Straatsburg, 7 april 2004

Geachte heer S.,

Op 15 september 2003 heeft u namens Origin Motion Pictures Ltd een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen de Europese Commissie. Uw klacht heeft betrekking op de behandeling door de Commissie van een met uw bedrijf ondertekend contract (ref.: 0072DE10427UK) in het kader van het MEDIA-programma, met name het feit dat de instelling uw verzoek om verlenging van de termijn voor de terugbetaling van een via het MEDIA-programma bijgedragen lening niet naar behoren heeft onderzocht.

Op 27 oktober 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. Op 11 december 2003 heb ik het advies van de Commissie ontvangen en u het toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Ik heb uw opmerkingen ontvangen op 26 februari 2004.

Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten van de zaak, samengevat, als volgt:

De klager is de algemeen directeur van Origin Motion Pictures Ltd, een filmproductiebedrijf gevestigd in Guildford (Engeland). Het bedrijf en de Europese Commissie ondertekenden op 20 juni 2000 een contract voor de ondersteuning en ontwikkeling van een bioscoopfilm via het MEDIA-programma. Het MEDIA-programma heeft aan het project bijgedragen door middel van een zachte lening van 30.000 euro.

Het contract bepaalde dat 25 % van het bedrag moest worden terugbetaald 24 maanden na de datum van ondertekening. Het restant was pas betaalbaar toen het project het stadium van productie bereikte. Vanwege een veel langere ontwikkelingsperiode voor het project en de financiële druk op de onderneming nam de klager contact op met de verantwoordelijke diensten van het MEDIA-programma om een verlenging van de termijn voor de terugbetaling van de 25 % aan te vragen. Hoewel het verzoek vóór het geplande einde van het project in mei 2002 was ingediend, werd zelfs geen antwoord ontvangen.

Klager werd enkele maanden later ervan in kennis gesteld dat het MEDIA-programma een nieuwe consultant had gecontracteerd voor het beheer van zijn contracten, namelijk D&S MEDIA Services, waaraan klager zijn verzoek om verlenging had gericht. Hij kreeg informeel te horen dat het verzoek zou worden ingewilligd. Nadat de klager een standaardformulier voor de verlenging van het contract had ontvangen, vulde hij dit formulier in en stuurde hij het naar behoren ondertekend terug naar D&S MEDIA Services.

Op 18 februari 2003 ontving klager echter een debetnota van de Commissie voor de terugbetaling van 25% van de lening. Ondanks de inspanningen van klager om de situatie aan de verantwoordelijke diensten van de Commissie uit te leggen, lijkt het erop dat de debetnota niet is ingetrokken.

Klager voerde aan dat het MEDIA-programma inefficiënt was omdat hij hem niet had meegedeeld dat zijn consultants die verantwoordelijk waren voor het externe beheer van contracten waren gewijzigd. Het oorspronkelijke verzoek van zijn firma, dat op tijd was ingediend, werd dan ook nooit beantwoord. Het resultaat was dat hij pas na het verstrijken van de deadline (augustus 2002) contact kon opnemen met de nieuwe verantwoordelijke consultant.

Hij merkte op dat D&S MEDIA mondeling had ingestemd met zijn verzoek om verlenging van de betalingstermijn. Deze overeenkomst leek ook tot uiting te komen in de documenten die daarna aan klager werden toegezonden. Klager uitte zijn bezorgdheid over het feit dat zijn bedrijf achter het MEDIA-programma staat, aangezien de houding van het bedrijf kan worden gezien als een gebrek aan medewerking of bereidheid om hieraan te voldoen, wat van invloed kan zijn op de toekomstige mogelijkheden om steun te verkrijgen.

Klager stelt, kort samengevat, dat de Commissie,

i) nooit schriftelijk heeft geantwoord op zijn verzoeken om verlenging van de termijn voor de terugbetaling van 25 % van de zachte lening in het kader van het MEDIA-programma;

ii) inefficiënt was door Origin Motion Pictures Ltd niet mee te delen dat haar diensten de consultants die verantwoordelijk waren voor het beheer van de contracten hadden veranderd van MEDIA Assistance in D&S MEDIA;

iii) de mondelinge overeenkomst die hij met D&S MEDIA had bereikt om de termijn voor de terugbetaling van de bijstand te verlengen, niet is nagekomen.

Het onderzoek

Advies van de Europese Commissie

In haar advies van 11 december 2003 heeft de Commissie eerst de feitelijke achtergrond van de zaak toegelicht.

De instelling merkte op dat naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen die werd gepubliceerd in het kader van het Media II-programma 1996-2000 voor de ontwikkeling en distributie van Europese audiovisuele werken, financiële steun werd verleend aan New Screen Elite Ltd, vertegenwoordigd door klager. In het kader van het op 20 juni 2000 ondertekende contract (ref. 0072DE10427UK) voor een periode van drie jaar heeft de Commissie de begunstigde een bedrag van 630 000 euro toegekend voor de ontwikkeling van een audiovisueel fictiewerk getiteld "Canyonlands".

Voor de uitvoering van het programma werd de Commissie ondersteund door het bureau voor technische bijstand "Media Assistance".

De Commissie heeft zich ertoe verbonden 50 % van het bedrag te betalen bij de ondertekening van het contract en het saldo bij ontvangst en aanvaarding van een projectverslag dat de begunstigde binnen negen maanden na de ondertekening van het contract moet indienen. De begunstigde heeft zich ertoe verbonden 25 % van de toegekende steun terug te betalen binnen 24 maanden na de datum van de eerste betaling door de Commissie. Indien het project vóór het verstrijken van het contract in productie werd genomen, moest het totale steunbedrag worden terugbetaald. Indien het project niet binnen drie jaar na de ondertekening van het contract in productie is genomen, was de begunstigde verplicht een eindverslag over het project in te dienen; een verlenging van het contract met één jaar kan dan door de Commissie worden overwogen.

Op verzoek van de begunstigde werd op 22 maart 2001 door de Commissie en de klager een aanvullende overeenkomst ondertekend, waarbij rechten werden overgedragen aan Nooshin S. Films Ltd. De naam van de onderneming werd op 24 december 2001 opnieuw gewijzigd, maar zonder dat de begunstigde de Commissie hiervan in kennis stelde. Op 31 juli 2002 heeft de Commissie de begunstigde per fax om inlichtingen over dit onderwerp verzocht. Op 8 augustus 2002 heeft de begunstigde de wijziging bevestigd en verzocht om verlenging van het contract. Op 5 december 2002 ondertekenden de Commissie en klager een tweede aanvullende overeenkomst, waarbij de naam van de onderneming werd gewijzigd in Origin Motion Pictures Ltd en het contract met één jaar werd verlengd tot en met 20 juni 2004.

Wat betreft de bewering van klager dat de Commissie nooit schriftelijk heeft geantwoord op zijn verzoeken om verlenging van de termijn, merkte de instelling op dat haar diensten op 3 juli 2002 een debetnota aan klager hebben gestuurd, die deze blijkbaar niet heeft ontvangen. Klager erkende echter dat hij de brief van de Commissie van 18 februari 2003 had ontvangen, die was verzonden naar hetzelfde adres als het eerste, hoewel gericht aan een andere onderneming (Nooshin S. Films). De betalingstermijn was 31 augustus 2002.

De tweede aanvullende overeenkomst bij het contract verleende de begunstigde een verlenging van het contract met één jaar, tot en met 20 juni 2004. Het doel van deze verlenging was de begunstigde meer tijd te geven om het project te ontwikkelen en het eindverslag in te dienen. Deze verlenging had geen betrekking op de verplichting van artikel 2, lid 2, onder a), van de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het contract, op grond waarvan de begunstigde 7 500 EUR moest betalen.

De antwoorden van de Commissie hebben altijd bevestigd dat de aanvullende overeenkomst geen extra termijn voor de terugbetaling van het verschuldigde bedrag toekende en dat aanvullende termijnen alleen door de rekenplichtige van de Commissie konden worden toegekend onder bepaalde voorwaarden, zoals de betaling van rente en het stellen van een bankgarantie.

Met betrekking tot de bewering van klager dat de Commissie inefficiënt was door hem niet mee te delen dat de consultants die verantwoordelijk waren voor het beheer van de MEDIA-bijstand waren gewijzigd, merkte de instelling op dat het bureau voor technische bijstand "Media Assistance" zijn werkzaamheden op 30 juni 2001 heeft gestaakt en "D&S Media" op 1 juli 2001 heeft overgenomen. De "Mediadesks", informatienetwerken voor professionals in de audiovisuele sector, medegefinancierd door de Commissie en gevestigd in de landen die aan het programma deelnemen, maakten de benoeming van het nieuwe bureau voor technische bijstand bekend.

Ten slotte betwistte de Commissie de bewering van klager dat zij niet had voldaan aan de mondelinge overeenkomst met D&S MEDIA om de termijn voor de terugbetaling van de bijstand te verlengen. Het orgaan waarnaar wordt verwezen in artikel 5.4 van het contract, waarin is bepaald dat elke wijziging van dit contract, met inbegrip van een bijlage, geschiedt door middel van een aanvullende schriftelijke overeenkomst, die onder dezelfde voorwaarden als dit contract wordt gesloten en bij dit contract wordt gevoegd. Er hadden geen aanvullende mondelinge overeenkomsten kunnen worden gesloten om het contract te wijzigen.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen onderstreepte klager dat hij had besloten de zaak niet verder te behandelen. Hij wees erop dat Origin Motion Pictures Ltd altijd heeft volgehouden dat het zijn verplichtingen uit hoofde van het contract zou nakomen, die slechts zijn vertraagd door het conflict dat voortvloeide uit hun miscommunicatie. Na de gelegenheid te hebben gehad de zaak ter toetsing aan de Ombudsman voor te leggen, was klager nu bereid het uitstaande bedrag van 67 500 EUR aan het MEDIA-programma terug te betalen.

Klager maakte echter enkele opmerkingen over het standpunt van de Commissie, hoewel hij erop wees dat zijn opmerkingen louter ter informatie werden gemaakt.

Hij merkte op dat de Commissie had verklaard dat de onderneming van klager haar naam op 24 december 2001 had gewijzigd, maar haar diensten daarvan niet in kennis had gesteld. Klager legde uit dat hij de naamswijziging van het bedrijf onmiddellijk per fax aan Media Assistance heeft meegedeeld. Tegen die tijd had de Commissie het bureau voor technische bijstand al gewijzigd, hetgeen klager onbekend was.

Volgens klager was het onjuist te stellen dat de Commissie op 31 juli 2002 om opheldering over de naamswijziging had verzocht. Het genoemde faxbericht was slechts een standaardformulier dat door het bureau voor technische bijstand kort voor het einde van het contract werd verzonden. Dit was voor klager de eerste aanwijzing dat de Commissie via een nieuw bureau voor technische bijstand opereerde.

Klager achtte het onbetwist dat de Commissie op de een of andere manier niet doeltreffend was geweest in het meedelen van de wijziging aan de overeenkomstsluitende partijen.

Volgens klager was het voorwerp van zijn klacht het gevolg van een misverstand waarbij zowel hijzelf als de Commissie enige schuld hebben. Hij was het ermee eens dat, zoals blijkt uit het advies van de Commissie, zijn firma een aantal clausules in het contract verkeerd had geïnterpreteerd, maar was ook van mening dat de manier waarop het MEDIA-programma het probleem aanpakte niet helemaal bevredigend was geweest.

BESLUIT

Uit de aan de Ombudsman verstrekte informatie blijkt dat klager de klacht niet verder wenst te behandelen. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS