Szanowny Panie,

W dniu 11 września 2001 r. złożył Pan, działając w imieniu Verschwisterungsverein Reichelsheim e.V., skargę przeciwko Komisji Europejskiej dotyczącą rozpatrywania przez nią wniosku o dotację na projekt partnerstwa miast.

W dniu 18 września 2001 r. przekazałem skargę Komisji, aby mogła ona przedstawić swoje uwagi.

Komisja przesłała swoją opinię w sprawie Pańskiej skargi w dniu 7 listopada 2001 r. W dniu 13 listopada 2001 r. przekazałem Panu opinię Komisji wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 18 grudnia 2001 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące opinii Komisji.

Piszę teraz, aby poinformować Państwa o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący jest komitetem ds. partnerstwa miast w gminie niemieckiej, który ubiegał się o dotację wspólnotową na projekt partnerstwa miast. Wniosek został złożony w dniu 1 sierpnia 2001 r. W dniu 20 sierpnia 2001 r. Komisja poinformowała skarżącego, że wniosek musi zostać odrzucony, ponieważ brakuje danych bankowych zarówno miasta przyjmującego, jak i miast gościnnych oraz ponieważ nie przedstawiono szczegółowego budżetu określającego koszty jednostkowe.

W skardze do Rzecznika skarżący twierdził, że Komisja nie była uprawniona do oparcia swojej decyzji na tych czysto formalnych podstawach. Ponadto przedłożyła Komisji dokumenty, których brakowało w jej wniosku.

WNIOSEK

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Wniosek skarżącego nie został wybrany, ponieważ nie był zgodny z zasadami określonymi w odpowiednim zaproszeniu do składania wniosków (1) pod dwoma względami. Po pierwsze, budżetowi zawartemu we wniosku nie towarzyszyły „szczegółowe dane dotyczące wydatków i dochodów, z podaniem kosztów jednostkowych”, jak wymaga tego pkt 7.1 lit. b) wyżej wymienionego tekstu. Informacje te były niezbędne do rozpatrzenia wniosku, ponieważ tylko na tej podstawie komisja selekcyjna mogła zdecydować, czy proponowane wydatki kwalifikują się do finansowania wspólnotowego. Po drugie, „dane bankowe organizacji” wymagane w pkt 7.1 lit. d) zaproszenia do składania wniosków nie zostały uwzględnione we wniosku. Dane te były niezbędne do szybkiego i pełnego rozpatrzenia wszelkich wniosków o dotacje.

Ostatni akapit zaproszenia do składania wniosków stanowił, że „[p]o upływie terminu składania wniosków dokumentacja nie może być w żaden sposób zmieniana”. Przepis ten miał na celu zapewnienie, z jednej strony, aby wszystkie wnioski złożone w ramach tego samego etapu były rozpatrywane przez tę samą komisję selekcyjną, a z drugiej strony, aby przyjęte wnioski były rozpatrywane szybko, z korzyścią dla wnioskodawców, którzy złożyli kompletny wniosek zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków.

W swoich uwagach skarżący powtórzył swoje stanowisko, że wniosek został odrzucony z powodów czysto formalnych. Podkreśliła ponadto, że brakujące dane zostały dostarczone w późniejszym terminie bez zbędnej zwłoki. Skarżący zauważył również, że nie ma potrzeby podawania kosztów jednostkowych w przyszłości.

DECYZJA

1.1 Skarżący, komitet partnerstwa miast w gminie niemieckiej, złożył wniosek o dotację wspólnotową na działanie partnerstwa miast. Wniosek złożony w dniu 1 sierpnia 2001 r. został odrzucony przez Komisję w dniu 20 sierpnia 2001 r. ze względu na brak danych bankowych zarówno miasta przyjmującego, jak i miast gościnnych oraz brak szczegółowego budżetu określającego koszty jednostkowe. Skarżący uważa, że Komisja nie była uprawniona do oparcia swojej decyzji na tych czysto formalnych podstawach.

1.2 Komisja jest zdania, że wniosek nie spełniał wymogów formalnych określonych w odpowiednim zaproszeniu do składania wniosków (2). Według Komisji budżetowi zawartemu we wniosku nie towarzyszyły „szczegółowe dane dotyczące wydatków i dochodów, z podaniem kosztów jednostkowych”, jak wymaga tego pkt 7.1 lit. b) wyżej wymienionego tekstu, a wniosek nie zawierał „danych bankowych organizacji” wymaganych w pkt 7.1 lit. d) zaproszenia do składania wniosków. Komisja zwraca ponadto uwagę, że w zaproszeniu do składania wniosków przewidziano, że „[p]o upływie terminu składania wniosków dokumentacja nie może być w żaden sposób zmieniana”. Przepis ten miał na celu zapewnienie, z jednej strony, aby wszystkie wnioski złożone w ramach tego samego etapu były rozpatrywane przez tę samą komisję selekcyjną, a z drugiej strony, aby przyjęte wnioski były rozpatrywane szybko, z korzyścią dla wnioskodawców, którzy złożyli kompletny wniosek zgodnie z zasadami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków.

1.3 Rzecznik miał już okazję rozważyć nowy system rozpatrywania przez Komisję wniosków o dotacje w odniesieniu do projektów partnerstwa miast w kontekście dochodzenia w sprawie podobnej skargi (3). W decyzji tej Rzecznik doszedł do wniosku, że decyzja Komisji o wyborze ścisłej interpretacji nowych przepisów w celu jak najszybszego rozpatrywania wniosków nie wydaje się nieuzasadniona. W tym kontekście Rzecznik zauważył, że gdyby wnioskodawcy, którzy nie złożyli kompletnych wniosków, mieli więcej czasu na usunięcie tych wad, prawdopodobnie wystąpiłyby opóźnienia działające na niekorzyść wnioskodawców, którzy spełnili wszystkie odpowiednie wymogi. Rzecznik podkreślił jednak, że takie rygorystyczne podejście jest właściwe tylko wtedy, gdy wnioskodawcy otrzymają wystarczające informacje i jeśli błędy spowodowane nieodpowiednim sporządzeniem odpowiednich formularzy nie doprowadzą automatycznie do odrzucenia wniosku (4). Rozważania te mają również zastosowanie w niniejszej sprawie.

1.4 Skarżący nie kwestionuje, że jego pierwotnemu wnioskowi nie towarzyszyły "szczegółowe informacje o wydatkach i dochodach, ze wskazaniem kosztów jednostkowych" i że nie zawierał on "danych bankowych organizacji". Rzecznik zauważa jednak, że dane te musiały zostać dostarczone przez wnioskodawców zgodnie ze wskazówkami podanymi w zaproszeniu do składania wniosków. W świetle tych okoliczności stanowisko Komisji, że wniosek musiał zostać odrzucony, ponieważ nie był zgodny z obowiązującymi przepisami, wydaje się rozsądne.

Z dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tej skargi wynika, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

Jacob SÖDERMAN

(1) Dz.U. 2000, C 320, s. 9.

(2) Dz.U. 2000, C 320, s. 9.

(3) Skarga 905/2001/GG. Kopia decyzji w tej sprawie opublikowana na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich (http://www.ombudsman.europa.eu) znajduje się w załączeniu.

(4) Zob. pkt 2.3 i 2.4 decyzji w sprawie 905/2001/GG.