Geachte heer K.,
Op 16 februari 1998 heeft u namens Eureka GR een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over het vermeende verlies van een dossier in een door de Commissie georganiseerde aanbesteding voor vertaalwerkzaamheden. Hierdoor werd Eureka niet opgenomen in de lijst van potentiële leveranciers van vertaalwerk.
Op 30 maart 1998 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft haar advies op 8 juni 1998 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. U heeft geen opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten als volgt:
Eureka GR, een onderneming die actief is in de vertaalsector, heeft een aanvraag ingediend naar aanleiding van een aanbesteding van de Dienst voor externe vertalingen van de Commissie voor vertaalwerkzaamheden van het Engels en het Frans naar het Nederlands. De uiterste datum voor de indiening van de aanvragen voor deze inschrijving was 6 oktober 1997. Op die datum overhandigde klager, die de vertegenwoordiger van de onderneming is, vergezeld van de bedrijfsleider, het secretariaat van de vertaaldienst een envelop met het aanbod van Eureka en het ondertekende ontwerpcontract.
Aangezien enige tijd was verstreken en de onderneming geen informatie had ontvangen over de vraag of zij was opgenomen in de lijst van potentiële contractanten voor vertaalwerkzaamheden, ging klager zelf naar de Commissie. Hij werd ervan in kennis gesteld dat zijn onderneming niet op de lijst van contractanten stond, omdat zij haar offerte niet binnen de gestelde termijn had ingediend. Vervolgens diende hij een schriftelijke klacht in bij de Commissie, maar de bevoegde ambtenaar antwoordde dat er geen dossier met de naam Eureka GR was gevonden.
Daarom diende klager bij de Europese Ombudsman een klacht in over het feit dat de Commissie zijn onderneming niet op de lijst van potentiële contractanten had geplaatst omdat de enveloppe met het aanbod van Eureka door de Commissie verloren was gegaan. Klager merkte op dat hij bij de overhandiging van de enveloppe met het aanbod geen ontvangstbevestiging had gekregen. Hij verklaarde ook dat hij een getuige had, namelijk de manager van het bedrijf die hem vergezelde toen hij de envelop overhandigde. Hij verzocht de Ombudsman derhalve tussenbeide te komen om een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te vinden, en met name om zijn bedrijf op te nemen in de lijst van potentiële leveranciers voor vertaalwerkzaamheden.

Het onderzoek

In haar
advies verwees de Commissie naar de standaardbrief van 15 september 1997 aan de ondernemingen die waren geselecteerd om een offerte in te dienen en die tevens het te ondertekenen ontwerpcontract bevatte. In deze brief werd aangegeven dat de inschrijvers de mogelijkheid hadden om hun offerte persoonlijk in te dienen in plaats van deze per aangetekende post te verzenden. In dat geval werd de indiening van de offerte geregistreerd in een speciaal register en werd de inschrijver een ontvangstbevestiging verstrekt. Deze laatste zou dan de bewijslast van de indiening van het voorstel dragen en de ontvangstbevestiging zou als relevant bewijs dienen. Deze procedure werd inderdaad gevolgd door een aantal inschrijvers en indien klager een van hen was geweest, zou zijn naam zijn ingeschreven in het bij het advies van de Commissie gevoegde speciale register.
Nadat klager de betrokken dienst van de Commissie had bezocht en vervolgens schriftelijk een klacht had ingediend, hebben de ambtenaren van de Commissie alle 96 ingediende dossiers grondig doorzocht om zich ervan te vergewissen dat het aanbod van Eureka niet in een van deze dossiers was misplaatst, maar dat er geen envelop met de naam van de onderneming was gevonden.
De Commissie verklaarde ook dat Eureka GR in het verleden had deelgenomen aan een soortgelijke aanbestedingsprocedure voor vertaalwerkzaamheden naar het Grieks. Bij die gelegenheid had de onderneming bij de indiening van het bod een ontvangstbevestiging ontvangen. De vertegenwoordigers van de vennootschap waren dus bekend met de relevante procedure, die in casu precies hetzelfde was.
Met betrekking tot het argument dat klager een getuige had ter ondersteuning van zijn verklaringen, heeft de Commissie verklaard dat de getuige nooit mondeling of schriftelijk heeft getuigd. Bijgevolg kon de loutere verwijzing naar zijn naam door klager niet in aanmerking worden genomen.
De Commissie concludeerde dat zij er geen belang bij had het aanbod van klager niet te aanvaarden indien het tijdig was ingediend. De Commissie kon dus niet instemmen met een minnelijke schikking en zeker niet met de opneming van de betrokken onderneming in de lijst van potentiële leveranciers van vertaalwerkzaamheden. Dit zou een geval van discriminatie en oneerlijkheid ten opzichte van de andere verzoekers vormen.

BESLUIT

1 Het vermeende verzuim van de Commissie om klager op te nemen in de lijst van potentiële contractanten
1.1 Klager beweerde dat hij bij de overhandiging van zijn offerte geen ontvangstbevestiging had ontvangen en dat de bevoegde dienst van de Commissie zijn dossier had verloren. Bijgevolg is zijn offerte niet in aanmerking genomen en is hij niet opgenomen in de lijst van potentiële contractanten. De Commissie merkte op dat klager zijn aanvraag nooit heeft ingediend, omdat hij anders een ontvangstbevestiging zou hebben ontvangen en zijn naam in het register zou zijn opgenomen.
1.2 Na de bij het advies van de Commissie gevoegde documenten zorgvuldig te hebben onderzocht, merkt de Ombudsman op dat de brief van 15 september 1997 waarin de Commissie de geselecteerde gegadigden uitnodigde om in te schrijven, de inschrijvers inderdaad de mogelijkheid bood om hun offerte persoonlijk in te dienen in plaats van per aangetekende post te versturen. In dat geval kregen zij een gedateerde en ondertekende ontvangstbevestiging die als relevant bewijs zou dienen voor het indienen van een offerte. De bewijslast ligt in dit geval bij de inschrijver.
1.3 In het onderhavige geval blijkt echter dat klager de desbetreffende ontvangstbevestiging niet heeft overgelegd. Daarom lijkt er in deze zaak geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie.
2 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN