Szanowny Panie R.,
W dniu 20 listopada 1998 r. przesłał Pan skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą odmowy zarówno ze strony komisji konkursowej konkursu otwartego COM/A/1049 udzielenia Panu szczegółowych informacji na temat korekt dokonanych w Pana testach pisemnych, jak i ze strony Komisji przekazania Panu ich kopii.
W dniu 2 grudnia 1998 r. przekazałem skargę przewodniczącemu Komisji Europejskiej. Komisja przesłała swoją opinię w dniu 9 marca 1999 r., którą przekazałem Panu z prośbą o przedstawienie uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 20 kwietnia 1999 r. otrzymałem Pańskie uwagi dotyczące opinii Komisji.
W celu wyjaśnienia niektórych kwestii poruszonych przez instytucję w trakcie dochodzenia, w dniu 5 lipca 1999 r. zwróciłem się do Komisji o dodatkowe informacje. Instytucja odpowiedziała na ten wniosek pismem z dnia 20 września 1999 r.
Piszę teraz, aby poinformować Cię o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący uczestniczył w konkursie otwartym COM/A/1049 na utworzenie listy rezerwowej administratorów w sektorach zarządzania finansami i audytu.
Pismem z dnia 16 lipca 1998 r. przewodniczący komisji konkursowej poinformował skarżącego, że jego wynik w testach b), c) i d) wyniósł 14 748. Ponieważ wymagane minimum wynosi 15, poinformowano go, że pozostałe trzy testy e), f) i g) nie zostaną skorygowane. Skarżący wystosował pismo do komisji konkursowej i zwrócił się o ponowne przeanalizowanie swojego testu, uzasadniając to tym, że różnica między uzyskanym wynikiem a wymaganym minimum wynosiła zaledwie 0,252 punktu. Zwrócił się również o dodatkowe informacje na temat kryteriów stosowanych przez Radę do oceny testów, a także o kopię własnych oznaczonych dokumentów.
W dniu 20 października 1998 r. komisja konkursowa poinformowała skarżącego, że po porównaniu przyznanych mu ocen z korektami dokonanymi przez oceniających nie ma rozbieżności. Jeżeli chodzi o wniosek skarżącego o dostęp do jego ocenionych testów, komisja konkursowa odrzuciła wniosek ze względu na poufność jej prac.
Skarżący złożył zatem skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich ,, w której stwierdził, co następuje:
1) jego zdaniem Komisja sprawdziła jedynie zgodność między ocenami przyznanymi przez oceniających a tymi, które zostały mu przekazane, zamiast ponownie przeanalizować treść jego testów;
(2) Komisja nie dostarczyła mu więcej informacji na temat kryteriów oceny;
(3) Komisja naruszyła załącznik do kodeksu postępowania do decyzji Komisji w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komisji (94/90/EWWiS, WE, Euratom), nie dając mu dostępu do jego ocenionych testów.

WNIOSEK

Opinia Komisji Uwagi
Komisji Europejskiej na temat skargi są w skrócie następujące:
Jeżeli chodzi o korekty w testach skarżącego, Komisja stwierdziła, że po kontroli ręcznej komisja konkursowa potwierdziła, że nie wystąpił żaden błąd. Skarżący uzyskał jedynie 14 748 punktów w testach b), c) i d). Nie spełniwszy wymaganego minimum, został wykluczony z konkursu i powiadomiony o jego wynikach pismem przewodniczącego komisji konkursowej. Jak określono w pkt V.B ogłoszenia o konkursie, „testy wstępne a), b), c) i d) zostaną oznaczone jako pierwsze. Testy określone w lit. e), f) i g) zostaną ocenione tylko w przypadku 100 kandydatów, którzy uzyskali najwyższą łączną liczbę punktów w testach określonych w lit. a), b), c) i d). Muszą oni uzyskać minimalną dopuszczalną liczbę punktów".
Komisja poinformowała skarżącego o ocenach uzyskanych w każdym teście oraz o sposobie ich obliczenia, a także o kryteriach oceny stosowanych przez komisję konkursową. Szczegółowo wyjaśniono również system punktacji stosowany w poszczególnych testach.
W odniesieniu do pierwszego testu wstępnego, który obejmował serię pytań wielokrotnego wyboru dotyczących obszarów objętych konkursem, odpowiedzi oceniono jako +1 w przypadku prawidłowej odpowiedzi, „0” w przypadku braku odpowiedzi lub unieważnienia odpowiedzi oraz – 0,333 w przypadku błędnej odpowiedzi.
Jeśli chodzi o drugi, trzeci i czwarty test preselekcyjny, odpowiedzi , oceniono odpowiednio na 0,333, 0,357 i 0,143 za prawidłową odpowiedź; 0,111, - 0,119 i - 0,048 za błędną odpowiedź i "0" w przypadku braku odpowiedzi lub odpowiedzi anulowanej.
W świetle tych kryteriów instytucja podsumowała różne wyniki uzyskane przez skarżącego w testach, na podstawie jego prawidłowych i błędnych odpowiedzi, a także pytań bez odpowiedzi lub pytań unieważnionych.
W odniesieniu do odmowy udzielenia przez instytucję dostępu do egzaminów ocenianych Komisja powtórzyła swoje stanowisko i uzasadniła odmowę ze względu na poufność prac komisji konkursowej, jak określono w art. 6 załącznika III do regulaminu pracowniczego.
Uwagi skarżącego
Rzecznik przekazał opinię Komisji skarżącemu wraz z wezwaniem do przedstawienia uwag.
W odniesieniu do wniosku o ponowne rozpatrzenie jego egzaminów skarżący podkreślił, że komisja konkursowa sprawdziła jedynie zgodność między ocenami przyznanymi przez oceniających a tymi, które zostały mu przekazane, zamiast ponownie skorygować jego egzaminy.
Jeżeli chodzi o wniosek o udzielenie informacji na temat kryteriów oceny stosowanych przez komisję konkursową przy korekcie testów, skarżący z zadowoleniem przyjął wyjaśnienia przedstawione przez Komisję. Dodał jednak, że oceny przyznane przez komisję konkursową za prawidłowe, błędne i unieważnione odpowiedzi/brak odpowiedzi nie odpowiadają informacjom przekazanym kandydatom w trakcie testów. Na poparcie tego zarzutu skarżący odniósł się do „Przewodnika dla kandydatów” rozdanego w dniu egzaminu.
Przed każdym testem kandydaci otrzymywali broszurę zawierającą informacje praktyczne (odniesienie do konkursu; treść testów, dozwolony czas, system punktacji odpowiedzi) i odpowiednie pytania. Na stronie tytułowej każdej broszury wskazano system punktacji dla każdego rodzaju odpowiedzi: +1 za prawidłową odpowiedź, - 0,333 za błędną odpowiedź i "0" za brak odpowiedzi lub anulowaną. Wartość nadana każdemu rodzajowi odpowiedzi okazała się wówczas sprzeczna z informacjami przedstawionymi przez Komisję w jej opinii.
Skarżący zakwestionował również punkt widzenia Komisji w odniesieniu do odmowy udzielenia mu dostępu do własnych oznaczonych dokumentów ze względu na tajność prac komisji konkursowej. Zgodził się z Komisją, że prace komisji konkursowej należy uznać za tajne w trakcie dokonywania korekt w celu zagwarantowania niezależności i obiektywności jej prac. Natomiast po wprowadzeniu poprawek nie powinno być żadnego powodu, aby odmawiać kandydatom dostępu do własnych oznaczonych dokumentów.
Skarżący twierdził, że Komisja nie zapewniła niezbędnej przejrzystości swojej procedury rekrutacyjnej, co stanowi naruszenie kodeksu postępowania w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komisji. Jego zdaniem oznaczony papier kandydata biorącego udział w konkursie otwartym nie wchodzi w zakres żadnego z wyjątków przewidzianych w ogólnej zasadzie kodeksu dotyczącej „możliwie najszerszego dostępu do dokumentów będących w posiadaniu Komisji”.
Skarżący podkreślił również, że w piśmie komisji konkursowej, w którym odmówiono dostępu do kopii jego ocenionego egzaminu, nie wspomniano o żadnych potencjalnych sposobach odwołania się od negatywnej decyzji komisji konkursowej. W kodeksie wyraźnie wskazano jednak, że decyzja Komisji o odmowie dostępu do niektórych dokumentów „musi wskazywać dostępne środki odwoławcze, tj. postępowania sądowe i skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich [...]”.

NASTĘPUJĄCE PYTANIA

Pismem z dnia 5 lipca 1999 r. Rzecznik zwrócił się do Komisji o wydanie drugiej opinii w sprawie skargi. Celem niniejszego pisma było umożliwienie Komisji Europejskiej ustosunkowania się do zarzutu skarżącego, że decyzja o odmowie dostępu do jego oznaczonego papieru nie odnosiła się do dostępnych środków odwoławczych, z naruszeniem załącznika do kodeksu postępowania do decyzji w sprawie publicznego dostępu. Rzecznik zwrócił się również do Komisji o wydanie opinii na temat rzekomej rozbieżności między kryteriami stosowanymi przez komisję konkursową w celu korekty testów a informacjami dostarczonymi kandydatom w trakcie egzaminu.
W odniesieniu do pierwszego punktu Komisja odpowiedziała po prostu, że kandydaci biorący udział w konkursie otwartym mają prawo, podobnie jak wszyscy obywatele Unii, wnieść skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organów sądowych na decyzję o odmowie dostępu do niektórych dokumentów.
Jeżeli chodzi o kryteria stosowane przez komisję konkursową w odniesieniu do korekty testów, instytucja odpowiedziała, że ponieważ korekta została dokonana przez czytnik optyczny, zarzut skarżącego w tej kwestii nie był uzasadniony.
Wreszcie, jeśli chodzi o dostęp do oznaczonych dokumentów egzaminacyjnych, Komisja podtrzymała swoje pierwotne stanowisko.

DECYZJA

1 Ponowna ocena testów skarżącego
1.1 Skarżący zwrócił się do komisji konkursowej o ponowne zbadanie jego testu, ponieważ wystąpiła niewielka różnica między progiem wymaganym do zdania pierwszych testów a uzyskanym wynikiem.
1.2 Komisja stwierdziła w swojej opinii, że w odpowiedzi na ten wniosek przeprowadzono drugą ręczną kontrolę egzaminów skarżącego. Wyniki tej drugiej oceny wykazały, że nie wystąpił błąd w określeniu ocen przypisanych skarżącemu.
1.3 Jak wynika z orzecznictwa wspólnotowego, przy ocenie wyników egzaminów komisje konkursowe dysponują swobodą uznania, która może być sprawdzona jedynie w celu ustalenia, czy jej wykonanie było obarczone oczywistym błędem lub nadużyciem władzy lub czy komisja konkursowa w sposób oczywisty przekroczyła granice przysługującego jej uznania (1).
W świetle informacji przedstawionych przez skarżącego Rzecznik nie znalazł dowodów, które mogłyby podważyć wyroki komisji konkursowej. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził zatem, że komisja konkursowa działała w granicach swoich uprawnień prawnych. Wydaje się, że nie ma przypadku niewłaściwego administrowania w odniesieniu do tego aspektu sprawy.
2 Kryteria stosowane przez komisję konkursową przy wyborze kandydatów
2.1 W odpowiedzi na wniosek skarżącego Komisja określiła w swojej opinii kryteria stosowane przez komisję konkursową przy ocenie testów. Kryteria te odnosiły się ogólnie do metod punktacji stosowanych do każdego rodzaju odpowiedzi (prawidłowe/złe odpowiedzi, brak odpowiedzi/anulowanie) w każdym teście.
2.2 Po porównaniu tych wartości z systemem punktacji, o którym mowa w broszurze rozdanej wszystkim kandydatom w trakcie konkursu ("Przewodnik dla kandydatów"), skarżący zauważył, że oba kryteria nie odpowiadają.
2.3 Na okładce tej broszury wskazano zatem, że w czterech testach system punktacji będzie: +1 w przypadku prawidłowej odpowiedzi, "0" w przypadku braku odpowiedzi lub anulowanej odpowiedzi oraz - 0,333 w przypadku błędnej odpowiedzi.
Komisja opisała natomiast w swojej opinii inny system punktacji dla każdego z testów. Okazało się, że tylko w przypadku pierwszych testów odpowiedzi otrzymały ocenę +1 w przypadku prawidłowej odpowiedzi, "0" w przypadku braku odpowiedzi lub anulowanej odpowiedzi oraz - 0,333 w przypadku błędnej odpowiedzi. W odniesieniu do drugiego, trzeciego i czwartego testu wstępnego odpowiedzi oceniono na 0,333, 0,357 i 0,143 za prawidłowe odpowiedzi; 0,111, - 0,119 i - 0,048 dla błędnych odpowiedzi i "0" w przypadku braku odpowiedzi lub anulowanej odpowiedzi.
2.4 Zasadniczą funkcją przewodnika rozpowszechnianego wśród kandydatów w trakcie konkursu jest udzielanie im dokładnych informacji na temat treści testów i ich wyników. W świetle tych informacji kandydaci mogą z wyprzedzeniem zdecydować, w jaki sposób przeprowadzić poszczególne testy i czy udzielić odpowiedzi na poszczególne pytania.
2.5 Zasady dobrej administracji wymagają, aby informacje przekazywane obywatelom przez instytucję były jasne i dokładne.
Nie miało to miejsca w przypadku przewodnika przekazanego kandydatom przed rozpoczęciem konkursu otwartego COM/A/1049, ponieważ zawarte w nim informacje dotyczące oceny testów nie odpowiadały kryteriom stosowanym przez komisję konkursową przy ocenie pierwszych testów wstępnych. Kandydaci mogli być zdezorientowani informacjami przekazanymi im przed egzaminami dotyczącymi rzeczywistej wartości, jaką należy przypisać każdej odpowiedzi na test.
2.6 W celu lepszego wyjaśnienia tego aspektu sprawy Rzecznik zwrócił się do Komisji o wydanie kolejnej opinii. W swojej odpowiedzi instytucja wspomniała jedynie, że ponieważ korekta została dokonana przez czytnik optyczny, twierdzenie skarżącego nie było uzasadnione. Rzecznik uważa zatem, że Komisja nie udzieliła prawidłowej odpowiedzi na kwestię podniesioną przez skarżącego.
Zarówno niedostarczenie przez Komisję kandydatom jasnych i jednoznacznych informacji na temat treści testów i ich wyniku, jak i fakt, że instytucja nie udzieliła dokładnej odpowiedzi na kwestie poruszone przez skarżącego w jego skardze, stanowi zatem przypadek niewłaściwego administrowania.
3 Dostęp do dokumentów egzaminacyjnych skarżącego 3.1
Jednym z zarzutów skarżącego była odmowa przyznania mu przez komisję konkursową dostępu do oznaczonej kopii egzaminu.
3.2 Kwestia merytoryczna dostępu do egzaminów ocenianych była przedmiotem dochodzenia z własnej inicjatywy wszczętego przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie tajemnicy, która stanowi część procedur rekrutacyjnych Komisji (inicjatywa z inicjatywy własnej 1004/97/PD) (2). W wyniku tego dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich przygotował sprawozdanie specjalne w tej sprawie, które zostało przesłane Parlamentowi Europejskiemu w dniu 18 października 1999 r. i którego kopia jest załączona do niniejszej decyzji.
W związku z tym Rzecznik uważa, że kontynuowanie dochodzenia w tej sprawie nie jest konieczne. Skarżący zostanie poinformowany przez Rzecznika Praw Obywatelskich o wyniku tej procedury.
4 Zarzucane naruszenie kodeksu postępowania w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Komisji
4.1 Skarżący twierdził, że decyzja odmawiająca mu dostępu do jego oznaczonych dokumentów nie odnosiła się do dostępnych środków odwoławczych, a mianowicie postępowań sądowych i skarg do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, jak określono w sekcji dotyczącej rozpatrywania wniosku potwierdzającego w decyzji Komisji 94/90.
4.2 Na początku zarzut ten nie był częścią pierwotnej skargi, lecz został przedstawiony w uwagach skarżącego z dnia 20 kwietnia 1999 r. Ponadto wiąże się to z prawem dostępu do dokumentów egzaminacyjnych, które jest nadal przedmiotem postępowania wyjaśniającego (zob. pkt 3 decyzji).
Rzecznik uważa zatem, że nie ma potrzeby zajmowania się tym aspektem sprawy w tym konkursie.
5 Wnioski Na
podstawie dochodzenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie pierwszego aspektu skargi Rzecznik uważa, że konieczne jest sformułowanie następujących uwag krytycznych:

Zasady dobrej administracji wymagają, aby informacje przekazywane obywatelom przez administrację były jasne i dokładne. Co więcej, w przypadku informacji rozpowszechnianych w ramach konkursu otwartego, który dla wielu obywateli może być ich pierwszym spotkaniem z administracją wspólnotową.

Nie miało to miejsca w przypadku przewodnika przekazanego kandydatom przed rozpoczęciem konkursu otwartego COM/A/1049, ponieważ zawarte w nim informacje dotyczące oceny testów nie odpowiadały kryteriom stosowanym przez komisję konkursową przy ocenie pierwszych testów wstępnych. Kandydaci mogli być zdezorientowani informacjami przekazanymi im przed egzaminami dotyczącymi rzeczywistej wartości, jaką należy przypisać każdej odpowiedzi na test.

W celu lepszego wyjaśnienia tego aspektu sprawy Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do Komisji o wydanie kolejnej opinii. W swojej odpowiedzi instytucja wspomniała jedynie, że ponieważ korekta została dokonana przez czytnik optyczny, twierdzenie skarżącego nie było uzasadnione. Rzecznik uważa zatem, że Komisja nie udzieliła prawidłowej odpowiedzi na kwestię podniesioną przez skarżącego.

Zarówno niedostarczenie przez Komisję kandydatom jasnych i jednoznacznych informacji na temat treści testów i ich wyniku, jak i fakt, że instytucja nie udzieliła dokładnej odpowiedzi na kwestie poruszone przez skarżącego w jego skardze, stanowi zatem przypadek niewłaściwego administrowania.

Biorąc pod uwagę, że te aspekty sprawy dotyczą procedur związanych z konkretnymi wydarzeniami w przeszłości, nie należy dążyć do polubownego rozstrzygnięcia sprawy. W związku z tym Rzecznik podjął decyzję o zamknięciu sprawy.

DODATKOWE UWAGI

W drugiej opinii z dnia 20 września 1999 r. w sprawie uwag skarżącego z dnia 20 kwietnia 1999 r. Komisja powstrzymała się od ustosunkowania się do uwag skarżącego i dokładnego pytania, które Rzecznik skierował do instytucji w piśmie z dnia 5 lipca 1999 r.
Jak wskazałem w decyzji, jest to przypadek niewłaściwego administrowania. Ponadto chciałbym podkreślić, że jeśli ta bezowocna postawa stanie się ogólną zasadą w funkcjonowaniu nowo powołanej Komisji, szybko zniszczy ona osiągnięcia owocnej i konstruktywnej współpracy w rozpatrywaniu skarg i uniemożliwi Rzecznikowi Praw Obywatelskich zadanie zacieśniania stosunków między obywatelami europejskimi a instytucjami i organami wspólnotowymi.
Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.
Z poważaniem,
Jacobie SÖDERMANIE

---

(1) Zob. sprawa T-46/93, Fotini Michäel-Chiou przeciwko Komisji, Rec. 1994, s. I-A-0297; pkt 48; sprawa 40/86, Georges Kolivas przeciwko Komisji, Rec. 1987, s. 2643; pkt 11.

(2) W wyniku dochodzenia wszczętego w tej sprawie Rzecznik Praw Obywatelskich zalecił, aby Komisja zapewniła wnioskodawcom dostęp do ich własnych oznaczonych dokumentów na ich wniosek.