Inledning

Europeiska ombudsmannen har åtagit sig att skydda dina personuppgifter och respektera din integritet. Ombudsmannen samlar in och behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter.

1. Vilka personuppgifter behandlar Europeiska ombudsmannen?

• Förnamn
• Befattning
• Organisation
• Ljud- och/eller bilddata (som bilder och röstinspelningar)

2. Varför och hur behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?

Europeiska ombudsmannen producerade en serie videor som syftade till att öka medvetenheten om kontorets mandat, om hur det kan hjälpa medborgarna och göra allmänheten uppmärksam på det arbete som utförts på vissa viktiga områden.

Videoklippen visar ansiktena bakom institutionens arbete, visar upp samarbetet med andra EU-institutioner för att förbättra EU:s förvaltning och belyser dess förhållande till allmänheten – både som klagande och potentiella klagande och som mottagare av en effektivare och öppnare EU-förvaltning.

3. Vilka är de rättsliga grunderna och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Behandlingen av personuppgifter är kopplad till kommunikation och främjande av ombudsmannens verksamhet (inbegripet med foton och audiovisuella inspelningar), som är nödvändig för ombudsmannens verksamhet, i enlighet med vad som föreskrivs i fördragen. Dessa bestämmelser är artikel 11 i fördraget om Europeiska unionen och artikel 15 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.

Behandlingen är följaktligen laglig enligt artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725 (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i unionsinstitutionens eller unionsorganets myndighetsutövning).

 4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannen ansvarar för databehandlingen, liksom kommissionen som publicerade videon på sin audiovisuella portal.

5. Vem har tillgång till dina personuppgifter och till vem lämnas de ut?

Audiovideoinspelningar används för kommunikation på ombudsmannens webbplats och dess sociala mediekanaler (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube) samt på kommissionens audiovisuella portal. Alla som tittar på videorna via någon av dessa plattformar kommer att ha tillgång till sådana data.

6. Hur länge sparar vi uppgifterna?

Det audiovisuella materialet kommer att bevaras under den tid som krävs för att uppfylla det syfte för vilket det spelades in (främja Europeiska ombudsmannens mandat och verksamhet) och det kan också arkiveras i ett senare skede för permanent bevarande för historiska ändamål för att dokumentera, bevara och offentliggöra Europeiska ombudsmannens och Europeiska unionens historia och audiovisuella arv.

Om du är rättighetsinnehavare och vill att dina uppgifter ska tas bort från det audiovisuella materialet ber vi dig kontakta Europeiska ombudsmannen (se rubrik 8 i detta meddelande om skydd av personuppgifter: ”Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?”)

7. Hur skyddar och skyddar vi dina personuppgifter?

För att skydda dina personuppgifter har ombudsmannen vidtagit ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. Tekniska åtgärder omfattar lämpliga åtgärder för att hantera onlinesäkerhet, risk för dataförlust och ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med beaktande av den risk som behandlingen utgör och arten av de personuppgifter som behandlas.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725 har du rätt att få tillgång till dina personuppgifter och rätta dem om de är felaktiga eller ofullständiga. I tillämpliga fall har du rätt att radera dina personuppgifter, begränsa behandlingen av dina personuppgifter och invända mot behandlingen av dem samt rätt till dataportabilitet. Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som lagligen utförs i enlighet med artikel 5.1 a i förordning (EU) 2018/1725 av skäl som rör din särskilda situation.

Du kan när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter genom att meddela den personuppgiftsansvarige på eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Denna invändning mot behandlingen påverkar inte lagligheten av den behandling som utförts före din begäran.

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige eller, i händelse av konflikt, dataskyddsombudet. Vid behov kan du också vända dig till Europeiska datatillsynsmannen.

Deras kontaktuppgifter finns under rubrik 9 i detta meddelande om skydd av personuppgifter. Om du vill utöva dina rättigheter i samband med en eller flera specifika behandlingar, lämna en beskrivning av dem (dvs. deras referensnummer i registret enligt vad som anges under rubrik 10 nedan) i din begäran.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

- Personuppgiftsansvarig

Om du vill utöva dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725, om du har kommentarer, frågor eller klagomål om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta den personuppgiftsansvariga, Europeiska ombudsmannen, på eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

- Europeiska ombudsmannens dataskyddsombud

Du kan kontakta dataskyddsombudet (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter enligt förordning (EU) 2018/1725.

Europeiska datatillsynsmannen (EDPS)

Du kan vända dig till Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu) om du anser att dina rättigheter enligt förordning (EU) 2018/1725 har kränkts till följd av den personuppgiftsansvariges behandling av dina personuppgifter.

10. Var hittar jag mer detaljerad information?

Ombudsmannens dataskyddsombud offentliggör registret över all behandling av personuppgifter som utförs av Europeiska ombudsmannen och som har dokumenterats och anmälts till dem. Du kan komma åt registret via följande länk: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Denna specifika behandling har införts i dataskyddsombudets offentliga register med följande referensnummer: 02/2023