Szanowny Panie H.,
W dniu 21 listopada 1996 r. złożył Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą rzekomo nieuzasadnionej odmowy Komisji Europejskiej udzielenia Panu dostępu do niektórych dokumentów.
W dniu 15 stycznia 1997 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji z prośbą o przedstawienie uwag. W dniu 14 kwietnia 1997 r. Komisja przesłała swoje uwagi, które przekazałem Panu w dniu 21 kwietnia 1997 r. wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag przed dniem 31 maja 1997 r., jeśli Pan sobie tego życzy. Otrzymałem Pana uwagi w dniu 28 maja 1997 r.
Ze względu na charakter sporu w dniu 28 lipca 1997 r. ponownie zwróciłem się do Komisji z prośbą o zbadanie żądanych dokumentów. Kontrola ta miała miejsce w Brukseli w dniu 10 października 1997 r. Po zapoznaniu się z treścią tych dokumentów ponownie skierowałem pismo do Komisji w dniu 12 grudnia 1997 r. w celu znalezienia polubownego rozwiązania skargi. Komisja odpowiedziała na tę inicjatywę pismami z dnia 3 lutego, 5 maja i 14 lipca 1998 r. Odniósł się Pan do wniosków Komisji w pismach do mnie z dnia 20 maja i 24 lipca 1998 r.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

PODSTAWOWE

Skarga
W dniach 8 sierpnia i 25 września 1996 r. skarżący zwrócił się do Komisji z prośbą o sporządzenie dwóch różnych dokumentów opracowanych przez instytucję, które dotyczyły polityki zwalczania ubóstwa w Unii, oraz szczegółowych informacji na temat organizacji migrantów finansowanych przez Komisję.
Po otrzymaniu informacji o odmownej decyzji Komisji w sprawie jego wniosków o oba dokumenty skarżący skierował pismo do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, podnosząc, że odmowa ta była nieuzasadniona.

WNIOSEK

Opinia Komisji W
swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:
Jeżeli chodzi o wniosek skarżącego dotyczący dokumentu w sprawie ubóstwa i wykluczenia społecznego, Komisja uznała, że mogło dojść do niejasności co do przedmiotu wniosku. Wyjaśniła, że w średniookresowym programie działań społecznych Komisji na lata 1995-1997 ogłoszono, że zostanie przygotowane sprawozdanie dotyczące wszystkich istotnych działań Wspólnoty w zakresie ubóstwa i wykluczenia społecznego. W związku z tym Komisja rozpoczęła współpracę z przedstawicielami państw członkowskich w ramach grupy wysokiego szczebla ds. wykluczenia społecznego. Na wniosek Komisji z 1996 r. każde państwo członkowskie udostępniło grupie informacje na temat krajowych kryteriów definiowania ubóstwa i wykluczenia społecznego, w tym zarys sposobu, w jaki zorganizowano i określono ich politykę.
Ta kompilacja dokumentów z państw członkowskich była przedmiotem wniosku skarżącego. Komisja postanowiła nie przekazywać kopii tych uwag skarżącemu, ponieważ przedmiotowy dokument nie był dokumentem wewnętrznym. Dla instytucji była to jedynie seria materiałów pierwotnie wyprodukowanych przez różne państwa członkowskie, które jej służby jedynie połączyły. Chociaż Komisja zamierzała przyjąć te wkłady jako punkt odniesienia dla swojej własnej propozycji, projekt został odroczony od października 1997 r. ze względu na zmiany kadrowe i określenie nowych priorytetów.
Na podstawie decyzji Komisji z dnia 8 lutego 1994 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komisji instytucja stwierdziła, że żądanych materiałów nie można uznać za dokument Komisji. Komisja uznała, że wniosek o udostępnienie dokumentów powinien był zostać przekazany autorom każdego z nich, a mianowicie państwom członkowskim. Polityka Komisji w zakresie publicznego dostępu do dokumentów odnosi się wyłącznie do dokumentów własnych instytucji i nie przewiduje udzielania przez Komisję dostępu do dokumentów sporządzonych przez inne organy. Komisja zaznaczyła jednak, że udostępni sprawozdanie końcowe skarżącemu po jego zakończeniu.
Zgodnie z poprzednimi kryteriami Komisja w piśmie z dnia 1 października 1996 r. zasugerowała, aby skarżący skontaktował się z Departamentem Opieki Społecznej w sprawie poszukiwanych przez niego informacji.
W odniesieniu do drugiego wniosku o wydanie dokumentu Komisja wskazała, że dokument wewnętrzny dotyczący wykonania linii budżetowej B3-4110 został już przekazany skarżącemu w dniu 30 października 1996 r.
Uwagi skarżącego
W dniu 28 maja 1997 r. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał uwagi skarżącego dotyczące opinii Komisji. Streścić je można w następujący sposób:
Zdaniem skarżącego nie było niejasności co do rodzaju dokumentów, o które wnioskowano. Wniosek odnosił się do dokumentu Komisji, a nie do szeregu różnych dokumentów państw członkowskich. Fakt, że materiały te zostały częściowo przetłumaczone i rozesłane wraz z okładką Komisji, doprowadził do wniosku, że dokument ten należy uznać za dokument Komisji.
Skarżący dodał, że latem 1996 r. dokument ten został rozpowszechniony w Irlandii jako dokument Komisji. Chociaż zwrócił się on do irlandzkiego Departamentu Opieki Społecznej o kopię dokumentu, wniosek został odrzucony ze względu na to, że był to dokument Komisji, a uprawnienie do jego udostępnienia spoczywało wyłącznie na Komisji.
Skarżący nie podzielił opinii Komisji, że ponieważ dokument ten składał się z uwag różnych państw członkowskich, nie można go uznać za dokument Komisji. W zakresie, w jakim dokument został opracowany i przekazany organowi instytucji, należy go postrzegać jako dokument Komisji.
Wreszcie skarżący podkreślił, że rozumowanie Komisji może mieć negatywne konsekwencje dla przejrzystości w Unii Europejskiej. W związku z tym dokument powinien zostać mu udostępniony w interesie przejrzystości.
Dalsze dochodzenia
Biorąc pod uwagę charakter sporu oraz w celu znalezienia zadowalającego rozwiązania problemu, Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił zlecić kontrolę dokumentu urzędnikom ze swojego sekretariatu. Kontrola miała na celu ocenę, czy dokument złożony z kilku różnych wkładów państw członkowskich powinien być postrzegany jako zestawiona grupa dokumentów krajowych i w związku z tym wykluczony z publicznego dostępu, jak uznała Komisja.
Przegląd dokumentu miał miejsce w siedzibie Komisji w Brukseli w dniu 10 października 1997 r. Komisja powiadomiła wcześniej o tej kontroli wszystkich członków grupy wysokiego szczebla.
W trakcie spotkania urzędnicy Komisji wyjaśnili, że dokument został pierwotnie opracowany w 1995 r. jako środek poprawy wzajemnego zrozumienia między państwami członkowskimi w zakresie ich krajowych polityk dotyczących wykluczenia społecznego i ubóstwa. W tym celu Komisja powołała grupę wysokiego szczebla z udziałem ekspertów krajowych ze wszystkich państw członkowskich. W ramach tej grupy wysokiego szczebla oraz w celu przygotowania dyskusji Komisja rozesłała kwestionariusz do wszystkich państw członkowskich pod koniec 1995 r. Wszystkie odpowiedzi państw członkowskich zostały zebrane przez służby Komisji w jednym dokumencie, który został rozesłany podczas posiedzenia grupy wysokiego szczebla w dniu 18 lipca 1996 r.
Zgodnie z art. 3 ust. 5 swojego statutu Rzecznik wystosował w dniu 12 grudnia 1997 r. nowe pismo do Komisji Europejskiej w celu znalezienia polubownego rozwiązania skargi. W piśmie tym odniesiono się do stanowiska zajętego przez Komisję w odniesieniu do dokumentów oraz do faktu, że gdy skarżący zwrócił się do państw członkowskich o dostęp do dokumentów, został poinformowany, że wniosek powinien był zostać skierowany do Komisji.
Rzecznik wskazał również, że godne ubolewania jest to, iż wszystkie próby uzyskania dokumentu przez skarżącego spotkały się z negatywną odpowiedzią zarówno ze strony Komisji, jak i państw członkowskich. Ponadto Rzecznik uznał, że brak przejrzystości w tym konkretnym przypadku może mieć negatywny wpływ na zaufanie publiczne do administracji wspólnotowej, co jest sprzeczne z deklaracją nr 17 w sprawie prawa dostępu do informacji zawartą w Traktacie o Unii Europejskiej.

W świetle powyższych rozważań Rzecznik zaproponował rozwiązanie polubowne, za pomocą którego Komisja udostępni skarżącemu żądane dokumenty.
W odpowiedzi z dnia 3 lutego 1998 r. Komisja potwierdziła swoją opinię na temat charakteru tego dokumentu. Zgodziła się jednak na propozycję Rzecznika, aby osiągnąć porozumienie ad hoc w tej konkretnej sprawie. W tym celu Komisja zapytała państwa członkowskie, czy ich wkłady mogą zostać uwolnione i na jakich warunkach. Komisja zgodziła się przekazać odpowiedzi państw członkowskich Rzecznikowi Praw Obywatelskich zgodnie z jego instrukcjami.
Pismem z dnia 13 maja 1998 r. Komisja poinformowała Rzecznika o odpowiedziach otrzymanych od państw członkowskich na jej wniosek. Ponadto przekazała Rzecznikowi kopię pisma z dnia 14 lipca 1998 r. skierowanego przez jej służby do skarżącego. W piśmie tym wyjaśniono szczegółowo wyniki inicjatywy. Wydaje się, że wszystkie państwa członkowskie zgodziły się przekazać swoje dokumenty skarżącemu, chociaż niektóre z nich podlegały pewnym ograniczeniom dotyczącym zwielokrotniania i praw autorskich. Ponadto Komisja zgodziła się nawet przesłać skarżącemu kopię notatek przygotowanych przez jej służby podczas spotkania grupy wysokiego szczebla ds. wykluczenia społecznego w czerwcu 1996 r.
W dwóch pismach do Rzecznika z dnia 20 maja i 24 lipca 1998 r. skarżący wskazał, że wszystkie dokumenty, o które początkowo wnioskował, zostały mu już przekazane, zgodnie z propozycją zawartą w inicjatywie Rzecznika na rzecz polubownego rozwiązania. Skarżący podziękował Rzecznikowi Praw Obywatelskich za wykonaną pracę i przyznał, że poczyniono znaczne postępy. Zdaniem skarżącego Rzecznik zrobił wszystko, co było w jego kompetencjach i uprawnieniach, w związku z czym zgodził się na zamknięcie sprawy. Skarżący wyraził jednak pewne obawy dotyczące wykorzystania otrzymanych dokumentów. Zaniepokojony był również powolną procedurą publicznego dostępu do dokumentów w Unii Europejskiej oraz trudnościami związanymi z publicznym dostępem do dokumentów uznawanych za sporządzone przez państwa członkowskie.
Ponieważ, jak stwierdził sam skarżący, wynik inicjatywy Rzecznika jest dla niego w pełni zadowalający, Rzecznik uważa, że osiągnięto polubowne rozwiązanie problemu.

DECYZJA EUROPEJSKIEGO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

1. Dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w tej sprawie wydawały się ujawniać dowody prima facie wskazujące na niewłaściwe administrowanie.
   
2. Zgodnie z art. 3 § 5 swojego statutu Rzecznik przeprowadził zatem kontrolę dokumentów żądanych przez skarżącego i na tej podstawie zaproponował rozwiązanie polubowne.
   
3. W następstwie tej inicjatywy Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja i skarżący doszli do polubownego rozstrzygnięcia skargi.
   

W związku z tym Rzecznik podjął decyzję o zamknięciu sprawy.
Jacob Söderman
cc:
Santer, przewodniczący Komisji Europejskiej