Straatsburg, 2 juni 2005

Geachte heer W.,

Op 4 juli 2004 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de toegang tot documenten in verband met de richtlijn elektronisch geld.

Op 26 juli 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 18 oktober 2004 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 2 november 2004 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, de volgende:

Het DG Interne markt van de Europese Commissie heeft een raadplegingsdocument gepubliceerd over de toepassing van de richtlijn elektronisch geld (1) op mobiele exploitanten, waarin de betrokken segmenten van de waardeketen uiterlijk op 16 juli 2004 om bijdragen worden verzocht. Het raadplegingsdocument heeft betrekking op wetgevingskwesties, aangezien het kan leiden tot wijzigingen van de richtlijn elektronisch geld. Bijgevolg, en onder verwijzing naar artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (2), had elk document met betrekking tot het raadplegingsdocument online beschikbaar moeten worden gesteld. Dit is echter niet gebeurd.

Klager wijst erop dat op bladzijde drie van het raadplegingsdocument melding wordt gemaakt van het Raadgevend Comité voor het bankwezen (hierna "BAC" genoemd) en een werkgroep van de BAC voor de interpretatie en toepassing van de bankrichtlijnen. De werkgroep is bekend onder het acroniem van haar titel in het Frans ("GTIAD"). Volgens dezelfde bladzijde van het raadplegingsdocument heeft de GTIAD advies uitgebracht op basis waarvan het BAC tijdens zijn vergadering van 10 december 2003 heeft geconcludeerd dat aan de voorwaarden voor toepassing van de richtlijn elektronisch geld is voldaan wanneer mobiele gebruikers producten of diensten van derden kopen en ervoor betalen met de elektronische waarde die op hun prepaidkaart is opgeslagen. Het BAC heeft de Commissie verzocht het effect van deze conclusie in overweging te nemen en de Commissie heeft het raadplegingsdocument gepubliceerd.

Om op het raadplegingsdocument te kunnen reageren, verzocht klager om toegang tot het document of de documenten van het BAC en de GTIAD over deze kwestie, en met name tot het advies van 10 december 2003. Het verzoek werd ingediend per e-mail aan het e-mailadres van de Commissie MARKT-F2@cec.eu.int op 7 juni 2004. Op 21 juni 2004 is een herinnering verzonden. Op het moment dat klager zijn klacht bij de Ombudsman indiende, had hij nog geen antwoord ontvangen.

Klager beweert dat de Commissie:

1. overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 documenten met betrekking tot het raadplegingsdocument over de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten niet online beschikbaar heeft gesteld; en

2. Heeft geen antwoord gegeven op zijn verzoek om toegang tot documenten in verband met de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten, dat was ingediend door het Raadgevend Comité voor het bankwezen (BAC) en zijn werkgroep voor de interpretatie en toepassing van de bankrichtlijnen (GTIAD).

Klager stelt dat hij toegang moet hebben tot de gevraagde documenten.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakt de Commissie samenvattend de volgende opmerkingen:

Wat betreft de bewering van klager dat de Commissie heeft nagelaten de relevante documenten online beschikbaar te stellen, erkent de Commissie dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 in beginsel algemene toegang geeft tot documenten die zijn geproduceerd door of in het bezit zijn van de EU-instellingen. Dezelfde verordening bevat echter een aantal uitzonderingen, die in artikel 4 worden opgesomd. Deze uitzonderingen hebben tot doel bepaalde openbare en particuliere belangen en het besluitvormingsproces van de Commissie te beschermen.

Artikel 4, lid 3, beperkt de toegang tot documenten "die door een instelling voor intern gebruik zijn opgesteld of door een instelling zijn ontvangen en die betrekking hebben op een aangelegenheid waarover de instelling geen besluit heeft genomen". De Commissie startte de openbare raadpleging in kwestie om verdere elementen te verzamelen die nodig zijn om de juridische en feitelijke analyse met betrekking tot de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten te voltooien. De raadpleging werd op 20 juli 2004 afgesloten en de analyse van de antwoorden vond plaats op het moment dat het advies aan de Ombudsman werd voorgelegd. De resultaten van de raadpleging zullen worden gebruikt in toekomstige besprekingen met de lidstaten (de deskundigengroep en het Europees Comité voor het bankwezen). Deze besprekingen zullen tot doel hebben de precieze reikwijdte van de activiteiten van de mobiele exploitanten op het gebied van financiële diensten vast te stellen, alsook een passende tussentijdse oplossing om op evenredige wijze wetgeving toe te passen die oorspronkelijk niet voor de telecomsector was bedoeld. De besprekingen zullen ook tot doel hebben te beslissen of en in welke mate het huidige rechtskader moet worden gewijzigd.

Het zou in dit stadium misleidend zijn om werkdocumenten en schriftelijke bijdragen van de Commissie openbaar te maken die in een voorbereidende fase door de lidstaten en het bedrijfsleven zijn opgesteld (met inbegrip van vertrouwelijke bedrijfsinformatie en juridisch advies), alsook notulen van de vergaderingen waarin verslag wordt uitgebracht van het voorlopige advies van de lidstaten. Een dergelijke openbaarmaking kan ook afbreuk doen aan de neutraliteit van toekomstige besprekingen met de lidstaten, aanleiding geven tot onevenredige of ongepaste reacties van het publiek en een negatieve invloed hebben op toekomstige debatten en wetgevingsinitiatieven.

In dit verband achtte de Commissie het passender de voorlopige interne documenten en de niet-officiële verslagen over de besprekingen vertrouwelijk te houden. Hoewel deze documenten niet rechtstreeks toegankelijk zijn, wordt in het document over de openbare raadpleging verwezen naar de voorbereidende discussie en worden de belangrijkste conclusies van de deskundigen en de Raad Buitenlandse Zaken uiteengezet.

Wat betreft de bewering van klager dat de Commissie niet heeft geantwoord op zijn verzoek om toegang tot documenten, erkent de Commissie dat zij binnen 15 werkdagen na ontvangst van het verzoek op dergelijke verzoeken moet antwoorden. De Commissie heeft de berichten van klager echter nooit ontvangen. De betrokken dienst heeft de back-upbestanden van het computersysteem gecontroleerd en heeft bevestigd dat de klager op de relevante data geen berichten naar het desbetreffende postvak heeft verzonden. Het lijkt er daarentegen op dat klager zijn verzoek niet heeft ingediend bij of gekopieerd naar de eenheid van het secretariaat-generaal van de Commissie die zich bezighoudt met de toegang tot documenten, zoals aangegeven in de gids voor toegang tot documenten (3).

De Commissie betreurt elk probleem met de toezending van de e-mails en wijst erop dat zij het verzoek van klager om toegang onmiddellijk heeft beantwoord nadat zij daarover via de klacht bij de Ombudsman was geïnformeerd, waarbij zij heeft uitgelegd dat de betrokken documenten in dit stadium niet toegankelijk zijn en heeft aangegeven waarom zij het verzoek moet afwijzen.

De Commissie voegt bij haar advies een kopie van bovengenoemd antwoord van 9 augustus 2004, waarin klager tevens wordt geïnformeerd over de mogelijkheid om binnen 15 werkdagen een confirmatief verzoek in te dienen, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen maakt klager samenvattend de volgende opmerkingen:

In de samenvatting van het raadplegingsdocument staat onder meer dat "het belangrijk is na te gaan of de richtlijn elektronisch geld nog steeds een actueel, efficiënt en passend rechtsinstrument is en of een passender rechtskader geschikter zou zijn voor exploitanten die geen traditionele uitgevers van elektronisch geld zijn". Het is derhalve duidelijk dat het raadplegingsdocument betrekking heeft op "een in het kader van een wetgevingsprocedure opgesteld of ontvangen document" als bedoeld in artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Volgens klager wordt de stelling dat het raadplegingsdocument een wetgevingskwestie betreft, bevestigd door de volgende passage in de samenvatting: "De uiteenlopende interpretaties van de besluiten van de lidstaten leiden tot verschillen in de behandeling van identieke gevallen in de EU, waardoor de goede werking van de interne markt in de sectoren financiële diensten en elektronische communicatie in het gedrang komt. Daarom is de kwestie in maart 2003 onderzocht door het Raadgevend Comité voor het bankwezen (hierna "BAC" genoemd), dat zijn werkgroep voor de interpretatie en toepassing van de bankrichtlijnen (GTIAD) opdracht heeft gegeven advies uit te brengen over de interpretatie van de relevante regels van de richtlijn elektronisch geld." Deze passage betekent niet alleen dat het advies van de BAC van het allergrootste belang werd geacht, maar ook dat, overeenkomstig artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is. Dit wordt verder bevestigd door de samenvatting, waarin ook staat dat: "Op basis van die analyse en dat advies heeft het BAC tijdens zijn vergadering van 10 december 2003 geconcludeerd dat aan de voorwaarden voor toepassing van de richtlijn elektronisch geld is voldaan wanneer een mobiele gebruiker producten of diensten van derden koopt en ervoor betaalt met de elektronische waarde die op zijn prepaidkaart is opgeslagen. Het BAC verzocht de Commissie na te denken over de gevolgen van deze conclusie voor het bedrijfsleven, praktische criteria voor het definiëren van het gebied van mobiele-telefoonactiviteiten dat onder de richtlijn elektronisch geld valt en de meest geschikte praktische oplossing om dit regelgevingskader op evenredige wijze toe te passen op "hybride" ondernemingen die zowel e-geldactiviteiten als andere activiteiten uitoefenen. Het BAC heeft de Commissie ook geadviseerd te beoordelen of de richtlijn moet worden gewijzigd."

Aangezien in de samenvatting wordt gesteld dat “bijdragen uit alle segmenten van de waardeketen in de industrie worden aangemoedigd en zullen dienen om de beoordeling van het effect dat een aanvullend regelgevingskader waarschijnlijk zal hebben op de sector elektronische communicatie af te ronden”, is de vraag dan ook waarom het cruciale advies van het BAC aan deze contribuanten is onthouden. Het was belangrijk dat de contribuanten over informatie beschikten over het evaluatieproces op basis waarvan het BAC zijn conclusie heeft getrokken.

De uitleg van de Commissie dat het advies van het BAC moet worden beschouwd als een document voor intern gebruik is onbevredigend, aangezien het advies van het BAC het belangrijkste element is dat de Commissie heeft doen besluiten de reactie van het publiek op een aanpassing van de richtlijn elektronisch geld te evalueren. De Commissie heeft derhalve artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet toegepast, waarin het volgende is bepaald: "Onverminderd de artikelen 4 en 9 worden documenten toegankelijk gemaakt voor het publiek, hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij rechtstreeks in elektronische vorm, hetzij via een register. Met name documenten die in de loop van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen, worden rechtstreeks toegankelijk gemaakt overeenkomstig artikel 12." [Onderstreping door klager.]

In antwoord op het argument van de Commissie dat zij de e-mails van klager met zijn verzoek om toegang tot documenten niet heeft ontvangen, verstrekt klager kopieën van de e-mails in kwestie en een zeefdruk met de artikelen die tussen 6 en 22 juni 2004 vanaf zijn e-mailaccount zijn verzonden. Volgens klager blijkt uit de zeefdruk dat hij in dezelfde periode ook e-mails heeft gestuurd naar leden van het Europees Parlement en naar het DG Informatiemaatschappij van de Commissie, dit laatste via dezelfde server als zijn e-mails aan de Commissie met het verzoek om toegang tot documenten. Volgens klager is dit bewijsmateriaal in tegenspraak met de verklaring van de Commissie dat er op 7 en 21 juni 2004 geen e-mails van klager zijn ontvangen.

Bovendien heeft klager de Commissie op 15 juli 2004 opmerkingen over het raadplegingsdocument toegezonden. Deze opmerkingen werden gemaakt door het Belgische bedrijf Heureka. Klager voegt bij zijn opmerkingen een zeefdruk om aan te tonen dat de e-mail in kwestie is verzonden. Twee leden van het Europees Parlement, aan wie de opmerkingen op dezelfde dag werden toegezonden, bevestigden de ontvangst. De bijdrage van Heureka komt echter niet voor in de lijst van bijdragen die de Commissie op haar website heeft gepubliceerd (4), wat betekent dat de Commissie de e-mail met de opmerkingen niet heeft ontvangen. Klager merkt op dat er geen andere optie was dan de opmerkingen naar het e-mailadres MARKT-F2@cec.eu.int te sturen en stelt dat de Commissie daarom verplicht was alles in het werk te stellen om de ontvangst van de haar toegezonden e-mails te garanderen.

Klager vraagt zich af of zijn verzoek om toegang en de opmerkingen van Heureka over het raadplegingsdocument ongewenst genoeg waren om opzettelijk door de Commissie te worden afgewezen.

BESLUIT

1 Vermeend verzuim om documenten online beschikbaar te stellen

1.1 De klacht heeft betrekking op de toegang tot documenten in verband met de richtlijn elektronisch geld (5). De klager stelt dat de Europese Commissie een raadplegingsdocument heeft gepubliceerd over de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten, waarin bijdragen van de betrokken segmenten van de waardeketen worden gevraagd. Volgens de klager heeft het raadplegingsdocument betrekking op wetgevingskwesties, aangezien het kan leiden tot wijzigingen van de richtlijn elektronisch geld. De Commissie baseerde haar raadplegingsdocument op de conclusie van het Raadgevend Comité voor het bankwezen (BAC) dat aan de voorwaarden voor toepassing van de richtlijn elektronisch geld is voldaan als mobiele gebruikers producten of diensten van derden kopen en ervoor betalen met de elektronische waarde die op hun prepaidkaart is opgeslagen. Deze conclusie werd getrokken op basis van het advies van de werkgroep voor de interpretatie en toepassing van de bankrichtlijnen (GTIAD). Onder verwijzing naar artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (6) voert klager aan dat elk document met betrekking tot het raadplegingsdocument, zoals de conclusies en het advies van het BAC, online beschikbaar had moeten worden gesteld. Dit is echter niet gebeurd. Klager beweert dat de Commissie heeft verzuimd om overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 documenten met betrekking tot het raadplegingsdocument over de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten online beschikbaar te stellen.

1.2 De Commissie stelt dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 weliswaar in beginsel algemene toegang tot documenten verleent, maar dat dezelfde verordening ook een aantal uitzonderingen bevat, die in artikel 4 van die verordening worden opgesomd. Deze uitzonderingen hebben tot doel bepaalde openbare en particuliere belangen en het besluitvormingsproces van de Commissie te beschermen. Artikel 4, lid 3, beperkt de toegang tot documenten "die door een instelling voor intern gebruik zijn opgesteld of door een instelling zijn ontvangen en die betrekking hebben op een aangelegenheid waarover de instelling geen besluit heeft genomen". De Commissie startte de openbare raadpleging in kwestie om verdere elementen te verzamelen die nodig zijn om de juridische en feitelijke analyse met betrekking tot de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten te voltooien. De resultaten van de raadpleging zullen in de toekomstige discussie met de lidstaten worden gebruikt om onder meer een passende tussentijdse oplossing vast te stellen voor de evenredige toepassing van wetgeving die oorspronkelijk niet voor de telecomsector was bedoeld, en om te beslissen of en in welke mate het huidige rechtskader moet worden gewijzigd. Het openbaar maken van werkdocumenten en schriftelijke bijdragen van de Commissie die in een voorbereidende fase door de lidstaten en het bedrijfsleven zijn opgesteld, zou in dit stadium misleidend zijn en afbreuk kunnen doen aan de neutraliteit van toekomstige besprekingen met de lidstaten, onevenredige of ongepaste reacties van het publiek teweegbrengen en een negatieve invloed hebben op toekomstige debatten en wetgevingsinitiatieven. In dit verband achtte de Commissie het passender de voorlopige interne documenten vertrouwelijk te houden. Hoewel deze documenten niet rechtstreeks toegankelijk zijn, wordt in het document over de openbare raadpleging verwezen naar de voorbereidende discussie en worden de belangrijkste conclusies van de deskundigen en de Raad Buitenlandse Zaken uiteengezet.

1.3 In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie stelt klager dat de samenvatting van het raadplegingsdocument duidelijk maakt dat het gaat om "een document dat is opgesteld of ontvangen in de loop van een wetgevingsprocedure" als bedoeld in artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Aangezien in het raadplegingsdocument wordt gesteld dat “bijdragen uit alle segmenten van de waardeketen in de industrie worden aangemoedigd en zullen dienen om de beoordeling van het effect dat een aanvullend regelgevingskader waarschijnlijk zal hebben op de sector elektronische communicatie af te ronden”, hadden deze contribuanten bovendien informatie nodig over het evaluatieproces op basis waarvan het BAC zijn conclusie heeft getrokken. De uitleg van de Commissie dat het advies van het BAC moet worden beschouwd als een document voor intern gebruik is onbevredigend, aangezien dit advies het belangrijkste element is dat de Commissie heeft doen besluiten de reactie van het publiek op een aanpassing van de richtlijn elektronisch geld te evalueren. De Commissie heeft derhalve artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet toegepast, waarin het volgende is bepaald: "Onverminderd de artikelen 4 en 9 worden documenten toegankelijk gemaakt voor het publiek, hetzij via een schriftelijk verzoek, hetzij rechtstreeks in elektronische vorm, hetzij via een register. Met name documenten die in de loop van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen, worden rechtstreeks toegankelijk gemaakt overeenkomstig artikel 12." [Onderstreping door klager.]

1.4 De Ombudsman merkt op dat, overeenkomstig artikel 2, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, "onverminderd de artikelen 4 en 9, documenten hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij rechtstreeks in elektronische vorm voor het publiek toegankelijk worden gemaakt. /.../ Met name documenten die in de loop van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen, worden rechtstreeks toegankelijk gemaakt overeenkomstig artikel 12."

1.5 De Ombudsman merkt ook op dat artikel 12, lid 2, van de verordening bepaalt dat "[i]n het bijzonder [...] wetgevingsdocumenten, dat wil zeggen documenten die zijn opgesteld of ontvangen in het kader van procedures voor de vaststelling van handelingen die juridisch bindend zijn in of voor de lidstaten, rechtstreeks toegankelijk [moeten] worden gemaakt, met inachtneming van de artikelen 4 en 9." De Ombudsman is derhalve van mening dat de verplichting om een wetgevingsdocument online beschikbaar te stellen niet ontstaat indien een of meer van de in artikel 4 van de verordening vastgestelde uitzonderingen op de toegang van het publiek op het betrokken document van toepassing zijn (7).

1.6 De Ombudsman ziet de opzet van Verordening (EG) nr. 1049/2001 dan ook als een verplichting voor de Commissie om zowel het initiatief te nemen om wetgevingsdocumenten met name online te plaatsen, als om te reageren op verzoeken om toegang tot documenten die nog niet eerder online beschikbaar zijn gesteld. In beide gevallen moet de Commissie de mogelijke toepassing van de uitzonderingen van artikel 4 op de betrokken documenten onderzoeken.

1.7 De Ombudsman merkt op dat de Commissie de argumenten van klager dat de documenten waarop dit onderzoek betrekking heeft, documenten zijn die in de loop van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen, niet lijkt te betwisten. De Ombudsman neemt ook nota van het argument van de Commissie dat zij het passend achtte de betrokken documenten vertrouwelijk te houden, onder verwijzing naar de uitzondering van artikel 4, lid 3, van de verordening. De Commissie geeft een lijst van redenen waarom zij artikel 4, lid 3, van toepassing acht.

1.8 De Ombudsman vindt deze redenen niet geheel overtuigend, met name wat betreft de argumenten dat openbaarmaking "misleidend" zou zijn of zou kunnen leiden tot "onevenredige of ongepaste reacties van het publiek". De Ombudsman is van mening dat deze argumenten in strijd lijken te zijn met het in de tweede overweging van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde idee dat "[o]penness de burgers in staat stelt nauwer deel te nemen aan het besluitvormingsproces en garandeert dat de administratie meer legitimiteit geniet en doeltreffender is en meer verantwoording aflegt aan de burger in een democratisch systeem."

1.9 De Ombudsman is echter van mening dat in de algemene opzet van Verordening (EG) nr. 1049/2001 het recht van burgers om toegang te vragen tot een document dat niet openbaar is gemaakt en om een eventuele weigering van een confirmatief verzoek aan te vechten, het belangrijkste mechanisme is om een zo ruim mogelijke toegang van het publiek tot documenten van de instellingen te waarborgen.

1.10 De Ombudsman is derhalve van mening dat het onevenredig en onpraktisch zou zijn om van de Commissie te verlangen dat zij bij de beoordeling of een wetgevingsdocument waartoe nog geen toegang is verleend, rechtstreeks online toegankelijk moet worden gemaakt, dezelfde diepgaande juridische analyse uitvoert als bij de behandeling van een verzoek en/of een confirmatief verzoek om toegang van het publiek tot een document.

1.11 De Ombudsman is op basis van het beschikbare bewijsmateriaal van mening dat de Commissie daadwerkelijk lijkt te hebben overwogen of de documenten in kwestie rechtstreeks online toegankelijk moeten worden gemaakt. De Ombudsman merkt ook op dat klager gebruik heeft gemaakt van zijn recht om een schriftelijk verzoek om toegang tot de betrokken documenten in te dienen en de gelegenheid heeft gehad om een confirmatief verzoek in te dienen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de klacht niet gerechtvaardigd is.

1.12 De Ombudsman herinnert eraan dat het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen de hoogste autoriteit is op het gebied van de interpretatie van het Gemeenschapsrecht.

2 Vermeend verzuim om te antwoorden op het verzoek om toegang tot documenten

2.1 Om te kunnen reageren op het raadplegingsdocument van de Commissie heeft klager verzocht om toegang tot het document of de documenten van het BAC en de GTIAD ter zake, en met name tot het advies van 10 december 2003. Het verzoek werd gedaan in een e-mail aan het e-mailadres van de Commissie MARKT-F2@cec.eu.int op 7 juni 2004, met een herinnering op 21 juni 2004. Op het moment dat klager zijn klacht bij de Ombudsman indiende, had hij nog geen antwoord ontvangen. Klager beweert dat de Commissie geen antwoord heeft gegeven op zijn verzoek om toegang tot documenten in verband met de toepassing van de richtlijn elektronisch geld op mobiele exploitanten, dat is ingediend door het Raadgevend Comité voor het bankwezen (BAC) en zijn werkgroep voor de interpretatie en toepassing van de bankrichtlijnen (GTIAD).

2.2 De Commissie voert aan dat zij de berichten van klager nooit heeft ontvangen. De betrokken dienst heeft de back-upbestanden van het computersysteem gecontroleerd en heeft bevestigd dat de klager op de relevante data geen berichten naar het desbetreffende postvak heeft verzonden. De Commissie betreurt elk probleem met de toezending van de e-mails en wijst erop dat zij het verzoek van klager om toegang onmiddellijk heeft beantwoord nadat zij daarover via de klacht bij de Ombudsman was geïnformeerd, waarbij zij heeft uitgelegd dat de betrokken documenten in dit stadium niet toegankelijk zijn en heeft aangegeven waarom zij het verzoek moet afwijzen.

2.3 Bij zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie voegt klager een zeefdruk waaruit blijkt dat hij in de periode van 6 tot en met 22 juni 2004 ook e-mails heeft gestuurd naar leden van het Europees Parlement en het DG Informatiemaatschappij van de Commissie, dit laatste via dezelfde server als zijn e-mails aan de Commissie met het verzoek om toegang tot documenten. Volgens klager is dit bewijsmateriaal in tegenspraak met de verklaring van de Commissie dat er op 7 en 21 juni 2004 geen e-mails van klager zijn ontvangen. Klager voert ook aan dat hij de Commissie op 15 juli 2004 opmerkingen over het raadplegingsdocument heeft toegezonden. Deze opmerkingen werden gemaakt door het bedrijf Heureka. Twee leden van het Europees Parlement, aan wie de opmerkingen op dezelfde dag werden toegezonden, bevestigden de ontvangst. De bijdrage van Heureka komt echter niet voor in de lijst van bijdragen die de Commissie op haar website heeft gepubliceerd (8), wat betekent dat de Commissie de e-mail met de opmerkingen niet heeft ontvangen. Klager merkt op dat er geen andere optie was dan de opmerkingen naar het e-mailadres MARKT-F2@cec.eu.int te sturen en dat de Commissie derhalve verplicht was alles in het werk te stellen om de ontvangst van de haar toegezonden e-mails te garanderen. Klager vraagt zich ook af of zijn verzoek om toegang en de opmerkingen van Heureka over het raadplegingsdocument ongewenst genoeg waren om opzettelijk door de Commissie te worden afgewezen.

2.4 De Ombudsman neemt nota van de tegengestelde argumenten van de partijen, namelijk het argument van klager dat hij de Commissie per e-mail een verzoek om toegang tot documenten heeft toegezonden, en het argument van de Commissie dat zij de betrokken e-mailberichten nooit heeft ontvangen. Wat betreft het door klager aangevoerde bewijs dat in tegenspraak is met het argument van de Commissie, beschouwt de Ombudsman het feit dat de e-mails zijn verzonden niet als afdoende bewijs dat dezelfde berichten ook door de geadresseerde zijn ontvangen. Evenmin heeft de Ombudsman aanwijzingen gevonden dat de e-mails van klager opzettelijk door de Commissie zijn weggegooid. Bovendien lijkt de Commissie, na via de klacht bij de Ombudsman op de hoogte te zijn gesteld van het verzoek om toegang tot documenten, onmiddellijk actie te hebben ondernomen om het verzoek van klager te beantwoorden en hem te informeren over de mogelijkheid om een confirmatief verzoek in te dienen, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001. De Ombudsman constateert derhalve geen wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de klacht.

3 Het argument van de klager

3.1 In zijn klacht stelt klager dat hij toegang moet hebben tot de gevraagde documenten.

3.2 De Commissie wijst erop dat zij het verzoek van klager om toegang onmiddellijk heeft beantwoord nadat zij via de klacht bij de Ombudsman hierover was geïnformeerd, waarbij zij heeft uitgelegd dat de betrokken documenten in dit stadium niet toegankelijk zijn en heeft aangegeven waarom zij het verzoek moet afwijzen. De Ombudsman merkt op dat de Commissie klager ook heeft geïnformeerd over de mogelijkheid om binnen 15 werkdagen een confirmatief verzoek in te dienen, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001.

3.3 De Ombudsman merkt ook op dat volgens artikel 8 van de verordening een afwijzing van een confirmatief verzoek de verzoeker het recht geeft zich ter zake tot de rechter of tot de Ombudsman te wenden. Het is echter noodzakelijk om aan de procedurele vereisten van de verordening te voldoen voordat een weigering wordt aangevochten. De Ombudsman heeft geen informatie over de vraag of de klager de procedurele vereisten van de verordening heeft nageleefd door een confirmatief verzoek in te dienen. Gezien het bovenstaande acht de Ombudsman het niet gerechtvaardigd om het verzoek van klager in het kader van dit onderzoek te behandelen.

3.4 De Ombudsman merkt echter op dat klager de mogelijkheid heeft om een nieuw verzoek om toegang tot documenten in te dienen, met name als hij van mening is dat de omstandigheden op grond waarvan de toegang oorspronkelijk werd geweigerd, zijn gewijzigd.

4 Conclusie

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht is de Ombudsman van oordeel dat geen verder onderzoek gerechtvaardigd is met betrekking tot de eerste bewering van klager en de daarmee verband houdende bewering en dat er geen sprake lijkt te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de tweede bewering. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Richtlijn 2000/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 september 2000 betreffende de toegang tot, de uitoefening van en het prudentieel toezicht op de werkzaamheden van instellingen voor elektronisch geld.

(2) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

(3) Bladzijde 13 van de gids van de Commissie voor toegang tot documenten, beschikbaar op: http://www.europa.eu/comm/secretariat_general/sgc/acc_doc/docs/en.pdf

(4) http://www.europa.eu/comm/internal_market/bank/e-money/index_en.htm.

(5) Richtlijn 2000/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 18 september 2000 betreffende de toegang tot, de uitoefening van en het prudentieel toezicht op de werkzaamheden van instellingen voor elektronisch geld.

(6) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie.

(7) Artikel 9 heeft betrekking op gevoelige documenten en is in casu niet door de Commissie ingeroepen. De analyse van de Ombudsman richt zich daarom op de interactie tussen de verplichting om wetgevingsdocumenten met name online beschikbaar te stellen en de uitzonderingen van artikel 4.

(8) http://www.europa.eu/comm/internal_market/bank/e-money/index_en.htm.