I detta meddelande om skydd av personuppgifter förklaras varför de sökandes uppgifter samlas in och behandlas. hur Europeiska ombudsmannen samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av de uppgifter som lämnas, hur denna information används, och vilka rättigheter de sökande kan utöva med avseende på sina uppgifter.

Den registeransvarige är Europeiska ombudsmannen.

1. Vilka personuppgifter kommer Europeiska ombudsmannen att behandla?

Sökande lämnar sina uppgifter via ansökningsverktyget på nätet (webbplatsen). För att genomföra urvalsförfarandet importeras uppgifterna till ett it-verktyg som är utformat för att stödja och underlätta förfarandet.

Dessa uppgifter omfattar i allmänhet, men är inte begränsade till: Grundläggande personuppgifter (förnamn, efternamn, nationalitet, telefonnummer). Information i meritförteckningen (utbildning, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper osv.). Kopior av en handling som styrker sökandens medborgarskap. Vid behov en förklaring om funktionsnedsättning för att säkerställa att nödvändiga tillgänglighetsåtgärder kan vidtas. För sökande som är EU-anställda, den administrativa ställningen (dvs. fast anställd tjänsteman, tillfälligt anställd osv.), den institution där de arbetar, titeln på deras nuvarande tjänst och deras nuvarande lönegrad. Information i ett personligt brev. kopior av de sökandes examensbevis, Kopior av de sökandes betygsrapporter, i tillämpliga fall. Kopior av bevis på yrkeserfarenhet, i tillämpliga fall. Svar på de fallstudier som skickats in av de sökande.

De anställda vid PAB Unit-HR som ansvarar för urvalsförfarandena behandlar också uppgifter som lagras i en delad mapp på servern för ekonomiska aktörer, t.ex. Besluten om utnämning av de rådgivande urvalskommittéerna, de meddelanden om behörighet som undertecknats av den rådgivande urvalskommittén och godkänts av ombudsmannen. De sökandes utvärderingsmallar. de meddelanden om det preliminära urvalet som lämnats in till den ekonomiska aktören. De ansökningar om omprövning/information som skickas av de sökande via e-post och de relevanta svaren lagras i funktionsbrevlådan ”Karriär”.

2. Varför behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?

Syftet med databehandlingen är att identifiera kandidater för tillsättning av lediga tjänster vid EO-byrån och att genomföra det relevanta urvalsförfarandet.

3. Vilken är den rättsliga grunden och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Den rättsliga grunden för det förfarande som ligger till grund för urvalet av tjänstemän och övriga anställda är tjänsteföreskrifterna (särskilt artiklarna 27–34), anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen och Europeiska ombudsmannens beslut av den 1 december 2014 om antagande av allmänna genomförandebestämmelser för anställning och användning av kontraktsanställda.

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 5.1 a i förordning 2018/1725).

4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannens sektor för informations- och kommunikationsteknik (IKT) hanterar de uppgifter som lämnas till webbplatsen. Enheten för personal, administration och budget (personalsektorn) och IKT-sektorn hanterar urvalsverktyget.

5. Vem kommer att vara mottagare av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannen, generalsekreteraren, de anställda inom IKT-sektorn som ansvarar för förvaltningen av de uppgifter som lämnas in online, de anställda vid enheten för bedömning av överensstämmelse med ansvar för urvalsförfaranden (personalavdelningen) och ledamöterna i den rådgivande urvalskommittén. På begäran från personalavdelningen kan generalsekretariatets team ta del av meritförteckningen, de personliga breven och svaren på de utvalda sökandenas fallstudier.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

De uppgifter om de sökande som lämnas in till webbplatsen sparas i deras personliga onlinekonto i två år, om de sökande vill söka till framtida lediga tjänster. Om sökanden inte ansluter till sitt konto inom två år raderas kontot och uppgifterna i det automatiskt efter att ett e-postmeddelande har skickats till sökanden.

Uppgifter om sökande som fått avslag raderas från urvalsverktyget, från den delade mappen på EO-servern och från funktionsbrevlådan ”Career” två år efter det att urvalsförfarandet har avslutats.

Uppgifter om rekryterade sökande sparas i tio år från och med anställningens upphörande eller från och med den sista pensionsutbetalningen, varefter uppgifterna förstörs.

En del av uppgifterna (nationalitet, kön, bosättningsland, ansökningsdatum, ansökans registreringsnummer, urvalsförfarandets referensnummer, födelseår och talade språk) anonymiseras och sparas endast för statistiska ändamål.

7. Hur skyddar vi den registrerades uppgifter?

Data samlas in online i säkert läge. Tillgången till uppgifterna på webbplatsen skyddas av det lösenord som den sökande väljer.

De elektroniska uppgifterna lagras på webbplatsen och på ombudsmannens servrar (urvalsverktyg och delad mapp). Data skyddas av många säkerhetsåtgärder som inrättats av sektorn för informations- och kommunikationsteknik för att skydda integriteten och konfidentialiteten för institutionens elektroniska egendom.

Tillgången till personuppgifter skyddas genom förvaltning av åtkomsträttigheter, som enligt principen om behovsenlig behörighet är strikt begränsade av användarens behörighet.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

Du har rätt att få tillgång till dina egna personuppgifter och till relevant information om hur vi använder dem.

Du har också rätt att begära rättelse av ofullständiga eller felaktiga uppgifter om dig, förutsatt att sekretessen för den rådgivande urvalskommitténs överläggningar och beslutsfattande skyddas, tillsammans med andra sökandes rättigheter. Sökande kan korrigera identifieringsuppgifter när som helst under förfarandet. När det gäller uppgifter som rör tillåtlighets- eller bedömningskriterier kan rätten till rättelse utövas fram till sista ansökningsdagen.

Du har rätt att när som helst invända mot att Europeiska ombudsmannen använder dina uppgifter av skäl som rör din särskilda situation.

Under vissa förutsättningar har du rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter eller begränsar användningen av dem.

Europeiska ombudsmannen kommer att besvara dina förfrågningar så snart som möjligt och senast inom en månad.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

Du kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor om urvalsförfarandet för tjänstemän och andra anställda vid byrån till Europeiska ombudsmannen på följande adress: career@ombudsman.europa.eu

Chef för enheten för personal, administration och budget
Europeiska ombudsmannen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Du kan också kontakta Europeiska ombudsmannens dataskyddsombud på följande adress: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen på följande adress: EDPS@edps.europa.eu