O pano de fundo da visita

1. Em maio de 2011, o Provedor de Justiça Europeu lançou um programa de visitas às agências da UE com o objetivo de identificar e divulgar as melhores práticas nas suas relações com os cidadãos [1].

2. Por carta de 6 de dezembro de 2013, a Provedora de Justiça informou o Instituto Europeu para a Igualdade de Género («EIGE») de que tencionava visitá-lo em 13 de dezembro de 2013.

3. O EIGE foi criado com a adoção do Regulamento (CE) n.o 1922/2006 [2] do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de dezembro de 2006, que cria um Instituto Europeu para a Igualdade de Género (a seguir designado «regulamento de base»). O Instituto foi criado em maio de 2007. Nos termos do artigo 2.o do regulamento de base, os objetivos gerais do EIGE são «contribuir e reforçar a promoção da igualdade de género, incluindo a integração da perspetiva de género em todas as políticas [da UE] e nas políticas nacionais delas decorrentes, bem como a luta contra a discriminação em razão do sexo, e sensibilizar os cidadãos da UE para a igualdade de género, prestando assistência técnica às instituições [da UE], em especial à Comissão, e às autoridades dos Estados-Membros». O EIGE está sediado em Vílnius, na Lituânia.

4. A Provedora de Justiça enviou ao EIGE um projeto de ordem do dia com as questões específicas que pretendia debater. Além disso, a Provedora de Justiça informou o EIGE de que, com vista a cumprir um compromisso que tinha assumido na sequência de um pedido da Assembleia dos Comités do Pessoal da Agência («AASC»), tencionava reunir-se com o Comité do Pessoal do EIGE durante a sua visita.

A visita

5. A reunião teve lugar nas instalações do EIGE em 13 de dezembro de 2013. O Provedor de Justiça foi acompanhado por Eija Salonen, jurista. O EIGE foi representado por Virginija Langbakk, diretora, acompanhada por Luigi Sandrin, chefe de administração, e Thérèse Murphy, chefe de operações. Os chefes de equipa do EIGE também estiveram presentes durante a visita.

6. No início da reunião, a Provedora de Justiça forneceu informações sobre o objetivo e o contexto da sua visita ao EIGE. Esclareceu que realiza as suas visitas a agências da UE com base na sua competência para realizar inquéritos de iniciativa própria. Um inquérito de iniciativa própria implica, nomeadamente, a aplicação das garantias processuais habituais relativas a esses inquéritos. Estas incluem o direito da Agência de solicitar ao Provedor de Justiça que trate determinadas informações e documentos a título confidencial, nas condições estabelecidas no n.o 1 do artigo 5.o, no n.o 2 do artigo 5.o e no n.o 2 do artigo 14.o das Disposições de Execução do Provedor de Justiça [3].

7. Na sequência das observações introdutórias da Provedora de Justiça, o EIGE forneceu-lhe, em primeiro lugar, uma panorâmica geral das suas atividades e, em seguida, apresentou a sua posição sobre os assuntos identificados pela Provedora de Justiça na sua carta de 6 de dezembro de 2013. Os responsáveis abordaram os diferentes pontos da ordem de trabalhos com a ajuda de folhetos. No final da reunião, foram fornecidas ao Provedor de Justiça cópias das notas informativas e dos documentos comprovativos. Em 16 de dezembro de 2013, foram igualmente apresentados ao Provedor de Justiça alguns outros documentos.

8. Foram debatidas as seguintes questões entre o Provedor de Justiça e a direção do EIGE:

1. Os princípios do serviço público;
2. os contactos iniciais do EIGE com o público;
3. Transparência, diálogo e responsabilização;
4. Recrutamento;
5. Propostas e contratos;
6. Conflitos de interesses; e
7. Denúncia de irregularidades.

Para além das questões mencionadas na ordem do dia e acima enumeradas, o presente relatório abrange igualmente o seguinte ponto adicional:

1. Outras questões.

Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça

(A) Os princípios do serviço público

9. Em 19 de junho de 2012, o Provedor de Justiça publicou os princípios de serviço público para a função pública da UE [4]. O principal objetivo da publicação destes princípios era contribuir para reforçar a confiança entre os cidadãos e as instituições da UE. Os princípios têm em conta as melhores práticas nos Estados-Membros e foram estabelecidos após um longo período de reflexão e consulta pública. Tal como confirmado na consulta pública, os princípios de serviço público não são novos, mas representam as expectativas existentes dos cidadãos e dos funcionários públicos. Constituem as normas éticas fundamentais que regem a conduta dos funcionários da UE. Os princípios destinam-se também a orientá-los para a decisão certa em situações em que devem exercer julgamento. Como tal, constituem uma componente vital da cultura administrativa de serviço a que as instituições da UE aderem.

10. Em 10 de julho de 2012, o Provedor de Justiça informou o EIGE da publicação dos princípios de serviço público. Por conseguinte, o Provedor de Justiça estava interessado em saber se o EIGE tomou ou tenciona tomar medidas (i) para assegurar que todos os membros do seu pessoal são informados dos princípios e (ii) para disponibilizar os princípios no seu sítio Web, de modo a que o público seja informado de que a Agência os subscreve.

11. Na sua apresentação, o EIGE explicou que apoia plenamente os princípios da UE em matéria de serviço público. Os princípios foram levados ao conhecimento do pessoal do EIGE e foram recentemente disponibilizados no sítio Web do EIGE.

Conclusões do Provedor de Justiça relativas a (A)

12. O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de o EIGE ter publicado os princípios de serviço público no seu sítio Web [5]. A Provedora de Justiça aplaude a iniciativa de informar os cidadãos de que o EIGE subscreve estes princípios.

(B) Contactos iniciais do EIGE com o público

13. Uma das tarefas fundamentais do Provedor de Justiça é assegurar que a administração da UE seja aberta, virada para os serviços e eficiente no tratamento dos contactos com os cidadãos. Os princípios básicos pertinentes estão estabelecidos no Código Europeu de Boa Conduta Administrativa («ECGAB»). O Provedor de Justiça Europeu recebe frequentemente queixas alegando falta de espírito de serviço e eficiência. Tal sugere que a administração da UE continua a enfrentar desafios neste domínio. Se for caso disso, o Provedor de Justiça Europeu procura encontrar uma solução rápida para as queixas relativas a queixas decorrentes dos contactos iniciais dos cidadãos com a administração. Nessas circunstâncias, os serviços do Provedor de Justiça contactam normalmente a pessoa em causa por telefone.

14. Na sua carta de 6 de dezembro de 2013, a Provedora de Justiça informou o EIGE de que todas as agências da UE tinham concordado em adotar o ECGAB numa reunião dos chefes das agências realizada em Lisboa, em outubro de 2008. No entanto, o sítio Web do EIGE não continha qualquer ligação para o ECGAB. A este respeito, o Provedor de Justiça estava interessado em saber se o EIGE poderia publicar o ECGAB no seu sítio Web. Além disso, a Provedora de Justiça perguntou de que forma o EIGE assegura que os membros do seu pessoal cumprem os princípios estabelecidos no CEGCI.

15. Na sua apresentação, o EIGE sublinhou a importância que atribui às regras decorrentes do novo Estatuto dos Funcionários e delineou os seus esforços para assegurar que os membros do seu pessoal tenham conhecimento das mesmas. Para o efeito, foi disponibilizada a todos os membros do pessoal uma versão eletrónica do novo Estatuto. Além disso, foi fornecida a todos os membros do pessoal uma cópia do novo Guia de Ética e Conduta publicado pela Comissão e pelo ECGAB. Cada membro do pessoal assinou uma carta a acusar a receção desses documentos.

16. Posteriormente, os representantes do Provedor de Justiça esclareceram que a questão em apreço dizia respeito ao ECGAB e não ao Estatuto dos Funcionários, uma vez que o primeiro rege essencialmente as relações com o público, enquanto o segundo regula os deveres e obrigações dos membros do pessoal da UE para com a sua administração. Por conseguinte, o Provedor de Justiça estava interessado em conhecer, neste contexto, a forma como o EIGE aplica o ECGAB. Em referência à sua carta de 6 de dezembro de 2013, a Provedora de Justiça perguntou igualmente se o EIGE tenciona disponibilizar as principais partes do seu sítio Web noutras línguas que não o inglês e o lituano.

17. O EIGE respondeu ao Provedor de Justiça que está disposto a publicar o ECGAB no seu sítio Web. No que diz respeito à questão de disponibilizar as principais partes do seu sítio Web noutras línguas que não o inglês e o lituano, o EIGE respondeu que o vocabulário em matéria de igualdade de género é difícil de traduzir. Além disso, existem restrições orçamentais. No entanto, o EIGE concordou em estudar a possibilidade de publicar no seu sítio Web uma breve introdução às suas atividades em várias línguas.

Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça sobre (B)

18. O Provedor de Justiça congratula-se com a disponibilidade do EIGE para publicar o ECGAB no seu sítio Web. No entanto, observa que, até à data, o ECGAB ainda não está disponível no seu sítio Web. O mesmo se aplica à disponibilidade das principais partes do seu sítio Web em línguas oficiais da UE que não o inglês e o lituano. O Provedor de Justiça disse anteriormente a outras agências que o requisito mínimo é que a página inicial e as informações sobre o que a Agência faz estejam disponíveis em todas as línguas. Por conseguinte, a Provedora de Justiça sugere que o EIGE i) publique o ECGAB no seu sítio Web e ii) disponibilize a sua página inicial e informações sobre o que o EIGE faz noutras línguas para além do inglês e do lituano.

(C) Transparência, diálogo e responsabilização

19. O Provedor de Justiça atribui grande importância à promoção da transparência e ao aumento da responsabilização na administração da UE. A necessidade de transparência reflete-se, nomeadamente, na legislação da UE em matéria de acesso do público aos documentos, que menciona expressamente o Provedor de Justiça como órgão de recurso. A necessidade de responsabilização reflete-se nos amplos poderes de investigação do Provedor de Justiça, que lhe permitem esclarecer exaustivamente os factos e as questões que surgem durante os seus inquéritos.

20. Tendo em conta o que precede, a Provedora de Justiça solicitou ao EIGE que fornecesse informações adicionais e respondesse às seguintes perguntas:

"a) Observo que o sítio Web do EIGE contém um documento intitulado "Política de acesso do público aos documentos do Instituto Europeu para a Igualdade de Género". A política faz referência explícita ao Regulamento (CE) n.o 1049/2001 ^[6] relativo ao acesso do público aos documentos e estabelece as disposições que o instituto tem em vigor para aplicar esse regulamento. No entanto, gostaria de saber de que forma o EIGE trata, na prática, os pedidos de acesso do público a documentos. Quais são as suas regras, orientações e/ou disposições práticas para o tratamento desses pedidos? Forneça exemplos, como a correspondência principal no tratamento pela Agência dos três últimos pedidos de acesso do público a documentos tratados ao abrigo das regras pertinentes do EIGE e/ou do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. (A substância das decisões do EIGE nestes exemplos não será examinada, uma vez que este não é o objetivo da presente visita.)

b) O EIGE elabora um relatório anual (interno ou externo) sobre o seu tratamento do acesso do público aos documentos?

c) O EIGE gere, ou tenciona gerir, um registo público na aceção do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001?

d) O EIGE trata de uma vasta quantidade de informações e dados. O seu sítio Web é de fácil utilização e contém um grande volume de dados, publicações e informações relacionadas com as principais atividades do EIGE. O Regulamento (CE) n.o 1049/2001, em sentido estrito, aplica-se apenas aos «documentos». Como é que o EIGE trata os pedidos de informação? Queira fornecer-nos informações sobre o feedback que os serviços do EIGE recebem dos utilizadores e das partes interessadas relativamente ao acesso à informação.»

21. Na sua apresentação, o EIGE explicou que a «Política de acesso do público aos documentos do Instituto Europeu para a Igualdade de Género» está em vigor desde junho de 2013. A política reflete a ideia subjacente ao Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a saber, que a regra geral é a abertura e que quaisquer exceções ao mesmo devem ser devidamente fundamentadas. Além disso, o objetivo geral da política é assegurar um acesso rápido e fácil aos documentos na posse da Agência. A política e o seu processo de execução foram apresentados a todos os membros do pessoal em outubro de 2013.

22. Em resposta às perguntas relativas ao acesso aos documentos, o EIGE explicou que trata de todos os pedidos que recebe em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e com a política acima referida. Para o efeito, nomeou igualmente um coordenador para assegurar a correta aplicação da política.

23. O EIGE tenciona lançar um registo público de documentos no seu sítio Web até ao final de junho de 2014. Este registo conterá i) títulos dos documentos; ii) os seus números de registo; iii) informações sobre os seus autores; e iv) a data da sua inscrição no registo. Nos termos do artigo 17.o, n.o 1, da «Política de acesso do público aos documentos do Instituto Europeu para a Igualdade de Género», será anexado ao relatório anual do EIGE um relatório que incluirá informações sobre o número de casos em que a Agência recusou o acesso aos documentos, bem como os motivos dessas recusas e o número de documentos sensíveis não inscritos no registo.

24. Após a visita, o EIGE forneceu cópias de um pedido de acesso e de dois pedidos de informação enviados à Agência.

Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativas a (C)

25. A Provedora de Justiça felicita o EIGE pelo seu sítio Web, que é de fácil utilização, fácil de navegar e informativo. No seu sítio Web, o EIGE fornece ao público uma grande quantidade de informações relacionadas principalmente com as suas atividades principais, bem como informações suficientes sobre questões financeiras e organizacionais. Adotou uma abordagem proativa da divulgação de informações, principalmente através das suas publicações em linha, e deve ser aplaudida a este respeito.

26. No que diz respeito ao acesso aos documentos, o Provedor de Justiça congratula-se com o facto de o EIGE ter nomeado um coordenador para tratar os pedidos de acesso. Felicita igualmente o EIGE pela política específica que tem em vigor para o tratamento dos pedidos de acesso a documentos. A política contém regras pormenorizadas sobre as disposições internas em vigor na Agência, que se afiguram satisfatórias. O Provedor de Justiça regista igualmente com satisfação que a política do EIGE prevê a publicação de dados estatísticos relativos aos pedidos de acesso tratados pela Agência. Apesar desta disposição, o Provedor de Justiça observa que os relatórios anuais do EIGE disponíveis no seu sítio Web não contêm tais dados. Além disso, o pedido de acesso único, do qual o Provedor de Justiça recebeu uma cópia e que parece ter sido tratado com algum atraso, não permite ao Provedor de Justiça chegar a quaisquer conclusões definitivas sobre a forma como o EIGE trata os pedidos de acesso a documentos. Por conseguinte, o Provedor de Justiça sugere que o EIGE pondere a elaboração de um relatório anual sobre o tratamento dos pedidos de acesso do público a documentos e a sua disponibilização ao público, em conformidade com o artigo 17.o, n.o 1, da «Política de acesso do público aos documentos do Instituto Europeu para a Igualdade de Género». Por último, a Provedora de Justiça congratula-se com a iniciativa do EIGE de disponibilizar um registo público de documentos no seu sítio Web. A peticionária espera que o registo esteja operacional durante o segundo semestre de 2014.

(D) Recrutamento

27. No que diz respeito ao conteúdo das decisões de seleção e recrutamento, o Provedor de Justiça adota uma abordagem semelhante à do Tribunal de Justiça da União Europeia. Tal significa, nomeadamente, que reconhece à administração amplos poderes discricionários na seleção do seu pessoal. No que diz respeito aos aspetos processuais da seleção e do recrutamento, o Provedor de Justiça trabalhou muito ativamente para aumentar a transparência no recrutamento da UE. Os seus esforços conduziram, por exemplo, a uma maior transparência no que diz respeito aos nomes dos membros dos júris e a fichas de avaliação mais pormenorizadas, proporcionando aos candidatos uma melhor compreensão da forma como foram avaliados.

28. Na sua carta de 6 de dezembro de 2013, a Provedora de Justiça solicitou ao EIGE esclarecimentos sobre as seguintes questões:

De que forma assegura o EIGE uma comunicação eficaz com os candidatos aos processos de seleção sobre o estado das suas candidaturas e/ou o resultado do processo de seleção?

b) Os nomes dos membros do júri são conhecidos dos candidatos?  Em que medida o EIGE faculta aos candidatos acesso às avaliações das suas candidaturas?

c) Em que medida procura o EIGE meios mais rápidos e menos formais para resolver litígios sobre decisões de seleção e recrutamento do que os previstos no artigo 90.o do Estatuto dos Funcionários?

d) O EIGE informa sistematicamente os candidatos, na sua correspondência, de que podem apresentar queixa ao Provedor de Justiça, tal como previsto no artigo 19.o do ECGAB?»

29. Na sua apresentação, o EIGE forneceu informações sobre os seus procedimentos de seleção. Até à data, foram realizados cerca de 50 processos de recrutamento no total. A Agência salientou que responde a todas as perguntas dos candidatos. Apenas os candidatos convidados para uma entrevista são informados por carta do resultado de um processo de seleção. Recentemente, um convite à apresentação de candidaturas foi cancelado devido a desenvolvimentos internos. Nesse caso, foi publicado um anúncio no sítio Web do EIGE e todos os candidatos foram igualmente informados por carta.

30. Em resposta à pergunta do Provedor de Justiça sobre a divulgação dos nomes dos membros dos júris, o EIGE remeteu para a sua resposta de 29 de agosto de 2013 ao inquérito de iniciativa própria OI/4/2013/CK ^[7] do Provedor de Justiça. Nessa resposta, o EIGE explicou que não divulga os nomes dos membros dos júris de concurso, uma vez que considera que essa divulgação pode conduzir a uma desigualdade de tratamento entre os candidatos externos e internos.

31. O EIGE informa os candidatos da possibilidade de apresentarem uma reclamação formal em conformidade com o artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários. Houve um processo judicial no Tribunal da Função Pública em que foi anulada uma decisão tomada pelo EIGE de reafetar um antigo membro do pessoal a um lugar que não era de direção. Os requerentes não são informados da possibilidade de contactar o Provedor de Justiça em caso de litígio.

Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativamente a (D)

32. O Provedor de Justiça considera que as disposições do EIGE para assegurar uma comunicação eficaz com os candidatos parecem ser, de um modo geral, satisfatórias. No que diz respeito à questão da divulgação dos nomes dos membros dos júris de concurso, observa que os pontos de vista das instituições sobre o justo equilíbrio entre a abertura e as legítimas necessidades de confidencialidade nos trabalhos dos júris de concurso evoluíram claramente no sentido de dar maior peso à abertura [8]. Salienta que a prática estabelecida tanto no Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO) como na Comissão consiste em divulgar os nomes dos membros do júri. Na opinião do Provedor de Justiça, tal prática garante a transparência dos procedimentos de seleção; contribui para reforçar e manter a confiança do público nas instituições, órgãos e organismos da UE; e tranquiliza os candidatos quanto ao facto de o processo de seleção não estar viciado por conflitos de interesses. A Provedora de Justiça emitiu recentemente orientações a este respeito no âmbito do seu inquérito de iniciativa própria OI/4/2013/CK [9]. Por conseguinte, sugere que o EIGE adote medidas para cumprir estas orientações.

33. No que diz respeito à questão de informar os candidatos sobre a possibilidade de apresentarem queixa ao Provedor de Justiça, o Provedor de Justiça considera que estaria em conformidade com as boas práticas administrativas se o EIGE informasse os candidatos sobre essa possibilidade de forma sistemática. Por conseguinte, apresentará também a seguir uma sugestão correspondente.

(E) Propostas e contratos

34. Ao nível da revisão, os litígios relativos às decisões de concurso e às relações contratuais são mais frequentemente tratados pelos tribunais. No entanto, ao longo dos anos, uma parte significativa dos casos do Provedor de Justiça também se preocupou com estes domínios. Em relação às propostas, o Provedor de Justiça inspira-se na abordagem do Tribunal de Justiça, que consiste em reconhecer à administração amplos poderes discricionários na avaliação dos aspetos substantivos das propostas, verificando cuidadosamente se fundamentou as suas decisões de forma válida e adequada e se respeitou adequadamente os procedimentos aplicáveis e os direitos de informação. Em relação aos litígios contratuais, o Provedor de Justiça não avalia, enquanto tal, se existe um incumprimento contratual. No entanto, examina exaustivamente se a administração fundamentou devidamente a sua posição e examina igualmente a equidade das ações ou omissões administrativas.

35. Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça pretende ser informado sobre a forma como o EIGE trata os litígios relacionados com estes domínios.

36. O EIGE apresentou os principais elementos do procedimento que segue quando lança um concurso. Informou o Provedor de Justiça de que o seu principal objetivo é evitar litígios, seguindo rigorosamente as regras aplicáveis e assegurando a igualdade de tratamento de todos os proponentes e contratantes. O EIGE responde a todas as perguntas e publica uma secção de perguntas e respostas no seu sítio Web. O convite à apresentação de propostas especifica onde se pode encontrar a secção «Perguntas e respostas».

37. O EIGE envia cartas de notificação aos proponentes, indicando os motivos da adjudicação ou não adjudicação de uma proposta. As cartas de notificação, que seguem os modelos da Direção-Geral do Orçamento da Comissão Europeia, contêm informações sobre as vias de recurso judiciais disponíveis e uma referência ao Provedor de Justiça.

38. No domínio dos contratos, o EIGE explicou que procura resolver litígios principalmente através da negociação no contexto da gestão de projetos e contratos. Se o litígio não puder ser resolvido amigavelmente, a fiscalização jurisdicional também é possível nos tribunais da República da Lituânia.

39. Até à data, houve um processo de adjudicação de contratos contra o EIGE no Tribunal Geral, que o EIGE perdeu (processo T-412/12).

40. Quanto à questão de saber se os proponentes e contratantes são informados de que podem apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça, o EIGE declarou que informa os proponentes e contratantes do seu direito de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça no anúncio de concurso e no anúncio de adjudicação de contrato publicados no Jornal Oficial da UE. As cartas de notificação aos proponentes preteridos nos procedimentos de adjudicação de contratos contêm igualmente uma referência ao Provedor de Justiça.

Conclusões do Provedor de Justiça relativas a (E)

41. O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de o EIGE informar os proponentes e contratantes do seu direito de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça no anúncio de concurso, no anúncio de adjudicação de contrato e nas cartas de notificação. Além disso, considera que os procedimentos que o EIGE tem em vigor no domínio das propostas e dos contratos parecem ser, de um modo geral, satisfatórios.

(F) Conflitos de interesses

42. Os conflitos de interesses surgem quando as pessoas que trabalham para a administração pública podem ser consideradas como tendo um interesse pessoal inadequado numa matéria com a qual lidam. Tais conflitos devem ser tratados de forma adequada, a fim de assegurar a tomada de decisões objetivas e reforçar a confiança do público na administração. Acontecimentos e casos recentes mostram que a administração da UE não goza da plena confiança do público em relação a esta questão.

43. Na sua carta de 6 de dezembro de 2013, a Provedora de Justiça solicitou ao EIGE que fornecesse informações sobre as medidas concretas que toma para evitar conflitos de interesses em relação a:

a) O recrutamento de pessoal, incluindo quadros superiores; e

b) A conduta dos atuais e antigos membros do pessoal, nomeadamente no que diz respeito às atividades externas durante e após o seu serviço no EIGE (ver, por exemplo, os artigos 11.o, 11.o-A, 12.o-B e 16.o do Estatuto dos Funcionários).

44. Na sua apresentação, o EIGE explicou que, em dezembro de 2012, a Comissão publicou um «Roteiro sobre o seguimento da abordagem comum relativa às agências descentralizadas da UE».  Com vista à aplicação do roteiro, o EIGE começou a elaborar uma política em matéria de conflitos de interesses.

45. Aquando da visita do Provedor de Justiça, a política do EIGE em matéria de conflitos de interesses encontrava-se na fase de consulta interserviços com os serviços da Comissão, com vista a preparar a sua adoção pelo Conselho de Administração do EIGE. Em 16 de dezembro de 2013, o EIGE enviou aos serviços do Provedor de Justiça uma cópia do seu projeto de política em matéria de conflitos de interesses. Desde então, a política foi adotada e está agora disponível no sítio Web do EIGE [10].

46. De acordo com o artigo 1.o da política, esta aplica-se às seguintes categorias de membros do pessoal e partes interessadas do EIGE:

• O Diretor;
• Membros do Conselho de Administração e do Fórum de Peritos do EIGE;
• Membros dos grupos de trabalho do EIGE;
• Peritos convidados a contribuir para as atividades das redes temáticas do EIGE;
• Pessoas à procura de emprego no instituto, uma vez que lhes seja feita uma oferta de emprego; e
• Peritos nacionais destacados, pessoal recrutado a título provisório, bem como estagiários.

46. Devido à natureza do trabalho realizado nas redes temáticas referidas no quarto ponto supra, não se solicita a essa categoria de partes interessadas que assine uma declaração de interesses completa, mas sim um compromisso de independência nos termos do artigo 13.o da política. No entanto, se ocorrer um conflito de interesses durante uma reunião de uma determinada rede temática, solicita-se às pessoas em causa que se abstenham de participar nos debates relativos a pontos específicos. O EIGE explicou que todas as categorias de pessoas acima referidas são devidamente informadas sobre a política do EIGE em matéria de conflitos de interesses antes de assumirem um cargo nas estruturas do EIGE.

47. Em seguida, o EIGE explicou que a sua política em matéria de conflitos de interesses se baseia nos princípios da independência, da transparência e da confidencialidade.

Conclusões do Provedor de Justiça relativas a (F)

48. O Provedor de Justiça declarou em várias ocasiões que as instituições, órgãos, organismos e agências da UE devem fazer tudo o que estiver ao seu alcance para evitar não só conflitos de interesses reais, mas também aparentes, a fim de manter a confiança do público nas suas atividades e proteger o seu pessoal de suspeitas injustificadas. A este respeito, congratula-se com o facto de o EIGE ter adotado uma política em matéria de conflitos de interesses e ter desenvolvido modelos para as declarações de interesses. Congratula-se igualmente com o facto de a Agência ter disponibilizado no seu sítio Web a declaração de interesses do seu diretor [11].

49. No que diz respeito ao conteúdo da política do EIGE em matéria de conflitos de interesses, o Provedor de Justiça regista com satisfação que contém disposições pormenorizadas sobre os interesses a declarar, os procedimentos a seguir nesse contexto e a forma como a política se aplica aos diferentes grupos de pessoal e partes interessadas do EIGE. Os anexos da política contêm igualmente modelos a utilizar para as declarações sobre conflitos de interesses e compromissos de independência. Conclui, assim, que a política do EIGE parece ser satisfatória.

(G) Denúncia de irregularidades

50. A Provedora de Justiça solicitou ao EIGE que fornecesse informações sobre quaisquer disposições que tenha em vigor para a denúncia interna de irregularidades e sobre quaisquer casos de denúncia de irregularidades.

51. Na sua apresentação, o EIGE observou que, desde 2010, não tem tido casos de denúncia de irregularidades. Os princípios pertinentes incluídos no Estatuto dos Funcionários foram aplicados internamente pela Decisão MB/2011/022 do Conselho de Administração do EIGE. As regras foram explicadas aos membros do pessoal da Agência em 2011 durante uma sessão de formação sobre ética e integridade liderada por uma equipa de representantes do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF).

Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça relativas a (G)

52. O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de o EIGE ter adotado uma abordagem proativa em matéria de denúncia de irregularidades através da adoção de regras internas (Decisão MB/2011/022) a este respeito. Essa decisão contém regras relativas às irregularidades em matéria de comunicação de informações. O Provedor de Justiça considera que a decisão contém exemplos importantes de iniciativas tomadas para dar resposta aos desafios da denúncia de irregularidades, embora não pareça ir significativamente além do que já está previsto nos artigos pertinentes do Estatuto dos Funcionários. Além disso, as alterações ao Estatuto dos Funcionários que entraram em vigor em 1 de janeiro de 2014 incluem um novo artigo 22.o-C, que exige mais regulamentação interna em matéria de denúncia de irregularidades. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que seria útil incluir na decisão disposições mais pormenorizadas destinadas a facilitar os inquéritos administrativos do OLAF no âmbito da Agência e sugere que o EIGE pondere fazê-lo.

(H) Outras questões

53. O Provedor de Justiça tomou conhecimento de uma série de preocupações sobre o tratamento dado pelo EIGE às alegações de assédio psicológico e sexual. Por conseguinte, o Provedor de Justiça decidiu alargar o âmbito do presente inquérito de modo a incluir também a questão do tratamento pelo EIGE das queixas relativas ao assédio moral e sexual. As suas perguntas ao EIGE a este respeito são enumeradas abaixo, após as suas sugestões ao EIGE sobre as questões debatidas durante a visita.

Síntese das sugestões do Provedor de Justiça

54. Com base na sua visita e nas informações que o EIGE lhe forneceu, a Provedora de Justiça apresenta as seguintes sugestões:

a) O EIGE poderá considerar a possibilidade de publicar o Código Europeu de Boa Conduta Administrativa (ECGAB) no seu sítio Web, a fim de tornar o seu compromisso com os princípios estabelecidos no ECGAB mais proeminente e visível para o público.

b) O EIGE poderá considerar a possibilidade de disponibilizar a sua página inicial e informações sobre o que faz noutras línguas oficiais da UE para além do inglês e do lituano.

c) O EIGE poderá ponderar a elaboração de um relatório anual sobre o seu tratamento dos pedidos de acesso do público a documentos e a sua disponibilização ao público, em conformidade com o artigo 17.o, n.o 1, da «Política de acesso do público aos documentos do Instituto Europeu para a Igualdade de Género».

d) Nos seus procedimentos de recrutamento, o EIGE poderá considerar a possibilidade de informar os candidatos sobre a possibilidade de apresentarem queixas ao Provedor de Justiça numa base sistemática. Tal prática estaria em conformidade com os princípios da boa administração.

e) O EIGE poderá ponderar a adoção de medidas com vista a cumprir as orientações do Provedor de Justiça sobre a divulgação dos nomes dos membros dos júris.

f) As regras do EIGE em matéria de denúncia de irregularidades contêm disposições relativas à comunicação de irregularidades. O EIGE poderá ponderar a inclusão de disposições mais pormenorizadas destinadas a facilitar os inquéritos administrativos do OLAF no âmbito da Agência e a alteração da Decisão MB/2011/022 em conformidade.

55. Além disso, a Provedora de Justiça convida o EIGE a responder às seguintes perguntas:

(1) Como é que o EIGE lida com as alegações de assédio psicológico e sexual a nível interno? Queira fornecer uma cópia das regras pertinentes, caso existam, que o EIGE adotou, bem como informações sobre quaisquer outras disposições práticas, escritas ou não, que o EIGE tenha em vigor para proteger os membros do pessoal desse assédio.

(2) Quantos pedidos de assistência ao abrigo do artigo 24.o do Estatuto dos Funcionários relacionados com questões de assédio recebeu o EIGE em 2012 e 2013? Sem entrar nos pormenores dos pedidos específicos recebidos, qual foi o resultado desses pedidos?

(3) Quantas queixas ao abrigo do artigo 90.o, n.o 2, do Estatuto dos Funcionários relativas a questões de assédio foram recebidas pelo EIGE em 2012 e 2013? Sem entrar nos pormenores das queixas específicas recebidas, qual foi o resultado dessas queixas?

(4) De que forma estão os conselheiros confidenciais do EIGE envolvidos nas tentativas da Agência de proteger os membros do pessoal contra o assédio? Como estão a ser treinados? Qual é a frequência dessas sessões de formação, se for caso disso?

Emily O'Reilly

Feito em Estrasburgo, em 24 de junho de 2014