Straatsburg, 4 juni 2020

Klacht 787/2020/DL

Betreft: Weigering van toegang van het publiek tot documenten

Geachte voorzitter,

Ik heb een klacht ontvangen van X tegen de Europese Commissie.

De klacht heeft betrekking op twee afzonderlijke kwesties, namelijk de specifieke kwestie van de vermeende weigering van de Commissie om een verzoek om toegang van het publiek tot documenten naar behoren te behandelen en een systemische kwestie van het feit dat de Commissie haar confirmatieve besluiten niet proactief publiceert.

Ik zal elk onderwerp afzonderlijk onderzoeken. Ik zal ingaan op de weigering om het specifieke verzoek om toegang tot documenten in dit onderzoek naar behoren te behandelen en op de kwestie van proactieve transparantie in zaak 763/2020/DL. Ik heb u vandaag een aparte brief over dat onderzoek gestuurd.

Met betrekking tot het onderhavige onderzoek maakt klager verschillende bezwaren tegen de behandeling door de Commissie van zijn verzoek om toegang tot documenten. Klager is van mening dat:

- de Commissie heeft een ongeloofwaardige schatting gegeven van de werklast die nodig is om het verzoek om toegang tot documenten te behandelen (zij stelde voor dat er ongeveer 3800 werkdagen nodig zouden zijn);  

- de Commissie heeft nagelaten serieus contact op te nemen met het tegenaanbod en de tegenargumenten van klager, en;

- de Commissie heeft een belangrijke passage van het confirmatief verzoek van klager verkeerd geciteerd, zodat het erop leek dat klager het eenzijdige besluit van de Commissie om slechts 30 documenten vrij te geven, had aanvaard.

Als eerste stap zou het nuttig zijn om een schriftelijk antwoord van de Commissie op deze klacht te ontvangen, waarin zij haar standpunt met betrekking tot elk van de bovengenoemde punten uiteenzet.

Wat de geraamde werklast van de Commissie voor de behandeling van dit verzoek betreft, begrijp ik dat de tijd die nodig is om dit verzoek te behandelen, afhangt van twee factoren, namelijk i) het aantal gevraagde documenten en ii) de omvang van het onderzoek dat nodig is om deze documenten te onderzoeken. De gevraagde documenten zijn confirmatieve besluiten. Is de Commissie het ermee eens dat de enige mogelijke vertrouwelijke informatie die in bevestigende besluiten kan worden opgenomen, alle persoonsgegevens van de persoon die om toegang verzoekt zijn, zoals zijn naam en contactgegevens, en eventueel de naam en handtekening van de ambtenaar van de Commissie die het besluit ondertekent?

Wij hebben de door de Commissie aan klager vrijgegeven documenten onderzocht en hebben geconstateerd dat dit de enige soort informatie was die onleesbaar werd gemaakt. Het onderzoek en de redactie van bevestigende besluiten lijken derhalve beperkt en routinematig te zijn. In plaats van maximaal drie dagen per document in beslag te nemen, zoals de Commissie voorstelde, zouden het onderzoek en deze exercitie een bekwame administratieve medewerker vergen die slechts enkele minuten duidelijke instructies had gekregen.

In het licht van dit eerste standpunt lijkt de geschatte werklast van 3800 werkdagen buitensporig. Kan de Commissie het standpunt herzien en er specifiek opmerkingen over maken?

Ik zou het op prijs stellen het antwoord van de Commissie uiterlijk op 24 juli 2020 te ontvangen.

Gelieve er nota van te nemen dat ik waarschijnlijk uw antwoord en de bijbehorende bijlagen voor commentaar naar de klager zal sturen. Indien de Commissie een van de documenten als vertrouwelijk beschouwt, vermeld dit dan duidelijk in uw antwoord. Vertrouwelijke documenten worden niet bekendgemaakt aan de klager of een andere persoon zonder voorafgaande toestemming van de Commissie. Vertrouwelijke documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Mocht u nog vragen hebben, neem dan contact op met de zaakbehandelaar Dorien Laermans die verantwoordelijk is voor dit onderzoek.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman