Geachte mevrouw S.,
Op 10 december 1997 heeft de Oostenrijkse burgeradviseur, Dr. Stefan Hornung, uw klacht tegen de Europese Commissie overgedragen aan de Europese Ombudsman. U beweerde dat u tijdens de onderhandelingen met een ambtenaar van de Commissie de indruk kreeg dat uw aanbod voor de organisatie van een team van tolken voor een conferentie in Oostenrijk werd aanvaard en dat het sluiten van een schriftelijk contract met de Commissie slechts een formaliteit was. Aangezien de Commissie u uiteindelijk geen schriftelijk contract heeft aangeboden, heeft u aangevoerd dat u en uw collega-tolken moeten worden gecompenseerd voor de tijd en de voorbereidende werkzaamheden die in het project zijn geïnvesteerd.
Op 27 januari 1998 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft haar advies op 20 april 1998 uitgebracht en ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die ik op 15 juli 1998 heb ontvangen.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De achtergrond van de klacht is in het kort de volgende:
Klager is een tolk die een aanbod heeft gedaan om volledige tolkdiensten te verlenen voor een conferentie die onder auspiciën van de Europese Commissie in Oostenrijk wordt gehouden. Zij besprak details over de organisatorische, financiële en technische aspecten van de vertolking, zowel met de Oostenrijkse organisatoren van de conferentie als met een vertegenwoordiger van de Commissie. Klager beweerde dat de ambtenaar van de Commissie haar de indruk had gegeven dat haar aanbod werd aanvaard en dat de ondertekening van de schriftelijke contracten slechts een formaliteit was.
Klager zond haar aanbod per fax naar de ambtenaar van de Commissie met wie zij de details had besproken. Aangezien zij niets van de Commissie had vernomen, nam klager telefonisch contact op met de ambtenaar van de Commissie. Ze kreeg de opdracht om de individuele tolkencontracten voor te bereiden en deze naar de meerdere van de betrokken ambtenaar te sturen.
Een maand later had klager nog steeds geen schriftelijke bevestiging van de Commissie ontvangen. Vervolgens werd haar meegedeeld dat de Commissie had besloten haar aanbod niet in te willigen en andere tolken in dienst te nemen.
Tegen deze achtergrond diende klager de klacht in bij de Europese Ombudsman. Zij voerde aan dat de volgende gevallen van wanbeheer zijn:
- het feit dat klager de indruk had gekregen dat haar aanbod werd aanvaard en dat de schriftelijke overeenkomst slechts een formaliteit was, en dat zij vervolgens door de Commissie ervan in kennis werd gesteld dat haar aanbod niet werd aanvaard
- het feit dat alleen klager een vergoeding ontving voor de gemaakte kosten, maar niet de andere tolken die bereid waren om in haar team te werken.

Het onderzoek

In
haar advies heeft de Commissie in wezen het volgende verklaard:
Wat betreft de bewering dat klager de indruk had gekregen dat haar aanbod werd aanvaard, betwistte de Commissie dat een dergelijke goedkeuring ooit aan klager was verleend. De Commissie verklaarde dat een vertegenwoordiger die naar Wenen was gereisd en met wie klager details van de conferentie had besproken, op geen enkel moment de opdracht had gekregen om een aanbod te aanvaarden. Voorts verklaarde zij dat de vertegenwoordiger van de Commissie klager duidelijk had gemaakt dat alleen een voorlopige beoordeling van het aanbod kon worden gemaakt en dat de directeur een definitief besluit moest nemen.
De Commissie verklaarde ook dat een geldig aanbod alleen kon worden gedaan door een persoon die daartoe gerechtigd is en dat dit niet het geval was bij de betrokken vertegenwoordiger van de Commissie. Dit blijkt ook uit het feit dat de ambtenaar van de Commissie klager heeft verzocht schriftelijk een aanbod te doen en dit naar haar meerdere te sturen. Klager heeft de hogere ambtenaar ontwerpcontracten toegezonden en daarom moet zij zich ervan bewust zijn geweest dat alleen de hogere ambtenaar hierover kon beslissen en dat alleen de schriftelijke vorm geldig was.
De ontwerpcontracten van klager werden beoordeeld door de tolkendienst van de Commissie. Zij bleken niet in overeenstemming te zijn met het verdrag dat relevant was voor contracten tussen de communautaire instellingen en de Internationale Vereniging voor conferentietolken (AIIC). Klager werd vervolgens door de Commissie op de hoogte gebracht van dit resultaat.
Volgens de Commissie zijn internationaal actieve tolken zich er gewoonlijk van bewust dat overheidsdiensten formele procedures moeten volgen voordat zij verbintenissen kunnen aangaan.
Wat de tweede bewering betreft, verklaarde de Commissie dat zij klager had vergoed, aangezien klager kosten had gemaakt en diensten aan de Commissie had verleend.
Met
betrekking tot de belangrijkste punten heeft klager de volgende opmerkingen gemaakt:
Wat de eerste bewering betreft, herhaalde klager dat zij de indruk kreeg dat haar aanbod werd goedgekeurd. Zij verklaarde dat de ambtenaar van de Commissie geenszins duidelijk had gemaakt dat zij niet voor de Commissie mocht optreden en dat de contracten door de directeur moesten worden goedgekeurd.
Met betrekking tot de tweede bewering herhaalde klager dat zij een schadevergoeding heeft gevraagd voor zes van haar collega-tolken die op de gemaakte afspraken hebben gerekend.

BESLUIT

1 Vermeende goedkeuring van het aanbod van klager en formaliteit van schriftelijke overeenkomst
1.1 Klager beweerde dat zij de indruk kreeg dat haar aanbod door de Commissie was goedgekeurd en dat de schriftelijke overeenkomst slechts een formaliteit was. Zij verklaarde dat niet duidelijk was gemaakt dat de betrokken ambtenaar niet voor de Commissie mocht optreden.
1.2 De Commissie heeft ontkend dat de betrokken ambtenaar een dergelijke goedkeuring had verleend. Zij verklaarde dat de ambtenaar die naar Wenen was gereisd en met wie klager de details van de conferentie had besproken, op geen enkel moment de opdracht had gekregen om een aanbod te aanvaarden. Voorts verklaarde zij dat de ambtenaar van de Commissie klager duidelijk had gemaakt dat alleen een voorlopige beoordeling van het aanbod kon worden gemaakt en dat de directeur een definitief besluit moest nemen. Dit kan ook worden afgeleid uit het feit dat de betrokken ambtenaar klager heeft verzocht schriftelijk een aanbod te doen en dit naar de hiërarchieke meerdere van de ambtenaar te sturen. De Commissie voerde aan dat klager, door ontwerpcontracten naar de hiërarchieke meerdere te sturen, op de hoogte moet zijn geweest van het feit dat het besluit nog niet was genomen en dat alleen de schriftelijke vorm geldig was.
1.3 Klager heeft een kopie ingediend van een brief die zij op 5 juli 1997 aan de Commissie heeft geschreven. Deze brief is gericht aan de hiërarchieke meerdere van de ambtenaar van de Commissie die Wenen heeft bezocht. Ontwerpcontracten zijn bij deze brief gevoegd. In de brief wordt de hiërarchieke meerdere verzocht de contracten te ondertekenen en terug te sturen naar de klager, die vervolgens de ondertekening van de contracten door de tolken zal verkrijgen. Het lijkt er dus op dat klager op de hoogte moet zijn geweest van het feit dat het contract pas werd goedgekeurd nadat de bevoegde ambtenaar het had ondertekend.
Wat betreft het feitelijke gedrag van de ambtenaar van de Commissie die de details in het voorjaar en de zomer van 1997 met klager heeft besproken, is de Ombudsman van oordeel dat er onvoldoende bewijs is dat de Commissie het aanbod naar behoren had goedgekeurd. Er zij aan herinnerd dat het aan de bevoegde rechterlijke instantie staat om de kwestie in kwestie bindend op te lossen door getuigenverklaringen te horen en tegenstrijdige bewijzen te beoordelen.
2 Betaling van zes van de andere tolken
2.1 Klager verzocht om een financiële vergoeding voor zes van haar collega's, aangezien zij zich ook op de overeenkomst hadden gebaseerd. De Commissie ontkent elke verantwoordelijkheid voor de collega's van klager.
2.2 Dit verzoek is gebaseerd op de veronderstelling dat klager gegronde redenen had om aan te nemen dat haar aanbod werd aanvaard. Zoals hierboven vermeld, is er onvoldoende bewijs om aan te nemen dat de bevoegde ambtenaar het aanbod had goedgekeurd door een schriftelijk contract te ondertekenen.
Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Europese Commissie.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob SÖDERMAN