Strasburg, 17 września 2003 r.

Szanowny Panie,

W dniu 27 marca 2003 r. złożył Pan w imieniu IMC Consulting Limited skargę przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą przyznania „umowy o restrukturyzację rynku pracy w Chorwacji” (nr ref. EuropeAid/114425/D/SV/HR).

W dniu 22 kwietnia 2003 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 27 maja 2003 r. Przekazałem go Panu w dniu 5 czerwca 2003 r. wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, które przesłał Pan w dniu 31 lipca 2003 r.

Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący, przedsiębiorstwo ze Zjednoczonego Królestwa, uczestniczył w przetargu ograniczonym dotyczącym udzielenia „Umowy o restrukturyzację rynku pracy, Chorwacja” (nr ref. EuropeAid/114425/D/SV/HR). Pismem z dnia 27 stycznia 2003 r. (i najwyraźniej wysłanym w dniu 4 lutego 2003 r.) Delegatura Komisji Europejskiej w Republice Chorwacji („delegatura”) poinformowała skarżącego o udzieleniu mu zamówienia. Wartość zamówienia wyniosła 898 745 EUR. W swoim piśmie Komisja wskazała, że umowa zostanie przesłana skarżącemu do podpisania po otrzymaniu w ciągu 15 dni kalendarzowych niektórych dokumentów, w tym „kopii zaświadczeń pracodawcy lub referencji kluczowych ekspertów, potwierdzających doświadczenie zawodowe wskazane w ich życiorysach”. Komisja dodała, że gdyby nie otrzymała ani tych dokumentów, ani żadnych wyjaśnień w tym terminie, uznałaby umowę za nieważną. Skarżący przesłał następnie Komisji różne dokumenty.

Pismem z dnia 20 lutego 2003 r. delegatura poinformowała skarżącego, że brakuje kilku referencji dla jednego z ekspertów, pana B., oraz że nie przedłożono żadnych referencji dla innego eksperta, pana D. Skarżący dostarczył następnie Komisji dalsze dokumenty.

W dniu 10 marca 2003 r. delegacja wystosowała pismo do skarżącego, informując go, że chociaż wielokrotnie zwracano się do niej o przedłożenie kompletnych dowodów, przekazane dokumenty nadal nie dowiodły doświadczenia zawodowego pana D. Delegacja wyraziła ponadto pogląd, że nie przedstawiono żadnego wyjaśnienia, dlaczego dowody te nie mogły zostać przedłożone. W związku z tym Komisja poinformowała skarżącego, że uznaje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłane skarżącemu za „nieważne”.

W dniu 19 marca 2003 r. adwokat skarżącego zwrócił się pisemnie do delegatury w celu zakwestionowania tej decyzji. W piśmie tym adwokat skarżącego twierdził, że dokumenty przedstawione przez skarżącego potwierdzały 27-letnie bardzo istotne doświadczenie zawodowe pana D. i wyraźnie spełniały wymogi określone w piśmie delegatury z dnia 27 stycznia 2003 r. Twierdził również, że nie podano powodów, dla których informacje zostały uznane za niekompletne, oraz że delegacja nie podjęła żadnych działań w celu poruszenia kwestii dotyczących domniemanej niekompletności informacji ze skarżącym. Adwokat skarżącego wyraził opinię, że pismo delegatury z dnia 10 marca 2003 r. było niejasne, niezgodne z zasadami dobrej administracji, pozbawione uzasadnienia i nieproporcjonalnej reakcji na sytuację. Poprosił delegację o wycofanie pisma z dnia 10 marca 2003 r. i zastąpienie go, w razie potrzeby, kolejnym pismem szczegółowo określającym, w jakim zakresie informacje już dostarczone przez skarżącego są niewystarczające, oraz wyznaczającym krótki, ale rozsądny termin, w którym skarżący może przekazać te informacje.

W odpowiedzi z dnia 20 marca 2003 r. delegacja potwierdziła swoją decyzję. Delegacja podkreśliła, że dała skarżącemu dwie możliwości przedstawienia brakujących dowodów i że jej obawą było potwierdzenie doświadczenia zawodowego ekspertów, o którym mowa w ich życiorysach, za pomocą odpowiedniej dokumentacji, tj. uzyskanie potwierdzenia od byłych pracodawców, że eksperci faktycznie wykonywali obowiązki opisane w ich życiorysach. Nieistotny w tym względzie był dokument zawierający jedynie zapisy dotyczące zatrudnienia, nie precyzujący zadań wykonywanych przez biegłego.

Adwokat skarżącego powtórzył stanowisko swojego klienta w kolejnych pismach z dnia 21 i 24 marca 2003 r. W drugim piśmie przedstawił on streszczenie danych i informacji dostarczonych Komisji przez skarżącego w odniesieniu do życiorysu pana D. Do czasu złożenia niniejszej skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 27 marca 2003 r. nie otrzymano żadnej odpowiedzi na te pisma.

W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdzi, że pismem z dnia 10 marca 2003 r. delegatura nie działała zgodnie z zasadami dobrej administracji i wymogami rozsądnego działania oraz naruszyła przepisy proceduralne dotyczące przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia. Skarżący podkreślił, że sprawa jest pilna, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że zamówienie może zostać udzielone innej stronie w najbliższej przyszłości.

WNIOSEK

Opinia Komisji

Skarga została przekazana Komisji Europejskiej do zaopiniowania w dniu 22 kwietnia 2003 r. Z uwagi na pilny charakter sprawy Rzecznik zwrócił się do Komisji o wydanie opinii do dnia 30 czerwca 2003 r.

W opinii przedstawionej dnia 27 maja 2003 r. Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Skarżący wiedział o konieczności dostarczenia wszystkich dokumentów potwierdzających życiorysy kluczowych ekspertów, ponieważ otrzymał dokumentację przetargową. W rzeczywistości pkt 14 „Instrukcji dla oferentów” w dokumentacji przetargowej stanowił:

„Zwycięski oferent musi również przedstawić następujące dokumenty w przypadku proponowanych kluczowych ekspertów:

kopię dyplomów wymienionych w ich życiorysach;

kopie zaświadczeń lub referencji pracodawców potwierdzających doświadczenie zawodowe wskazane w ich życiorysach.

Jeżeli zwycięski oferent nie przedstawi tego dowodu w terminie 15 dni kalendarzowych od powiadomienia o udzieleniu zamówienia lub jeżeli okaże się, że zwycięski oferent przedstawił nieprawdziwe informacje, udzielenie zamówienia zostanie uznane za nieważne. (…)”

Aby uniknąć kosztownych i czasochłonnych prac dla wszystkich oferentów, Komisja nigdy nie zwraca się o te dokumenty w trakcie procedury przetargowej. Na tym etapie wymagane są tylko życiorysy, aby można było przeprowadzić ocenę. Oferenci muszą jednak być przygotowani do przedstawienia dowodów potwierdzających twierdzenia zawarte w życiorysach, jeżeli udzielono im zamówienia. Jest to rutynowa procedura udzielania zamówień, która jest dobrze znana oferentom.

W dniu 19 lutego 2003 r. otrzymano od skarżącego szereg dokumentów, ale nie jeden dokument potwierdzający doświadczenie zawodowe wskazane w życiorysie pana D. Do tego czasu delegatura miała już wystarczające podstawy do uznania orzeczenia za nieważne, ale postanowiła dać skarżącemu drugą możliwość, zwracając jego uwagę na problem i przedłużając termin do dnia 5 marca 2003 r.

W dniu 5 marca 2003 r. delegatura otrzymała od skarżącego szereg dokumentów, w tym 26 stron dotyczących doświadczenia pana D. W większości przypadków przedłożone dokumenty nie były zaświadczeniami ani referencjami pracodawców, lecz oświadczeniami podpisanymi przez samego konsultanta, popartymi:

• akt osobowych;
• pismo dotyczące planowanego przejścia na emeryturę w 1990 r. (dowodzące doświadczenia z lat 1970–1990);
• kopię karty służbowej;
• notatki doradcze banku (w celu udowodnienia zatrudnienia w grupie zadaniowej WE w latach 1990-1991);
• kopie pierwszych stron sprawozdań końcowych odnoszących się do niektórych umów (z podaniem numerów tych umów, ale bez nazw);
• kopie pism zawierających propozycje umów (brak wzmianki o nazwach);
• kopię pierwszej strony i treści sprawozdania przygotowanego przez Uniwersytet w Sheffield (brak odniesienia do pana D.); ikopia artykułu w gazecie.

Wymienione powyżej dokumenty nie zostały wydane przez pracodawcę, nie zawierały żadnych odniesień do pana D. ani nie odnosiły się do zakresu pracy.

Zaskakujące było to, że skarżący nie przedstawił dowodu doświadczenia pana D., podczas gdy nie miał problemów z prawidłowym wykonaniem tego dla innych ekspertów w zespole. Ponadto należy zauważyć, że zgodnie z życiorysem ostatnie i istotne doświadczenie pana D. zostało nabyte w instytucjach Unii, które były wykorzystywane do wydawania takich zaświadczeń na żądanie.

Pisma wysłane przez adwokata skarżącego w dniach 21, 24 i 27 marca 2003 r. zawierały pytanie, czy Komisja zamierzała ponownie udzielić zamówienia lub unieważnić postępowanie przetargowe i czy przyznała, że skarżący przedstawił wystarczające potwierdzenie doświadczenia pana D. Komisja nie mogła ujawnić tego rodzaju informacji (wyników procedur przetargowych) przed zakończeniem procedury.

Komisja wykazała się dobrą wolą w stosunku do skarżącego, przedłużając termin. Nie miał jednak innego wyboru, jak tylko stwierdzić nieważność nagrody.

Uwagi skarżącego

W swoich uwagach skarżący podtrzymał skargę i przedstawił następujące dalsze uwagi:

Przedstawiony przez Komisję wykaz dokumentów, które skarżący dostarczył w celu potwierdzenia historii zatrudnienia i kwalifikacji pana D., nie był kompletny. Były też inne dokumenty wystawione przez jego pracodawcę, które odnosiły się do pana D. i odnosiły się do zakresu wykonanej pracy, jak przedstawiono w streszczeniu załączonym do pisma z dnia 24 marca 2003 r. Wniosek wyciągnięty przez Komisję opierał się zatem na fałszywym założeniu, co sprowadzało się do błędnego rozumowania. Wniosek Komisji został również zakwestionowany w odniesieniu do wniosków wyciągniętych przez Komisję w odniesieniu do „rejestru osobistego” pana D. (na który powołuje się Komisja). Materiał ten był wyraźnie rejestrowany przez pracodawcę.

DECYZJA

1 Rzekomo nieprawidłowe odstąpienie od udzielenia zamówienia

1.1 Skarżący, spółka brytyjska, uczestniczył w przetargu ograniczonym dotyczącym udzielenia "Umowy o restrukturyzację rynku pracy, Chorwacja" (nr ref. EuropeAid/114425/D/SV/HR). Pismem wysłanym w dniu 4 lutego 2003 r. delegatura Komisji Europejskiej w Republice Chorwacji poinformowała skarżącego o udzieleniu mu zamówienia i zwróciła się do skarżącego o przedłożenie niektórych dokumentów, w tym „kopii zaświadczeń pracodawców lub referencji kluczowych ekspertów, potwierdzających doświadczenie zawodowe wskazane w ich życiorysach”. W dniu 10 marca 2003 r. Komisja poinformowała skarżącego, że jej zdaniem nie dostarczył on wymaganych informacji dotyczących jednego ze swoich ekspertów, pana D., i w związku z tym uznała ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłane skarżącemu za nieważne. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skarżący twierdzi, że pismem z dnia 10 marca 2003 r. delegatura nie działała zgodnie z zasadami dobrej administracji i wymogami rozsądnego działania oraz naruszyła przepisy proceduralne dotyczące przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia.

1.2 W swojej opinii Komisja uważa, że skarżący był świadomy konieczności dostarczenia wszystkich dokumentów potwierdzających życiorysy kluczowych ekspertów, ponieważ otrzymał "Instrukcję dla oferentów", której pkt 14 stanowił, że jeśli wybrany oferent nie przedłoży niezbędnych dokumentów, "udzielenie zamówienia zostanie uznane za nieważne. Zdaniem Komisji przedstawione dokumenty dotyczące doświadczenia zawodowego pana D. nie zostały wydane przez pracodawcę, nie zawierały żadnych odniesień do pana D. ani nie odnosiły się do zakresu pracy. Komisja nie miała zatem innego wyboru, jak tylko stwierdzić nieważność decyzji o udzieleniu zamówienia.

1.3 Należy zauważyć, że ani skarżący, ani Komisja nie dostarczyli Rzecznikowi kopii dokumentów przedłożonych Komisji przez skarżącego w celu udowodnienia doświadczenia zawodowego pana D. Skarżący przedstawił jednak pewne informacje na temat tych dokumentów w streszczeniu załączonym do pisma skierowanego przez adwokata skarżącego do Komisji w dniu 24 marca 2003 r., a Komisja sporządziła wykaz tych dokumentów w swojej opinii w sprawie skargi.

1.4 Po dokładnym zbadaniu informacji zawartych w streszczeniu skarżącego i w wykazie Komisji Rzecznik uważa, że stanowisko Komisji, zgodnie z którym dokumentów wymienionych w wykazie nie można uznać za "zaświadczenia lub referencje pracodawców potwierdzające doświadczenie zawodowe" pana D., wydaje się rozsądne. Jeśli chodzi o „dokumentację osobistą” pana D., należy zauważyć, że sam skarżący używa tego wyrażenia w swoim streszczeniu. Skarżący nie uzasadnił swojego twierdzenia, że dokument ten należy uznać za „dokument pracodawcy”.

1.5 W swoich uwagach dotyczących opinii Komisji skarżący twierdził, że istnieją inne dokumenty, o których mowa w streszczeniu i które zostały wydane przez jego pracodawcę, odnosiły się do pana D. i odnosiły się do zakresu wykonanej pracy. Rzecznik uważa jednak, że skarżący nie udowodnił tego zarzutu.

1.6 Rzecznik zauważa, że z przedłożonych mu dokumentów wynika, iż skarżący był świadomy konieczności przedłożenia, w odniesieniu do zaproponowanych przez siebie kluczowych ekspertów, "kopii zaświadczeń lub referencji pracodawców potwierdzających doświadczenie zawodowe wskazane w ich życiorysach". Ponadto okazuje się, że skarżący został poinformowany przez Komisję, że Komisja potraktuje decyzję o udzieleniu zamówienia jako nieważną, jeżeli odpowiednie dokumenty nie zostaną jej przedłożone w wyznaczonym w tym celu terminie. Rzecznik zauważa, że w przedmiotowej sprawie Komisja dała skarżącemu drugą możliwość przedłożenia wymaganych dokumentów. Zdaniem Rzecznika wydaje się zatem, że Komisja działała zgodnie z przepisami proceduralnymi dotyczącymi przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia.

1.7 W tych okolicznościach wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

2 Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wydaje się, że Komisja Europejska nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS