Geachte heer X,

Op 31 juli 2001 heeft u namens een Duits adviesbureau een klacht ingediend over de wijze waarop de Commissie de offerte van dit bureau heeft behandeld, die is ingediend in antwoord op aanbesteding nr. ENTR/00/055 van DG Ondernemingen van de Europese Commissie.

Op 22 augustus 2001 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.

Op 27 augustus 2001 heeft de Commissie mij een afschrift doen toekomen van een brief die zij op 22 augustus 2001 aan u had gericht. Mijn diensten hebben daarop contact met u opgenomen om na te gaan of deze brief u tevreden had gesteld. Bij brief van 27 augustus 2001 deelde u mij mee dat u het faxbericht van 30 januari 2001 waarnaar de Commissie had verwezen, niet had ontvangen en dat u een kopie van het desbetreffende toezendingsverslag wenste te ontvangen. Op 30 augustus 2001 heb ik uw brief aan de Commissie doen toekomen.

De Commissie heeft op 17 december 2001 advies uitgebracht over uw klacht. Ik heb u op 18 december 2001 het advies van de Commissie doen toekomen met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken. Op 20 december 2001 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager, een Duits adviesbureau, heeft een offerte ingediend in antwoord op aanbesteding ENTR/00/055 van het directoraat-generaal Ondernemingen van de Europese Commissie. Op 15 januari 2001 werd klager ervan in kennis gesteld dat de opdracht aan een andere inschrijver zou worden gegund.

Klager had de Commissie op 23 november 2000 een fax gestuurd waarin hij haar met spoed om informatie had gevraagd over de kwalitatieve gunningscriteria die voor de inschrijving werden gebruikt. Volgens klager heeft de Commissie geen antwoord gestuurd.

Op 25 januari 2001 schreef klager een brief aan de directeur van DG Ondernemingen om te vragen waarom zijn offerte was afgewezen en waarom zijn vorige brief geen antwoord had ontvangen. Volgens klager werd op deze brief en op een aanvullende brief aan de directeur van 9 februari 2001 geen antwoord gegeven. Op 27 februari 2001 schreef klager een brief aan de directeur-generaal van DG Ondernemingen. Volgens klager bleef ook deze brief onbeantwoord.

Klager wendde zich vervolgens tot de Ombudsman om te klagen over het feit dat de Commissie haar brieven niet had beantwoord.

Op 27 augustus 2001 zond de Commissie de Ombudsman een kopie van een brief die zij op 22 augustus 2001 aan klager had gericht. In deze brief verklaarde de Commissie dat de op 23 november 2000 gevraagde informatie telefonisch was verstrekt en dat de brief van 25 januari 2001 per fax was beantwoord op 30 januari 2001. Een kopie van dit faxbericht werd aan de Ombudsman toegezonden.

De diensten van de Ombudsman namen daarop contact op met klager. In een faxbericht van 27 augustus 2001 deelde klager de Ombudsman mee dat hij de fax waarnaar de Commissie had verwezen niet eerder had ontvangen en dat hij een kopie van het toezendingsverslag met betrekking tot die fax wenste te verkrijgen. Op 30 augustus 2001 heeft de Ombudsman de brief van klager aan de Commissie doorgezonden en haar verzocht met deze brief rekening te houden bij het opstellen van haar advies over de klacht.

Het onderzoek

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Klager had deelgenomen aan aanbesteding ENTR/00/055 van DG Ondernemingen van de Europese Commissie. De inschrijving verstreek op 27 november 2000. Er waren nog zes andere offertes ingediend.

Het verzoek van klager om nadere inlichtingen van 23 november 2000 werd ingediend na de uiterste datum van 20 november 2000, die in de voorwaarden van de aanbesteding was vastgesteld voor de indiening van een formeel verzoek om documentatie en daarmee verband houdende informatie over de inschrijving. Bovendien waren de bij de beoordeling van de offertes gehanteerde "kwalitatieve gunningscriteria" duidelijk omschreven in het "aanbestedingsdossier" van de "algemene uitnodiging tot inschrijving".

De Commissie had echter telefonisch aanvullende informatie verstrekt aan een werknemer van klager. Deze informatie was beperkt tot feitelijke verduidelijkingen en was geenszins nadelig geweest voor andere concurrenten. De Commissie had deze werknemer het risico van schade voor concurrenten uitgelegd indien vier dagen vóór het verstrijken van de termijn voor het indienen van offertes schriftelijk aanvullende informatie was verstrekt.

De brief van klager van 25 januari 2001 was beantwoord per fax van 30 januari 2001. Het verzendingsverslag van de fax kon echter niet worden teruggevorderd.

Als gevolg van het vertrek van de met de aanbesteding belaste ambtenaar eind februari 2001 waren de twee brieven van klager van 9 en 27 februari 2001 misplaatst en als gevolg daarvan niet binnen de toegestane termijn opgevolgd, ondanks de ingebouwde controles voor inkomende en uitgaande post van DG Ondernemingen.

De Commissie betreurde het dat deze twee brieven met aanzienlijke vertraging waren beantwoord. Zij was echter van mening dat dit te wijten was aan een eenvoudig administratief toezicht van zuivere vorm dat geen materiële gevolgen had voor de klager. Volgens de Commissie werd het uitzonderlijke karakter van dit toezicht onderstreept door het bestaan van de nodige systemen en procedures binnen DG Ondernemingen om te zorgen voor een betrouwbare en doeltreffende follow-up van inkomende en uitgaande post op alle drie de niveaus van de hiërarchie (directoraat-generaal, directoraat en eenheid). Bovendien heeft DG Ondernemingen sindsdien dagelijks “termijnwaarschuwingen” ingesteld voor hangende antwoorden op binnenkomende post om het risico op soortgelijke incidenten tot een minimum te beperken.

In zijn opmerkingen was klager van mening dat de inhoud van de zaak niet was opgehelderd. Klager deelde de Ombudsman echter mee dat hij zijn onderzoek kon afsluiten. Zij wenste enkel te benadrukken dat haar werknemer op 23 november 2000 geen telefonische informatie had ontvangen, maar was verzocht de vragen per fax te verzenden.

BESLUIT

1.1 Klager, een Duits adviesbureau, heeft een offerte ingediend in antwoord op een aanbesteding van het directoraat-generaal Ondernemingen van de Europese Commissie. Zij voerde aan dat de Commissie niet had geantwoord op een verzoek om inlichtingen van 23 november 2000, twee brieven van 9 en 27 februari 2001 aan de verantwoordelijke directeur van DG Ondernemingen en een brief van 27 februari 2001 aan de directeur-generaal van DG Ondernemingen.

1.2 De Commissie voerde aan dat het verzoek om inlichtingen van 23 november 2000 telefonisch was beantwoord, voor zover dit mogelijk was geweest zonder andere inschrijvers schade te berokkenen. Voorts voerde zij aan dat de brief van 25 januari 2001 was beantwoord door middel van een faxbericht van 30 januari 2001. De Commissie erkende echter dat zij het toezendingsverslag voor deze fax niet had kunnen terugvorderen. De Commissie betreurde het dat als gevolg van het vertrek van de met de aanbesteding belaste ambtenaar eind februari 2001, de twee brieven van klager van 9 en 27 februari 2001 misplaatst waren en als gevolg daarvan niet binnen de toegestane termijn waren opgevolgd. Volgens de Commissie was dit echter te wijten aan een eenvoudig administratief toezicht van zuivere vorm dat geen materiële gevolgen had voor de klager. Volgens de Commissie werd het uitzonderlijke karakter van dit toezicht onderstreept door het bestaan van de nodige systemen en procedures binnen DG Ondernemingen om te zorgen voor een betrouwbare en doeltreffende follow-up van inkomende en uitgaande post op alle drie de niveaus van de hiërarchie (directoraat-generaal, directoraat en eenheid). De Commissie wees er bovendien op dat DG Ondernemingen sindsdien dagelijks "termijnwaarschuwingen" heeft ingevoerd voor hangende antwoorden op binnenkomende post om het risico op soortgelijke incidenten tot een minimum te beperken.

1.3 Klager was in zijn opmerkingen van mening dat de inhoud van de zaak niet was opgehelderd. Klager deelde de Ombudsman echter mee dat hij zijn onderzoek kon afsluiten.

Uit de door klager aan de Ombudsman verstrekte informatie blijkt dat hij de klacht wenst te laten vallen. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN