Antecedentes do inquérito

1. O Provedor de Justiça Europeu lançou um programa de visitas às agências da União Europeia («UE») em maio de 2011, com o objetivo de promover uma boa administração e partilhar boas práticas entre estas entidades da UE. Estas visitas são formalmente realizadas com base na competência do Provedor de Justiça para realizar inquéritos de iniciativa própria nos termos do artigo 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia. Constituem uma oportunidade para o Provedor de Justiça e as agências encetarem um diálogo construtivo com vista a fomentar e reforçar uma cultura administrativa de serviço aos cidadãos [1].

2. A Agência Europeia da Segurança Marítima (AESM) foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 1406/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Junho de 2002 [2], posteriormente alterado pelos Regulamentos (CE) n.o 1644/2003, de 22 de Julho de 2003 [3], (CE) n.o 724/2004, de 31 de Março de 2004 [4], e (CE) n.o 2038/2006, de 18 de Dezembro de 2006 [5].

3. O Provedor de Justiça visitou a AESM em 22 de novembro de 2011.

Objeto do inquérito

4. A reunião com a direção da AESM centrou-se nas seguintes questões:

• Contactos iniciais da AESM com o público
• Transparência, diálogo e responsabilização
• Recrutamento
• Propostas e contratos
• Conflitos de interesses.

Conclusões e sugestões do Provedor de Justiça na sequência da sua visita à AESM

5. Em 10 de maio de 2012, o Provedor de Justiça enviou à AESM um relatório com as suas conclusões da visita, bem como as seguintes sugestões [6]:

a. O Provedor de Justiça considerou que seria útil disponibilizar no sítio Web da EMSA informações sobre a forma como um membro do público pode solicitar o acesso a documentos na posse da Agência. Os números de telefone e de fax, os endereços de correio eletrónico, bem como o endereço postal da própria Agência, estavam obviamente disponíveis no sítio Web. No entanto, não era claro se estes podiam ou não ser utilizados para solicitar o acesso a documentos. A Provedora de Justiça declarou que tal poderia ser clarificado de forma útil na página pertinente do sítio Web da Agência.

b. Tendo em conta o empenho da Agência na abertura e na aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 [7], o Provedor de Justiça sugeriu que a Agência pudesse considerar utilmente a possibilidade de incluir no seu plano de gestão anual para 2013 a tarefa de examinar e aplicar as obrigações de a) dispor de um registo público de documentos e b) publicar um relatório anual sobre os casos em que recusou conceder acesso a documentos.

c. O Provedor de Justiça observou que não recebeu praticamente nenhuma queixa relativa aos procedimentos de recrutamento conduzidos pela AESM. Por conseguinte, a Provedora de Justiça concluiu que o nível de transparência para com os candidatos relativamente às decisões tomadas pelos júris de concurso era suficiente.  Incentivou a EMSA a prosseguir essa política em matéria de recrutamento. Solicitou também especificamente à EMSA que confirmasse que todos os seus avisos de recrutamento fornecem aos candidatos as informações de que podem queixar-se ao Provedor de Justiça em caso de desacordo com os procedimentos aplicados ou com as decisões tomadas pelos júris de seleção.

d. A EMSA comprometeu-se a indicar explicitamente nos seus convites à apresentação de propostas que o Provedor de Justiça Europeu é um possível mecanismo de recurso em caso de litígio entre proponentes e entidades adjudicantes. O Provedor de Justiça declarou que acolheria com agrado que, ao responder ao seu relatório, a AESM se referisse e informasse sobre quaisquer desenvolvimentos recentes a este respeito.

e. O Provedor de Justiça considerou que a Agência poderia formalizar melhor a sua atual política em matéria de conflitos de interesses e emitir orientações para o seu pessoal no que diz respeito às obrigações estabelecidas no Estatuto dos Funcionários, tanto aquando da entrada em funções e da cessação de funções como durante os respetivos contratos. Além disso, poderia assegurar que a) as declarações de inexistência de conflitos de interesses assinadas pelos seus peritos e pessoal sejam suficientemente pormenorizadas e substantivas e b) sejam cuidadosamente verificadas e concluídas pela própria Agência, com vista a evitar a eventualidade de tais declarações serem meramente aceites numa base pro forma. O Provedor de Justiça sugeriu que a Agência lhe enviasse cópias a) dos formulários de declaração atualizados e dos procedimentos escritos atualizados para tratar e concluir essas declarações, bem como, de um modo mais geral, b) das orientações internas destinadas ao pessoal sobre as suas obrigações profissionais.

Seguimento dado pela AESM às sugestões do Provedor de Justiça

6. A AESM respondeu ao relatório em 19 de julho e 12 de dezembro de 2012. Explicou as medidas de seguimento que tomou depois de o Provedor de Justiça ter apresentado as suas sugestões e apresentou a sua posição sobre cada uma das sugestões do Provedor de Justiça da seguinte forma.

No que diz respeito à sugestão a., a AESM declarou que atualizará o seu sítio Web com informações claras sobre a forma como um membro do público pode solicitar o acesso a documentos na sua posse e que disponibilizará igualmente um formulário específico para esses pedidos.

A AESM congratulou-se com a sugestão b. e declarou que examinaria a melhor forma de criar um registo público de documentos. Uma vez cumpridas as obrigações relativas ao registo público de documentos, a AESM estará em condições de apresentar anualmente um relatório sobre os casos em que se recuse a conceder acesso aos documentos, se for caso disso.

No que diz respeito à sugestão c., a EMSA confirmou que informa todos os candidatos de que podem apresentar queixa ao Provedor de Justiça se discordarem dos procedimentos aplicados ou das decisões tomadas pelos júris de concurso. Afirmou que atualizará o seu sítio Web para enumerar os diferentes mecanismos de recurso disponíveis em caso de litígio, nomeadamente o Tribunal de Justiça da União Europeia e o Provedor de Justiça Europeu.

No que diz respeito à sugestão d., a EMSA explicou que as suas «Orientações para os proponentes» atualizadas estão disponíveis no seu sítio Web desde janeiro de 2012. As presentes orientações fornecem algumas instruções gerais sobre a forma de apresentar propostas no âmbito dos procedimentos de contratação organizados pela EMSA. Incluem igualmente uma referência clara a dois mecanismos de recurso diferentes disponíveis em caso de litígio, a saber, o Tribunal de Justiça da União Europeia e o Provedor de Justiça Europeu.

No que diz respeito à sugestão e., a EMSA declarou que tomou uma série de medidas para evitar potenciais conflitos de interesses. Para além da sua página Web Intranet sobre ética e conduta, a EMSA organiza formação obrigatória sobre ética e integridade para o seu pessoal, assegurando assim que este tem conhecimento de questões relacionadas com a conduta ética e os conflitos de interesses. No que diz respeito aos seus procedimentos de recrutamento e contratação pública, a EMSA explicou que desenvolveu formação e processos destinados a evitar potenciais conflitos de interesses. Por conseguinte, os membros dos júris de seleção e dos comités de avaliação assinam declarações de ausência de conflitos de interesses. Os presidentes dos comités de seleção e de adjudicação de contratos verificam sistematicamente todas as declarações assinadas de ausência de conflitos de interesses. Todas as informações pertinentes a este respeito são publicadas tanto na Intranet da AESM como no manual da AESM. Além disso, a AESM informa o seu pessoal das obrigações que lhe incumbem por força do Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias, nomeadamente no que diz respeito às atividades fora da AESM e à saída da Agência. Por último, a EMSA adotou orientações específicas aplicáveis aos membros do seu pessoal que realizam avaliações ou inspeções. As presentes orientações preveem uma declaração de ausência de conflitos de interesses. A AESM declarou estar ciente da importância de políticas e procedimentos adequados e atualizados em matéria de conflitos de interesses e, por conseguinte, certificar-se de que todos os documentos pertinentes são atualizados sempre que necessário. Recentemente, a EMSA atualizou e comunicou ao seu pessoal as suas orientações em matéria de presentes e hospitalidade.

Análise e conclusões do Provedor de Justiça

Avaliação do Provedor de Justiça

7. No que diz respeito à sugestão a. , o Provedor de Justiça observa que, na sua página Web «Documentos»[8], a EMSA declara que aplica o Regulamento n.o 1049/2001 ao tratar os pedidos de acesso do público a documentos e que esses pedidos lhe devem ser apresentados por correio normal ou através de um formulário de pedido de documentos [9], que a EMSA também disponibiliza no seu sítio Web [10]. A Agência clarificou, assim, os meios à disposição do público em geral para solicitar o acesso aos seus documentos.

No que diz respeito à sugestão b., a página Web que contém o «formulário de pedido de documentos da EMSA» inclui igualmente uma ligação para uma decisão adotada pelo Conselho de Administração da EMSA em 19 de março de 2013 [11], segundo a qual a Agência deve facultar o acesso a um registo de documentos que contenha «o título dos documentos e outras referências úteis para identificar o documento». O objetivo deste registo é ajudar o público a encontrar documentos específicos da AESM [12]. Embora o Provedor de Justiça não tenha encontrado no sítio Web da AESM uma secção específica e formal «Registo de documentos», observa que a página Web «Documentos» contém ligações diretas para textos legislativos e financeiros, relatórios sobre seminários e documentos emitidos pelo Conselho de Administração da AESM. No que diz respeito a estes últimos documentos, o Provedor de Justiça observa que o público pode obter acesso direto a uma série de decisões e atas de reuniões identificadas desse conselho selecionando o documento pretendido a partir do menu deslizante que aparece na rubrica «Que documento procura?»[13]. Os documentos legislativos e financeiros da AESM são referidos por título e data e podem ser descarregados diretamente clicando nas ligações para os textos pretendidos [14]. Por último, os relatórios sobre vários seminários organizados pela EMSA ou em que o seu pessoal participou estão disponíveis por ordem cronológica e podem também ser descarregados [15]. Tendo em conta o que precede, a Provedora de Justiça considera que a AESM tomou medidas para criar um registo de documentos e confia em que, no futuro, poderá dispor de um registo formal e plenamente funcional de documentos, que lhe permitirá igualmente apresentar relatórios sobre os documentos aos quais recusa o acesso, se for caso disso.

No que diz respeito à sugestão c., na sua página Web «Informações gerais para o recrutamento»[16], a EMSA explica claramente que os candidatos aos seus procedimentos de recrutamento podem apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu [17]. Embora observe que o endereço postal do Provedor de Justiça indicado pela AESM já não está correto (embora possa ser facilmente retificado)[18], a AESM refere-se efetivamente ao Provedor de Justiça nas informações que disponibiliza aos candidatos a vagas na Agência. O Provedor de Justiça confia em que a AESM atualizará essas informações em breve, de modo a incluir também uma referência ao Tribunal da Função Pública, em conformidade com as garantias que lhe deu durante o inquérito.

Embora confirme a sua conclusão (baseada na explicação anterior da AESM de que os candidatos recebem uma carta indicando o nome do presidente e o facto de o Provedor de Justiça não ter recebido praticamente nenhuma queixa sobre os procedimentos de recrutamento conduzidos pela AESM) de que o nível de transparência e as informações que a Agência fornece aos candidatos sobre as decisões tomadas pelos júris de concurso são suficientes [19], o Provedor de Justiça salienta que a Agência não parece publicar no seu sítio Web os nomes dos membros dos júris de concurso. A este respeito, observa que a questão da divulgação dos nomes dos membros do júri suscitou várias questões no contexto das suas visitas às diferentes agências. Algumas das agências solicitaram orientações ao Provedor de Justiça quanto à melhor abordagem a adoptar a este respeito [20]. O Provedor de Justiça considera que a melhor forma de avançar é abrir um inquérito de iniciativa própria sobre a questão da divulgação dos nomes dos membros do júri e, tendo em conta o assunto, o Provedor de Justiça incluirá no seu inquérito todas as agências da UE e, por conseguinte, também a AESM.

No que diz respeito à sugestão d., o Provedor de Justiça examinou as «Orientações para os proponentes que apresentam uma proposta no âmbito de um procedimento de contratação organizado pela Agência Europeia da Segurança Marítima», adotadas em janeiro de 2013 e disponíveis na página Web «Convites à apresentação de propostas» da AESM. Nessas orientações, a EMSA identifica claramente o Provedor de Justiça Europeu como uma das «vias de recurso» à disposição dos proponentes, juntamente com o Tribunal Geral da União Europeia.

No que diz respeito à sugestão e., a EMSA anexou às suas respostas uma cópia dos anúncios publicados na sua Intranet, chamando a atenção do pessoal para as suas obrigações de evitar o aparecimento de conflitos de interesses, participar em sessões de formação sobre ética e integridade e aplicar o Código de Boa Conduta Administrativa [21]. A AESM anexou igualmente uma «Declaração do júri de seleção relativa à confidencialidade e à ausência de conflitos de interesses», a assinar pelos presidentes dos júris de recrutamento [22]. Além disso, forneceu uma cópia de uma declaração que exige que o pessoal respeite as suas obrigações à partida da Agência [23], bem como de um formulário a preencher pelo pessoal que pretenda exercer outras funções [24]. A AESM anexou igualmente o seu documento de política interna relativo a potenciais conflitos de interesses durante as avaliações e inspeções de segurança [25], que prevê, em suma, que a AESM não pode nomear um membro do pessoal para realizar inspeções nas organizações com as quais esse membro do pessoal tenha uma ligação profissional ou familiar, ou qualquer outro interesse suscetível de afetar a sua apreciação [26]. Este documento de política interna inclui uma declaração a assinar pelo pessoal que participa nas inspeções [27]. Por último, a EMSA forneceu uma cópia das suas «Orientações sobre conflitos de interesses», publicadas na sua Intranet («Orientações»). As orientações oferecem explicações pormenorizadas sobre as obrigações do pessoal da EMSA em situações em que possam surgir conflitos de interesses, nomeadamente: i) atividades externas durante o período de emprego; ii) atividade profissional durante a licença sem vencimento; iii) atividades após a cessação de funções na Agência; iv) receber uma decoração; v) presentes e hospitalidade; vi) emprego dos cônjuges; vii) publicação de artigos e discursos; viii) participação em campanhas eleitorais; ix) Exercer um cargo público eletivo; x) Interesses pessoais que possam prejudicar a imparcialidade de um membro do pessoal; e xi) produção de prova e/ou imunidade de jurisdição [28]. O Provedor de Justiça considera que todos os documentos e ações acima referidos garantem suficientemente a conformidade da AESM com a sua sugestão [29].

Conclusão

Com base no seu inquérito, o Provedor de Justiça encerra-o com a seguinte conclusão:

O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de a AESM ter aplicado as sugestões apresentadas após a sua visita à Agência.

Uma vez que a questão da divulgação dos nomes dos membros do júri suscitou uma série de questões no contexto das suas visitas às diferentes agências e que algumas delas solicitaram orientações ao Provedor de Justiça quanto à melhor abordagem a adotar a este respeito [30], o Provedor de Justiça abrirá um inquérito de iniciativa própria sobre a questão da divulgação dos nomes dos membros do júri e, tendo em conta o objeto, incluirá igualmente a AESM no seu inquérito.

O diretor executivo da AESM será informado desta decisão.

P. Nikiforos Diamandouros

Feito em Estrasburgo, em 5.6.2013