1. Última atualização deste registo: 24 de outubro de 2024

2. Número de referência: 05/2024

Número de registo Ares: Ares(2024)5040575

3. Nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento: Provedor de Justiça Europeu, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -EO@ombudsman.europa.eu

Serviço responsável: Direção de Administração - Equipa de RH

4. Nome e dados de contacto do responsável pela proteção de dados:

Francesca Pavesi – Adjunta do encarregado da proteção de dados: Ex.mo Senhor Nicholas Hernanz

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e dados de contacto do subcontratante: Comissão Europeia (CE), proprietária da ferramenta informática SYSPER 2- time management («TIM») utilizada pelo Gabinete do OE para o tratamento da gestão do tempo no Gabinete do OE.

6. Nome e dados de contacto do(s) responsável(is) conjunto(s) pelo tratamento: N/A

7. Finalidade(s) do tratamento: Gerir, num quadro jurídico, normalizado e centralizado, todos os aspetos da gestão do tempo de um titular de emprego com o módulo SYSPER 2-TIM:

1. pedidos de gestão relativos ao trabalho a tempo parcial, à licença parental e à licença para assistência à família;
2. gestão dos direitos a férias anuais e especiais e das ausências;
3. gestão dos pedidos de teletrabalho fora do local de afetação;
4. gestão do tempo de trabalho no âmbito do tempo de trabalho flexível e do trabalho híbrido e em conformidade com as obrigações relativas ao tempo de trabalho em geral. Estes dados podem ser utilizados pelos superiores hierárquicos e pelos gestores de recursos humanos para acompanhar a aplicação das regras do Gabinete em matéria de tempo de trabalho e trabalho híbrido; gerir os recursos e planear o trabalho, avaliar e acompanhar a carga de trabalho dos membros do pessoal.
5. produção de estatísticas correspondentes a todos os pontos anteriores.

O tratamento destes dados não se destina a fazer parte do processo de avaliação. Estes dados são utilizados para controlar os recursos e o respeito das regras relativas ao tempo de trabalho; assegurar o bem-estar do pessoal e produzir estatísticas por entidades/e para o Gabinete do Provedor de Justiça no seu conjunto.

Para o cronograma flexível, os dados são usados para produzir balanços individuais por entidade.

As bases jurídicas do procedimento são as seguintes:

• Artigos 55.o-A[1], 42.o-A[2] e 42.o-B[3] do Estatuto dos Funcionários, artigos 16.o[4] e 91.o[5] do Regime Aplicável aos Outros Agentes (ROA)
• Decisão do Provedor de Justiça Europeu sobre as regras internas relativas ao trabalho a tempo parcial, de 28.5.2019
• Decisão da Provedora de Justiça Europeia sobre o tempo de trabalho e o trabalho híbrido, de 25.10.2021
• Disposições gerais de execução do artigo 42.o-A do Estatuto dos Funcionários relativo à licença parental de 4/11/2004
• Decisão do Provedor de Justiça Europeu, de 15 de maio de 2020, sobre o tratamento das baixas por doença de longa duração e o regresso ao trabalho.

8. Descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais:

- Categorias de titulares de dados: membros do pessoal do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu (funcionários, agentes temporários ou contratuais), peritos nacionais destacados, estagiários e pessoas com eles relacionadas (membros da família, por exemplo, para pedidos de baixa por doença)

- Categorias de dados pessoais:

• Os ecrãs de tratamento do SYSPER 2-TIM mostram os dados mínimos de identificação da pessoa: número do pessoal, nome, NUP e cargo; número do posto de trabalho; e entidade organizacional.
• «Ecrã de síntese» no SYSPER 2-TIM (que apresenta um resumo da situação do membro do pessoal): dados de nascimento e distância em km do local de origem
• Outros ecrãs no SYSPER 2-TIM:

dados relativos à gestão do horário de trabalho da pessoa, tais como o horário de trabalho, os períodos abrangidos pelo teletrabalho, os dados relativos à contribuição para o regime de pensões (ex: para trabalho a tempo parcial)

· informações relativas a ausências por motivos de saúde (ausências com ou sem atestado médico); licença especial (por exemplo, certidão de casamento), férias anuais; licença parental e licença para assistência à família; o resultado dos cálculos, em especial, sobre o equilíbrio dos direitos (equilíbrio de ausências, licenças, licenças parentais e licenças para assistência à família)

Para além dos dados acima referidos, alguns pedidos de licença ou de organização do trabalho são avaliados e têm de ser aprovados pelo serviço médico do PE ou pelo gestor de licenças do OE.

O membro do pessoal tem de apresentar documentos comprovativos (por ex.: para baixa por doença, atestados médicos ou doença grave de uma criança) para a unidade de RH e carrega-os no SYSPER.

Os dados médicos são acessíveis exclusivamente ao serviço médico do PE.

O horário flexível codifica a frequência diária (ex: hora de chegada/início do trabalho, -entre pausas).

9. Prazo de conservação dos dados e, se possível, de apagamento:

• Os dados sobre os dias de férias anuais são conservados por um período máximo de três anos
• Os dados sobre os padrões de trabalho são mantidos até 8 anos após a extinção de quaisquer direitos da pessoa ou dos beneficiários.
• Os dados sobre a presença de trabalho (data colocada diariamente) são conservados até 4 anos
• Os dados relativos a ausências por motivos de saúde são conservados durante cinco anos[6].
• No que diz respeito ao horário flexível, os dados individuais são conservados por um período máximo de três anos, a fim de permitir uma análise, durante um período suficiente, da evolução da carga de trabalho individual e da distribuição dessa carga.

10. Destinatários dos dados:

O Provedor de Justiça, o Secretário-Geral (SG), o Diretor da Administração, o chefe da equipa de RH, o pessoal do OE envolvido na gestão de dados de RH no módulo SYSPER-TIM, os quadros superiores dos membros do pessoal sob a sua supervisão, o gestor de licenças do OE e o Serviço Médico do PE (se for caso disso, por exemplo, para pedidos de baixa por doença).

Os dados relativos à presença/ausência são disponibilizados a todos os membros do pessoal do Gabinete do OE. Tal facilita o planeamento do trabalho, uma vez que permite aos membros do pessoal verificar a disponibilidade dos seus colegas caso precisem de os contactar por motivos relacionados com o trabalho e assegurar a continuidade das atividades. O motivo de uma ausência não é divulgado ao pessoal (apenas aos quadros superiores). Os dados não podem ser utilizados para qualquer outra finalidade.

Em caso de transferência de pessoal para outra instituição da UE, apenas é comunicado o saldo das férias anuais e o historial das modalidades de trabalho.

11. Existem transferências de dados pessoais para países terceiros e/ou para organizações internacionais? N/A

12. Descrição geral das medidas de segurança:

Os dados são conservados de acordo com as medidas de segurança desenvolvidas pela DG DIGIT, que é proprietária da ferramenta da CE SYSPER 2-TIM. Todos os dados pessoais em formato electrónico (mensagens de correio electrónico, documentos, bases de dados) são armazenados nos servidores da CE. Todas as operações de tratamento são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia. O SYSPER 2-TIM só é acessível ao pessoal do OE envolvido na gestão de RH dos dados nele contidos, utilizando um ID de utilizador e uma palavra-passe.

O acesso aos dados pessoais é protegido por um login e direitos de acesso estritamente limitados ao princípio da "necessidade de saber" de acordo com as tarefas atribuídas aos titulares de acesso (ex: gestores de linha e EO/SG/DIR para administração/ e, por vezes, para membros do pessoal em quem os gestores podem delegar a gestão do SYSPER 2 TIME). Os direitos de acesso estão ligados aos cargos (e, por conseguinte, às funções) das pessoas, pelo que são constantemente atualizados pela afetação e mudança de afetação dos agentes aos lugares. Os logins e as palavras-passe são geridos pelos Serviços Comuns de Autenticação da Comissão Europeia.

13. Informações sobre a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de acesso e retificação e, se for caso disso, de apagamento, limitação e portabilidade dos dados:

Os titulares dos dados podem ter acesso aos seus próprios dados pessoais e solicitar informações pertinentes sobre a forma como o OE os utiliza. Podem igualmente solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhes digam respeito. Em determinadas condições, têm o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo OE por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento, bem como o direito de solicitar ao OE que apague os seus dados pessoais ou restrinja a sua utilização. É importante notar que os direitos acima enumerados não são direitos absolutos: O Regulamento (UE) 2018/1725 estabelece motivos e condições específicos para o exercício desses direitos pelos titulares dos dados. É provável que o OE continue a tratar os dados pessoais no âmbito da gestão do tempo, mesmo que receba pedidos relativos a objeções, apagamento ou limitação.

Em qualquer momento, os titulares dos dados podem solicitar ao serviço informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais, contactando a Direção da Administração (equipa RH) através do endereço EOabsence@ombudsman.europa.eu.

Os serviços responderão ao seu pedido o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês. Podem igualmente contactar o responsável pela proteção de dados do gabinete através do seguinte endereço:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Se pretenderem apresentar uma queixa sobre o tratamento dos seus dados pessoais pelo Provedor de Justiça Europeu, podem contactar a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (www.edps.europa.eu).

Declaração de confidencialidade relativa à gestão do tempo (para registo do tempo, gestão das ausências, teletrabalho, horário flexível e tempo parcial) no Gabinete do Provedor de Justiça Europeu

A presente declaração de confidencialidade explica o motivo do tratamento, a forma como o Provedor de Justiça Europeu recolhe, trata e assegura a proteção de todos os dados pessoais fornecidos, a forma como essas informações são utilizadas e os direitos que os titulares dos dados podem exercer em relação aos seus dados.

O controlador é o EO. O subcontratante é a Comissão Europeia (CE), proprietária da ferramenta informática SYSPER 2- time management («TIM»), utilizada pelo gabinete do OE para o tratamento da gestão do tempo no gabinete do OE.

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

O Tribunal trata alguns dados pessoais de membros do pessoal do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu (funcionários, agentes temporários ou contratuais), peritos nacionais destacados, estagiários e pessoas com eles relacionadas (membros da família, por exemplo, para pedidos de baixa por doença). Em particular, tratamos dados pessoais na ferramenta informática SYSPER 2 relativos à sua identificação (nome, cargo, etc.), ao seu horário de trabalho, às suas ausências por motivos de saúde e ao seu local de origem. Solicitamos aos membros do pessoal que enviem quaisquer dados médicos ao serviço médico do Parlamento Europeu.

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

Os dados recolhidos serão utilizados exclusivamente para gerir de forma eficiente o registo do tempo, as ausências, o teletrabalho, os pedidos de horário flexível e de tempo parcial dos membros do pessoal do Gabinete do OE. É necessário para a gestão dos direitos e obrigações do pessoal e para o funcionamento dos serviços do OE.

Os seus dados pessoais não serão utilizados para decisões automatizadas, incluindo a definição de perfis.

3. Quais são as bases jurídicas e a necessidade do tratamento destes dados?

O tratamento é necessário com base no artigo 5.o, n.o 1, alínea a) (exercício de uma missão de interesse público) e no artigo 5.o, n.o 1, alínea b) (cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito) do Regulamento 2018/1725.

Temos a obrigação legal de tratar os seus dados pessoais porque o Estatuto dos Funcionários e o Regime Aplicável aos Outros Agentes conferem determinados direitos aos membros do pessoal, nomeadamente em matéria de trabalho a tempo parcial, licença parental, doença grave ou deficiência^[7].

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

A equipa da Direção da Administração-Recursos Humanos (RH) trata os seus dados pessoais.

5. Quem serão os destinatários dos dados?

Os destinatários são o Provedor de Justiça, o Secretário-Geral, o Diretor da Administração, o chefe da equipa de RH, o pessoal da OE envolvido na gestão de dados de RH no módulo SYSPER-TIM, o chefe da equipa dos membros do pessoal em causa e o Serviço Médico do PE (para pedidos de baixa por doença).

A fim de permitir que os seus colegas verifiquem a sua disponibilidade, disponibilizamos também os seus dados sobre a presença/ausência a todos os membros do pessoal do Gabinete do OE através da ferramenta SYSPER2. O motivo da sua ausência não é divulgado a outros membros do pessoal (exceto aos quadros superiores).

Em caso de transferência de pessoal para outra instituição da UE, apenas é comunicado o saldo das férias anuais e o historial das modalidades de trabalho.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

• Os dados sobre os dias de férias anuais são conservados por um período máximo de três anos
• Os dados sobre os padrões de trabalho são mantidos até 8 anos após a extinção de quaisquer direitos da pessoa ou dos beneficiários.
• Os dados sobre a presença de trabalho (data colocada diariamente) são conservados até 4 anos
• Os dados relativos a ausências por motivos de saúde são conservados durante cinco anos.
• No que diz respeito ao horário flexível, os dados individuais são conservados por um período máximo de três anos, a fim de permitir uma análise, durante um período suficiente, da evolução da carga de trabalho individual e da distribuição dessa carga.

7. Como protegemos os seus dados?

Os dados são conservados de acordo com as medidas de segurança desenvolvidas pela DG DIGIT, que é proprietária da ferramenta da CE SYSPER 2-TIM. Todos os dados pessoais em formato eletrónico (mensagens de correio eletrónico, documentos, bases de dados, lotes de dados carregados, etc.) são armazenados nos servidores da CE. Todas as operações de tratamento são efetuadas em conformidade com a Decisão (UE, Euratom) 2017/46 da Comissão, de 10 de janeiro de 2017, relativa à segurança dos sistemas de comunicação e de informação na Comissão Europeia. O SYSPER 2 TIM só é acessível ao pessoal do OE envolvido na gestão de RH dos dados nele contidos, utilizando um ID de utilizador e uma palavra-passe.

O acesso aos dados pessoais é protegido por um login e direitos de acesso estritamente limitados ao princípio da "necessidade de saber" de acordo com as tarefas atribuídas aos titulares do acesso. Os direitos de acesso estão ligados aos cargos (e, por conseguinte, às funções) das pessoas, pelo que são constantemente atualizados pela afetação e mudança de afetação dos agentes aos lugares. Os logins e as palavras-passe são geridos pelos Serviços Comuns de Autenticação da Comissão Europeia.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações pertinentes sobre a forma como o OE os utiliza.

Em determinadas condições, tem também o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhe digam respeito. Pode retificar os dados de identificação a qualquer momento. Tem o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo OE por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento. Em determinadas condições, tem o direito de solicitar ao OE que elimine os seus dados pessoais ou restrinja a sua utilização.

O OE responderá aos pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

A qualquer momento, pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados para o EO, para o seguinte endereço:

Direção da Administração (equipa RH)

Provedor de Justiça Europeu

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Estrasburgo Cedex

EOabsence@ombudsman.europa.eu

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, em qualquer momento, no seguinte endereço: www.edps.europa.eu

 

[1] Ver artigo 55.o do Estatuto: «Umfuncionário pode solicitar autorização para trabalhar a tempo parcial. A entidade competente para proceder a nomeações pode conceder essa autorização se tal for compatível com o interesse do serviço. O funcionário tem direito a autorização nos seguintes casos: a) Cuidar de um filho a cargo com menos de 9 anos de idade, b) Cuidar de um filho a cargo com idades compreendidas entre os 9 e os 12 anos, se a redução do tempo de trabalho não for superior a 20 % do tempo de trabalho normal, c) Cuidar de um filho a cargo até atingir os 14 anos de idade, quando o funcionário é progenitor único, d) Em caso de dificuldades graves, cuidar de um filho a cargo até atingir os 14 anos de idade, se a redução do tempo de trabalho não for superior a 5 % do tempo de trabalho normal. Nesse caso, não são aplicáveis os dois primeiros parágrafos do artigo 3.o do anexo IV-A. (...)”

[2] Ver artigo 42.o-A do Estatuto: «Ofuncionário tem direito a um período máximo de seis meses de licença parental sem vencimento de base por cada filho, a gozar durante os primeiros doze anos após o nascimento ou a adoção do filho. A duração da licença pode ser duplicada para as famílias monoparentais reconhecidas nos termos das disposições gerais de execução adotadas pela entidade competente para proceder a nomeações de cada instituição e para os pais de filhos a cargo com deficiência ou doença grave reconhecidas pelo médico assistente da instituição. A licença mínima gozada em qualquer momento não pode ser inferior a um mês. Durante a licença parental, a inscrição do funcionário na segurança social. (...).

[3] Ver artigo 42.o-B do Estatuto: «Emcaso de doença grave ou deficiência clinicamente certificada do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou irmã do funcionário, este tem direito a um período de licença para assistência à família sem vencimento de base. A duração total dessa licença não pode ser superior a nove meses ao longo de toda a carreirado funcionário .»

[4] Nos termos do artigo 16.o do ROA - os artigos 42.o-A, 42.o-B e 55.o-A do Estatuto são aplicáveis aos agentes temporários que têm o direito de requerer trabalho a tempo parcial e de beneficiar de licença parental e de licença para assistência à família.

[5] Nos termos do artigo 91.° do ROA, o artigo 16.° do ROA é aplicável ao agente contratual, que dispõe, a este respeito, dos mesmos direitos que o agente temporário, por analogia com os direitos concedidos ao funcionário.

[6] A conservação dos dados relativos a baixas por doença durante, pelo menos, três anos justifica-se pela aplicação do artigo 59.o, n.o 4, do Estatuto, mas é alargada para cinco anos, a fim de abranger os aspetos contenciosos.

[7] Artigos 55.o-A, 42.o-A e 42.o-B do Estatuto dos Funcionários, artigos 16.o e 91.o do Regime Aplicável aos Outros Agentes (ROA).