Straatsburg,

Bezoek van het Agentschap OI/13/2011/JSA - Bezoek aan het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid

Geachte heer De Ruiter,

In mei 2011 heb ik een programma van bezoeken aan EU-agentschappen gelanceerd, met als doel beste praktijken die door de agentschappen worden gebruikt in hun betrekkingen met burgers in kaart te brengen en te verspreiden. In eerste instantie heb ik drie "proefbezoeken" gebracht aan de EU-agentschappen in het Verenigd Koninkrijk, namelijk de Europese Bankautoriteit, het Europees Geneesmiddelenbureau en de Europese Politieacademie. Vervolgens heb ik op 1 juni een ontmoeting gehad met de hoofden van alle EU-agentschappen en hen meer in detail vertrouwd gemaakt met dit initiatief. Op 20 oktober zal ik het volgende bezoek brengen aan het Europees Milieuagentschap in Kopenhagen, waar de volgende bijeenkomst van het Europees netwerk van ombudsmannen van de EU-lidstaten en kandidaat-lidstaten zal plaatsvinden.

Informatie over mijn eerdere bezoeken aan de EU-agentschappen is beschikbaar op de volgende pagina van mijn website:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Tot op heden heeft de Europese Ombudsman vrijwel geen onderzoek verricht naar het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA).  In de afgelopen vijf jaar zijn bij mij slechts vier klachten ingediend tegen het EMSA. Drie daarvan werden niet-ontvankelijk verklaard en in één daarvan vond ik geen reden om een onderzoek in te stellen. Gezien het belang van het EMSA en het klaarblijkelijke publieke belang bij de kwesties die het behandelt, kan ik dit zeer lage aantal klachten niet interpreteren als gevolg van een gebrek aan publieke bekendheid met het bestaan of de activiteiten van het Centrum. Integendeel, ik zie het als een teken dat uw agentschap erin slaagt om goed bestuur te integreren in zijn procedures en werkmethoden. Ik ben daarom bijzonder geïnteresseerd in het vertrouwd maken met de beste praktijken van het EMSA in dit vroege stadium van mijn bezoeken aan EU-agentschappen en het verkrijgen van inzichten die ik in de toekomst mogelijk kan gebruiken.

Ik zal in november 2011 in Lissabon zijn voor een officieel bezoek aan de nationale ombudsman van Portugal en aan diverse andere Portugese autoriteiten. Graag ontmoet ik u en relevante leden van uw team op dinsdag 22 november, bij voorkeur 's ochtends van 9.30 tot 11.30 uur. In de bijlage bij deze brief vindt u een ontwerpprogramma voor onze vergadering tijdens het bezoek aan het EMSA en aanvullende informatie over de procedurele aspecten van dit soort bezoeken.

Tijdens mijn bezoek aan het Agentschap zal ik worden vergezeld door de heer João Sant'Anna, directeur van mijn bureau, die zal fungeren als contactpersoon voor de organisatorische aspecten van onze vergadering. Zijn contactgegevens zijn: 00 33 3 88 17 5346. Ik zou het op prijs stellen als u mij op de hoogte zou kunnen stellen van een relevante contactpersoon van uw personeel die met hem in contact kan treden voor alle noodzakelijke voorbereidingen.

Na het bezoek en onze vergadering over de inhoudelijke punten in de nota in de bijlage zal ik ook het personeelscomité van het EWDD ontmoeten. Mijn besluit om dit te doen volgt op een verzoek van de Vergadering van personeelscomités van het Agentschap (AASC) dat ik systematisch vergader met de personeelscomités van de agentschappen die het voorwerp zijn van mijn eigen initiatiefbezoeken.

Ik wil u nogmaals bedanken voor het feit dat u ermee instemt dit bezoek te organiseren en kijk uit naar vruchtbare uitwisselingen over de verschillende thema's die in de nota in de bijlage bij deze brief worden genoemd. Voorts wil ik de directie van het EMSA bij voorbaat bedanken voor het organiseren van de praktische aspecten van mijn vergadering met het personeelscomité van het EMSA, die op dinsdag 22 november tussen 11.30 en 12.30 uur van dezelfde dag moet plaatsvinden.

Met vriendelijke groet,

P. Nikiforos Diamandouros

Aanhangsel: 1

BIJLAGE: Procedurele aspecten en ontwerpagenda van het bezoek.

Betreffende de procedurele aspecten

De bezoeken van de Europese Ombudsman worden formeel uitgevoerd op basis van zijn bevoegdheid om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. De correspondentie met betrekking tot dit bezoek zal daarom voorzien zijn van een registratiereferentienummer voor dergelijke onderzoeken op eigen initiatief (OI/13/2011/JSA). De Ombudsman zou het op prijs stellen als het EMSA dit referentienummer zou kunnen vermelden in zijn eigen toekomstige correspondentie over het bezoek.

Een onderzoek op eigen initiatief houdt onder meer in dat de gebruikelijke procedurele waarborgen met betrekking tot dergelijke onderzoeken van toepassing zijn. Deze omvatten het recht van het agentschap om de Europese Ombudsman te verzoeken informatie en documenten vertrouwelijk te behandelen - zie de artikelen 5.1, 5.2 en 14.2 van de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

De Ombudsman informeert het te bezoeken agentschap niet alleen over de kwesties die hij voornemens is aan de orde te stellen, maar kan het ook vragen om vooraf bepaalde relevante informatie en/of documenten te verstrekken.

Na elk bezoek stelt de Ombudsman het agentschap schriftelijk in kennis van zijn bevindingen. Indien hij specifieke suggesties doet, zal hij het agentschap normaliter verzoeken hem op de hoogte te stellen van eventuele vervolgmaatregelen die het voornemens is te nemen. Afhankelijk van het antwoord van het agentschap zal de Ombudsman overwegen het onderzoek af te sluiten of verdere stappen te ondernemen, bijvoorbeeld door formele aanbevelingen te doen.

De voorbereidende brief voor dit bezoek en deze bijlage zullen op de website van de Europese Ombudsman worden gepubliceerd. Indien de Ombudsman na zijn bezoek besluit suggesties aan het Agentschap te doen, zal de mededeling met dergelijke suggesties ook op die pagina worden gepubliceerd, evenals het antwoord van het Agentschap, eventuele verdere correspondentie en de definitieve schriftelijke conclusies van de Ombudsman. Deze uitwisselingen zullen verschijnen op de volgende pagina van de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Betreffende de agendapunten

 Met betrekking tot de inhoud van het bezoek van 20 oktober 2011 wil de Europese Ombudsman de volgende thema's bespreken:

• Eerste contacten van het EMSA met het publiek
• Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht
• Aanwerving
• Inschrijvingen en contracten
• Belangenconflicten

De specifieke kwesties die de Ombudsman onder elk thema zou willen behandelen, zijn de volgende:

1. Eerste contacten met het publiek

Een van de fundamentele taken van de Ombudsman is ervoor te zorgen dat de EU-administratie open, servicegericht en efficiënt omgaat met contacten met burgers. De relevante basisbeginselen zijn vastgelegd in de Europese Code van Goed Administratief Gedrag (CGAB). Het probleem blijft belangrijk in onze dagelijkse werkzaamheden, wat erop wijst dat de EU-administratie op dit gebied nog steeds voor een aantal uitdagingen staat. In voorkomend geval probeert de Europese Ombudsman snel een oplossing te vinden voor klachten die betrekking hebben op klachten over de eerste contacten van een burger met de administratie. Meestal betekent dit dat mijn diensten telefonisch contact opnemen met de betreffende persoon.

Hoewel ik begrijp dat alle EU-agentschappen tijdens een vergadering van de hoofden van de agentschappen in oktober 2008 in Lissabon hebben ingestemd met de Europese code van goed administratief gedrag, ben ik niet op de hoogte van de wijze waarop het EMSA dit besluit ten uitvoer heeft gelegd en hoe het ervoor zorgt dat zijn personeel de beginselen van de bovengenoemde code naleeft. Ik heb geen verwijzingen naar deze kwestie kunnen vinden op de website van het EMSA en zou daarom dankbaar zijn voor een presentatie over dit onderwerp.

Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht

De Europese Ombudsman hecht ook veel belang aan het bevorderen van transparantie en het vergroten van de verantwoordingsplicht in de EU-administratie. Deze vereiste komt onder meer tot uiting in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, waarin de Ombudsman uitdrukkelijk als toetsingsorgaan wordt genoemd. Het komt ook tot uiting in de uitgebreide onderzoeksbevoegdheden van de Ombudsman, die ons in staat stellen de feiten en kwesties die in onze onderzoeken aan de orde worden gesteld, grondig te verduidelijken.

Ik zou het dan ook op prijs stellen meer te weten te komen over de volgende kwesties:

(1) Hoe gaat het EMSA in de praktijk om met verzoeken om toegang van het publiek tot documenten? Wat zijn de richtsnoeren en/of praktische regelingen van het EMSA voor de behandeling van dergelijke verzoeken? Geef voorbeelden, zoals de belangrijkste correspondentie bij de behandeling door het Agentschap van de laatste drie verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die in het kader van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn behandeld. (De inhoud van het besluit van het EMSA in deze voorbeelden zal niet worden onderzocht, aangezien dit niet het doel van dit bezoek is.)

(2) Het EMSA verwerkt een enorme hoeveelheid informatie en gegevens. Verordening 1049/2001 is strikt genomen alleen van toepassing op "documenten". Wat is de aanpak van het EMSA ten aanzien van verzoeken om toegang tot informatie in tegenstelling tot of in vergelijking met documenten in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001?

(3) Stelt het EMSA een (intern of extern) jaarverslag op over de wijze waarop het omgaat met de toegang van het publiek tot documenten?

(4) Heeft het EMSA een openbaar register in de zin van artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, of is het voornemens dit te doen?

2. Selectie en werving

Wat de inhoud van de selectie- en aanwervingsbesluiten betreft, volgt de Ombudsman een aanpak die vergelijkbaar is met die van de rechterlijke instanties van de EU. Dit betekent onder meer dat hij de zeer ruime discretionaire bevoegdheden van de administratie bij de selectie van haar personeel erkent.

Wat de procedurele aspecten van selectie en aanwerving betreft, heeft de Ombudsman zeer actief gewerkt aan het vergroten van de transparantie van de aanwerving in de EU. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot meer transparantie met betrekking tot de namen van de juryleden en tot meer gedetailleerde evaluatieformulieren die kandidaten een beter inzicht geven in de wijze waarop zij zijn beoordeeld.

Ik zou graag opheldering krijgen over de volgende kwesties met betrekking tot de door het EMSA georganiseerde selectieprocedures:

(1) Zijn de namen van de juryleden bekend bij de kandidaten?  In hoeverre biedt het EMSA sollicitanten toegang tot de beoordelingen van hun sollicitaties?

(2) In hoeverre streeft het EMSA naar snellere en minder formele middelen om geschillen over selectie- en aanwervingsbesluiten op te lossen dan die waarin artikel 90 van het Statuut voorziet?

(3) Deelt het EMSA kandidaten systematisch mee dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman, zoals bepaald in artikel 19 van de bovengenoemde code van goed administratief gedrag?

3. Inschrijvingen en contracten

Op het niveau van de toetsing worden geschillen met betrekking tot aanbestedingsbesluiten en contractuele relaties meestal door de rechter behandeld. Een aanzienlijk deel van de zaken van de Ombudsman had in de loop der jaren echter ook betrekking op deze gebieden. Met betrekking tot aanbestedingen laat de Ombudsman zich inspireren door de benadering van de Rekenkamer, die erin bestaat de ruime discretionaire bevoegdheid van de administratie bij de beoordeling van de inhoudelijke aspecten van aanbestedingsvoorstellen te erkennen, maar zorgvuldig na te gaan of zij haar besluiten op geldige en toereikende wijze heeft gemotiveerd en of zij de toepasselijke procedures en informatierechten naar behoren heeft geëerbiedigd. Met betrekking tot contractuele geschillen beoordeelt de Ombudsman als zodanig niet of er sprake is van contractbreuk. Hij onderzoekt echter grondig of de administratie haar standpunt goed heeft gemotiveerd en kijkt ook naar de billijkheid van de administratieve handelingen of nalatigheden.

Vragen:

(1) Hoe behandelt het EMSA geschillen met betrekking tot deze gebieden?

(2) Worden inschrijvers en contractanten ervan in kennis gesteld dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman?

4. Belangenconflicten

Belangenconflicten doen zich voor wanneer personen die voor het openbaar bestuur werken, kunnen worden geacht een ongepast persoonlijk belang te hebben bij een aangelegenheid waarmee zij te maken hebben. Dergelijke conflicten moeten op passende wijze worden aangepakt om objectieve besluitvorming te waarborgen en het vertrouwen van het publiek in de overheid te vergroten. Uit recente gebeurtenissen en zaken blijkt dat de EU-administratie niet duidelijk het volle vertrouwen van het publiek in deze kwestie geniet.

In het licht van deze overwegingen zou ik graag willen weten welke concrete maatregelen het EMSA toepast om belangenconflicten op de volgende gebieden te voorkomen:

(1) Aanwerving van personeel, met inbegrip van hoger en wetenschappelijk personeel

(2) Huidige en voormalige personeelsleden, met name wat betreft externe activiteiten tijdens en na hun dienst bij het EMSA (zie bijvoorbeeld de artikelen 11, 11 bis, 12 ter en 16 van het Statuut).