Szanowni Państwo,
W dniu 2 lutego 1999 r. złożyli Państwo skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą domniemanego niewłaściwego administrowania przez Komisję Europejską w odniesieniu do zwrotu kosztów krańcowych umowy STD 3 TS3-CT94-0343 „Biotechnologiczne podejścia do całkowitego wykorzystania skorupiaków, skorupiaków, mięczaków i innych bezkręgowców wodnych”.
W dniu 19 marca 1999 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 7 czerwca 1999 r., a ja przekazałem ją Państwu wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Państwo sobie tego życzą. Nie przesłał Pan żadnych uwag.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

W dniu 3 sierpnia 1994 r. skarżący podpisali umowę o badania kosztów krańcowych w związku z umową STD 3 TS3-CT94-0343 „Biotechnologiczne podejścia do całkowitego wykorzystania skorupiaków i odpadów skorupiaków” między Komisją Europejską a Uniwersytetem w Nottingham. Skarżący otrzymali normalne 40 % swoich kosztów krańcowych (44 000 ECU) w 1995 r. Następnie DG XII przesłała faksem kopię, z której wynika, że PFD otrzyma zwrot kosztów jedynie w 50%.
W 1997 r. skarżący wielokrotnie składali skargi do koordynatora projektu i kierownika ds. finansów, ale bezskutecznie. W dniach 25 stycznia 1998 r. i 19 lutego 1998 r. złożyły one skargę do DG ds. Nauki, Badań i Rozwoju Komisji.
Skarżący twierdzili, że wywiązali się w 100 % ze swoich zobowiązań dotyczących projektów, ale tylko 50 % ich kosztów krańcowych zostało pokryte.

WNIOSEK

Opinia Komisji (i)
Kontekst
Umowa została wynegocjowana pod koniec grudnia 1994 r. i podpisana w dniu 31 stycznia 1995 r. przez Komisję i Uniwersytet w Nottingham. Skarżący byli powiązanymi wykonawcami.
W odpowiedzi na wnioski skarżących i faks z uniwersytetu w Nottingham Komisja zareagowała na ich wniosek, przygotowując poprawkę w marcu 1998 r. Poprawka ta zakończyła udział skarżących na podstawie dodatkowych kosztów, a nie pełnych kosztów, od daty rozpoczęcia projektu, a tym samym spełniła ich wniosek.
Po sfinalizowaniu zmiany urzędnik Komisji odpowiedzialny za zarządzanie finansami w tej sprawie kilkakrotnie kontaktował się z Uniwersytetem w Nottingham – za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksów i listów – w celu wyjaśnienia przedłożonych kosztów oraz zażądania brakujących dokumentów i informacji dotyczących płatności końcowej.
Wartość 44 000 ECU, na którą powołują się skarżący jako na całkowite przewidywane wydatki, jest szacunkowa. Wkład Komisji opiera się na rzeczywistych kosztach uczestnika. Komisja wypłaciła zaliczkę w wysokości 40 % na rzecz Uniwersytetu w Nottingham w marcu 1995 r. na każdego uczestnika.
Komisja otrzymała zestawienia kosztów za ostatni okres w odniesieniu do większości partnerów w dniu 30 marca 1998 r. Formularze te były niekompletne i w dniu 7 kwietnia 1998 r. nawiązano kontakt faksem z wykonawcą w celu uzyskania wyjaśnień dotyczących już przesłanych zestawień poniesionych wydatków oraz w celu zwrócenia się o przesłanie Komisji zestawień poniesionych wydatków.
(ii) Opinia Komisji
Komisja otrzymała wszystkie wymagane sprawozdania finansowe w dniu 12 kwietnia 1999 r., a Komisja rozpoczęła płatność końcową z tytułu tej umowy niezwłocznie po jej otrzymaniu. W przypadku skarżących płatność ta obejmowała korekty wcześniej zadeklarowanych kosztów, a zatem stanowi całkowitą kwotę, która powinna była zostać wypłacona oprócz kwoty, którą uczestnik już otrzymał. Oznaczało to, że uczestnik ten został opłacony za wszystkie dopuszczalne koszty jako uczestnik kosztów krańcowych.

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

Ponieważ skarżący nie przedstawili żadnych uwag, w dniu 3 marca 2000 r. sekretariat Rzecznika Praw Obywatelskich skontaktował się telefonicznie z przedsiębiorstwem. Skarżący wyrazili pełne zadowolenie ze zwrotu kosztów krańcowych.

DECYZJA

1 Zwrot kosztów krańcowych w ramach umowy STD 3 TS3-CT94-0343 "Biotechnologiczne podejścia do całkowitego wykorzystania skorupiaków, skorupiaków, mięczaków i innych bezkręgowców wodnych"
1.1 Skarżący twierdzili, że wywiązali się w 100 % ze swoich zobowiązań dotyczących projektów, ale pokryli jedynie 50 % ich kosztów krańcowych.
1.2 Komisja otrzymała wszystkie wymagane sprawozdania finansowe w dniu 12 kwietnia 1999 r., a natychmiast po tym Komisja zainicjowała płatność końcową z tytułu tej umowy. W przypadku skarżących płatność ta obejmowała korekty wcześniej zadeklarowanych kosztów, a zatem stanowiła całkowitą kwotę, która powinna była zostać wypłacona oprócz kwoty, którą uczestnik już otrzymał. Oznaczało to, że uczestnik ten został opłacony za wszystkie dopuszczalne koszty jako uczestnik kosztów krańcowych.
1.3 Skarżący wyrazili pełne zadowolenie ze zwrotu kosztów krańcowych.
2 Wnioski Z
opinii Komisji i odpowiedzi skarżących wynika, że Komisja podjęła kroki w celu rozstrzygnięcia sprawy i tym samym usatysfakcjonowała skarżących. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.
Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem
Jacob SÖDERMAN