1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 14.11.2024

2. Numer referencyjny: 01/2023

Nr ref. Ares(2023)1412440

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora danych: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Właściwy dział: Dyrekcja ds. Administracji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich – Zespół ds. Praw Człowieka – e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Francesca PAVESI-

Zastępca inspektora ochrony danych: Nicholas HERNANZ

Adres poczty elektronicznej: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego: Nie dotyczy

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora (współadministratorów): Służba Medyczna Parlamentu Europejskiego (PE)

W przypadku wniosku o racjonalne zakwaterowanie Służba Medyczna PE oceni dokumenty potwierdzające w celu ustalenia ważności wniosków o racjonalne usprawnienia i zaproponuje EO niezbędne ustalenia.

Adres poczty elektronicznej: bmedical@ep.europa.eu

7. Cel(e) przetwarzania: wyłonienie kandydatów do programu staży dla osób z niepełnosprawnościami w Urzędzie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich oraz przeprowadzenie odpowiedniej procedury naboru.

Podstawą prawną jest decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie staży z dnia 13 lutego 2023 r., zawiadomienie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie staży w 2023 r. – staże dla osób z niepełnosprawnościami oraz art. 1d ust. 4 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej [1] racjonalne usprawnienia).

Kandydaci przekazują swoje dane za pośrednictwem internetowego (strony internetowej) narzędzia aplikacyjnego. W celu przeprowadzenia procedury wyboru dane są importowane do narzędzia informatycznego mającego na celu wsparcie i ułatwienie procedury.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

Kategorie osób, których dane dotyczą: kandydaci na staże oferowane osobom niepełnosprawnym

- Kategorie danych osobowych:

• Podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, obywatelstwo, data urodzenia, adres e-mail, miasto i kraj zamieszkania, telefon);
• informacje zawarte w CV (kształcenie, doświadczenie zawodowe, biegłość językowa);
• dokument(-y) potwierdzający(-e) niepełnosprawność (np.: dokument wydany przez organ krajowy lub regionalny lub akredytowaną jednostkę w państwie członkowskim UE, unijną kartę osoby z niepełnosprawnością, aktualne zaświadczenie wydane przez lekarza)
• w stosownych przypadkach wniosek o racjonalne warunki zakwaterowania w czasie trwania stażu wraz z odpowiednim uzasadnieniem potrzeby racjonalnego zakwaterowania [2];
• kopie dyplomów, dyplomów lub świadectw wnioskodawcy.

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usunięcia:

• Dane kandydatów przesłane do internetowego narzędzia do składania wniosków (na stronie internetowej) są przechowywane na ich osobistym koncie online przez dwa lata, w przypadku gdy kandydaci chcą ubiegać się o przyszłe staże. Kandydaci mogą zwrócić się do dyrektora generalnego o usunięcie konta w dowolnym momencie. Jeżeli kandydaci na staż nie połączą się ze swoim kontem w ciągu dwóch lat, konto i zawarte w nim dane są automatycznie usuwane po wysłaniu wnioskodawcy wiadomości e-mail z powiadomieniem.
• Dane przekazane do narzędzia selekcji dotyczące niewybranych kandydatów są usuwane dziewięć miesięcy po zakończeniu okresu staży, w odniesieniu do którego zebrano dane. Dane kandydatów wybranych do stażu są usuwane dwa lata po zakończeniu okresu stażu.

10. Odbiorcy danych:

EO, sekretarz generalny (w stosownych przypadkach), dyrektor ds. administracji, urzędnik ds. staży, kierownik działu zasobów ludzkich, kierownicy działów dochodzeniowych, pracownicy zaangażowani w ocenę kandydatów oraz sektor ICT.

W przypadku wniosku o racjonalne usprawnienia Służba Medyczna PE oceni dokumenty potwierdzające w celu ustalenia ważności wniosku i zaproponuje EO niezbędne ustalenia. Dostęp do przedłożonych dokumentów ma wyłącznie Służba Medyczna.

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych? Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa:

Dane są gromadzone online w trybie bezpiecznym. Dostęp do danych za pośrednictwem formularza online jest chroniony hasłem wybranym przez wnioskodawcę.

Dane elektroniczne są przechowywane w internetowym narzędziu aplikacyjnym na serwerach przedsiębiorcy, co oznacza, że są one chronione licznymi środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor ICT w celu ochrony integralności i poufności własności elektronicznej instytucji.

Tylko pracownicy Działu HR będą mieli dostęp do dokumentów poświadczających niepełnosprawność. Inni pracownicy lub członkowie komisji selekcyjnej nie mają dostępu.

Wybrani stażyści wymagający racjonalnych usprawnień przekazują bezpośrednio Służbie Medycznej PE szczegółowe informacje dotyczące odpowiedniego wniosku i dokumenty potwierdzające. Organ ten przeprowadza wstępną ocenę wniosku o ustalenia w zakresie oceny ryzyka i przedkłada swoje sprawozdanie służbom ds. zasobów ludzkich Rzecznika Praw Obywatelskich.

13. Informacje na temat tego, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych [3]:

Kandydaci mają prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki je wykorzystujemy. Mają również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych, które ich dotyczą, pod warunkiem że zachowana jest poufność obrad i procesu decyzyjnego członków personelu biorących udział w ocenie kandydatów, a także prawa innych kandydatów. Kandydaci mogą skorygować dane identyfikacyjne w dowolnym momencie procedury. Jeżeli chodzi o dane dotyczące kryteriów dopuszczalności lub oceny, prawo do sprostowania może być wykonywane do ostatecznego terminu składania wniosków.

Kandydaci mają prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami mają prawo zażądać, abyśmy usunęli ich dane osobowe lub ograniczyli ich wykorzystanie. Kandydaci mogą w każdej chwili zwrócić się do Dyrekcji ds. Administracji i Zespołu ds. Zasobów Ludzkich o informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Mogą również skontaktować się z inspektorem ochrony danych biura pod adresem dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jeżeli chcą złożyć skargę na postępowanie END z ich danymi osobowymi, mogą skontaktować się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych (www.edps.europa.eu) pod następującym adresem: EDPS@edps.europa.eu

Osoby, których dane dotyczą, są informowane o przysługujących im prawach za pomocą oświadczenia o ochronie prywatności, dostępnego pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Zob. art. 1d ust. 4 regulaminu pracowniczego: (...) Racjonalne usprawnienia związane z podstawowymi funkcjami stanowiska pracy oznaczają, w razie potrzeby, odpowiednie środki umożliwiające osobie niepełnosprawnej dostęp do zatrudnienia, udział w nim, awans zawodowy lub odbycie szkolenia, chyba że takie środki nakładałyby nieproporcjonalne obciążenie na pracodawcę”.

[2] Tylko wybrany kandydat zostanie poproszony o dostarczenie odpowiednich dokumentów potwierdzających w celu uzasadnienia swojego wniosku o racjonalne usprawnienia. Służba Medyczna PE oceni dokumenty potwierdzające w celu ustalenia ważności wniosku o racjonalne usprawnienia i zaproponuje EO niezbędne ustalenia.

[3] Rozważ opublikowanie odpowiedniej części oświadczenia o ochronie prywatności i podanie linku. Zob. art. 15 i 16 rozporządzenia 2018/1725 dotyczące informacji, które należy przekazać osobie lub osobom, których dane dotyczą, oraz art. 17–22 dotyczące praw osób, których dane dotyczą: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725