Geachte heer X,

U heeft onlangs een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO). In uw klacht stelt u dat er sprake is van “onnodige vertragingen, aantoonbare inefficiënties en onduidelijke communicatie” bij de wijze waarop EPSO omgaat met de organisatie van selectieprocedures. Meer in het bijzonder heeft u bezwaar tegen de organisatie van de selectieprocedure EPSO/AD/402/23-2 [1] en tegen het besluit van mei 2024 om de sollicitatie- en testprocedure te heropenen. U maakt ook bezwaar tegen het besluit van EPSO om uw klacht in verband met technische problemen die u tijdens de daaropvolgende testsessie van deze selectieprocedure in januari 2025 hebt ondervonden, af te wijzen. U stelt dat EPSO geen rekening heeft gehouden met het feit dat de testaanbieder heeft bevestigd dat zich een probleem voordeed dat verband hield met de „testomgeving” zelf.

Wat betreft het besluit van EPSO om de selectieprocedure EPSO/AD/402/23-2 te heropenen voor sollicitaties en tests, hebben wij geconcludeerd dat er geen sprake was van wanbeheer door EPSO. Dit is om de volgende redenen het geval.

Volgens de toepasselijke rechtspraak [2] is EPSO niet verplicht een selectieprocedure zoals oorspronkelijk gepubliceerd af te ronden, mits het besluit om de selectieprocedure geheel of gedeeltelijk te annuleren op objectieve en toereikende gronden berust [3]. De redenen voor het besluit van EPSO om de selectieprocedure te heropenen zijn uiteengezet in de wijziging van de aankondiging van vergelijkend onderzoek [4]. In de aankondiging wordt verwezen naar het grote aantal technische problemen dat zich tijdens de eerste tests op afstand in oktober 2023 heeft voorgedaan, wat heeft geleid tot het uitstel van de selectieprocedure, en naar de mogelijkheid om de selectieprocedure af te stemmen op een volledige “24-talige regeling”.

Hoewel dit heeft geleid tot wat u beschouwt als buitensporige vertragingen, en hoewel wij constateren dat u ontevreden bent over de manier waarop EPSO over deze situatie heeft gecommuniceerd, is de Ombudsman van mening dat EPSO objectieve en toereikende redenen voor het besluit heeft gegeven.

Wat betreft de wijze waarop EPSO uw klacht over technische kwesties heeft behandeld, stellen wij op basis van de in uw klacht verstrekte informatie vast dat er geen sprake was van wanbeheer door EPSO.

Zoals EPSO heeft opgemerkt, vereisen de instructies voor tests op afstand dat kandidaten voorafgaand aan de tests voor elke selectieprocedure waaraan zij deelnemen, een “verplichte controle van de technische vereisten” uitvoeren. In de instructies is ook bepaald dat elk probleem dat tijdens tests op afstand wordt ondervonden, telefonisch (en niet per e-mail, zoals u deed) aan de testaanbieder moet worden gemeld [5].

Hoewel de gedeeltelijke schermafbeelding van uw uitwisselingen met de testaanbieder die u in uw klacht hebt gedeeld, de bevestiging lijkt te bevatten dat een probleem van invloed was op de “testomgeving”, lijkt het erop dat u de technische controle niet vóór de test hebt uitgevoerd. Zoals de Ombudsman eerder heeft vastgesteld [6], doet het feit dat een kandidaat in een vorige EPSO-selectieprocedure wellicht al tests heeft afgelegd zonder met technische problemen te worden geconfronteerd, niets af aan het feit dat kandidaten verplicht zijn de technische controle voor latere selectieprocedures of tests op afstand uit te voeren. Bovendien lijkt het erop dat u het proces van telefonische melding aan de testprovider van de problemen waarmee u werd geconfronteerd, niet hebt voltooid. In dit verband achten wij het standpunt van EPSO redelijk dat een kandidaat verdere pogingen moet ondernemen om de technische ondersteuning te bellen als de lijn bezet is. Door uw klacht niet verder te behandelen, heeft EPSO zijn instructies voor tests op afstand en zijn klachtenbeleid correct toegepast.

Wij vinden ook geen redenen om na te gaan wat u beschouwt als de systematische mishandeling van de door EPSO georganiseerde selectieprocedures. De reden hiervoor is dat de Ombudsman al een onderzoek op eigen initiatief [7] en verschillende onderzoeken op basis van klachten heeft uitgevoerd naar het gebruik van tests op afstand door EPSO.

EPSO zelf heeft de problemen met tests op afstand erkend en probeert deze aan te pakken, met name in het kader van een nieuwe aanbesteding voor een dienstverlener om tests op afstand uit te voeren. In de tussentijd blijft zij een aantal selectieprocedures organiseren. De Ombudsman zal blijven toezien op de wijze waarop EPSO rekening houdt met de bevindingen en suggesties die in deze onderzoeken zijn gedaan, ook zodra de nieuwe dienstverlener operationeel wordt.

Daarom hebben wij de zaak gesloten.

Met vriendelijke groet,

Tina Nilsson
Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 19/05/2025

[1] Voor de aanwerving van administrateurs op het gebied van financiële economie https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/financial-economics-administrators

[2] Zie arrest van 14 februari 1990 in zaak T-38/89, Hochbaum/Commissie, punt 15; https://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=102700&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=14411334

[3] Zie arrest van 14 april 2011 in zaak F‑113/07, Šimonis/Commissie, punt 90; https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=82081&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&%20dir=&occ=first&part=1&cid=406377

[4] Mededeling van 24 mei 2024 tot wijziging van de aankondiging van vergelijkend onderzoek voor selectieprocedure EPSO/AD/402/23 https://eur-lex.europa.eu/eli/C/2024/3223/oj

[5] Punt 4.4, lid 8, van die bijlage.

[6] Zie het besluit inzake klacht 424/2025/MAG, beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/202418

[7] OI/1/2023/VS https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317