Estudo

1. Introdução

O presente estudo explica a finalidade das observações críticas e de outras observações, bem como os diferentes tipos de circunstâncias que as originam. Analisa o seguimento dado pelas instituições, órgãos, organismos e agências em causa às observações críticas e outras observações formuladas em 2011 e identifica dez casos «estrela». Analisa igualmente casos que são particularmente significativos para os principais objetivos do Provedor de Justiça. Por último, são tiradas conclusões no que diz respeito aos principais ensinamentos do estudo para o futuro.

O Provedor de Justiça Europeu serve o interesse público geral, ajudando a melhorar a qualidade da administração e do serviço prestado aos cidadãos pelas instituições da UE ^[1]. Ao mesmo tempo, o Provedor de Justiça proporciona aos cidadãos e residentes da União uma solução alternativa para proteger os seus interesses. Esta via de recurso é complementar da proteção dos órgãos jurisdicionais da União e não tem necessariamente o mesmo objetivo que os processos judiciais.

Só os tribunais têm competência para proferir sentenças juridicamente vinculativas e para fornecer interpretações autorizadas da lei. O Provedor de Justiça pode apresentar propostas e recomendações e, em último recurso, chamar a atenção política para um caso, apresentando um relatório especial ao Parlamento Europeu. Por conseguinte, a eficácia do Provedor de Justiça depende da autoridade moral e, por este motivo, é essencial que o trabalho do Provedor de Justiça seja comprovadamente justo, imparcial e exaustivo.

2. O objetivo das observações críticas e outras observações

Neste contexto, outras observações têm um único objetivo: servir o interesse público, ajudando a instituição em causa a melhorar a qualidade da sua administração no futuro. Uma outra observação não assenta na constatação de má administração. Por conseguinte, não deve ser entendida como uma crítica à instituição a que se destina, mas sim como um aconselhamento sobre a forma de melhorar uma determinada prática, a fim de melhorar a qualidade do serviço prestado aos cidadãos.

Em contraste, uma observação crítica normalmente tem mais de um propósito. Como uma observação adicional, uma observação crítica tem sempre uma dimensão educativa: informa a instituição do que fez de errado, para que possa evitar má administração semelhante no futuro. Para maximizar o seu potencial educativo, uma observação crítica identifica a regra ou princípio que foi violado e (a menos que seja óbvio) explica o que a instituição deveria ter feito nas circunstâncias específicas do caso. Assim construída, uma observação crítica também explica e justifica a constatação de má administração por parte do Provedor de Justiça, procurando assim reforçar a confiança dos cidadãos e das instituições na equidade e rigor do seu trabalho. Além disso, ao demonstrar que o Provedor de Justiça está disposto a censurar publicamente as instituições, quando necessário, as observações críticas reforçam a confiança do público na imparcialidade do Provedor de Justiça.

No entanto, uma observação crítica não constitui uma reparação para o autor da denúncia. Nem todos os queixosos reclamam reparação e nem todos os pedidos de reparação são justificados. No entanto, quando deveriam ter sido previstas vias de recurso, o encerramento do processo com uma observação crítica assinala uma tripla falha. O queixoso não obteve satisfação; A instituição em causa não sanou a situação de má administração; e o Provedor de Justiça não conseguiu persuadir a instituição em causa a alterar a sua posição [2].

Nos casos em que devem ser previstas vias de recurso, é preferível que a instituição em causa tome a iniciativa, ao receber a queixa, de reconhecer a má administração e de propor vias de recurso adequadas. Em alguns casos, isto pode consistir num simples pedido de desculpas.

Ao tomar tal ação, a instituição demonstra seu compromisso com a melhoria das relações com os cidadãos. Mostra igualmente que está ciente do que fez de errado e pode, assim, evitar uma má administração semelhante no futuro. Nestas circunstâncias, não é necessário que o Provedor de Justiça faça uma observação crítica. No entanto, se houver suspeitas de que o caso individual possa resultar de um problema sistémico subjacente, o Provedor de Justiça pode decidir abrir um inquérito de iniciativa própria, mesmo que o caso específico tenha sido resolvido a contento do queixoso.

3. Observações críticas nos casos em que não é adequada uma solução amigável ou um projeto de recomendação

A partir do exposto, pode-se ver que muitas observações críticas representam oportunidades perdidas. O melhor resultado teria sido que a instituição em causa reconhecesse a má administração e oferecesse uma reparação adequada, que, em alguns casos, poderia consistir num simples pedido de desculpas. Se o tivesse feito, não teria sido necessária qualquer observação crítica.

No entanto, o queixoso nem sempre tem razão e a instituição em causa tem o direito de defender a sua posição. Cerca de metade dos casos que não são resolvidos pela instituição numa fase inicial acabam por dar origem à conclusão de que não houve má administração. Nestes casos, a instituição consegue explicar, a contento do Provedor de Justiça (e, em alguns casos, também a contento do queixoso), por que razão tinha o direito de agir como fez e por que razão não alterará a sua posição.

Se o Provedor de Justiça discordar da instituição e constatar um caso de má administração pelo qual o queixoso deve receber reparação, o procedimento normal consiste em propor uma solução amigável. Se a instituição rejeitar tal proposta sem uma boa razão, o passo seguinte é geralmente um projeto de recomendação.

Nos casos em que o Provedor de Justiça considere que é pouco provável que a instituição aceite uma solução amigável, ou que uma solução amigável não seria adequada, pode proceder diretamente a um projeto de recomendação. Ao propor uma solução amigável, o Provedor de Justiça visa alcançar um acordo entre a instituição em causa e o queixoso individual, que procura frequentemente obter reparação pessoal. Se a má administração que deve ser corrigida afetar principalmente o interesse público, o Provedor de Justiça pode considerar mais adequado elaborar um projeto de recomendação do que procurar uma solução amigável.

As desculpas como forma de reparação merecem uma menção especial neste contexto. Para ser eficaz, um pedido de desculpas deve ser sincero. Um pedido de desculpas que é percebido como insincero só piora as coisas. É mais provável que o queixoso aceite que um pedido de desculpas é sincero se for apresentado pela instituição por sua própria iniciativa do que em resposta a uma sugestão formal do Provedor de Justiça. Por este motivo, o Provedor de Justiça considera frequentemente que não seria útil propor uma solução amigável que consistisse num pedido de desculpas. Um projeto de recomendação para pedir desculpa é ainda menos suscetível de ser útil.

Se nada puder ser feito para corrigir a má administração, uma observação crítica proporciona uma forma justa e eficiente de encerrar o caso.

Uma observação crítica em tais circunstâncias é justa tanto para o queixoso como para a instituição em causa. É justo para o queixoso porque confirma que a queixa era justificada, embora não seja possível qualquer reparação. É igualmente justo para a instituição em causa, uma vez que constitui o resultado dos procedimentos do Provedor de Justiça destinados a assegurar que a instituição é informada das alegações, reclamações, provas e argumentos apresentados pelo queixoso. Os mesmos procedimentos dão à instituição a oportunidade de expor o seu ponto de vista com pleno conhecimento de causa antes de formular a observação crítica.

Uma observação crítica é eficaz porque evita prolongar um inquérito que não pode conduzir a qualquer reparação para o queixoso.

No que diz respeito ao interesse público, a própria observação fornece a dimensão educativa necessária. A instituição à qual a observação crítica é dirigida deve retirar os ensinamentos adequados para o futuro. O que for adequado dependerá da má administração em questão. Um incidente isolado, por exemplo, pode não precisar de qualquer seguimento.

4. Observações críticas na sequência da rejeição de uma solução amigável ou de um projeto de recomendação

A aceitação pela instituição de uma proposta de solução amigável ou de um projeto de recomendação conduz normalmente ao encerramento do processo por esse motivo.

Se o queixoso rejeitar uma solução amigável proposta sem uma boa razão, o Provedor de Justiça considera normalmente que não se justificam novos inquéritos sobre o caso.

A rejeição pela instituição de uma proposta de solução amigável ou de um projeto de recomendação pode conduzir a uma série de resultados possíveis.

Em primeiro lugar, o Provedor de Justiça pode considerar, após ter examinado a resposta da instituição, que a sua anterior constatação de má administração deve ser revista.

Em segundo lugar, se o parecer circunstanciado da instituição sobre um projecto de recomendação não for satisfatório, o Provedor de Justiça pode apresentar um relatório especial ao Parlamento Europeu. Tal como salientado pela primeira vez no relatório anual de 1998 do Provedor de Justiça, a possibilidade de apresentar um relatório especial ao Parlamento Europeu é de valor inestimável para o trabalho do Provedor de Justiça. Por conseguinte, os relatórios especiais não devem ser apresentados com demasiada frequência, mas apenas em relação a questões importantes, em que o Parlamento pode tomar medidas para assistir o Provedor de Justiça.

Por último, o Provedor de Justiça pode decidir encerrar o processo com uma observação crítica, quer na fase em que a instituição rejeita uma solução amigável, quer se o parecer circunstanciado da instituição sobre um projeto de recomendação não for satisfatório.

Em alguns casos, o caso pode ser encerrado com uma observação crítica, uma vez que o Provedor de Justiça considera que a instituição demonstrou de forma convincente que, embora exista má administração, o recurso proposto na solução amigável ou no projeto de recomendação não é adequado e não é possível qualquer outra solução ou recurso. Nesses casos, a observação crítica é essencialmente de natureza semelhante à que teria sido feita se o processo tivesse sido encerrado sem uma solução amigável ou um projeto de recomendação.

Infelizmente, há também casos em que a instituição recusa as sugestões do Provedor de Justiça por razões que não são convincentes. Com efeito, há mesmo alguns casos em que a instituição se recusa a aceitar a conclusão do Provedor de Justiça de má administração.

Tais casos podem comprometer a autoridade moral do Provedor de Justiça e enfraquecer a confiança dos cidadãos na União Europeia e nas suas instituições. A experiência internacional mostra que a instituição do Provedor de Justiça funciona de forma mais eficaz quando o Estado de direito está bem estabelecido e quando existem instituições democráticas que funcionam bem. Nestes contextos, as autoridades públicas seguem normalmente as recomendações de um provedor de justiça, apesar de não serem juridicamente vinculativas, mesmo que discordem delas.

5. Seguimento dado às observações críticas e outras observações feitas em 2011

Em 2011, foram feitas 44 observações críticas em 34 decisões, enquanto outras 44 foram feitas em 39 decisões. Uma única decisão pode conter mais do que uma observação e ambos os tipos de observação podem ser incluídos na mesma decisão. O quadro 1 apresenta a distribuição das observações por instituição.

Quadro 1 - Distribuição das observações por instituição.

Instituição

Número de observações críticas em 2011

Número de observações adicionais em 2011

Parlamento Europeu	2	2
Comissão Europeia	29	29
Tribunal de Justiça da UE	0	1
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)	6	8
Agência Europeia para a Segurança da Aviação (AESA)	0	1
Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia (EIT)	0	1
Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão	1	0
Agência de Execução para a Saúde e os Consumidores	1	1
Agência de Execução para a Investigação	0	1
Eurojust	2	0
Agência Europeia de Defesa	2	0
Missão Europeia de Polícia para os Territórios Palestinianos (EUPOL COPPS)	1	0
Total	44	44

As instituições em causa foram convidadas a responder às observações no prazo de seis meses. Foram recebidas respostas a quase todas as observações feitas em 2011, embora com um atraso em alguns casos. As respostas aos casos 1294/2009/DK, 670/2010/MHZ, e 2073/2010/AN não chegaram a tempo de serem tidas em conta no presente estudo [3]. Tal contrasta com o ano anterior, em que todas as respostas chegaram a tempo de serem tidas em conta.

O anexo I contém uma análise pormenorizada de cada um dos casos em que foram formuladas uma ou mais observações críticas e/ou outras observações. Dez dos seguimentos merecem menção especial como "casos estelares", que devem servir de modelo para outras instituições sobre a melhor forma de reagir às observações críticas e outras observações. Os "casos estrela"são listados primeiro. Outros casos são organizados por instituição e referência de queixa.

Os anexos II e III contêm, respetivamente, listas dos casos em que foram feitas observações críticas e outras observações. Nas suas versões em linha, os anexos incluem ligações para o texto da observação na decisão no sítio Web do Provedor de Justiça (em inglês e, se for diferente, na língua da queixa).

Tomando em conjunto observações críticas e outras observações, a taxa de seguimento satisfatório foi de 84 %. O seguimento dado a outras observações foi satisfatório em 89 % dos casos, enquanto a taxa de seguimento satisfatório das observações críticas foi de 80 %.

Quadro 2 - Número e percentagem de respostas satisfatórias por instituição.

Instituição

Número de observações críticas e outras

Número de respostas satisfatórias

% de respostas satisfatórias

Parlamento Europeu	4	3	75%
Comissão Europeia	54	45	83%
Tribunal de Justiça da UE	1	1	100%
Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)	13	10	77%
Agência Europeia para a Segurança da Aviação (AESA)	1	1	100%
Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia (EIT)	1	1	100%
Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão	1	1	100%
Agência de Execução para a Saúde e os Consumidores	2	2	100%
Agência de Execução para a Investigação	1	1	100%
Eurojust	2	2	100%
Agência Europeia de Defesa	2	2	100%
Missão Europeia de Polícia para os Territórios Palestinianos (EUPOL COPPS)	1	1	100%

Total

83

70

84%

Tal como referido no prefácio, o valor global em termos de cumprimento das sugestões do Provedor de Justiça em 2011 é de 82 %. Este valor foi calculado com base nos casos encerrados em 2011, em que foi apresentada uma proposta de solução amigável ou um projeto de recomendação, bem como nos casos em que foi feita uma observação crítica ou outra observação ^[4]. A taxa de conformidade baseia-se no número de respostas positivas a estas observações e recomendações. No total, das 120 instâncias em que o Provedor de Justiça foi chamado a apresentar propostas de solução amigável, projetos de recomendações, observações críticas ou outras no contexto de processos encerrados em 2011, as instituições deram 98 respostas positivas ^[5].

6. Casos particularmente importantes para os principais objetivos do Provedor de Justiça

Alguns dos casos do estudo de acompanhamento são particularmente relevantes no que diz respeito aos principais objetivos do Provedor de Justiça. Estes objetivos estão definidos na estratégia do Provedor de Justiça para o mandato 2009-2014 ^[6] e visam ajudar a União a cumprir as promessas que fez aos cidadãos no Tratado de Lisboa em matéria de direitos fundamentais, maior transparência e maiores oportunidades de participação na elaboração das políticas da União. A este respeito, são particularmente dignos de nota os seguintes casos:

• Em termos das questões de direitos fundamentais tratadas neste estudo, o processo 1348/2009/(CK)RT dizia respeito ao princípio da presunção de inocência no contexto de um procedimento de contratação pública. Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão reconheceu e lamentou a sua declaração relativa ao autor da denúncia e confirmou que não tencionava incluí-lo no sistema de alerta rápido com base nas informações obtidas durante o seu inquérito. O princípio da equidade e o direito a não ser discriminado foram evocados no processo 2610/2009/MF — mais uma vez, a Comissão reagiu positivamente à observação crítica do Provedor de Justiça neste caso. No que se refere especificamente ao direito do queixoso a ser ouvido, a Comissão remeteu para a versão alterada do Guia Prático dos procedimentos contratuais no âmbito das ações externas da UE («PRAG»), segundo a qual será garantido este direito aos peritos cuja substituição seja solicitada por um contratante. A Comissão referiu-se novamente aos seus esforços para alterar o PRAG no seu seguimento da observação adicional do Provedor de Justiça no processo 920/2012/VIK.

• Muitos dos casos deste estudo dizem respeito ao direito fundamental dos cidadãos a uma boa administração, consagrado no artigo 41.o da Carta dos Direitos Fundamentais da UE. A este respeito, é particularmente encorajador o facto de muitas das respostas de acompanhamento se referirem aos esforços das instituições para garantir o pleno respeito do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa ou do seu próprio Código. O processo Star 884/2010/VIK constitui um bom exemplo, ao passo que, no seu seguimento do processo 1461/2010/(PL)MHZ, a Comissão assegurou ao Provedor de Justiça que os seus serviços aproveitam cada oportunidade de formação para recordar aos seus funcionários responsáveis pela gestão de contratos o dever da Comissão de justificar as suas decisões, tal como sublinhado no seu Código. A Agência Europeia de Defesa adotou o Código Europeu como parte da sua resposta de acompanhamento no processo 1342/2010/MHZ, enquanto no processo 39/2011/AN, a Empresa Comum Energia de Fusão confirmou o seu compromisso de tratar as questões ou os pedidos de informação dos candidatos nos processos de seleção o mais rapidamente possível e, em qualquer caso, em conformidade com os prazos estabelecidos no seu Código.

• Outros casos do presente estudo dizem respeito ao direito fundamental de acesso do público aos documentos ^[7]. A fim de ajudar os cidadãos a exercer este direito, o Provedor de Justiça formulou uma observação adicional no processo 1403/2010GG. O seguimento decepcionante dado pela Comissão contrasta com a abordagem favorável aos cidadãos que adoptou durante o inquérito do Provedor de Justiça. Do mesmo modo, no processo 271/2010/GG, o Provedor de Justiça considerou que a resposta da Comissão revelava uma tendência desconcertante para tentar limitar o âmbito de aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos [8]. Recordou à Comissão que um pedido confirmativo ao abrigo do Regulamento n.o 1049/2001 pode ser utilizado para contestar não só uma recusa de acesso, mas também uma afirmação de que os documentos solicitados não existem. Por outro lado, o seguimento dado pela Comissão ao processo 56/2007/PB é encorajador.  Este processo dizia respeito ao tratamento pela Comissão de pedidos de informação complexos e exaustivos. Do mesmo modo, no caso 1633/2008/DK, que dizia respeito à política da Comissão em relação aos pedidos de acesso a um ou mais documentos indefinidos, o Provedor de Justiça considerou o seguimento satisfatório, na medida em que a abordagem da Comissão poderia ser utilizada de forma seletiva, nos casos em que pudesse ajudar os requerentes. No entanto, salientou que não pode aceitar, de um modo geral, uma abordagem que possa ser utilizada de forma abusiva para se subtrair à exigência de fundamentação do regulamento quando um documento solicitado não é divulgado na sua totalidade. Por último, o processo 2360/2010/MHZ recebeu uma resposta muito construtiva da Comissão, na qual esta concordou que, quando decide não publicar determinados atos no Jornal Oficial, a explicação a fornecer à entidade que solicita a publicação seguirá um raciocínio semelhante ao desenvolvido para os pedidos ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

• De um modo mais geral, no que se refere à transparência, vários casos deste estudo dizem respeito a pedidos de informação. No processo 3196/20017/(BEH)VL, o Provedor de Justiça sublinhou que, para estar à altura da ideia de uma cultura de serviço, seria útil que a Comissão, nos casos em que passa um período de tempo considerável entre o pedido de informações e a prestação dessas informações, fornecesse aos requerentes as informações mais atualizadas. A resposta da Comissão ao seguimento dado foi positiva. No processo 2080/2010/ELB, o Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia respondeu que leva muito a sério o apelo do Provedor de Justiça no sentido de fornecer informações precisas, claras e compreensíveis sobre as suas razões para rejeitar propostas em procedimentos de concurso. Prometeu incorporar este requisito em futuros convites à apresentação de propostas, a começar pelo próximo convite, que terá lugar em 2014. Em contrapartida, em vários casos, as instituições adotaram o que o Provedor de Justiça considera ser uma interpretação excessivamente zelosa das regras da UE em matéria de proteção de dados, a fim de justificar a sua recusa em facultar o acesso a determinadas informações. No caso 696/2008/(WP)OV, em particular, a Comissão não deu um seguimento positivo à observação adicional do Provedor de Justiça relativa ao acesso do público aos nomes dos candidatos constantes das listas restritas, enquanto no caso 2586/2010/(ML)TN, o EPSO recusou-se a divulgar o nome de um examinador, com o fundamento de que o Provedor de Justiça considerou muito inadequado e, em alguns aspetos, manifestamente incorreto. O Provedor de Justiça continuará a procurar assegurar, sempre em conformidade com a jurisprudência, um equilíbrio judicioso entre o direito fundamental à proteção dos dados pessoais e o direito fundamental a uma boa administração, o direito fundamental de acesso do público aos documentos e o princípio da transparência em geral.

• A possibilidade de os cidadãos contribuírem, através da apresentação de queixas por infração, para o trabalho da Comissão, uma vez que esta desempenha o seu papel de guardiã dos Tratados, é importante. Caso estejam insatisfeitos com a forma como a Comissão tratou a sua queixa, podem recorrer ao Provedor de Justiça. Muitos casos neste domínio dizem respeito a procedimentos e, para efeitos do presente estudo, envolvem a aplicação pela Comissão da sua própria Comunicação sobre as relações com o autor da denúncia em matéria de infracções ao direito comunitário («a Comunicação»)^[9]. Um dos objetivos da comunicação é proporcionar um quadro processual adequado para o tratamento das queixas por infração. Tal como o Provedor de Justiça referiu no seu estudo de acompanhamento de 2010, o facto de a Comissão não ter registado queixas tem sido uma questão recorrente. No processo 66/2010/(KRK)OV, a Comissão insiste em que o seu sistema de registo de tratamento de queixas - Accueil des Plaignants (CHAP) assegure agora uma atribuição adequada e atempada das queixas aos serviços competentes da Comissão, bem como o retorno de informação aos autores das queixas. Apresenta um argumento semelhante no processo 2651/2009/ANA [10].

De um modo mais geral, neste domínio, a Comissão deu um seguimento construtivo às observações do Provedor de Justiça nos processos 2587/2009/JF e 49/2011/AN. Neste último caso, a Comissão explicou pormenorizadamente a sua linha de ação ao queixoso e teve em conta as conclusões do Provedor de Justiça na sua apreciação do processo por infração. Do mesmo modo, no processo 49/2011/AN, a Comissão desculpou-se pelo atraso sofrido e assegurou ao Provedor de Justiça que, no futuro, incluiria as desculpas e os motivos do atraso, se os houver, na correspondência com os queixosos enviada depois de um queixoso apresentar observações sobre a intenção da Comissão de encerrar o processo por infração. Por outro lado, no processo 2711/2009/PB, em que o Provedor de Justiça fez uma simples sugestão à Comissão no sentido de alterar a redação da sua carta de pré-encerramento aos queixosos, a Comissão recusou-se a aceitar esta sugestão.

7. Conclusões

Na sua maioria, as respostas de seguimento dadas às observações críticas e outras feitas pelo Provedor de Justiça em 2011 são encorajadoras. Foram asseguradas melhorias em domínios que vão desde os convites à apresentação de propostas, aos procedimentos de seleção e às regras que regem a forma como as instituições exercem a sua atividade principal. Isto deve-se, em grande medida, às próprias instituições. Na sua maioria, aproveitam a oportunidade para retirar as lições necessárias dos inquéritos do Provedor de Justiça.

Se não o fizerem, nomeadamente se as questões não tiverem sido satisfatoriamente resolvidas através do seguimento dado a uma observação crítica ou adicional, o Provedor de Justiça pode decidir abrir um inquérito de iniciativa própria, assegurando assim que os problemas sistémicos revelados através do procedimento de apresentação de queixas sejam exaustivamente investigados e, sempre que possível, resolvidos para o futuro. O inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça relativo ao tratamento das queixas por infração pela Comissão, referido no processo 2651/2009/ANA no presente estudo, é um caso em apreço. Por outro lado, o seguimento exemplar dado pela Comissão no processo 1301/2011/GG significava que o Provedor de Justiça não precisava de abrir o inquérito de iniciativa própria que inicialmente considerava necessário no domínio da informação sobre os direitos dos passageiros dos transportes aéreos.

Com vista a fornecer uma imagem global da medida em que as instituições da UE cumprem as observações e recomendações do Provedor de Justiça, este tenciona publicar, em novembro de 2013, um relatório que combine o estudo do seguimento dado às observações críticas e outras formuladas em 2012, com o relatório de conformidade — elaborado pela primeira vez este ano — sobre os processos encerrados, em que as instituições aceitaram uma proposta de solução amigável ou um projeto de recomendação em 2012. Esse relatório passará a ser visto como o estudo principal que examina em que medida as instituições, órgãos, organismos e agências da UE respondem de forma construtiva às sugestões feitas pelo Provedor de Justiça num determinado ano.

anexos

I. Análise pormenorizada dos processos

A. Casos estrelados

Processo 856/2008/BEH

O queixoso no processo 856/2008/BEH contactou a Comissão Europeia relativamente a determinadas irregularidades que considerava terem ocorrido em relação à aquisição de um edifício em Bruxelas pelo Parlamento Europeu. O Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) abriu um inquérito, no decurso do qual considerou que o queixoso era uma «pessoa em causa», na aceção do regulamento que rege as atividades do OLAF. Convidou-o a ser ouvido como testemunha, com base no artigo 4.o, n.o 3, ponto 2, do referido regulamento. Na sequência de uma análise dos poderes de que o OLAF dispõe nos seus inquéritos, o Provedor de Justiça constatou que, ao convidar o queixoso para uma entrevista com base na disposição acima referida, o OLAF excedeu os limites dos seus poderes.  Fez um projecto de recomendação.

O OLAF reconheceu que a sua prática neste caso poderia ter dado origem a um mal-entendido. As pessoas na situação do queixoso só podem ser convidadas a fornecer informações durante uma entrevista se assim o desejarem. Assim, o OLAF reconheceu, no essencial, que tinha agido de forma errada. Embora não tenha apresentado desculpas ao queixoso, o Provedor de Justiça concluiu que tinha aceite partes significativas do seu projeto de recomendação, incluindo a secção que se referia a outras questões levantadas pelo queixoso. Um destes pontos dizia respeito à prática do OLAF de delegar o poder de abrir e encerrar inquéritos do Diretor-Geral no Diretor responsável pelas operações e inquéritos. O Provedor de Justiça fez uma observação adicional a este respeito, nomeadamente, que o OLAF poderia considerar a possibilidade de atualizar o seu Manual de modo a refletir a sua nova prática no que diz respeito à assinatura de decisões de abertura e encerramento de processos pelo seu Diretor-Geral. Na sua decisão de encerramento, o Provedor de Justiça solicitou igualmente ao OLAF que o informasse se, nas suas cartas de convite relativas aos inquéritos internos, fornece informações sobre o caráter voluntário das entrevistas a outras pessoas que não os deputados, os gestores e o pessoal das instituições e organismos da UE, em conformidade com as informações fornecidas no seu manual.

Em resposta à observação adicional do Provedor de Justiça, o OLAF declarou que o seu Diretor-Geral tinha informado devidamente todo o pessoal do OLAF da nova prática relativa à assinatura de decisões de abertura e encerramento de processos. Já em julho de 2011, o seu manual tinha sido revisto em conformidade. Além disso, a nova prática foi confirmada nas novas «Instruções ao pessoal sobre os procedimentos de investigação»(a seguir designadas «Instruções»), que entrou em vigor em 1 de fevereiro de 2012. Este documento, que substitui o Manual do OLAF, enuncia os requisitos fundamentais, não previstos noutros documentos jurídicos, para o exercício das atividades do OLAF. O artigo 6.o, n.o 1, das instruções tem a seguinte redação: «Após análise do parecer emitido pela Unidade de Seleção e Revisão de Inquéritos, o Diretor-Geral decide se abre um inquérito ou um processo de coordenação ou arquiva o processo.» O artigo 22.o, n.o 1, das Instruções aborda o encerramento dos inquéritos e tem a seguinte redação: «O Diretor-Geral toma a decisão de encerrar um inquérito ou um processo de coordenação. Caso a sua decisão não esteja em conformidade com o parecer da Unidade de Seleção e Revisão de Inquéritos, o Diretor-Geral fundamentará a sua decisão."

No que diz respeito à pergunta do Provedor de Justiça sobre as informações fornecidas nas suas cartas de convite, o OLAF explicou que as cartas de convite dirigidas a outras pessoas que não os deputados, os gestores e o pessoal das instituições e organismos da UE nos inquéritos internos indicam que «o OLAF gostaria de obter delas todas as informações e explicações úteis que possam fornecer»(sublinhado no original). O OLAF acrescentou que a carta de convite não faz referência a quaisquer disposições jurídicas.

O OLAF teve plenamente em conta a observação adicional do Provedor de Justiça ao incluir informações sobre a sua nova prática nas Instruções, que substituem o seu Manual. No que diz respeito à sua resposta à pergunta do Provedor de Justiça sobre as informações fornecidas nas suas cartas de convite, afigura-se que o OLAF, ao especificar nos convites que "gostaria de obter" informações e explicações, que as pessoas em causa "podem fornecer", fornece informações sobre o carácter voluntário das entrevistas. Este acompanhamento construtivo deverá significar que o risco de reincidência da má administração identificada neste caso foi significativamente reduzido.

Processo 2605/2009/MF

O processo 2605/2009/MF dizia respeito a uma tentativa da Comissão, na sequência de uma auditoria, de recuperar uma subvenção de uma organização sem fins lucrativos. O Provedor de Justiça solicitou à Comissão que explicasse por que razão não podia alterar as conclusões retiradas do relatório de auditoria, tendo em conta os documentos apresentados pelo queixoso, apesar de terem sido apresentados tardiamente. A Comissão respondeu que estava disposta a proceder a uma análise completa dos documentos em causa e a rever o montante inicialmente reclamado na sua ordem de cobrança.

O Provedor de Justiça fez uma observação adicional à Comissão, sugerindo que considerasse a possibilidade de informar diretamente o queixoso da data em que esperava que a sua avaliação da documentação adicional estivesse concluída. Esta data deve, de preferência, ser no prazo de dois meses a contar da decisão do Provedor de Justiça de encerrar o caso, acrescentou.

A Comissão procedeu a uma reavaliação dos documentos apresentados pelo queixoso, informou-o em conformidade e reembolsou uma parte da sua ordem de cobrança, a saber, 70 737 euros. O autor da denúncia manifestou a sua satisfação com o resultado.

O Provedor de Justiça congratula-se com o rápido e construtivo seguimento dado pela Comissão a este caso.

Processo 3018/2009/(TN)(TS)TN

A queixa dizia respeito à rejeição de uma proposta de serviços de tradução. O queixoso alegou que o Tribunal de Justiça da UE i) aplicou incorretamente as regras que regem os procedimentos de concurso ao excluir a sua proposta por motivos inválidos; e ii) recusou-se erradamente a fornecer informações sobre os preços propostos pelos proponentes vencedores. A Provedora de Justiça concluiu que o procedimento de concurso relevante respeitava os princípios da boa gestão financeira, da igualdade de tratamento e da equidade. A fim de melhorar ainda mais os procedimentos de concurso do Tribunal, sugeriu que este considerasse a possibilidade de explicar, nos seus anúncios de concurso, as principais características do tipo de procedimento de concurso escolhido. O Tribunal poderia igualmente considerar a possibilidade de estabelecer claramente no caderno de encargos que, num procedimento por negociação, se reserva o direito de solicitar propostas mais baixas, se considerar que as propostas já apresentadas são excessivas.

Na sua resposta, o Tribunal declarou que subscreve a maior transparência recomendada pelo Provedor de Justiça. Nos futuros anúncios de concurso relativos à tradução jurídica, o Tribunal fornecerá, como sugerido, uma descrição das principais características de um procedimento por negociação. Esclarecerá igualmente, nas especificações correspondentes, que se reserva o direito, nesses procedimentos, de solicitar preços mais baixos caso considere que os preços oferecidos são excessivos e de rejeitar as propostas que, após essa negociação, ainda contenham preços excessivos.

O Provedor de Justiça congratula-se com o seguimento construtivo dado pelo Tribunal à sua observação complementar.

Processo 62/2010/RT

O queixoso respondeu a um convite à manifestação de interesse publicado pela Direcção-Geral da Tradução da Comissão. Não se qualificou para a segunda fase do processo de seleção, a saber, a prova oral. O queixoso solicitou à Comissão que revisse a sua candidatura e lhe fornecesse (i) a nota do 20.o candidato admitido à prova oral e (ii) a ficha de avaliação da sua prova escrita. A Comissão recusou-se a divulgar as informações solicitadas.

O Provedor de Justiça formulou uma observação crítica sobre o facto de a Comissão não ter divulgado a pontuação do 20.o candidato admitido à prova oral ou não ter explicado devidamente por que razão não pôde fazê-lo, apesar da sua promessa a este respeito. No que diz respeito à recusa da Comissão em divulgar a ficha de avaliação, o Provedor de Justiça fez uma observação adicional recordando que, tal como indicado no documento de exame corrigido comunicado ao queixoso, as correções efetuadas pelo(s) avaliador(es) nos concursos não constituem a avaliação final. Em conformidade com as disposições do Estatuto dos Funcionários, a avaliação final só pode ser efetuada pelo júri. Assim, se, no futuro, a Comissão conceder acesso à ficha de avaliação final do júri, os candidatos poderão ver a avaliação final das suas provas.

Na réplica, a Comissão indicou que tinha reexaminado a sua posição e informou a queixosa da nota do vigésimo candidato admitido à prova oral. Além disso, forneceu ao queixoso uma cópia da sua ficha de avaliação final.

A Comissão informou igualmente o Provedor de Justiça de que a DG Tradução criou um Comité Diretor para acompanhar de perto todos os procedimentos de seleção de agentes temporários. O Comité Diretor é presidido por um alto funcionário e é responsável por todos os aspetos processuais e jurídicos do processo de seleção. O presidente, ou um membro do Comité Diretor, está sistematicamente representado no júri para os processos de seleção. A Comissão explicou ainda que o Comité Diretor: i) toma todas as medidas necessárias para garantir que o processo de seleção é executado corretamente; ii) nomeia os membros do júri; iii) define os termos do convite à manifestação de interesse; iv) coordena os contactos com os candidatos; v) Define os critérios de classificação para as provas escrita e oral; vi) assegura a participação de um representante da Unidade de Recursos Humanos da DG Tradução no júri (segundo a Comissão, este último procede à avaliação final dos candidatos); vii) informa os candidatos dos seus resultados no processo de seleção (indicando a sua classificação, em caso de êxito, e as notas obtidas, em caso de fracasso); viii) a pedido, divulga as notas individuais obtidas, permitindo ao candidato ver a ficha de avaliação final da sua prova (alinhando assim a sua prática com as regras do concurso do EPSO); ix) Sempre que necessário, recorrer a todos os conselhos pertinentes do serviço competente.

O acompanhamento da Comissão é exemplar, nomeadamente em termos da impressionante gama de medidas adotadas para melhorar a qualidade dos seus procedimentos de seleção de agentes temporários no domínio da tradução.

Processo 325/2010/OV

O queixoso trabalhou para a Eurojust com base num contrato de agente temporário a termo de três anos. Dois anos depois de começar a trabalhar, ele se declarou doente e foi de licença por doença. De acordo com o queixoso, a sua doença foi consequência de intimidação psicológica e assédio/assédio no trabalho, incluindo por parte do seu supervisor na altura, um chefe de unidade em exercício. Em vários atestados médicos, tanto o médico do queixoso como o médico da Eurojust sugeriram a mediação o mais rapidamente possível. Recomendaram igualmente a reintegração do queixoso na Eurojust, mas longe do contacto direto com os seus antigos colegas.

Uma tentativa de mediação teve lugar em julho de 2009 e não teve êxito. O queixoso recusou-se a assinar o seu Relatório de Desenvolvimento de Carreira (CDR) e a Instância Conjunta (o órgão de recurso relevante) foi convocada. Esta Instância Comum concluiu que o REC do queixoso não tinha sido elaborado de forma justa e objectiva, uma vez que se baseava principalmente no conteúdo fornecido pelo antigo supervisor do queixoso. O diretor administrativo da Eurojust informou o queixoso de que o seu REC seria anulado e não incluído no seu processo pessoal. Informou igualmente o queixoso de que o seu contrato de agente temporário expiraria, tal como previsto, e não seria renovado.

Na sequência do seu inquérito sobre este caso, o Provedor de Justiça criticou o facto de: i) A Eurojust não agiu tão rapidamente como poderia e deveria ter agido em relação à reintegração do queixoso. Registou-se, por conseguinte, um atraso desnecessário em nome da Eurojust; ii) a decisão da Eurojust de anular o REC do queixoso sem retomar o procedimento estava incorreta.

Em resposta à primeira observação crítica, a Eurojust declarou que retirava ensinamentos da necessidade de dispor de um mecanismo para assegurar uma resposta rápida a um pedido de mediação. Indicou que, tendo em conta este objetivo, seria lançado um procedimento de concurso para um contrato-quadro de prestação de serviços de mediação. Além disso, a fim de prestar, o mais rapidamente possível, serviços de mediação e outros serviços que possam ser necessários para assistir um membro do pessoal, a Eurojust analisará a possibilidade de criar uma forma mais expedita de celebrar contratos acelerados para a prestação de serviços por contratantes externos para cobrir situações de emergência.

Na sua resposta à segunda observação crítica, a Eurojust declarou que lamentava não ter aparentemente explicado suficientemente a impossibilidade material com que foi confrontada para alterar o REC do queixoso, devido ao facto de o primeiro supervisor do queixoso ter deixado a Eurojust e de o queixoso ter manifestado constantemente a sua recusa em participar em qualquer exercício de avaliação que envolvesse o seu segundo supervisor (a saber, o chefe de unidade em exercício). No entanto, a Eurojust reconheceu que, ao anular o REC do queixoso, tinha tomado uma decisão que não estava prevista nas regras pertinentes. Isto foi um erro. A Eurojust reconheceu que se deveria ter limitado a confirmar ou alterar o REC. Afirmou novamente que tomou como lição que, em circunstâncias futuras semelhantes, aderirá às duas opções previstas no artigo 8.o, n.o 7, da Decisão Eurojust, de 24 de abril de 2009, relativa às disposições gerais de execução da avaliação anual do desempenho, ou seja, confirmará ou alterará o REC. Acrescentou que, caso alterasse o REC, retomaria o procedimento de REC na fase anterior àquela em que ocorreu o erro pertinente.

A Eurojust não só reconheceu os seus erros neste caso, como também definiu uma série de medidas destinadas a evitar erros semelhantes no futuro. Estas medidas devem ajudar a garantir que o risco de reincidência da má administração identificada neste caso é baixo.

Processo 413/2010/BEH

No processo 413/2010/BEH, a Agência de Execução para a Saúde e os Consumidores (EAHC) rejeitou o pedido do queixoso de apoio financeiro para uma conferência, com o fundamento de que não estava prevista a sua realização dentro do prazo estabelecido no convite à apresentação de propostas. Numa secção da proposta, o autor da denúncia tinha indicado erradamente que a conferência teria lugar em setembro de 2009, quando, de facto, deveria ter lugar em setembro de 2010. A data correta foi mencionada noutras partes da proposta. O Provedor de Justiça considerou que não era óbvio por que razão um requerente investiria uma quantidade significativa de tempo e recursos na elaboração de uma proposta para uma conferência fora do prazo pertinente. Por conseguinte, a EAHC deveria ter tido dúvidas quanto à exatidão das informações fornecidas pelo autor da denúncia no domínio em causa e poderia facilmente ter verificado essas informações. O Provedor de Justiça considerou que a EAHC não fez tudo o que deveria ter feito, em conformidade com os princípios da boa administração. Considerando que já não era possível à EAHC corrigir este caso de má administração, o Provedor de Justiça encerrou o processo com uma observação crítica. Ao mesmo tempo, o Provedor de Justiça aplaudiu o facto de a EAHC ter tomado medidas destinadas a excluir a repetição, em futuros convites à apresentação de propostas, do problema com que o queixoso se deparou. Fez também uma observação adicional, afirmando que, em futuros convites à apresentação de propostas, a EAHC poderia considerar a possibilidade de fornecer aos candidatos informações precisas sobre os casos em que entrará em contacto com os seus representantes legais e/ou pessoas de contacto. Além disso, a EAHC poderia considerar a possibilidade de informar os requerentes, nas suas decisões de rejeição de propostas, das possibilidades de que dispõem para impugnar ou interpor recurso dessas decisões.

Em resposta à observação crítica, a EAHC reiterou que tinha tomado medidas, antes do lançamento do convite à apresentação de propostas de 2010, para excluir, na medida do possível, problemas semelhantes aos enfrentados pelo queixoso, nomeadamente através da codificação do ano em que a conferência será organizada no formulário de candidatura eletrónico. A EAHC salientou que tinha mantido esta prática no convite à apresentação de propostas de 2011.

A EAHC explicou ainda que tinha decidido alterar o seu procedimento de notificação, que se segue à análise inicial das propostas. Salientou que informaria todos os candidatos cujas propostas não são admitidas ao procedimento de avaliação imediatamente após a análise inicial das propostas, e não apenas quando a Comissão adotasse a decisão de adjudicação. A EAHC declarou que informaria os requerentes em causa do motivo da não admissão das suas propostas, bem como da possibilidade de apresentar um pedido fundamentado de revisão dentro de um determinado prazo. Tal daria, nomeadamente, aos candidatos a possibilidade de chamar a atenção da EAHC para qualquer elemento que pudesse levar à admissão das suas propostas na fase de avaliação.

Em resposta à primeira parte da observação adicional do Provedor de Justiça, a EAHC declarou que tinha decidido rever o guia para os requerentes. O guia prevê agora explicitamente que a carta, através da qual os candidatos são informados da decisão sobre a sua proposta, será enviada ao representante legal da organização. Ao mesmo tempo, a EAHC salientou que tinha deixado inalteradas as descrições das funções da «pessoa de contacto» e do «representante legal». À luz destas descrições, a EAHC considerou indiscutível que o representante legal receberá todas as informações relativas à proposta e, se for caso disso, assinará a convenção de subvenção. Por outro lado, a pessoa de contacto será contactada para questões relacionadas com a organização da conferência e a gestão global.

Em relação à segunda parte da observação adicional, a EAHC salientou que tinha revisto a sua carta de notificação, que contém agora informações pormenorizadas sobre as vias de recurso disponíveis e os prazos aplicáveis. A EAHC anexou uma amostra de carta e salientou que a carta de notificação se refere à possibilidade de interpor um recurso de anulação contra a decisão da Comissão de rejeitar uma proposta, bem como de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça. A carta de notificação informa igualmente os requerentes da possibilidade de apresentarem um pedido de informações adicionais no prazo de um mês, deixando claro que esse pedido não suspende os prazos aplicáveis para a utilização de uma via de recurso.

No que diz respeito à observação crítica, o Provedor de Justiça observa que a EAHC, ao i) informar os requerentes em causa no final da análise inicial da exclusão da sua proposta e ii) ao prever a possibilidade de apresentar um reexame fundamentado, teve plenamente em conta a necessidade de clarificar eventuais erros administrativos. Além disso, ao manter a sua nova prática de codificação no formulário de pedido eletrónico do ano em que deve ter lugar uma conferência, a EAHC minimizou o risco de ocorrência de tais erros em relação à data da conferência. Além disso, a EAHC aceitou plenamente as sugestões contidas na observação adicional do Provedor de Justiça.

A resposta da EAHC às observações do Provedor de Justiça é exemplar e extremamente construtiva.

Processo 1301/2010/GG

Quando um vulcão islandês entrou em erupção em abril de 2010, milhares de voos na Europa foram cancelados. Em 4 de maio de 2010, a Comissão publicou, em diferentes sítios Web, informações sobre os passageiros aéreos afetados, incluindo um documento de perguntas e respostas. No dia seguinte, a Associação das Companhias Aéreas das Regiões da Europa enviou uma mensagem eletrónica à Comissão, chamando a sua atenção para o que considerava serem informações enganosas. Em especial, salientou que o documento implicava erradamente que os passageiros tinham automaticamente direito a indemnização em todos os casos de atraso da bagagem. A Comissão demorou duas semanas a concluir que parte das informações constantes do documento eram efetivamente enganosas e mais de um mês a removê-las do sítio Web pertinente. O Provedor de Justiça criticou a Comissão por publicar informações enganosas. Concluiu igualmente que o período de tempo que a Comissão demorou a retirar as informações enganosas do sítio Web era inaceitável. O Provedor de Justiça considerou que era necessária uma ação muito mais rápida, uma vez que a relevância das informações diminuiu à medida que a situação nos aeroportos europeus começou a regressar à normalidade.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão lamentou o facto de não ter agido mais rapidamente neste caso. Apresentou a seguinte fundamentação pormenorizada para explicar o atraso: para cada ponto ou questão levantada pelo queixoso, a Direção-Geral da Saúde e dos Consumidores («DG SANCO») teve de proceder a consultas com outros serviços da Comissão (nomeadamente, a Direção-Geral da Mobilidade e dos Transportes («DG MOVE») e a Direção-Geral da Justiça («DG JUST»), todos eles já ocupados a lidar com a crise. Isto inevitavelmente prolongou o tempo necessário para responder e complicou o tratamento do caso. Além disso, as questões diziam respeito a legislação que, em si mesma, é complexa. Em especial, um dos pontos contestados e que acabou por ser considerado potencialmente enganoso prendeu-se com a inter-relação entre dois atos legislativos complexos. Além disso, o caso exigiu igualmente o parecer do Serviço Jurídico da Comissão. A linha de conduta da DG SANCO orientou-se pelo objetivo de prosseguir diligentemente a coordenação interna necessária para tomar uma decisão informada sobre as questões suscitadas pelo autor da denúncia, tendo simultaneamente em conta a necessidade de ter em conta a urgência da situação.

A Comissão explicou que, desde os acontecimentos no centro desta denúncia, tem estado especialmente consciente da importância de garantir que as informações prestadas aos consumidores sobre os seus direitos sejam exatas e corretas. O incidente proporcionou a oportunidade de uma análise mais aprofundada da legislação em causa, bem como da sua aplicação a acontecimentos de grande envergadura e excecionais. Os ensinamentos retirados contribuirão para a revisão do Regulamento (CE) n.o 261/2004 que estabelece regras comuns para a indemnização e a assistência aos passageiros dos transportes aéreos em caso de recusa de embarque e de cancelamento ou atraso considerável dos voos. Além disso, a Comissão explicou que, em várias ocasiões, tinha demonstrado a sua abordagem de cooperação e capacidade para reagir rapidamente às reivindicações das partes interessadas no domínio dos direitos dos passageiros, tal como demonstrado pela Campanha dos Direitos dos Passageiros do Verão de 2010 e pelo recente seguimento da consulta pública sobre os direitos dos passageiros aéreos realizada entre o final de 2009 e o início de 2010. A Comissão acrescentou que, desde 2005, tem desenvolvido contactos regulares com as associações europeias de companhias aéreas. Estes contactos incluem várias reuniões informais por ano sobre os direitos dos passageiros dos transportes aéreos. Além disso, a DG MOVE envolveu sistematicamente o setor em cada atividade de informação que desenvolveu desde 2005 e teve devidamente em conta os seus contributos e aconselhamento.

A Comissão acrescentou que, na sequência do incidente em causa, a DG SANCO envidou um esforço adicional para sensibilizar o seu pessoal para os cuidados necessários ao tratamento das informações publicadas na página Web relativa aos consumidores. Foi recordado ao pessoal os procedimentos internos necessários para assegurar a coordenação e os controlos adequados a montante antes de a publicação de informações no sítio Web poder ser autorizada. Além disso, foram estabelecidas medidas para dar resposta a eventuais objeções levantadas por terceiros. Tal implica envolver o Serviço Jurídico desde o início, para além dos serviços de tutela em causa, a fim de assegurar a coerência e a legalidade na apresentação de informações em situações semelhantes às que estão no cerne do presente processo.

Dada a importância de corrigir prontamente os erros contidos nas informações fornecidas ao público em casos invulgares e inesperados, devem ser tomadas precauções adicionais se a exatidão ou exatidão das informações publicadas for contestada. Em especial, sempre que as questões suscitadas exijam coordenação e consulta com outros serviços, a consulta será tratada com caráter de urgência e não no âmbito de procedimentos normalizados. Isto significa tratar o pedido em prazos muito mais curtos do que os fixados para o tratamento dos pedidos normais. Se se verificar que a questão suscita sérias dúvidas que exijam uma análise mais aprofundada, os elementos contestados serão imediatamente retirados do sítio Web até que a questão possa ser esclarecida.

Todos estes elementos foram resumidos numa nota interna, cuja cópia foi apresentada ao Provedor de Justiça. A Comissão acrescentou que, no futuro, serão envidados mais esforços para melhorar as orientações fornecidas aos consumidores de forma exata e atempada.

Embora o Provedor de Justiça não esteja inteiramente convencido pelas explicações fornecidas pela Comissão no que diz respeito ao atraso incorrido no caso em apreço, as medidas concretas de acompanhamento tomadas pela Comissão, que também são descritas numa nota dirigida aos chefes de unidade da DG SANCO, são exemplares. O Provedor de Justiça congratula-se, em particular, com o facto de o inquérito de iniciativa própria que mencionou na sua decisão sobre este caso, relativo a possíveis problemas sistémicos neste domínio, ter deixado de ser necessário. O seguimento construtivo da Comissão parece ter abordado as questões subjacentes.

Processo 1342/2010/MHZ

Em 2010, o queixoso apresentou uma queixa de denúncia ao Chefe da Agência Europeia de Defesa («AED»), alegando que tinham ocorrido algumas irregularidades no domínio da gestão do pessoal da AED. O chefe da AED não respondeu a este aspecto da queixa do queixoso. Por conseguinte, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça, alegando que a AED deveria responder à sua queixa de denúncia de irregularidades e que deveria ser realizado um inquérito administrativo adequado a esse respeito. Esta situação levou a AED a retirar o acesso do queixoso às suas bases de dados com o fundamento de que tinha divulgado informações confidenciais ao Provedor de Justiça.

Em resultado da intervenção do Provedor de Justiça, a AED respondeu ao queixoso e realizou uma investigação. O Provedor de Justiça considerou, no entanto, que o inquérito não era suficientemente exaustivo e completo. Emitiu uma primeira observação crítica nesse sentido. Além disso, uma vez que o queixoso não aceitou o pedido de desculpas da AED por ter retirado o seu direito de acesso às suas bases de dados, o Provedor de Justiça fez uma segunda observação crítica, afirmando que essa retirada constitui uma medida ilegal, que equivale a sancionar um denunciante. O Provedor de Justiça recordou igualmente à AED que a entrada em vigor do Tratado de Lisboa lhe confere poderes para receber queixas apresentadas contra a AED, incluindo quaisquer informações confidenciais que possam conter.

Na sua resposta de seguimento, a AED declarou que i) aceitava as conclusões do inquérito do Provedor de Justiça; ii) tinha tomado medidas para evitar problemas semelhantes no futuro e iii) pediu desculpa ao autor da denúncia. Além disso, a fim de melhorar o desempenho da AED em matéria de boa administração e reforçar o seu empenho nas normas e procedimentos da UE, a AED adotou o Código Europeu de Boa Conduta Administrativa. Além disso, um representante do Provedor de Justiça informou os membros do pessoal da AED sobre as normas de boa administração e forneceu-lhes uma cópia do Código. Tal resultou igualmente das conversações entre o Provedor de Justiça e o Diretor Executivo da AED, que tiveram lugar em maio de 2011.

O Provedor de Justiça congratula-se com as medidas tomadas pela AED para melhorar a qualidade da sua administração.

OI/1/2010/(BEH)MMN

Um cidadão norueguês candidatou-se a um cargo de gestor informático na Missão Europeia de Polícia para os Territórios Palestinianos («EUPOL COPPS»). Apesar de ter sido incluído na lista restrita e de ter participado numa entrevista, a sua candidatura acabou por ser infrutífera.

O anúncio de vaga pertinente previa que os candidatos deviam ser nacionais da UE ou nacionais de um país terceiro que tenha contribuído para a EUPOL COPPS. Não foi contestado que os nacionais noruegueses pertencem a esta última categoria. O anúncio de vaga estipulava ainda que o candidato selecionado necessitava de uma credenciação de segurança. Acrescentou que seria vantajoso se um candidato já tivesse obtido essa credenciação, uma vez que, caso contrário, os candidatos teriam de ser submetidos a um inquérito de segurança.

Na sua carta informando o recorrente de que o seu pedido tinha sido indeferido, a EUPOL COPPS indicou que a sua decisão tinha uma dupla fundamentação. Em primeiro lugar, o queixoso era nacional de um país terceiro. Em segundo lugar, não dispunha da credenciação de segurança necessária. No seu parecer, a EUPOL COPPS alegou que tinha havido um erro e que a posição pertinente não deveria ter sido aberta aos nacionais de países terceiros.

O Provedor de Justiça observou que, segundo jurisprudência assente, a autoridade investida do poder de nomeação não pode afastar-se dos termos do anúncio de vaga. A Provedora de Justiça concluiu que, ao basear a sua rejeição da candidatura do queixoso nos dois motivos acima referidos, a EUPOL COPPS manifestamente não respeitou o anúncio de vaga pertinente. Por conseguinte, fez uma observação crítica.

No seu seguimento, a EUPOL COPPS informou o Provedor de Justiça, em primeiro lugar, de que, na sequência do seu inquérito, se tinha esforçado por melhorar os seus procedimentos administrativos, incluindo os seus procedimentos de recrutamento. Em especial, os anúncios de abertura de vaga agora publicados mencionam uma credenciação de segurança obrigatória, que é exigida aos nacionais da UE e de países terceiros. No caso de cargos sensíveis, os anúncios de abertura de vaga indicam se é ou não aceite uma credenciação de segurança equivalente de um país terceiro. Em segundo lugar, a EUPOL COPPS anunciou que, em colaboração com o Serviço Europeu para a Ação Externa, se esforçaria por rever com ainda maior cuidado as qualificações e a credenciação de segurança dos requerentes. Em terceiro lugar, apenas procederá a comunicações oficiais com os candidatos através do departamento de recursos humanos. A comunicação informal será evitada. Por último, a EUPOL COPPS acrescentou que não agiu de má-fé e que continuará a racionalizar os seus procedimentos operacionais a fim de garantir o respeito pelos direitos dos cidadãos.

O caso de má administração identificado pelo Provedor de Justiça neste caso foi o incumprimento, por parte da EUPOL COPPS, das condições estabelecidas no anúncio de vaga pertinente. A EUPOL COPPS poderá, por conseguinte, evitar cometer este tipo de má administração no futuro, clarificando ou alterando, se necessário, os seus anúncios de abertura de vagas e assegurando que as candidaturas são cuidadosamente tratadas em conformidade com as condições neles estabelecidas. Resulta da resposta apresentada ao Provedor de Justiça que a primeira e a segunda medidas acima descritas visam alcançar este objetivo.

O Provedor de Justiça considera que as medidas adotadas pela EUPOL COPPS deverão contribuir para minimizar o risco de reincidência da má administração identificada neste caso.

Processo 439/2011/AN

O autor da denúncia participou num processo de seleção organizado pela Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão (a seguir designada «Energia de Fusão»). Apresentou uma série de queixas ao Provedor de Justiça. Na sua decisão, o Provedor de Justiça considerou que os candidatos aos processos de seleção da UE podem razoavelmente esperar receber, pelo menos, um calendário estimado no que diz respeito às principais etapas. As informações fornecidas pela Empresa Comum Energia de Fusão no seu sítio Web e nas suas respostas ao autor da denúncia foram manifestamente insuficientes. O Provedor de Justiça emitiu uma observação crítica. No que diz respeito à ausência de resposta da Fusion for Energy ao pedido de informações final do queixoso, o Provedor de Justiça observou que a Fusion for Energy tinha apresentado um pedido de desculpas por esse comportamento.

Na sua resposta de acompanhamento, a Empresa Comum Energia de Fusão informou o Provedor de Justiça de que tinham sido tomadas, ou estão a ser tomadas, disposições práticas para melhorar os futuros procedimentos de seleção e demonstrar o empenho numa cultura administrativa de serviço. Estes acordos incluem o seguinte:

- inclusão de informações sobre a duração média de um processo de seleção (normalmente seis meses) no anúncio de vaga;

- publicação no sítio Web da Empresa Comum Energia de Fusão de um calendário indicativo para cada fase do processo de seleção. O planeamento será atualizado regularmente no sítio Web caso se prevejam atrasos, de modo a informar devidamente os candidatos.

Além disso, a Empresa Comum Energia de Fusão confirmou o seu compromisso de tratar as questões ou pedidos de informação dos candidatos com a maior brevidade possível e, em qualquer caso, em conformidade com os prazos estabelecidos no Código de Boa Conduta Administrativa da Empresa Comum Energia de Fusão.

A Empresa Comum Energia de Fusão respondeu de forma construtiva à observação crítica do Provedor de Justiça. Tomou medidas para melhorar a transparência dos seus procedimentos de seleção e demonstrou um claro empenho numa cultura administrativa de serviço.

B. Outros processos por instituição

1. O Parlamento Europeu

Processos 2986/2008/MF e 2987/2008/MF

Em 1 de Maio de 2004, o Estatuto dos Funcionários da UE introduziu uma nova estrutura de carreiras e novas tabelas salariais. As disposições transitórias incluíam um "fator multiplicador" (MF) para determinar a proporção da nova tabela salarial que devia ser paga a cada funcionário recrutado antes de 1 de maio de 2004. Os queixosos nos processos 2986/2008/MF e 2987/2008/MF alegaram que a prática do Parlamento, segundo a qual o FM para os seus funcionários aumentaria automaticamente para um, dois anos após a sua primeira promoção ao abrigo do novo sistema, era incompatível com o Estatuto, uma vez que era automático e, por conseguinte, arbitrário. O Provedor de Justiça concordou e instou o Parlamento a alterar a sua prática. O Parlamento recusou, afirmando que a sua interpretação não tinha sido criticada por qualquer decisão judicial. Manteve a sua posição, apesar de o Provedor de Justiça ter chamado a sua atenção para a interpretação que o Tribunal Geral fez da disposição pertinente no seu acórdão de 2 de julho de 2010 («processo Lafili»). O Provedor de Justiça criticou o Parlamento por este grave caso de má administração. Observou que a prática do Parlamento diferia da de todas as outras instituições da UE, pelo que, em alguns casos, conferia uma vantagem financeira considerável aos seus funcionários em relação aos funcionários que trabalhavam para outras instituições. Esta prática viola os artigos 4.o («licitude»), 5.o («ausência de discriminação») e 11.o («equidade») do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa e constitui um caso grave de má administração, afirmou.

Na sua resposta, o Parlamento declarou que, cerca de seis anos após a introdução da sua prática, todos os seus agentes permanentes e temporários, com exceção de 204 (em 7 000), dispõem agora de um FM de um. Além disso, o Parlamento insistiu em que não tinha sido proferido qualquer acórdão pelo Tribunal de Justiça sobre a sua interpretação da disposição pertinente (artigo 7.o do anexo XIII), o que o obrigaria a alterar a sua prática. O Parlamento referiu igualmente a complexidade intrínseca da disposição em questão.

Ao mesmo tempo, o Parlamento reconheceu que era de lamentar a falta de uma aplicação uniforme das disposições do anexo XIII em todas as instituições da UE. Afirmou que só podia concordar com o apelo do Provedor de Justiça no sentido de, no futuro, essas divergências serem eliminadas. O Parlamento considera que os mecanismos necessários para evitar tais divergências estão em vigor a nível interinstitucional, sob a forma do Comité do Estatuto, do Colégio dos Chefes de Administração e do Comité Preparatório para as Questões Administrativas. Estes mecanismos devem contribuir significativamente para fornecer orientações atempadas sobre a forma como as instituições devem aplicar quaisquer novas disposições complexas do Estatuto dos Funcionários. O Parlamento conclui afirmando que tem o prazer de informar o Provedor de Justiça de que está disposto a promover a cooperação interinstitucional sobre estas questões e a reforçar o aconselhamento jurídico sobre as melhores práticas da sua administração.

Embora seja lamentável que a administração do Parlamento ainda se recuse a reconhecer que a sua prática não está em conformidade com a interpretação autorizada da disposição aplicável que se encontra na jurisprudência, o Provedor de Justiça regista a expressão de apoio do Parlamento a medidas destinadas a evitar má administração semelhante no futuro. 

Processo 3135/2008/MF

Em 2005, o Parlamento atribuiu dois pontos de mérito ao queixoso, um funcionário do Parlamento. Tal refletiu-se no seu relatório de notação. No início de 2006, o queixoso ficou gravemente doente e teve de ficar de baixa por doença até Setembro de 2006. Voltou a trabalhar a tempo parcial durante o resto do ano. Em 2007, o Parlamento atribuiu-lhe um ponto de mérito para o exercício de promoção de 2006. O Provedor de Justiça criticou o Parlamento por esta decisão, que considerou injusta.

Na sua resposta, o Parlamento declarou que não tinha em conta a situação sanitária do queixoso nem os condicionalismos objetivos que essa situação impunha ao seu desempenho ao decidir atribuir pontos de mérito para 2006. Além disso, indicou que o artigo pertinente das suas Medidas de Aplicação relativo à atribuição de pontos de mérito e de promoções é muito claro e prevê uma atribuição automática do mesmo número de pontos que no ano anterior apenas em caso de ausência do funcionário em causa durante todo o ano de referência. Não foi este o caso do queixoso. Por conseguinte, o Parlamento teve de respeitar as suas regras internas e proceder a uma avaliação efectiva dos méritos do queixoso para 2006.

O Parlamento sustentou que o queixoso não tinha o direito de receber automaticamente o mesmo número de pontos de mérito para o exercício de apresentação de relatórios de 2006 que obteve no exercício anterior. Tendo em conta as regras internas aplicáveis, o Parlamento anunciou a sua incapacidade de tomar novas medidas.

O seguimento dado pelo Parlamento neste caso não é satisfatório. Na sua resposta, o Parlamento limita-se a repetir os argumentos que já apresentou durante o inquérito do Provedor de Justiça.

Processo 1329/2010/MF

O processo 1329/2010/MF dizia igualmente respeito, nomeadamente, ao método utilizado pelo Parlamento para calcular o fator de multiplicação aplicável aos funcionários recrutados antes de 1 de maio de 2004 e promovidos após essa data. O queixoso alegou que o Parlamento utilizava um método de cálculo do seu salário diferente do utilizado por todas as outras instituições da UE. O Provedor de Justiça considerou que o método de cálculo do Parlamento não se baseava numa interpretação claramente errada da disposição pertinente (artigo 7.o, n.o 2, do anexo XIII do Estatuto dos Funcionários). Salientou, no entanto, que o princípio da unidade da função pública europeia implica que todas as instituições interpretem e apliquem o Estatuto de forma coerente. Os diferentes métodos de cálculo conduziram a diferenças salariais inaceitáveis e que, contrariamente à opinião do Parlamento, não podiam ser consideradas mínimas. O Provedor de Justiça encerrou o processo com a sugestão de que as instituições da UE deveriam chegar a acordo sobre uma metodologia comum para o cálculo dos novos vencimentos de base dos funcionários após a promoção. Sugeriu igualmente que, antes da próxima revisão do Estatuto dos Funcionários da UE, as instituições da UE deveriam criar um mecanismo para identificar dificuldades de interpretação das disposições revistas e chegar a uma posição comum numa fase suficientemente precoce para evitar divergências na prática. De acordo com o princípio da cooperação leal, cada instituição deve evitar compromissos e decisões prematuros que dificultem a aceitação e aplicação de uma posição comum.

O Parlamento agradeceu ao Provedor de Justiça na sua resposta e assegurou-lhe que apoia plenamente o princípio da unidade da função pública europeia. O Parlamento declara ainda que deseja tranquilizar o Provedor de Justiça quanto ao facto de os seus representantes nos vários fóruns interinstitucionais, nomeadamente no Comité Preparatório para as Questões Administrativas (CPQS), se esforçarem por alcançar uma abordagem comum por parte de todas as instituições no que diz respeito às questões relacionadas com a aplicação dos direitos e obrigações previstos no Estatuto dos Funcionários. Se, apesar dos seus melhores esforços, não for possível chegar a uma posição comum entre todas as instituições, o Parlamento reserva-se, no entanto, o direito de adoptar uma interpretação do Estatuto que, na sua opinião, melhor corresponda ao espírito das disposições pertinentes do Estatuto e aos interesses do seu pessoal.

O Provedor de Justiça observa que o Parlamento demonstrou a sua vontade de apoiar o princípio da unidade da função pública europeia e a ideia de uma abordagem comum a adotar por todas as instituições da UE no que diz respeito à aplicação do Estatuto dos Funcionários.

Nota:

O Provedor de Justiça informou da sua decisão os presidentes das instituições que contribuíram para o seu inquérito (a saber, a Comissão Europeia, o Conselho da UE, o Tribunal de Justiça, o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões e o Tribunal de Contas Europeu), bem como os presidentes dos órgãos administrativos responsáveis pela harmonização da aplicação do Estatuto dos Funcionários da UE (a saber, o Colégio dos Chefes de Administração e o Comité do Estatuto). Por carta de 17 de fevereiro de 2012, a Comissão informou o Provedor de Justiça de que considerava igualmente insatisfatório que existissem interpretações divergentes relativamente ao artigo 7.o, n.o 2, do anexo XIII do Estatuto e, por conseguinte, uma falta de prática comum. Observou igualmente que já existe um mecanismo de debate sobre estas questões sob a forma do Colégio dos Chefes de Administração (CAC), que é frequentemente bem sucedido na mediação entre as posições das diferentes instituições. Por último, a Comissão declarou que a ACC e o seu comité subordinado procurarão encontrar soluções para as questões levantadas pelo Provedor de Justiça.

2. A Comissão Europeia

Processo 56/2007/PB

Este processo dizia respeito a um pedido de informações e documentos, apresentado à Comissão em finais de 2006. O queixoso, funcionário reformado, pediu à Comissão que lhe fornecesse informações detalhadas sobre os trabalhos do Regime Comum de Seguro de Doença ou, em alternativa, documentos dos quais ele próprio pudesse extrair essas informações. À luz do seu inquérito, que envolveu uma inspecção que revelou uma série de deficiências no tratamento do caso pela Comissão, o Provedor de Justiça formulou uma observação crítica e uma observação adicional.

A observação crítica observou que, embora a Comissão tenha tomado algumas medidas positivas em resposta ao extenso pedido de informações do autor da denúncia, se absteve de respeitar plenamente as normas pertinentes para o tratamento desses pedidos, nomeadamente um nível adequado de espírito de serviço, diligência e objetividade.

A observação adicional observou que o presente processo suscitava questões relativas ao tratamento pela Comissão de pedidos de informação complexos e exaustivos. O Provedor de Justiça incentivou a Comissão a adotar e emitir orientações adicionais para os seus serviços a este respeito. As orientações devem ter por objetivo assegurar que a recusa total ou parcial de pedidos de informação, que sejam complexos e/ou extensos e que não sejam manifestamente abusivos, inclua uma estimativa aproximada do tempo ou dos recursos que, de outro modo, os serviços teriam de investir para satisfazer o pedido de informação. O Provedor de Justiça recordou ainda que, em 2008, publicou um estudo sobre a questão do acesso à informação nas bases de dados. Este estudo, que foi enviado à Comissão na altura para informação, está disponível no sítio Web do Provedor de Justiça. A Comissão pode querer inspirar-se no conteúdo deste estudo, afirmou.

A Comissão informou o Provedor de Justiça das medidas que tenciona tomar ou já tomou. No que diz respeito à disponibilidade dos dados, a Comissão salientou que, no futuro, produziria informações estatísticas mais facilmente acessíveis, nomeadamente no que diz respeito a acidentes e doenças relacionadas com o trabalho. Na ausência da possibilidade imediata de introduzir um novo sistema informático, a Comissão garantirá o acesso a essas informações estatísticas através do contratante responsável pelo seguro dos funcionários, em conformidade com o artigo 73.o do Estatuto dos Funcionários. Com efeito, o contrato em causa estipula que o prestador dos serviços de seguros deve fornecer essas informações.

No que diz respeito à carga de trabalho, esta continua a ser uma preocupação para o serviço em questão, afirmou a Comissão. É particularmente difícil identificar e investigar documentos que contenham dados estritamente confidenciais de natureza pessoal e médica. É, portanto, muito difícil dizer antecipadamente quanto tempo e trabalho será necessário para extrair tais informações ou dados.

Em conclusão, a Comissão declarou que está em vias de aplicar as medidas necessárias para satisfazer o pedido do autor da denúncia e facilitar as respostas a pedidos futuros.

A Comissão está a tomar medidas concretas para resolver a má administração identificada neste caso e para garantir as melhorias desejáveis pretendidas pelas observações do Provedor de Justiça.

Processo 803/2007/(VIK)(CK)ANA

A queixa diz respeito ao alegado incumprimento, por parte da Comissão, das obrigações que lhe incumbem por força do Regulamento dos Fundos Estruturais da UE. O Provedor de Justiça abriu um inquérito sobre as alegações do queixoso de que a Comissão não lhe respondeu nem investigou as alegações que comunicou, ii) assegurou o bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo do Programa Operacional (PO) X, incluindo a existência de procedimentos objetivos para avaliar o pessoal da autoridade de gestão (AG), e iii) assegurou o cumprimento das regras da UE em matéria de contratos públicos.

O Provedor de Justiça considerou que a reação da Comissão à queixa não era adequada e emitiu um projeto de recomendação solicitando à Comissão que investigasse exaustivamente as alegações do queixoso e lhe fornecesse uma resposta específica e adequada. No seu parecer circunstanciado, a Comissão declarou que realizou uma auditoria dos processos de auditoria detidos pelas autoridades nacionais competentes e pela AG do PO X, entrevistou pessoal e analisou os procedimentos de contratação pública pertinentes. A Comissão não detetou irregularidades significativas. Nas suas observações, o queixoso alegou que a auditoria da Comissão ignorou as questões que tinha levantado.

Na sua decisão, o Provedor de Justiça criticou a Comissão por não ter investigado exaustivamente as alegações do queixoso e por não lhe ter dado uma resposta específica e adequada.

Na sua resposta à observação crítica, a Comissão considerou que tomou as medidas necessárias para investigar as alegações do queixoso, solicitando informações às autoridades nacionais competentes, realizando uma auditoria e informando o OLAF, que realizou e conduziu um inquérito separado sobre o assunto. Tendo em conta o facto de os Fundos Estruturais serem executados em regime de «gestão partilhada» com os Estados-Membros, a Comissão insistiu em que os seus serviços agissem na medida em que fossem competentes para agir. Além disso, a Comissão declarou que o âmbito da análise do Provedor de Justiça se limita a examinar a adequação da reação da Comissão às alegações do queixoso contra as autoridades nacionais competentes. Qualquer análise da forma como a Comissão gere e aplica os Fundos Estruturais é da responsabilidade do Tribunal de Contas.

O Provedor de Justiça observa que a Comissão não colaborou nem abordou as questões que salientou na sua observação crítica. Mantém a estreita compreensão das suas próprias responsabilidades que adoptou desde o início do inquérito do Provedor de Justiça. Além disso, a insinuação da Comissão de que o inquérito do Provedor de Justiça se sobrepunha às responsabilidades de auditoria do Tribunal de Contas não tem fundamento. Ao tratar a presente queixa, o Provedor de Justiça, em conformidade com o seu mandato, examinou a existência de má administração por parte da Comissão no exercício das suas responsabilidades na execução dos Fundos Estruturais.

O Provedor de Justiça lamenta que a resposta da Comissão não ofereça garantias de que uma má administração semelhante não se repetirá no futuro.

Processo 1146/2007/(BU)JF

A queixosa, divorciada de um funcionário da Comissão, recebeu abonos por filho a cargo e escolar para os seus dois filhos em nome e por conta do seu ex-marido. Na sequência de uma verificação interna do processo do funcionário, a Comissão verificou que alguns destes subsídios tinham sido pagos em excesso. Requereu os montantes correspondentes ao autor da denúncia.

Durante o seu inquérito, o Provedor de Justiça observou que a queixosa tinha conhecimento de que os seus filhos tinham apresentado todos os elementos de prova pertinentes que justificavam os subsídios ao seu pai, o funcionário da Comissão, que, em princípio, os transmitiu à Comissão. Descobriu ainda que a Comissão não informou atempadamente o queixoso sobre as regras aplicáveis aos subsídios em questão e que o queixoso não tinha conhecimento da irregularidade nos pagamentos da Comissão. Por último, sublinhou que a queixosa, que estava desempregada, tinha sempre transferido o abono por filho a cargo e o abono escolar para os seus filhos. Foram eles que, posteriormente, contraíram um empréstimo e reembolsaram os montantes reclamados à Comissão.

Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça propôs, em primeiro lugar, uma solução amigável e, posteriormente, um projeto de recomendação à Comissão para que esta reembolsasse ao queixoso metade dos subsídios recuperados (ou seja, 5 269,41 EUR). Na opinião do Provedor de Justiça, trata-se de um montante razoável. A Comissão recusou tanto a proposta de solução amigável como o projeto de recomendação. O Provedor de Justiça encerrou o processo com uma observação crítica.

No seu seguimento, a Comissão sublinhou que a decisão no caso em apreço resultava tanto das características específicas do caso do autor da denúncia como dos procedimentos utilizados na altura para a recuperação dos pagamentos em excesso. Salientou o seu empenho constante e permanente em informar devidamente o seu pessoal e outras pessoas, também no que diz respeito às regras aplicáveis na matéria.

Embora a Comissão afirme, em termos gerais, que está empenhada em informar devidamente o pessoal e terceiros sobre as regras aplicáveis, nomeadamente, aos subsídios, nada na sua resposta indica que tenha tentado retirar ensinamentos do presente processo, a fim de reduzir o risco de uma má administração semelhante no futuro.

Processo 2395/2007/VIK

Nos seus esforços para alargar o seu grupo de peritos em TI, o autor da denúncia enviou ofertas de emprego a profissionais de TI que trabalhavam para a Comissão na qualidade de consultores externos. O autor da denúncia utilizou os endereços de correio eletrónico que a Comissão tinha criado para os seus consultores externos. A Comissão solicitou ao autor da denúncia que deixasse imediatamente de enviar as mensagens de recrutamento e lançou um inquérito a fim de determinar se o autor da denúncia tinha violado as suas obrigações contratuais e/ou as regras relativas à proteção de dados pessoais. Na sua queixa ao Provedor de Justiça, o queixoso contestou as medidas tomadas pela Comissão. O Provedor de Justiça constatou a existência de má administração em três contas e concluiu o seu inquérito com três observações críticas, a saber:

«Ao acusar o autor da denúncia de ter abusado do sistema de correio eletrónico interno da Comissão e de ter violado as suas obrigações contratuais antes mesmo de ter iniciado e levado a cabo uma investigação sobre as questões pertinentes, a Comissão não demonstrou imparcialidade em relação ao autor da denúncia neste momento. Por conseguinte, a instituição não respeitou a exigência de imparcialidade, prevista no artigo 8.°, n.° 1, do ECGAB (Código Europeu de Boa Conduta Administrativa) e no artigo 41.° da Carta.

Ao ordenar ao autor da denúncia que deixasse de enviar as mensagens de correio eletrónico de recrutamento sem dispor de uma base jurídica para o fazer, a Comissão violou o artigo 4.o do ECGAB.

A Comissão não apresentou ao Provedor de Justiça razões válidas para ter de copiar a sua carta de 3 de Julho de 2007 dirigida aos outros membros do consórcio do queixoso. Por conseguinte, o Provedor de Justiça conclui que a ação da Comissão nesse sentido não respeitou o princípio da proporcionalidade, consagrado no artigo 6.o do CEGAL."

No que diz respeito à primeira observação crítica, a Comissão esclareceu que o inquérito interno realizado pela sua Direção de Segurança tinha começado em 7 de novembro de 2006. A Comissão admitiu que a redação da sua carta dessa data devia ter deixado claro que a Comissão se referia a um potencial abuso e a uma eventual violação grave do contrato em causa, e que o objetivo do inquérito era verificar se esse abuso tinha efetivamente sido cometido. A Comissão confirmou que apresentaria desculpas ao autor da denúncia pela redação da sua carta e fê-lo em 20 de junho de 2012.

No que diz respeito à segunda observação crítica, a Comissão alegou que estava obrigada a agir como fez para pôr termo à utilização ilícita de dados pessoais que estava a ter lugar e pela qual podia, em última análise, ser responsabilizada. Admitiu, no entanto, que a situação teria sido mais fácil de resolver se tivesse havido uma maior clareza quanto ao nível de comportamento aceitável que pode legitimamente esperar dos adjudicatários e dos empreiteiros. A Comissão informou o Provedor de Justiça de que o serviço responsável por este dossiê elaborará um código de conduta que abrangerá, em especial, a transição entre a eliminação progressiva de um quadro contratual existente e a introdução progressiva do seguinte. Este código emitirá orientações de comportamento aceitável e remeterá, se necessário, para disposições jurídicas e princípios deontológicos que continuam a ser aplicáveis mesmo após o termo dos contratos-quadro assinados com o contratante cessante ou — como foi o caso no presente processo — mesmo antes da assinatura dos contratos-quadro com o novo contratante.

Na opinião da Comissão, o raciocínio do Provedor de Justiça relativamente à terceira observação crítica era contraditório. No entanto, declarou que informaria os membros do consórcio do autor da denúncia de que a investigação sobre um eventual incumprimento do contrato acabaria por ser encerrada sem qualquer outra ação e que o autor da denúncia era então, e continua a ser, um respeitado prestador de serviços informáticos da Comissão. Fê-lo em 20 de junho de 2012.

O Provedor de Justiça congratula-se com o seguimento construtivo dado pela Comissão às observações críticas, especialmente tendo em conta o facto de ter reservas sobre algumas das questões nelas identificadas.

Nota

Em 29 de outubro de 2012, a Comissão escreveu ao Provedor de Justiça para chamar a atenção para o que referiu como uma admissão errada que tinha feito durante o inquérito e que considerava ter sido a principal razão para a segunda observação crítica emitida pelo Provedor de Justiça. A Comissão desculpou-se por este erro administrativo, que, segundo afirmou, pode ter impedido o Provedor de Justiça de compreender plenamente todos os elementos deste complexo processo. A Comissão considerou que, apesar da fase muito tardia do procedimento, valia a pena corrigir este erro administrativo lamentável e manter o Provedor de Justiça Europeu informado com total transparência.

Processo 3031/2007/(BEH)VL

O Provedor de Justiça concluiu, no processo 3031/2007/VL, que i) as informações que a Comissão forneceu sobre o programa Erasmus Mundus levaram os estudantes de fora da UE a acreditar que a sua bolsa lhes permitiria beneficiar de um nível de vida digno segundo os padrões europeus e ii) o montante disponível não era suficiente para esse efeito. Na opinião do Provedor de Justiça, as informações publicadas pela Comissão não forneceram aos estudantes informações corretas e fiáveis. Num projeto de recomendação, o Provedor de Justiça propôs que a Comissão efetuasse um pagamento ex gratia de 1 500 EUR a cada um dos estudantes em causa pelos inconvenientes sofridos. Encerrou o processo com uma observação crítica depois de a Comissão ter rejeitado o projeto de recomendação.

Na sua resposta, a Comissão manteve o seu ponto de vista de que não cometeu um caso de má administração. No entanto, lamentou profundamente o facto de o autor da denúncia ter sofrido consequências negativas e declarou que já tinha tomado as medidas necessárias para evitar quaisquer incidentes semelhantes no futuro.

Mais especificamente, a Comissão e a Agência de Execução relativa à Educação, ao Audiovisual e à Cultura (EACEA) tomaram medidas para especificar e clarificar melhor as informações contidas nos materiais e instrumentos destinados aos beneficiários do programa Erasmus Mundus. Por exemplo, a secção de perguntas frequentes no sítio Web da EACEA contém agora respostas específicas às perguntas sobre a bolsa e os custos cobertos.

Além disso, a Comissão e a EACEA tomaram medidas para melhorar a informação prestada aos potenciais estudantes Erasmus Mundus pelos consórcios participantes, nomeadamente através dos seus sítios Web. Estas informações dizem especificamente respeito ao nível das propinas e ao montante remanescente após a dedução das propinas. As orientações para os sítios Web dos consórcios contêm igualmente instruções pormenorizadas sobre as informações que os consórcios que participam no programa Erasmus Mundus devem fornecer aos potenciais estudantes.

No que diz respeito à estrutura das bolsas Erasmus Mundus, a Comissão alegou que, desde 2009, as bolsas Erasmus Mundus foram alteradas, de modo a responder melhor aos diferentes tipos de custos incorridos — contribuição para viagens, instalação e qualquer outro tipo de custos; uma contribuição máxima para os custos de participação no curso de mestrado Erasmus Mundus e um subsídio mensal. Esta nova estrutura deverá dar aos estudantes que beneficiam do programa uma imagem mais clara dos custos globais envolvidos, incluindo o nível do seu subsídio de subsistência mensal.

É lamentável que a Comissão insista em recusar-se a aceitar que tenha ocorrido má administração neste caso. Esta teimosia corre o risco de minar a legitimidade da Comissão aos olhos dos cidadãos. No entanto, as medidas agora adotadas pela Comissão, nomeadamente a reserva de um montante da bolsa para o custo de vida e a prestação de informações pormenorizadas sobre a estrutura das bolsas, devem assegurar que não se verifique no futuro uma situação semelhante à dos estudantes EuMAS 2006-2008.

Processo 3196/2007/(BEH)VL

Este processo dizia respeito a um pedido de informações sobre processos por infração em curso relacionados com a Diretiva 95/46/CE relativa à proteção dos dados pessoais. Após uma análise cuidadosa de todos os argumentos, o Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução amigável. Salientando que é uma boa prática administrativa fornecer as informações solicitadas pelos cidadãos, a menos que exista uma razão válida para não o fazer, propôs que a Comissão fornecesse ao queixoso as informações solicitadas ou apresentasse uma explicação convincente para o facto de tal não ser possível. Na sequência da rejeição da sua proposta pela Comissão, o Provedor de Justiça apresentou um projeto de recomendação correspondente. No seu parecer circunstanciado, a Comissão informou o Provedor de Justiça de que tinha fornecido ao queixoso informações sucintas sobre cada um dos artigos da Diretiva 95/46/CE alegadamente infringidos. Neste contexto, o Provedor de Justiça considerou que a Comissão tinha aceite o seu projeto de recomendação e tomado medidas satisfatórias para o aplicar.

Posteriormente, o queixoso informou o Provedor de Justiça de que existia uma discrepância entre as informações, nomeadamente no que se refere aos artigos acima referidos, fornecidas pela Comissão e pelas autoridades do Reino Unido. Por conseguinte, o Provedor de Justiça convidou a Comissão a explicar a aparente diferença. A Comissão explicou que i) na sua resposta, apenas tinha tomado em consideração os artigos da Diretiva 95/46/CE que eram relevantes para o processo por infração no momento do pedido de informações do autor da denúncia; e ii) houve uma sobreposição com outros artigos relativos a determinadas questões. O Provedor de Justiça formulou uma observação adicional relativamente à subalínea i), na qual sublinhou que, para estar à altura da ideia de uma cultura de serviço, seria útil que a Comissão, em casos como o presente, em que passa um período de tempo considerável entre o pedido de informações e a prestação efetiva dessas informações, fornecesse aos requerentes as informações mais atualizadas.

O Provedor de Justiça congratula-se com a garantia da Comissão, que lhe foi comunicada no contexto da sua resposta à observação complementar, de que se esforçará por estar à altura da cultura de serviço que se espera dela no futuro, especialmente em casos como o presente.

Processo 696/2008/(WP)OV

A queixa dizia respeito ao processo de recrutamento da Comissão para o cargo de diretor executivo da Agência Europeia dos Produtos Químicos («ECHA»). Na sequência de um processo de seleção, a Comissão adotou uma lista restrita de dois candidatos a propor ao Conselho de Administração da ECHA. O Conselho de Administração nomeou D. O Provedor de Justiça realizou um inquérito no final do qual criticou o facto de a Comissão não ter documentado o raciocínio subjacente à elaboração da lista restrita de candidatos. Tal tornou impossível verificar se a Comissão não restringiu de forma indevida e arbitrária o leque de candidatos ao cargo de diretor executivo da ECHA e não abusou do seu poder de apreciação na matéria. O Provedor de Justiça formulou igualmente uma observação adicional sugerindo que a Comissão deveria, no futuro, tornar públicas, mediante pedido e em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos ^[11], as listas restritas de candidatos que propõe nos processos de seleção para lugares de alto nível na própria Comissão e nas agências. Os candidatos devem ser informados desta política no anúncio de vaga para estes lugares.

No que diz respeito à observação crítica, a Comissão recordou a jurisprudência segundo a qual a autoridade investida do poder de nomeação e, por analogia, a autoridade que adota a lista restrita de candidatos dispõem de um amplo poder de apreciação — em especial quando o lugar a prover é um cargo de direção — na comparação dos méritos dos candidatos ^[12]. A Comissão indicou que, no caso em apreço, nada indicava que tivesse agido de forma indevida ou arbitrária. Ao adotar, com base nas recomendações dos comissários responsáveis pela pasta, uma lista restrita de dois candidatos, a Comissão fez uso do seu amplo poder de apreciação geralmente reconhecido.

A Comissão sublinhou que a existência deste amplo poder discricionário também afeta o âmbito necessário da documentação. Ao adotar uma lista restrita de candidatos ao cargo de diretor executivo da ECHA, a Comissão confirmou implicitamente que se mantinha dentro dos limites do seu poder discricionário. Uma confirmação expressa neste sentido, nomeadamente, de que respeitou o anúncio de vaga e as regras processuais aplicáveis, não teria qualquer valor acrescentado. A Comissão observou igualmente que, segundo a jurisprudência, a fundamentação pode, no que respeita às decisões de promoção ou de provimento de lugares vagos, limitar-se ao preenchimento das condições jurídicas de que depende a validade do processo nos termos do Estatuto ^[13]. 

No que diz respeito à observação complementar, a Comissão indicou que não considera adequado um acesso geral do público à lista restrita de candidatos. Alegou que, de um modo geral, não é do interesse dos candidatos pré-selecionados que acabam por não ser bem-sucedidos que os seus nomes sejam tornados públicos. Estas considerações em matéria de proteção de dados são devidamente tidas em conta no artigo 4.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento n.o 1049/2001, que, ao contrário do artigo 4.o, n.os 2 e 3, nem sequer permite a divulgação em caso de interesse público superior.

A Comissão acrescentou que, embora seja verdade que, de um ponto de vista formal, se podia considerar que os candidatos tinham dado o seu acordo à divulgação aplicando – se o anúncio de vaga incluísse uma cláusula clara sobre o acesso do público às listas restritas –, considera que tal reformulação da cláusula não seria adequada, uma vez que os potenciais candidatos só poderiam, na realidade, recusar dar o seu acordo se se abstivessem de se candidatar. 

A Comissão alegou igualmente que a cláusula do anúncio de vaga mencionada na decisão do Provedor de Justiça — o anúncio de vaga para diretor executivo da ECHA indicava que «[c]andidates deveria ter em conta que, a partir [do momento da] sua adoção pela Comissão, a lista restrita estará disponível ao público» — se destinava a informar os candidatos sobre o facto de que, após a sua adoção pela Comissão, a lista restrita seria transmitida à ECHA e que, por conseguinte, a Comissão já não podia garantir o seu sigilo. A Comissão reconheceu que teria sido preferível uma formulação mais clara neste sentido e indicou que não utilizaria esta formulação em casos futuros.

O Provedor de Justiça observa que, no que diz respeito ao facto de não ter documentado a sua fundamentação para a elaboração da lista restrita de dois candidatos, a Comissão alega, no essencial, que o amplo poder discricionário de que dispõe para preencher os lugares de quadros superiores também afeta a necessidade, ou melhor, a ausência de tal necessidade, de documentar a sua decisão. O argumento da Comissão segundo o qual, ao adotar uma lista restrita de candidatos para o cargo de diretor executivo da ECHA, confirmou implicitamente que se mantinha dentro dos limites do seu poder discricionário está longe de ser convincente. Este raciocínio também não está em conformidade com a jurisprudência pertinente, que prevê que, mesmo quando a instituição dispõe de um amplo poder discricionário, tem ainda de respeitar as regras processuais aplicáveis ao processo de seleção ^[14]. 

No que diz respeito às regras processuais no caso em apreço, há que salientar que o processo de seleção era regido pelas Orientações da Comissão, de 13 de maio de 2005, para a nomeação dos chefes das agências comunitárias ^[15] (a seguir «Orientações»). Tal como sublinhado na decisão do Provedor de Justiça, o ponto 3.6 das presentes orientações previa que «deverá ser prestada especial atenção para garantir que todas as etapas do processo de seleção sejam plenamente documentadas»(sublinhado nosso). As entrevistas com os comissários responsáveis pela pasta, após as quais a lista restrita foi reduzida de 3 para 2 candidatos, constituíram claramente uma «etapa» no processo de seleção, pelo que deveriam ter sido plenamente documentadas. O argumento da Comissão de que não tinha de documentar a sua decisão de reduzir ainda mais a lista restrita de 3 para 2 está claramente em contradição com as regras que ela própria adoptou nas orientações.

O Provedor de Justiça escreveu novamente à Comissão, descrevendo a sua análise supra. Na sua resposta, a Comissão manteve o seu parecer.

No que diz respeito à observação adicional, a reação da Comissão parece basear-se no pressuposto errado de que o Provedor de Justiça a instou a publicar as listas restritas. Com efeito, a observação adicional solicitava à Comissão que tornasse públicas as listas restritas «a pedido e em conformidade com o Regulamento 1049/2001/CE»^[16].

Como a Comissão sublinha, com razão, o direito dos candidatos à protecção dos seus dados pessoais deve ser garantido. No entanto, o problema suscitado pela Comissão, a saber, que a única opção para os candidatos que não desejam que os seus nomes sejam divulgados seria abster-se de se candidatar ao cargo, poderia ser facilmente superado oferecendo aos candidatos, no anúncio de vaga, a possibilidade de solicitarem que o seu nome não seja divulgado em caso de pedido de acesso do público à lista restrita.

O Provedor de Justiça lamenta que o seguimento dado pela Comissão à observação crítica pareça basear-se na opinião de que não existe o dever de fundamentar o exercício de um amplo poder discricionário. Isto implica que a discrição é o mesmo que o poder arbitrário. Tal abordagem revela um mal-entendido fundamental dos princípios do direito administrativo e da boa administração. É igualmente lamentável que o seguimento dado à observação adicional pareça considerar a proteção de dados como uma justificação útil para o sigilo administrativo, e não como um direito fundamental que tem de ser equilibrado com o direito fundamental de acesso aos documentos.

Processo 1633/2008/DK

O Comissário responsável pelo Comércio reuniu-se com representantes de uma organização empresarial em 2008. Uma organização da sociedade civil solicitou o acesso à ata desta reunião e obteve-a apenas parcialmente. Queixou-se ao Provedor de Justiça, que considerou que a Comissão não fundamentou adequadamente a sua decisão de recusar o acesso a determinadas partes do documento e de suprimir uma secção do mesmo. Em resposta, a Comissão apresentou fundamentos revistos para a sua decisão e concedeu acesso à parte que tinha anteriormente suprimido. O Provedor de Justiça considerou que a resposta da Comissão à sua proposta de solução amigável era, em grande medida, satisfatória. No entanto, fez a seguinte observação adicional.

"No caso em apreço, o queixoso apresentou um pedido de acesso do público a um "documento" e não um pedido de acesso a "informações". A Comissão tratou este pedido em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos. No entanto, (...) decorre do regulamento que as instituições não podem decidir que, uma vez que uma determinada parte de um documento existente contém um tipo ou tipo de informação diferente, constitui um «subdocumento» ou um documento separado. Por conseguinte, o Provedor de Justiça gostaria de incentivar a Comissão a seguir, em futuros casos semelhantes, uma abordagem que seja coerente com a consideração acima referida.

Além disso, o Provedor de Justiça salienta que as referências aos anexos de um determinado documento também fazem parte deste último e, por conseguinte, não devem ser excluídas quando as instituições analisam um pedido de acesso a esse documento. Por conseguinte, o Provedor de Justiça gostaria de convidar a Comissão a seguir uma prática segundo a qual, independentemente de um anexo fazer parte do documento que o refere, as referências a anexos são sempre tratadas como fazendo parte do documento principal ao qual foi solicitado acesso.".

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão observou que a noção de «documento» está muito próxima da noção de «informação» na legislação sobre o acesso à informação. Em ambos os casos, é concedido acesso ao conteúdo de um "documento" ou de um "registo". O ponto decisivo é que a informação deve estar disponível num suporte existente. No entanto, os organismos públicos não são obrigados a criar ou tratar informações para satisfazer um pedido.

Em geral, quando os requerentes solicitam o acesso a um ou mais documentos específicos, estes documentos são considerados para divulgação na sua totalidade, incluindo os seus anexos. Quando a Comissão recebe um pedido de acesso a um ou mais documentos indefinidos, os seus serviços procuram documentos pertinentes em arquivos ou bases de dados. Esses documentos, muitos dos quais de natureza informal, podem tratar de vários assuntos diferentes, que não estão relacionados com o objeto do pedido. Nesse caso, a Comissão extrai partes relevantes dos documentos e considera-as para divulgação. Este método é favorável ao requerente, uma vez que permite aos serviços obter as informações solicitadas pelo requerente sem o obrigar a identificar documentos específicos. A Comissão acrescenta que o Provedor de Justiça considerou, na sua decisão sobre a queixa 2502/2007/RT, que esta prática é razoável ^[17].

Em conclusão, a Comissão declarou que trata os pedidos de acesso a documentos bem definidos, em conformidade com as observações feitas pelo Provedor de Justiça. A prática de selecionar partes relevantes de documentos em resposta a pedidos de acesso a «quaisquer documentos» relativos a um determinado tema é uma forma satisfatória de tratar este último tipo de pedido.

O Provedor de Justiça observa que a Comissão pode ter razão ao considerar que, quando recebe um pedido de acesso a documentos pouco claro ou impreciso, a sua abordagem de procurar as «informações pertinentes» contidas em partes de vários documentos é favorável à transparência. No entanto, o conceito de «partes relevantes de um documento» não consta do Regulamento n.o 1049/2001, que prevê claramente que o acesso a uma parte de um documento só pode ser recusado se for aplicável uma ou mais das exceções previstas no artigo 4.o do regulamento. Por conseguinte, a Comissão (e as instituições em geral) devem aceitar que, durante o processo de clarificação do âmbito do pedido, os requerentes possam querer ter acesso à totalidade do(s) documento(s) e não apenas às «partes pertinentes». Se o requerente manifestar esse desejo, as instituições não têm o direito de se basear no argumento de que as outras partes de um documento solicitado não são «relevantes».

Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça considera que o acompanhamento é satisfatório, na medida em que a abordagem da Comissão pode ser utilizada de forma seletiva, nos casos em que possa ajudar os requerentes. No entanto, o Provedor de Justiça não pode aceitar, de um modo geral, uma abordagem que possa ser utilizada de forma abusiva para eludir o requisito de fundamentação do regulamento quando um documento solicitado não é divulgado na sua totalidade.

Processo 2273/2008/MF

No âmbito do procedimento de certificação que permite aos funcionários AST tornarem-se funcionários AD, a Comissão atribuiu ao queixoso, cidadão francês, oito pontos pelo seu diploma de engenharia. A Comissão considerou que o diploma do queixoso era uma qualificação francesa de "segundo ciclo". O queixoso alegou que o diploma que obteve era uma qualificação de "terceiro ciclo" pela qual a Comissão lhe deveria ter atribuído 10 pontos.

O Provedor de Justiça concluiu que a Comissão i) não contactou as autoridades francesas no que diz respeito ao diploma do queixoso e ii) não explicou, com base na legislação francesa pertinente, por que razão não considerava o diploma do queixoso uma qualificação de terceiro ciclo. Por conseguinte, o Provedor de Justiça apresentou um projeto de recomendação, convidando a Comissão a contactar as autoridades francesas competentes, a fim de determinar o nível do diploma do queixoso. A Comissão contactou as autoridades francesas, que confirmaram que o diploma do queixoso era uma qualificação de segundo ciclo.

Por conseguinte, o Provedor de Justiça considerou que não se justificavam novos inquéritos e encerrou o processo. Fez uma observação adicional, sugerindo que, a menos que já disponha de informações atualizadas das autoridades nacionais competentes, a Comissão poderia ponderar a criação de uma prática através da qual contactasse sistematicamente as referidas autoridades através do ENIC-NARIC ^[18] antes de decidir sobre o nível dos diplomas nacionais do seu pessoal.

Na sua resposta, a Comissão informou o Provedor de Justiça de que consulta o NARIC caso tenha dúvidas quanto aos diplomas nacionais. Possui igualmente publicações NARIC com informações atualizadas sobre diplomas e mantém uma base de dados com os respetivos níveis e quaisquer informações pertinentes sobre alterações. Por conseguinte, na sua opinião, a prática recomendada pelo Provedor de Justiça já é invocada ao decidir sobre o nível dos diplomas nacionais para o seu pessoal.

O Provedor de Justiça congratula-se com os esclarecimentos prestados pela Comissão na sua resposta de seguimento.

Processo 3328/2008/(ELB)FOR

Esta queixa dizia respeito a um litígio sobre a classificação do pessoal. O queixoso foi recrutado como responsável principal pela contratação pública para trabalhar numa missão da Política Europeia de Segurança e Defesa (PESD). Ao estabelecer a sua classificação, a Comissão considerou que uma parte da sua experiência era plenamente pertinente e que outra parte era parcialmente pertinente. O autor da denúncia discordou dessa avaliação. O Provedor de Justiça encerrou o caso com uma observação crítica, segundo a qual a Comissão adotou uma visão excessivamente formalista do que constitui experiência profissional relevante. Foi errado, segundo ele, exigir que o queixoso fornecesse a proporção exacta das suas responsabilidades globais que foram dedicadas aos contratos públicos durante os períodos em questão.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão argumentou que o Provedor de Justiça pretende substituir a avaliação da Comissão pela sua própria avaliação. Explicou que está incumbida de verificar os contratos/classificação do pessoal internacional antes de o Chefe de Missão assinar os contratos. Neste contexto, pronuncia-se sobre a pertinência da experiência profissional dos candidatos. A Comissão argumentou que a experiência relevante deveria ser apenas "experiência diretamente relevante", uma vez que não há tempo para formação em tais missões. O mero "potencial" dos candidatos não é tido em conta. Além disso, só a experiência em matéria de contratos públicos pode ser tida em conta.

A Comissão considera igualmente que o ónus da prova incumbe ao candidato a um emprego para provar a pertinência da experiência. Acrescentou que, no caso em apreço, o autor da denúncia foi convidado a apresentar provas da sua experiência várias vezes e não o fez.

Não obstante estas observações, a Comissão concordou que a formulação utilizada nos seus pedidos ao autor da denúncia, ou seja, os seus pedidos relativos à "proporção exata" da experiência, não deveria ser utilizada neste contexto.

Apesar do seu tom defensivo, a resposta da Comissão aceita que o pedido de apresentação de provas da «proporção exata» do tempo despendido em contratos públicos não era adequado e não deveria ser utilizado neste contexto. Este foi o problema identificado na observação crítica. Dado que o acompanhamento da Comissão implica que esta não utilizará a formulação inadequada no futuro, o acompanhamento é satisfatório.

Processo 3399/2008/ELB

Em 2007, o queixoso, membro do pessoal da Agência Europeia para a Segurança das Redes e da Informação (ENISA), solicitou à Agência que lhe desse início a um processo de invalidez. O procedimento inicia-se com a nomeação da Comissão de Invalidez, que é composta por três médicos, um nomeado pelo queixoso, um pela instituição ou organismo em causa e um nomeado com o acordo mútuo dos dois primeiros médicos. Neste caso, a ENISA nomeou um médico do serviço médico da Comissão.

Na sua queixa, o queixoso alegou que a Comissão não executou correctamente o processo de invalidez porque i) o médico da Comissão cometeu um erro ao transmitir os dados médicos relativos ao queixoso ao chefe do serviço médico da Comissão; ii) o chefe do serviço médico da Comissão não era um médico qualificado; e iii) o serviço médico da Comissão cometeu um erro no que respeita à nomeação de um terceiro médico.

O Provedor de Justiça salientou que a transferência de dados médicos é possível desde que seja necessária para cumprir a legislação laboral e esteja sujeita a garantias adequadas. Embora o Provedor de Justiça tenha manifestado dúvidas quanto à necessidade de transferir dados médicos para o chefe do serviço médico da Comissão, não pôde, com base nas informações constantes do processo, verificar se, de facto, os dados médicos foram transferidos. O Provedor de Justiça considerou igualmente que, tendo em conta o papel administrativo do chefe do serviço médico da Comissão no processo de invalidez do queixoso, não é relevante saber se o primeiro era ou não médico. No que diz respeito à nomeação de um terceiro médico, o Provedor de Justiça considerou que ambos os médicos devem demonstrar confiança e respeito mútuos. Cada um deles deve também explicar por que razão podem não concordar com os nomes apresentados pelo outro. Em duas outras observações, o Provedor de Justiça sublinhou a importância das regras em matéria de proteção de dados e a necessidade de os médicos em processos de invalidez encetarem um diálogo.

Na sua resposta, a Comissão explicou que, embora o pessoal do seu serviço médico já tenha sido informado do seu dever de sigilo decorrente da sua função e do tratamento dos processos médicos, os chefes dos seus serviços médicos decidiram recordar ao pessoal as suas funções. No que diz respeito ao diálogo entre os médicos que pretendem nomear um terceiro membro de uma comissão de invalidez, a Comissão indicou que o médico nomeado pela Comissão tem o hábito de informar e fundamentar a sua decisão de não aceitar a proposta apresentada pelo outro médico. No entanto, a Comissão voltará a recordar aos médicos, provavelmente membros de uma Comissão de Invalidez, este requisito.

O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de a Comissão ter decidido recordar ao seu pessoal as suas funções no que diz respeito i) ao tratamento dos processos médicos e ii) ao diálogo entre os médicos que procuram nomear um terceiro médico para uma Comissão de Invalidez.

Processo 705/2009/DK

O autor da denúncia apresentou uma proposta ao Conselho Europeu de Investigação («CEI») para a concessão de uma bolsa de estudos avançados do CEI. A sua proposta foi rejeitada. Apresentou um pedido de reparação, no qual salientou que as observações do painel e dos avaliadores se referiam a outro projeto e não à sua própria proposta de projeto. O pedido de recurso foi analisado pela Comissão de Recursos do CEI. O queixoso foi informado de que a Comissão de Recursos tinha descoberto um erro factual durante a elaboração do relatório de avaliação da sua proposta. Por conseguinte, a proposta do autor da denúncia foi enviada para reavaliação. Cinco meses mais tarde, o queixoso foi informado de que a sua proposta tinha sido novamente rejeitada, pelo que não foi proposta para financiamento.

O queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça para se queixar da duração do procedimento de recurso e do conteúdo quase idêntico da avaliação inicial e do relatório elaborado na sequência da reavaliação. O Provedor de Justiça não detetou má administração. Especificamente, no que diz respeito à duração do procedimento de recurso, o Provedor de Justiça recordou que o Código Europeu de Boa Conduta Administrativa exige que a decisão sobre cada pedido ou queixa seja tomada no prazo de dois meses a contar da data de receção, a menos que a complexidade das questões que suscita justifique um prazo mais longo. O Provedor de Justiça considerou que as explicações fornecidas durante o seu inquérito justificavam, de facto, o tempo necessário para tratar o pedido de reparação do queixoso. No entanto, sugeriu que, a fim de obter informações concretas para apoiar os compromissos da Comissão relativos à duração futura dos seus procedimentos de recurso, a Comissão o informasse da duração média dos seus procedimentos de recurso subsequentes em casos semelhantes relativos a Subvenções para Investigadores Avançados do CEI.

Na sua resposta, a Comissão explicou que, na sequência do procedimento de recurso para as Subvenções Avançadas do CEI em 2008, existiam dois outros procedimentos de recurso para as Subvenções Avançadas do CEI: uma em 2009 e outra em 2010. A Comissão observou que, durante os convites à apresentação de propostas pertinentes, os requerentes tinham a possibilidade de apresentar pedidos de reparação após cada fase do procedimento. Por conseguinte, poderão existir vários prazos e procedimentos de recurso.

Em seguida, a Comissão apresentou uma descrição pormenorizada da forma como os procedimentos pertinentes (apresentação de propostas, avaliação e retorno de informação) foram realizados em 2009 e 2010; e de quando e como os procedimentos de recurso foram conduzidos nesses anos. A Comissão recordou ao Provedor de Justiça as medidas que tinha tomado para reduzir os atrasos nos procedimentos em 2010. Concluiu afirmando que i) a duração do procedimento de recurso em que não houve reavaliação diminuiu de uma média de 3,1 meses em 2009 para uma média de 2,2 meses em 2010; e que ii) a duração do procedimento de recurso em que foi efetuada uma reavaliação diminuiu de uma média de 7,2 meses em 2009 para uma média de 3,5 meses em 2010.

A Comissão não só satisfez o pedido do Provedor de Justiça no sentido de o informar sobre a duração média dos seus procedimentos de recurso em casos semelhantes relativos a Subvenções para Investigadores Avançados do CEI, como também tomou uma série de medidas para reduzir a duração média destes procedimentos.

Processo 715/2009/(VIK)ANA

O processo 715/2009/(VIK)ANA dizia respeito às declarações da Comissão, publicadas num relatório no âmbito do Mecanismo de Cooperação e de Verificação, segundo as quais i) o Governo búlgaro continua a tolerar lojas francas nas fronteiras externas da Bulgária, ii) estas lojas registaram um aumento substancial do volume de negócios em 2007 e iii) são um ponto focal para a corrupção local e a criminalidade organizada. Na sequência de uma inspeção do processo, o Provedor de Justiça apresentou um projeto de recomendação em que solicitava à Comissão que reconhecesse que as declarações ii) e iii) não estavam fundamentadas por elementos de prova concretos na sua posse e que a declaração i) era enganosa. Uma vez que a Comissão não aceitou o seu projeto de recomendação a este respeito, o Provedor de Justiça encerrou o processo com uma observação crítica. Fez ainda uma observação no sentido de que a Comissão deve assegurar que os relatórios que publica no âmbito do Mecanismo de Cooperação e de Verificação respeitam os princípios da boa administração. Para o efeito, afirmou, a Comissão poderia emitir instruções ou orientações adequadas para os seus serviços, a fim de garantir que as declarações incluídas nos relatórios públicos contêm informações exatas, que a Comissão está em condições de defender. Além disso, a Comissão deve assegurar que oferece uma oportunidade adequada de consulta e tem devidamente em conta os interesses das partes afetadas.

No que diz respeito à observação crítica, a Comissão respondeu que aprecia o trabalho do Provedor de Justiça e tomou nota e analisou cuidadosamente as suas conclusões. No entanto, não está em condições de aceitar a constatação de má administração. A Comissão defendeu o seu ponto de vista alegando que as suas declarações no seu relatório intercalar se baseavam em elementos de prova convincentes recolhidos junto de várias fontes independentes, que apoiavam sistematicamente as conclusões da Comissão. Os elementos de prova disponibilizados ao Provedor de Justiça demonstraram a falta de controlo efetivo das lojas francas e das estações de serviço francas por parte das autoridades búlgaras e chamaram a atenção para os repetidos abusos, incluindo o contrabando, as importações fraudulentas e as ligações à corrupção e à criminalidade organizada.

No que diz respeito ao primeiro aspeto da observação adicional do Provedor de Justiça, a Comissão sublinhou que é responsável pelo conteúdo dos relatórios do MCV e está empenhada na sua qualidade, na objetividade da análise e na metodologia aplicada. Em apoio desta posição, a Comissão sublinhou que estes relatórios foram apoiados e aprovados pelos Estados-Membros da UE. Os relatórios MCV são elaborados num espírito de cooperação e diálogo com a Bulgária e a Roménia, que aprovaram e aprovaram sistematicamente a metodologia aplicada pela Comissão e a objetividade da sua avaliação. Além disso, a Comissão declarou que está empenhada em assegurar uma consulta adequada das partes interessadas e que tem devidamente em conta os seus interesses. Embora a Comissão tenha declarado que tomou nota das observações do Provedor de Justiça e que os serviços responsáveis pela comunicação de informações no âmbito do MCV foram informados das observações, a Comissão não considerou necessário emitir instruções ou orientações adicionais para os seus serviços sobre a elaboração dos relatórios do MCV. Em conclusão, a Comissão declarou que considera que os seus relatórios MCV satisfazem os requisitos de proporcionalidade, imparcialidade, objetividade e diligência estabelecidos no seu Código de Boa Conduta Administrativa.

A resposta da Comissão às observações críticas e complementares do Provedor de Justiça constitui uma repetição literal dos argumentos que apresentou no seu parecer circunstanciado sobre o projeto de recomendação do Provedor de Justiça. Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão continua em negação, de tal forma que torna impossível alcançar o objetivo do estudo de acompanhamento que é, recorde-se, «examinar em que medida as instituições da UE examinaram observações críticas e outras, retiraram ensinamentos das mesmas e introduziram alterações sistémicas que deverão tornar menos provável a ocorrência de má administração no futuro».

O Provedor de Justiça lamenta que a Comissão não tenha colaborado de forma construtiva com ele no seguimento dado às observações neste caso.

Processo 1348/2009/(CK)RT

O queixoso participou num concurso organizado pela Delegação da Comissão no Montenegro. Durante a avaliação das propostas, o queixoso levantou dúvidas quanto à imparcialidade do presidente da comissão de avaliação. A Comissão não reagiu. Antes da publicação dos resultados oficiais do concurso, o queixoso verificou que a comissão de avaliação tinha rejeitado a sua proposta. Posteriormente, contestou todo o processo de concurso. Em resposta, a Comissão alegou que o autor da denúncia tinha tentado obter informações confidenciais durante o procedimento de avaliação. O queixoso dirigiu-se então ao Provedor de Justiça, que encerrou o processo com a seguinte observação crítica:

«Ao declarar que o autor da denúncia violou a confidencialidade, sem apresentar provas nesse sentido, a Comissão violou o princípio da presunção de inocência. Na ausência de elementos de prova irrefutáveis, a Comissão não pode validamente confirmar a sua declaração de que o autor da denúncia tentou obter informações confidenciais, o que poderia levar à sua inclusão no sistema de alerta rápido e à sua exclusão de futuros contratos e subvenções financiados pelo orçamento da UE. Do mesmo modo, a declaração da Comissão de que a fuga de informações era «sugestiva de favoritismo em benefício do autor da denúncia» não pode ser mantida, a menos que seja apoiada por elementos de prova nesse sentido.»

Na sua resposta, a Comissão lamentou ter declarado que o autor da denúncia violou a regra da confidencialidade sem apresentar elementos de prova irrefutáveis a este respeito. Informou o Provedor de Justiça de que não tencionava incluir o queixoso no sistema de alerta rápido com base nas informações obtidas durante o seu inquérito.

A Comissão concordou igualmente com o Provedor de Justiça de que não podia manter a sua declaração de que a fuga de informações era «sugestiva de favoritismo em benefício do queixoso», a menos que fosse apoiada por elementos de prova nesse sentido. A este respeito, admitiu que nem as circunstâncias da violação da confidencialidade nem a forma como o autor da denúncia tomou conhecimento das informações objeto de fuga tinham sido estabelecidas. A Comissão lamentou igualmente a declaração acima referida.

O seguimento dado pela Comissão neste caso é satisfatório.

Processo 2587/2009/JF

O autor da denúncia no processo 2587/2009/JF alegou que a Comissão não tratou adequadamente as suas preocupações relacionadas com a legislação da UE em matéria de ambiente e energia na Irlanda. Durante o inquérito do Provedor de Justiça, a Comissão explicou que, entretanto, tinha registado parte da correspondência subsequente do queixoso como queixa e estava a investigá-la. Organizou igualmente uma reunião, durante a qual o queixoso pôde explicar pessoalmente as suas preocupações. A Comissão insistiu em que estava empenhada em prosseguir a sua tarefa de supervisionar a correta aplicação da legislação ambiental da UE e que examinaria todas as violações documentadas do acervo pertinente.

O Provedor de Justiça considerou que a Comissão tinha tomado medidas para tratar adequadamente as queixas do queixoso e que não se justificavam mais inquéritos. Sublinhou, no entanto, que o queixoso tinha investido um tempo e um esforço consideráveis na tentativa de fornecer à Comissão as informações pertinentes. Numa outra observação, afirmou confiar que a Comissão tomaria igualmente em devida consideração a última correspondência do queixoso ao Provedor de Justiça ao avaliar a queixa por infração. Por último, o Provedor de Justiça observou que o queixoso também tinha contactado o Comité de Avaliação do Cumprimento de Aarhus (CCCA) com uma queixa contra a UE. Transmitiu toda a correspondência do queixoso à Comissão e encerrou o processo.

Na sua resposta, a Comissão manifestou algumas dúvidas quanto à abordagem adotada pelo Provedor de Justiça neste caso. Observou que, ao examinar as informações apresentadas com uma denúncia, a Comissão tem em conta todas as outras informações que considera pertinentes. No entanto, quando o autor da denúncia está envolvido num processo contencioso distinto contra a União, como no caso em apreço, é importante reconhecer a linha divisória entre o âmbito da denúncia e o âmbito desse processo distinto.

A Comissão indicou que parte da correspondência enviada ao Provedor de Justiça pelo queixoso foi igualmente enviada por este à Comissão no âmbito da sua queixa. A este respeito, a Comissão alegou que tinha analisado devidamente essa correspondência em conformidade com os princípios da boa administração. Não obstante este facto, a Comissão assegurou ao Provedor de Justiça que estava disposta a voltar a analisá-lo. Além disso, a Comissão salientou que uma parte considerável da correspondência enviada pelo Provedor de Justiça à Comissão para investigação não estava abrangida pela queixa do queixoso à Comissão. Essa correspondência foi incluída na comunicação do autor da denúncia com a ACCC. Ao solicitar à Comissão que desse seguimento à correspondência exclusivamente relacionada com o processo ACCC contra a União, o Provedor de Justiça parecia estar a misturar a avaliação da Comissão de uma queixa ao abrigo do direito da UE com um procedimento contra a União no fórum inteiramente distinto, o ACCC.

A Comissão concluiu que iria rever a correspondência enviada ao Provedor de Justiça pelo queixoso na medida em que diz respeito à queixa apresentada relativamente a uma alegada violação do direito da UE pela Irlanda. No entanto, quando um autor da denúncia está envolvido num processo contencioso distinto contra a União, só se pode esperar que a Comissão trate a denúncia à luz das observações apresentadas no âmbito da denúncia e não à luz das observações apresentadas no âmbito desse procedimento distinto.

Note-se que a intenção da observação do Provedor de Justiça era que a Comissão examinasse os documentos enviados apenas no âmbito da queixa contra a Irlanda. Por conseguinte, a Comissão deu um seguimento satisfatório à observação adicional do Provedor de Justiça. Não era intenção do Provedor de Justiça que a Comissão investigasse, no âmbito da queixa, também as questões suscitadas no âmbito da queixa separada do queixoso à ACCC. Não obstante este facto, não se pode excluir que algumas das informações que o autor da denúncia apresentou à ACCC possam ter impacto na denúncia do autor da denúncia à Comissão contra a Irlanda. Uma vez que a Comissão declarou explicitamente que iria analisar toda a correspondência relacionada com a queixa do queixoso, respondeu satisfatoriamente à observação adicional do Provedor de Justiça.

O seguimento dado pela Comissão neste caso é satisfatório.

Processo 2610/2009/(BU)MF

A queixosa no processo 2610/2009/MF — um subcontratante em projetos de ajuda externa — alegou que, devido a problemas com a Comissão no âmbito de projetos no Sudão e no Chade, já não conseguia encontrar emprego em projetos financiados pela UE. Sentiu-se vítima de listas negras e discriminação. A Provedora de Justiça concluiu que, ao i) não informar por escrito a queixosa das razões que a levaram a solicitar o seu despedimento do projeto da UE no Sudão e ii) ao não verificar se a queixosa, antes de ser despedida, teve a oportunidade de apresentar os seus pontos de vista sobre o pedido de despedimento que a Comissão dirigiu ao seu empregador, a Comissão não agiu de forma justa. O Provedor de Justiça encerrou o processo com uma observação crítica correspondente.

Na sua resposta, a Comissão declarou ter tomado boa nota da decisão do Provedor de Justiça e da sua observação crítica. Afirmou ainda que, tal como tinha mencionado anteriormente no seu seguimento dos processos 53/2009/MF e 2449/2007/VIK [19], a Comissão concorda que os peritos cuja substituição é solicitada por um contratante têm o direito de ser ouvidos. Esse direito pode ser assegurado por um sistema em que o contratante ouve o perito e transmite à Comissão as suas eventuais observações. A Comissão recordou que o Guia Prático dos procedimentos contratuais no âmbito das ações externas da CE (PRAG) foi alterado em conformidade em novembro de 2010.

O seguimento é satisfatório. Na sua resposta, a Comissão remete para a versão alterada do PRAG, segundo a qual será garantido aos peritos, cuja substituição é solicitada por um contratante, o direito de serem ouvidos.

Processo 2651/2009/ANA

O processo 2651/2009/ANA dizia respeito ao tratamento pela Comissão de uma queixa por infração. Na sua decisão, o Provedor de Justiça considerou que a Comissão não tratou a queixa com a devida diligência e em conformidade com o procedimento de registo e tratamento de queixas por infração previsto na sua Comunicação ao Parlamento Europeu e ao Provedor de Justiça Europeu sobre as relações com o queixoso em matéria de infrações ao direito comunitário («Comunicação»)^[20]. Numa outra observação, o Provedor de Justiça convidou a Comissão a informá-lo de quaisquer medidas adicionais, como a adoção de orientações, que tenciona aplicar a fim de assegurar que as queixas que revelem medidas ou práticas contrárias ao direito da União sejam registadas como tal, em conformidade com a Comunicação, e tratadas com a diligência exigida.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão reconheceu que a denúncia de infração deveria ter sido formalmente registada como tal, uma vez que nenhuma das exceções enumeradas na comunicação era aplicável. Manifestou a sua convicção de que o novo sistema de registo «Complaints Handling - Accueil des Plaignants» (CHAP) torna a repetição de tais casos muito menos provável nos dias de hoje. Além disso, a Comissão manifestou o seu compromisso de respeitar plenamente os direitos dos autores das denúncias ao abrigo da comunicação.

A Comissão concluiu a sua resposta afirmando que não tinha identificado quaisquer medidas adicionais necessárias para assegurar que as denúncias que revelam medidas ou práticas contrárias ao direito da União fossem registadas como tal. Alegou que o Provedor de Justiça não tinha fornecido qualquer indicação clara das questões não totalmente abordadas pelas práticas da Comissão que, acrescentou, já foram melhoradas.

O Provedor de Justiça remete a Comissão, a este respeito, para a sua decisão, na qual forneceu orientações claras e pormenorizadas à Comissão sobre o tratamento diligente das queixas por infração em circunstâncias como as do caso em apreço.

O Provedor de Justiça observa que os problemas identificados neste caso podem ser resolvidos no contexto do seu inquérito de iniciativa própria OI/2/2011/OV sobre o tratamento de queixas por infração.

Processo 2711/2009/PB

Este processo dizia respeito a uma alegada má administração no tratamento, pela Comissão, de uma queixa por infração relativa aos direitos de livre circulação em Malta. O Provedor de Justiça concluiu que não eram necessários mais inquéritos sobre o mérito do caso. No que diz respeito ao procedimento, formulou uma observação complementar, nos seguintes termos:

«Os cidadãos que apresentam queixas por infração à Comissão Europeia são convidados a responder a uma «carta de pré-encerramento» anunciando a intenção dos serviços da Comissão de encerrar o processo relativo à queixa por infração em causa. Na carta de pré-encerramento, os serviços devem expor os motivos pelos quais tencionam encerrar o processo. Na sua resposta, o cidadão pode contestar estes fundamentos, sejam eles factuais, administrativos ou jurídicos. Tal não põe em causa a ampla competência da Comissão para decidir se e como intentar ações contra infrações potenciais ou reais por parte dos Estados-Membros.

O Provedor de Justiça incentiva a Comissão a examinar atentamente em que medida os seus serviços reconhecem e aplicam o direito dos cidadãos de contestar as conclusões substantivas dos seus serviços, incluindo a sua apreciação jurídica, ao responder às cartas de pré-encerramento emitidas ao abrigo da sua Comunicação de 2002.

O Provedor de Justiça incentiva a Comissão a alterar a redação da carta de pré-encerramento, a fim de assegurar que os cidadãos sejam plenamente informados de que o convite à apresentação de observações inclui um convite para contestar de forma pertinente a apreciação jurídica dos serviços.

Escusado será dizer que o Provedor de Justiça estaria disposto a comentar um primeiro projeto de tal carta de pré-encerramento reformulada."

A Comissão assegurou ao Provedor de Justiça que os seus serviços têm em conta todas as informações e observações pertinentes sempre que o cidadão que apresentou uma queixa por infração responde à carta de pré-encerramento. A Comissão acrescentou que, quando tiver a oportunidade de atualizar a chamada carta de «pré-encerramento», consideraria a possibilidade de tornar o texto mais preciso.

O Provedor de Justiça observa que a Comissão teria demorado apenas um pouco a rever a carta de pré-encerramento em conformidade com a sugestão do Provedor de Justiça. Não o fez e não apresentou razões para não o fazer.

Processo 66/2010/(KRK)OV

A presente queixa dizia respeito à forma como a Comissão tratou a queixa por infração do queixoso relativa ao procedimento de registo de veículos automóveis nos Países Baixos. Ao abrir o seu inquérito, o Provedor de Justiça solicitou à Comissão que explicasse se tratou a queixa por infração em conformidade com a Comunicação da Comissão ao Parlamento Europeu e ao Provedor de Justiça Europeu sobre as relações com o queixoso em matéria de infrações ao direito comunitário («Comunicação»)^[21].

O Provedor de Justiça identificou vários incumprimentos por parte da Comissão em termos de respeito das disposições da comunicação. Emitiu uma observação crítica salientando o incumprimento pela Comissão dos pontos 3 (registo de queixas), 4 (aviso de receção) e 8 (prazo para a investigação de queixas) da comunicação.

Na sua resposta, a Comissão lamentou que tivesse demorado muito tempo a reagir à denúncia por infração e que não tivesse informado o autor da denúncia de que o exame do processo exigia mais tempo do que o previsto. A Comissão explicou que tal se devia a longos debates internos entre os seus serviços e a respostas tardias das autoridades neerlandesas aos pedidos de esclarecimento da Comissão.

A Comissão indicou que, com a introdução do sistema de registo «Complaints Handling - Accueil des Plaignants» (CHAP), em setembro de 2009, dispõe agora de uma ferramenta informática especificamente concebida para registar e gerir queixas e inquéritos. Afirmou que o CHAP assegura uma atribuição adequada e atempada das queixas aos serviços competentes da Comissão, bem como o retorno de informação aos autores das queixas, em conformidade com a comunicação. Segundo a Comissão, afigura-se altamente improvável que tal situação se repita no futuro.

A resposta da Comissão ao seguimento dado a este caso é satisfatória.

Processo 271/2010/GG

O presente processo diz respeito ao tratamento pela Comissão de um pedido de acesso a documentos. O Provedor de Justiça encerrou o processo com uma observação crítica sobre o facto de a Comissão não ter respondido adequadamente ao pedido confirmativo de acesso do queixoso e de o ter feito dentro dos prazos pertinentes previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos ^[22].

A Comissão declarou estar plenamente de acordo com a observação feita pelo Provedor de Justiça e lamentou o facto de não ter respondido ao pedido confirmativo do queixoso.

A Comissão acrescentou, no entanto, que o pedido confirmativo era desprovido de objecto, uma vez que não recusou o acesso a nenhum documento. A questão entre o autor da denúncia e a Comissão não era a de recusar o acesso a documentos, mas sim a de saber se o processo administrativo relativo ao pedido do autor da denúncia para assinar a convenção-quadro de parceria relevante deveria conter mais documentos. A resposta que tinha sido enviada ao autor da denúncia não era, por conseguinte, um indeferimento do pedido de acesso aos documentos deste último. Uma vez que não houve recusa de acesso aos documentos, não houve motivos para um pedido confirmativo.

Apesar da forma promissora como inicia a sua resposta, a Comissão adopta uma posição que, em última análise, é insatisfatória. Na primeira secção das suas observações de seguimento, a própria Comissão recorda que o Provedor de Justiça chegou à conclusão de que o pedido confirmativo do queixoso não era desprovido de objeto. O facto de, pouco tempo depois, a Comissão reiterar a sua posição de que o pedido confirmativo era desprovido de objeto só pode significar que, não obstante a sua declaração em contrário, a Comissão não concorda com o Provedor de Justiça no que diz respeito ao presente processo. Tal é confirmado pelo facto de, embora o Provedor de Justiça tenha explicado na sua decisão que a sua observação crítica foi feita porque não tinha sido apresentado qualquer pedido de desculpas pela má administração que identificou, a Comissão — na sua resposta de acompanhamento — ter reiterado a expressão de pesar pelo facto de o Provedor de Justiça já ter declarado insuficiente a sua decisão.

A resposta da Comissão parece também revelar uma tendência desconcertante para tentar limitar o âmbito de aplicação do Regulamento n.o 1049/2001. A resposta é ainda menos convincente, tendo em conta o facto de a Comissão ter informado explicitamente o autor da denúncia do seu direito de apresentar um pedido confirmativo de acesso em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

A Provedora de Justiça lamenta que a resposta da Comissão indique que não retirou uma lição adequada deste caso. Por conseguinte, o Provedor de Justiça tentará ajudar a Comissão a fazê-lo, prestando-lhe os seguintes esclarecimentos:

Um pedido confirmativo ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 pode ser utilizado para contestar não só uma recusa de acesso, mas também uma afirmação de que os documentos solicitados não existem. Um pedido confirmativo que apresente motivos razoáveis para crer que, de facto, os documentos existem não pode ser qualificado de «desprovido de objeto». Deve receber uma resposta adequada, que responda às questões colocadas pelo requerente.

Processo 476/2010/ANA

O processo 476/2010/ANA dizia respeito ao tratamento pela Comissão de questões relativas a conflitos de interesses relacionadas com a nomeação de um conselheiro especial não remunerado para um comissário. O Provedor de Justiça detetou uma série de casos de má administração e formulou as observações críticas correspondentes, bem como duas outras observações. No que diz respeito às observações críticas, o Provedor de Justiça constatou que i) em 2007, a Comissão não conseguiu obter uma declaração sobre a ausência de um conflito de interesses antes de nomear o conselheiro especial; ii) em 2009, a Comissão não obteve uma declaração sob compromisso de honra nem uma declaração de atividades do conselheiro especial antes de apresentar uma declaração de fiabilidade; e iii) em 2007, 2008 e 2009, a Comissão não analisou adequadamente a questão de um potencial conflito de interesses na nomeação do Conselheiro Especial da Comissária Kuneva. No que diz respeito às observações adicionais, o Provedor de Justiça observou que (iv) seria uma boa prática administrativa assegurar que, quando um conselheiro especial altera substancialmente a sua declaração de atividades, o comissário responsável apresente uma nova declaração de fiabilidade; e v) a Comissão poderá considerar a possibilidade de alterar a declaração de atividades de um potencial conselheiro especial, a fim de obter informações suficientes sobre as atividades externas do conselheiro especial que lhe permitam examinar qualquer potencial conflito de interesses entre as funções do conselheiro especial e as suas atividades externas. Além disso, a Comissão poderá exigir que o potencial conselheiro especial certifique que a declaração está completa e que, tanto quanto é do seu conhecimento, não existe qualquer conflito de interesses com as suas futuras funções de conselheiro especial.

No que diz respeito às observações críticas, a Comissão tomou nota das conclusões do Provedor de Justiça, mas salientou que o envolvimento do conselheiro especial «não conduziu a uma situação de (aparecimento de) conflito de interesses». A Comissão observou igualmente que, embora o inquérito fosse «contra a Comissão», tal nem sempre foi esclarecido na cobertura mediática. A Comissão lamentou que possam ter sido levantadas dúvidas quanto à integridade do conselheiro especial. Insistiu em que o conselheiro especial agiu sempre em conformidade com as regras e que não há qualquer indicação de que tenha sido ou possa ter sido influenciado por qualquer interesse. A Comissão anexou uma cópia de uma carta do consultor especial na qual este refutava detalhadamente todas as acusações que lhe eram feitas.

No que diz respeito à primeira observação adicional (alínea iv) supra), a Comissão concordou em adaptar a sua prática de modo a que, quando um conselheiro especial fizer uma alteração substancial à sua declaração de atividades, o comissário responsável apresente uma nova declaração de fiabilidade. No que diz respeito à segunda observação adicional (ponto v) supra), a Comissão alegou que a presente declaração de atividades lhe permite obter informações suficientes para examinar os potenciais conflitos de interesses entre as tarefas do potencial conselheiro especial e as suas outras atividades. No entanto, comprometeu-se a solicitar ao potencial conselheiro especial que fornecesse informações adicionais numa base ad hoc. A Comissão aceitou igualmente a parte da segunda observação adicional que sugere que o potencial conselheiro especial deve certificar que a declaração de actividades está completa. Até à data, a Comissão tinha entendido que, ao certificar que as informações eram verdadeiras, o potencial conselheiro especial também certificou a sua exaustividade. No entanto, a Comissão concordou em tornar isso explícito, alterando a Declaração de Atividades. No que diz respeito ao aspeto da segunda observação adicional que propõe à Comissão exigir que o potencial conselheiro especial certifique que, tanto quanto é do seu conhecimento, não existe conflito de interesses, a Comissão não considerou necessário alterar a declaração de atividades. Cada potencial conselheiro especial tem de assinar uma declaração sob compromisso de honra de que não existe conflito de interesses. Uma nova certificação no âmbito da Declaração de Atividades não teria qualquer valor acrescentado e, em vez disso, conduziria a uma proliferação de declarações semelhantes.

A título de conclusão, a Comissão sublinhou a importância que atribui à prevenção e gestão de conflitos de interesses que envolvam consultores especiais e comprometeu-se a analisar, no decurso de 2012, se, para além da aplicação das observações do Provedor de Justiça, devem ser tomadas novas medidas.

Embora lamente que a Comissão não tenha abordado especificamente o conteúdo da primeira e segunda observações críticas neste caso, o Provedor de Justiça regista o seu compromisso de evitar conflitos de interesses e, para além de aplicar as observações adicionais que delineou na sua decisão, de examinar se devem ser tomadas novas medidas neste domínio. De um modo geral, as ações de acompanhamento da Comissão deverão reduzir consideravelmente o risco de ocorrência de má administração semelhante no futuro.

Processo 884/2010/VIK

O processo 884/2010/VIK dizia respeito à alegada falta de transparência na seleção dos observadores eleitorais pela Comissão e a um tom alegadamente não profissional na correspondência da Comissão com o autor da denúncia. Quando o queixoso, cujo pedido não tinha sido aceite, insistiu em receber mais informações sobre os critérios utilizados para seleccionar observadores a curto prazo, o funcionário da Comissão responsável pelo assunto respondeu: "Vemo-nos em tribunal". A Comissão apresentou um pedido de desculpas ao autor da denúncia pelo tom da mensagem de correio eletrónico e forneceu uma resposta pormenorizada ao seu pedido de informações. O Provedor de Justiça concluiu que a Comissão tinha tomado medidas para resolver a questão, mas formulou duas observações adicionais com vista a melhorar o desempenho da instituição no futuro.

Em primeiro lugar, o Provedor de Justiça observou que, para prestar um bom serviço aos cidadãos, o pessoal da Comissão tem de ser cortês e virado para o serviço. O Provedor de Justiça considera que o cumprimento destas normas é crucial para criar e manter a confiança entre os cidadãos e a administração pública europeia. Afirmou confiar que a Comissão está a tomar as medidas necessárias para sensibilizar o seu pessoal para as necessidades acima referidas.

O Provedor de Justiça sugeriu igualmente que seria útil que a Comissão analisasse possíveis formas de acompanhar o processo de pré-seleção para a seleção de observadores a nível nacional, de modo a garantir a equidade e a integridade do processo de seleção no seu conjunto.

A Comissão congratulou-se com as observações do Provedor de Justiça. No que diz respeito à primeira observação, remeteu para o Código de Boa Conduta Administrativa e sublinhou que a cortesia e o espírito de serviço são as normas básicas para o pessoal da Comissão. Estas competências interpessoais são frequentemente testadas em procedimentos de seleção. Além disso, aquando da sua entrada em funções após o recrutamento, o pessoal da Comissão recebe informações sobre as obrigações que deve respeitar a este respeito. Além disso, a Comissão realiza atividades regulares, como a organização de programas de formação, jornadas de ética e seminários, a fim de sensibilizar o seu pessoal e incentivar o respeito por estas regras e princípios.

No que diz respeito à segunda observação, a Comissão sublinhou que a pré-seleção e a classificação dos observadores ficam ao critério exclusivo dos pontos focais nacionais. No entanto, em conformidade com a proposta do Provedor de Justiça, a Comissão esforça-se por normalizar os procedimentos de pré-selecção a nível nacional. Durante a última reunião bianual dos pontos focais em Bruxelas, a Comissão apresentou recomendações aos pontos focais nacionais com vista a reforçar a coerência, a integridade, a transparência e a equidade de todo o processo de seleção.

O Provedor de Justiça congratula-se com o útil seguimento dado pela Comissão às suas observações adicionais.

Processo 920/2010/VIK

O queixoso liderou um consórcio que apresentou uma proposta à Comissão para o desenvolvimento de um sistema de registo de agricultores no Kosovo. A Comissão rejeitou a proposta porque concluiu que um dos membros do consórcio (uma entidade jurídica) não estava «estabelecido» na União Europeia. O queixoso discordou da interpretação que a Comissão faz deste termo. Alegou, neste contexto, que as informações fornecidas aos proponentes não respeitavam o princípio da transparência.

O Provedor de Justiça encerrou o seu inquérito com duas observações críticas, a saber:

«É uma boa prática administrativa nos procedimentos de concurso que a administração estabeleça de forma clara e inequívoca as condições que os candidatos devem preencher. No caso em apreço, a Comissão utilizou pelo menos três termos diferentes para clarificar a condição de elegibilidade que os proponentes deviam preencher. Nenhum destes termos foi definido no anúncio de concurso e na legislação aplicável, nem tinha qualquer significado preciso que os proponentes normalmente diligentes entendessem da mesma forma. Além disso, o Provedor de Justiça considerou que as informações fornecidas nos outros documentos relacionados com o procedimento de contratação em questão eram incompletas e incoerentes.

A Comissão não apresentou argumentos convincentes em apoio da sua opinião de que a empresa M não tinha cumprido os requisitos de elegibilidade relativos ao local de estabelecimento das pessoas coletivas e estabelecidos na documentação pertinente relativa ao concurso."

O Provedor de Justiça formulou ainda a seguinte observação:

«Tendo em conta a confusão terminológica que o presente caso revelou e a fim de evitar eventuais mal-entendidos no futuro, o Provedor de Justiça considera útil convidar a Comissão a rever a documentação que fornece no contexto dos seus procedimentos de adjudicação de contratos, de modo a eliminar qualquer falta de precisão e incoerência terminológica e a garantir que os proponentes sejam clara e inequivocamente informados das condições de elegibilidade relativas ao seu estabelecimento/constituição/registo/nacionalidade. Seria igualmente útil que, no contexto desta revisão, a Comissão pudesse assegurar que esses termos essenciais do processo de adjudicação sejam claramente definidos no próprio anúncio de concurso ou num documento a que faça referência clara e que seja facilmente acessível.»

Em resposta à observação adicional do Provedor de Justiça, a Comissão sublinhou que tomou medidas para reformular o Guia Prático dos procedimentos contratuais no âmbito das acções externas da UE (PRAG) em Novembro de 2010. Além disso, à luz da decisão do Provedor de Justiça, a Comissão salientou que acolheria com satisfação o convite do Provedor de Justiça para rever a documentação fornecida no âmbito dos seus procedimentos de adjudicação de contratos no que diz respeito às condições de elegibilidade e, em especial, à noção de estabelecimento/constituição/registo/nacionalidade dos proponentes.

No que diz respeito à primeira observação crítica, a Comissão reconheceu e lamentou que tivessem sido utilizados termos diferentes de significado equivalente no que se refere à condição de elegibilidade. A fim de minimizar o risco de confusão no futuro, a Comissão declarou que emitiria instruções às delegações da UE no âmbito das competências dos países do alargamento — nomeadamente, os países candidatos e potenciais candidatos — para prestarem mais atenção à redação utilizada no que diz respeito às condições de elegibilidade durante a preparação dos documentos do concurso.

No que diz respeito à segunda observação crítica, a Comissão manteve a sua opinião de que tinha realizado corretamente o procedimento de concurso e que a Entidade Adjudicante tinha o direito de excluir o autor da denúncia. No que diz respeito aos factos do caso, a Comissão reiterou os argumentos que apresentou no decurso do inquérito do Provedor de Justiça, que o Provedor de Justiça continua a considerar pouco convincentes. No entanto, a Comissão comprometeu-se a introduzir melhorias sistémicas, o que tornará menos provável a ocorrência do caso de má administração identificado na segunda observação crítica.

De um modo geral, a resposta de acompanhamento da Comissão é satisfatória, na medida em que a Comissão promete melhorias sistémicas que deverão reduzir o risco de ocorrência de má administração semelhante no futuro.

Processo 1403/2010/(FS)GG

O processo 1403/2010/GG dizia respeito a um alegado incumprimento, por parte da DG Concorrência, do tratamento atempado e correto de um pedido de acesso a documentos relativos a uma investigação em matéria de auxílios estatais. A Comissão respondeu ao queixoso durante o inquérito do Provedor de Justiça e apresentou as suas desculpas pelo atraso verificado. Quanto ao mérito, a Comissão remeteu para o acórdão do Tribunal de Justiça no processo Technische Glaswerke ^[23], segundo o qual existia «uma presunção geral de que a divulgação de documentos do processo administrativo prejudica, em princípio, a proteção dos objetivos das atividades de inquérito». A Provedora de Justiça observou que a abordagem adotada pela Comissão estava em conformidade com o direito da UE, tal como interpretado pelo Tribunal. Considerou ainda que o autor da denúncia não tinha demonstrado que existiam documentos no processo da Comissão que não estavam abrangidos por essa presunção e que não tinham sido divulgados, nem que existia um interesse público superior na divulgação. Observou, no entanto, que era pouco provável que um requerente pudesse alguma vez ilidir a presunção acima referida, a menos que soubesse quais os documentos que constam do processo. Por conseguinte, o Provedor de Justiça congratulou-se com o facto de a Comissão ter fornecido ao queixoso uma lista dos documentos constantes do seu processo no caso em apreço. Fez ainda uma observação na qual convidou a Comissão a fazer o mesmo em todos os casos em que pretendesse invocar a referida presunção.

Na réplica, a Comissão sublinhou que não tem qualquer obrigação de estabelecer listas detalhadas dos documentos contidos nesses processos. A obrigação prevista no artigo 6.°, n.° 2, do Regulamento n.° 1049/2001, segundo a qual a instituição deve assistir o requerente no esclarecimento do seu pedido, se este não for suficientemente preciso, também não implica tal obrigação.

O Provedor de Justiça está ciente de que não existe qualquer obrigação legal de fornecer aos requerentes uma lista dos documentos constantes de um determinado processo. No entanto, a resposta da Comissão ignora completamente as considerações do Provedor de Justiça, que se baseavam claramente na ideia de que, para além de garantir o respeito das obrigações jurídicas, a Comissão deve procurar ser útil às pessoas que pretendam exercer o seu direito fundamental de acesso aos documentos. Se a manutenção de registos da Comissão fosse adequada, pouco ou nenhum trabalho adicional estaria envolvido no cumprimento da sugestão do Provedor de Justiça. Por conseguinte, o Provedor de Justiça considera que a resposta da Comissão é perturbadora, uma vez que não só não é útil para os cidadãos, como também suscita dúvidas quanto ao facto de os serviços competentes da Comissão manterem efetivamente registos adequados.

A Comissão não colaborou com o Provedor de Justiça sobre a questão fundamental suscitada na sua observação adicional, a saber, que seria do interesse de uma boa administração fornecer a lista em questão.

Processo 1461/2010/(PL)MHZ

A Comissão assinou um contrato com um consórcio (a seguir designado «consórcio») para a prestação de serviços de consultoria para um projeto de obras de reconstrução da UE nas Honduras. Assinou um novo contrato com outro consórcio para a execução das obras acima referidas. O projecto foi gerido por uma unidade criada pela Comissão e pelo país beneficiário. Os peritos do consórcio ocuparam cargos de topo na Unidade. O projecto falhou devido a más obras de reconstrução e a Comissão considerou que o queixoso (um membro do consórcio) era contratualmente responsável pela supervisão da Unidade e, por conseguinte, pelas obras de reconstrução. Recusou-se, por conseguinte, a liquidar a factura final do queixoso na pendência do resultado de auditorias e investigações que determinariam de forma definitiva quem era responsável pelo fracasso do projecto. Além disso, rescindiu o seu contrato posterior com o consórcio, celebrado para corrigir as deficiências do projeto. A Comissão fê-lo quando o consórcio se recusou a assinar uma adenda a este contrato relativa à substituição de peritos. A Comissão apresentou uma série de razões contratuais para a rescisão acima referida.

O consórcio queixou-se ao Provedor de Justiça, alegando que a Comissão geriu erradamente os contratos e que a sua recusa em liquidar faturas, bem como a rescisão do segundo contrato, não se justificavam.

O Provedor de Justiça considerou que a Comissão tinha explicado devidamente, no seu parecer sobre este caso, por que razão podia alegar que o consórcio era responsável pelo desempenho da Unidade. O Provedor de Justiça considerou igualmente razoável a explicação apresentada pela Comissão para considerar que os resultados esperados da auditoria técnica, bem como da auditoria financeira e do inquérito do OLAF, ambos em curso, justificavam a suspensão do pagamento do saldo do contrato. Por último, embora o Provedor de Justiça tenha concordado que a rescisão do segundo contrato era contratualmente justificada, considerou que a Comissão não indicou claramente a base contratual correta para a sua decisão de rescindir o contrato. Fez uma observação crítica a este respeito.

A Comissão informou o Provedor de Justiça de que concordava plenamente com as suas conclusões. Assegurou-lhe que os seus serviços aproveitam todas as oportunidades de formação para recordar aos funcionários responsáveis pela gestão das operações e dos contratos o dever da Comissão de justificar as suas decisões, tal como sublinhado no Código de Boa Conduta Administrativa.

A resposta da Comissão é encorajadora.

Processo 1561/2010/FOR

O processo 1561/2010/FOR dizia respeito ao alegado facto de a Comissão não ter investigado devidamente se a Espanha respeitava as regras ambientais da UE. Um cidadão espanhol alegou que um projeto de construção em grande escala tinha danificado o habitat natural de Picris Willkommii, uma planta rara encontrada apenas perto da foz do rio Guadiana, em Espanha. A Provedora de Justiça considerou adequada a justificação da Comissão para a sua decisão de exercer o seu poder discricionário de arquivar o processo. No essencial, a Comissão explicou que a continuação do processo por infração não asseguraria melhores medidas de proteção da Picris Willkommii do que as já tomadas ou previstas pelas autoridades espanholas que tinham aceitado tomar várias medidas de conservação. No entanto, o Provedor de Justiça fez uma observação adicional, instando a Comissão a levar todas as vias de recurso nacionais possíveis ao conhecimento dos queixosos em futuros casos semelhantes.

A Comissão respondeu que informa todos os queixosos do direito de procurar reparação a nível nacional no aviso de receção das suas queixas. A Comissão recorda que, em consonância com o seu desejo de aumentar a ênfase em instrumentos eficazes a nível nacional, sempre que a legislação da UE se refere a procedimentos ou canais de resolução de litígios nacionais, indica-os sempre aos queixosos. No entanto, ao encerrar um processo, a Comissão não indica aos autores das denúncias todas as vias de recurso nacionais possíveis, uma vez que não dispõe deste tipo de informações. Os Estados-Membros não são obrigados a manter a Comissão informada sobre as vias de recurso disponíveis e os casos específicos em que se aplicam. Além disso, a situação no que diz respeito às vias de recurso a nível nacional pode diferir em função de uma série de fatores desconhecidos da Comissão. A Comissão mencionou, no entanto, que mantém um projeto em curso sobre o acesso à justiça em matéria de ambiente através do Portal Europeu da Justiça, lançado em 16 de julho de 2011. Isto está disponível, não só para os queixosos, mas para todas as pessoas interessadas.

O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de, em resposta à sua observação adicional, a Comissão procurar melhorar a situação da melhor forma possível.

Processo 2127/2010/AN

O autor da denúncia trabalhou para o quarto pilar da Missão de Administração Provisória das Nações Unidas no Kosovo (MINUK), cujas atividades foram financiadas pela UE através de decisões de financiamento adotadas ao abrigo dos regulamentos pertinentes da UE. A decisão de financiamento em causa estabelecia que os fundos da União também podiam ser utilizados para atribuir prémios de retenção, ou seja, prémios ao pessoal cujos lugares foram suprimidos pelo Pilar devido ao seu desmantelamento e a quem não foi oferecido um emprego alternativo.

O inquérito do Provedor de Justiça sobre este caso dizia respeito ao eventual incumprimento, por parte da Comissão, do seu dever de supervisionar a utilização dos fundos pelo quarto pilar da MINUK. No seu parecer, a Comissão forneceu explicações suficientes para demonstrar que supervisionava efetivamente as atividades do Pilar e, em especial, as suas despesas, e que mantinha uma comunicação regular com o Pilar. Além disso, desde que a Comissão cumprisse os seus objetivos e respeitasse os princípios do direito da UE, poderia validamente abster-se de estabelecer regras mais concretas e pormenorizadas para a atribuição do prémio em questão, deixando assim esses prémios à discrição do Pilar. Por último, a Comissão contactou a direção do Pilar no que diz respeito às preocupações manifestadas pelo autor da denúncia e certificou-se de que seguia os procedimentos internos corretos e procurava aconselhamento jurídico adequado sobre o caso do autor da denúncia, respeitando plenamente os princípios da transparência, da igualdade de tratamento e da não discriminação.

O Provedor de Justiça emitiu uma observação adicional, na qual afirmou que, a fim de evitar falsas impressões sobre a natureza e o alcance da sua participação em situações como a descrita pelo queixoso, a Comissão poderia considerar a possibilidade de solicitar aos seus parceiros que mencionem claramente, nos seus contactos com terceiros, que não é parte nos contratos em questão e que não pode ser responsabilizada por deficiências contratuais.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão salientou que a secção 5.3 do Acordo-Quadro Financeiro e Administrativo de 29 de Abril de 2003, celebrado entre a Comunidade Europeia e as Nações Unidas, prevê que "a ONU é plenamente responsável pela coordenação e execução de todas as actividades contratadas". Tal é igualmente confirmado pelo anexo da Decisão (2007)2367 da Comissão, de 31 de maio de 2007, relativa ao financiamento do quarto pilar de 1 de junho de 2007 a 31 de janeiro de 2008, que prevê, na sua secção 4.1, que «[o] chefe da MINUK será responsável pela execução das atividades propostas para o quarto pilar».

A Comissão reconheceu que, em situações em que a Comissão parece estar, prima facie, muito envolvida, terceiros podem acreditar que estão numa relação contratual direta com a UE e, por conseguinte, sob a sua proteção. Por conseguinte, a Comissão tenciona mencionar a questão levantada pelo Provedor de Justiça nos seus contactos regulares com as Nações Unidas e, se for caso disso, levantará a questão junto dos seus contratantes. No entanto, a Comissão não pode assumir qualquer obrigação em termos do resultado destas ações.

O Provedor de Justiça congratula-se com a resposta útil da Comissão neste caso.

Processo 2360/2010/(PL)MHZ

A Comissão decidiu não publicar no Jornal Oficial a Decisão 774/2010 que contém informações de segurança sensíveis, tendo antes enviado a decisão aos Estados-Membros para que estes a aplicassem. A decisão foi adotada no âmbito das competências de execução da Comissão, estabelecidas no Regulamento relativo à segurança da aviação civil (Regulamento (CE) n.o 300/2008). Uma vez que a decisão impunha obrigações aos operadores privados de carga e era possível que os vários Estados-Membros não divulgassem o conteúdo da decisão da mesma forma e na mesma medida, o queixoso queixou-se ao Provedor de Justiça. O autor da denúncia alegou que o facto de a Comissão não ter justificado a não publicação da decisão no Jornal Oficial era contrário ao acórdão do Tribunal de Justiça no processo Heinrich e poderia, em última análise, falsear a concorrência.

No seu parecer, a Comissão justificou a não publicação da decisão fazendo uma breve referência a determinadas disposições jurídicas. Não teve em conta a pertinência do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos ^[24], nem demonstrou que a base jurídica para a não publicação da decisão pudesse ser encontrada no regulamento relativo à segurança da aviação civil. Uma vez que a base jurídica acima referida existia de facto e que o queixoso não apresentou observações, o Provedor de Justiça concluiu que não se justificavam outros inquéritos. No entanto, observou ainda que, em futuros casos em que a Comissão decida não publicar os seus atos emitidos com base no Regulamento (CE) n.o 300/2008, deve elaborar uma fundamentação equivalente à que daria em resposta a um pedido confirmativo de acesso do público a documentos, justificando a sua decisão de recusar o acesso com base na isenção em matéria de segurança pública prevista no Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Esta fundamentação pode ser publicada ou disponibilizada imediatamente mediante pedido.

No seguimento da observação complementar, a Comissão congratulou-se com a decisão do Provedor de Justiça. Alegou que tinha agido corretamente, no interesse público e em conformidade com as regras estabelecidas em matéria de segurança dos documentos. A Comissão acrescentou que, em conformidade com a Decisão 774/2010, os operadores do setor privado com necessidade de tomar conhecimento devem ter acesso às informações necessárias por parte dos Estados-Membros e que a divulgação dessas informações deve ser efetuada de forma não discriminatória e sem distorções. A este respeito, a Comissão recordou aos Estados-Membros, no âmbito do Comité de Regulamentação da Segurança da Aviação, a sua obrigação de divulgar sem restrições a legislação sensível em matéria de segurança aos operadores e entidades que têm de aplicar medidas de segurança.

A Comissão declarou que, em futuros casos semelhantes, quando decidir não publicar atos adotados com base no Regulamento (CE) n.o 300/2008, a resposta a dar à entidade que solicita a publicação seguirá um raciocínio semelhante ao desenvolvido para os pedidos ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

A resposta da Comissão é construtiva. Aceitou a observação do Provedor de Justiça e comprometeu-se a justificar, no futuro, a não publicação dos atos adotados com base no Regulamento (CE) n.o 300/2008, apresentando uma fundamentação baseada no Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

OI/4/2010/ELB

Este inquérito de iniciativa própria incidiu sobre a forma como as instituições da UE, nomeadamente o Parlamento, o Conselho e a Comissão, tratam os pedidos, apresentados ao abrigo do Estatuto dos Funcionários, de substituição de decisões incompatíveis com a evolução da jurisprudência. As instituições consideraram que não tinham qualquer obrigação de rever essas decisões. Salientaram que, se uma decisão não for impugnada dentro do prazo legal, torna-se definitiva. Recordaram ainda que os efeitos de uma decisão judicial se limitam às partes no processo e declararam que só aplicam uma decisão judicial a outras partes em circunstâncias excecionais. O Provedor de Justiça formulou uma observação adicional, segundo a qual uma instituição não está impedida de optar por rever um pedido apresentado ao abrigo do artigo 90.o, n.o 1, do Estatuto destinado a substituir uma decisão definitiva por uma nova decisão aplicável no futuro, que tenha devidamente em conta a evolução da jurisprudência. De acordo com os princípios da boa administração, as instituições devem ter em conta todos os fatores pertinentes no exercício desses amplos poderes discricionários.

A Comissão respondeu que os pedidos ao abrigo do artigo 90.o, n.o 1, são sempre examinados caso a caso, tendo devidamente em conta as suas circunstâncias específicas, os princípios de direito e a jurisprudência. Afirmou que, normalmente, aplica princípios da jurisprudência da União a processos futuros e, por conseguinte, concorda que deve retirar todas as conclusões razoáveis dos acórdãos do Tribunal de Justiça. No que diz respeito à declaração do Provedor de Justiça de que a administração pode sempre examinar se deve substituir uma decisão administrativa por outra, a Comissão confirmou que examina cuidadosamente a admissibilidade e o conteúdo de cada pedido nos termos do artigo 90.o, n.o 1.

A Comissão declarou ainda que aprecia o reconhecimento pelo Provedor de Justiça da sua prática no que diz respeito à aplicação dos possíveis benefícios dos processos judiciais "pendentes" a todos os funcionários, incluindo os que não contestaram as decisões em questão, impedindo assim os recursos em massa. A Comissão partilha igualmente a opinião do Provedor de Justiça de que, no exercício do seu poder discricionário, deve ponderar cuidadosamente o princípio da segurança jurídica, por um lado, e considerações relacionadas com os direitos fundamentais e o princípio da equidade, por outro. Afirma que se compromete a continuar a exercer a sua margem de apreciação no respeito dos princípios da boa administração e tendo devidamente em conta os direitos fundamentais dos membros do pessoal.

Por último, a Comissão sublinha que o princípio da segurança jurídica prevalecerá, em geral, sobre as aspirações de um particular de obter uma decisão mais favorável com base numa alteração da jurisprudência. Em especial, tal como já especificado no seu parecer e confirmado pela jurisprudência, esse pedido ao abrigo do artigo 90.o, n.o 1, não pode ser utilizado para contornar os prazos legais previstos no artigo 90.o, n.o 2.

Na sua resposta à observação complementar do Provedor de Justiça, o Parlamento assegurou-lhe que os seus serviços competentes seguem de perto a jurisprudência e que terão devidamente em conta as conclusões do Provedor de Justiça no exercício dos seus amplos poderes discricionários, tal como definidos na observação complementar.

Não foi recebida qualquer resposta do Conselho.

O Provedor de Justiça observa, no que diz respeito à posição da Comissão, que o princípio da segurança jurídica prevalecerá, em geral, sobre as aspirações de um indivíduo de obter uma decisão mais favorável com base numa alteração da jurisprudência. Isto significa que a Comissão concorda com o princípio de que pode utilizar o seu poder discricionário para fiscalizar os processos à luz da nova jurisprudência. A Comissão acrescenta que um pedido nos termos do artigo 90.°, n.° 1, não pode ser utilizado para contornar os prazos legais previstos no artigo 90.°, n.° 2. Esta declaração pode ser entendida como significando que uma pessoa pode apresentar um pedido nos termos do artigo 90.o, n.o 1, e que caberia à instituição responder a esse pedido. Se, no entanto, optar por responder negativamente, confirmando assim a decisão definitiva já existente, ou se não responder, a Comissão considera que a pessoa não teria o direito de apresentar uma queixa nos termos do artigo 90.o, n.o 2. Esta posição não é incompatível com a observação complementar.

O seguimento dado a este caso é satisfatório.

OI/5/2010/JF

O queixoso, uma organização não governamental (ONG) sediada em Damasco, queixou-se ao Provedor de Justiça sobre a Delegação da UE na Síria («Delegação»)[25]. De acordo com o queixoso, a Delegação rejeitou ilegalmente os seus pedidos relativos a uma série de propostas patrocinadas pela Comissão. O Provedor de Justiça não encontrou provas que pudessem apoiar a queixa. À luz das regras aplicáveis, especificamente no que se refere à capacidade financeira para satisfazer a contribuição financeira necessária para a execução do projecto, a Delegação teve razão ao recusar os pedidos do queixoso.

Não obstante este facto, o Provedor de Justiça pôde concluir que a delegação tinha sido menos rigorosa no passado no que diz respeito à capacidade financeira do queixoso. Prosseguiu salientando as dificuldades enfrentadas pelas ONG em países terceiros em resultado de uma aplicação muito rigorosa das regras pertinentes. Ao encerrar o caso, dirigiu uma observação adicional à Comissão, convidando-a a refletir sobre a forma como poderia permitir que essas ONG apresentassem provas alternativas da sua capacidade financeira. Especificamente, afirmou que a Comissão poderia refletir sobre a forma como poderia permitir que as ONG candidatas fidedignas aos seus convites à apresentação de propostas, que, no momento da apresentação das suas candidaturas, podem não dispor de fundos próprios suficientes, apresentassem provas alternativas. Essas provas de financiamento podem incluir compromissos assinados por patrocinadores externos e/ou garantias bancárias, relacionados com a sua capacidade financeira para executar os projetos patrocinados pela Comissão em questão.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão afirmou estar ciente de que muitos codoadores condicionam a sua contribuição para a contribuição da UE, em especial quando a UE financia a maior parte dos custos de uma ação. É por esta razão que, regra geral, os candidatos não são obrigados a apresentar qualquer prova de cofinanciamento aquando da apresentação das suas candidaturas. Só devem apresentar esses elementos de prova juntamente com o relatório para o cálculo do montante final da subvenção com base nos custos elegíveis reais e nas receitas reais.

No entanto, quando, com base nas contas mais recentes do candidato, tal como exigido no convite à apresentação de propostas pertinente, a Comissão tiver dúvidas sobre a capacidade financeira desse candidato para executar o projeto em causa, pode solicitar provas adicionais de recursos suficientes para manter a sua atividade durante o projeto e contribuir para o seu financiamento. Estes elementos de prova alternativos podem assumir a forma de compromissos assinados por patrocinadores externos, tal como sugerido pelo Provedor de Justiça na sua observação adicional. A Comissão poderá então verificar, «numa base fidedigna», se estarão disponíveis os recursos financeiros necessários.

A Comissão formulou uma série de reservas no que diz respeito às garantias bancárias. Salientou ainda que deve assegurar que a ação proposta será executada na sua totalidade e que serão obtidos os benefícios resultantes do projeto correspondente. Se o cofinanciamento necessário não estiver disponível, ou se o beneficiário se deparar com situações de escassez financeira durante a execução da ação, não haverá fundos suficientes para executar todas as atividades e os resultados esperados não serão alcançados. Tal constituiria um desperdício de fundos públicos, pelo que deve ser evitado a todo o custo. O processo de recuperação subsequente que a Comissão teria de iniciar agravaria ainda mais a situação do beneficiário e conduzi-lo-ia à falência. É por estas razões que a Comissão deve identificar os riscos durante o procedimento de avaliação e rejeitar os candidatos com capacidade financeira insuficiente. Além disso, as regras que preveem a execução do Regulamento Financeiro identificam claramente a capacidade financeira como um dos critérios a cumprir aquando da apresentação de uma candidatura.

Por último, a Comissão tem em conta a necessidade de os candidatos não dependerem esmagadoramente dos fundos da UE, comparando cuidadosamente os montantes das subvenções solicitadas e as receitas dos candidatos. As ONG de confiança que não disponham de fundos próprios suficientes devem antes candidatar-se a subvenções de menor dimensão, nomeadamente as de valor inferior a 25 000 EUR, caso a entidade adjudicante não solicite documentos de apoio à sua capacidade financeira que não sejam uma declaração sob compromisso de honra.

O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de a Comissão reconhecer que os patrocinadores externos podem assumir compromissos no que respeita à capacidade financeira dos candidatos. Considera igualmente que as reservas da Comissão sobre as garantias bancárias são razoáveis. De um modo geral, a resposta de acompanhamento é satisfatória.

Processo 49/2011/AN

O processo 49/2011/AN dizia respeito ao facto de a Comissão não ter dado início a um processo por infração contra a Espanha com base numa denúncia baseada nas conclusões do Comité de Avaliação do Cumprimento de Aarhus. O queixoso contactou o Comité depois de a sua oposição a projectos industriais que alegadamente prejudicavam o ambiente ter suscitado respostas por parte das autoridades públicas competentes que, na sua opinião, constituíam assédio.

O Provedor de Justiça não detetou qualquer caso de má administração na forma como a Comissão tratou a questão do assédio. Concluiu igualmente que não se justificavam novas investigações no que diz respeito à exposição de motivos da Comissão para não dar início a um processo por infração. No entanto, fez uma observação adicional, sugerindo que a Comissão não só informasse o autor da denúncia, em tempo útil, do resultado final da sua investigação em curso sobre questões ambientais em Espanha, mas também de cada nova medida tomada em relação a essa investigação. Ao fazê-lo, a Comissão cumprirá o disposto no ponto 7 da sua Comunicação ao Parlamento Europeu e ao Provedor de Justiça Europeu sobre as relações com o queixoso em matéria de infracções ao direito comunitário ^[26] e, ao mesmo tempo, actuará de forma construtiva e convivial para os cidadãos. Isto seria um exemplo de boa gestão, disse ele.

A Comissão escreveu ao autor da denúncia, descrevendo todas as medidas tomadas no âmbito do processo por infração em causa e as informações tidas em conta na sua apreciação deste último. A Comissão mencionou que um dos elementos tidos em conta foi a decisão do Provedor de Justiça sobre o caso do queixoso. A Comissão explicou ainda que a sua apreciação não revelou qualquer infração ao direito da UE por parte da Espanha, embora o caso específico do autor da denúncia, que foi objeto da comunicação ao Comité de Avaliação do Cumprimento de Aarhus e da denúncia por infração, fosse lamentável. Assim, a Comissão informou o autor da denúncia da sua intenção de encerrar o procedimento e convidou-o a apresentar as suas observações a este respeito no prazo de um mês a contar da receção da carta da Comissão.

A Comissão explicou pormenorizadamente a sua linha de acção ao autor da denúncia. Teve igualmente em conta as conclusões do Provedor de Justiça na sua avaliação do processo por infração.

Processo 409/2011/RT

Numa queixa ao Provedor de Justiça, um antigo funcionário da Comissão alegou que a Comissão não fundamentou devidamente a sua decisão de não lhe reembolsar as despesas de mudança de residência uma segunda vez. O Provedor de Justiça não detetou casos de má administração. No entanto, sugeriu que, se um funcionário cujo lugar de afetação seja um país terceiro cessar funções e se reformar simultaneamente, a Comissão poderia recordar-lhe que o pedido de reembolso das despesas de mudança de residência para um local diferente do seu local de origem impedirá um segundo reembolso subsequente das despesas de mudança de residência para o local de origem. O Provedor de Justiça formulou uma observação adicional a este respeito.

Na sua resposta, a Comissão afirmou que a questão é agora da competência do Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE), que é responsável por informar o seu pessoal sobre os critérios de reembolso das despesas de mudança de residência. A Comissão comprometeu-se a informar o SEAE sobre a observação adicional do Provedor de Justiça.

O Provedor de Justiça solicitará ao SEAE que lhe dê seguimento neste caso.

Processo 427/2011/MHZ

O Regulamento (CE) n.o 2187/2005 relativo à conservação dos recursos haliêuticos no mar Báltico, nos seus estreitos (Belts) e no Øresund através da aplicação de medidas técnicas (a seguir designado «o regulamento») exigia que a Comissão assegurasse, até 1 de Janeiro de 2008, a realização de uma avaliação científica dos efeitos da utilização, em especial, de redes de emalhar, tresmalhos e redes de enredar nos cetáceos e que as suas conclusões fossem apresentadas ao Parlamento Europeu e ao Conselho. A Comissão solicitou a um instituto científico (ICES) que efetuasse esta avaliação, mas este não pôde fazê-lo devido à falta de relatórios pertinentes sobre as capturas acidentais de cetáceos. Estes relatórios deveriam ter sido apresentados à Comissão pelos Estados-Membros, nos termos de outro regulamento (Regulamento (CE) n.o 812/2004). Por conseguinte, a Comissão informou o Parlamento e o Conselho de que não era possível realizar a avaliação científica. O queixoso, um pescador polaco, alegou que, consequentemente, a Comissão não cumpriu as obrigações que lhe incumbem por força do regulamento e recorreu ao Provedor de Justiça.

Ao longo do inquérito do Provedor de Justiça, a Comissão não justificou por que razão não tinha utilizado todos os meios à sua disposição para assegurar o cumprimento do Regulamento (CE) n.o 812/2004 a nível nacional e, por conseguinte, fornecer ao instituto científico os dados necessários para a avaliação exigida pelo regulamento. Explicou que o formato utilizado pelos Estados-Membros para a apresentação de relatórios não era adequado e que, em 2009, a Comissão propôs um novo formato. O Provedor de Justiça interrogou-se sobre a razão pela qual a Comissão não trabalhou, muito antes de 1 de Janeiro de 2008, num formato normalizado para a apresentação de relatórios que, razoavelmente, poderia ter facilitado a apresentação atempada de relatórios nacionais adequados, tal como exigido pelo Regulamento (CE) n.o 812/2004. O Provedor de Justiça considerou que a inação atempada da Comissão constituiu um caso de má administração. Emitiu uma observação crítica nesse sentido.

Na sua resposta de acompanhamento, a Comissão reconheceu que não cumpriu o prazo de 1 de Janeiro de 2008 estabelecido no regulamento. A Comissão reiterou que tal se devia ao facto de os dados pertinentes, nomeadamente os exigidos pelo Regulamento (CE) n.o 812/2004, terem sido enviados pelos Estados-Membros num formato que carecia de informações pormenorizadas. Explicou igualmente que os Estados-Membros enfrentavam dificuldades na aplicação do Regulamento (CE) n.o 812/2004. A fim de identificar estas dificuldades específicas e as formas de as resolver, a Comissão organizou um seminário em 2009. O seminário revelou que o nível de precisão dos dados exigido pelo Regulamento (CE) n.o 812/2004 é muito ambicioso e pode mesmo ser impossível de alcançar em alguns casos de espécies raras capturadas acessóriamente. A Comissão tentou resolver este problema lançando um concurso público para a recolha de dados sobre as capturas acessórias de cetáceos no Báltico, Kattegat e Sounds, mas não foram recebidas candidaturas. Em 2011, o instituto científico em questão confirmou que o boto do mar Báltico continua criticamente ameaçado e que são necessárias novas medidas de atenuação para o boto do mar Báltico. Numa comunicação publicada em setembro de 2011, a Comissão indicou que poderiam ser incorporadas medidas de atenuação melhoradas no âmbito das novas medidas técnicas que serão desenvolvidas no âmbito da reforma da política comum das pescas. Tal definirá o âmbito, os objetivos e as metas a cumprir em relação às capturas acessórias de cetáceos e os Estados-Membros terão a possibilidade de tomar medidas específicas para pescarias específicas. Os requisitos de acompanhamento poderiam ser incorporados no quadro de recolha de dados, concluiu a Comissão.

No que diz respeito à conclusão do Provedor de Justiça de que nada impedia a Comissão de fornecer, muito antes de 1 de Janeiro de 2008, um modelo normalizado para os relatórios dos Estados-Membros que, razoavelmente, poderia ter facilitado a apresentação atempada de relatórios nacionais adequados, tal como exigido pelo Regulamento (CE) n.o 812/2004, a Comissão explicou que, juntamente com os institutos científicos pertinentes, tinha concluído um modelo comum de relatório em 2008. Os participantes no seminário acima referido incentivaram a utilização deste formato nos relatórios nacionais de 2009. Em Maio de 2010, o Comité das Pescas e da Aquicultura acordou em que deveria ser utilizado pelos Estados-Membros a partir dessa data. A avaliação mais recente foi realizada em 2012. Verificou-se que todos os Estados-Membros em causa estão agora a utilizar o formato normalizado de comunicação de informações. Além disso, o instituto científico em questão reviu todos os dados agora recolhidos pelos Estados-Membros e criou uma base de dados que contém todas estas informações.

A Comissão explicou em pormenor as medidas que tomou para resolver o problema identificado pelo Provedor de Justiça e explicou ainda que, atualmente, os Estados-Membros podem fornecer os dados necessários, uma vez que dispõem de um formato de relatório normalizado adequado adotado entretanto pela Comissão. Consequentemente, pode agora ser realizada uma avaliação científica dos efeitos nos cetáceos da utilização, em especial, de redes de emalhar, tresmalhos e redes de enredar.

Processo 489/2011/(GRK)MHZ

O processo 489/2011/MHZ dizia respeito a um atraso de sete meses, que a Comissão não conseguiu justificar, ao reagir às observações do autor da denúncia num processo por infração. O Provedor de Justiça considerou, no entanto, que a Comissão apresentou uma exposição de motivos exemplar, em cartas enviadas diretamente ao queixoso, em que fundamentava a sua decisão de encerrar o processo. O Provedor de Justiça fez uma observação adicional no sentido de que a Comissão respeitaria os princípios da boa administração se, após os queixosos apresentarem observações sobre o seu anúncio de que tenciona encerrar o processo por infração, chegasse à decisão final num prazo razoável. Se ocorrerem atrasos, a Comissão deve explicar porquê e apresentar as suas desculpas, se for caso disso.

A Comissão começou por agradecer ao Provedor de Justiça por ter manifestado a sua satisfação com a qualidade das explicações da Comissão ao queixoso. A Comissão admitiu que a sua resposta, bem como as outras cartas enviadas ao autor da denúncia após a apresentação das suas observações (ou informações adicionais), não fornecia explicações ou desculpas pelo atraso na resposta da Comissão. Embora lamentando não ter apresentado explicações e um pedido de desculpas pelo atraso na resposta, a Comissão declarou que, no caso em apreço, era necessário encontrar um equilíbrio adequado entre a exatidão da análise das circunstâncias do caso e das disposições jurídicas aplicáveis e a rapidez desta análise. Segundo a Comissão, o autor da denúncia seria mais afetado por uma discrepância na análise do que por um atraso no procedimento.

A Comissão assegurou ao Provedor de Justiça que envidaria todos os esforços no futuro para que, em caso de atraso na segunda fase do tratamento de uma queixa, as razões desse atraso e as desculpas, se for caso disso, fossem incluídas na correspondência enviada ao queixoso.

A Comissão desculpou-se pelo atraso no caso em apreço e assegurou ao Provedor de Justiça que, no futuro, incluirá desculpas e razões para o atraso, se for caso disso, em correspondência com os queixosos enviada depois de um queixoso apresentar observações sobre a intenção da Comissão de encerrar o processo por infração. Isto é muito bem-vindo.

3. O Tribunal de Justiça da UE

Ver processo 3018/2009/(TN)(TS)TN na secção «Processos Star».

4. Serviço Europeu de Seleção do Pessoal (EPSO)

Processo 1251/2009/(CK)ANA

O presente processo diz respeito às informações que o EPSO fornece aos candidatos em concursos gerais. O Provedor de Justiça abriu um inquérito sobre o alegado facto de o EPSO não ter fornecido ao queixoso uma explicação suficientemente fundamentada no que diz respeito aos resultados da sua prova escrita. No seu parecer, o EPSO abordou os argumentos do queixoso e apresentou uma repartição ponderada do desempenho do queixoso à luz dos critérios do concurso. O Provedor de Justiça formulou a seguinte observação adicional:

«É boa prática administrativa para o EPSO assegurar que a ficha de avaliação utilizada pelo júri na fase de prova escrita de um concurso geral contém: a) uma repartição pormenorizada das notas atribuídas para cada critério de avaliação e b) informações sobre a ponderação que o júri aplica a cada critério de avaliação.»

Na sua resposta de acompanhamento, o EPSO salientou que o concurso geral em questão foi publicado em 2007 e gerido em 2008. Na sequência da adoção do seu programa de desenvolvimento, o EPSO introduziu alterações na organização dos concursos gerais que já apresentou ao Provedor de Justiça. O EPSO desenvolveu a natureza do novo procedimento e centrou-se na forma como a avaliação é realizada no centro de avaliação ao abrigo do novo regime. O EPSO salientou igualmente o papel do passaporte de competências.

No que diz respeito às informações de que os candidatos dispõem no âmbito do novo procedimento, o EPSO observou que os candidatos recebem informações que lhes dizem direta e individualmente respeito. Na fase CBT (teste computorizado), os candidatos recebem não só uma repartição das suas pontuações, mas também as respostas escolhidas, juntamente com as respostas corretas às perguntas. No que diz respeito ao centro de avaliação, os candidatos recebem as suas notas globais para cada uma das competências gerais e específicas que estão a ser avaliadas e uma cópia do seu passaporte de competências. Mediante pedido, os candidatos podem receber uma cópia dos seus exames escritos.

O EPSO salientou que, no regime anterior, os candidatos recebiam informações mais limitadas. No que diz respeito ao novo regime, o EPSO salientou que o passaporte de competências é um instrumento útil não só para os candidatos, mas também para as instituições. Estes últimos recebem uma cópia do passaporte de competências dos candidatos aprovados. 

A Provedora de Justiça recorda que o inquérito neste caso dizia respeito às informações de que os candidatos dispunham sobre o seu desempenho em provas escritas ao abrigo do sistema anteriormente aplicável que rege os procedimentos de seleção da UE. A este respeito, a observação adicional do Provedor de Justiça reflete o compromisso do EPSO de fornecer aos candidatos uma repartição pormenorizada das pontuações e a ponderação que o júri aplica a cada critério de avaliação. O EPSO fornece uma resposta pormenorizada sobre a questão das informações disponíveis aos candidatos em concursos gerais ao abrigo do novo regime, incluindo a fase do centro de avaliação e a fase do centro de avaliação. Especificamente, no que diz respeito às informações relativas à avaliação das competências gerais e específicas dos candidatos no centro de avaliação, o EPSO aborda a questão das notas atribuídas a cada competência e o peso de cada nota na avaliação dos candidatos. Embora uma avaliação substantiva da resposta do EPSO seja prematura, o EPSO colabora claramente com a fundamentação do Provedor de Justiça que conduz à observação adicional. Tendo em conta o que precede, a resposta do EPSO é satisfatória.

No que diz respeito à avaliação das competências específicas dos candidatos no centro de avaliação, a resposta do EPSO não esclareceu se são atribuídas notas separadas para cada critério e subcritério de avaliação e qual é a ponderação dessas notas na nota global para cada competência. Esta falta de clareza é abordada no seguimento dado pelo EPSO ao processo 14/2010/ANA infra.

De um modo geral, o seguimento dado pelo EPSO é satisfatório.

Processo 2179/2009/(TS)ELB

O queixoso participou num concurso geral organizado pelo EPSO (EPSO/AD/116/08). Obteve resultados insuficientes nas provas escritas e, portanto, não foi convidada para o exame oral. Solicitou ao EPSO que lhe desse acesso aos seus documentos de teste e às respetivas fichas de avaliação. Solicitou igualmente ao júri que revisse o seu desempenho nas provas. Posteriormente, o júri confirmou os seus resultados. Na sua queixa ao Provedor de Justiça, a queixosa alegou que o atraso do EPSO no envio dos documentos das provas e das fichas de avaliação a impedia de solicitar uma revisão das suas provas.

O EPSO admitiu que as suas respostas aos pedidos de documentos do queixoso estavam atrasadas. No entanto, observou que o júri procedeu a duas revisões das provas escritas da queixosa e confirmou as suas notas. Concluiu que a queixosa não foi privada do seu direito de solicitar uma revisão dos seus testes.

O Provedor de Justiça observou que os documentos de teste e as fichas de avaliação não são secretos e que a sua divulgação aos candidatos não afeta o sigilo dos trabalhos dos júris. Remeteu para a jurisprudência dos tribunais da União relativa às decisões do júri e à divulgação das notas dos candidatos nos concursos. A este respeito, o Provedor de Justiça sublinhou que a divulgação de documentos aos candidatos resulta da necessidade de conciliar o segredo dos trabalhos do júri com o dever de fundamentação. Por conseguinte, quando os candidatos são informados dos resultados das provas, o EPSO deve – a pedido de um candidato – facultar automaticamente o acesso aos documentos que têm direito a obter. Por conseguinte, formulou uma observação complementar a este respeito. O Provedor de Justiça criticou igualmente o EPSO pela sua resposta tardia aos pedidos de documentos do queixoso. Por último, considerou que, na sua queixa ao Provedor de Justiça, a queixosa não apresentou argumentos fundamentados, baseados nos documentos que o EPSO lhe enviou, para justificar uma nova revisão das suas provas. Considerou, assim, que não se justificava uma investigação mais aprofundada sobre este aspeto do processo.

Na sua resposta às observações do Provedor de Justiça, o EPSO declarou que, já no seu parecer sobre este caso, admitiu a existência de problemas na resposta ao pedido de informações adicionais do queixoso. O EPSO reconheceu que tinha apresentado tardiamente os documentos a que o queixoso tinha direito e pediu desculpa por esse facto. O EPSO solicitou ao queixoso que aceitasse as suas desculpas.

O EPSO explicou ainda que, no caso em apreço, a recorrente recebeu todos os documentos a que tinha direito: notas nas provas escritas a), b) e c); as suas respostas e as respostas corretas ao teste a); as fichas de avaliação dos testes b) e c); e os seus testes (b) e (c). No entanto, ela teve que pedir-lhes. O EPSO observou que a queixa dizia respeito ao concurso geral EPSO/AD/116/08, que foi publicado e organizado em 2008. Chamou a atenção do Provedor de Justiça para o facto de, desde 2010 e de acordo com o Programa de Desenvolvimento do EPSO, o processo de seleção ter sido alterado, como se pode ver nos anúncios de concurso e no guia dos concursos gerais. De acordo com o novo guia dos concursos gerais, os candidatos recebem automaticamente as suas notas globais por cada competência avaliada e o seu passaporte de competências. O passaporte de competências resume os pontos fortes e fracos do candidato para cada domínio de competência e indica a pontuação correspondente obtida pelo candidato. Os dados são recolhidos através dos vários exercícios do centro de avaliação. No entanto, o passaporte de competências não fornece a pontuação por exercício. Os candidatos também recebem automaticamente os resultados das provas em computador, bem como as suas respostas a essas provas e as respostas corretas. A redação das perguntas e das respostas não é divulgada aos candidatos. Além disso, os candidatos têm de solicitar uma cópia das suas respostas nas provas escritas/práticas.

O seguimento dado pelo EPSO neste caso é satisfatório.

Processo 2470/2009/(TS)TN

A queixa diz respeito ao tratamento pelo EPSO de um pedido de informações. Concretamente, o queixoso alegou que o EPSO não fundamentou a sua recusa em informá-lo sobre o número de candidatos convidados para a prova oral em que participaria. Numa observação crítica, o Provedor de Justiça observou que o EPSO não forneceu, em conformidade com o artigo 18.o do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa, uma explicação suficientemente clara das razões pelas quais não era possível fornecer informações sobre o número de candidatos admitidos à fase seguinte de um concurso. Numa observação adicional, observou que, se o EPSO receber um pedido de informações relativo a um concurso e essas informações já estiverem disponíveis no anúncio de concurso pertinente e, por conseguinte, não forem publicadas no sítio Web do EPSO, seria adequado que o EPSO remetesse a pessoa em causa para o anúncio de concurso, em vez de indicar simplesmente que as informações solicitadas não são publicadas no seu sítio Web.

O EPSO respondeu que, com a introdução dos novos concursos «estilo», são publicadas no seu sítio Web as seguintes informações relativas a cada concurso:

Etapas para as quais são fornecidas informações

- Número de candidaturas (validadas) — dados brutos por campo, grau, língua e/ou opção (consoante o concurso).

- Prazo de reserva para os testes de acesso — apenas se for o mesmo para todos os candidatos.

- Período de teste de admissão em computador.

- Publicação dos resultados dos testes de admissão nas contas EPSO dos candidatos.

- Publicação dos resultados da admissão.

- Limiar de admissão (pontos CBT).

- Limiar de admissão (avaliador de talentos - 1.a ronda) — se aplicável.

- Limiar de admissão (avaliador de talentos - 2 ^nd round) — se aplicável.

- Nomes dos membros do júri.

Convite para o estudo de caso publicado nas contas EPSO dos candidatos e data(s) do estudo de caso.

Centro de avaliação em Bruxelas/Luxemburgo, de dd/mm/aa a dd/mm/aa.

Convite para o centro de avaliação publicado nas contas EPSO dos candidatos, incluindo o número de candidatos convidados.

- A publicação do centro de avaliação e dos resultados finais do concurso nas contas EPSO dos candidatos.

- Número de candidatos na lista de reserva, por domínio, grau, língua e/ou opção.

- Limiar a incluir na lista de reserva.

- Lista de reserva.

Por conseguinte, o EPSO está convencido de que problemas como os que estão na origem da presente queixa não voltarão a ocorrer no futuro.

O Provedor de Justiça concorda que o aumento das informações fornecidas automaticamente pelo EPSO no que diz respeito aos concursos gerais implica que o problema que deu origem à presente queixa é menos provável de ocorrer no futuro.

Processo 14/2010/ANA

O processo 14/2010/ANA permitiu ao Provedor de Justiça examinar as obrigações aparentemente contraditórias do EPSO, por um lado, de fundamentar as suas decisões e, por outro, de proteger a confidencialidade dos procedimentos do júri. O Provedor de Justiça recordou que estas obrigações encontram um compromisso equilibrado na decisão do EPSO, tomada na sequência do seu inquérito de iniciativa própria sobre a transparência dos procedimentos de recrutamento da UE, de apresentar na ficha de avaliação uma repartição das pontuações em função dos critérios e subcritérios de avaliação utilizados pelo júri. O Provedor de Justiça lamentou o facto de o júri não ter fornecido essa repartição no caso em apreço. Numa observação crítica, afirmou que o EPSO não tomou medidas para garantir que o júri apresentasse uma repartição das notas na ficha de avaliação final da prova em causa.

Na sua resposta de acompanhamento, o EPSO salientou que o concurso geral em questão foi publicado em 2008 e diz especificamente respeito à ficha de avaliação que o júri elaborou para as provas de tradução. Esta ficha de avaliação previa uma nota global que era atribuída aos candidatos com base em critérios de avaliação previamente estabelecidos pelo júri e nas observações relativas aos erros de tradução cometidos. Uma vez que o júri não atribuiu notas para cada um dos critérios de avaliação que tinha estabelecido, a ficha de avaliação não forneceu uma repartição da pontuação global.

Centrando-se nos concursos gerais para juristas-linguistas, a resposta do EPSO abordou igualmente as informações à disposição dos candidatos ao abrigo do seu novo regime para os concursos gerais, incluindo tanto a TCC (testes informáticos) como a fase do centro de avaliação. Através do seu passaporte de competências, os candidatos recebem as informações relativas à avaliação das competências gerais e específicas no centro de avaliação, incluindo as notas atribuídas a cada competência e o peso de cada nota na avaliação dos candidatos.

A declaração geral acima referida aplica-se igualmente à avaliação da competência específica da tradução, afirmou o EPSO. Com efeito, no que diz respeito à competência específica da tradução, o passaporte de competências contém as notas atribuídas a cada critério e as observações do júri. Além disso, o júri estabelece uma ficha de avaliação das provas de tradução que indica os critérios com base nos quais marcou a prova e as pontuações atribuídas a cada critério. Tal ajuda a esclarecer se as avaliações dos candidatos sobre as competências específicas no centro de avaliação contêm pontuações para cada critério e subcritério de avaliação e a ponderação dessas pontuações na pontuação global para cada competência (ver processo 1251/2009/(CK)ANA supra).

O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de o EPSO ter colaborado com a fundamentação subjacente à observação crítica neste caso. A resposta do EPSO sugere que o nível de informação oferecido ao abrigo do novo regime aos candidatos em concursos gerais para juristas-linguistas está em conformidade com o compromisso assumido pelo EPSO perante o Provedor de Justiça no inquérito de iniciativa própria OI/5/2005/PB.

Processo 1220/2010/(VL)BEH

O processo 1220/2010/BEH dizia respeito a informações alegadamente incorretas num formulário de candidatura em linha do EPSO, segundo as quais os candidatos podiam utilizar até 4 000 carateres para responder a cada uma das subsecções sobre os motivos da sua candidatura. O Provedor de Justiça considerou que as informações prestadas na versão alemã do formulário eram, de facto, incorretas e suscetíveis de induzir os candidatos em erro. Ao mesmo tempo, concluiu que, ao proporcionar aos candidatos a possibilidade de comunicar os problemas encontrados e ao publicar informações atualizadas no seu sítio Web sobre o número máximo de carateres, o EPSO tomou as medidas adequadas para corrigir o erro. No que diz respeito às informações atualizadas fornecidas no sítio Web do EPSO, o Provedor de Justiça formulou a seguinte observação adicional:

"Na medida em que ainda não o tenha feito, o EPSO poderá considerar a possibilidade de incorporar na versão alemã dos formulários de candidatura pertinentes informações sobre o número máximo de carateres disponíveis. Na medida do necessário, o mesmo poderá ser feito com as outras versões linguísticas dos formulários de candidatura pertinentes."

Na sua resposta de acompanhamento, o EPSO declarou que os candidatos que pretendam candidatar-se a um concurso geral devem consultar previamente o «Manual de Candidatura em Linha»(o «Manual») no seu sítio Web. O EPSO explicou que o manual contém informações sobre o número máximo de carateres disponíveis em relação a vários campos do formulário de candidatura. Assim, no que diz respeito à experiência profissional de um candidato, o Manual especifica que, para a secção relativa à «Natureza das funções», podem ser utilizados, no máximo, 1 500 carateres, incluindo espaços e carateres especiais («ä», «ö» e «ü», por exemplo), para cada experiência. O manual prevê uma limitação análoga para a secção relativa à motivação do candidato (máximo de 2 000 carateres para cada subsecção) e para o avaliador de talentos (máximo de 4 000 carateres). O EPSO considerou que as informações publicadas no seu sítio Web têm plenamente em conta a preocupação manifestada pelo Provedor de Justiça.

O Provedor de Justiça recorda que, na sua observação adicional, convidou o EPSO a ponderar a possibilidade de disponibilizar informações sobre o número máximo de carateres no formulário de candidatura. A resposta do EPSO não sugere que tenham sido disponibilizadas informações pertinentes no próprio formulário de candidatura. Em vez disso, o EPSO remete para o manual. A Provedora de Justiça observa que, no portal em linha para os requerentes, o Manual é referido como «leitura essencial». Além disso, o portal em linha dá as seguintes instruções aos candidatos: «Antes de iniciar a sua candidatura em linha, deve ler os seguintes documentos e aceitar os termos e condições do concurso.» A lista de documentos que se seguem a essa frase inclui o Manual. Tendo em conta estas circunstâncias, é evidente que o EPSO, ao fornecer informações pertinentes no Manual, tomou algumas medidas para garantir que os candidatos têm conhecimento do número máximo de carateres que podem utilizar. No entanto, importa salientar que o EPSO especificou posteriormente que as informações constantes do próprio formulário de candidatura não incluem uma referência ao facto de o número máximo de carateres incluir espaços e carateres especiais.

O Provedor de Justiça observa que, embora os requerentes sejam obrigados a ler o Manual antes de iniciarem a sua candidatura, seria útil recordar-lhes no próprio formulário de candidatura os pormenores dos limites dos carateres e que esses limites incluem espaços. A aceitação da sugestão do Provedor de Justiça teria demonstrado uma abordagem virada para o serviço. Tendo em conta estas circunstâncias, a resposta do EPSO deve ser considerada apenas parcialmente satisfatória.

Processo 1299/2010/MHZ

O Provedor de Justiça considerou, no processo 1299/2010/MHZ, que o EPSO não assegurou condições adequadas para que o queixoso fizesse os testes CBT (testes informáticos) e que teria sido justo que o EPSO lhe tivesse permitido voltar a fazer os testes. No entanto, o EPSO não reagiu à queixa com a rapidez suficiente para corrigir a situação quando ainda não existiam restrições técnicas ou organizacionais. Além disso, nem no seu parecer sobre a queixa nem na sua resposta ao projeto de recomendação do Provedor de Justiça, o EPSO admitiu as suas irregularidades e pediu desculpa ao queixoso. O Provedor de Justiça criticou o EPSO por estes casos de má administração.

O EPSO reagiu em termos enérgicos à observação crítica, nomeadamente solicitando ao Provedor de Justiça que revisse o processo. O EPSO contestou os factos do caso, tal como foram estabelecidos na decisão do Provedor de Justiça. O EPSO contestou igualmente a parte da observação crítica do Provedor de Justiça relativa à possibilidade de o queixoso voltar a fazer o seu teste. No entanto, tendo em vista o futuro, o EPSO salientou que o procedimento para os concursos de 2010 era novo e que o EPSO já tinha examinado as possibilidades de melhoria. No caso de concursos que envolvem um grande número de candidatos, o EPSO tinha solicitado ao seu contratante, a Prometric, que i) providenciasse dois centros de exame adicionais no Luxemburgo e ii) instalasse um painel no meio de cada quadro adicional concebido para acolher dois candidatos. Numa nota menos positiva, o EPSO concluiu que, independentemente do número e da capacidade dos centros de testes disponibilizados, haveria sempre candidatos sentados perto da porta e que, de acordo com as instruções dadas aos candidatos, começariam as suas provas antes da hora programada, enquanto outros candidatos entravam e saíam da sala de exames. (Estas foram as questões levantadas neste caso).

Após receber esta resposta de seguimento, o Provedor de Justiça escreveu ao Diretor do EPSO. Comentou que, embora estivesse desapontado com a maioria dos comentários do EPSO sobre a observação crítica, observou que alguns desses comentários podem ser considerados construtivos, especificamente os descritos no ponto anterior.

Por outro lado, observou que o EPSO parece agora argumentar que considera inevitável, se não normal, que os candidatos sentados perto da porta sejam constantemente perturbados pela chegada gradual de outros candidatos. Na sua resposta ao projeto de recomendação, o EPSO deu ao Provedor de Justiça uma resposta mais construtiva, a saber, que, juntamente com a Prometric, examinaria as possibilidades técnicas e organizativas que ajudariam a evitar colocar futuros candidatos perto da porta de uma sala de testes e ajudariam a garantir que esses candidatos iniciariam os seus TCC mais cedo do que outros apenas se estivessem disponíveis outros lugares. O Provedor de Justiça continua convencido de que existem possibilidades técnicas que podem ajudar a garantir que a distância entre as mesas dos candidatos e a porta da sala de exames é suficiente para impedir que os candidatos que entram na sala numa fase posterior perturbem os candidatos que já iniciaram a prova.

Embora o Provedor de Justiça observe que o seguimento dado pelo EPSO contém alguns elementos positivos, considera que continua a existir um risco significativo de ocorrência de má administração semelhante no futuro.  

Processo 1933/2010/BEH

A queixosa no processo 1933/2010/BEH alegou que, ao não reprogramar a data das provas do seu centro de avaliação, o EPSO não teve em conta a sua situação específica — nomeadamente, que estava grávida — e não respeitou o princípio da igualdade de tratamento. Tendo em conta o caráter excecional do caso, o Provedor de Justiça solicitou ao EPSO que enviasse o seu parecer com caráter de urgência. O EPSO satisfez este pedido. No seu parecer, o EPSO manifestou a sua disponibilidade para tomar uma série de medidas para satisfazer as necessidades especiais do queixoso. Embora não pareça ser possível encontrar uma solução para o queixoso neste caso específico, o Provedor de Justiça não encontrou motivos para novos inquéritos, tendo em conta a atitude construtiva do EPSO neste caso. No entanto, convidou o EPSO a ir além das medidas propostas no seu parecer e a identificar possíveis formas de satisfazer as necessidades das futuras jovens mães que se encontram numa situação semelhante à do queixoso.

Na sua resposta de acompanhamento, o EPSO sublinhou a importância do princípio da igualdade de tratamento e explicou que a sua prática atual procura ter em conta as situações difíceis enfrentadas pelos candidatos. O EPSO examina essas situações caso a caso e toma, na medida do possível, medidas específicas e razoáveis, que, no entanto, não podem constituir um encargo desproporcionado para o EPSO.

No que diz respeito aos testes CBT (testes informáticos), o EPSO salientou que conceder aos candidatos a liberdade de escolherem uma data de teste adequada permite-lhes beneficiar da máxima flexibilidade. Consequentemente, o EPSO recebeu muito poucos pedidos de candidatos grávidas ou a amamentar para tomar medidas específicas. Além disso, o EPSO declarou que tinha aceitado 86 % de todos os pedidos de alteração das datas das provas de TCC ou das provas do centro de avaliação (devido ao fim da gravidez, à gravidez complicada ou ao nascimento recente) dentro do período de testes fixado.

O EPSO explicou que os pedidos de medidas específicas por parte das candidatas grávidas e lactantes são mais frequentes na fase do centro de avaliação. Em 2011, o EPSO aceitou 100 % de todos os pedidos de distribuição das provas do centro de avaliação ao longo de dois dias, de realização de provas escritas numa sala separada ou de contribuição para as despesas de viagem de um acompanhante. O EPSO indicou igualmente que tinham sido aceites os pedidos de longas pausas entre as provas apresentados pelos candidatos que amamentam.

No que diz respeito à possibilidade de alterar a segunda língua, que foi suscitada neste caso, os candidatos são informados, aquando da inscrição num concurso, de que essas alterações não são possíveis. O EPSO salientou igualmente que a alteração da segunda língua não estaria em conformidade com o princípio da igualdade de tratamento, uma vez que a aceitação de tais alterações significaria que nem todos os candidatos tinham sido avaliados de acordo com as mesmas normas. A este respeito, o EPSO sublinhou igualmente a grande complexidade da organização de provas no âmbito de um concurso. O EPSO alegou que não previa a possibilidade de alterar a segunda língua, mas que continuaria a examinar, caso a caso, os pedidos de candidatos em situação difícil e procuraria garantir que esses candidatos pudessem realizar as suas provas nas melhores condições possíveis.

Já no decurso do inquérito do Provedor de Justiça, o EPSO referiu uma série de medidas que poderia tomar para ter em conta situações específicas enfrentadas pelos candidatos. Ao referir a possibilidade de permitir longas pausas entre as provas, o EPSO alargou a lista de medidas possíveis na sua resposta.

Ao mesmo tempo, o EPSO sublinha que a alteração das datas dos testes só poderia ter lugar dentro do prazo fixado para esses testes. Além disso, o EPSO insiste em que não é possível alterar a segunda língua de um candidato. Daqui resulta que as medidas propostas pelo EPSO não podiam acolher candidatos que se encontrassem numa situação semelhante à do queixoso no caso em apreço e que pretendessem alterar a data da sua prova para uma data fora do prazo previsto.

De um modo geral, a resposta do EPSO é satisfatória.

Processo 2586/2010/(ML)TN

A denúncia dizia respeito a um concurso geral no domínio da proteção de dados, no qual o autor da denúncia participou. O objetivo do concurso era criar listas de reserva — uma para funcionários de grau AD 6 e outra para funcionários de grau AD 9 — a partir das quais poderiam ser preenchidos lugares vagos na Autoridade Europeia para a Proteção de Dados («AEPD»). Durante a prova escrita, os candidatos tiveram de escolher um"canal"jurídico ou tecnológico. Para os funcionários de grau AD 6 devia ser elaborada uma lista de reserva, abrangendo ambos os canais — o anúncio de concurso previa que essa lista de reserva incluísse 12 nomes — e uma outra lista de reserva, abrangendo ambos os canais, para os funcionários de grau AD 9. O autor da denúncia participou no canal tecnológico de grau AD 6. Após as provas, não foi inscrito na lista de reserva dos candidatos aprovados, uma vez que não figurava entre os doze candidatos que obtiveram as melhores notas. Foram inscritos na lista de reserva 11 candidatos jurídicos e 1 candidato tecnológico.

O queixoso alegou, nomeadamente, que o EPSO i) utilizou de forma abusiva os recursos ao organizar um concurso de dois domínios com uma única lista de reserva; e ii) não forneceu ao queixoso as informações por ele solicitadas, ou seja, o nome do examinador que assiste o júri. No que diz respeito à subalínea i), o Provedor de Justiça fez uma observação adicional, segundo a qual, se o EPSO organizar um concurso com vários canais no futuro, o EPSO poderia indicar quantos candidatos aprovados de cada canal seriam inscritos na lista de reserva, sendo o número de candidatos aprovados determinado pelas necessidades do serviço. No que diz respeito à alínea ii), o Provedor de Justiça fez uma observação crítica no sentido de que o EPSO cometeu um erro ao recusar divulgar o nome do examinador externo.

Na sua resposta, o EPSO sublinhou que a decisão de organizar um concurso, de prover um lugar vago ou de criar uma lista de reserva incumbe à autoridade investida do poder de nomeação, em conformidade com o artigo 29.° do Estatuto. Os poderes conferidos pelo artigo 29.o do Estatuto dos Funcionários não foram transferidos para o EPSO. Por conseguinte, o EPSO depende totalmente da instituição requerente. Se a instituição requerente não indicar pormenorizadamente as suas necessidades, o EPSO não pode tomar uma decisão a este respeito por sua própria iniciativa.

A Provedora de Justiça observa que a organização de concursos gerais é a principal atividade do EPSO e que este dispõe de conhecimentos e competências especializados a este respeito. Se o EPSO considerar que seria necessário ou útil que a instituição requerente fornecesse informações mais pormenorizadas, estaria em conformidade com os princípios da boa administração que o EPSO iniciasse um diálogo com a instituição requerente sobre o assunto.

No que diz respeito à observação crítica, o EPSO declarou que, de acordo com a jurisprudência constante, a escolha dos examinadores se insere no âmbito do amplo poder discricionário de que dispõem os júris na organização dos seus trabalhos e está, por conseguinte, abrangida pelo segredo que envolve este procedimento [27].

Em seguida, o EPSO explicou que o artigo 6.o do anexo II do Estatuto prevê que «[o]s trabalhos do júri são secretos». Este segredo foi instituído com o objetivo de garantir a independência dos júris e a objetividade dos seus trabalhos, protegendo-os de todas as interferências e pressões externas. Por conseguinte, o respeito deste segredo é contrário à divulgação das atitudes de cada um dos membros dos júris e à revelação de todos os elementos relativos às apreciações individuais ou comparativas dos candidatos. Isso inclui a escolha dos examinadores.

Com base neste princípio, os nomes dos examinadores não são divulgados. Segundo o EPSO, tal deve-se a duas razões: primeiro, a fim de garantir a objetividade do processo. A divulgação dos nomes dos examinadores comprometeria a objetividade do processo, uma vez que os examinadores são frequentemente reafetados. Por conseguinte, é impossível controlar as suas interações com (possíveis) candidatos. Em segundo lugar, contrariamente aos nomes dos membros do júri, os nomes dos examinadores não são tornados públicos e os examinadores podem ter uma confiança legítima na proteção dos seus direitos à vida privada pelo EPSO. Devido à sua própria natureza, a divulgação destes dados pessoais prejudicaria a proteção dos direitos à privacidade das pessoas em causa.

No que diz respeito ao Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos, o EPSO não considera que o interesse público superior imponha a divulgação destas informações. Também não considera possível a aplicação de qualquer das derrogações previstas no Regulamento (CE) n.o 45/2001 relativo à proteção dos dados pessoais para a transferência de informações para outras pessoas que não as instituições comunitárias, em conformidade com o artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, incluindo o queixoso. O EPSO conclui que não vê que regra ou princípio vinculativo não respeitou ao recusar divulgar o nome do examinador.

O Provedor de Justiça observa que o raciocínio do EPSO implicaria que tudo o que um júri faz, como a escolha de um examinador, deve ser mantido em segredo. Segundo a jurisprudência da União, o segredo que envolve os trabalhos dos júris de concurso foi introduzido com o objetivo de garantir a independência dos júris de concurso e a objetividade dos seus trabalhos, protegendo-os de qualquer interferência e pressão externas. O respeito deste segredo opõe-se à divulgação dos pontos de vista dos membros individuais dos júris e à revelação de elementos relativos à apreciação individual ou comparativa dos candidatos. Segundo o Provedor de Justiça, a decisão coletiva do júri quanto à escolha dos examinadores não pode ser considerada um ponto de vista adotado pelos membros individuais dos júris ou um elemento relativo à apreciação individual ou comparativa dos candidatos.

O EPSO alega igualmente que a divulgação dos nomes dos examinadores comprometeria a objetividade do processo, uma vez que os examinadores são frequentemente reafetados. A Provedora de Justiça observa, a este respeito, que os membros do júri, cujos nomes o EPSO torna públicos, também são reafetados.

O EPSO alega ainda que a divulgação dos nomes dos examinadores prejudicaria as suas expectativas legítimas de que o EPSO protegeria os seus direitos à privacidade. A este respeito, o Provedor de Justiça observa que o argumento do EPSO é circular. Se e na medida em que os examinadores têm uma expectativa legítima de que os seus nomes não serão divulgados, essa expectativa surge porque o EPSO não os informou antecipadamente de que os seus nomes poderiam ser divulgados em determinadas condições. O EPSO poderia facilmente alterar esta situação no futuro. Em todo o caso, há que salientar que o examinador se apresentou ao queixoso durante a prova oral e que o presente processo surgiu porque o queixoso se esqueceu do nome e pediu ao EPSO que o recordasse.

No que diz respeito à questão do EPSO relativa à regra ou princípio vinculativo que não respeitou, o Provedor de Justiça remete o EPSO para o direito a uma boa administração, consagrado no artigo 41.o da Carta dos Direitos Fundamentais da UE, que é agora juridicamente vinculativo para todas as instituições, órgãos e organismos da União. Além disso, o artigo 22.o, n.o 1, do Código Europeu de Boa Conduta Administrativa estabelece que os membros do público devem receber as informações que solicitarem. O artigo 22.o, n.o 3, estabelece que, se as informações solicitadas não puderem ser divulgadas por serem confidenciais, devem ser apresentadas razões. No caso em apreço, o EPSO não apresentou razões válidas para não poder aprender com o presente processo e alterar a sua prática administrativa para o futuro à luz da observação crítica.

O Provedor de Justiça lamenta que o EPSO não tenha dado um seguimento construtivo às suas observações críticas e adicionais neste caso.

OI/9/2010/RT

O Provedor de Justiça abriu um inquérito de iniciativa própria (OI/9/2010/RT) sobre a nova política do EPSO relativa à marcação dos testes de acesso, à sua comunicação com os candidatos e às condições nos vários centros de testes. Em resposta a uma série de perguntas colocadas pelo Provedor de Justiça, o EPSO explicou que i) a medida destinada a reduzir consideravelmente o período de inscrição dos TCC (testes informáticos) era proporcionada e necessária para alcançar o objetivo geral de reduzir a duração de todo o processo de seleção; ii) está atualmente a refletir sobre a reintrodução da sua prática anterior de enviar notificações por correio eletrónico no concurso de 2011 para administradores; iii) todos os centros de ensaio cumprem as condições mínimas normalizadas; e iv) tornará públicos, numa base anual, os resultados globais obtidos a partir de diferentes inquéritos para indicar os níveis de satisfação dos candidatos. O Provedor de Justiça congratulou-se com esta informação e formulou duas observações adicionais. No primeiro, afirmou confiar que o EPSO o informaria devidamente assim que retomasse a sua prática de enviar notificações por correio eletrónico aos candidatos no âmbito de concursos gerais. No segundo, afirmou que o EPSO poderia refletir sobre a situação dos candidatos que, embora tenham sido devidamente informados do período de reserva, não podem aceder à Internet durante esse curto período e, por conseguinte, não podem reservar os seus TCC (por exemplo, devido a uma doença devidamente justificada). Estes candidatos não devem ser penalizados devido a tais circunstâncias excecionais e objetivas.

Na sua primeira resposta às observações adicionais do Provedor de Justiça, o EPSO explicou, no que diz respeito às notificações por correio eletrónico aos candidatos, que melhorou a sua comunicação com os candidatos. Os candidatos são agora informados por correio eletrónico da necessidade de reservar os seus testes de admissão. A fim de evitar que as notificações por correio eletrónico sejam intercetadas por filtros de spam, o EPSO decidiu enviar estas mensagens por categoria. O EPSO estabeleceu igualmente contactos regulares com os fornecedores de serviços Internet, a fim de evitar o bloqueio destas notificações por correio eletrónico. Por último, o EPSO salientou que está a realizar uma reflexão interna a fim de encontrar formas de melhorar constantemente a sua comunicação com os candidatos. 

No que diz respeito à segunda observação adicional, o EPSO não permite, por uma questão de princípio, que os candidatos reservem os seus testes de acesso fora do período previsto para a reserva dos testes, dada a simplicidade do procedimento de reserva — a reserva pode ser feita a partir de qualquer ligação à Internet e está disponível 24 horas por dia. No entanto, em casos devidamente justificados, se um candidato não puder aceder à Internet durante o período previsto para a marcação dos seus testes de acesso e, por conseguinte, não puder reservar os seus testes de acesso, o EPSO terá em conta as circunstâncias individuais do caso, a fim de permitir que o período de marcação seja alterado para o candidato em causa. O EPSO sublinhou que tal prática é excecional. A este respeito, o EPSO não pode prolongar indefinidamente a duração de um concurso e deve poder pôr-lhe termo num prazo razoável, a fim de poder preservar os interesses legítimos de outros candidatos e o seu próprio interesse na constituição de uma lista de reserva de candidatos aprovados.

Tendo recebido esta resposta, o Provedor de Justiça enviou uma carta ao EPSO relativa a outra queixa (processo 749/2012/RT), que recebeu entretanto e na qual abriu um inquérito de esclarecimento. A Provedora de Justiça observou que questões semelhantes às suscitadas nas duas observações adicionais acima referidas constituíam o objeto desta nova queixa. Perguntou, assim, ao EPSO se podia informá-lo do seguimento que tinha dado aos compromissos acima referidos.

O EPSO explicou que retomou as suas notificações por correio eletrónico aos candidatos. A este respeito, os candidatos são notificados por correio eletrónico de uma nova mensagem na sua conta EPSO. A fim de evitar a eventualidade de as notificações por correio eletrónico serem intercetadas por filtros de spam, o EPSO decidiu enviar essas mensagens por correio eletrónico utilizando envios massivos não automáticos (por exemplo, no caso de notificações simultâneas a todos os candidatos num determinado concurso) ou envios individuais não automáticos (por exemplo, no caso de respostas a pedidos de revisão). No entanto, a publicação dos convites à reserva de TCC não é enviada para as contas de correio eletrónico pessoais dos candidatos devido à sua publicação não simultânea — os convites à reserva são publicados de forma faseada, no prazo de 48 horas a contar da validação da candidatura de um determinado candidato — e ao número muito elevado de candidatos em causa. No entanto, o EPSO salientou que está a investigar diferentes mecanismos de entrega de alertas com vista a encontrar uma solução tecnicamente fiável para este tipo específico de publicação. O EPSO salientou que estas notificações são apenas um serviço complementar e que os candidatos são obrigados a consultar as suas contas EPSO pelo menos duas vezes por semana (tal como referido no ponto 3.1 do Guia dos Concursos Abertos). O EPSO salientou que não podia assumir a responsabilidade pela entrega bem-sucedida das notificações aos endereços de correio eletrónico pessoais dos candidatos, uma vez que a entrega bem-sucedida destas mensagens depende de uma série de fatores externos, que escapam ao controlo do EPSO. 

O EPSO reiterou que pode permitir que os candidatos reservem os seus TCC após a data de expiração do período de reserva inicialmente previsto — embora apenas em casos excecionais, nomeadamente em casos de vis maior. O EPSO não aceita pedidos de prorrogação do prazo nos casos em que a incapacidade do candidato para reservar o TCC se deveu inteiramente à sua decisão, por exemplo, porque o candidato optou por viajar num local sem acesso à Internet durante todo o período de reserva, apesar de ter sido previamente informado do período de reserva.

Por último, o EPSO esclareceu que esta abordagem tem sido seguida desde a introdução do sistema combinado de testes de registo-reserva de TCC em 2010. Na sua opinião, o sistema combinado de registo-reserva-testes é favorável aos candidatos, uma vez que estes podem escolher e reservar eles próprios a data da prova, em vez de lhes ser atribuída uma data pelo EPSO.

O Provedor de Justiça congratula-se com as medidas adotadas pelo EPSO para melhorar a administração dos concursos gerais que organiza.

5. Agência Europeia para a Segurança da Aviação (AESA)

Processo 266/2010/VL

O queixoso, residente na Califórnia, deslocou-se a Colónia, sede da AESA, para uma entrevista de emprego, via Copenhaga. A caminho de Colónia, a queixosa fez também uma escala na Suécia durante alguns dias. Quando pediu à AESA o reembolso das suas despesas de viagem, a Agência reembolsou o custo do seu voo de regresso de Copenhaga para Colónia. No entanto, recusou-se a reembolsar o custo do voo de ida e volta de Los Angeles para Copenhaga, com o fundamento de que o queixoso não tinha apresentado quaisquer comparações de preços para esse voo, tal como exigido pelas regras de contribuição financeira da AESA. Com efeito, a AESA insistiu na aprovação prévia das viagens. Se tal não fosse solicitado, apenas seriam reembolsadas as despesas de deslocação do ponto mais próximo da Europa para Colónia. A queixosa considerou que a AESA não aplicou corretamente as suas próprias regras e que lhe forneceu informações vagas sobre o reembolso das suas despesas de viagem.

Após ter analisado cuidadosamente as observações de ambas as partes, o Provedor de Justiça considerou, a título preliminar, que a Agência não tinha aplicado corretamente as suas próprias regras e que as informações fornecidas ao queixoso não eram tão precisas e claras como deveriam ter sido. Por conseguinte, o Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução amigável à AESA, sugerindo que a Agência reembolsasse o custo do bilhete de ida e volta de Los Angeles para Copenhaga. Sugeriu igualmente que a AESA se desculpasse por ter aplicado incorretamente as suas regras e por ter fornecido ao queixoso informações insuficientemente precisas.

Embora a AESA tenha aceitado reembolsar o custo do bilhete de ida e volta de Los Angeles para Copenhaga, considerou que não houve má administração. No entanto, desculpou-se pelo que chamou de um mal-entendido da sua parte. O Provedor de Justiça salientou que mantinha o seu ponto de vista no que diz respeito à aplicação incorreta das regras pertinentes e às informações insuficientemente precisas e claras. No entanto, considerando que o queixoso o tinha informado de que estava disposto a aceitar o reembolso, considerou que a AESA tinha tomado as medidas adequadas para resolver a queixa. Fez ainda a seguinte observação:

"O Provedor de Justiça incentiva vivamente a AESA a rever as informações que fornece aos candidatos e, eventualmente, as próprias regras de contribuição financeira, com vista a assegurar que essas informações sejam tão precisas e úteis quanto possível."

A AESA informou o Provedor de Justiça de que está atualmente a ser finalizada para adoção uma versão revista das regras relativas às contribuições financeiras. Explicou que esta revisão permitiria obter a clarificação necessária, assegurando que, ao calcular os reembolsos, utilizaria apenas a distância como critério e a aplicaria igualmente a nível mundial. 

O Provedor de Justiça congratula-se com o facto de, na sequência da sua observação adicional, a AESA ter tomado medidas para reduzir o risco de surgirem problemas semelhantes no futuro.

6. Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia (EIT)

Processo 2080/2010/ELB

A denúncia diz respeito a alegados erros cometidos pelo Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia (EIT) em relação a um convite à apresentação de propostas. O EIT rejeitou a proposta apresentada pelo queixoso. O queixoso recorreu desta decisão para um comité de recurso, que confirmou a decisão inicial.

O queixoso alegou que o EIT baseou erradamente a sua rejeição da proposta no facto de esta envolver a participação de organismos públicos. O autor da denúncia alegou que a participação de organismos públicos era um aspeto positivo da proposta.

Após uma análise aprofundada do processo, o Provedor de Justiça considerou que o EIT considerava positiva a proposta do queixoso e que a participação de organismos públicos constituía um elemento positivo. Por conseguinte, o Provedor de Justiça não detetou má administração. No entanto, observou que o EIT fez declarações mal redigidas e que poderiam ser mal interpretadas. Numa outra observação, chamou a atenção do IET para a necessidade de fornecer informações precisas, claras e compreensíveis sobre as suas razões para rejeitar propostas.

O EIT respondeu que leva muito a sério o apelo do Provedor de Justiça no sentido de fornecer informações precisas, claras e compreensíveis sobre as suas razões para rejeitar propostas. Este requisito será incorporado em futuros convites à apresentação de propostas, a começar pelo próximo convite, que terá lugar em 2014.

O Provedor de Justiça congratula-se com o seguimento construtivo dado pelo EIT a este caso.

7. Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão

Ver processo 439/2011/AN, na rubrica «Processos Star».

8. Agência de Execução para a Saúde e os Consumidores (EAHC)

Ver processo 413/2010/BEH supra, sob «Processos Star».

9. Agência de Execução para a Investigação

Processo 783/2010/DK

O autor da denúncia apresentou uma candidatura em resposta a um convite à manifestação de interesse organizado pela Agência de Execução para a Investigação. A Agência informou-a de que o seu pedido foi indeferido. Após a realização de um inquérito, o Provedor de Justiça encerrou o processo com a conclusão de que não houve má administração. No entanto, salientou que é uma boa prática administrativa informar expressamente os particulares das possibilidades de impugnar uma decisão que os exclui de um processo de seleção. Estas possibilidades são o direito de apresentar queixa ao Provedor de Justiça e o direito de interpor um recurso de anulação junto dos tribunais da UE.

A Agência respondeu que, desde 2010, os anúncios de abertura de vaga que publica contêm informações sobre as possibilidades de apresentar uma queixa ao Provedor de Justiça ou um recurso judicial perante os tribunais da UE. A Agência anexou à sua resposta um excerto do anúncio de vaga para o lugar de chefe de unidade adjunto, publicado no final de 2010, relativo à secção "13. Pedidos de revisão - Recursos - Queixas ao Provedor de Justiça". Descrevem-se de forma adequada as possibilidades de os candidatos contestarem aspetos do processo de seleção.

A Agência tomou as medidas adequadas para dar cumprimento à observação adicional do Provedor de Justiça.

10. Eurojust

Ver processo 325/2010/OV supra, «Casos Star».

11. Agência Europeia de Defesa

Ver processo 1342/2010/MHZ na secção «Casos Star».

12. EUPOL COPPS

Ver processo OI/1/2010/(BEH)MMN na secção «Processos Star».

II. Lista dos casos em que foi feita uma observação crítica

Referência do processo	Ligação para o texto (EN)	Ligação para o texto (língua original)
0056/2007/PB	PT	DE
0803/2007/(VIK)(CK)ANA	PT	-
1146/2007/(BU)JF	PT	DE
2395/2007/VIK	PT	-
3031/2007/(BEH)VL	PT	-
0696/2008/(WP)OV	PT	-
2986/2008/MF	PT	-
2987/2008/MF	PT	-
3135/2008/MF	PT	FR
3328/2008/(ELB)FOR	PT	FR
0715/2009/(VIK)ANA	PT	BG
1294/2009/(TN)DK	PT	-
1348/2009/(CK)RT	PT	-
2179/2009/(TS)ELB	PT	-
2470/2009/(TS)TN	PT	-
2610/2009/(BU)MF	PT	FR
2651/2009/(MAM)ANA	PT	LT
0014/2010/ANA	PT	EL
0062/2010/RT	PT	-
0066/2010/(KRK)OV	PT	-
0271/2010/GG	PT	DE
0325/2010/OV	PT	NL
0413/2010/BEH	PT	DE
0476/2010/ANA	PT	-
0670/2010/(PL)MHZ	PT	ES
0920/2010/VIK	PT	-
1299/2010/MHZ	PT	ES
1301/2010/GG	PT	-
1342/2010/(PL)MHZ	PT	-
1461/2010/(PL)MHZ	PT	ES
2073/2010/AN	PT	ES
2586/2010/(ML)TN	PT	-
0427/2011/MHZ	PT	PL
0439/2011/AN	PT	-

III. Lista dos casos em que foi feita uma observação complementar

Referência da reclamação	Ligação para o texto (EN)	Ligação para o texto (língua original)
0056/2007/PB	PT	DE
3196/2007/(BEH)VL	PT	-
0696/2008/(WP)OV	PT	-
0856/2008/BEH	PT	DE
1633/2008/DK	PT	-
2273/2008/MF	PT	FR
3399/2008/ELB	PT	FR
0705/2009/DK	PT	-
0715/2009/(VIK)ANA	PT	BG
1251/2009/(CK)ANA	PT	-
2179/2009/(TS)ELB	PT	-
2470/2009/(TS)TN	PT	-
2587/2009/JF	PT	-
2605/2009/MF	PT	-
2651/2009/(MAM)ANA	PT	LT
2711/2009/(SIG)PB	PT	-
3018/2009/(TN)(TS)TN	PT	SV
0062/2010/RT	PT	-
0266/2010/(BEH)VL	PT	-
0413/2010/BEH	PT	DE
0476/2010/ANA	PT	-
0783/2010/(ANA)DK	PT	-
0884/2010/VIK	PT	-
0920/2010/VIK	PT	-
1220/2010/(VL)BEH	PT	DE
1329/2010/MF	PT	FR
1403/2010/(FS)OG	PT	DE
1561/2010/FOR	PT	ES
1933/2010/BEH	PT	DE
2080/2010/(MB)ELB	PT	FR
2127/2010/AN	PT	FR
2360/2010/(PL)MHZ	PT	-
2586/2010/(ML)TN	PT	-
OI/4/2010/ELB	PT	-
OI/5/2010/JF	PT	-
OI/9/2010/RT	PT	-
0049/2011/AN	PT	ES
0409/2011/RT	PT	FR
0489/2011/(GRK)MHZ	PT	PL