Strasburg, 13 lipca 2005 r.

Szanowny Panie,

W dniu 2 czerwca 2004 r. złożył Pan do mnie skargę przeciwko Parlamentowi Europejskiemu dotyczącą dostępu do decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jednego z Pana kolegów.

W dniu 30 czerwca 2004 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Parlamentu Europejskiego. W dniu 29 lipca 2004 r. Wydział Rejestru Parlamentu Europejskiego poinformował mnie, że dokument, o dostęp do którego Pan wystąpił, pochodzi z dnia 19 listopada 2003 r., a nie z dnia 20 lutego 2004 r., jak omyłkowo wspomniałem w piśmie z dnia 30 czerwca 2004 r. skierowanym do Parlamentu Europejskiego.

W dniu 21 września 2004 r. Parlament Europejski przesłał swoją opinię w sprawie skargi.

W dniu 4 października 2004 r. przesłałem Panu kolejne pismo, w którym poinformowałem Pana, że decyzja organu powołującego, będąca przedmiotem niniejszej skargi, została wydana w dniu 19 listopada 2003 r.

W dniu 29 października 2004 r. przekazałem Panu opinię Parlamentu Europejskiego wraz z zaproszeniem do zgłaszania uwag, które przesłał Pan w dniu 10 listopada 2004 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone. Przepraszam za czas potrzebny na rozpatrzenie Pana skargi.

WNIOSEK

Według skarżącego istotne fakty są następujące:

Skarżący jest urzędnikiem Parlamentu Europejskiego. W dniu 20 lutego 2004 r. skarżący skontaktował się z Wydziałem Rejestrów Parlamentu Europejskiego i złożył wniosek o udzielenie dostępu do decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jednej z jego koleżanek, pani G.C., do Saragossy (Hiszpania) z dniem 1 stycznia 2004 r. Niniejszy dokument pochodzi z dnia 19 listopada 2003 r.

W odpowiedzi z dnia 3 marca 2004 r. Wydział Rejestru Parlamentu Europejskiego poinformował skarżącego, że ma on możliwość zwrócenia się o dostęp do odpowiedniego dokumentu zatytułowanego „Decyzja organu powołującego zmieniająca miejsce zatrudnienia p. G.C. w Saragossie (Hiszpania) od dnia 1 stycznia 2004 r.” bezpośrednio do organu powołującego.

Tego samego dnia skarżący zwrócił się do sekretarza generalnego Parlamentu Europejskiego o udzielenie mu dostępu do decyzji organu powołującego.

W odpowiedzi z dnia 31 marca 2004 r. sekretarz generalny stwierdził, że skarżący musi skontaktować się z „dyrektorem ds. personelu” Parlamentu Europejskiego. W dniu 2 kwietnia 2004 r. skarżący zwrócił się pisemnie do dyrektora ds. personelu z wnioskiem o dostęp do dokumentu.

W dniu 23 marca 2004 r. skarżący złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (skarga 901/2004/MF). Stwierdził, że sekretarz generalny Parlamentu Europejskiego nie udzielił mu dostępu do odnośnej decyzji. Stwierdził, że powinien uzyskać dostęp do tego dokumentu. Rzecznik zrozumiał, że wniosek skarżącego o udzielenie dostępu został złożony na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 (1). Ponieważ wydaje się, że skarżący nie złożył ponownego wniosku przewidzianego w niniejszym rozporządzeniu, Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił zamknąć sprawę na podstawie art. 2 ust. 4 swojego statutu w dniu 28 kwietnia 2004 r.

W dniu 2 czerwca 2004 r. skarżący ponownie skierował pismo do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Wskazał on, że ponieważ Parlament nie odpowiedział na jego pismo z dnia 2 kwietnia 2004 r., które jego zdaniem stanowiło odrzucenie jego wniosku o udzielenie dostępu, w dniu 3 maja 2004 r. złożył on ponowny wniosek o udzielenie dostępu do dokumentów. W dniu 12 maja 2004 r. dyrektor ds. personelu zaproponował spotkanie. Skarżący odrzucił ten wniosek, twierdząc, że wolałby zastosować procedurę przewidzianą w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001. W dniu 19 maja 2004 r. dyrektor ds. personelu poinformował go, że zamierza udzielić mu dostępu do odnośnego dokumentu, chyba że kierownik wydziału odpowiedzialnego za ochronę danych wyrazi sprzeciw.

Pismo skarżącego z dnia 2 czerwca 2004 r. zostało zarejestrowane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich jako nowa skarga (skarga 1756/2004/MF).

W skardze tej skarżący twierdził, że Parlament Europejski nie udzielił mu dostępu do odnośnej decyzji w terminie przewidzianym w rozporządzeniu 1049/2001.

Skarżący twierdził, że Parlament Europejski powinien udzielić mu dostępu do odpowiedniego dokumentu.

WNIOSEK

Opinia Parlamentu

Opinia Parlamentu Europejskiego w sprawie skargi była w skrócie następująca:

W przypadku wniosków o dostęp do dokumentów składanych przez urzędników Parlamentu Europejskiego oraz biorąc pod uwagę, że ci ostatni korzystają z uprzywilejowanego dostępu do różnych źródeł informacji, mianowicie za pośrednictwem Centrum Dokumentacji i działu archiwów, Wydział Rejestru Parlamentu zalecił wnioskodawcom, aby nie stosowali procedury określonej w rozporządzeniu 1049/2001, gdy wniosek o dostęp dotyczył dokumentów już upublicznionych. Celem takiej porady było zracjonalizowanie rozpatrywania wniosków o dostęp i skoncentrowanie wysiłków służby rejestru na stale rosnącej liczbie wniosków o dostęp do dokumentów pochodzących od obywateli.

W dniu 20 lutego 2004 r. skarżący skontaktował się z Wydziałem Rejestru i złożył wniosek o dostęp do dokumentu zatytułowanego „Decyzja organu powołującego zmieniająca miejsce zatrudnienia pani G.C. w Saragossie (Hiszpania) od dnia 1 stycznia 2004 r.”.

Biorąc pod uwagę, że zasadniczo decyzje organu powołującego zostały opublikowane, w dniu 3 marca 2004 r. służba rejestru poinformowała skarżącego, że ma on możliwość zwrócenia się o dostęp do wspomnianego dokumentu bezpośrednio do organu powołującego. Skarżący został ponadto poinformowany, że w przypadku trudności z uzyskaniem dokumentu od organu powołującego może zwrócić się o dostęp do dokumentu do Wydziału Rejestru. W związku z brakiem jakichkolwiek dalszych informacji od skarżącego Wydział Rejestrów zamknął sprawę.

W dniu 3 marca 2004 r. skarżący zwrócił się do organu powołującego z wnioskiem o dostęp do dokumentu. Jego wniosek nie został rozpatrzony w ramach prawnych rozporządzenia 1049/2001. Termin przewidziany w rozporządzeniu 1049/2001 nie został zatem wzięty pod uwagę, a Wydział Rejestrów nie został poinformowany o wyniku rozpatrzenia wniosku skarżącego. Biorąc pod uwagę, że DG odpowiedzialna za udzielenie dostępu do dokumentu zauważyła, że dokument ten zawiera dane osobowe, zwróciła się do inspektora ochrony danych o wydanie opinii w sprawie stosowania odpowiedniego prawodawstwa wspólnotowego (rozporządzenie (WE) nr 45/2001 (2)) do dokumentu, do którego skarżący zwrócił się o dostęp.

Inspektor ochrony danych zauważył, że dokument, do którego skarżący zwrócił się o dostęp, zawierał dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem 45/2001 oraz że jego ujawnienie podlega wyjątkowi określonemu w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia 1049/2001. Inspektor ochrony danych zaproponował ujawnienie dokumentu, z wyjątkiem części dokumentu objętych odpowiednim wyjątkiem, zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia 1049/2001.

Pismo Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 30 czerwca 2004 r.(3), skierowane do ówczesnego prezesa M. Coxa, zostało przekazane do wiadomości Wydziału Rejestrów w dniu 19 lipca 2004 r. Służba rejestru zauważyła następnie, że dokument, do którego skarżący zwrócił się z wnioskiem o dostęp, nie został mu jeszcze przekazany. Następnie Komisja podjęła odpowiednie działania, aby jak najszybciej udzielić odpowiedzi skarżącemu.

W dniu 9 sierpnia 2004 r. do skarżącego wysłano oficjalne pismo podpisane przez sekretarza generalnego Parlamentu Europejskiego. Dokument, o dostęp do którego wystąpił skarżący, został załączony. Część dokumentu objęta przepisami o ochronie danych została usunięta. Następnie Parlament otrzymał odpowiedź od skarżącego, w której wyraził on opinię, że zmiana miejsca zatrudnienia p. G.C. była prawdopodobnie przedmiotem decyzji organu powołującego przed decyzją z dnia 13 listopada 2003 r. lub równocześnie z decyzją z dnia 13 listopada 2003 r.(4). Skarżący zwrócił się zatem o dostęp do tego dokumentu. Ponieważ dokument ten nie istniał, skarżący został o tym poinformowany w piśmie sekretarza generalnego z dnia 31 sierpnia 2004 r.

Niepewność prawna wynikająca z braku hierarchii między regulaminem pracowniczym, rozporządzeniem 1049/2001 i rozporządzeniem 45/2001 tłumaczyła brak spójności w rozpatrywaniu wniosku skarżącego.

Należy podkreślić, że podjęto odpowiednie środki, aby umożliwić różnym służbom Parlamentu szybkie rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów, albo bezpośrednio odpowiadając na wniosek w przypadku dokumentów już upublicznionych, albo przekazując wniosek do Wydziału Rejestru odpowiedzialnego za stosowanie procedury określonej w rozporządzeniu 1049/2001.

Uwagi skarżącego

W swojej odpowiedzi skarżący podtrzymał skargę i przedstawił w skrócie następujące dalsze uwagi:

Decyzja organu powołującego dotycząca zmiany miejsca zatrudnienia p. G.C. na Hiszpanię z dniem 1 stycznia 2004 r. nigdy nie została opublikowana, w przeciwieństwie do innych decyzji organu powołującego zmieniających miejsce zatrudnienia urzędnika, które są publikowane zgodnie z art. 25 regulaminu pracowniczego (5).

W dniu 20 lutego 2004 r. złożył on wniosek o udzielenie dostępu do decyzji organu powołującego dotyczącej zmiany miejsca zatrudnienia p. G.C. w sekretariacie rejestru Parlamentu Europejskiego. W następstwie tego wniosku otrzymał on kolejno:

e-mailem z dnia 3 marca 2004 r. od Wydziału Rejestrów, w którym zalecono mu bezpośrednie zwrócenie się do organu powołującego;

pismo sekretarza generalnego z dnia 31 marca 2004 r. informujące go, że odnośna decyzja została podjęta tymczasowo i wzywające go do skontaktowania się z dyrektorem ds. personelu;

pismo dyrektora ds. personelu z dnia 12 maja 2004 r., w którym wyraził on ubolewanie, że z niewytłumaczalnych powodów skarżący nie otrzymał pisma z dnia 6 kwietnia 2004 r. i w którym dyrektor ds. personelu zaprosił skarżącego na spotkanie w jego biurze w dniu 18 maja 2004 r.;

pismo dyrektora DG ds. Personelu i Spraw Społecznych z dnia 17 maja 2004 r., w którym poinformował go on, że zamierza jak najszybciej udzielić mu dostępu do żądanego dokumentu, chyba że szef departamentu ochrony danych osobowych wyrazi sprzeciw;

pismo dyrektora ds. personelu z dnia 6 lipca 2004 r., w którym załączono kopię decyzji tego ostatniego upoważniającej panią G.C. do pracy w Hiszpanii;

pismo sekretarza generalnego z dnia 9 sierpnia 2004 r., w którym załączono kopię decyzji organu powołującego z dnia 19 listopada 2003 r. zezwalającej pani G.C. na pracę w Hiszpanii;

w następstwie ponownego wniosku skierowanego do sekretarza generalnego w dniu 11 sierpnia 2004 r., pismo z dnia 31 sierpnia 2004 r. informujące go, że organ powołujący nie wydał żadnej konkretnej decyzji zmieniającej miejsce zatrudnienia pani G. C.

Sześć miesięcy po ponownym wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów otrzymał on zatem kopię decyzji organu powołującego z dnia 19 listopada 2003 r. w sprawie zmiany miejsca zatrudnienia pani G.C. z dniem 1 stycznia 2004 r. Część dokumentu została usunięta ze względu na ochronę danych osobowych.

Nie otrzymał on konkretnej decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jego współpracownika, ponieważ taka decyzja nie istniała. Jego zdaniem jednak jedynie konkretna decyzja organu powołującego mogła prowadzić do zmiany miejsca zatrudnienia p. G.C. Gdyby taka konkretna decyzja nie istniała, doszłoby do naruszenia przepisów dotyczących zmiany zatrudnienia urzędników i innych pracowników.

Tymczasem zmiana miejsca zatrudnienia pani G.C. na Hiszpanię, co do której podjęto tymczasową decyzję, została przedłużona z dniem 1 lipca 2004 r. o sześć miesięcy. Decyzja o przedłużeniu nie została opublikowana.

DECYZJA

1 Zakres dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich

1.1 W dniu 20 lutego 2004 r. skarżący, urzędnik Parlamentu Europejskiego, zwrócił się do Wydziału Rejestrów Parlamentu Europejskiego o udzielenie mu dostępu do decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jednej z jego koleżanek, pani G. C. W dniu 2 czerwca 2004 r. skarżący złożył skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Twierdził, że Parlament Europejski nie udzielił mu dostępu do odnośnej decyzji w terminie przewidzianym w rozporządzeniu 1049/2001.

1.2 W swojej opinii Parlament Europejski stwierdził, że w dniu 9 sierpnia 2004 r. do skarżącego zostało wysłane oficjalne pismo podpisane przez sekretarza generalnego Parlamentu Europejskiego. Dokument, o dostęp do którego wystąpił skarżący, został załączony.

1.3 W swoich uwagach skarżący podniósł, że nie otrzymał konkretnej decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jego kolegi, ponieważ taka decyzja nie istniała. Jednak zdaniem skarżącego jedynie konkretna decyzja organu powołującego mogła doprowadzić do zmiany zatrudnienia p. G.C. Gdyby taka konkretna decyzja nie istniała, doszłoby do naruszenia zasad związanych ze zmianą zatrudnienia urzędników i innych pracowników. Skarżący podniósł ponadto, że w międzyczasie przedłużono o sześć miesięcy, począwszy od dnia 1 lipca 2004 r., decyzję o zmianie miejsca zatrudnienia pani G.C. na Hiszpanię. Decyzja o przedłużeniu nie została opublikowana. Skarżący wydawał się zatem przedstawiać nowe zarzuty.

1.4 W odniesieniu do zarzutu, że skarżący nie otrzymał specjalnej decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jego kolegi, Rzecznik zauważa, że w jego opinii Parlament stwierdził, że taka decyzja nie istnieje i że skarżący został o tym poinformowany w piśmie sekretarza generalnego z dnia 31 sierpnia 2004 r.

Rzecznik zauważa, że decyzją organu powołującego z dnia 19 listopada 2003 r. upoważniono koleżankę skarżącego, panią G.C., do podjęcia pracy w Hiszpanii od dnia 1 stycznia 2004 r. na okres sześciu miesięcy, z możliwością ewentualnego przedłużenia. W świetle tej decyzji trudno jest stwierdzić, jaka dalsza decyzja powinna była być potrzebna, aby umożliwić pani G.C. pracę w Hiszpanii. Rzecznik uważa, że skarżący nie przedstawił wystarczających argumentów ani dowodów na poparcie swojego stanowiska, że taka inna decyzja powinna istnieć. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że stanowisko przyjęte przez Parlament, zgodnie z którym taka decyzja nie istniała, wydaje się prawidłowe. W związku z tym wydaje się, że nie ma podstaw do dalszego badania tego aspektu skargi.

Rzecznik zauważa jednak, że w swoich uwagach skarżący podniósł, że jeżeli taka konkretna decyzja nie istniała, doszło do naruszenia przepisów dotyczących zmiany zatrudnienia urzędników i innych pracowników. Stwierdził on również, że decyzja o przedłużeniu o sześć miesięcy zmiany miejsca zatrudnienia p. G.C. w Hiszpanii nie została opublikowana. Rzecznik zauważa, że zarzuty te nie zostały uwzględnione w pierwotnej skardze. Uważa on, że nie wydaje się właściwe rozszerzenie zakresu tego dochodzenia w celu uwzględnienia tych nowych zarzutów przedstawionych w uwagach skarżących, ponieważ wydaje się, że skarżący nie wyczerpał wewnętrznych środków odwoławczych przewidzianych w art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. Skarżący może złożyć nową skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich po wyczerpaniu wewnętrznych środków odwoławczych.

2 Zarzut, że Parlament Europejski nie udzielił skarżącemu dostępu do odpowiedniego dokumentu w terminie przewidzianym w rozporządzeniu 1049/2001

2.1 Skarżący twierdził, że Parlament Europejski nie udzielił mu dostępu do decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jego koleżanki, pani G.C., do Saragossy (Hiszpania) z dniem 1 stycznia 2004 r. w terminie przewidzianym w rozporządzeniu 1049/2001.

2.2 Parlament stwierdził, że w dniu 20 lutego 2004 r. skarżący skontaktował się z Wydziałem Rejestrów Parlamentu Europejskiego i złożył wniosek o dostęp do odpowiedniego dokumentu. W dniu 3 marca 2004 r. Wydział Rejestrów Parlamentu Europejskiego poinformował skarżącego, że ma on możliwość zwrócenia się o dostęp do odpowiedniego dokumentu bezpośrednio do organu powołującego. Skarżący został ponadto poinformowany, że w przypadku gdyby miał trudności z uzyskaniem wspomnianego dokumentu, może zwrócić się o dostęp do tego dokumentu do Wydziału Rejestru. W dniu 3 marca 2004 r. skarżący zwrócił się do sekretarza generalnego Parlamentu Europejskiego o udzielenie mu dostępu do odnośnego dokumentu. W dniu 31 marca 2004 r. sekretarz generalny poinformował skarżącego o konieczności skontaktowania się z dyrektorem ds. personelu Parlamentu Europejskiego.

W dniu 2 kwietnia 2004 r. skarżący zwrócił się pisemnie do dyrektora ds. personelu z wnioskiem o dostęp do dokumentu. W dniu 3 maja 2004 r. skarżący zwrócił się o dostęp do dokumentu zatytułowanego „Decyzja organu powołującego zmieniająca miejsce zatrudnienia pani G.C. w Saragossie (Hiszpania) od dnia 1 stycznia 2004 r.”.

W dniu 9 sierpnia 2004 r. do skarżącego wysłano oficjalne pismo podpisane przez sekretarza generalnego Parlamentu Europejskiego. Dokument, o dostęp do którego wystąpił skarżący, został załączony. Część dokumentów objętych przepisami o ochronie danych została usunięta.

Parlament stwierdził, że niepewność prawna wynikająca z braku hierarchii między regulaminem pracowniczym, rozporządzeniem 1049/2001 i rozporządzeniem 45/2001 tłumaczy brak spójności w rozpatrywaniu wniosku skarżącego.

2.3 Rzecznik zauważa, że w swoich uwagach skarżący wskazał, iż sześć miesięcy po złożeniu ponownego wniosku o udzielenie dostępu otrzymał kopię decyzji organu powołującego z dnia 19 listopada 2003 r. zmieniającej miejsce zatrudnienia pani G.C. od dnia 1 stycznia 2004 r. Rzecznik uważa zatem, że Parlament udzielił mu od dnia 1 stycznia 2004 r. dostępu do dokumentu, o dostęp do którego zwrócił się skarżący, a mianowicie do decyzji organu powołującego zmieniającej miejsce zatrudnienia jednej z jego koleżanek, pani G.C., w Saragossie (Hiszpania).

Rzecznik zauważa ponadto, że w swojej opinii Parlament stwierdził, iż części dokumentu objęte przepisami o ochronie danych zostały usunięte. Wobec braku uwag skarżącego, które mogłyby podważyć decyzję Parlamentu o nieudzieleniu mu dostępu do niektórych części dokumentu, Rzecznik uważa, że Parlament prawidłowo udzielił skarżącemu dostępu do odpowiedniego dokumentu.

2.4 Rzecznik zauważa, że Parlament stwierdził w swojej opinii, iż brak pewności prawa wynikał z braku hierarchii między regulaminem pracowniczym, rozporządzeniem 1049/2001 i rozporządzeniem 45/2001. Art. 10 ust. 1 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego (6) stanowi, że „[u]rzędnik jest konsekwentny we własnym postępowaniu administracyjnym, jak również w działaniach administracyjnych instytucji. (…)”. Kolejna uwaga zostanie poczyniona w odniesieniu do związku między przepisami prawnymi, do których odnosi się Parlament.

2.5 Rzecznik zauważa, że art. 7 ust. 1 rozporządzenia 1049/2001 (7) stanowi, że: „Wniosek o dostęp do dokumentu rozpatruje się niezwłocznie. Wnioskodawca otrzymuje potwierdzenie odbioru. W ciągu 15 dni roboczych od zarejestrowania wniosku instytucja udziela dostępu do żądanego dokumentu i zapewnia dostęp zgodnie z art. 10 w tym terminie albo, w pisemnej odpowiedzi, podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy i informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia ponownego wniosku zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu.”;

W niniejszej sprawie skarżący wyraźnie wskazał rozporządzenie 1049/2001 jako podstawę prawną swojego wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów z dnia 3 maja 2004 r. Zdaniem skarżącego wniosek o udzielenie dostępu był ponownym wnioskiem, ponieważ Parlament nie odpowiedział na jego pismo z dnia 2 kwietnia 2004 r. W piśmie z dnia 3 maja 2004 r. skarżący wyraźnie stwierdził, że jego wniosek o udzielenie dostępu jest ponownym wnioskiem.

2.6 Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że w piśmie z dnia 9 sierpnia 2004 r. sekretarz generalny Parlamentu stwierdził, że "odpowiada na Pański wniosek o dostęp do dokumentów, który został rozpatrzony zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 1049/2001". Rzecznik uważa, że z oświadczenia tego jasno wynika, iż Parlament zamierzał zastosować rozporządzenie 1049/2001 w sprawie skarżącego. Jednakże skarżący już w dniu 3 maja 2004 r. złożył wniosek, który nazwał ponownym wnioskiem. Ponowny wniosek został złożony w następstwie wniosków o dostęp do stosownego dokumentu złożonych przez skarżącego do Wydziału Rejestrów Parlamentu Europejskiego w dniu 20 lutego 2004 r., do Sekretarza Generalnego Parlamentu Europejskiego w dniu 3 marca 2004 r. oraz do Dyrektora ds. Personelu w dniu 2 kwietnia 2004 r.

W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że Parlament powinien był rozpatrzyć pismo skarżącego z dnia 3 maja 2004 r. jako wniosek potwierdzający zgodnie z rozporządzeniem 1049/2001 lub wyjaśnić powody, dla których uznał, że pismo to powinno być traktowane jako nowy wniosek o udzielenie dostępu.

Rzecznik zauważa jednak, że Parlament nie rozpatrzył pisma skarżącego z dnia 3 maja 2004 r. jako wniosku potwierdzającego ani nie wyjaśnił powodów, dla których uznał, że pismo to powinno być traktowane jako nowy wniosek o udzielenie dostępu.

Rzecznik zauważa ponadto, że między pismem skarżącego z dnia 3 maja 2004 r. zawierającym wniosek o udzielenie dostępu, do którego odniósł się on jako do wniosku potwierdzającego, a dniem, w którym skarżącemu udzielono dostępu do odnośnego dokumentu, upłynęły ponad trzy miesiące. W tych okolicznościach Rzecznik uważa, że w każdym razie pismo Parlamentu z dnia 9 sierpnia 2004 r., w którym załączono dokument, o dostęp do którego wystąpił skarżący, zostało opóźnione. Rzecznik uważa zatem, że Parlament nie udzielił skarżącemu dostępu do odpowiedniego dokumentu w terminach przewidzianych w rozporządzeniu 1049/2001.

2.7 W związku z powyższym Rzecznik Praw Obywatelskich uważa, że nie udostępniając odnośnego dokumentu w terminach przewidzianych w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001, Parlament Europejski nie działał w sposób spójny i nie przestrzegał art. 10 ust. 1 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego. Jest to przypadek niewłaściwego administrowania. W tym kontekście zostanie poczyniona krytyczna uwaga.

3 Twierdzenie skarżącego

3.1 Skarżący twierdził, że Parlament Europejski powinien udzielić mu dostępu do odpowiedniego dokumentu.

3.2 Rzecznik zauważa, że skarżący uzyskał ostatecznie dostęp do żądanego dokumentu, a mianowicie do decyzji organu powołującego z dnia 19 listopada 2003 r. zmieniającej miejsce zatrudnienia pani G.C. od dnia 1 stycznia 2004 r. Rzecznik uważa zatem, że nie ma potrzeby dalszego badania tego aspektu skargi.

4 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi należy poczynić następującą uwagę krytyczną:

Nie udzielając skarżącemu dostępu do odpowiedniego dokumentu w terminach przewidzianych w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001, Parlament Europejski nie działał spójnie i nie przestrzegał art. 10 ust. 1 Europejskiego kodeksu dobrego postępowania administracyjnego. Stanowi to przypadek niewłaściwego administrowania.

Biorąc pod uwagę, że skarżący ostatecznie uzyskał dostęp do żądanego dokumentu, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Parlamentu Europejskiego zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Dalsza uwaga

W swojej opinii Parlament stwierdził brak pewności prawa wynikający z braku hierarchii między regulaminem pracowniczym, rozporządzeniem 1049/2001 i rozporządzeniem 45/2001.

Rzecznik uważa, że nie jest wykluczone, iż Parlament może rozpatrywać wnioski o udzielenie dostępu do dokumentów składane przez urzędników bez stosowania przepisów dotyczących publicznego dostępu określonych w rozporządzeniu 1049/2001, chyba że wnioskodawca wyraźnie wyraził życzenie, aby jego wniosek został rozpatrzony na podstawie tego rozporządzenia. Zdaniem Rzecznika do Parlamentu należy rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą pojawić się w tym kontekście, zarówno ogólnie, jak i w przypadku wniosku o dostęp do dokumentów. Rzecznik uważa, że Parlament powinien w każdym przypadku zapewnić szybką odpowiedź na wniosek urzędnika o udzielenie dostępu.

Rzecznik jest przekonany, że Parlament podejmie odpowiednie środki przy rozpatrywaniu wniosków o dostęp do dokumentów składanych przez urzędników w przyszłości.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji, Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

(2) Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

(3) Rzecznik rozumie, że Parlament Europejski odnosi się tutaj do pisma Rzecznika z dnia 30 czerwca 2004 r., w którym poinformował on przewodniczącego Parlamentu o skardze.

(4) Rzecznik Praw Obywatelskich zakłada, że odniesienie to powinno brzmieć „19 listopada 2003 r.”.

(5) Artykuł 25 regulaminu pracowniczego stanowi: „(…) Szczegółowe decyzje dotyczące powołania, ustanowienia, awansu, przeniesienia, określenia statusu administracyjnego i zakończenia służby urzędnika są publikowane w instytucji, do której należy urzędnik. Publikacja jest dostępna dla wszystkich pracowników przez odpowiedni okres czasu”.

(6) Europejski kodeks dobrego postępowania administracyjnego jest dostępny na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm.

(7) Zob. art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 zatytułowany „Przetwarzanie wniosków wstępnych”.