Straatsburg, 23 oktober 2006

Geachte mevrouw X.,

Op 30 juni 2005 heeft u namens het Europees Instituut voor geavanceerde juridische studies (IALS) een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over drie aanvragen die door het IALS waren ingediend naar aanleiding van een oproep tot het indienen van voorstellen van AGIS in 2005.

Op 31 augustus 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 8 december 2005 advies uitgebracht. Ik heb u deze toegestuurd met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 13 januari 2006 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager gaf, kort samengevat, het volgende verslag van haar standpunt ten aanzien van de aan de orde gestelde kwestie:

Klager wenste een klacht in te dienen tegen het besluit van directoraat-generaal 4 (Justitie en Binnenlandse Zaken) om drie financieringsaanvragen af te wijzen die door het Institute for Advanced Legal Studies (IALS) waren ingediend naar aanleiding van een oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van AGIS 2005. Het besluit om de aanvragen af te wijzen werd genomen op grond van het feit dat het gebruikte begrotingsformulier niet het begrotingsformulier 2005 was, maar het begrotingsformulier van de afgelopen jaren. De Commissie heeft de beschikking bij brief van 20 juni 2005 bevestigd.

Het relevante deel van de oproep tot het indienen van voorstellen luidt als volgt:

“IV – Praktische informatie over het indienen van een aanvraag

Aanvragen moeten worden ingediend met het aanvraagformulier en het model van de termijnbegroting, die beschikbaar zijn op de Europa-website: [referentie]

De aanvrager vult de aangegeven velden in en stuurt het document terug op een diskette of cd-rom en in drie papieren exemplaren (één ondertekend origineel plus twee exemplaren).

Aanvragen die worden ingediend op een eerder gewijzigd of gebruikt aanvraagformulier, alsmede met de hand ingevulde formulieren, worden uitgesloten.[...]”

De IALS betwistten het besluit van de Commissie om alle drie de aanvragen als niet-subsidiabel aan te merken, aangezien zij niet waren ingediend op een eerder gewijzigd of gebruikt aanvraagformulier, noch met de hand waren ingevuld. De oproep tot het indienen van voorstellen "bevatte geen sanctie van diskwalificatie om een andere reden. Daarom kan het gebruik van het verkeerde begrotingsformulier er niet toe leiden dat de aanvraag niet in aanmerking komt. In wezen was het gebruikte begrotingsformulier het formulier dat in de afgelopen jaren werd gebruikt. Het enige verschil tussen het gebruikte formulier en het formulier 2005 is te vinden op bladzijde 1 waar het jaar 2005 wordt vermeld."

Aangezien in de oproep tot het indienen van voorstellen uitputtende en restrictieve subsidiabiliteitsvoorwaarden werden ingevoerd, was de eenzijdige invoering van verdere voorwaarden voor de niet-subsidiabiliteit van aanvragen een afwijking van de oproep tot het indienen van voorstellen en ontbrak de rechtsgrondslag. De eenzijdige toevoeging van verdere subsidiabiliteitsvoorwaarden door de Commissie vormde een duidelijk geval van wanbeheer.

De aanvragen moeten worden aanvaard als zijnde voldoend aan de desbetreffende voorwaarden en moeten dienovereenkomstig aan het evaluatiecomité worden voorgelegd. Indien de termijn voor de behandeling van de klacht bij de Ombudsman het niet mogelijk maakt de drie aanvragen te behandelen, moet de Commissie de klager in plaats daarvan een “bevestiging van een fout [...] en misschien toestemming geven om deze aanvragen later dan de vastgestelde termijn of volgend jaar in te dienen. In het laatste geval zou ik graag de verzekering krijgen dat de aanvraag niet zal worden afgewezen omdat deze buiten het thematische toepassingsgebied van de oproep tot het indienen van voorstellen 2006 valt."

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Samengevat heeft de Commissie het volgende advies uitgebracht:

Achtergrond

Aan het IALS waren in het verleden EU-subsidies toegekend — in het kader van de programma’s Falcone, Grotius en AGIS — en in het kader van de Jean Monnet- en Phare-programma’s.

Op 14 december 2004 heeft IALS zijn aanvragen ingediend in het kader van de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen van 2005.

De dienst die verantwoordelijk is voor het beheer van het AGIS-programma had alle in het kader van de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen ontvangen aanvragen getoetst aan de in de oproep vermelde subsidiabiliteitscriteria. Er is gebruikgemaakt van een standaardformulier om volledige consistentie in de werkzaamheden van de beoordelaars te waarborgen. Als waarborg werd een aanvullende subsidiabiliteitscontrole uitgevoerd door een andere persoon voordat definitief werd vastgesteld dat iemand niet voor de regeling in aanmerking kwam. Van de 208 ontvangen voorstellen waren er 24 niet-subsidiabel verklaard.

De reden voor de niet-ontvankelijkheid in de zaak van klager was dezelfde voor alle drie de aanvragen, en werd vermeld in een brief aan de IALS van 27 april 2005: “Het [bij de aanvraag] ingediende begrotingsformulier was niet het standaardbegrotingsformulier voor de oproep tot het indienen van aanvragen voor AGIS 2005 (punt VI.1 van de oproep).”. Punt VI.1 van de genoemde oproep luidde als volgt:

“1. In te dienen documenten

De volgende documenten moeten in drievoud worden ingediend:

(...)

(...)

een doorlopende begroting, gedateerd en ondertekend, gepresenteerd op het standaardbegrotingsformulier voor het programma, met een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven en ontvangsten (het desbetreffende begrotingsformulier is te vinden op de website van de Commissie)...”.

In de aanvragen die zij naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen AGIS 2005 had ingediend, had IALS het voor 2005 gevraagde standaardbegrotingsformulier niet gebruikt. Het juiste formulier was, zoals de klager opmerkte, getiteld "Projectbegrotingsraming – AGIS 2005".

Bovendien werd in het door klager gebruikte begrotingsformulier (dat het begrotingsformulier voor AGIS 2004 was) een maximum van 5% vermeld voor begrotingsrubriek L “subsidiabele indirecte kosten”, terwijl in het juiste begrotingsformulier voor 2005 een maximum van 7% van de subsidiabele directe kosten werd vermeld voor deze rubriek.

Aangezien in punt IV.1 “Criteria en subsidiabiliteit” van de oproep werd vermeld dat een subsidieaanvraag om in aanmerking te komen vergezeld moest gaan van alle in afdeling VI vermelde documenten (waaronder het standaardbegrotingsformulier), had de Commissie klager meegedeeld dat zijn voorstel niet in aanmerking kwam.

Bij e-mail van 7 juni 2005 had IALS de Commissie verzocht haar besluit te heroverwegen. Bij brief van 20 juni 2005 heeft de Commissie, na de aanvragen opnieuw te hebben onderzocht, dit verzoek afgewezen.

Opmerkingen van de Commissie over de argumenten van klager

De Commissie was het niet eens met het standpunt van klager dat de oproep als enige grond voor afwijzing van een aanvraag als niet-subsidiabel aangaf dat deze niet moest worden ingediend op een aanvraagformulier dat eerder was gewijzigd of gebruikt, of met de hand was ingevuld. Integendeel, in deel IV.1 van de AGIS-oproep voor 2005 staat dat “[o]m in aanmerking te komen, [...] een subsidieaanvraag vergezeld [moet] gaan van alle in deel VI genoemde documenten”.

Een van de essentiële documenten in afdeling VI was "- een begrotingsraming, gedateerd en ondertekend, gepresenteerd op het standaardbegrotingsformulier voor het programma, met een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven en ontvangsten (het desbetreffende begrotingsformulier is te vinden op de website van de Commissie) (...)".

Dit essentiële document was niet door de IALS ingediend en haar aanvragen waren dienovereenkomstig afgewezen, waarbij de klager op de hoogte was gesteld van de exacte reden en de juiste verwijzing had gekregen naar de plaats waar dit in de oproep was vermeld.

Klager had ten onrechte gebruikgemaakt van het begrotingsformulier voor AGIS 2004, waarin voor begrotingsrubriek L "subsidiabele indirecte kosten" een maximum van 5% was vastgesteld, terwijl in het juiste begrotingsformulier voor 2005 voor deze rubriek een maximum van 7% van de subsidiabele directe kosten was vastgesteld. Dit correcte formulier was beschikbaar gesteld om te worden gedownload op de website van de Commissie onder een rubriek met de duidelijke vermelding “Documenten voor aanvragers: VRAAG 2005".

De vereiste om voor alle aanvragers een specifiek formulier te gebruiken, was noodzakelijk voor het beheer van het programma en stelde de Commissie in staat op transparante wijze te bepalen of de aanvragers in aanmerking kwamen en zekerheid te bieden dat alle aanvragers gelijk werden behandeld. Zelfs indien de Commissie over een zekere flexibiliteit beschikte om andere formulieren dan het AGIS-formulier van 2005 te aanvaarden, zou het uiterst moeilijk zijn geweest om objectief vast te stellen in welke mate andere formulieren hadden kunnen worden aanvaard, hetgeen tot discriminatie tussen aanvragen had kunnen leiden.

Concluderend was de Commissie van mening dat er geen sprake was van wanbeheer van haar kant.

Met betrekking tot de argumenten van klager wenste de Commissie te verduidelijken dat de in 2005 afgewezen voorstellen betrekking hadden op onderwerpen die opnieuw binnen het thematische toepassingsgebied van AGIS 2006 zouden vallen. De voorstellen zouden daarom opnieuw kunnen worden ingediend in het kader van de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen van 2006. Zij zouden in dat geval in aanmerking komen voor de toekenning van subsidies op dezelfde basis als alle andere ontvangen voorstellen en in overeenstemming met de voorwaarden van de oproep van 2006.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen maakte klager samenvattend de volgende opmerkingen:

In haar advies had de Commissie aangevoerd dat de niet-subsidiabiliteit van de drie IALS-financieringsaanvragen was gebaseerd op deel IV.1 van de AGIS-oproep tot het indienen van aanvragen van 2005. In deel IV stond dat “[o]m in aanmerking te komen, moet een subsidieaanvraag vergezeld gaan van alle in deel VI vermelde documenten”. Zo had de Commissie in haar advies verklaard dat de drie IALS-aanvragen waren afgewezen omdat niet alle noodzakelijke documenten waren overgelegd. In de brieven van de Commissie waarin de IALS in kennis werden gesteld van de uitsluiting van de IALS-aanvragen, werd echter aangevoerd dat “het ingediende begrotingsformulier niet het standaardbegrotingsformulier was”. Aangezien het antwoord van de Commissie op de onderhavige klacht op een andere grond voor uitsluiting was gebaseerd dan die welke zij in hun brieven hadden aangevoerd, was het standpunt van de Commissie onaanvaardbaar en waren de daarin aangevoerde argumenten irrelevant voor de zaak.

De inhoud van het advies van de Commissie werd echter wel besproken. In criterium 3 van deel IV.1 is inderdaad bepaald dat de subsidieaanvraag moet voldoen aan alle formele vereisten en “[b]egezeld [moet] zijn van alle in deel VI vermelde documenten”. Een van de in deel VI.1 genoemde documenten is “[a] forward budget, gedateerd en ondertekend, gepresenteerd op het standaardbegrotingsformulier voor het programma, met inbegrip van een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven en ontvangsten (het desbetreffende begrotingsformulier is te vinden op de website van de Commissie).” Het IALS had de Commissie één begroting per subsidieaanvraag verstrekt. Alle budgetten zijn gedateerd en ondertekend. Bovendien waren zij ingediend op het standaardformulier dat voor de AGIS-projecten werd gebruikt en hadden zij alle in het kader van het programma vereiste gegevens opgenomen. Het begrotingsformulier stond op de website van de Commissie en was niet willekeurig opgesteld door de IALS. IALS voldeed dus aan de vereisten van criterium 3.

Het was juist dat de ingediende begrotingsformulieren niet het formulier 2005 waren. De in de drie IALS-aanvragen gebruikte formulieren voor 2004 en de begrotingsformulieren voor 2005 waren echter identiek. In wezen hadden de IALS dus een begrotingsraming ingediend, gedateerd en ondertekend en op het standaardbegrotingsformulier gepresenteerd, zoals vereist. De grote gelijkenis tussen de jaarlijkse begrotingsformulieren kwam tot uiting in de keuze van de opsteller van de oproep tot het indienen van aanvragen om de vereiste begrotingsformulieren in algemene termen te beschrijven als “het standaardbegrotingsformulier voor dit programma” in plaats van in specifieke termen als het begrotingsformulier voor 2005.

De Commissie had aangevoerd dat het begrotingsformulier 2005 verschilde van het begrotingsformulier 2004 in die zin dat het maximale percentage van de begroting dat in 2005 als algemene kosten kon worden gedeclareerd, 7% van de subsidiabele kosten bedroeg in plaats van 5% in 2004. Dit minieme verschil betekent niet dat de drie IALS-begrotingen in wezen niet-subsidiabel zijn, aangezien de 5% die door de IALS voor algemene kosten wordt gedeclareerd, binnen de in de begroting 2005 toegestane limiet van 7% zou blijven. Hoe dan ook onderhandelt de Commissie in de praktijk met de aanvragers over begrotingen en worden zelfs inhoudelijke wijzigingen in de begroting aangebracht voordat de aanvragers een overeenkomst met de Commissie sluiten.

Hoe dan ook zijn de voorwaarden voor de subsidiabiliteit van de in de subsidieaanvragen opgenomen begrotingen uitdrukkelijk opgenomen in criterium 4 van deel IV.1 van de oproep. Criterium 4 had specifiek betrekking op de subsidiabiliteitsvoorwaarden met betrekking tot de begroting die samen met de subsidieaanvraag moest worden ingediend. Punt 4 van deel IV.1 bepaalde dat een subsidieaanvraag slechts subsidiabel is indien zij aan de volgende criteria voldoet: “[...] zij moet een begroting indienen in euro’s, met een evenwicht tussen inkomsten en uitgaven. De gevraagde communautaire financiering mag niet meer bedragen dan 70% van de kosten van het project; zij moet een minimumbijdrage van 30 % van de totale kosten van het project (van de aanvrager, andere partners en inkomsten) omvatten, behalve in het geval van specifieke projecten en aanvullende maatregelen [...]”. De door de IALS ingediende begroting voldeed aan al deze subsidiabiliteitscriteria. Opgemerkt zij dat het formulier voor de begroting en zelfs het huidige formulier voor de begroting geen criterium was om in aanmerking te komen voor steun in het kader van afdeling IV.1.

Zelfs indien het argument van de Commissie, volgens hetwelk de in de drie IALS-aanvragen gebruikte begrotingsvorm ongeschikt was, zou worden aanvaard, zou de sanctie voor het gebruik van het verkeerde begrotingsformulier echter niet kunnen leiden tot niet-subsidiabiliteit van het gehele aanvraagdossier. In de oproep tot het indienen van voorstellen werd uitdrukkelijk, en dus restrictief, vermeld dat “aanvragen die zijn ingediend op een aanvraagformulier dat eerder is gewijzigd of gebruikt, evenals formulieren die met de hand zijn ingediend, worden gediskwalificeerd”. Er was geen bepaling in de oproep waarin de sanctie van uitsluiting van de aanvraag om een andere reden werd ingevoerd. De identificatie van het gebruik van het verkeerde aanvraagformulier als de enige basis waarop een volledig dossier kan worden gediskwalificeerd, was duidelijk, uitdrukkelijk en categorisch geformuleerd. De eenzijdige invoering door de Commissie van een nieuwe grondslag voor de administratieve sanctie van diskwalificatie (ondanks de uitdrukkelijke bepaling van de oproep) was een duidelijk geval van wanbeheer.

In geval van niet-subsidiabiliteit van andere documenten in het aanvraagdossier, beschikte de Commissie over een discretionaire bevoegdheid om gewijzigde documenten op te vragen. Dit kwam tot uiting in de gebruikelijke praktijk van de Commissie om aanvullende documenten of gewijzigde documenten van aanvragers op te vragen na de indiening van aanvragen en na het verstrijken van de vastgestelde indieningsdatum.

Concluderend werd met de oproep tot het indienen van sollicitaties van AGIS van 2005 uitdrukkelijk de enige grond voor de uitsluiting van een AGIS-aanvraagdossier ingevoerd. Dit was het gebruik van het verkeerde aanvraagformulier. De uitsluiting van het gehele aanvraagdossier op grond van een andere reden was een geval van wanbeheer. De afwijzing van de drie IALS-aanvragen voor financiering in het kader van het AGIS-programma 2005 op basis van het begrotingsformulier 2004 was niet in overeenstemming met de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen 2005 en was derhalve een duidelijk geval van wanbeheer.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De klacht betreft het besluit van het directoraat-generaal Justitie en Binnenlandse Zaken van de Commissie om drie financieringsaanvragen van het Instituut voor geavanceerde juridische studies (IALS) in antwoord op een oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van AGIS 2005 af te wijzen. Dit besluit werd genomen op grond van het feit dat het door klager gebruikte begrotingsformulier niet het begrotingsformulier 2005 was, maar het begrotingsformulier 2004, dat niet geldig was voor het begrotingsjaar 2005. Klager voerde in haar opmerkingen over het standpunt van de Commissie voor het eerst aan dat de Commissie geen gebruik had gemaakt van haar discretionaire bevoegdheid om de IALS te verzoeken de fout in de IALS-aanvragen te corrigeren (zoals de Commissie zag). De uitoefening van die discretionaire bevoegdheid zou volgens klager in overeenstemming zijn geweest met de "gebruikelijke praktijk".

1.2 De Ombudsman is van mening dat het hierboven genoemde nieuwe argument van klager in wezen een nieuwe basis vormt voor de betwisting door klager van de juistheid van het besluit van de Commissie om de door IALS ingediende aanvragen af te wijzen. Klager heeft echter geen concrete informatie of bewijzen verstrekt over de "gebruikelijke praktijk" van de Commissie waarnaar zij verwijst. Bovendien lijkt klager geen voorafgaande administratieve stappen bij de Commissie te hebben ondernomen met betrekking tot deze nieuwe basis voor haar klacht, zoals vereist door artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1). In deze omstandigheden acht de Ombudsman het niet passend deze grondslag in het kader van dit onderzoek te onderzoeken. De klager heeft de mogelijkheid zich met betrekking tot deze kwestie tot de Commissie te wenden en kan een nieuwe klacht indienen bij de Ombudsman indien hij het desbetreffende antwoord van de Commissie onbevredigend acht.

2 De bewering dat subsidieaanvragen ten onrechte zijn afgewezen

2.1 De klacht is gericht tegen het besluit van het directoraat-generaal Justitie en Binnenlandse Zaken van de Commissie om drie financieringsaanvragen van het Instituut voor geavanceerde juridische studies (IALS) naar aanleiding van een oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van AGIS 2005 af te wijzen. Met het oog op zijn onderzoek van de klacht neemt de Ombudsman nota van de volgende relevante bepalingen van deze oproep tot het indienen van voorstellen (2) (onderstreping toegevoegd):

"IV. Evaluatiecriteria voor voorstellen

1. Criteria en subsidiabiliteit

Om in aanmerking te komen, moet een subsidieaanvraag aan de volgende criteria voldoen:

- (...)

- (...)

- het moet aan de vormvereisten voldoen en vergezeld gaan van alle in afdeling VI genoemde documenten;

(...)" ...

"VI. Praktische informatie over het indienen van een aanvraag

Aanvragen moeten worden ingediend samen met het aanvraagformulier en het model van de termijnbegroting, die beschikbaar zijn op de Europese website.

[referentie van de website] ...

Aanvragen ingediend op een aanvraagformulier dat eerder is gewijzigd of gebruikt, evenals formulieren die met de hand zijn ingevuld, worden gediskwalificeerd.

1. In te dienen documenten

De volgende documenten moeten in drievoud worden ingediend:

(...)

(...)

een doorlopende begroting, gedateerd en ondertekend, gepresenteerd op het standaardbegrotingsformulier voor het programma, met een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven en ontvangsten (het desbetreffende begrotingsformulier is te vinden op de website van de Commissie)...”.

De Ombudsman merkt tevens op dat overeenkomstig artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement (3):

"Voor de subsidies geldt een jaarprogramma dat aan het begin van het jaar wordt bekendgemaakt (...). Dit werkprogramma wordt uitgevoerd door middel van de publicatie van oproepen tot het indienen van voorstellen (...)".

Bovendien bepaalt artikel 173, lid 1, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement (4):

"De aanvragen [voor subsidies] worden ingediend op het door de bevoegde ordonnateurs verspreide formulier en overeenkomstig de in de basisbeschikking en de oproep tot het indienen van voorstellen vastgestelde criteria."

2.2 In het onderhavige geval heeft het Instituut voor geavanceerde juridische studies (IALS) bij de Commissie drie financieringsaanvragen ingediend naar aanleiding van bovengenoemde oproep tot het indienen van voorstellen. Bij brief van 27 april 2005 deelde de Commissie klager mee dat zij "de in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen voor AGIS 2005 ingediende aanvragen had geanalyseerd aan de hand van de in de afdelingen IV en VI van de oproep vastgestelde subsidiabiliteitscriteria " en dat de IALS-voorstellen " als niet-subsidiabel waren afgewezen, omdat het ingediende begrotingsformulier [was] niet het standaardbegrotingsformulier voor de oproep tot het indienen van voorstellen voor AGIS 2005 (punt VI.1 van de oproep)". Bij e-mail van 6 mei 2005 betwistte klager het besluit van de Commissie om de door IALS ingediende aanvragen af te wijzen. Zij beroept zich op de bepaling van de oproep volgens welke "[a]pplications submitted on a application form that has been changed or used before, as also forms completed by hand, will be disqualified." en voerde aan dat de afgewezen voorstellen van IALS "niet zijn ingediend op een aanvraagformulier dat eerder is gewijzigd of gebruikt, noch met de hand zijn ingevuld". Bij brief van 20 juni 2005 deelde de Commissie klager mee dat zij de aanvragen van IALS opnieuw had onderzocht en stelde zij vast dat IALS "geen gebruik had gemaakt van het begrotingsformulier voor 2005, maar van het formulier voor 2004, dat niet geldig was voor het begrotingsjaar 2005". De Commissie verwees vervolgens naar "punt VI.I van de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen van 2005, waarin staat dat "aanvragen moeten worden ingediend samen met het aanvraagformulier en het model van de termijnbegroting die beschikbaar zijn op de Europese website", op basis waarvan zij heeft bevestigd dat de door IALS ingediende aanvragen niet voor subsidie in aanmerking komen.

2.3 In haar klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie de subsidieaanvragen die IALS had ingediend naar aanleiding van een oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van het AGIS 2005-programma, ten onrechte had afgewezen. Tot staving van deze bewering voerde zij aan dat a) de aanvragen niet waren ingediend op een eerder gewijzigd of gebruikt aanvraagformulier, noch met de hand waren ingevuld en dat in de oproep tot het indienen van voorstellen " geen sanctie van uitsluiting om een andere reden was ingevoerd"; en b) "het gebruikte begrotingsformulier was het formulier dat in de afgelopen jaren werd gebruikt. Het enige verschil tussen het gebruikte formulier en het formulier 2005 is te vinden op bladzijde 1 waar het jaar 2005 wordt vermeld."

2.4 De Commissie benadrukte in haar advies dat in deel IV.1 van de AGIS-oproep voor 2005 staat dat “[d]e subsidieaanvraag [...] niet in aanmerking [moet] komen, maar vergezeld [moet] gaan van alle in deel VI genoemde documenten”. Een van de essentiële documenten in afdeling VI was "- een begrotingsraming, gedateerd en ondertekend, gepresenteerd op het standaardbegrotingsformulier voor het programma, met een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven en ontvangsten (het desbetreffende begrotingsformulier is te vinden op de website van de Commissie) (...)". Dit essentiële document was niet door de IALS ingediend en haar aanvragen waren dienovereenkomstig afgewezen, aangezien de klager op de hoogte was gesteld van de exacte reden en de juiste verwijzing had gekregen naar de plaats waar dit in de oproep was vermeld. Klager had ten onrechte gebruikgemaakt van het begrotingsformulier voor AGIS 2004, waarin voor begrotingsrubriek L "subsidiabele indirecte kosten" een maximum van 5% was vastgesteld, terwijl in het juiste begrotingsformulier voor 2005 voor deze rubriek een maximum van 7% van de subsidiabele directe kosten was vastgesteld. Dit correcte formulier was beschikbaar gesteld om te worden gedownload op de website van de Commissie onder een rubriek met de duidelijke vermelding “Documenten voor aanvragers: VRAAG 2005". De vereiste om voor alle aanvragers een specifiek formulier te gebruiken, was noodzakelijk voor het beheer van het programma en stelde de Commissie in staat op transparante wijze te bepalen of de aanvragers in aanmerking kwamen en zekerheid te bieden dat alle aanvragers gelijk werden behandeld. Zelfs indien de Commissie over een zekere flexibiliteit beschikte om andere formulieren dan het AGIS-formulier van 2005 te aanvaarden, zou het uiterst moeilijk zijn geweest om objectief vast te stellen in welke mate andere formulieren hadden kunnen worden aanvaard, hetgeen tot discriminatie tussen aanvragen had kunnen leiden. Concluderend was de Commissie van mening dat er geen sprake was van wanbeheer van haar kant.

2.5 In haar opmerkingen over het standpunt van de Commissie stelde klager onder meer het volgende: In criterium 3 van deel IV.1 is inderdaad bepaald dat de subsidieaanvraag aan alle formele vereisten moet voldoen en “bij alle in deel VI vermelde documenten moet zijn gevoegd”. Een van de in deel VI.1 genoemde documenten is “een gedagtekende en ondertekende termijnbegroting, gepresenteerd op het standaardbegrotingsformulier voor het programma, met inbegrip van een gedetailleerde uitsplitsing van de verwachte uitgaven en ontvangsten (het desbetreffende begrotingsformulier is te vinden op de website van de Commissie).”. Het IALS had de Commissie één begroting per subsidieaanvraag verstrekt. Alle budgetten zijn gedateerd en ondertekend. Bovendien waren zij ingediend op het standaardformulier dat voor de AGIS-projecten werd gebruikt en bevatten zij alle in het kader van het programma vereiste gegevens. Het begrotingsformulier stond op de website van de Commissie en was niet willekeurig opgesteld door de IALS. IALS voldeed dus aan de vereisten van criterium 3. Het was juist dat de ingediende begrotingsformulieren niet het formulier 2005 waren. De in de drie IALS-aanvragen gebruikte formulieren voor 2004 en de begrotingsformulieren voor 2005 waren echter identiek. In wezen hadden de IALS dus een begrotingsraming ingediend, gedateerd en ondertekend en op het standaardbegrotingsformulier gepresenteerd, zoals vereist. De grote gelijkenis tussen de jaarlijkse begrotingsformulieren kwam tot uiting in de keuze van de opsteller van de oproep tot het indienen van aanvragen om de vereiste begrotingsformulieren in algemene termen te beschrijven als “het standaardbegrotingsformulier voor dit programma” in plaats van in specifieke termen als het begrotingsformulier voor 2005. De Commissie had aangevoerd dat het begrotingsformulier 2005 verschilde van het begrotingsformulier 2004 in die zin dat het maximale percentage van de begroting dat in 2005 als algemene kosten kon worden gedeclareerd, 7% van de subsidiabele kosten bedroeg in plaats van 5% in 2004. Dit minieme verschil betekent niet dat de drie IALS-begrotingen in wezen niet-subsidiabel zijn, aangezien de 5% die door de IALS voor algemene kosten wordt gedeclareerd, binnen de in de begroting 2005 toegestane limiet van 7% zou blijven. Bovendien voldeed de door de IALS ingediende begroting inhoudelijk aan alle criteria van deel IV.1, vierde streepje, van de oproep tot het indienen van voorstellen.

2.6 De Ombudsman merkt in de eerste plaats op dat een subsidieaanvraag in het kader van het AGIS-programma voor 2005 volgens de bepalingen van de punten IV.1 en VI van de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen van 2005 waarnaar in punt 2.1 van dit besluit wordt verwezen, slechts subsidiabel was indien deze onder meer vergezeld ging van het "modelbegroting voor de toekomst (...) dat op het standaardbegrotingsformulier voor het programma werd gepresenteerd ", dat ten tijde van de publicatie van de oproep te vinden was op de website van de Commissie. Derhalve aanvaardt de Ombudsman het argument van klager niet dat een subsidieaanvraag in het kader van de AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen van 2005 alleen kan worden uitgesloten indien "ingediend op een aanvraagformulier dat eerder is gewijzigd of gebruikt, of met de hand is ingevuld".

2.7 Voorts kan de Ombudsman niet instemmen met het argument van klager dat een subsidieaanvraag in het kader van het AGIS-programma voor 2005 subsidiabel was, ook al ging deze niet vergezeld van het " modelbegroting (...) dat op het standaardbegrotingsformulier voor het [2005 AGIS]-programma werd gepresenteerd".De AGIS-oproep tot het indienen van voorstellen voor 2005, die zowel voor de Commissie als voor de aanvragers bindend was, vereiste, als voorwaarde voor de subsidiabiliteit van de subsidieaanvragen, de indiening van de begroting op het " standaardbegrotingsformulier voor het programma". In artikel 110, lid 1, van het Financieel Reglement is het volgende bepaald: " Subsidies zijn onderworpen aan een jaarprogramma " en de desbetreffende oproep tot het indienen van voorstellen draagt de titel "PROGRAMMA VOOR BELEID EN JUDICIËLE SAMENWERKING IN KRIMALIËLE MATERIALEN (PROGRAMMA AGIS) Jaarlijks werkprogramma en oproep tot het indienen van aanvragen voor 2005". Bijgevolg is de Ombudsman van mening dat het "programma" in de zin van de bovengenoemde bepaling van deel IV.1 van de onderhavige oproep tot het indienen van voorstellen niet louter het AGIS-programma was, zoals klager heeft voorgesteld, maar het AGIS-programma voor 2005. Op grond van de oproep tot het indienen van voorstellen was een subsidieaanvraag in het kader van het AGIS-programma voor 2005 derhalve niet subsidiabel indien deze niet vergezeld ging van het model voor de termijnbegroting dat op het standaardbegrotingsformulier voor dit specifieke programma was opgenomen. Bovendien voorzag de oproep niet in uitzonderingen op deze regel. In deze omstandigheden aanvaardt de Ombudsman het argument van klager niet dat de door IALS ingediende aanvragen subsidiabel waren, omdat zij weliswaar niet vergezeld gingen van het model voor de termijnbegroting dat was opgenomen in het standaardbegrotingsformulier voor het AGIS-programma voor 2005, maar wel vergezeld gingen van het begrotingsformulier voor het AGIS-programma voor 2004, dat vrijwel identiek was aan het begrotingsformulier voor het AGIS-programma voor 2005, en omdat de inhoudelijke inhoud van de ingediende begroting voldeed aan de criteria van deel IV.1, vierde streepje, van de oproep tot het indienen van voorstellen. Zoals hierboven vermeld, is de relevante subsidiabiliteitsvereiste van de oproep expliciet en niet uitzonderlijk. Bovendien zou de door klager gevraagde uitzondering ernstige vragen doen rijzen over de naleving van het grondbeginsel van gelijke behandeling van de aanvragers van subsidies in het kader van het AGIS-programma 2005 (5), volgens hetwelk "[d]e toekenning van subsidies [...] onderworpen [is] aan de beginselen van transparantie en gelijke behandeling". Net als de klager hadden deze andere aanvragers dezelfde plicht om aanvragen zorgvuldig op te stellen en in te dienen overeenkomstig de voorwaarden van de oproep (6). In dit verband merkt de Ombudsman ook op dat, zoals aangegeven in het advies van de Commissie, de Commissie er in het kader van haar beoordeling van de subsidiabiliteit van de subsidieaanvragen een legitiem belang bij heeft te vermijden dat wordt onderzocht in hoeverre de standaardformulieren (begrotingsformulieren of andere formulieren) die door aanvragers worden ingediend, vergelijkbaar zijn met de formulieren die in de oproep tot het indienen van voorstellen worden vereist en door de Commissie voor het desbetreffende programma worden verstrekt.

2.8 In het licht van het bovenstaande aanvaardt de Ombudsman de bewering van klager dat de Commissie de subsidieaanvragen die IALS in antwoord op de oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van het AGIS 2005-programma had ingediend, ten onrechte heeft afgewezen, niet. Aangezien het bestreden besluit van de Commissie geen geval van wanbeheer vormde, aanvaardt de Ombudsman de beweringen van klager niet.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Europese Ombudsman: "Een klacht wordt ingediend binnen twee jaar na de datum waarop de feiten waarop de klacht is gebaseerd, ter kennis zijn gekomen van de persoon die de klacht indient en moet worden voorafgegaan door passende administratieve stappen bij de betrokken instellingen en organen." Deze eis heeft tot doel de betrokken instelling of het betrokken orgaan de mogelijkheid te bieden haar gedrag te corrigeren, of zich ten minste uit te leggen, voordat een klacht bij de Ombudsman wordt ingediend, en vervolgens, indien een klacht bij de Ombudsman wordt ingediend, de Ombudsman in staat te stellen rekening te houden met het antwoord van de instelling bij het nemen van een besluit over het bestaan van voldoende gronden voor het openen van een onderzoek.

(2) De oproep werd gepubliceerd op de website van het directoraat-generaal Justitie en Binnenlandse Zaken van de Commissie (http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/agis/funding_agis_en.htm), waarvoor een aankondiging werd gedaan in het Publicatieblad (PB 2004, C 266/11).

(3) Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, PB L 248/1.

(4) Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen; PB L 357/71.

(5) "Voor de toekenning van subsidies gelden de beginselen van transparantie en gelijke behandeling. Zij mogen niet cumulatief zijn of met terugwerkende kracht worden toegekend en moeten medefinanciering inhouden"(artikel 109, lid 1, van het Financieel Reglement).

(6) Zie zaak T-19/95, Adia Interim/Commissie, Jurispr. 1996, blz. II-321, punten 43-47.