De achtergrond van het onderzoek

1. De Europese Ombudsman heeft in mei 2011 een programma van bezoeken aan de agentschappen van de Europese Unie (de "EU") gelanceerd met als doel goed bestuur te bevorderen en beste praktijken tussen deze EU-entiteiten uit te wisselen. Deze bezoeken worden formeel uitgevoerd op basis van de bevoegdheid van de Ombudsman om op eigen initiatief onderzoeken uit te voeren op grond van artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Zij bieden de Ombudsman en de agentschappen de gelegenheid een constructieve dialoog aan te gaan om een administratieve cultuur van dienstverlening aan de burgers te bevorderen en te versterken [1].

2. Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA) is opgericht bij Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 27 juni 2002 [2], die vervolgens is gewijzigd bij de Verordeningen (EG) nr. 1644/2003 van 22 juli 2003 [3], (EG) nr. 724/2004 van 31 maart 2004 [4] en (EG) nr. 2038/2006 van 18 december 2006 [5].

3. De Ombudsman bezocht het EMSA op 22 november 2011.

Onderwerp van het onderzoek

4. De vergadering met het management van het EMSA was gericht op de volgende kwesties:

• Eerste contacten van het EMSA met het publiek
• Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht
• Aanwerving
• Inschrijvingen en contracten
• Belangenconflicten.

Bevindingen en suggesties van de Ombudsman naar aanleiding van zijn bezoek aan het EMSA

5. Op 10 mei 2012 zond de Ombudsman het EMSA een verslag met zijn bevindingen van het bezoek en de volgende suggesties [6]:

a. De Ombudsman was van mening dat het nuttig zou zijn om op de website van het EMSA informatie beschikbaar te stellen over de wijze waarop een lid van het publiek toegang kan vragen tot documenten die in het bezit zijn van het Agentschap. Telefoon- en faxnummers, e-mailadressen en het postadres van het Agentschap zelf waren uiteraard beschikbaar op de website. Het was echter niet duidelijk of deze al dan niet konden worden gebruikt om toegang tot documenten te vragen. De Ombudsman verklaarde dat dit op nuttige wijze kon worden verduidelijkt op de desbetreffende pagina van de website van het Bureau.

b. In het licht van het streven van het Agentschap naar openheid en de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [7] stelde de Ombudsman voor dat het Agentschap de mogelijkheid zou overwegen om in zijn jaarlijks beheersplan voor 2013 de taak op te nemen om a) een openbaar register van documenten te onderzoeken en uit te voeren en b) een jaarverslag te publiceren over de gevallen waarin het weigerde toegang tot documenten te verlenen.

c. De Ombudsman merkte op dat hij vrijwel geen klachten heeft ontvangen met betrekking tot door het EMSA gevoerde aanwervingsprocedures. Bijgevolg concludeerde de Ombudsman dat de mate van transparantie ten aanzien van de kandidaten over de door de jury's genomen besluiten toereikend was.  Hij moedigde het EMSA aan dat beleid op het gebied van aanwerving voort te zetten. Hij heeft het EMSA ook specifiek verzocht te bevestigen dat al zijn aankondigingen van aanwerving kandidaten de informatie verstrekken waarover zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman indien zij het niet eens zijn met de toegepaste procedures of met de besluiten van de jury’s.

d. Het EMSA heeft zich ertoe verbonden in zijn aanbestedingen uitdrukkelijk te vermelden dat de Europese Ombudsman een mogelijk toetsingsmechanisme is in geval van geschillen tussen inschrijvers en aanbestedende diensten. De Ombudsman verklaarde dat hij het op prijs zou stellen als het EMSA in zijn reactie op zijn verslag zou verwijzen naar en verslag zou uitbrengen over eventuele recente ontwikkelingen op dit gebied.

e. De Ombudsman was van mening dat het Agentschap zijn bestaande beleid inzake belangenconflicten beter kon formaliseren en zijn personeel richtsnoeren kon verstrekken met betrekking tot de verplichtingen die in het Statuut zijn vastgelegd, zowel bij indiensttreding en beëindiging van de dienst als tijdens hun contracten. Bovendien zou zij ervoor kunnen zorgen dat a) de door haar deskundigen en personeel ondertekende verklaringen dat er geen sprake is van een belangenconflict voldoende gedetailleerd en inhoudelijk zijn en b) zij zorgvuldig en grondig door het Agentschap zelf worden gecontroleerd en afgesloten, teneinde te voorkomen dat dergelijke verklaringen louter pro forma worden aanvaard. De Ombudsman stelde voor dat het Agentschap hem kopieën toezendt van a) bijgewerkte verklaringsformulieren en bijgewerkte schriftelijke procedures voor de behandeling en afsluiting van dergelijke verklaringen, alsmede, meer in het algemeen, b) de interne richtsnoeren voor het personeel met betrekking tot hun professionele verplichtingen.

Follow-up door het EMSA van de suggesties van de Ombudsman

6. Het EMSA heeft op 19 juli en 12 december 2012 op het verslag geantwoord. Het lichtte de follow-upmaatregelen toe die het had genomen nadat de Ombudsman zijn suggesties had gedaan en schetste zijn standpunt ten aanzien van elk van de suggesties van de Ombudsman als volgt.

Wat suggestie a. betreft, heeft het EMSA verklaard dat het zijn website zal bijwerken met duidelijke informatie over hoe een lid van het publiek toegang kan vragen tot documenten die in zijn bezit zijn en dat het ook een specifiek formulier voor dergelijke verzoeken beschikbaar zal stellen.

Het EMSA was ingenomen met suggestie b. en verklaarde dat het zal onderzoeken hoe het best een openbaar register van documenten kan worden opgezet. Zodra het de verplichtingen met betrekking tot het openbaar register van documenten heeft uitgevoerd, zou het EMSA jaarlijks verslag kunnen uitbrengen over de gevallen waarin het toegang tot documenten weigert, indien van toepassing.

Wat voorstel c. betreft, bevestigde het EMSA dat het alle kandidaten meedeelt dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman indien zij het niet eens zijn met de door de jury’s toegepaste procedures of genomen besluiten. Zij verklaarde dat zij haar website zal bijwerken om een lijst op te stellen van de verschillende verhaalmechanismen die beschikbaar zijn in geval van geschillen, namelijk het Hof van Justitie van de Europese Unie en de Europese Ombudsman.

Wat suggestie d. betreft, lichtte het EMSA toe dat zijn bijgewerkte "richtsnoeren voor inschrijvers" sinds januari 2012 op zijn website beschikbaar zijn. Deze richtsnoeren bevatten enkele algemene instructies voor het indienen van inschrijvingen in het kader van de door het EMSA georganiseerde aanbestedingsprocedures. Ze bevatten ook een duidelijke verwijzing naar twee verschillende verhaalmechanismen die beschikbaar zijn in geval van geschillen, namelijk het Hof van Justitie van de Europese Unie en de Europese Ombudsman.

Met betrekking tot suggestie e. heeft het EMSA verklaard dat het een aantal maatregelen heeft genomen om mogelijke belangenconflicten te voorkomen. Naast zijn intranet-webpagina over ethiek en gedrag organiseert het EMSA verplichte opleidingen over ethiek en integriteit voor zijn personeel, om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van kwesties in verband met ethisch gedrag en belangenconflicten. Wat zijn aanwervings- en aanbestedingsprocedures betreft, heeft het EMSA uitgelegd dat het opleidingen en processen heeft ontwikkeld om mogelijke belangenconflicten te voorkomen. In dit verband ondertekenen de leden van de jury’s en de evaluatiecomités verklaringen inzake de afwezigheid van belangenconflicten. De voorzitters van de selectie- en aanbestedingscomités controleren systematisch alle ondertekende verklaringen inzake de afwezigheid van belangenconflicten. Alle relevante informatie in dit verband wordt zowel op het intranet van het EMSA als in de handleiding van het EMSA gepubliceerd. Het EMSA informeert zijn personeel voorts over hun verplichtingen die voortvloeien uit het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen, namelijk met betrekking tot activiteiten buiten het EMSA en bij het verlaten van het Agentschap. Tot slot heeft het EMSA specifieke richtsnoeren vastgesteld die van toepassing zijn op zijn personeelsleden die beoordelingen of inspecties uitvoeren. Deze richtsnoeren voorzien in een verklaring inzake de afwezigheid van belangenconflicten. Het EMSA verklaarde zich bewust te zijn van het belang van goede en actuele beleidslijnen en procedures op het gebied van belangenconflicten en zorgt er daarom voor dat alle relevante documenten waar nodig worden bijgewerkt. Onlangs heeft het EMSA zijn richtsnoeren inzake geschenken en gastvrijheid geactualiseerd en aan zijn personeel meegedeeld.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Beoordeling door de Ombudsman

7. Met betrekking tot suggestie a. merkt de Ombudsman op dat het EMSA op zijn webpagina "Documenten"[8] verklaart Verordening (EG) nr. 1049/2001 toe te passen bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en dat dergelijke verzoeken bij het EMSA moeten worden ingediend per gewone post of via een documentaanvraagformulier [9], dat het EMSA ook op zijn website beschikbaar stelt [10]. Het Agentschap heeft aldus verduidelijkt welke middelen het grote publiek ter beschikking staan om toegang tot zijn documenten te verzoeken.

Wat suggestie b. betreft, bevat de webpagina met het "verzoekformulier voor EMSA-documenten" ook een link naar een besluit van de raad van bestuur van EMSA van 19 maart 2013 [11], volgens hetwelk het Agentschap toegang moet verlenen tot een documentenregister met "de titel van de documenten en andere nuttige verwijzingen om het document te identificeren". Het doel van dit register is het publiek te helpen bij het vinden van specifieke EMSA-documenten [12]. Hoewel de Ombudsman op de website van het EMSA geen specifieke, formele rubriek "Documentenregister" heeft gevonden, merkt hij op dat de webpagina "Documenten" voorziet in directe links naar wetgevings- en financiële teksten, verslagen over workshops en documenten van de raad van bestuur van het EMSA. Met betrekking tot laatstgenoemde documenten merkt de Ombudsman op dat het publiek rechtstreeks toegang kan krijgen tot een aantal vastgestelde besluiten en notulen van vergaderingen van die raad door het gewenste document te selecteren in het scroll-downmenu dat verschijnt onder het kopje "Welk document zoekt u?"[13]. De wetgevings- en financiële documenten van het EMSA worden per titel en datum vermeld en kunnen rechtstreeks worden gedownload door te klikken op de links naar de gewenste teksten [14]. Ten slotte zijn de verslagen over verschillende workshops die door het EMSA worden georganiseerd of door zijn personeel worden bijgewoond, in chronologische volgorde beschikbaar en kunnen zij ook worden gedownload [15]. In het licht van het voorgaande is de Ombudsman van mening dat het EMSA maatregelen heeft genomen om een register van documenten op te zetten en vertrouwt erop dat het in de toekomst over een volledig functioneel, formeel register van documenten zal kunnen beschikken, waardoor het ook verslag zal kunnen uitbrengen over de documenten waartoe het eventueel toegang weigert.

Wat suggestie c. betreft, legt het EMSA in zijn webpagina "Algemene informatie voor aanwerving"[16] duidelijk uit dat kandidaten voor zijn aanwervingsprocedures een klacht kunnen indienen bij de Europese Ombudsman [17]. Hoewel hij opmerkt dat het door het EMSA opgegeven postadres van de Ombudsman niet langer correct is (hoewel dit gemakkelijk kan worden gecorrigeerd)[18], verwijst het EMSA inderdaad naar de Ombudsman in de informatie die het ter beschikking stelt van sollicitanten voor vacatures bij het Agentschap. De Ombudsman vertrouwt erop dat het EMSA die informatie zo spoedig mogelijk zal bijwerken, zodat er ook een verwijzing naar het Gerecht voor ambtenarenzaken in zal worden opgenomen, overeenkomstig de toezeggingen die het hem tijdens het onderzoek heeft gedaan.

Hoewel de Ombudsman zijn conclusie bevestigt (op basis van de eerdere uitleg van het EMSA dat kandidaten een brief ontvangen met de naam van de voorzitter en het feit dat de Ombudsman vrijwel geen klachten heeft ontvangen over door het EMSA uitgevoerde aanwervingsprocedures) dat het niveau van transparantie en de informatie die het Agentschap aan kandidaten verstrekt over door jury's genomen besluiten voldoende is [19], wijst de Ombudsman erop dat het Agentschap de namen van de leden van de jury's niet op zijn website lijkt te publiceren. In dit verband merkt hij op dat de bekendmaking van de namen van de juryleden een aantal vragen heeft opgeroepen in het kader van zijn bezoeken aan de verschillende agentschappen. Sommige agentschappen hebben de Ombudsman om advies gevraagd over de beste aanpak die in dit verband moet worden gevolgd [20]. De Ombudsman is van mening dat de beste manier om vooruitgang te boeken is een onderzoek op eigen initiatief in te stellen met betrekking tot de openbaarmaking van de namen van juryleden en dat de Ombudsman, gezien het onderwerp, alle EU-agentschappen, en dus ook het EMSA, in zijn onderzoek zal betrekken.

Met betrekking tot suggestie d. heeft de Ombudsman de "Richtsnoeren voor inschrijvers die een inschrijving indienen in het kader van een door het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid georganiseerde aanbestedingsprocedure" van het EMSA onderzocht, die in januari 2013 zijn goedgekeurd en beschikbaar zijn op de webpagina "Aanbestedingen" van het EMSA. In die richtsnoeren identificeert het EMSA de Europese Ombudsman duidelijk als een van de rechtsmiddelen waarover de inschrijvers, samen met het Gerecht van de Europese Unie, beschikken.

Wat suggestie e. betreft, heeft het EMSA bij zijn antwoorden een kopie van de op zijn intranet gepubliceerde aankondigingen gevoegd, waarin de aandacht van het personeel wordt gevestigd op hun verplichtingen om belangenconflicten te voorkomen, opleidingen over ethiek en integriteit bij te wonen en de code van goed administratief gedrag toe te passen [21]. Het EMSA heeft ook een "Verklaring van de jury van vertrouwelijkheid en afwezigheid van belangenconflicten" bijgevoegd, die door de voorzitters van de wervingsraden moet worden ondertekend [22]. Voorts heeft zij een kopie verstrekt van een verklaring dat het personeel zijn verplichtingen bij vertrek uit het Agentschap moet nakomen [23], en van een formulier dat moet worden ingevuld door het personeel dat verdere beroepen wil uitoefenen [24]. Het EMSA heeft ook zijn interne beleidsdocument met betrekking tot mogelijke belangenconflicten tijdens veiligheidsbeoordelingen en inspecties [25] bijgevoegd, waarin samenvattend is bepaald dat het EMSA geen personeelslid mag aanwijzen om inspecties uit te voeren in de organisaties waarmee dat personeelslid een beroeps- of gezinsband heeft, of enig ander belang dat van invloed kan zijn op zijn of haar oordeel [26]. Dit interne beleidsdocument bevat een verklaring die moet worden ondertekend door personeelsleden die aan inspecties deelnemen [27]. Tot slot heeft het EMSA een kopie verstrekt van zijn "Richtsnoeren inzake belangenconflicten", gepubliceerd op zijn intranet (de "Richtsnoeren"). De richtsnoeren bevatten gedetailleerde uitleg over de verplichtingen van het EMSA-personeel in situaties waarin belangenconflicten kunnen ontstaan, namelijk i) externe activiteiten tijdens de dienstbetrekking; ii) beroepsactiviteit tijdens verlof om redenen van persoonlijke aard; iii) activiteiten na het verlaten van het Agentschap; iv) het ontvangen van een onderscheiding; (v) geschenken en gastvrijheid; vi) de tewerkstelling van echtgenoten; vii) het publiceren van artikelen en toespraken; viii) deelname aan verkiezingscampagnes; ix) het uitoefenen van een gekozen openbaar ambt; x) persoonlijke belangen die afbreuk kunnen doen aan de onpartijdigheid van een personeelslid; en xi) bewijsvoering in en/of immuniteit van rechtsvervolging [28]. De Ombudsman is van mening dat alle bovengenoemde documenten en maatregelen voldoende waarborgen dat het EMSA zijn suggestie naleeft [29].

Conclusie

Op basis van zijn onderzoek sluit de Ombudsman het af met de volgende conclusie:

De Ombudsman is ingenomen met het feit dat het EMSA uitvoering heeft gegeven aan de suggesties die het na zijn bezoek aan het Agentschap heeft gedaan.

Aangezien de kwestie van de openbaarmaking van de namen van de juryleden een aantal vragen heeft opgeroepen in het kader van zijn bezoeken aan de verschillende agentschappen en sommige agentschappen de Ombudsman om advies hebben gevraagd over de beste aanpak die in dit verband moet worden gevolgd [30], zal de Ombudsman op eigen initiatief een onderzoek instellen naar de openbaarmaking van de namen van de juryleden en zal hij, gezien het onderwerp, het EMSA ook bij zijn onderzoek betrekken.

De uitvoerend directeur van het EMSA zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 5.6.2013