Estrasburgo, 4 de Maio de 2005

Ex.mo Senhor X.,

Em 28 de Junho de 2004, apresentou uma queixa ao Provedor de Justiça Europeu na qual alegava que o Parlamento Europeu não tinha respondido a uma mensagem de correio electrónico que lhe tinha enviado em 23 de Fevereiro de 2004.

Em 15 de Julho de 2004, transmiti a queixa ao Presidente do Parlamento Europeu. Nessa carta, solicitei ao Parlamento que apresentasse o seu parecer até 15 de Setembro de 2004.

Em 21 de Setembro de 2004, a Unidade de Correspondência dos Cidadãos do Parlamento Europeu enviou-me uma cópia de uma carta que lhe tinha enviado nesse dia.

Em 12 de Outubro de 2004, escrevi ao Parlamento para solicitar o seu parecer.

O Parlamento Europeu emitiu o seu parecer em 8 de Novembro de 2004. Enviei-o a V. Ex.a em 12 de Novembro de 2004 com um convite para apresentar observações, que V. Ex.a enviou em 7 de Dezembro de 2004.

Em 15 de Dezembro de 2004, solicitei ao Parlamento mais informações sobre este caso. O Parlamento Europeu enviou a sua resposta em 1 de Fevereiro de 2005 e eu transmiti-a a V. Ex.a em 4 de Fevereiro de 2005, convidando-o a apresentar as suas observações até 15 de Março de 2005. Até essa data, não foram recebidas quaisquer observações da sua parte.

Escrevo agora para informá-lo dos resultados das investigações que foram feitas.

A QUEIXA

Em 23 de Fevereiro de 2004, o queixoso, cidadão austríaco, enviou uma mensagem de correio electrónico ao Parlamento Europeu, utilizando o endereço civil@europarl.eu.int. Nessa mensagem, pediu informações sobre uma resolução que o Parlamento parecia ter adoptado em 1995. Na falta de resposta, enviou novamente o seu pedido de informações em 13 de Abril de 2004.

Na queixa que apresentou ao Provedor de Justiça em Junho de 2004, o queixoso alegou que o Parlamento Europeu não tinha respondido à sua mensagem de correio electrónico de 23 de Fevereiro de 2004 e solicitou o envio de uma resposta.

O INQUÉRITO

Parecer do Parlamento Europeu

No seu parecer, o Parlamento formula as seguintes observações:

O pedido de informações do queixoso foi enviado para a caixa de correio electrónico civis@europarl.eu.int. No entanto, esta caixa de correio deixou de ser criada para receber mensagens de membros do público, tendo sido substituída por um formulário Internet criado para o efeito no «Portal Europarl».

Quando o queixoso enviou a sua mensagem, teria recebido uma mensagem convidando-o a contactar a Unidade de Correspondência dos Cidadãos do Parlamento através do «Portal dos Cidadãos».

"Querido correspondente,

Agradecemos a sua mensagem de correio eletrónico.

Para que possamos tratar da sua mensagem, pedimos-lhe que a reenvie utilizando o formulário fornecido no Portal dos Cidadãos no sítio Web do PE:

http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=pt.

Para apresentar a sua pergunta, sugestão ou pedido de informações, selecione «Correspondência com o cidadão» e clique em «Caixa de correio eletrónico». Preencha o formulário e selecione «Enviar».

N.B. Pode transferir o texto da sua mensagem para o formulário utilizando o procedimento de copiar e colar."

Aparentemente, o autor da denúncia não utilizou o formulário. Se o tivesse feito, teria recebido uma resposta atempada.

Juntamente com o seu parecer, o Parlamento apresentou uma cópia da resposta enviada ao queixoso em 21 de Setembro de 2004.

Observações do queixoso

Nas suas observações, o queixoso salientou que, embora a carta de 21 de Setembro de 2004 explicasse que o endereço civis@europarl.eu.int já não era válido, o mesmo endereço era indicado no rodapé da carta. O queixoso sublinhou ainda que não tinha recebido a mensagem-tipo a que o Parlamento se tinha referido, nem em resposta à sua mensagem de correio electrónico de 23 de Fevereiro de 2004 nem quando enviou a sua carta de insistência em 13 de Abril de 2004.

Inquéritos adicionais

Após uma análise cuidadosa do parecer do Parlamento Europeu e das observações do queixoso, verificou-se que eram necessários mais inquéritos.

Pedido de informações complementares

Por conseguinte, em 15 de Dezembro de 2004, o Provedor de Justiça solicitou ao Parlamento que explicasse por que razão o endereço civis@europarl.eu.int continuava a ser citado no rodapé da sua carta dirigida ao queixoso em 21 de Setembro de 2004. O Provedor de Justiça observou ainda que, quando os seus serviços enviaram mensagens-teste para esta caixa de correio em Novembro de 2004 (após terem recebido o parecer do Parlamento) e Dezembro de 2004 (após terem recebido as observações do queixoso), não tinham recebido a mensagem-tipo a que o Parlamento se tinha referido. O Parlamento foi convidado a pronunciar-se sobre este facto.

Resposta do Parlamento

Na sua resposta, o Parlamento Europeu formulou as seguintes observações:

Desde o Verão de 2003, foi criado um portal no Europarl para os cidadãos que contactam com o Parlamento Europeu. Os cidadãos preenchem um formulário eletrónico que é enviado para a base de dados Adonis/Geda. Em todos os casos, a Unidade de Correspondência dos Cidadãos responde ao formulário por correio eletrónico através da caixa de correio civil@europarl.eu.int. Os cidadãos que contactavam o Parlamento por correio normal também recebiam em resposta uma carta que incluía o endereço da caixa de correio civil@europarl.eu.int. A unidade em causa, reconhecendo a confusão que poderia resultar da menção deste endereço, adotou entretanto um novo cabeçalho que indica o endereço do «Portal dos Cidadãos» no sítio Web do Parlamento (http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=de na versão alemã).

Na altura em que o queixoso enviou as suas mensagens de correio electrónico ao Parlamento, o sistema de correio electrónico do Parlamento tinha tido graves problemas devido a uma avalanche descontrolada de mensagens de spam. Assim, a chegada à caixa de correio civil@europarl.eu.int de mais de 300 000 mensagens de correio eletrónico teve por efeito, nomeadamente, paralisar as instruções programadas no programa de gestão do correio eletrónico que ativava a função de «resposta» automática.

Esta situação foi resolvida em 26 de Abril de 2004, quando um novo programa de correio electrónico entrou em funcionamento. O envio sistemático de uma "resposta" aos e-mails estava agora a funcionar perfeitamente.

A «resposta» automática só funcionava com mensagens de correio eletrónico recebidas do mundo exterior, ou seja, de fora das instituições europeias. Esta foi a razão pela qual os serviços do Provedor de Justiça não receberam uma resposta automática às mensagens de correio electrónico que enviaram para a caixa de correio civil@europarl.eu.int em Novembro e Dezembro de 2004.

Observações do queixoso

Não foram recebidas quaisquer observações do autor da denúncia.

A DECISÃO

1 Alegada falta de resposta ao pedido de informações

1.1 Em 23 de Fevereiro de 2004, o queixoso, cidadão austríaco, enviou um e-mail a solicitar informações ao Parlamento Europeu, utilizando o endereço civil@europarl.eu.int. Na falta de resposta, enviou novamente o seu pedido de informações em 13 de Abril de 2004. Na queixa que apresentou ao Provedor de Justiça em Junho de 2004, o queixoso alegou que o Parlamento Europeu não tinha respondido à sua mensagem de correio electrónico de 23 de Fevereiro de 2004 e solicitou o envio de uma resposta.

1.2 No seu parecer, o Parlamento explica que a caixa de correio electrónico civis@europarl.eu.int já não foi criada para receber mensagens do público, tendo sido substituída por um formulário Internet criado para o efeito. Segundo o Parlamento, as pessoas que escrevem para o endereço civil@europarl.eu.int recebem uma mensagem automática informando-as de que devem utilizar o novo formulário. O Parlamento alegou que o queixoso não tinha utilizado o formulário e que teria recebido uma resposta atempada se o tivesse feito. Juntamente com o seu parecer, o Parlamento apresentou uma cópia da carta enviada ao queixoso em 21 de Setembro de 2004.

1.3 Nas suas observações, o queixoso sublinhou que não tinha recebido a mensagem-tipo a que o Parlamento se tinha referido, nem em resposta à sua mensagem de correio electrónico de 23 de Fevereiro de 2004 nem quando enviou a sua carta de insistência em 13 de Abril de 2004.

1.4 Os serviços do Provedor de Justiça enviaram mensagens-teste para a caixa de correio civil@europarl.eu.int em Novembro de 2004 (após terem recebido o parecer do Parlamento) e Dezembro de 2004 (após terem recebido as observações do queixoso) sem terem recebido a mensagem-tipo a que o Parlamento se tinha referido. Nestas circunstâncias, o Provedor de Justiça solicitou ao Parlamento mais informações.

1.5 Na sua resposta, o Parlamento explicou que, no momento em que o queixoso enviou as suas mensagens de correio electrónico, o seu sistema de correio electrónico tinha tido graves problemas devido a uma avalanche descontrolada de mensagens de spam. Segundo o Parlamento, a chegada à caixa de correio civil@europarl.eu.int de mais de 300 000 mensagens de correio eletrónico teve por efeito, nomeadamente, paralisar as instruções programadas no programa de gestão do correio eletrónico que ativaram a função de «resposta» automática. O Parlamento acrescenta que esta situação foi resolvida em 26 de Abril de 2004, quando um novo programa de correio electrónico entrou em funcionamento. Sublinhou que o envio sistemático de uma "resposta" aos e-mails está agora a funcionar perfeitamente. O Parlamento explicou igualmente que a «resposta» automática só funcionava com mensagens de correio eletrónico recebidas do mundo exterior, ou seja, de fora das instituições europeias. Esta foi a razão pela qual os serviços do Provedor de Justiça não receberam uma resposta automática às mensagens de correio electrónico que enviaram para a caixa de correio civil@europarl.eu.int em Novembro e Dezembro de 2004.

1.6 É uma boa prática administrativa responder aos pedidos de informação num prazo razoável. No caso em apreço, o Parlamento apenas respondeu ao correio electrónico do queixoso de 23 de Fevereiro de 2004 em 21 de Setembro de 2004, ou seja, quase sete meses após ter recebido o pedido e mais de dois meses após o Provedor de Justiça ter informado o Parlamento do caso do queixoso. O Provedor de Justiça considera que tal excede manifestamente o que pode ser considerado um prazo razoável para responder a esses pedidos.

1.7 Na sua resposta ao pedido de informações complementares do Provedor de Justiça, o Parlamento referiu problemas técnicos que afectaram o seu sistema de correio electrónico devido a uma avalanche descontrolada de mensagens de spam. O Provedor de Justiça concorda que problemas técnicos desta natureza podem causar atrasos e que a instituição ou organismo da UE em causa não pode ser responsabilizada por esses atrasos, desde que não possa resolver rapidamente esses problemas. Note-se, no entanto, que, de acordo com as informações fornecidas pelo Parlamento, os referidos problemas devem ter existido durante mais de dois meses, ou seja, pelo menos desde o dia em que o queixoso escreveu pela primeira vez ao Parlamento (em 23 de Fevereiro de 2004) até ao dia em que um novo programa de correio electrónico entrou em funcionamento (em 26 de Abril de 2004). Note-se ainda que, mesmo depois de o problema ter sido resolvido de acordo com as informações fornecidas pelo Parlamento, foram necessários quase cinco meses (e uma queixa ao Provedor de Justiça) para que o pedido de informações do queixoso fosse respondido. O Provedor de Justiça considera que, mesmo que apenas este período de tempo fosse tido em consideração, o Parlamento continuaria claramente a não ter respondido ao queixoso num prazo razoável.

1.8 O Provedor de Justiça considera, no entanto, que os problemas técnicos referidos pelo Parlamento não devem, de qualquer modo, ser tidos em conta no caso em apreço. Quando esses problemas técnicos causam atrasos, é boa prática administrativa informar o cidadão em conformidade. Ora, no caso em apreço, essa informação não foi dada nem na resposta do Parlamento ao queixoso de 21 de Setembro de 2004 nem no parecer do Parlamento sobre a presente queixa, apresentado em Novembro de 2004. Pelo contrário, no seu parecer, o Parlamento alegou que o queixoso deve ter recebido, em resposta às suas mensagens de correio eletrónico, uma mensagem normalizada que o dirija para o endereço de correio eletrónico adequado. Foi apenas na sua resposta ao pedido de informações complementares do Provedor de Justiça que o Parlamento admitiu que tais mensagens não tinham sido enviadas durante o período em causa. O Provedor de Justiça observa ainda que o Parlamento não apresentou quaisquer desculpas neste contexto.

1.9 Tendo em conta o que precede, o Provedor de Justiça conclui que a ausência de resposta do Parlamento ao correio electrónico do queixoso de 23 de Fevereiro de 2004 num prazo razoável constitui um caso de má administração. Neste contexto, será feita uma observação crítica.

2 Conclusão

Com base nos inquéritos do Provedor de Justiça sobre esta queixa, é necessário fazer a seguinte observação crítica:

É uma boa prática administrativa responder aos pedidos de informação num prazo razoável. No caso em apreço, o Parlamento apenas respondeu ao correio electrónico do queixoso de 23 de Fevereiro de 2004 em 21 de Setembro de 2004, ou seja, quase sete meses após ter recebido o pedido e mais de dois meses após o Provedor de Justiça ter informado o Parlamento do caso do queixoso. O Provedor de Justiça considera que tal excede manifestamente o que pode ser considerado um prazo razoável para responder a esses pedidos. A ausência de resposta do Parlamento ao correio electrónico do queixoso de 23 de Fevereiro de 2004 num prazo razoável constitui, por conseguinte, um caso de má administração.

Uma vez que este aspeto do processo diz respeito a procedimentos relativos a acontecimentos específicos ocorridos no passado, não é adequado procurar uma solução amigável para a questão. Por conseguinte, o Provedor de Justiça encerra o processo.

O Presidente do Parlamento Europeu será igualmente informado desta decisão.

Com os melhores cumprimentos,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS