Strasburg, 8 lipca 2021 r.

Numer referencyjny OII: OI/5/2021/PB

Przedmiot: Praktyka Europejskiego Banku Inwestycyjnego polegająca na żądaniu szczególnie chronionych danych osobowych od osób ubiegających się o pracę w kontekście procedur rekrutacji

Szanowny Panie Przewodniczący!

Jak Panu wiadomo z naszej wcześniejszej korespondencji w tej sprawie, zwrócono mi uwagę na obawy dotyczące informacji wymaganych od osób ubiegających się o pracę podczas procedur rekrutacyjnych EBI. Postanowiłem wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy w tej sprawie ^[1].

EBI potwierdził, że w kontekście procedur rekrutacyjnych zwraca się do osób ubiegających się o pracę o podanie pewnych danych osobowych (takich jak skład gospodarstwa domowego i osoby pozostające na utrzymaniu). Powodem zwrócenia się o takie informacje jest przede wszystkim to, że EBI chce być w stanie szybko przekazywać potencjalnym pracownikom jasne i wyczerpujące informacje na temat ogólnego poziomu wynagrodzenia i świadczeń, których mogliby się spodziewać. Przedstawiciele EBI poinformowali nas, że wnioskodawcy nie są zobowiązani do przekazania tych informacji, a jedynie zachęcani do ich dobrowolnego przekazania.

Gromadzenie i przetwarzanie wrażliwych danych osobowych przez dowolną organizację i w dowolnym celu musi być proporcjonalne i oparte na uzasadnionych podstawach, w szczególności w kontekście procedur rekrutacyjnych. Jest to nie tylko kwestia praw podstawowych i dobrej administracji, ale także ważna dla zapewnienia zaufania do organów publicznych, zarówno osób ubiegających się o pracę, jak i ogółu społeczeństwa.

Przykładem uzasadnionej podstawy gromadzenia danych osobowych byłaby polityka organizacji w zakresie dyskryminacji pozytywnej. W takim przypadku jednak sama podstawa jest związana z prawami. W odniesieniu do przedmiotowych praktyk wydaje się, że powód ten jest związany z efektywnością.

Chociaż EBI może twierdzić, że zachęca wnioskodawców do dobrowolnego przekazywania danych osobowych, w praktyce może to być skomplikowane. Jeżeli kandydat zostanie poproszony o udzielenie informacji w ramach procedury rekrutacyjnej, może uznać, że niedopełnienie tego obowiązku mogłoby negatywnie wpłynąć na jego perspektywy.

Wreszcie, nawet jeżeli można wykazać, że istnieje uzasadniona i proporcjonalna potrzeba żądania danych osobowych, pojawiają się pytania dotyczące skuteczności zapór sieciowych wokół takich informacji między różnymi operacyjnymi częściami organizacji.

Refleksje te wynikają z dotychczasowej wymiany poglądów w tej sprawie między naszymi instytucjami. Byłbym wdzięczny, gdyby EBI mógł przekazać mi szczegółowe informacje na temat wszelkich zmian w gromadzeniu danych osobowych w swoich procedurach rekrutacyjnych, a w szczególności jeśli znalazł lub obecnie ustanawia metody minimalizowania lub eliminowania gromadzenia takich informacji przed przekazaniem ofert pracy.

Uprzejmie proszę o przesłanie odpowiedzi do dnia 15 października 2021 r.^[2].

Dziękujemy za współpracę w tej sprawie.

Z poważaniem,

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

[1] Niniejszy wniosek o udzielenie odpowiedzi jest następstwem komunikacji między EBI a służbami Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącej poprzedniej wersji, którą zastępuje.

[2] Wydaje się, że do tej pory kwestia ta nie była przedmiotem ogólnego dochodzenia. Po otrzymaniu odpowiedzi EBI Rzecznik Praw Obywatelskich rozważy przydatność konsultacji z wyspecjalizowanymi organami w celu uzyskania dalszych informacji, w tym z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej i Europejskim Instytutem ds. Równości Kobiet i Mężczyzn.