Straatsburg, 10 juli 2003

Geachte heer L.,

Op 26 november 2002 diende u namens Kreissparkasse Esslingen-Nürtingen bij de Europese Ombudsman een klacht in over het vermeende verzuim van de Europese Commissie om geldbedragen te betalen die op grond van een Phare-contract aan Prisma GmbH verschuldigd waren en die Prisma GmbH aan klager had afgestaan.

Op 9 december 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 18 februari 2003 advies uitgebracht. Ik heb het op 19 februari 2003 aan u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 26 februari 2003 hebt toegezonden.

Op 6 maart 2003 heb ik de Commissie schriftelijk om nadere informatie over de onderhavige klacht verzocht. De Commissie heeft haar antwoord op 16 april 2003 toegezonden. Ik heb het u op 22 april 2003 toegezonden met de uitnodiging om vóór 31 mei 2003 opmerkingen te maken. Er zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager is een Duitse spaarbank. Op 22 september 2000 heeft een van haar klanten, Prisma GmbH (een Duitse onderneming), twee betalingsverzoeken die zij ten aanzien van de Europese Commissie zou hebben ingediend voor respectievelijk 350 000 DM (factuur van 9 februari 2000) en 60 000 DM (factuur van 21 juli 2000), aan klager afgestaan. Volgens Prisma GmbH waren deze vorderingen gebaseerd op een Phare-overeenkomst met de vermelding "Phare 4683-17-RC-VI".

Op 21 mei 2002 heeft klager de Commissie schriftelijk in kennis gesteld van de overdracht van de vorderingen en verzocht om betaling van de bedragen. Bij faxbericht van 16 juli 2002 deelde de Commissie klager mee dat haar brief was doorgestuurd naar haar directoraat-generaal (DG) Uitbreiding. Op 30 september 2002 deelde DG Uitbreiding klager mee dat het de door klager genoemde verwijzing niet erkende. De Commissie heeft klager daarom verzocht aanvullende informatie te verstrekken (bijvoorbeeld een kopie van het contract). In zijn antwoord van 29 oktober 2002 benadrukte klager dat hij de referentie van het contract reeds had verstrekt en verzocht hij de Commissie de zaak te behandelen.

Bij faxbericht van 31 oktober 2002 heeft de Commissie opnieuw om nadere inlichtingen verzocht om haar in staat te stellen het contract te identificeren.

Op 26 november 2002 wendde klager zich tot de Ombudsman voor hulp. Volgens klager had de Commissie geen geldbedragen betaald die op grond van een Phare-contract aan Prisma GmbH verschuldigd waren en die Prisma GmbH aan klager had afgestaan.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

De Commissie werd voor het eerst op de hoogte van de kwestie rond het betrokken contract toen klager een brief had gestuurd met het verzoek om betaling van de twee facturen van 9 februari 2000 en 27 juli 2000. Op 1 augustus 2002 was klager om aanvullende informatie verzocht, aangezien de enige referentie die was verstrekt een referentienummer was ("Phare 4683-17-RC-VI").

Phare-contracten werden niet op deze manier genummerd. De referentie was niet identificeerbaar. Een kopie van het contract zou het mogelijk maken de relevante dienst van de Commissie te identificeren die daadwerkelijk de relatie met de klager of met Prisma GmbH had. Zonder het juiste contractnummer was het onmogelijk om tot een betaling over te gaan. De vereiste referentie zou in het formaat 01-0025 zijn, waarbij de eerste twee cijfers het jaar aangeven.

Interne databanken waren doorzocht, maar er waren geen contracten met betrekking tot klager of Prisma GmbH aan het licht gekomen.

Op 22 januari 2003 werd een nieuwe brief met het verzoek om inlichtingen aan klager gezonden. Helaas had klager echter niet de nodige informatie verstrekt.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen wees klager erop dat hij contact had opgenomen met de advocaat van Prisma GmbH om nadere informatie te verkrijgen. Klager heeft kopieën overgelegd van een fax die op 21 augustus 2000 door de Industrie- und Handelskammer Bayreuth aan Prisma GmbH was gezonden en van een brief van 2 oktober 2001 van een Duitse advocaat aan Prisma GmbH. Volgens deze documenten was de kwestie in 2000/2001 besproken met Dr. Truijens van DG Landbouw (voorheen DG VI) en met Gösta Persson van de diensten van de Commissie. Klager was van mening dat het mogelijk moet zijn de zaak op basis van deze informatie te verduidelijken.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

De Ombudsman vroeg de Commissie derhalve of zij de betrokken overeenkomst kon identificeren op basis van de aanvullende informatie in de opmerkingen van klager.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord wees de Commissie erop dat Dr. Truijens en de heer Gösta Persson niet langer in dienst van de Commissie waren. Zij was van mening dat indien er schriftelijke correspondentie met de betrokken personen beschikbaar zou zijn, deze in de relevante dossiers van de Commissie zou staan (wat niet het geval was) of in het bezit zou zijn van de klager.

De Commissie benadrukte opnieuw dat de door klager verstrekte referentie van het contract niet herkenbaar was en dat een kopie van het contract de Commissie in staat zou stellen de zaak op te helderen. Zij voegde daaraan toe dat zij klager had verzocht de documentatie te verstrekken die zij nodig had om na te gaan of de Commissie bedragen verschuldigd was. Volgens de Commissie leek een voortzetting van de correspondentie met klager, bij gebrek aan de informatie waarom de diensten van de Commissie hadden verzocht, niet nuttig.

Opmerkingen van klager

Een kopie van dit antwoord werd aan klager toegezonden. Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 Niet-betaling van bedragen die op grond van het Phare-contract verschuldigd zouden zijn

Klager, een Duitse bank, voerde aan dat de Commissie twee geldbedragen die op grond van een Phare-contract aan een Duitse onderneming, Prisma GmbH, verschuldigd waren, niet had betaald en dat Prisma GmbH aan klager had afgestaan.

De Commissie antwoordde dat noch de referentie van de overeenkomst die klager had verstrekt ("Phare 4683-17-RC-VI"), noch de aanvullende informatie die deze laatste tijdens het onderzoek van de Ombudsman had verstrekt, haar in staat had gesteld de overeenkomst te identificeren. Volgens de Commissie was dus een kopie van het desbetreffende contract vereist en had de Commissie klager herhaaldelijk verzocht dit document te verstrekken.

De Ombudsman merkt op dat de Commissie lijkt te hebben getracht het contract te identificeren op basis van de beperkte aanwijzingen die klager heeft verstrekt, zonder dat zij dit echter heeft kunnen doen. In deze omstandigheden lijkt het standpunt van de Commissie dat de klager een kopie van het betrokken contract moet overleggen om te kunnen nagaan of de Commissie bedragen verschuldigd was, redelijk.

Op basis van het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat er geen sprake is van wanbeheer door de Commissie.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS