Voorwoord

Als Europese Ombudsman wordt mij vaak gevraagd: "In hoeverre luisteren de EU-instellingen naar u?" Dit verslag is bedoeld om een statistisch antwoord op die vraag te geven door te kijken naar de naleving door de instellingen van de besluiten van de Ombudsman. Er was een nalevingspercentage van 83% in 2015, het op een na hoogste tot nu toe. Dus ondanks het uitstekende resultaat van 90 % dat we in 2014 hebben bereikt, ben ik nog steeds blij op te merken dat de EU-instellingen in meer dan vier op de vijf gevallen handelen naar wat de Ombudsman van hen vraagt.

In de 130 gevallen waarin de Ombudsman voorstellen deed in zaken die in 2015 waren afgesloten, gaven de instellingen 108 positieve antwoorden. Nog eens 135 zaken werden door de instellingen afgehandeld. 12 van de 18 onderzochte instellingen scoorden 100 %, terwijl de Commissie – die verantwoordelijk is voor de meeste zaken voor de Ombudsman – 82 % scoorde.

Ik ben bijzonder blij met de antwoorden van de instellingen in de strategische onderzoeken die we hebben uitgevoerd. 43 van de 45 suggesties die in het kader van deze strategische onderzoeken aan de instellingen waren gericht, werden aanvaard op gebieden variërend van de onderhandelingen over het trans-Atlantisch partnerschap voor handel en investeringen (“TTIP”) tot de procedure voor het Europees burgerinitiatief, en van gezamenlijke terugkeeroperaties van Frontex tot het cohesiebeleid van de EU. Meer in het algemeen bevat de bijlage bij dit verslag veel voorbeelden van gevallen waarin de Ombudsman de EU-administratie ertoe heeft overgehaald haar prestaties te verbeteren en een overzicht geeft van de reeks verbeteringen van de openbare dienst die daaruit zijn voortgevloeid. Het gaat onder meer om het besluit van het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen om bij de toekenning van subsidies ontvankelijkheids- en evaluatieprocedures vast te stellen, de ontwikkeling door de Commissie van nieuwe communicatie-instrumenten om de inspraak van het publiek in haar besluitvorming te vergroten en verbeterde klokkenluidersprocedures binnen de civiele missies van de Europese Dienst voor extern optreden.

De daling van de naleving tussen 2014 en 2015 is echter duidelijk betreurenswaardig. In een tijd van meerdere crises binnen de EU kan elke weigering om gevolg te geven aan een bevinding van de Ombudsman worden gezien als een gemiste kans om een echte burgergriep of administratieve tekortkoming aan te pakken. Ik zal met de EU-instellingen blijven samenwerken om het hoogst mogelijke niveau van dienstverlening te bieden dat het publiek van ons mag verwachten.

Emily O'Reilly

16 december 2016

Verslag

1. Inleiding

In dit verslag wordt beschreven in hoeverre de EU-instellingen [1] constructief hebben gereageerd op de voorstellen die de Europese Ombudsman in 2015 heeft gedaan. Deze voorstellen komen in de vorm van oplossingen, aanbevelingen, kritische opmerkingen en verdere opmerkingen.

In de punten 3, 4 en 5 hieronder wordt uitgelegd wat oplossingen, aanbevelingen, kritische en verdere opmerkingen van de Ombudsman inhouden. De nieuwe "uitvoeringsbepalingen" van de Ombudsman, die op 1 september 2016 in werking zijn getreden, hebben tot op zekere hoogte invloed op het gebruik dat wij van deze termen maken. Hoewel de onderzoeken waarop dit verslag betrekking heeft, werden uitgevoerd in het kader van de vorige OT’s, lichten wij de wijzigingen, waar relevant, hieronder toe.

2. Bevoegdheden en procedures van de Ombudsman

De Ombudsman helpt personen, bedrijven en verenigingen die een probleem hebben met een EU-instelling [2]. Tegelijkertijd dient zij het algemeen belang door de instellingen te helpen de kwaliteit van hun dienstverlening te verbeteren. Naast het onderzoeken van klachten kan de Ombudsman ook op eigen initiatief een onderzoek instellen.

De Ombudsman kan van de betrokken instelling verlangen dat zij informatie verstrekt, haar dossiers inziet en getuigenis aflegt van ambtenaren. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in het Statuut van de Ombudsman [3] („het Statuut”). Wanneer zij het passend acht dit in een specifiek geval te doen, roept de Ombudsman de instelling op haar standpunt te herzien, verhaal te halen of algemene wijzigingen aan te brengen voor de toekomst. Als de instelling weigert samen te werken, kan zij de politieke aandacht vestigen op een zaak door een speciaal verslag aan het Europees Parlement voor te leggen.

3. Oplossingen

Indien de Ombudsman van oordeel is dat een klacht kan worden opgelost, zoekt zij met de betrokken instelling een oplossing op basis van artikel 3, lid 5, van het Statuut [4]. Een van de doelstellingen van de wijzigingen die in 2016 in de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman werden aangebracht, was het gemakkelijker en sneller maken om oplossingen te vinden die wanbeheer uitbannen.

4. Aanbevelingen

Indien de Ombudsman tot de bevinding komt dat er sprake is van wanbeheer, geeft zij uit wat artikel 3, lid 6, van het Statuut een “ontwerpaanbeveling” noemt. Aanbevelingen aan de instellingen worden tegelijkertijd gepubliceerd op de website van de Ombudsman. De nieuwe IP’s van de Ombudsman vereisen dat aanbevelingen worden gebruikt om alle bevindingen van wanbeheer aan te pakken voordat een onderzoek wordt afgesloten.

5. Kritische opmerkingen en verdere opmerkingen

In het verleden leidde de afwijzing door een instelling van een voorstel of aanbeveling voor een oplossing tot een aantal mogelijke uitkomsten, waaronder het afsluiten van de zaak met een “kritieke opmerking”. Een kritische opmerking informeerde de instelling over wat zij in het specifieke geval verkeerd had gedaan. De opmerking identificeerde de geschonden regel of het geschonden beginsel en (tenzij het duidelijk was) legde uit hoe de instelling in het kader van de zaak had moeten handelen. De instelling heeft binnen zes maanden verslag uitgebracht, op verzoek van de Ombudsman. In 63 % van de gevallen waarin in 2015 wanbeheer werd vastgesteld, werd de zaak afgesloten met een kritische opmerking.

Een „aanvullende opmerking” had tot doel het algemeen belang te dienen door de betrokken instelling te helpen de kwaliteit van haar bestuur in de toekomst te verbeteren. In tegenstelling tot een aanbeveling of een kritische opmerking was een verdere opmerking niet gebaseerd op een constatering van wanbeheer en hield zij geen censuur in ten aanzien van de instelling waaraan zij was gericht.

De nieuwe uitvoeringsbepalingen vervangen het begrip “kritische opmerkingen” door het begrip “bevindingen van wanbeheer” en vervangen het begrip “nadere opmerkingen” door het begrip “voorstellen voor verbetering”.

6. In 2015 aanvaarde voorstellen en aanbevelingen voor oplossingen

In 2015 aanvaardden de EU-instellingen in totaal 15 voorstellen voor oplossingen, terwijl 14 aanbevelingen werden aanvaard. Drie aanbevelingen werden door de Commissie verworpen, hoewel zij in alle drie de gevallen een positief gevolg gaf aan de daaropvolgende kritische opmerkingen.

Tabel 1 - Oplossingen en aanbevelingen aanvaard door de instelling in 2015

In de bijlage bij dit verslag wordt een overzicht gegeven van de gevallen waarin een voorstel voor een oplossing of een aanbeveling is aanvaard. Een van deze zaken verdient speciale vermelding als een "star case", die als model zou moeten dienen voor andere instellingen voor de beste manier om op de voorstellen van de Ombudsman te reageren.

7. Follow-up van kritische opmerkingen en verdere opmerkingen in 2015

In 2015 werden 22 kritische opmerkingen gemaakt in 19 besluiten, terwijl 76 verdere opmerkingen werden gemaakt in 30 besluiten.[5] Een enkel besluit kan meer dan één opmerking bevatten en beide soorten opmerkingen kunnen in hetzelfde besluit worden opgenomen.

Tabel 2 - Kritische en verdere opmerkingen in 2015 per instelling

De instellingen werd verzocht binnen een termijn van zes maanden op de opmerkingen te reageren. Op één uitzondering na [6] werden antwoorden ontvangen op alle opmerkingen die in 2015 werden gemaakt, zij het in sommige gevallen met enige vertraging.

Samengenomen met kritische en verdere opmerkingen bedroeg het percentage bevredigende follow-up 81 %, een daling ten opzichte van het recordniveau van 94 % in 2014. De follow-up van verdere opmerkingen was in 92 % van de gevallen bevredigend, terwijl het percentage bevredigende follow-up van kritische opmerkingen 41 % bedroeg, een recordlaagte. De hoogste cijfers tot nu toe waren 100% in 2008, wat betreft de positieve follow-up van verdere opmerkingen, en 88% in 2014 wat betreft de positieve follow-up van kritische opmerkingen.

Uit een onderzoek van de antwoorden van de instellingen op kritische opmerkingen blijkt dat sommigen, zelfs na afloop van een onderzoek, de bevindingen van de Ombudsman blijven betwisten en de argumenten die zij tijdens het onderzoek hebben aangevoerd, blijven herhalen. Hoewel het op de een of andere manier mogelijk is te begrijpen dat een instelling, na te zijn geconfronteerd met publieke kritiek van de Ombudsman, het moeilijk vindt om een constructieve follow-up te geven, is het belangrijk dat instellingen bereid zijn lessen te trekken uit onderzoeken van de Ombudsman en ernaar streven het risico van soortgelijke problemen in de toekomst te verminderen.

Tabel 3 - Bevredigende antwoorden op in 2015 gemaakte opmerkingen per instelling

De bijlage bij dit verslag bevat een gedetailleerde analyse van elk van de gevallen waarin een of meer kritische opmerkingen en/of verdere opmerkingen zijn gemaakt. Vier van de follow-ups verdienen speciale vermelding als "ster gevallen".

8. Percentage van de totale naleving per instelling

Het totale cijfer voor de naleving van de voorstellen van de Ombudsman in 2015 is 83 %. Het nalevingspercentage is gebaseerd op het aantal positieve antwoorden op de voorstellen voor oplossingen, aanbevelingen, kritische en verdere opmerkingen in zaken die in 2015 zijn afgesloten. Van de 130 gevallen hebben de instellingen 108 positieve antwoorden gegeven [7]. De instellingen hebben nog eens 135 door de Ombudsman geopende onderzoeken afgehandeld.

Zoals blijkt uit tabel 4 hieronder, varieert het nalevingspercentage aanzienlijk van de ene instelling tot de andere — van 100 % in veel gevallen tot 33 % in het slechtste geval. Hoewel deze statistieken vaak op zeer weinig gevallen zijn gebaseerd, betekent elk resultaat van minder dan 100 % dat de instelling een voorstel van de Ombudsman niet heeft opgevolgd.

Tabel 4 - Percentage van de totale naleving per instelling in 2015

9. Conclusie

In de conclusie van het verslag van vorig jaar hebben we een aantal wijzigingen aangekondigd in het gebruik van de term “oplossingen” en “verdere opmerkingen”. Deze wijzigingen werden grotendeels achterhaald door de grondigere evaluatie door de Ombudsman van de uitvoeringsbepalingen die op 1 september 2016 in werking zijn getreden. De invoering van de nieuwe uitvoeringsbepalingen betekent dat in het verslag van volgend jaar zowel de oude als de nieuwe procedures zullen worden behandeld.

We hopen volgend jaar een nog beter antwoord te kunnen geven op de vraag “In hoeverre luisteren de EU-instellingen naar de Ombudsman?” We vertrouwen erop dat de EU-administratie constructief zal blijven samenwerken om ervoor te zorgen dat het cijfer zo hoog mogelijk is.

[1] Kortheidshalve wordt in dit verslag de term "instelling"gebruikt om te verwijzen naar alle instellingen, organen en instanties van de EU.

[2] Artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie machtigt de Ombudsman om onderzoek te doen naar wanbeheer bij het optreden van de instellingen van de Unie, met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie in zijn gerechtelijke rol.

[3] Besluit 2008/587 van het Europees Parlement van 18 juni 2008 tot wijziging van besluit 94/262 betreffende het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB 2008, L 189, blz. 25).

[4] Artikel 3, lid 5, van het Statuut bepaalt: "Voor zover mogelijk tracht de Ombudsman met de betrokken instelling of het betrokken orgaan een oplossing te vinden om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en aan de klacht te voldoen."

[5] Voor de toepassing van dit verslag worden de richtsnoeren voor verbetering, voorstellen en suggesties die aan de instellingen zijn gericht in de besluiten van de Ombudsman tot afsluiting van haar initiatiefonderzoeken OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ en OI/10/2014/RA als verdere opmerkingen behandeld.

[6] Toen dit verslag werd opgesteld, had de Commissie haar aanvullende antwoord op de aanvullende opmerking van de Ombudsman in zaak 1832/2014/TN nog niet verzonden. De zaak is derhalve niet in dit verslag opgenomen.

[7] In drie gevallen verwierpen de instellingen een voorstel voor een oplossing, maar aanvaardden zij een volgende aanbeveling of kritische opmerking. Om dubbeltelling te voorkomen, bevat het cijfer 130 alleen de aanbevelingen/opmerkingen in die gevallen en niet de voorstellen voor oplossingen. In zeven andere gevallen verwierp de instelling een voorstel voor een oplossing of een aanbeveling en gaf zij vervolgens geen bevredigend gevolg aan de kritische opmerking. Nogmaals, om dubbeltelling te voorkomen, is alleen de negatieve follow-up van de kritische opmerking opgenomen in de bovenstaande statistieken.