Beste Dr. K.,

Op 15 april 2002 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over het vermeende verzuim van de Europese Commissie om u toegang te verlenen tot haar dossier.

Op 29 april 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie.

Op 26 juni 2002 heeft u mij nadere informatie over uw klacht toegezonden.

De Commissie heeft op 25 juli 2002 advies uitgebracht. Ik heb het dezelfde dag aan u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 30 augustus 2002 hebt verzonden.

Op 22 en 23 september 2002 heeft u mij nadere informatie over uw klacht toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de in de klacht verstrekte informatie diende klager, een Duitse NGO, in 1990 bij de Europese Commissie een aanvraag voor financiële bijstand in, die eerst werd afgewezen en vervolgens werd toegekend. Tussen 1992 en 1997 diende klager bij de Commissie zes aanvragen in voor financiële bijstand met betrekking tot projecten in Afrika. De Commissie heeft de eerste vier aanvragen afgewezen, waarvan drie in 1993 en de vierde in 1995. Pas bij brief van 29 juli 1996 stelde de Commissie klager (op diens verzoek) in kennis van de redenen waarom de aanvragen waren afgewezen. Volgens een interne nota van 15 juli 1996, die in dit verband door de behandelaar van de Commissie was opgesteld, had deze laatste contact opgenomen met een aantal personen of instanties in Duitsland en de aldus verkregen informatie gebruikt voor zijn onderzoek van de aanvragen.

In maart 1998 diende klager bij de Ombudsman een klacht in over de besluiten van de Commissie om de eerste vier aanvragen af te wijzen en over het uitblijven van een besluit over de overige aanvragen (klacht 338/98/VK). In zijn besluit maakte de Ombudsman onder meer een kritische opmerking waarin hij benadrukte dat de tijd die was verstreken voordat klager in kennis werd gesteld van de redenen voor het besluit van de Commissie buitensporig was.

Klager diende vervolgens nog twee klachten in over deze kwestie (1160/2000/GG en 1613/2000/GG). Als gevolg van het onderzoek van de Ombudsman in deze zaken kreeg klager eind 2001 toegang tot het dossier van de Commissie. In zijn besluit over de eerste van deze zaken maakte de Ombudsman nog twee kritische opmerkingen. Hij merkte met name op dat de Commissie haar besluiten tot afwijzing van de aanvragen had gebaseerd op informatie die niet vooraf ter kennis van klager leek te zijn gebracht. Volgens de Ombudsman vormde dit een inbreuk op het recht van klager om te worden gehoord.

In een andere klacht (400/2002/GG) voerde klager onder meer aan dat de Commissie geen "ernstig bewijsmateriaal" had verstrekt ter ondersteuning van de besluiten die zij had genomen. Deze klacht werd door de Ombudsman afgewezen op grond van het feit dat de besluiten van de Commissie tot afwijzing van de verzoeken van klager reeds door hem waren onderzocht naar aanleiding van zijn onderzoek naar de eerdere klachten en dat hij in zijn eigen besluiten over deze klachten (338/98, 1160/2000 en 1613/2000) kritische opmerkingen of opmerkingen met betrekking tot deze besluiten had gemaakt. De Ombudsman was derhalve van mening dat er geen redenen waren om een nieuw onderzoek in te stellen.

Klager diende ook drie andere klachten in (192/2002/GG, 400/2002/GG en 547/2002/GG), waarin hij beweerde dat de Commissie haar geen behoorlijke toegang tot haar dossier had verleend. Deze klachten werden door de Ombudsman afgewezen, de eerste omdat klager onvoldoende redenen had opgegeven en de laatste twee omdat klager de Commissie nog niet de passende voorafgaande stappen had ondernomen.

In een andere klacht (563/2002/GG) voerde klager onder meer aan dat geen van de in de brief van 15 juli 1996 genoemde criteria waarop de Commissie beweerde haar besluiten te hebben gebaseerd, was vastgesteld en dat de Commissie zowel klager als de Ombudsman had misleid. In zoverre werd de klacht door de Ombudsman afgewezen op grond van het argument dat er in het licht van de resultaten van zijn eerdere onderzoeken geen redenen waren om een nieuw onderzoek in te stellen. In zijn antwoord op een nieuwe brief van klager in deze zaak wees de Ombudsman erop dat de redenen waarop de Commissie zich bij de afwijzing van de eerste vier verzoeken in 1993 en 1995 had gebaseerd, dezelfde waren als die waarop de Commissie haar besluit tot afwijzing van de laatste twee verzoeken had gebaseerd. Aangezien klager de Ombudsman ervan in kennis had gesteld dat hij bij het Gerecht van eerste aanleg beroep had ingesteld tegen het besluit van de Commissie om de laatste twee verzoeken af te wijzen, zou het Gerecht deze redenen moeten onderzoeken, zodat het niet passend was dat de Ombudsman in dit verband een onderzoek instelde.

In haar onderhavige klacht herhaalde klaagster, na de nodige administratieve stappen te hebben ondernomen, haar bewering dat de Commissie haar geen toegang had verleend tot haar dossier met betrekking tot de subsidieaanvragen die klaagster sinds 1 januari 1991 en voor de jaren 1991 tot en met 1993 bij de Commissie had ingediend.

Het onderzoek

In haar standpunt was de Commissie van mening dat klager toegang had gekregen tot alle documenten die in het bezit waren van de Commissie. In dit verband verwees de Commissie naar een brief die de directeur-generaal van het samenwerkingsbureau EuropeAid van de Commissie op 23 april 2002 aan klager had gericht. Deze brief bevat de volgende zinnen: "Op 9 maart 2002 heeft u verzocht om toegang tot het "volledige" dossier, met name wat betreft documenten uit de jaren 1991, 1992 en 1993. Mijn diensten hebben u bij brief van 27 maart 2002 geantwoord dat zij geen andere documenten bezaten dan die welke u werden toegezonden."

In zijn opmerkingen verwees klager naar het feit dat de Commissie in een brief van 12 juni 1996 had opgemerkt dat haar besluit om de aanvragen van klager af te wijzen "gebaseerd was op de informatie waarover wij beschikken" ("beruht auf den uns vorliegenden Informationen"). Volgens klager bevatte het dossier van de Commissie echter geen dergelijke informatie. Ook was er geen spoor van de mogelijke bronnen van dergelijke informatie. Klager vroeg zich dus af of dit te wijten was aan het feit dat de informatie uit het dossier was verwijderd en voor klager was verborgen, dan wel of de Commissie loog toen zij beweerde dat zij over dergelijke informatie beschikte.

Volgens klager was het duidelijk dat de Commissie nog steeds documenten in haar dossier voor haar verborgen hield.

Klager was van mening dat zij opzettelijk had willen misleiden dat de Commissie de criteria had opgesteld op basis waarvan zij volgens de brief van 29 juli 1996 haar aanvragen had afgewezen.

BESLUIT

1.1 Klager, een Duitse ngo, heeft bij de Commissie aanvragen voor financiële bijstand voor bepaalde projecten ingediend. Vier van deze aanvragen werden in 1993 en 1995 afgewezen. Klager beweert dat de Commissie haar geen toegang heeft verleend tot haar dossier met betrekking tot de aanvragen die klager sinds 1 januari 1991 en voor de jaren 1991 tot en met 1993 bij de Commissie heeft ingediend.

1.2 De Commissie antwoordt dat klager toegang heeft gekregen tot alle documenten die in het bezit zijn van de Commissie en dat de Commissie over geen andere documenten beschikt dan die welke aan klager zijn toegezonden.

1.3 Klager wijst erop dat de Commissie in een brief van 12 juni 1996 heeft opgemerkt dat haar besluit om de aanvragen van klager af te wijzen "gebaseerd was op de informatie waarover wij beschikken" ("beruht auf den uns vorliegenden Informationen"). Volgens klager staat dergelijke informatie echter niet in het dossier van de Commissie. Klager acht het dus duidelijk dat de Commissie nog steeds documenten in haar dossier voor haar verbergt of dat zij loog toen zij beweerde dat zij over dergelijke informatie beschikte.

1.4 De Ombudsman merkt op dat klager geen specifieke documenten heeft geïdentificeerd waartoe de Commissie hem in deze zaak toegang zou hebben geweigerd. In haar opmerkingen verwijst klaagster naar een eerste aanvraag voor financiële bijstand die zij in 1990 zou hebben ingediend en die de Commissie in 1991 zou hebben aanvaard. Klager heeft echter noch de datum van indiening van dit verzoek, noch het tijdstip waarop het werd aanvaard, noch het onderwerp en de referentie van dit verzoek vermeld. De Ombudsman is derhalve van mening dat indien de klager toegang wenst te krijgen tot het dossier van de Commissie over dat verzoek, hij daartoe een nauwkeuriger verzoek bij de Commissie moet indienen.

1.5 In haar opmerkingen is klaagster in wezen van mening dat het dossier van de Commissie geen documenten bevat die de afwijzing van haar aanvragen door de Commissie in 1993 en 1995 kunnen staven. Klager is van mening dat dit betekent dat de Commissie bepaalde documenten verbergt of dat zij loog toen zij zich baseerde op informatie waarover zij beweerde te beschikken. De Ombudsman, wiens diensten het dossier van de Commissie hebben geïnspecteerd in de loop van het onderzoek naar klacht 338/98/VK, is van mening dat er geen bewijs is dat de Commissie bepaalde documenten uit haar dossier heeft verwijderd. De veronderstelling van klager dat de Commissie geen correcte informatie heeft verstrekt toen zij zich op dergelijke informatie baseerde, heeft betrekking op de gegrondheid van de besluiten van de Commissie om de verzoeken van klager af te wijzen en niet op de kwestie van toegang tot het dossier. Zoals de Ombudsman reeds herhaaldelijk heeft geoordeeld, is hij van mening dat er voor hem geen redenen zijn om een onderzoek in te stellen naar de gegrondheid van de genoemde besluiten. De vraag of het standpunt van de Commissie met betrekking tot de verzoeken om financiële bijstand van klager rechtens gegrond was, is, zoals de Ombudsman reeds opmerkte in zijn antwoord op de aanvullende brief van klager in zaak 563/2002/GG, in feite door klager aan het Gerecht van eerste aanleg voorgelegd.

1.6 De Ombudsman concludeert derhalve dat klager zijn bewering dat de Commissie hem geen toegang tot zijn dossier heeft verleend, niet heeft gestaafd.

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN