Straatsburg, 14 december 2004

Beste X.,

Op 1 maart 2004 heeft u een klacht ingediend tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie over de organisatie van vergelijkend onderzoek EPSO/A/11/03 (1).

Op 31 maart 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de directeur van EPSO. EPSO heeft op 12 juli 2004 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met de uitnodiging om uiterlijk eind augustus 2004 opmerkingen te maken, indien u dat wenst. Het lijkt erop dat ik geen opmerkingen van u heb ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager diende een aanvraag in om deel te nemen aan vergelijkend onderzoek EPSO/A/11/03, georganiseerd door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) om een reservepool te vormen voor de aanwerving van assistent-administrateurs op het gebied van auditing.

Vóór de voorselectietests heeft EPSO alle kandidaten een e-mail gestuurd met de mededeling dat zij desgewenst uiterlijk op 9 februari 2004 de keuze van de talen waarin zij aan het vergelijkend onderzoek zouden deelnemen, konden wijzigen. Volgens klager heeft hij deze mededeling niet ontvangen. Voorts benadrukte hij dat hij wegens technische problemen op de webpagina van EPSO gedurende vele weken geen toegang had tot zijn onlinedossier en dat hij in dit verband meermaals contact had opgenomen met de bevoegde diensten.

Toen hij uiteindelijk toegang had tot zijn onlinedossier en kennis kreeg van bovengenoemde e-mail, nam klager op 19 februari 2004 contact op met EPSO en verzocht hij om de taalkeuze die hij bij de inschrijving voor het vergelijkend onderzoek had gemaakt, te wijzigen. Klager legde EPSO uit dat hij zijn verzoek na de uiterste datum van 9 februari 2004 had ingediend omdat hij nooit de mededeling van het Bureau aan alle kandidaten had ontvangen en omdat hij gedurende vele weken geen toegang had gehad tot zijn onlinedossier. Op 1 maart 2004 wees EPSO het verzoek van klager af.

In zijn klacht voerde klager aan dat EPSO geen gelijke kansen voor alle kandidaten had gewaarborgd, aangezien i) hij nooit de mededeling had ontvangen waarmee EPSO alle kandidaten meedeelde dat zij de mogelijkheid hadden om de keuze van de taal waarin zij het vergelijkend onderzoek zouden uitvoeren, te wijzigen en ii) hij wegens technische problemen op de webpagina van EPSO gedurende enkele weken geen toegang had tot zijn onlinedossier.

Klager verzocht EPSO in te gaan op zijn verzoek van 19 februari 2004 om de keuze van de talen waarin hij het vergelijkend onderzoek zou uitvoeren, te wijzigen.

Het onderzoek

Advies van het Europees Bureau voor personeelsselectie

In zijn advies over de klacht maakte EPSO de volgende opmerkingen:

op 3 februari 2004 was de aankondiging van vergelijkend onderzoek EPSO/A/11/03, gepubliceerd in het Publicatieblad van 31 juli 2003, het voorwerp geweest van een rectificatie, volgens welke de kandidaten de keuze van de talen waarin zij de examens na 9 februari 2004 zouden afleggen, niet konden wijzigen.

Overeenkomstig punt A.II.3 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek moesten de kandidaten een grondige kennis hebben van een van de officiële talen van de Europese Unie (taal 1) en een bevredigende kennis van een tweede van deze talen (taal 2). De examens a), b) en c) moesten worden afgenomen in de tweede taal die elke kandidaat had gekozen en die op zijn elektronische inschrijvingsformulier was vermeld (2), terwijl de schriftelijke examens moesten worden afgenomen in de eerste taal van de kandidaten (punt B.1 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek).

Klager vroeg het vergelijkend onderzoek aan binnen de termijn van 30 september 2003. Hij koos Frans als "taal 1" en Italiaans als "taal 2".

Op 26 januari 2004 heeft EPSO alle kandidaten een e-mail gestuurd met het verzoek hun taalkeuze te controleren en eventuele wijzigingen uiterlijk op 9 februari 2004 mee te delen. Op 3 februari 2004 is deze informatie bekendgemaakt in het Publicatieblad (3).

Op 18 of 19 februari 2004 nam klager telefonisch contact op met EPSO en benadrukte hij dat hij de gegevens was vergeten die nodig waren om toegang te krijgen tot zijn onlinedossier. Op 19 februari 2004 heeft de webmaster van EPSO klager de login en het wachtwoord verstrekt die hij bij de registratie had opgegeven om toegang te krijgen tot haar onlinedossier. Op dezelfde datum deelde klager EPSO mee dat hij de afgelopen twee weken technische problemen had ondervonden bij de toegang tot zijn dossier. Gezien deze problemen en het feit dat hij de e-mail van EPSO van 26 januari 2004 nooit had ontvangen, verzocht klager EPSO in te stemmen met zijn verzoek om de keuze van de talen waarin hij deel zou nemen aan het vergelijkend onderzoek te wijzigen, hoewel dit verzoek na de uiterste datum werd ingediend.

EPSO legde klager uit dat hij geen toegang had tot zijn dossier omdat hij zowel de login als het wachtwoord was vergeten en dat na verificatie bleek dat er tijdens de betrokken periode geen technische problemen waren geweest. EPSO deelde klager ook mee dat, om de gelijke behandeling van alle kandidaten te waarborgen, zijn verzoek om de keuze van de talen waarin hij deel zou nemen aan het vergelijkend onderzoek te wijzigen, niet kon worden aanvaard omdat het na de uiterste datum werd ingediend.

Voorts benadrukte EPSO dat klager tussen het tijdstip van zijn inschrijving, vóór eind september 2003, en de geplande datum voor de voorselectietests (maart 2004) voldoende tijd had gehad om overeenkomstig de instructies in de Help-handleiding en in de Gids voor kandidaten, die beide beschikbaar zijn op de website van EPSO, na te gaan of hij toegang had tot zijn dossier. Klager bleek tweemaal contact te hebben opgenomen met EPSO. De eerste keer was op 26 september 2003 om te controleren of zijn inschrijving was ontvangen. EPSO antwoordde hem dezelfde dag nog en deelde klager mee dat zijn kandidatuur was ontvangen. EPSO gaf klager zijn registratienummer en deelde hem mee dat de webmaster een deel van de gegevens die hij in het verkeerde vak van zijn registratieformulier had geplaatst, had gecorrigeerd. De tweede keer was in februari 2004 (18 of 19), telefonisch, toen klager EPSO meedeelde dat hij de gegevens was vergeten die nodig waren om toegang te krijgen tot zijn onlinedossier.

Toen klager EPSO een kopie toezond van de klacht die hij bij de Ombudsman had ingediend, heeft het Bureau het dossier van klager opnieuw onderzocht om na te gaan waarom hij, zoals klager beweert, de mededeling van 26 januari 2004 niet had ontvangen. Toen hij zich online had geregistreerd, bleek dat klager het verkeerde e-mailadres had opgegeven. EPSO wees erop dat de kandidaten als enige verantwoordelijk zijn voor de informatie in hun eigen dossier.

EPSO wees er ten slotte op dat alle kandidaten die na de uiterste datum van 9 februari 2004 een verzoek hadden ingediend om de keuze van de talen waarin het vergelijkend onderzoek moet worden gehouden, te wijzigen, hetzelfde negatieve antwoord hadden ontvangen.

Opmerkingen van klager

Klager heeft geen opmerkingen over het standpunt van EPSO ontvangen.

BESLUIT

1 Vermeend verzuim van EPSO om het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten te waarborgen

1.1 In september 2003 diende klager een aanvraag in om deel te nemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/A/11/03. Op 26 januari 2004, vóór de voorselectietests, heeft EPSO alle kandidaten een e-mail gestuurd met het verzoek om hun taalkeuze voor het vergelijkend onderzoek te controleren en eventuele wijzigingen uiterlijk op 9 februari 2004 mee te delen.

1.2 In zijn klacht beweerde klager dat EPSO niet had gezorgd voor gelijke kansen voor alle kandidaten, aangezien i) hij nooit de mededeling had ontvangen waarmee EPSO alle kandidaten meedeelde dat zij de mogelijkheid hadden om de keuze van de taal waarin zij aan het vergelijkend onderzoek wensten deel te nemen, te wijzigen en ii) hij wegens technische problemen op de website van EPSO gedurende enkele weken geen toegang had gehad tot zijn onlinedossier.

1.3 In zijn advies verklaarde EPSO dat het, toen het een kopie van de klacht van klager bij de Ombudsman had ontvangen, het dossier van klager opnieuw had onderzocht om na te gaan waarom hij de mededeling van 26 januari 2004 niet had ontvangen. Uit dit heronderzoek van het dossier van klager bleek dat klager bij zijn online-inschrijving het verkeerde e-mailadres had opgegeven.

Voorts voerde EPSO aan dat er tijdens de door klager aangegeven periode geen technische problemen waren geweest die hem hadden kunnen beletten toegang te krijgen tot zijn onlinedossier. Indien hij problemen had gehad met de toegang tot zijn onlinedossier, was dit te wijten aan het feit dat hij, zoals klager zelf had erkend tijdens een telefoongesprek met de diensten van EPSO op 18 of 19 februari 2004, de desbetreffende login en het wachtwoord was vergeten.

EPSO kon derhalve niet instemmen met het late verzoek van klager om de keuze van de talen waarin zij het vergelijkend onderzoek zou houden, te wijzigen. Volgens EPSO hadden alle kandidaten die na de uiterste datum van 9 februari 2004 hadden verzocht om wijziging van de taalkeuze voor het vergelijkend onderzoek, hetzelfde negatieve antwoord ontvangen.

1.4 De Ombudsman merkt op dat EPSO in zijn advies een gedetailleerde toelichting heeft gegeven op zowel de werking van de online-inschrijving als de relevante regels waaraan kandidaten van vergelijkend onderzoek EPSO/A/11/03 moesten voldoen. Hij merkt ook op dat EPSO een redelijke verklaring heeft gegeven voor wat er in de zaak van klager is gebeurd, en dat deze deze verklaring niet heeft betwist.

1.5 Op basis van de informatie die hij in het kader van zijn onderzoek naar deze klacht heeft verkregen, is de Ombudsman van mening dat klager zijn bewering dat EPSO de gelijke behandeling van kandidaten niet had gewaarborgd, niet heeft aangetoond.

1.6 Het lijkt er dus op dat er geen sprake is geweest van wanbeheer door EPSO met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2 De vordering van klager

2.1 Klager verzocht EPSO in te gaan op zijn verzoek van 19 februari 2004 om de keuze van de talen waarin hij aan het vergelijkend onderzoek wenste deel te nemen, te wijzigen.

2.2 Op basis van de conclusie in punt 1.6 van dit besluit is de Ombudsman van mening dat EPSO, door het verzoek van klager tot wijziging van de keuze van de talen waarin hij wenste deel te nemen aan het vergelijkend onderzoek af te wijzen op grond van het feit dat dit verzoek na de daartoe gestelde termijn is gedaan, niet onredelijk heeft gehandeld en dat het verzoek van klager derhalve niet kan worden gehonoreerd.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door EPSO. De Ombudsman sluit daarom de zaak. De directeur van EPSO zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB C 180 A van 31 juli 2003, blz. 1-10.

(2) Aanmelden voor vergelijkend onderzoek EPSO/A/11/03 was alleen online mogelijk via de website van EPSO.

(3) PB C 29 A/1 van 3 februari 2004, blz. 1.