Geachte mevrouw H.,

Op 24 januari 2002 heeft u namens EPOS Health Consultants een klacht ingediend tegen de Europese Commissie in verband met de behandeling door de Commissie van aanbesteding EC/BiH/01/028.

Op 7 februari 2002 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.

De Commissie heeft haar advies op 30 april 2002 toegezonden en ik heb het dezelfde dag nog aan u toegezonden met de uitnodiging om, indien u dat wenst, uiterlijk op 31 mei 2002 opmerkingen te maken. Dergelijke opmerkingen heb ik op die datum niet ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager, een Duits adviesbureau, behoorde tot een consortium dat een offerte indiende naar aanleiding van een door de Commissie gepubliceerde aanbesteding (EC/BiH/01/028 - Health Care Reform Programme, Bosnië en Herzegovina). Bij brief van 21 december 2001 deelde de delegatie van de Commissie in Bosnië en Herzegovina klager mee dat de inschrijving van het consortium niet aan de gunningscriteria voldeed, aangezien het consortium slechts een totaalscore van 79,1 punten had behaald, terwijl 80 punten vereist waren. De Commissie merkte op dat de inschrijving was geannuleerd omdat geen van de ingediende aanvragen een voldoende score had gekregen.

Volgens klager vernam zij vervolgens dat de heer Cerkez, lid van de selectiecommissie, een bezoek had gebracht aan het huidige EU-gezondheidshervormingsproject onder leiding van Maxwell Stamp, een onderneming die ook aan de aanbesteding had deelgenomen. Dit bezoek vond plaats in de namiddag van 14 december 2001. Nog steeds volgens klager onthulde de heer Cerkez details van het evaluatieproces in aanwezigheid van de heer Wildman (de door Maxwell Stamp aangeworven teamleider), de heer Sarley (projectdirecteur van Maxwell Stamp) en het lokale projectpersoneel. Klager beweerde dat de heer Cerkez bij deze gelegenheid toegaf dat hij waarschijnlijk een fout had gemaakt door het consortium van klager niet de scores te geven die het verdiende.

Klager heeft de delegatie van de Commissie hiervan op 24 december 2001 telefonisch in kennis gesteld. Op 2 januari 2002 heeft klager de delegatie schriftelijk verzocht de informatie die hem ter kennis was gekomen te herhalen en de delegatie te verzoeken de situatie op adequate wijze te onderzoeken.

Enkele dagen later zag klager een vooraankondiging voor een nieuwe (identieke) aanbesteding en belde hij de delegatie op 9 januari 2002. Zij werd ervan in kennis gesteld dat de hele procedure nu was opgeschort totdat de zaak was opgehelderd. De Commissie sprak de hoop uit dat de klager vóór het einde van de in de desbetreffende regels vastgestelde termijn van 90 dagen in kennis zou worden gesteld.

Toen de aanbesteding desalniettemin later werd gepubliceerd (met als uiterste datum voor de indiening van sollicitaties 8 februari 2002), schreef klager de delegatie op 14 januari 2002 om opheldering te vragen. De delegatie antwoordde op 18 januari 2002 en wees erop dat een beslissing over haar beroep binnen twee weken aan klager zou worden meegedeeld. Zij benadrukte ook dat de nieuwe aanbesteding was uitgeschreven om vertragingen te voorkomen, aangezien het mogelijk was een lopende aanbestedingsprocedure te annuleren terwijl het onmogelijk was om met terugwerkende kracht een aanbesteding uit te schrijven.

Klager wendde zich vervolgens tot de Ombudsman en wees erop dat hij door de verschillende mededelingen was verstoord en dat hij ervoor wilde zorgen dat hij geen nadeel ondervond. Klager voerde in wezen aan dat de Commissie haar aanbod niet naar behoren en billijk had beoordeeld.

Het onderzoek

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

De lancering van een nieuwe aanbesteding liep niet vooruit op de uitkomst van het onderzoek van het beroep van klager. In geval van een positieve beslissing op het beroep zou de nieuwe aanbestedingsprocedure eenvoudigweg zijn geannuleerd.

De behandeling van de hogere voorziening door de Commissie heeft geen vertraging opgelopen: de Commissie heeft haar besluit op 31 januari 2002 aan klager toegezonden, minder dan een maand na ontvangst van het beroep. De diensten van de Commissie hadden de zaak grondig onderzocht, maar hadden geen bewijs gevonden met betrekking tot de vermeende onregelmatigheid van de aanbestedingsprocedure. De score van het beklaagde stemgerechtigde lid had geen invloed op het resultaat van de eindaanbeveling van de beoordelingscommissie van de aanbesteding. De stemscores toonden aan dat er geen systematische verlaging van de score van de klager door het beschuldigde stemgerechtigde lid was. Bovendien was het besluit om de annulering van de inschrijving aan te bevelen met eenparigheid van stemmen genomen door het evaluatiecomité. Opgemerkt zij dat de eindscores van de twee leidende ondernemingen zeer dicht bij elkaar lagen (79,1 en 78,2) en dat elke andere beslissing in feite als arbitrair zou zijn beschouwd.

Klager had in zijn beschuldiging drie personen genoemd die hadden deelgenomen aan de bijeenkomst waar het beschuldigde lid van het aanbestedingsbeoordelingscomité zou hebben toegegeven klager te hebben benadeeld. De delegatie nodigde de personen die in Sarajevo verbleven (de heren Wildman en Cerkez) afzonderlijk uit om hen met de beschuldigingen te confronteren. Beiden bevestigden dat er een bijeenkomst had plaatsgevonden; deze vergadering had echter betrekking op het lopende door de EG gesteunde gezondheidshervormingsproject en niet op het aanbestedingsproces. Beide ondervraagden beweerden dat het stemgerechtigde lid geen details van het evaluatieproces had onthuld, noch dat hij had verklaard dat hij een fout had gemaakt door het consortium van klager in verschillende functies niet de scores te geven die het verdiende. In deze omstandigheden kon de beschuldiging van de klager niet worden bewezen; Woord staat tegen woord. En het voordeel van de twijfel was met de beschuldigde stemgerechtigde lid.

De desbetreffende aanbestedingsevaluatie werd uitgevoerd in volledige overeenstemming met de vastgestelde procedures en er was geen andere keuze dan het beroep van klager af te wijzen.

De klager zou niet worden benadeeld door het besluit om een nieuwe inschrijving in te dienen, aangezien de onderneming vrij zou zijn om een nieuwe inschrijving in te dienen. In feite had de klager een nieuwe offerte ingediend. Eind april 2002 zou een nieuwe shortlist worden opgesteld.

Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1.1 Klager, een Duits adviesbureau, behoorde tot een consortium dat een offerte indiende naar aanleiding van een door de Commissie gepubliceerde aanbesteding (EC/BiH/01/028 - Hervormingsprogramma voor de gezondheidszorg, Bosnië en Herzegovina). Bij brief van 21 december 2001 deelde de delegatie van de Commissie in Bosnië en Herzegovina klager mee dat de inschrijving van het consortium niet aan de gunningscriteria voldeed, aangezien het consortium een totaalscore van 79,1 punten had behaald, terwijl 80 punten waren vereist. De Commissie merkte op dat de inschrijving was geannuleerd omdat geen van de ingediende aanvragen een voldoende score had gekregen. Klager heeft vervolgens bij de Commissie beroep ingesteld om dit besluit te herzien. Ter ondersteuning van zijn beroep voerde klager aan dat hij te weten was gekomen dat de heer Cerkez, lid van het selectiecomité, op 14 december 2001 een bezoek had gebracht aan het huidige EU-gezondheidshervormingsproject onder leiding van Maxwell Stamp, een onderneming die ook aan de aanbesteding had deelgenomen. Volgens klager had de heer Cerkez bij deze gelegenheid details van het evaluatieproces onthuld en toegegeven dat hij waarschijnlijk een fout had gemaakt door het consortium van klager niet de scores te geven die het verdiende. Klager maakte vervolgens ook een uitzondering op het feit dat de Commissie een nieuwe aanbesteding had uitgeschreven alvorens een besluit te nemen over haar beroep. In haar klacht bij de Ombudsman is klager van mening dat de Commissie haar offerte dus niet naar behoren en billijk heeft beoordeeld.

1.2 De Commissie is van mening dat de lancering van een nieuwe aanbesteding niet vooruitliep op de uitkomst van het onderzoek van het beroep van klager. In geval van een positieve beslissing op het beroep zou de nieuwe aanbestedingsprocedure eenvoudigweg zijn geannuleerd. Wat de bewering van klager over de bijeenkomst van 14 december 2001 betreft, wijst de Commissie erop dat zij de twee deelnemers die in Sarajevo verbleven (de heren Wildman en Cerkez) afzonderlijk heeft uitgenodigd om hen met de beschuldigingen te confronteren. Volgens de Commissie bevestigden beide partijen dat een bijeenkomst had plaatsgevonden, maar ontkenden zij dat het betrokken lid van het comité voor de beoordeling van de inschrijvingen de vermeende opmerkingen had gemaakt. De Commissie is van mening dat dit woord dus in strijd is met het woord en dat het voordeel van de twijfel bij het stemgerechtigd lid van de verdachte lag. Voorts stelt zij dat de behandeling van het beroep geen vertraging heeft opgelopen, aangezien de Commissie haar besluit op 31 januari 2002, minder dan een maand na ontvangst van het beroep, aan klager heeft toegezonden.

1.3 De Ombudsman is van mening dat de Commissie passende maatregelen lijkt te hebben genomen om de door klager aan de orde gestelde kwesties aan te pakken. Hij is voorts van mening dat de Commissie ook binnen een redelijke termijn heeft gehandeld.

1.4 In deze omstandigheden lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie.

Uit het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht blijkt dat er geen sprake is van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN