Straatsburg, 10 december 2004

Geachte heer C.,

Op 30 oktober 2003 heeft u namens "A.N.P.B.A" ("Asociación Nacional Para la Protección y el Bienestar de los Animales") bij mij een klacht ingediend tegen de Europese Commissie wegens het niet beantwoorden van uw e-mail van 10 juli 2003.

Op 27 november 2003 hebben mijn diensten per fax contact opgenomen met de Europese Commissie om een antwoord te krijgen op uw e-mail van 10 juli 2003. Op 19 december 2003 heb ik, bij ontstentenis van een antwoord van de Commissie, besloten een onderzoek in te stellen en daarom heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie.

De Europese Commissie heeft op 13 februari 2004 advies uitgebracht. Op 16 maart 2004 heb ik u deze toegezonden met de uitnodiging om uiterlijk op 30 april 2004 opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Op 2 december 2004 hebben mijn diensten telefonisch contact met u opgenomen om na te gaan of u tevreden was met het antwoord van de Commissie. U deelde mij mee dat u van mening was dat de klacht was afgehandeld en bedankte mij voor mijn tussenkomst.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om uw klacht te behandelen.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten als volgt:

Klager is de voorzitter van een Spaanse vereniging voor de verdediging van huisdieren, genaamd A.N.P.B.A. Op 10 juli 2003 diende hij namens de vereniging A.N.P.B.A. bij de Europese Commissie (DG Onderzoek) een klacht in tegen een Spaanse universiteit.

Klager beweerde dat de Europese Commissie zijn e-mail van 10 juli 2003 niet had beantwoord.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het standpunt van de Commissie over de klacht luidde als volgt:

"Op 19 december 2003 heeft de Ombudsman de Europese Commissie in kennis gesteld van een klacht van [klager], namens A.N.P.B.A., wegens het niet beantwoorden van zijn brief van 10 juli 2003 aan "Sr. Philippe BUSTIN", maar kennelijk elektronisch verzonden aan de heer Stephen Gosden, ambtenaar van de Commissie van het directoraat-generaal Onderzoek. De Commissie betreurt het dat de heer C. zijn brief van 10 juli 2003 niet tijdig heeft beantwoord. Het is echter onmogelijk om vast te stellen of zijn brief ooit is aangekomen. Er is geen spoor in de archieven van een originele papieren versie. Ook op de computer van Gosden is geen spoor van de elektronische transmissie te vinden. Gezien de grote hoeveelheid e-mail die hij dagelijks ontvangt, herinnert Gosden zich niet meer of hij de brief van C. al dan niet heeft ontvangen en per ongeluk heeft verwijderd zonder deze te openen. Op 8 januari 2004 heeft de Commissie de bijgevoegde brief aan klager gestuurd, waarin zij haar teleurstelling uitsprak over het late antwoord en inhoudelijk antwoordde."

De Commissie heeft bij haar advies een kopie van de brief van 8 januari 2004 aan klager gevoegd.

Opmerkingen van klager

Van klager lijken geen opmerkingen te zijn ontvangen. Op 2 december 2004 hebben de diensten van de Ombudsman telefonisch contact opgenomen met klager om na te gaan of hij tevreden was met het antwoord van de Commissie. Klager deelde de Ombudsman mee dat hij van mening was dat de klacht was afgehandeld en bedankte de Ombudsman voor zijn tussenkomst.

BESLUIT

1 Het vermeende uitblijven van een antwoord op de e-mail van klager van 10 juli 2003

1.1 Klager is voorzitter van een Spaanse vereniging voor de verdediging van huisdieren, genaamd A.N.P.B.A. Op 10 juli 2003 diende hij namens de vereniging A.N.P.B.A. bij de Europese Commissie (DG Onderzoek) een klacht in tegen een Spaanse universiteit. Klager beweerde dat de Europese Commissie zijn e-mail van 10 juli 2003 niet had beantwoord.

1.2 De Commissie verklaarde dat zij het betreurde dat klager geen tijdig antwoord op zijn e-mail van 10 juli 2003 had ontvangen. Het was echter onmogelijk om vast te stellen of zijn brief ooit was aangekomen. Er was geen spoor in de archieven van een originele papieren versie. In de computer van de ambtenaar van de Commissie van het directoraat-generaal Onderzoek aan wie de e-mail was verzonden, was er ook geen spoor van de elektronische verzending. Gezien de grote hoeveelheid e-mail die hij ontving, kon de ambtenaar van de Commissie zich niet meer herinneren of hij de brief van klager al dan niet had ontvangen en per ongeluk had verwijderd zonder deze te openen. Op 8 januari 2004 heeft de Commissie klager een brief gestuurd waarin zij haar teleurstelling uitsprak over het late antwoord en inhoudelijk antwoordde.

1.3 Op 2 december 2004 hebben de diensten van de Ombudsman telefonisch contact opgenomen met klager om na te gaan of hij tevreden was met het antwoord van de Commissie. Klager deelde de Ombudsman mee dat hij van mening was dat de klacht was afgehandeld en bedankte de Ombudsman voor zijn tussenkomst. Op dezelfde dag stuurde klager een e-mail naar de Europese Ombudsman waarin hij bevestigde dat hij van mening was dat de klacht was afgehandeld en hem nogmaals bedankte voor zijn tussenkomst.

2 Conclusie

Uit de opmerkingen van de Commissie en de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en klager daarmee tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS