încheiat un contract de grant cu Comisia Europeană (FED/2014/325-457) la 24 martie 2014. Reclamantul urma să pună în aplicare un program de dezvoltare (de peste 40 de luni) axat pe sprijinirea industriei pescuitului artizanal în Somaliland și Puntland. Comisia s-a angajat să furnizeze o sumă maximă de 3 500 000 EUR. La 8 aprilie 2014, Comisia a plătit reclamantului 413 229 EUR (cu titlu de prefinanțare).

2. La 3 iulie 2015, Comisia a trimis o scrisoare reclamantului, anunțându-și intenția de a rezilia contractul în termen de 30 de zile de la primirea scrisorii, în conformitate cu articolul 12 alineatul (2) litera (a)[1] din condițiile generale ale contractului de grant. Acesta și-a exprimat frustrarea cu privire la lipsa punerii în aplicare a proiectului [2], la lipsa unui răspuns la solicitările Comisiei [3] și la abaterile considerabile de la propunerea inițială de proiect [4]. Comisia a observat, de asemenea, că reprezentarea locală a proiectului reclamantului în Somaliland și Puntland nu a fost satisfăcătoare [5]. Comisia a făcut referire la o reuniune care a avut loc între reclamant și Comisie (reprezentată de Delegația UE în Republica Federală Somalia) la 25 iunie 2015, în cursul căreia, potrivit acesteia, „preocupările sale au fost ... confirmate”.

3. În cele din urmă, Comisia a declarat că a primit trei scrisori de plângere din partea ministerelor pescuitului din Somaliland și Puntland „referindu-se la lipsa punerii în aplicare sau la ritmul extrem de lent al punerii în aplicare.”

4. La 12 iulie 2015, reclamantul a contestat scrisoarea Comisiei și și-a motivat poziția în mai multe rânduri. Printre altele, reclamantul a afirmat că au fost programate reuniuni (pentru a discuta progresele, provocările, obstacolele etc.) între echipa de proiect, părțile interesate și reprezentanții UE în martie și aprilie 2015. Cu toate acestea, Comisia anulase ambele reuniuni. În plus, activitățile care au fost enumerate ca nefiind încă inițiate au început într-adevăr și au fost considerate relevante [6].

5. Reclamantul a subliniat că Comisia nu a menționat o altă scrisoare din 28 iunie 2015 din partea Ministerului Pescuitului din Puntland adresată UE, care să demonstreze satisfacția ministerului cu privire la rezultatele obținute.

6. Reclamantul a afirmat că ar trebui să aibă dreptul de a convinge UE și alte părți că îndeplinește o sarcină importantă și dificilă. Acesta a adăugat că „s-au făcut greșeli, dar s-au depus multe eforturi relevante. Întârzierea în prima perioadă a proiectului a fost compensată.”

7. În cele din urmă, reclamantul a solicitat în mod oficial „UE să permită echipei de proiect să organizeze o reuniune privind progresele înregistrate de proiect în viitorul apropiat, cu participarea UE, a reprezentanților ministerelor, a autorităților locale și a reprezentanților echipei de proiect din Puntland și Somaliland, pentru a discuta și a confirma conținutul prezentei scrisori, care, sperăm, va oferi un fundament constructiv pentru punerea în aplicare în continuare a proiectului... [I] În conformitate cu articolul 12 alineatul (2) din Condițiile generale, echipa de proiect are dreptul să furnizeze o explicație satisfăcătoare în termen de 30 de zile de la primirea scrisorii trimise de UE, la data de 3 iulie 2015. Sperăm ca această scrisoare să includă explicațiile solicitate.”

8. Comisia a răspuns la 11 august 2015, afirmând că răspunsul reclamantului „nu a fost suficient pentru a reexamina închiderea” proiectului. Aceasta și-a motivat poziția. Având în vedere aceste motive, aceasta a declarat că contractul a fost reziliat cu efect imediat, în conformitate cu articolul 12 alineatul (2) litera (a) din Condițiile generale [7].

9. Reclamantul a trimis o altă scrisoare Comisiei la 13 august 2015. Aceasta a făcut trimitere la articolele 12 și 13 ^[8] din contractul de grant și a declarat că nu a fost consultată în mod corespunzător. De asemenea, nu i s-a oferit o ocazie adecvată de a discuta progresul proiectului și aspectele care au reprezentat un motiv de îngrijorare pentru Comisie. Reclamantul a reiterat faptul că nu i s-a oferit posibilitatea de a prezenta observații cu privire la conținutul scrisorilor trimise UE de ministerele locale.

10. Reclamantul a adăugat că, în scrisoarea sa din 12 iulie 2015, a solicitat în mod oficial Comisiei, în conformitate cu articolul 13 alineatul (2) din condițiile generale, să organizeze o reuniune „cu participarea UE, a reprezentanților ministerelor, a autorităților locale și a reprezentanților echipelor de proiect”. Aceasta a afirmat că, împreună cu autoritățile din Somaliland și Puntland, are încredere că o astfel de reuniune „ar soluționa orice lipsă de comunicare a litigiilor, diferențe de perspectivă care au apărut de la scrisoarea” din 3 iulie 2015. Reclamantul a susținut, de asemenea, că, în conformitate cu articolul 13.2 din Condițiile generale, coordonatorul și autoritatea contractantă sunt obligați să se întâlnească, la cererea oricăreia dintre ele, cu toate părțile interesate relevante prezente în cursul reuniunii propuse. Potrivit reclamantului, Comisia nu a putut ignora cererea reclamantului de organizare a unei reuniuni.

11. Reclamantul a reiterat cererile de mai sus într-o scrisoare din 13 noiembrie 2015.

12. Comisia a răspuns la 16 decembrie 2015. Aceasta a reiterat preocupările pe care le-a menționat în corespondența anterioară și a afirmat că răspunsul reclamantului la scrisoarea Comisiei din 11 august 2015 era insuficient pentru a reexamina închiderea proiectului.

13. Întrucât reclamantul a considerat că decizia Comisiei de a rezilia contractul de grant a fost eronată și că Comisia a ignorat cererea sa de organizare a unei reuniuni, acesta a depus o plângere la Ombudsman.

Ancheta

14. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele aspecte ale plângerii:

Comisia a încălcat articolul 13 alineatul (2) din condițiile generale ale contractului de grant, întrucât a ignorat în mod repetat cererile reclamantului de a organiza o reuniune cu Delegația UE în Republica Federală Somalia și cu reprezentanți ai unui număr mic de entități pentru a discuta progresele înregistrate și punerea în aplicare în continuare a proiectului, în vederea soluționării litigiului.

Rezultatul dorit de reclamant este ca echipei sale să i se ofere posibilitatea de a organiza o reuniune cu Delegația UE în Republica Federală Somalia și, dacă este posibil, cu reprezentanți ai părților interesate din Somaliland și Puntland pentru a soluționa litigiul și a continua proiectul.

15. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul Comisiei cu privire la plângere și, ulterior, observațiile reclamanților ca răspuns la răspunsul Comisiei [9].

Cu privire la pretinsa încălcare a articolului 13.2 din condițiile generale ale contractului de grant

Argumente prezentate Ombudsmanului

16. Reclamantul a susținut că principalele preocupări ale delegației au fost legate de lipsa progreselor. Cu toate acestea, până în aprilie 2015, „s-a realizat deja un volum masiv de lucrări de bază și s-a stabilit o bază solidă pentru pregătirea etapei de punere în aplicare”. Reclamantul a dat exemple de acțiuni întreprinse de echipa de proiect până în aprilie 2015.

17. Reclamantul a afirmat că Somalia este o regiune plină de satisfacții, dar provocatoare pentru a lucra și a considerat că echipa sa a făcut tot posibilul pentru a-și îndeplini obligațiile și așteptările atât ale beneficiarilor, cât și ale autorității contractante. Echipa de proiect a trebuit să colecteze informații dintr-o varietate de surse diferite, pentru a efectua o evaluare exactă a mediului local. Acest lucru a fost esențial pentru a se asigura că eforturile sale au adus o schimbare tangibilă pe termen lung și au avut un impact pozitiv și de durată asupra comunităților pe care a fost menit să le sprijine. Prin urmare, a fost nevoie de timp suplimentar pentru a stabili un scenariu de referință realist pentru ambele regiuni înainte de începerea fazei de punere în aplicare a proiectului. Acest lucru a fost comunicat Delegației UE la Nairobi în mai multe rânduri, atât în scris, cât și personal, și „a fost furnizat un cadru detaliat al jurnalului și un plan de acțiune”.

18. Reclamantul a susținut că faza de punere în aplicare a proiectului urma să înceapă în aprilie 2015. Potrivit reclamantului, un document care prezintă activitățile de punere în aplicare propuse pentru fiecare regiune a fost discutat în detaliu cu miniștrii pescuitului din Somaliland și Puntland și aprobat ulterior de aceștia. Acesta a fost semnat la 16 martie 2015. Acesta a fost prezentat coordonatorului de proiect și persoanei de contact din cadrul Delegației UE la Nairobi spre aprobare la 7 aprilie 2015. Cu toate acestea, acesta din urmă nu a răspuns. Potrivit reclamantului, fără permisiunea de a continua, activitățile planificate pentru prima perioadă a etapei de punere în aplicare nu au putut începe.

19. Reclamantul a susținut că încercările sale repetate de a solicita permisiunea de a continua activitățile proiectului au rămas fără răspuns. După mai mult de trei luni, echipei i s-a oferit în cele din urmă posibilitatea de a se întâlni cu Comisia la 25 iunie 2015. Reclamantul a afirmat că „după o așteptare lungă și frustrantă, echipa noastră spera să primească avansul pentru a începe faza de punere în aplicare a proiectului, dar, în schimb, singurul reprezentant al echipei noastre prezent în cursul reuniunii respective a fost informat complet neașteptat ... contractul urma să fie reziliat din cauza lipsei de progrese.” Reclamantul a declarat că cererile sale de organizare a unei reuniuni pentru a discuta decizia delegației au fost ignorate.

20. În observațiile sale adresate Ombudsmanului, Comisia a afirmat că o vizită a responsabilului de program al UE în Somaliland în septembrie 2014 a scos la iveală probleme de slabă coordonare, prezență și punere în aplicare întârziată, care au fost discutate în cadrul unei prime reuniuni cu reclamantul, la 17 septembrie 2014, la biroul Hargeisa al Comisiei. Comisia a abordat aceste aspecte într-o scrisoare trimisă reclamantului la 17 octombrie 2014. Potrivit Comisiei, aceasta a încercat diverse căi, prin intermediul reuniunilor [10], al conversațiilor telefonice și al schimburilor de e-mailuri, determinând în special reclamantul să asigure o coordonare și o reprezentare adecvate la nivel de stat. Comisia a adăugat că problemele privind coordonarea și punerea în aplicare a proiectelor au fost agravate și mai mult de lipsa raportării, în pofida mai multor atenționări din partea delegației UE [11] și a scrisorilor de îngrijorare din partea ministerelor pescuitului din Somaliland și Puntland, cu care Comisia a fost în strânsă legătură.

21. Potrivit Comisiei, în cursul reuniunii din 25 iunie 2015 dintre reclamant și Comisie, „echipa a parcurs planul de lucru inițial pentru primul an, punct cu punct, și a ajuns la concluzia că: - în primele 6 luni nu au fost puse în aplicare activități (nici măcar nu a fost selectat personal din ONG-urile partenere sau nu au fost instituite mecanisme de gestionare) și, deși primul raport intermediar a fost refuzat cu un termen-limită pentru retransmitere, nu a fost întocmit niciodată un raport revizuit; - în a doua perioadă de 6 luni, s-a dovedit că nu au fost executate prea multe activități avansate și majoritatea activităților planificate, fie pentru că nu mai erau relevante, fie pentru că comunitățile sau ministerul nu le doreau.”

22. Comisia a arătat că, având în vedere performanțele extrem de slabe, trebuia să rezilieze contractul și să recontracteze (cu numărul de referință FED/2016/374-769) cu o altă organizație, care, potrivit Comisiei, a înregistrat între timp progrese considerabile în sectorul în cauză.

23. Comisia a considerat că a acționat în conformitate cu normele și procedurile stabilite și a procedat după cum s-a considerat necesar pentru a asigura punerea în aplicare corespunzătoare a acțiunii, în beneficiul grupurilor-țintă și pentru a proteja interesele financiare ale UE.

24. Potrivit Comisiei, insistența sa de a primi din partea reclamantului un raport corect nu este doar o formalitate sau o chestiune procedurală: trebuie să se evalueze dacă un beneficiar cheltuiește în mod corect fondurile publice care au fost (pre)finanțate. Neprezentarea unor astfel de rapoarte pune sub semnul întrebării justificarea sumelor plătite și declanșează, așa cum s-a întâmplat, o procedură în care Comisia, în scopul protejării intereselor financiare ale UE, trebuie să recupereze, prin toate mijloacele disponibile, sumele nejustificate. Comisia a afirmat că, până în prezent, nu a fost primit niciun raport financiar (intermediar sau final) sau raport de verificare a cheltuielilor [12].

25. Comisia a contestat declarația reclamantului potrivit căreia perioada de punere în aplicare a proiectului urma să înceapă în aprilie 2015. Aceasta a afirmat că, în conformitate cu contractul de grant, perioada de punere în aplicare a început la 25 martie 2014 [13]. Comisia a afirmat că reclamantul a prezentat un plan de lucru detaliat împreună cu propunerea sa, pe care Comisia l-a luat în considerare la atribuirea contractului (prin urmare, acceptându-l) și care a determinat punerea în aplicare a proiectului. În ceea ce privește argumentul reclamantului potrivit căruia acesta a prezentat un document la 7 aprilie 2015, care prezintă activitățile de punere în aplicare propuse, spre aprobarea Comisiei, Comisia a subliniat că documentul a fost furnizat doar în scop informativ și nu a reprezentat o obligație legală pentru contractant de a bloca punerea în aplicare a proiectului până când nu a primit aprobarea Comisiei [14].

26. Comisia a considerat, de asemenea, că a respectat pe deplin procedura de reziliere prevăzută în condițiile generale. În scrisoarea sa din 3 iulie 2015, și-a exprimat intenția de a rezilia proiectul și, în conformitate cu articolul 12 alineatul (2) litera (a) din condițiile generale, a acordat reclamantului timpul necesar pentru a reacționa. Întrucât reacția reclamantului a fost considerată insuficientă, acesta a trimis reclamantului o scrisoare de reziliere la 11 august 2015. Comisia a declarat că a depus toate eforturile posibile pentru a continua punerea în aplicare a proiectului împreună cu reclamantul. Cu toate acestea, Comisia a fost obligată să găsească echilibrul corect între interesul reclamantului, pe de o parte, și cel al populațiilor-țintă și al contribuabililor europeni, pe de altă parte [15]. Potrivit Comisiei, participarea la reuniuni după 15 luni de întârzieri și punere în aplicare deficitară și redeschiderea proiectului, astfel cum a sugerat reclamantul, ar fi condus la prelungirea nepunerii în aplicare a proiectului în detrimentul obiectivelor proiectului și, cel mai important, ar fi privat populațiile somaleze vizate de posibilitatea de a-și vedea viața îmbunătățită în mod semnificativ.

27. Comisia a susținut că a optat pentru rezilierea contractului după ce a epuizat toate mijloacele de comunicare cu reclamantul și după ce i-a oferit numeroase posibilități de a remedia punerea în aplicare tardivă în mai multe rânduri. În loc să coopereze în timp util și în mod eficace în primele etape ale punerii în aplicare a proiectului, reclamantul a ignorat încercările Comisiei de a remedia deficiențele aparente în executarea contractului „și a fost mobilizat abia mai târziu, când a luat cunoștință de intenția Comisiei de a rezilia proiectul”.

28. În ceea ce privește procedura de soluționare amiabilă prevăzută la articolul 13 alineatul (2) din condițiile generale [16], Comisia a arătat că această procedură încurajează părțile să soluționeze litigiile care apar între ele în cursul executării contractului. „În cazul de față, aceasta s-ar referi la efectele care decurg din rezilierea contractului. După cum s-a demonstrat deja ..., Comisia a respectat pe deplin cerințele de consultare înainte de reziliere.”

29. Potrivit Comisiei, obiectul și finalitatea, precum și domeniul de aplicare al articolului 13.2 a doua teză din Condițiile generale (pe care se întemeiază plângerea) trebuie analizate în contextul dispoziției în ansamblul său și în special în raport cu prima teză a alineatului. Comisia a arătat că introducerea tezei în litigiu vizează restrângerea cerințelor primei teze și a domeniului de aplicare al expresiei „tot ceea ce este posibil”. Aceasta urmărește, de asemenea, să ofere exemple concrete ale modalităților în care părțile se pot angaja în soluționarea litigiului lor pe cale amiabilă. Comisia a făcut referire la cererea reclamantului de a organiza o „reuniune plenară” cu echipa reclamantului, cu partenerii locali ai acestora și cu destinatarii. Acesta a afirmat că nu este rolul său de facilitator în rândul părților interesate relevante, ci rolul său este de a asigura punerea în aplicare corespunzătoare a proiectului, cu respectarea deplină a principiului bunei gestiuni financiare.

30. Comisia a precizat că a răspuns în mod extensiv la fiecare dintre scrisorile reclamantului prin care se contesta legalitatea rezilierii. Răspunzând la aceste scrisori, Comisia a explicat din nou reclamantului că „nu exista nicio marjă pentru a reexamina rezilierea contractului” și că „nu a considerat că este oportun să convoace o reuniune „plenară””. Comisia a susținut că, prin urmare, a respectat procedura de soluționare amiabilă. Aceasta a afirmat, de asemenea, că nu a împiedicat sau descurajat reclamantul să sesizeze instanțele din Bruxelles, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (4) din condițiile generale [17].

31. În observațiile sale cu privire la răspunsul Comisiei, reclamantul a susținut că nu i s-a oferit o șansă echitabilă și rezonabilă de a face ceea ce și-a propus să facă în propunerea sa inițială. Pe parcursul unei perioade de 12 luni, echipa de proiect a efectuat peste 20 de vizite legate de proiect în regiunile selectate pentru a-și îndeplini obiectivele [18]. În pofida unei întârzieri inițiale și a volumului de muncă suplimentar necesar ca urmare a includerii unor regiuni costiere suplimentare [19] (pentru a se asigura că mai multe comunități din zonele costiere cele mai sărace ar putea beneficia, de asemenea, de activitățile proiectului), până la sfârșitul lunii decembrie 2014, echipa de proiect a prezentat autorităților locale spre aprobare proiectele finale ale evaluării de referință și ale evaluării nevoilor (cele două rezultate-cheie din prima fază a activităților proiectului)[20]. Până în martie 2015, echipa de proiect era, de asemenea, în curs de accelerare a fazei de achiziții publice în ambele regiuni, care urma să înceapă înainte de termen în aprilie 2015 și să se desfășoare concomitent cu consolidarea capacităților și cu formarea, permițând ca toate activitățile să fie finalizate în termenul stabilit în propunerea inițială de proiect.

32. Pe lângă argumentele prezentate în alte părți ale prezentei decizii, reclamantul a susținut că, la 12 mai 2015, la cinci săptămâni după ce a trimis coordonatorului de proiect al UE (la 2 aprilie 2015) mai multe documente-cheie și un plan revizuit de punere în aplicare (la care reclamantul nu a primit un răspuns), Comisia l-a informat pe reclamant că coordonatorul de proiect a părăsit delegația UE în februarie 2015. Potrivit reclamantului, acest lucru a dus la întârzieri „într-o perioadă esențială a procedurilor de proiect, ceea ce a dus la frustrări grave pentru autoritățile locale din Somaliland și Puntland” și la scrisorile de plângere pe care autoritățile locale le-au trimis Comisiei [21]. Reclamantul a susținut că, în cazul în care Comisia ar fi revizuit și aprobat documentele de punere în aplicare revizuite în timp util (astfel cum s-a convenit cu coordonatorul de proiect al UE în decembrie 2014), activitățile ar fi început la termen la sfârșitul lunii aprilie 2015 [22].

33. Potrivit reclamantului, atunci când au fost exprimate preocupări, Comisia nu a arătat nicio disponibilitate de a colabora cu echipa de proiect pentru a găsi soluții [23]. Reclamantul a susținut că „comunicarea deficitară și coordonarea ineficientă în numele personalului delegației UE au jucat, de asemenea, un rol important în dizolvarea proiectului.”

34. Reclamantul a făcut referire la vizita planificată la fața locului, care a fost anulată de Comisie. Aceasta a afirmat că, fără a vizita vreodată regiunea, fără a se întâlni cu beneficiarii proiectului sau cu membrii echipei de proiect (cu excepția liderului de proiect olandez)[24], ar fi fost dificil pentru Comisie să înțeleagă în mod clar contextul local și să ajungă la o concluzie realistă sau rezonabilă cu privire la viitorul proiectului.

35. Reclamantul a concluzionat că s-au înregistrat întârzieri și că toate părțile implicate au comis erori. Acesta a afirmat că „[î]ntr-un proiect atât de mare, multiregional și complex, într-una dintre cele mai sărace și periculoase regiuni ale lumii există un număr foarte mare de variabile în joc. Este nevoie de mult timp, energie, răbdare, angajament, creativitate și flexibilitate atunci când se pune în aplicare un proiect în astfel de condiții.” Echipa de proiect deținea aceste calități și era motivată de dorința de a avea un impact pozitiv de durată asupra comunităților de pescari artizanali din Puntland și Somaliland.

Evaluarea Ombudsmanului

36. Obiectul prezentei cauze nu este temeinicia deciziei Comisiei de a rezilia contractul de grant, ci pretinsa lipsă de răspuns din partea Comisiei la cererile reclamantului de a organiza o reuniune în vederea soluționării litigiului, în conformitate cu articolul 13.2 din Condițiile generale ale contractului (astfel cum s-a subliniat la punctul 14 de mai sus).  

37. În scrisoarea sa din 12 iulie 2015, reclamantul a solicitat Comisiei să îi permită să organizeze o „reuniune privind progresele înregistrate de proiect” între aceasta, Comisie și o serie de părți interesate. Deși, în scrisoarea respectivă, reclamantul nu a făcut trimitere la articolul 13.2 din condițiile generale ale contractului de grant, reclamantul a declarat în scrisoarea sa că solicită reuniunea astfel încât „conținutul prezentei scrisori”(în care reclamantul a încercat să explice progresele înregistrate și a încercat să furnizeze justificări pentru motivul pentru care Comisia nu ar trebui să rezilieze acordul de grant) să poată fi confirmat [25]. Contractul de grant a fost reziliat la 11 august 2015. Prin urmare, cererea de reuniune a fost formulată înainte de rezilierea contractului și se referea la un litigiu care a apărut „în cursul executării” contractului (și anume litigiul referitor la rezilierea planificată de Comisie a contractului de grant).

38. Articolul 13 alineatul (2) din condițiile generale prevede că „[î]n acest scop”, și anume pentru a soluționa litigiul pe cale amiabilă, părțile „se [...] întâlnesc la cererea oricăreia dintre ele. ” Articolul 13 alineatul (2) impune, de asemenea, părților obligația de a „răspunde la o cerere de soluționare pe cale amiabilă în termen de 30 de zile.„În continuare, se precizează că „[o]dată ce acest termen a expirat, [...] coordonatorul sau autoritatea contractantă poate notifica celeilalte părți faptul că consideră că procedura a eșuat.”

39. Este evident că condițiile generale impun Comisiei obligația de a răspunde la o cerere de soluționare amiabilă (în termen de 30 de zile). Prin urmare, Comisia ar fi trebuit să răspundă solicitărilor reclamantului privind organizarea unei reuniuni. În cazul în care nu ar fi considerat că o reuniune ar fi permis soluționarea litigiului pe cale amiabilă, ar fi trebuit să își motiveze poziția. Comisia nu a făcut acest lucru înainte ca reclamantul să se adreseze Ombudsmanului.  Cu toate acestea, Ombudsmanul nu va face o constatare a administrării defectuoase în ceea ce privește acest eșec și, în consecință, o recomandare, deoarece consideră că, deși Comisia nu a răspuns la cererile reclamantului de a organiza o reuniune înainte de deschiderea acestei anchete, se poate spune că, în prezent, Comisia a răspuns cu multă întârziere la cerere. Astfel, în cursul acestei anchete, Comisia a motivat motivele pentru care consideră că organizarea unei reuniuni nu ar fi fost utilă (a se vedea în special punctele 26-30 din prezenta decizie).

40. Pe de altă parte, Ombudsmanul este de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia condițiile generale nu o obligă să organizeze o reuniune cu părțile interesate. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul consideră regretabil faptul că Comisia nu a făcut acest lucru. Având în vedere contextul și mediul dificil în care se derula proiectul, ar fi fost mai echitabil dacă Comisia ar fi depus eforturi suplimentare pentru a înțelege dificultățile întâmpinate de reclamant și pentru a afla ce au de spus părțile interesate. De asemenea, Comisia ar fi putut fi mai înțelegătoare, întrucât reclamantul era partea „mai slabă” la contractul de grant (ale cărui condiții generale sunt elaborate de Comisie).  Fără îndoială, este extrem de important ca părțile la contractele de grant să încerce să își soluționeze litigiile prin proceduri de soluționare amiabilă a litigiilor, astfel încât problemele să nu ajungă la Ombudsman sau la instanțe.

41. Acestea fiind spuse, având în vedere faptul că (i) Comisia a răspuns în prezent la cererea de reuniune, explicând de ce consideră că o reuniune nu era justificată, (ii) Comisia și reclamantul au organizat o reuniune la 25 iunie 2015, chiar înainte de trimiterea de către Comisie a scrisorii sale din 3 iulie 2015, indicând intenția sa de a rezilia proiectul, și (iii) Comisia a încheiat un contract de grant cu un alt beneficiar cu a cărui performanță Comisia pare să fie mulțumită, Ombudsmanul consideră că urmărirea în continuare a acestei chestiuni nu ar servi niciunui scop util. Cu toate acestea, ea va face o sugestie de îmbunătățire pentru viitor.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie [26]:

Problema reclamată a fost soluționată de Comisia Europeană.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestie de îmbunătățire

În viitor, Comisia ar trebui să facă tot posibilul pentru a soluționa pe cale amiabilă orice litigiu care apare între aceasta și beneficiarii unui contract de grant, inclusiv prin organizarea de reuniuni cu beneficiarii, dacă aceștia solicită acest lucru. De asemenea, Comisia ar trebui să răspundă prompt la cererile de organizare a unor reuniuni în vederea soluționării litigiilor.

 

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 11.10.2018

 

[1] Articolul 12.2 din Condițiile generale prevede următoarele:

„12.2. [...] în următoarele situații, autoritatea contractantă poate, după consultarea corespunzătoare a coordonatorului, să rezilieze prezentul contract [...] fără nicio indemnizație din partea sa, în cazul în care:

a) beneficiarul (beneficiarii) nu își îndeplinește (îndeplinesc) în mod nejustificat orice obligație substanțială care îi revine în mod individual sau colectiv prin prezentul contract și, după ce a fost notificat prin scrisoare pentru a se conforma acestor obligații, tot nu face acest lucru sau nu furnizează o explicație satisfăcătoare în termen de 30 de zile de la primirea scrisorii; ...”

[2] Comisia a afirmat că, la 15 luni de la începerea proiectului, s-au făcut prea puține. Acesta a enumerat activitățile care au fost încheiate, cele care ar fi trebuit să fie încheiate (și nu au fost) și cele care ar fi trebuit să înceapă, dar nu au fost încă inițiate.

[3] La 17 octombrie 2014, Comisia a trimis o scrisoare reclamantului, solicitându-i să includă informații specifice în primul raport descriptiv pe șase luni. Potrivit Comisiei, raportul pe care l-a primit în cele din urmă nu conținea aceste informații și a fost respins pentru mai multe alte motive. Într-un e-mail din 28 noiembrie 2014, Comisia a solicitat reclamantului să prezinte din nou un raport descriptiv revizuit pe șase luni în termen de 30 de zile. Potrivit Comisiei, nu a fost trimis niciun raport revizuit (cel puțin până la 3 iulie 2015).

[4] În scrisoarea sa, Comisia a precizat că, în cursul reuniunii din 25 iunie 2015, reprezentantul reclamantului a informat delegația că aproape toate activitățile care nu fuseseră inițiate nu mai erau relevante. Potrivit Comisiei, acest lucru a pus sub semnul întrebării selectarea propunerii de finanțare a reclamantului.

[5] Delegația a enumerat șefii de echipă și experții pe care reclamantul și partenerii săi au propus să îi furnizeze în propunerea lor. Aceasta a afirmat că avea impresia că aceste persoane fie nu lucrau deloc la proiect, fie nu petreceau timpul necesar pentru acesta sau nu își desfășurau activitatea conform așteptărilor.

[6] Reclamantul a susținut, de asemenea, că ar fi trebuit să i se ofere posibilitatea (i) de a primi copii ale scrisorilor de plângere din partea ministerelor și (ii) de a reacționa la scrisorile respective înainte ca acestea să fie utilizate ca unul dintre principalele motive de reziliere a contractului.

[7] Comisia a solicitat reclamantului să prezinte un raport de verificare a cheltuielilor (până la 15 noiembrie 2015) pentru a evalua sumele deja cheltuite, în conformitate cu articolul 12.7 din Condițiile generale.

[8] Articolul 13.2 din Condițiile generale prevede că:

Părțile la prezentul contract fac tot posibilul pentru a soluționa pe cale amiabilă orice litigiu apărut între ele în cursul punerii în aplicare a prezentului contract. În acest scop, aceștia își comunică pozițiile și orice soluție pe care o consideră posibilă în scris și se întâlnesc la cererea oricăreia dintre părți. Coordonatorul și autoritatea contractantă răspund unei cereri de soluționare pe cale amiabilă în termen de 30 de zile. După expirarea acestui termen sau în cazul în care încercarea de a ajunge la o soluționare pe cale amiabilă nu a condus la un acord în termen de 120 de zile de la prima cerere, coordonatorul sau autoritatea contractantă poate notifica celeilalte părți faptul că consideră că procedura a eșuat” (sublinierea noastră).

[9] Atât observațiile Comisiei, cât și cele ale reclamantului sunt foarte ample.

[10] Comisia a făcut referire la reuniunile care au avut loc între Comisie și reclamant la 17 septembrie 2014, 29 ianuarie 2015 și 25 iunie 2015.

[11] A se vedea nota de subsol 3 de mai sus, referitoare la faptul că reclamantul nu a transmis Comisiei un prim raport descriptiv intermediar revizuit. În plus, potrivit Comisiei, cel de al doilea raport descriptiv intermediar al reclamantului a fost foarte vag și a arătat că nu a existat o punere în aplicare substanțială pe teren.

[12] În plus, potrivit Comisiei, „[î]n pofida afirmației reclamantului potrivit căreia a creat două rapoarte descriptive, trebuie clarificat faptul că primul raport intermediar a fost respins ... și un raport actualizat

versiunea care conține informațiile specifice indicate de Comisie nu a fost trimisă în timp util, astfel cum s-a solicitat de mai multe ori.” Comisia a afirmat, de asemenea, că reclamantul se afla în posesia unei prefinanțări în valoare de 413 229 EUR pentru care nu a fost furnizată nicio justificare prin raportare financiară, contrar obligației reclamantului prevăzute în mod expres la punctul 4.2 din condițiile speciale ale contractului de grant.

[13] Comisia a afirmat că, în conformitate cu planul de acțiune indicativ prevăzut în descrierea acțiunii (care face parte integrantă din contract), o serie de activități erau planificate să înceapă deja în primele 6 luni ale proiectului.

[14] Potrivit Comisiei, acest document prevede, de fapt, că "va fi prezentat Comisiei Europene, Delegației UE în Kenya și ar putea face obiectul aprobării"(sublinierea noastră). Comisia a susținut că din formularea acestei clauze rezultă că aprobarea de către

Comisia nu a fost o condiție prealabilă pentru punerea în aplicare a activităților menționate în aceasta.

[15] Comisia a afirmat că prerogativa sa este de a asigura utilizarea optimă a fondurilor UE și obținerea unor rezultate tangibile ale acțiunilor externe ale Uniunii. În plus, atunci când a analizat modul său de acțiune, Comisia a acordat cea mai mare atenție punerii în aplicare a activităților prevăzute în proiect pentru a răspunde nevoilor beneficiarilor finali.

[16] Articolul 13.2 din Condițiile generale: Părțile la prezentul contract vor face tot posibilul pentru a soluționa pe cale amiabilă orice litigiu apărut între ele în timpul punerii în aplicare a prezentului contract. În acest scop, aceștia își comunică pozițiile și orice soluție pe care o consideră posibilă în scris și se întâlnesc la cererea oricăreia dintre părți. Coordonatorul și autoritatea contractantă răspund unei cereri de soluționare pe cale amiabilă în termen de 30 de zile. După expirarea acestui termen sau în cazul în care încercarea de a ajunge la o soluționare pe cale amiabilă nu a condus la un acord în termen de 120 de zile de la prima cerere, coordonatorul sau autoritatea contractantă poate notifica celeilalte părți faptul că consideră că procedura a eșuat” (sublinierea noastră).

[17] Comisia a adăugat că, având în vedere ordinul de recuperare, Comisia și-a rezervat dreptul de a introduce o acțiune în fața instanțelor din Bruxelles împotriva reclamantului, în cazul în care ordinul de recuperare „nu ar trebui să fie încasat prin alte mijloace.”

[18] Reclamantul a susținut că declarația Comisiei potrivit căreia autoritățile din Somaliland și Puntland „au respins orice cunoaștere a prezenței sau a activității constante a reclamantului în perioada raportată” s-a bazat pe presupuneri, precum și pe observații subiective și neverificabile, mai degrabă decât pe o evaluare imparțială a faptelor. Reclamantul a declarat că s-a întâlnit cu personalul Ministerului Pescuitului din ambele regiuni în mai multe rânduri și că personalul ministerial a fost prezent în timpul vizitelor la fața locului în regiunile de coastă. Reclamantul s-a referit, de exemplu, la vizitele la fața locului care au avut loc în noiembrie 2014 și la care a participat personal ministerial și prezidențial. Reclamantul a afirmat, de asemenea, că partenerii săi locali de proiect au participat la toate vizitele la fața locului în regiunile lor respective și au efectuat, de asemenea, propriile vizite la fața locului.

[19] Reclamantul a susținut că atât autoritățile din Somaliland, cât și cele din Puntland au insistat ca proiectul să se concentreze asupra unor regiuni-țintă suplimentare care nu au fost incluse în propunerea de proiect. În plus, atât funcționarii din Puntland, cât și cei din Somaliland au insistat ca activitățile proiectului să se concentreze mai puțin pe Berbera (Somaliland) și Bosaso (Puntland), astfel cum fusese planificat, întrucât numeroase agenții de ajutor erau deja active în aceste două regiuni.

[20] Reclamantul a afirmat că, în pofida mai multor solicitări, autoritățile locale au avut nevoie de mai mult de două luni pentru a furniza feedback și contribuții. Prin urmare, atât raportul de referință, cât și raportul de evaluare a nevoilor au fost finalizate oficial în martie 2015. Acest lucru a fost comunicat Comisiei. Reclamantul a declarat că a trimis Comisiei raportul de referință (activitatea 1.1) și raportul de evaluare a nevoilor (activitatea 2.1) la 7 aprilie 2015, dar nu a primit niciun feedback din partea Comisiei.

[21] Reclamantul a susținut că, în martie 2015, a informat oficialii Somaliland că UE va aproba rapid planul de punere în aplicare. Întârzierile cauzate de delegația UE au dus la tensiuni între autoritățile locale și echipa de proiect.

[22] Potrivit reclamantului, „[b] în conformitate cu articolul 9 alineatul (1) din condițiile generale, echipa a fost obligată să comunice UE documentele de punere în aplicare revizuite, deoarece modificările efectuate au necesitat aprobarea delegației.”

[23] Reclamantul a susținut, de exemplu, că Comisia nu a luat în considerare scrisoarea pozitivă care i-a fost trimisă de ministrul pescuitului și resurselor marine din statul Puntland din Somalia la 28 iunie 2015, care, potrivit reclamantului, a reprezentat o scuză pentru scrisoarea anterioară de plângere trimisă de ministerul respectiv și a reprezentat o oportunitate de a complimenta echipa de proiect pentru munca lor asiduă și o cerere de continuare a activităților de cooperare și de proiect.

[24] Reclamantul a afirmat că personalul delegației UE s-a întâlnit doar de trei ori la Nairobi și o dată la Hargeisa cu un singur membru al personalului echipei de proiect, în pofida faptului că există 10 membri ai echipei și numeroase părți interesate legate de proiect.

[25] Cererea de organizare a unei reuniuni a fost reiterată într-o scrisoare din 13 august 2018. În scrisoarea respectivă, reclamantul a făcut trimitere la articolul 13.2 din Condițiile generale.